TaiLieu - 9 - hướng dẫn sử dụng - Huong dan su dung V3.1

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
ỨNG DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
MỤC LỤC
Huong dan su dung v2.0
MỤC LỤC 2
Theo dõi tài liệu 4
Từ viết tắt 5
1. Cấu hình tài khoản doanh nghiệp 6
1.1 Kết nối chữ ký số - Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ...................................................6
a. Kết nối chữ ký số (đối với khách hàng sử dụng USB TOKEN) 6
b. Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ 8
1.2 Cấu hình địa chỉ email gửi hóa đơn........................................................................8
a. Cấu hình địa chỉ email 8
b. Tùy chọn gửi email và theo dõi lịch sử 11
1.3 Thiết lập thông tin tài khoản ngân hàng..................................................................12
1.4 Lấy lại mật khẩu tài khoản.....................................................................................13
2. Nhập dữ liệu vào danh mục 15
2.1 Danh mục khách hàng.............................................................................................15
a. Vào danh mục khách hàng 15
b. Thêm mới khách hàng theo cách thủ công 15
c. Thêm mới khách hàng từ file excel 15
2.2 Danh mục hàng hóa.................................................................................................16
a. Vào danh mục hàng hóa 16
b. Nhập hàng hóa vào danh mục: 17
3. Tạo lập, quản lý hóa đơn 17
3.1 Lập mới hóa đơn.....................................................................................................17
a. Lập lần lượt từng hóa đơn 17
b. Lập hóa đơn bằng phương pháp import file 19
3.2 Quản lý hóa đơn......................................................................................................20
a. Danh sách hóa đơn 20
b. Xử lý hóa đơn trình ký 21
3.3 Lập hóa đơn thay thế, lập hóa đơn điều chỉnh, hủy bỏ hóa đơn.............................23
a. Lập hóa đơn thay thế: 23
b. Lập hóa đơn điều chỉnh 25
c. Hủy hóa đơn (gạch bỏ hóa đơn)27
3.3 Chuyển đổi hóa đơn................................................................................................28
3.4 Tra cứu/xác thực chữ ký số.....................................................................................29
a. Tra cứu hóa đơn 29
b. Xác thực chữ ký số 30
4. Tính năng báo cáo 31
4.1 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.........................................................................31
4.2 Tổng hợp bảng kê hóa đơn......................................................................................32
5. Phát hành hóa đơn 33
Page 2 of 63
5.1 Tạo mẫu hóa đơn.....................................................................................................33

5.2 Thông báo phát hành hóa đơn.................................................................................35
Bước 1: Lập TBPH hóa đơn 35
Bước 2: Xử lý TBPH36
Bước 3: Hoàn thiện quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (QĐSD HĐĐT) 37
6. Cơ cấu tổ chức - Quản lý người dùng 38
6.1 Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................38
a. Thêm đơn vị mới 38
b. Thêm người dùng vào một đơn vị (phòng ban) 39
6.2 Quản lý người dùng.................................................................................................40
a. Vào giao diện quản lý 40
b. Tạo mới tài khoản người dùng 40
Page 3 of 63
Theo dõi tài liệu
Tên tài liệu

Tiêu đề: Hướng dẫn sử dụng ứng dụng hóa đơn điện tử
Tên file tài liệu: Huong dan su dung v1.0
Các phiên bản

Phiên Ngày phát Các sửa đổi Trang sửa Ghi chú
bản hành đổi
Phiên bản đầu
1.0 23-07-2020 Tất cả Tất cả
tiên
Page 4 of 63
Từ viết tắt
PKI Public Key Infrastructure

CA Certificate Authority
RA Registration Authority
VA Validation Authority
HSM Hardware Security Module
SSH Secure Shell
SSL Secure Sockets Layer
DES Data Encryption Standard
SMS Short Message Service
HĐĐT Hóa đơn điện tử
TCT Tổng Cục Thuế
TBPH Thông báo phát hành
QĐSD HĐĐT Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Page 5 of 63
1. Cấu hình tài khoản doanh nghiệp

Doanh nghiệp thực hiện đăng nhập vào ứng dụng theo thông tin tài khoản được cấp:
+ Hệ điều hành: Sử dụng tốt nhất trên máy tính chạy HĐH Windows 7 trở lên
+ Trình duyệt hỗ trợ tốt nhất: Chrome, Cốc cốc, Edge, Internet Explorer…
+ Link ứng dụng: https://hddt.vin-hoadon.com/account/login
+ Giao diện đăng nhập:
1.1 Kết nối chữ ký số - Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

a. Kết nối chữ ký số (đối với khách hàng sử dụng USB TOKEN)
Nếu khách hàng đã thực hiện kết nối chữ ký số tại phần Đăng ký sử dụng dịch vụ (trong
tài liệu Đào tạo) thì không cần thao tác lại. Nếu chưa thực hiện tại phần Đăng ký sử dụng
dịch vụ thì làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Cài đặt ứng dụng hỗ trợ ký VinSign
- Tại menu dọc =>Chọn Hỗ trợ  Phần mềm
- Click vào biểu tượng để tải ứng dụng VinSign
- Thực hiện cài đặt file setup.exe lên máy tính

- Sau khi cài đặt, trên màn hình desktop xuất hiện icon:
Page 6 of 63
click hai lần vào icon để chạy ứng dụng.

- Ứng dụng khởi chạy thành công sẽ có icon ở góc dưới màn hình, hoặc ấn vào mũi tên
để kiểm tra: “ ^ ”
Bước 2: Kết nối chữ ký số với ứng dụng HĐĐT
* Điều kiện: Chữ ký số đã được cắm vào và cài đặt thành công lên máy tính.
Các bước thực hiện kết nối:
Tại menu dọc, Chọn tab Cấu hình
 Thông tin doanh nghiệp
Chọn tab Chứng thư số
 Ấn vào Thêm mới, lựa chọn chứng thư và sau đó nhập mã PIN token theo yêu
cầu
b. Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

Các bước thực hiện:
Tại menu dọc, Chọn tab Cấu hình  Hợp đồng và hóa đơn
Click vào biểu tượng và nhập mã PIN token theo yêu cầu để ký hợp đồng
1.2 Cấu hình địa chỉ email gửi hóa đơn
Page 7 of 63
a. Cấu hình địa chỉ email

Tại menu dọc, Chọn tab Cấu hình  Thông tin doanh nghiệp
Chọn tab Email và điền thông tin như hướng dẫn trong hình dưới đây
Sau khi nhập xong ấn Lưu thông tin
+ Đăng nhập vào email và cấu hình cho phép ứng dụng HĐĐT truy cập:
Đăng nhập Enable chế độ IMAP
+ Kích hoạt chế độ xác minh 2 bước
Page 8 of 63
 Nhập số điện thoại rồi nhấn gửi  Nhập mã xác minh rồi nhấn tiếp tục
 Thêm mật khẩu cho ứng dụng
Page 9 of 63
 Chọn Other (Custom name)  Nhập Vin-Hoadon  Tạo
 Sao chép mã ứng dụng  Dán vào ô mật khẩu trong phần mail
Nhấn để hoàn thành bước xác minh này.

