HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE CASE

1
 MỤC LỤC
I. GIỚI THIỆU CHUNG: ................................................................................................... 3

1. Base case là gì? ............................................................................................................. 3

2. Lý do sử dụng base case: ............................................................................................. 3

II. CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG: ................................................................................. 3

1. Đăng nhập: ................................................................................................................... 3

2. Dành cho owner và base case admin .......................................................................... 4

2.1. Thiết lập ra các loại vi phạm: ................................................................................. 5
2.2. Thiết lập các giai đoạn kết thúc của vi phạm ....................................................... 12
2.3. Thiết lập người xác định các loại vi phạm ........................................................... 13
2.4. Cách chỉnh sửa các loại vi phạm.......................................................................... 15
2.5. Lọc hoặc tìm kiếm theo danh sách các loại vi phạm: .......................................... 15
2.6. Thiết lập các trường tuỳ chỉnh ............................................................................. 16
2.7. Kiểm tra nội bộ .................................................................................................... 17
2.8. Trích xuất excel số lượng vi phạm của mỗi nhân viên ........................................ 24
2.9. Trích xuất excel chi tiết các vi phạm của từng loại vi phạm ............................... 25
2.10. Tính điểm cho từng loại vi phạm ......................................................................... 27

III. QUY TRÌNH XỬ LÝ TRƯỜNG HỢP VI PHẠM ...................................................... 32

1. Báo cáo vi phạm ......................................................................................................... 32

2. Xác minh vi phạm ...................................................................................................... 34

3. Điều tra, xử lý vi phạm .............................................................................................. 35

4. Đánh giá quá trình xử lý ........................................................................................... 41

5. Kết thúc vi phạm ........................................................................................................ 43

IV. DÀNH CHO THÀNH VIÊN THÔNG THƯỜNG ...................................................... 43

1. Trang chủ.................................................................................................................... 43

2. Vi phạm công khai ..................................................................................................... 44

3. Tìm kiếm vi phạm ...................................................................................................... 45

2
I. GIỚI THIỆU CHUNG:

1. Base case là gì?

Base case là ứng dụng giúp xây dựng quy chế doanh nghiệp chuẩn và minh bạch hoá thông tin
các sự vụ vi phạm trong doanh nghiệp. Từ đó dễ dàng báo cáo và số hoá các sự vụ xảy ra trong
doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp theo dõi và xử lý vi phạm hiệu quả.
2. Lý do sử dụng base case:
- Base case giúp doanh nghiệp quản lý, lưu trữ và xử lý các sự vụ xảy ra trong công ty,
giúp doanh nghiệp mình bạch hoá thông tin của các sự vụ vi phạm và theo dõi được các
vi phạm thường xuyên xảy ra.
- Base case giúp việc báo cáo sự vụ vi phạm diễn ra một cách nhanh chóng và dễ dàng,
những thành viên liên quan giải trình sự việc đồng thời người vi phạm đưa ra phương án
xử lý.
- Từ các loại hình vi phạm thường xảy ra công ty, công ty sẽ xây dựng được quy chế
chuẩn cũng như quy trình xử lý.
II. CÁCH THIẾT LẬP HỆ THỐNG:
1. Đăng nhập:
Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Base trên một trình duyệt bất kỳ (ví dụ như chorm,
firefox...). Gõ Base.vn => Click “đăng nhập” => điền thông tin đăng nhập bao gồm mail và
mật khẩu.

3
Bước 2: Sau khi đăng nhập xong chọn ứng dụng Base Case: Click vào hình avata góc trên bên
trái => chọn ứng dụng Base Case.

2. Dành cho owner và base case admin

Owner có quyền cài đặt Base Case Admin.
Cách cài đặt: Vào mục Ứng dụng => Click vào Quản lý app admins ở mục Base Case => Tag
Thành viên muốn phân quyền vào.

4
Việc tạo Base Case Admin sẽ hỗ trợ Owner khi tạo các loại vi phạm. Base Case Admin có
quyền thêm và chỉnh sửa các loại vi phạm.
1.1. Thiết lập ra các loại vi phạm:
Cách thiết lập: Vào mục Cài đặt => Thêm loại vi phạm

Có 2 cách để thiết lập ra các loại vi phạm:

- Cách 1: Tạo gián tiếp bằng cách upload file excel
Bước 1: Click vào Thêm loại vi phạm => Chọn Xem mẫu file excel

5
 Bước 2: Điền theo file excel mẫu

Các mục có dấu * là bắt buộc:

- Import: Chọn yes nếu muốn import loại vi phạm lên, chọn no hoặc bỏ trống để tạm thời
không import.
- Category: phân nhóm các loại vi phạm
- Name: tên loại vi phạm
- Description: Mô tả các loại vi phạm, thường là theo policy
- Require explain: yêu cầu giải trình cho các trường hợp thuộc loại vi phạm này, chọn yes or
no
- Require action: yêu cầu mô tả các hành động đã thực hiện để giải quyết vi phạm, chọn yes
or no
- Privacy: loại vi phạm này sẽ được công khai cho các thành viên khác trong Group access
hay không, chọn yes or no. Mặc định sẽ chỉ có người xử lý, theo dõi và đánh giá có quyền
truy cập vào loại vi phạm này.
- Anonymous: cho phép người báo cáo vi phạm ẩn danh hay không, chọn yes or no. Chỉ có
Owner mới được phép nhìn thấy ai đã báo cáo vi phạm đó.
- Severity level: mức độ nghiêm trọng. Có 4 mức độ là low (thấp), medium (trung bình), high
(cao) và critical (nghiêm trọng)
- Owners: những người chịu trách nhiệm xử lý các vi phạm thuộc loại vi phạm này, thường là
các trưởng phòng, phó phòng, giám đốc…

6
- Reviewers: những người sẽ đánh giá lại quá trình xử lý vi phạm của owners và đưa ra quyết
định trường hợp đó đã được xử lý hay chưa, trạng thái cuối cùng sẽ là done (hoàn thành),
failed (thất bại) hay giai đoạn kết thúc nào khác, hoặc quay về quá trình xử lý.
- Followers: người theo dõi loại vi phạm này .
- Team (group access): các bộ phận, phòng ban có thể tiếp cận và xem loại vi phạm này. Nếu
để trống mặc định là toàn công ty có thể xem.
- Q1, Q2, Q3, Q4…: thêm trường tuỳ chỉnh cho vi phạm.
Bước 3: Sau khi điền xong file excel, upload file excel lên hệ thống.

