HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE CHECKIN

1
 MỤC LỤC

I. TỔNG QUAN .................................................................................................................... 3

II. CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG ................................................................................... 3

1. Phân quyền tài khoản App Admin. ................................................................................... 3

2. Chuẩn bị ............................................................................................................................... 4

3. Setup HRM & kết nối máy chấm công với Base............................................................... 4

3.1 Setup HRM............................................................................................................................ 4

3.2 Cách kết nối máy chấm công với Base ................................................................................. 9

3.3 Cài đặt chấm công Mobile .................................................................................................. 13

2
I. TỔNG QUAN

Base Checkin là ứng dụng quản lý, lưu trữ dữ liệu chấm công ra vào của nhân sự

Giá trị của Base Checkin:

- Dễ dàng theo dõi thông tin chấm công giờ vào - tan ca theo thời gian thực của bản thân. Hiển

thị nhanh tất cả thông tin chấm công đúng giờ, muộn hoặc hủy theo ngày

- Tiết kiệm thời gian làm việc với đội ngũ C&B, giảm tải khối lượng công việc với C&B trong

thời gian tính công hàng tháng.

- Kết nối được với nhiều client chấm công khác nhau. Setup các client trên HRM và nhận log

chấm công từ mọi thiết bị: mobile, vision, máy chấm công,..trên một giao diện duy nhất.

II. CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG

1. Phân quyền tài khoản App Admin.

Để setup được hệ thống Base Checkin, người dùng phải là app admin của 2 ứng dụng là Base

HRM và Base Checkin

Truy cập trang Base Account -> Ứng dụng -> Click mục Quản lý App admins.

3
Khi popup hiển thị, bạn @tag username cần phân quyền và chọn Cập nhật để hoàn tất thao tác

2. Chuẩn bị

- Máy chấm công loại ZkTeco, Ronal Jack F18,vv….

- Máy local ( Máy PC).

- 1 đường truyền mạng Lan chung.

3. Setup HRM & kết nối máy chấm công với Base.

3.1 Setup HRM

Sử dụng Base HRM bằng cách chọn biểu tượng Base HRM ở danh sách ứng dụng, hoặc vào

đường dẫn link https://hrm.base.vn/

Sau khi vào Base HRM, màn hình sẽ hiển thị như sau:

4
Click vào phần settings à Chọn Company Offices để tạo các địa điểm làm việc. Ví dụ 2 địa

điểm là HN và HCM.

5
Sau khi tạo xong, chọn mục Add Client để add các máy chấm công vào từng office.

- Client name: Tên máy chấm công. Có thể đặt là máy 1, máy 2. Tên có thể đặt theo nhu cầu.

6
Client type: Có 4 kiểu checkin như sau:

• Local machine: Checkin trực tiếp tại máy chấm công

• Web_ checkin: Check in qua web Checkin.base.vn

• Mobile Checkin: Checkin qua điện thoại thông qua app Base.vn

• Base Visitor:

Client password: Chỉ setup khi lựa chọn kiểu check in là Local machine.

Client Ip address: Địa chỉ IP

Required Confirmation: Tính năng chỉ hoạt động khi lựa chọn kiểu checkin là Web_ checkin +

Mobile checkin và cần sự xét duyệt.

7
Nhân sự được phân quyền xét duyệt trên Checkin sẽ click vào ô Approvals, sẽ hiển thị ra các

danh sách cần xét duyệt

8
Click vào My Checkin để xem lịch sử checkin & checkout của cá nhân.

3.2 Cách kết nối máy chấm công với Base

Bước 1: Add Client trên Office tại hrm.base.vn.

9
Nhập các thông tin:

• Client: Tên client, tùy ý đặt

• Client_type: Local_machine

• Client_Password: Đặt pass tùy ý.

• Client IP address: Bỏ qua mục này.

Bước 2: Tải app Checkin- Station về máy tính laptop hoặc 1 máy local PC.

10
Link tải:

https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1o20w8hAR9hegxCOlu69U1WOcSGTiBb64

Lưu ý: Tải bản mới nhất.

Mở app và đăng nhập: Chọn login và điền token + password.

- Token và password lấy tại mục “ Company office” của hrm.base.vn ( Lưu ý: Phải add client

trước đó mới sinh ra token, password tùy chọn người dùng đặt lúc add Client).

- Click vào tên Office

11
Password là Client Password mà bạn đã đặt cho Client khi add Client ở bước 1.

Bước 3: Thêm Device( máy chấm công) cho Base Checkin Station.

• Device name: Tùy chọn đặt tên cho máy chấm công, có thể đặt là Máy 1, Máy 2, vv….

• Device IP: IP tĩnh của máy chấm công: Có thể xem và lấy trực tiếp ở Máy chấm công

hoặc thông qua phần mềm quản lý máy chấm công như Wise eys,….

12
 • Device Port: 4370

• Chuẩn kết nối: TCP

Sau khi điền thông tin xong nhấn Ok để tiến hành kết nối, nếu kết nối thành công sẽ hiển thị

trạng thái Connected.

Bước 4: Sync và Push Data.

Sau khi kết nối thành công, ở góc phải phía trên app Check-in Station sẽ có nút SYNC và PUSH.

Ấn Sync để sync data chấm công lên Check-in Station, Push để đưa data đó lên Base Check-in

(app,web).

Notes: Điều kiện để data sync lên Base Check-in là mã chấm công (check-in code) ở trên app

HRM phải trùng với mã chấm công trên Máy chấm công (user phải có check-in code trên HRM

và code đó trùng với máy chấm công)

Lưu ý: Để dữ liệu chấm công luôn luôn được real time thì máy local PC hoặc laptop cài phần

mềm Checkin- Station luôn luôn được mở, trong trường hợp tắt máy thì vui lòng hôm sau mở

máy và phần mềm Checkin – Station để dữ liệu đẩy được lên Base.

3.3 Cài đặt chấm công Mobile

a. Điều kiện yêu cầu:

• Thông tin nhân sự đã được đưa lên HRM.

• Nhân sự đã được gắn vào lịch làm việc.( Timesheet).

• Đã tải app Base.vn về điện thoại.

b. Cài đặt:

Thêm địa điểm văn phòng tại: https://hrm.base.vn/settings/offices

13
Nhập đầy đủ thông tin và lưu lại

- Add client tại Office đó.

14
Chọn chế độ mobile_checkin và Chọn địa điểm công ty.

15
Sau khi chọn:

Nếu để chế độ “ Required confirmation” thì sau khi nhân sự chấm công sẽ gửi đến 1 người ( do

cài đặt thiết lập) người này sẽ duyệt logi checkin của nhân sự đó.

16
Vận hành Checkin – mobile.

Bước 1: Vào app Base.vn và chọn menu trái phía trên, Chọn mục “Checkin”.

Bấm 1 lần và chờ khoảng 3s.

Sau khi bấm khoảng 3-5s bạn sẽ nhận được thông báo checkin thành công, bạn có thể vào app để

xem lại dữ liệu chấm công của mình.

17
18