+ Quay trở lại ứng dụng Vin-Hoadon và gửi email kiểm tra
Sau khi gửi email, vào mục quản lý lịch sử gửi email, nếu trạng thái email vừa gửi là
“Đã gửi” thì việc cấu hình email để gửi hóa đơn cho người mua thành công.
b. Tùy chọn gửi email và theo dõi lịch sử

- Ứng dụng hỗ trợ gửi email tự động sau khi ký hóa đơn (hóa đơn sẽ tự động được gửi
đến email của người mua sau khi ký thành công).
Page 10 of 63
Cách bật tùy chọn như sau:

+ Tại menu dọc, Chọn tab Cấu hình  Thông tin doanh nghiệp  Cấu hình
doanh nghiệp
+ Ngoài ra, tại phần này còn hỗ trợ đặt độ dài phần thập phân, hỗ trợ cài đặt nhập
hạn thanh toán nếu mẫu hóa đơn của doanh nghiệp yêu cầu.
1.3 Thiết lập thông tin tài khoản ngân hàng
Người dùng thực hiện các bước sau để nhập thông tin tài khoản ngân hàng:
Tại menu dọc, Chọn tab Cấu hình
 Thông tin doanh nghiệp
Chọn tab Ngân hàng
 Ấn vào Thêm mới để nhập thông tin ngân hàng
 Trong giao diện nhập thông tin, thực hiện theo hướng dẫn trong hình dưới
Page 11 of 63
1.4 Lấy lại mật khẩu tài khoản

Ấn chọn Quên mật khẩu ?
Điền thông tin MST và Tên đăng nhập của tài khoản cần lấy lại mật khẩu.
Page 12 of 63
Chọn hình thức lấy lại mật khẩu  Tiếp tục
Lưu ý:
Trong trường hợp sử dụng Token thì cần cắm token đã được cập nhật vào tài
khoản như mục 1.1
1. Trong trường hợp sử dụng hình thức qua email thì kiểm tra email để nhận mã xác
nhận từ hệ thống  Nhập mã xác nhận  Tiếp tục
Nhập lại mật khẩu Tiếp tục
Page 13 of 63
Màn hình hiển thị thay đổi mật khẩu thành công là đã có thể đăng nhập vào tài
khoản với mật khẩu vừa nhập.
2. Nhập dữ liệu vào danh mục

2.1 Danh mục khách hàng
a. Vào danh mục khách hàng
Chọn tab Danh mục  Danh mục khách hàng:
b. Thêm mới khách hàng theo cách thủ công
Page 14 of 63
 Trong danh mục khách hàng, ấn chọn sau đó nhập thông tin theo yêu
cầu:
c. Thêm mới khách hàng từ file excel

Ứng dụng cho phép nhập một danh sách nhiều khách hàng từ file excel, các bước thực
hiện như hướng dẫn trong hình dưới đây:
Page 15 of 63
Chọn tab Danh mục

 Danh mục khách hàng
Ấn chọn
Ấn tải file mẫu về và điền thông tin khách hàng
Sau khi nhập xong thông tin ấn chọn file để import vào hệ thống
- Hướng dẫn nhập file excel mẫu:
Mỗi dòng tương ứng với một khách hàng, các trường bắt buộc được hướng dẫn trong
hình dưới đây.
2.2 Danh mục hàng hóa

a. Vào danh mục hàng hóa
Page 16 of 63
b. Nhập hàng hóa vào danh mục:

Tương tự như nhập danh mục khách hàng, ứng dụng cũng hỗ trợ hai hình thức: nhập thủ
công hoặc nhập từ file excel.
Với hình thức nhập từ file excel thì không được để trống các trường:
Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Giá, Thuế suất
3. Tạo lập, quản lý hóa đơn

Ứng dụng hỗ trợ 2 cách lập hóa đơn.
Cách 1: Lập lần lượt từng hóa đơn
Cách 2: Lập cùng lúc nhiều hóa đơn bằng phương pháp import file.
3.1 Lập mới hóa đơn
a. Lập lần lượt từng hóa đơn
- Để vào giao diện lập hóa đơn, người dùng thực hiện các bước dưới đây:
Chọn mục Hóa đơn
 Lập mới hóa đơn
Chọn mẫu hóa đơn
 Ấn vào nút
Page 17 of 63
- Nhập thông tin của hóa đơn:

+ Thông tin người mua
Trường hợp người mua là cá nhân thì không cần điền mã số thuế.
+ Nhập chi tiết hóa đơn

Hướng dẫn chức năng:
Ô khuyến mãi: chỉ tick vào đây nếu muốn đánh dấu là hàng khuyến mãi (thành tiền
bằng 0).
Loại hàng hóa: chỉ định hàng hóa đang điền thuộc hàng hóa thông thường hay dịch
vụ. Chọn Ghi chú để điền dòng ghi chú vào hóa đơn
Nếu nhập tên hàng hóa đã có trong “Danh mục hàng hóa” sẽ có gợi ý, chọn theo
gợi ý thì tự động điền giá trị các cột còn lại: Đơn vị/số lượng/đơn giá/thuế suất…
Ấn vào nút , hoặc phím F2 trên bàn phím để thêm dòng nhập hóa đơn, muốn
xóa dòng ấn nút ở cuối mỗi dòng.
Nút hỗ trợ import file chứa nhiều hàng hóa vào hóa đơn thay vì phải nhập
từng dòng
Page 18 of 63
+ Cách import file chứa nhiều hàng hóa, sau khi ấn vào nút :
 Mỗi dòng trong file excel tương ứng với một dòng hàng hóa trên hóa đơn, một số lưu
ý khi nhập nội dung file excel được mô tả ở phần chữ đỏ trong hình dưới đây:
+ Các hành động sau khi điền xong nội dung hóa đơn (hình dưới):
Page 19 of 63
Lưu tạm: Hóa đơn được lưu tại mục Hóa đơn => Danh sách hóa đơn => Lưu
tạm (hóa đơn chưa được cấp số)
Trình ký: Trình hóa đơn lên người có quyền ký duyệt (hành động này chỉ hiển
thị với tài khoản được cấp quyền)
Ký: ký hóa đơn bằng chữ ký số (hành động này chỉ hiển thị với tài khoản được
cấp quyền)
Xem trước: Xem nội dung ở giao diện mẫu hóa đơn (số hóa đơn sẽ hiển thị
0000000 vì hóa đơn chưa ký nên không được cấp số)
Trở lại: hủy bỏ, không lưu nội dung đã nhập
b. Lập hóa đơn bằng phương pháp import file
Ứng dụng hỗ trợ import cùng lúc nhiều hóa đơn từ file excel, các bước thực hiện như
sau:
Chọn tab Hóa đơn  Lập mới hóa đơn
Chọn hóa đơn mẫu sau đó tick vào Nhập Excel
Ấn Tải file mẫu để tải file mẫu về và điền thông tin, hoặc ấn Chọn file (nếu đã
có file mẫu chứa thông tin hóa đơn).
Page 20 of 63
- Trong file mẫu khi tải về đã có đầy đủ hướng dẫn cách nhập nội dung vào file, người sử
dụng đọc và làm theo hướng dẫn trong file mẫu để nhập thông tin.
- Sau khi import file thành công, các hóa đơn được lưu tại mục Hóa đơn => Danh sách
hóa đơn => Lưu tạm. Tại đây cho phép xem, chỉnh sửa, trình ký, hoặc ký các hóa đơn.
3.2 Quản lý hóa đơn
a. Danh sách hóa đơn
Chọn tab Hóa đơn  Danh sách hóa đơn
Bộ lọc, tìm kiếm hóa đơn theo các tiêu chí khác nhau
Hỗ trợ xuất danh sách hóa đơn ra file excel;
- Xuất excel Nâng cao: lựa chọn cột dữ liệu để xuất ra file theo ý muốn
- Cấu hình hiển thị: lựa chọn các cột được hiển thị trên màn hình danh sách
Với hóa đơn đã ký tại cột hành động chọn:
Để xem hóa đơn
Để gửi hóa đơn cho người mua
Để xem thêm các lựa chọn khác
Page 21 of 63
: Tải file dữ liệu của hóa đơn ở định dạng .xml (để lưu trữ, không xem
bằng ứng dụng itaxviewer)
: Tải bản thể hiện của hóa đơn ở định dạng .pdf
/ : Hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh/ hóa đơn thay thế cho hóa đơn được chọn
: Hỗ trợ hủy hóa đơn đã ký

: Ấn nút để copy nội dung hóa đơn sang giao diện lập mới hóa đơn
: Hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn điện tử sang bản thể hiện hóa đơn giấy
b. Xử lý hóa đơn trình ký

Với tài khoản không có quyền ký hóa đơn, sau khi lập xong hóa đơn ấn vào nút
để chuyển hóa đơn cho cấp trên ký duyệt.
Tài khoản có quyền ký thực hiện các bước sau:

Chọn tab Xử lý hóa đơn  Phê duyệt hóa đơn
Ấn vào mục Ký hiệu để xem hóa đơn
Tick vào ô để lựa chọn hóa đơn cần xử lý
Chọn Ký hóa đơn để ký, hoặc chọn Từ chối nếu cần người lập sửa lại thông tin
trên hóa đơn
Trường hợp ấn Từ chối, thì hóa đơn được chuyển vào mục Lưu tạm trong danh sách
hóa đơn. Lúc này người trình ký trước đó có thể chỉnh sửa lại nội dung.
Chọn tab Hóa đơn  Danh sách hóa đơn  Lưu tạm
Page 22 of 63
Tại mục hành động, ấn vào các nút để xem/ sửa/ xóa hóa đơn
Tick vào ô để lựa chọn hóa đơn và chọn hành động hoặc .
Hành động Chuyển hóa đơn mẫu: với đơn vị sử dụng cùng lúc nhiều mẫu hóa đơn, thì
hệ thống cho phép chuyển hóa đơn lưu tạm từ mẫu này sang mẫu khác.
Với tài khoản được phân quyền ký hóa đơn, thì chọn trạng thái= Lưu tạm sẽ hiển thị nút
thay vì nút Trình ký, ứng dụng cho phép ký cùng lúc nhiều hóa đơn bằng cách tick
chọn các hóa đơn và ấn
3.3 Lập hóa đơn thay thế, lập hóa đơn điều chỉnh, hủy bỏ hóa đơn
a. Lập hóa đơn thay thế:
Trường hợp hóa đơn đã được ký và gửi cho người mua hàng sau đó phát hiện có sai
sót nội dung (cả 2 bên mua và bán đều chưa kê khai thuế).
Thì người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế để gửi lại cho người mua, yêu cầu có
biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
Các bước thực hiện như sau:
Vào mục Hóa đơn => Danh sách hóa đơn =>trạng thái= Đã ký
Nhấn chuột vào icon *** trên cột Hành động
Tại mục hành động của hóa đơn cần thay thế, ấn chọn
Page 23 of 63
Trong giao diện lập hóa đơn thay thế, người lập thực hiện nhập lại thông tin người
mua hàng, thông tin hàng hóa để khắc phục sai sót.
Phần thông tin hóa đơn gốc ở cuối sẽ yêu cầu nhập số biên bản và ngày lập biên bản,
đồng thời phải đính kèm biên bản thu hồi hóa đơn bị sai.
Có 2 cách để đính kèm.

Cách 1: Doanh nghiệp tạo biên bản thu hồi bằng giấy, thực hiện ký, đóng dấu của bên
bán và bên mua, sau đó Scan ra định dạng .pdf và ấn vào nút để đính kèm biên
bản vào hóa đơn thay thế. (định dạng file đính kèm bắt buộc là .pdf)
Cách 2: Sử dụng chức năng tạo biên bản, người dùng ấn vào nút , nhập thông tin
yêu cầu.
Page 24 of 63
Hướng dẫn chi tiết xử lý biên bản với cách 2:

Trường hợp 1: Sau khi doanh nghiệp nhập đủ thông tin của biên bản và ấn bằng chữ
ký số. Tiếp theo hoàn thiện các thông tin khác trên hóa đơn thay thế và ký duyệt hóa đơn.
Vậy trên biên bản thỏa thuận đang còn thiếu chữ ký của người mua hàng, doanh nghiệp
hướng dẫn người mua hàng thực hiện tra cứu hóa đơn tại link https://tracuu.vin-
hoadon.com/, các bước thực hiện tra cứu được mô tả tại phần 3.4/ mục a.
Page 25 of 63
Khi tra cứu hóa đơn thay thế, người mua hàng ấn vào để xem biên bản, Ấn
vào nút để ký biên bản (vậy trường hợp 1 sẽ bắt buộc bên mua hàng phải có chữ
ký số).
Để ký được biên bản thì trên máy tính của người mua hàng cũng cần cài đặt ứng
dụng hỗ trợ ký VinSign, được mô tả tại mục 1.1
Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp muốn tải biên bản về và ký tay, thay vì ký bằng chữ ký
số:
Thì ấn vào nút sau đó ấn lưu tạm hóa đơn đang xử lý. Tiếp theo vào mục
Xử lý hóa đơn => Văn bản thỏa thuận để tải bản biên bản ở định dạng .pdf (chưa có
chữ ký) rồi in ra giấy:
Hoàn thiện ký, đóng dấu của bên mua và bên bán vào biên bản. Tiếp theo scan bản
giấy đã có chữ ký của 2 bên ra file .pdf, vào mục Lưu tạm chọn sửa hóa đơn thay thế
được lưu trước đó và ấn để upload biên bản thỏa thuận. Trường hợp 2 này thường
áp dụng khi người mua hàng là cá nhân, không có chữ ký số.
Trên hóa đơn thay thế sẽ có dòng chữ hiển thị “Thay thế cho Hóa đơn số..”
Page 26 of 63
b. Lập hóa đơn điều chỉnh

Trường hợp hóa đơn đã được ký và gửi cho người mua hàng sau đó phát hiện có sai
sót (không kể đã kê khai thuế hay chưa), thì bên bán hàng có thể sử dụng chức năng lập
hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh sai sót trên hóa đơn.
- Tại tab hóa đơn Đã ký chọn hóa đơn cần điều chỉnh, và ấn
Page 27 of 63
Trong màn hình lập hóa đơn điều chỉnh, người sử dụng có thể điều chỉnh lại thông tin
người mua hàng, hình thức thanh toán, số tài khoản giao dịch…
Tại phần điều chỉnh chi tiết hàng hóa, ứng dụng hỗ trợ điều chỉnh tăng/giảm chi tiết hàng
hóa và điều chỉnh tăng giảm chiết khấu:
Tương tự hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cũng cần đính kèm biên bản thỏa thuận
giữa doanh nghiệp và người mua hàng về việc điều chỉnh hóa đơn, được hướng dẫn chi
tiết tại mục a. Lập hóa đơn thay thế.
Trong thực tế, nếu hóa đơn bị sai và người bán hàng/người mua hàng đều chưa kê
khai thuế thì doanh nghiệp nên lựa chọn lập hóa đơn thay thế, như vậy sẽ đỡ sai sót hơn
so với việc lập hóa đơn điều chỉnh.
Page 28 of 63
c. Hủy hóa đơn (gạch bỏ hóa đơn)

Thực hiện hủy hóa đơn trong trường hợp nào:
TH1: Phát hiện có sai sót với hóa đơn đã ký và chưa gửi cho người mua hàng, đồng thời
doanh nghiệp chưa kê khai thuế.
TH2: Hóa đơn đã ký, đã gửi cho người mua và cả hai bên đều chưa kê khai thuế nhưng
người mua hàng hủy giao dịch với doanh nghiệp, không sử dụng dịch vụ hoặc mua hàng
nữa.
Nếu thuộc một trong hai trường hợp trên thì doanh nghiệp sử dụng chức năng Hủy
hóa đơn để chuyển trạng thái của hóa đơn từ hóa đơn gốc (có hiệu lực kê khai thuế) sang
hóa đơn hủy bỏ (không có hiệu lực kê khai thuế).
Trong danh sách hóa đơn đã ký, ấn vào danh sách hành động của hóa đơn cần hủy và
chọn
Doanh nghiệp thực hiện đính kèm biên bản hủy hóa đơn, nhập số biên bản, ngày lập và
ấn để xác nhận hủy bỏ hóa đơn:
Chức năng đính kèm biên bản hủy tương tự như đính kèm biên bản thay thế/ biên bản
điều chỉnh, doanh nghiệp tham khảo mục a. Lập hóa đơn thay thế để nắm rõ.
Page 29 of 63
3.3 Chuyển đổi hóa đơn

Chức năng chuyển đổi sang hóa đơn giấy được hỗ trợ tại mục Hành động trong danh
sách hóa đơn:
Để xem hóa đơn chuyển đổi, người sử dụng chọn Hóa đơn  Chuyển đổi hóa đơn,
trong giao diện này cũng hỗ trợ chuyển đổi các hóa đơn khác sang hóa đơn giấy:
Page 30 of 63
- Với các hóa đơn có nhiều hơn 10 dòng hàng hóa thì hóa đơn chuyển đổi sẽ được hiển
thị ở dạng hóa đơn nhiều trang.
Page 31 of 63
3.4 Tra cứu/xác thực chữ ký số

Nhà cung cấp hỗ trợ tra cứu thông tin hóa đơn và xác thực tính hợp lệ của chữ ký số
được ký trên hóa đơn.
a. Tra cứu hóa đơn
- Người sử dụng truy cập vào link https://tracuu.vin-hoadon.com/
- Nhập thông tin theo hướng dẫn trong hình dưới và ấn Tra cứu
- Mã tra cứu được hiển thị trên hóa đơn và trên màn hình danh sách hóa đơn đã ký:
Page 32 of 63
- Nếu tra cứu thành công sẽ hiển thị hóa đơn lên màn hình, và cho phép thực hiện các
hành động:
b. Xác thực chữ ký số
- Người mua hàng tải file dữ liệu của hóa đơn ở định dạng .xml về máy tính (file được
đính kèm email khi người bán hàng gửi hóa đơn cho người mua)
- Truy cập vào trang tra cứu https://tracuu.vin-hoadon.com/
- Chọn tab Xác thực hóa đơn, ấn vào biểu tượng để đính kèm file .xml sau đó nhập
mã xác thực và ấn Xác thực
Page 33 of 63
- Nếu chữ ký hợp lệ, kết quả sẽ hiện lên như hình dưới:
4. Tính năng báo cáo

Ứng dụng hỗ trợ xuất nhiều loại báo cáo khác nhau, đặc biệt doanh nghiệp có thể xuất
báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC THSD HĐ) theo tháng, theo quý.
Doanh nghiệp có thể tải BC THSD HĐ ở định dạng file .XML về và gửi lên cơ quan
thuế thay vì phải làm thủ công như khi sử dụng hóa đơn giấy:
4.1 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Các bước lập báo cáo:
Chọn mục Báo cáo  Tình hình sử dụng hóa đơn
Page 34 of 63
Chọn loại báo cáo cần lập (tháng/quý), sau đó ấn Xem báo cáo
Để xem báo cáo đã lập trước đó ấn Xem báo cáo đã lập
Chọn xuất XML để tải file xml về máy tính, có thể nộp file này lên cơ quan thuế
qua trang nộp tờ khai thuế điện tử, thay vì phải kết xuất từ ứn dụng HTKK
: Sau khi nộp file xml lên thuế thành công, doanh nghiệp có
thể tick vào đây để đánh dấu, ngày lập báo cáo sẽ được cố định. Các lần sau bạn
xuất báo cáo kỳ này thì ngày lập trên báo cáo sẽ hiển thị ngày mà bạn đánh dấu.
4.2 Tổng hợp bảng kê hóa đơn

=> Cung cấp báo cáo về tổng doanh thu hàng hóa dịch vụ bán ra trong thời gian tra cứu
(theo ngày/ theo tháng/ theo quý)
5. Phát hành hóa đơn
Page 35 of 63
Trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng một mẫu hóa đơn mới, ứng dụng Vin-
Hoadon cho phép doanh nghiệp tự tạo mẫu hóa đơn và làm TBPH để gửi lên cơ quan
thuế
5.1 Tạo mẫu hóa đơn
Tại menu dọc  Tạo mẫu hóa đơn
Ấn vào Thêm hóa đơn mẫu
Chọn loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng/hóa đơn bán hàng…)
Trong các mẫu hóa đơn hiển thị, người sử dụng tick vào mẫu hóa đơn
muốn sử dụng
Mục 1: Thông tin chung:

- Dùng để nhập Mẫu số - Ký hiệu của mẫu hóa đơn; tùy chỉnh ngôn ngữ, màu sắc của
chữ, font chữ, size chữ, độ rộng chữ; tùy chỉnh hiển thị các trường chỗ nhập thông tin
người mua; tùy chỉnh hiển thị các dòng kẻ trong bảng danh sách hàng hóa;…
Page 36 of 63
Mục 2: Logo – Hình nền

- Dùng để tùy chỉnh hiển thị QRrcode, Logo, hình nền, khung viền của hóa đơn.
Nhấn chọn vào để ẩn/hiện từng mục tương ứng.
Nhấn chọn để mở rộng mục cần tùy chỉnh
Page 37 of 63
Mục 3: Tùy chỉnh chi tiết: Dùng để tùy chỉnh hiển thị/ẩn các mục trên hóa đơn
- Sau khi nhập đủ thông tin hóa đơn mẫu, doanh nghiệp có thể xem lại và tải hóa đơn
mẫu về máy dưới định dạng .pdf
Page 38 of 63
5.2 Thông báo phát hành hóa đơn

Trong trường hợp nào cần tạo TBPH hóa đơn trên ứng dụng Vin-Hoadon:
TH1: Doanh nghiệp muốn dùng mẫu hóa đơn mới vừa tạo ở mục 5.1
TH2: DN đang dùng mẫu hóa đơn cũ nhưng đã dùng hết dải số được thông báo trước đó,
thì cần tạo thông báo phát hành cho dải số tiếp theo nếu muốn tiếp tục sử dụng
Chú ý: Nếu doanh nghiệp đã tạo TBPH bằng ứng dụng HTKK và nộp lên cơ quan thuế,
thì cũng cần tạo lại TBPH trên ứng dụng Vin-Hoadon với cùng nội dung về ngày lập,
mẫu số, ký hiệu....
Các bước tạo thông báo phát hành như sau:
Bước 1: Lập TBPH hóa đơn
Tại menu dọc  Thông báo phát hành hóa đơn
Ấn vào Tạo mới
Kiểm tra lại thông tin doanh nghiệp, nhập đủ các trường bắt buộc
Chọn ngày lập TBPH (theo quy định của thuế, ngày lập TBPH phải sớm hơn
ngày sử dụng hóa đơn tối thiểu 2 ngày).
Ấn vào nút Thêm mẫu hóa đơn
Chọn mẫu hóa đơn đã tạo, điền đủ nội dung các cột và ấn Lưu thông tin, chú ý
ngày sử dụng ở mục này phải căn cứ vào ngày lập TBPH đã chọn trước đó.
Page 39 of 63
Bước 2: Xử lý TBPH
- Sau khi lưu thông tin, người sử dụng ấn vào nếu cần chỉnh sửa thông báo:
- Ấn vào biểu tượng tại cột TT 26 để xem TBPH:

Nếu không còn chỉnh sửa nội dung TBPH, người sử dụng ấn nút để tải về máy
dưới định dạng .xml, ấn vào nút để gửi TBPH sang hệ thống Vin-CRM để cán
bộ nghiệp vụ của đại lý cấp 1 thực hiện duyệt/từ chối.
(lưu ý: sau khi ấn thì doanh nghiệp không thể sửa được TBPH hóa đơn vừa
tạo, vậy nên chỉ ấn gửi sau khi đã nộp thành công hồ sơ lên thuế qua trang khai thuế điện
tử ).
Page 40 of 63
Bước 3: Hoàn thiện quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (QĐSD HĐĐT)
Sau khi lập TBPH hóa đơn, hệ thống sẽ tự sinh QĐSD HĐĐT, nếu doanh nghiệp lần đầu
sử dụng HĐĐT thì sẽ cần tải quyết định về và nộp lên cơ quan thuế, cụ thể như sau:
Chọn Phát hành hóa đơn => Thông báo phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp có thể xem và sửa lại nội dung của quyết định, nếu không có thay đổi thì
ấn vào nút In quyết định để tải về máy tính.
Page 41 of 63
Vậy đến đây doanh nghiệp đã tải về máy mẫu hóa đơn, TBPH hóa đơn, QĐSD
HĐĐT. Doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ lên cơ quan thuế qua trang khai thuế điện tử
http://nhantokhai.gdt.gov.vn hoặc http://thuedientu.gdt.gov.vn (phụ thuộc vào địa chỉ
DKKD của doanh nghiệp).
6. Cơ cấu tổ chức - Quản lý người dùng

6.1 Cơ cấu tổ chức
Tính năng này hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các phòng ban, đơn vị trực thuộc. Các user
được đặt vào một phòng ban, đơn vị.. sẽ chịu sự quản lý về hóa đơn của người có quyền
cao nhất trong phòng ban, đơn vị đó.
Các bước dưới đây hướng dẫn việc tạo mới một đơn vị, tạo đơn vị phụ thuộc,
thêm/xóa người dùng đối với một đơn vị.
a. Thêm đơn vị mới
Tại menu dọc Cấu hình  Cơ cấu tổ chức
Ấn vào để thêm đơn vị mới
Nhập thông tin của đơn vị mới theo yêu cầu
Với các đơn vị đã được tạo, click chuột phải vào tên đơn vị để Chỉnh sửa, thêm
đơn vị phụ hoặc xóa bỏ đơn vị đó.
Page 42 of 63
b. Thêm người dùng vào một đơn vị (phòng ban)

Tại màn hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, click chuột trái vào phòng ban cần
thêm người dùng
Ấn vào để thêm người dùng
Tick vào ô để lựa chọn người dùng cần thêm, sau đó ấn Lưu thông tin
- Sau khi thêm thành viên thành công, click chuột trái vào từng phòng ban để xem các
thành viên trực thuộc:
Page 43 of 63
6.2 Quản lý người dùng

a. Vào giao diện quản lý
Tại menu dọc Cấu hình  Quản lý người dùng
Ấn vào biểu tượng nếu cần chỉnh sửa thông tin người dùng
Ấn vào biểu tượng nếu cần đổi mật khẩu đăng nhập cho người dùng tương ứng
Ấn vào nút để tạo mới tài khoản người dùng
b. Tạo mới tài khoản người dùng
Sau khi ấn vào nút sẽ xuất hiện giao diện nhập thông tin người dùng mới:
Phần mật khẩu đăng nhập hệ thống yêu cầu như sau:
 Mật khẩu phải có ít nhất một chữ số ('0' - '9').
Page 44 of 63
 Mật khẩu phải có ít nhất một ký tự không phải chữ và số.

 Mật khẩu phải có ít nhất 8 ký tự.
Tại tab vai trò, tick lựa chọn vai trò cho người dùng mới và ấn Lưu thông tin:
Kế toán trưởng: có quyền xem, xóa hóa đơn lưu tạm được tạo bởi các kế toán viên.
Có quyền ký các hóa đơn được kế toán viên trình ký. Có thể tự lập hóa đơn và ký trực
tiếp mà không phải trình ký lên người khác.
Kế toán viên: chỉ được xem, xóa bỏ các hóa đơn lưu tạm do mình tạo ra, chỉ được
xem các hóa đơn đã ký do mình lập mà không xem được hóa đơn do người khác lập,
không được ký hóa đơn mà phải trình ký lên kế toán trưởng.
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu phân quyền khác hãy liên hệ nhà cung cấp để được
hỗ trợ.
7. Chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
7.1. Quy trình
Page 45 of 63
7.2. Đơn vị thay đổi thông tin doanh nghiệp, chuyển thông tư áp dụng là Thông tư
78:
Đơn vị truy cập menu Thông tin doanh nghiệp  Chọn  Popup
xác nhận áp dụng thông tư 78 hiện ra  Chọn “Đồng ý”
Page 46 of 63
Popup xác nhận chuyển đổi thành công doanh nghiệp sang sử dụng thông tư 78 hiện ra.
7.3. Gửi mẫu đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT):
Trường hợp đơn vị chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định
123/2020/NĐ-CP
Từ menu dọc, di chuột vào biểu tượng  chọn Đăng ký thông tin hóa đơn
điện tử
Biểu mẫu nhập đăng ký thông tin hóa đơn điện tử hiện ra
Mục 1: Thông tin đơn vị: Nhập các thông tin bắt buộc (là các trường đánh dấu *
đỏ).
Mục 2: Chứng thư số: Nhấn chọn “Thêm chứng thư” để thêm chứng thư số dùng
để ký hóa đơn điện tử. Nếu đơn vị có nhiều chứng thư số, thì thêm đầy đủ các
chứng thư vào mục này, và tick chọn đầy đủ các chứng thư số cần gửi vào biểu
mẫu đăng ký
Trường hợp đơn vị chưa cài ứng dụng hỗ trợ ký Vsign, vui lòng tham khảo mục
1.1. Kết nối chữ ký số
Lưu ý: Chỉ những chứng thư số nào đăng ký với Cơ quan thuế ở biểu mẫu này thì
Page 47 of 63
mới được sử dụng để ký hóa đơn điện tử. Nếu sử dụng chứng thư số chưa được
đăng ký, hóa đơn khi gửi tới CQT sẽ bị từ chối.
Mục 3: Thông tin hóa đơn: Người dùng tick lựa chọn các thông tin phù hợp với
đơn vị của mình
- Hình thức hóa đơn: Hóa đơn có mã của CQT/Hóa đơn không có mã của CQT
- Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: Lựa chọn hình thức tương ứng với đơn vị
của mình. Vui lòng bỏ qua nếu đơn vị không thuộc đối tượng nào trong các đối
tượng đã liệt kê.
- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa
đơn/ Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a1, khoản 3, Điều
22 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Loại hóa đơn sử dụng: Hóa đơn GTGT/ Hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn bán tài sản
công/ Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia/ Các loại hóa đơn khác/ Chứng từ (Các
chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn)
Sau khi điền đầy đủ thông tin tờ khai, người dùng cắm chữ ký số (nếu sử dụng
chữ ký số token) và nhấn
Các nút chức năng khác:
: xem trước biểu mẫu tờ khai 01
: lưu tạm nội dung tờ khai đã nhập

Trường hợp đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
TH 1: Đơn vị đã đăng ký ở nhà cung cấp khác, và giờ đổi sang nhà cung cấp VIN (sử
dụng lần đầu)
Page 48 of 63
Cách xử lý: Đơn vị gửi 1 tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT, với hình thức đăng ký = Đăng ký
mới => Cơ quan thuế sẽ từ chối tờ khai này của đơn vị với lỗi: “Đã tồn tại tờ khai đăng
ký sử dụng hóa đơn điện tử khác của người nộp thuế đã được cơ quan thuế chấp nhận”,
nhưng dữ liệu của tờ khai đã được ghi vào hệ thống của VIN và đơn vị có thể xuất hóa
đơn ngay.
Lưu ý: Đơn vị phải nhập thông tin tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT ở hệ thống VIN giống với
nội dung tờ khai đã được CQT chấp nhận ở nhà cung cấp khác.
TH 2: Đơn vị muốn nộp tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT với hình thức Thay đổi thông tin
(đơn vị đã nộp tờ khai ở nhà cung cấp VIN và được CQT chấp nhận)
Cách xử lý: Đơn vị thực hiện lại các bước như trường hợp chưa đăng ký. Các tờ khai nộp
sau đều sẽ là tờ khai Thay đổi thông tin.
Kiểm tra kết quả của tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT

- Sau khi gửi tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT, đơn vị có thể xem kết quả đăng ký như sau:
Nhấn chọn biểu tượng  chọn “Kết quả đăng ký”
Danh sách trạng thái:

- Đồng ý tiếp nhận: Cơ quan thuế đã nhận được tờ khai của đơn vị, và chờ cơ quan thuế
phản hồi
- Từ chối tiếp nhận: Hệ thống cơ quan thuế từ chối tiếp nhận tờ khai của đơn vị. Cột
“Thông báo” hiển thị lý do từ chối tiếp nhận
- Đồng ý: Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai 01 của đơn vị

- Từ chối: Cơ quan thuế từ chối duyệt tờ khai 01 của đơn vị. Cột “Thông báo” hiển thị lý
do từ chối duyệt tờ khai
Page 49 of 63
7.2. Đơn vị hủy hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP đã
thông báo phát hành trước đó.
Căn cứ theo quy định tại khoản 3, Điều 15, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa
đơn, chứng từ có nêu:
“Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện
tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức
khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã
thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy
đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục
tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.”
Như vậy, theo quy định trên, ngay sau khi doanh nghiệp/cá nhân gửi tờ khai đăng ký sử
dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và được CQT chấp nhận, doanh nghiệp/cá nhân
phải thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành theo các quy định
trước đây hoặc tiêu hủy hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa sử dụng.
 Để thực hiện hủy các hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước
đó trên hệ thống VIN, người dùng thực hiện như sau:
Từ menu dọc, di chuột vào biểu tượng  chọn Thông báo hủy dải hóa đơn
Nhấn chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải
Màn hình tạo mới thông báo hủy hiện ra.

Người dùng nhập đầy đủ các thông tin bắt buộc (các trường đánh dấu * đỏ)
Nhấn chọn để chọn dải hóa đơn cần hủy
Page 50 of 63
Nhấn chọn “Lưu thông tin”. Hoàn thành việc hủy dải hóa đơn.
7.3. Tạo mẫu hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Để xuất hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người
dùng cần tạo mẫu hóa đơn có mẫu số, ký hiệu theo chuẩn của thông tư.
Người dùng thực hiện như sau:
Cách 1: Trường hợp đơn vị chưa có mẫu hóa đơn nào (kể cả mẫu hóa đơn điện tử theo
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP
Từ menu dọc, di chuột vào biểu tượng  chọn Quản lý mẫu hóa đơn
Nhấn chọn nút ở góc trên cùng bên phải.
Page 51 of 63
Màn hình chọn mẫu hóa đơn hiện ra. Người dùng chọn mẫu có sẵn trong kho
tương ứng với loại hóa đơn đã đăng ký trên tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT
Màn hình sửa mẫu hóa đơn hiện ra.

Người dùng chọn mẫu số - ký hiệu phù hợp với loại hóa đơn mà đơn vị đã đăng ký sử
dụng.
Sau khi chỉnh sửa các mục khác của hóa đơn (tham khảo mục 5.1. Tạo mẫu hóa đơn)
Page 52 of 63
(Tham khảo Điều 4: Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn của thông tư
78/2021/TT-BTC)
Nhấn “Lưu thông tin” để hoàn thành sửa mẫu hóa đơn.
Cách 2: Tạo mẫu hóa đơn sử dụng thông tư 78 bằng cách copy mẫu hóa đơn cũ sử dụng
nghị định cũ.
- Nhấn chọn biểu tượng  mở ra màn hình copy mẫu hóa đơn
- Chọn
- Nhập Mẫu số - Ký hiệu theo chuẩn thông tư 78  Chọn Chuyển mẫu sang TT78
Page 53 of 63
Sau khi tạo mẫu hóa đơn thông tư 78 và được Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai
01/ĐKTĐ-HĐĐT, đơn vị có thể sử dụng mẫu hóa đơn này để xuất hóa đơn ngay. (Tham
khảo mục 3. Tạo lập, quản lý hóa đơn)
8. Danh sách trạng thái của hóa đơn truyền nhận theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
và Thông tư 78/2021/TT-BTC
Khi đơn vị gửi hóa đơn tới Cơ quan thuế để cấp mã (hoặc gửi hóa đơn không có mã tới
cơ quan thuế), hệ thống của cơ quan thuế sẽ trả về mã hóa đơn (hoặc thông điệp kết quả
kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử). Để kiểm tra trạng thái của hóa đơn, đơn vị thực hiện
như sau:
Trên menu ngang, di chuột vào menu Hóa đơn  Chọn Danh sách hóa đơn
Page 54 of 63
Trên danh sách hóa đơn, cột Trạng thái Cơ quan thuế sẽ thể hiện trạng thái của hóa đơn
STT Tên trạng thái Mô tả
1 Đã tiếp nhận Hóa đơn đã gửi tới CQT để chờ cấp mã/xác nhận
2 Lỗi tiếp nhận Hóa đơn gửi tới CQT bị từ chối tiếp nhận
3 CQT xác nhận Hóa đơn có mã: CQT xác nhận hóa đơn hợp lệ
và cấp mã cho hóa đơn
Hóa đơn không có mã: CQT xác nhận hóa đơn
hợp lệ
4 CQT từ chối CQT từ chối hóa đơn do hóa đơn không hợp lệ
5 Gửi lỗi Gửi hóa đơn tới CQT bị lỗi
6 Đang gửi Hóa đơn đang chờ gửi tới hệ thống của CQT
7 Hóa đơn không có trạng Trường hợp hóa đơn Thông tư 78 không có trạng
thái thái CQT, Quý đơn vị vui lòng liên hệ hỗ trợ
viên.
Đơn vị có thể xem danh sách lịch sử gửi thông điệp tới CQT bằng cách click vào nút
Page 55 of 63
9. Tạo thông báo hóa đơn điện tử có sai sót 04/SS-HĐĐT

Quý đơn vị tham khảo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về Xử lý hóa đơn có sai sót
để tìm hiểu hướng dẫn về từng trường hợp lập thông báo sai sót 04/SS-HĐĐT
Từ menu ngang chính, di chuột vào menu Xử lý hóa đơn  Chọn Quản lý hóa đơn sai
sót
Nhấn chọn để mở ra màn hình Lập thông báo hóa đơn sai sót
Đơn vị cắm chữ ký số, nhấn “Gửi thông báo” để gửi tới cơ quan thuế
Trên màn hình danh sách thông báo sai sót, đơn vị kiểm tra trạng thái của thông báo đã
gửi
Page 56 of 63
Danh sách trạng thái của thông báo sai sót
1 Đồng ý tiếp nhận Thông báo sai sót gửi tới CQT thành công, chờ cán
bộ CQT phản hồi lại thông báo sai sót đã gửi
2 Từ chối tiếp nhận Thông báo sai sót bị hệ thống CQT từ chối tiếp
nhận. Đơn vị nhấn vào biểu tượng để xem danh
sách giao dịch cùng lý do từ chối tiếp nhận
3 Chấp nhận Thông báo sai sót được CQT chấp nhận
4 Không chấp nhận Thông báo sai sót bị cán bộ CQT từ chối duyệt.
Đơn vị nhấn vào biểu tượng để xem danh sách
giao dịch cùng lý do không chấp nhân.
5 Gửi lỗi Gửi thông điệp tới CQT lỗi. Vui lòng liên hệ hỗ trợ
viên
Lưu ý: Cùng một thông báo sai sót mà có nhiều hóa đơn, thì có thể có hóa đơn bị từ
chối và hóa đơn được chấp nhận. Quý đơn vị xem cột Hóa đơn, sẽ có trạng thái cụ thể
của từng hóa đơn; còn cột Trạng thái là thể hiện trạng thái của cả thông báo.
10. Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử gửi CQT
Page 57 of 63
10.1. Trường hợp đơn vị đăng ký phương thức chuyển hóa đơn điện tử tới cơ quan
thuế là “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử”
Từ menu ngang chính, di chuột vào menu Xử lý hóa đơn  Chọn Quản lý bảng tổng
hợp hóa đơn
Nhấn chọn
Popup chọn loại bảng tổng hợp và kỳ báo cáo hiện ra.
Đơn vị lựa chọn cách tổng hợp phù hợp với đơn vị:
- Loại hàng hóa dịch vụ: Xăng dầu/Vận tải hàng không/Khác
- Kỳ báo cáo: Theo Ngày/Tháng/Quý
- Lựa chọn thời gian tương ứng với Kỳ báo cáo
- Lựa chọn loại bảng tổng hợp (Lần đầu/Bổ sung)
Nhấn chọn “Lưu thông tin” để hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu theo thông tin đơn vị
đã chọn
TH1: Tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử với loại hàng hóa dịch vụ = Xăng dầu
Đối với loại hàng hóa dịch vụ = Xăng dầu, hệ thống sẽ tổng hợp dữ liệu theo từng hàng
hóa dịch vụ.
Page 58 of 63
- Đơn vị kiểm tra dữ liệu bảng tổng hợp do hệ thống tự tổng hợp từ hóa đơn điện tử đã
xuất theo kỳ báo cáo đã chọn. Trường hợp có chỉ tiêu cần điều chỉnh, Quý đơn vị có thể
chỉnh sửa trực tiếp trên màn hình bảng tổng hợp
- Đơn vị nhấn chọn để gửi bảng tổng hợp tới Cơ quan thuế
TH2: Tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử với loại hàng hóa dịch vụ = Vận tải hàng
không/Khác
Đối với loại hàng hóa dịch vụ = Xăng dầu, hệ thống sẽ tổng hợp dữ liệu theo hóa đơn
Trên màn hình danh sách Bảng tổng hợp, đơn vị kiểm tra trạng thái của thông báo đã
gửi
Page 59 of 63
Các nút chức năng:
STT Nút chức năng Mô tả
1 Xem biểu mẫu 01/TH-HĐĐT bảng tổng hợp đã lập
2 Sửa bảng tổng hợp lưu nháp
3 Xóa bảng tổng hợp lưu nháp đã tạo
4 Gửi bảng tổng hợp tới cơ quan thuế
5 Tải XML bảng tổng hợp
6 Xem danh sách giao dịch bảng tổng hợp gửi tới cơ quan
thuế
Danh sách trạng thái của Bảng tổng hợp
1 Chấp nhận Dữ liệu bảng tổng hợp gửi tới CQT là hợp lệ
2 Không chấp nhận Dữ liệu bảng tổng hợp gửi tới CQT không hợp lệ.
Đơn vị nhấn vào biểu tượng để xem danh sách
giao dịch cùng lý do không chấp nhân.
3 Gửi lỗi Gửi thông điệp tới CQT lỗi. Vui lòng liên hệ hỗ trợ
viên
Page 60 of 63
10.2. Trường hợp đơn vị đăng ký 2 phương thức chuyển hóa đơn điện tử tới cơ
quan thuế là: “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử” và “ Chuyển
đầy đủ nội dung từng hóa đơn.”
(Thông thường phương thức này áp dụng với các công ty bán xăng dầu)
Các đơn vị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 mà đăng ký cả 2 phương
thức, thì khi ký gửi hóa đơn, hóa đơn sẽ không tự động chuyển tới CQT.
Hóa đơn nào mà đơn vị muốn gửi nội dung đầy đủ tới CQT, nhấn chọn biểu tượng
Popup xác nhận gửi hóa đơn hiện ra, Quý đơn vị chọn “Có” để gửi hóa đơn tới CQT.
(Tham khảo danh sách trạng thái hóa đơn gửi tới CQT ở mục 8. Danh sách trạng thái
của hóa đơn)
Còn các hóa đơn không gửi tới CQT, thì khi đơn vị tạo bảng tổng hợp sẽ đếm các hóa
đơn này.
(Tham khảo Khoản 4, Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC)
11. Xem danh sách thông điệp gửi/nhận CQT
11.1. Danh sách các mã thông điệp
(Tham khảo Phụ lục I, QĐ số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của TCT v/v ban hành
Quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền
nhận với CQT.)
11.2. Xem danh sách thông điệp gửi tới CQT
Từ menu dọc, di chuột vào biểu tượng  chọn Thông điệp gửi đến Cơ quan thuế
Page 61 of 63
Màn hình Danh sách thông điệp gửi tới CQT hiện ra.
Danh sách các thông điệp thường dùng khi gửi dữ liệu tới CQT:
- 100: Thông điệp gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
- 200: Thông điệp gửi hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế để cấp mã
- 203: Thông điệp chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không mã đến cơ quan thuế
- 300: Thông điệp thông báo về hóa đơn điện tử đã lập có sai sót
- 400: Thông điệp chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
- 999: Thông điệp phản hồi kỹ thuật
1 Xem thông điệp
2 Tải XML thông điệp
3 Xem lịch sử giao dịch của thông điệp
Page 62 of 63
11.3. Xem danh sách thông điệp nhận từ CQT

Từ menu dọc, di chuột vào biểu tượng  chọn Thông điệp nhận từ Cơ quan thuế
Màn hình Danh sách thông điệp nhận từ CQT hiện ra.
Danh sách các thông điệp thường dùng khi nhận dữ liệu từ CQT:
- 102: Thông điệp thông báo về việc tiếp nhận/không tiếp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi
thông tin sử dụng HĐĐT, tờ khai đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT khi
ủy nhiệm/nhận ủy nhiệm lập hoá đơn
- 103: Thông điệp thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký/thay đổi thông
tin sử dụng hóa đơn điện tử
- 202: Thông điệp thông báo kết quả cấp mã hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
- 204: Thông điệp thông báo về việc kết quả kiểm tra dữ liệu hóa đơn điện tử
- 301: Thông điệp gửi thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý về việc hóa đơn điện
tử đã lập có sai sót
- 999: Thông điệp phản hồi kỹ thuật
1 Xem thông điệp
2 Tải XML thông điệp
3 Xem lịch sử giao dịch của thông điệp
Page 63 of 63

TaiLieu - 9 - hướng dẫn sử dụng - Huong dan su dung V3.1

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

TaiLieu - 9 - hướng dẫn sử dụng - Huong dan su dung V3.1

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

ỨNG DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

5.1 Tạo mẫu hóa đơn.....................................................................................................33

Theo dõi tài liệu

Tên tài liệu

Các phiên bản

PKI Public Key Infrastructure

1. Cấu hình tài khoản doanh nghiệp

1.1 Kết nối chữ ký số - Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

- Thực hiện cài đặt file setup.exe lên máy tính

click hai lần vào icon để chạy ứng dụng.

b. Ký hợp đồng sử dụng dịch vụ

1.2 Cấu hình địa chỉ email gửi hóa đơn

a. Cấu hình địa chỉ email

Sau khi nhập xong ấn Lưu thông tin

Đăng nhập Enable chế độ IMAP

+ Kích hoạt chế độ xác minh 2 bước

 Thêm mật khẩu cho ứng dụng

 Chọn Other (Custom name)  Nhập Vin-Hoadon  Tạo

Nhấn để hoàn thành bước xác minh này.

b. Tùy chọn gửi email và theo dõi lịch sử

Cách bật tùy chọn như sau:

1.4 Lấy lại mật khẩu tài khoản

Chọn hình thức lấy lại mật khẩu  Tiếp tục

Nhập lại mật khẩu Tiếp tục

2. Nhập dữ liệu vào danh mục

b. Thêm mới khách hàng theo cách thủ công

c. Thêm mới khách hàng từ file excel

Chọn tab Danh mục

2.2 Danh mục hàng hóa

b. Nhập hàng hóa vào danh mục:

3. Tạo lập, quản lý hóa đơn

- Nhập thông tin của hóa đơn:

+ Nhập chi tiết hóa đơn

: Hỗ trợ hủy hóa đơn đã ký

b. Xử lý hóa đơn trình ký

Tài khoản có quyền ký thực hiện các bước sau:

Có 2 cách để đính kèm.

Hướng dẫn chi tiết xử lý biên bản với cách 2:

b. Lập hóa đơn điều chỉnh

c. Hủy hóa đơn (gạch bỏ hóa đơn)

3.3 Chuyển đổi hóa đơn

3.4 Tra cứu/xác thực chữ ký số

4. Tính năng báo cáo

4.1 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

4.2 Tổng hợp bảng kê hóa đơn

5. Phát hành hóa đơn

Mục 1: Thông tin chung:

Mục 2: Logo – Hình nền

5.2 Thông báo phát hành hóa đơn

- Ấn vào biểu tượng tại cột TT 26 để xem TBPH:

6. Cơ cấu tổ chức - Quản lý người dùng

b. Thêm người dùng vào một đơn vị (phòng ban)

6.2 Quản lý người dùng

 Mật khẩu phải có ít nhất một ký tự không phải chữ và số.

Các nút chức năng khác:

: xem trước biểu mẫu tờ khai 01

: lưu tạm nội dung tờ khai đã nhập

Kiểm tra kết quả của tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT

Danh sách trạng thái:

- Đồng ý: Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai 01 của đơn vị

Nhấn chuột vào nút ở góc trên cùng bên phải

Màn hình tạo mới thông báo hủy hiện ra.