Kết quả:

- Cách 2: Tạo loại đề xuất trực tiếp thủ công

Lưu ý: Cách tạo trực tiếp này chỉ tạo được lần lượt từng mẫu đề xuất, thích hợp khi
doanh nghiệp chỉ tạo một số lượng nhỏ các loại đề xuất
Bước 1: Click vào Thêm loại vi phạm

7
 Bước 2: Điền các thông tin theo đúng mẫu.
Lưu ý:
- Mục Biểu tượng: để chọn icon đại diện cho loại vi phạm
- Yêu cầu giải trình: nếu tích vào ô thì người vi phạm có phải giải trình nguyên nhân và quá
trình vi phạm, nếu bỏ trống thì không yêu cầu
- Quyền xem: nếu tích vào ô thì chỉ có người xử lý, theo dõi và đánh giá mới có quyền truy
cập vào loại và những vi phạm liên quan (vi phạm công khai) nếu bỏ trống thì mọi người đều
có quyền xem.
- Yêu cầu hành động: nếu tích thì người vi phạm phải mô tả hành động giải quyết vấn đề, nếu
bỏ trống thì không yêu cầu
- Ẩn danh: tích thì cho phép người báo cáo ẩn danh (chỉ owner nhìn thấy người báo cáo)
- Nhóm: nhập tên nhóm để phân loại loại vi phạm
- Mức độ nghiêm trọng: để phân loại loại vi phạm ở mức độ nghiêm trọng nào: thấp, trung
bình, cao, nghiêm trọng.
- Người xử lý: người có trách nhiệm tìm ra người vi phạm, yêu cầu người vi phạm giải trình,
giải quyết vi phạm đó…
- Người đánh giá: người đánh giá quá trình xử lý vi phạm
- Người theo dõi: những người có liên quan cần biết và nhận thông báo liên quan đến quá
trình xử lý vi phạm
- Các nhóm có quyền truy cập: tag nhóm thành viên có quyền xem các vi phạm trong loại vi
phạm này
- Miêu tả: miêu tả loại những vi phạm như thế nào thì thuộc loại vi phạm này
- SLA để giải trình: thời hạn tối đa để giải trình vi phạm tính theo giờ
- SLA để giải quyết: thời hạn tối đa để giải quyết vi phạm tính theo giờ

8
9
 Bước 3: Click vào Tạo mới để hoàn thành việc thiết lập loại vi phạm.
*** Lưu ý:
+ Khi một vi phạm xuất hiện người giải trình hoặc người thực thi thì thời gian giải trình/ thời
gian thực thi sẽ được tự động cập nhật theo thời gian hiện tại + số giờ SLA đã cài đặt.

+ Reminder cũng sẽ được sinh ra để nhắc nhở

10
+ Mỗi vi phạm sẽ có tối đa 2 deadline là deadline to explain (thời hạn giải trình) và deadline to
action (thời hạn để giải quyết). Reminder sẽ lấy thời gian gần nhất so với thời điểm hiện tại để
nhắc nhở người dùng. Khi một deadline được hoàn thành, reminder sẽ nhắc nhở deadline còn
lại (nếu có).

+ Tuỳ trường hợp khác nhau, owner sẽ cập nhật lại deadline cho từng người bằng cách vào dấu
hai chấm ở cạnh Thời hạn => chọn Cập nhật thời hạn

11
Sau đó, chọn lại thời hạn cho giải trình/ giải quyết và lưu lại.

1.2. Thiết lập các giai đoạn kết thúc của vi phạm
Hệ thống hỗ trợ 6 giai đoạn mặc định: Đang chờ duyệt, Đang xử lý, Đang đánh giá, Hoàn
thành, Thất bại và Không xác thực.

Giai đoạn kết thúc là các trạng thái cuối cùng của 1 vi phạm khi được reviewer xác nhận. Hệ
thống cũng cho phép app admin thiết lập thêm các giai đoạn kết thúc này bằng cách click vào
Cài đặt => Tạo giai đoạn ở mục Cài đặt giai đoạn kết thúc.

12
Điền các thông tin được yêu cầu để thiết lập giai đoạn kết thúc

1.3. Thiết lập người xác định các loại vi phạm

Khi có báo cáo vi phạm nhưng thành viên không tìm ra loại vi phạm trước khi báo cáo, hoặc
hệ thống cũng chưa có loại vi phạm tương ứng, thành viên sẽ vẫn có thể báo cáo vi phạm. Sau
đó, những người được phân làm người phân loại sẽ có quyền và trách nhiệm phân loại các báo
cáo chưa được phân loại.

13
Cách cài đặt người phân loại vi phạm: click vào Cài đặt => Báo cáo nhanh => Cập nhật =>
Tag tên thành viên phân loại vào.

Khi có một vi phạm chưa được phân loại tạo ra, những người phân loại sẽ nhận được thông
báo và vào phân loại cho trường hợp vi phạm đó bằng cách chọn loại vi phạm tương ứng.
Cách phân loại vi phạm chưa phân loại: Click vào mục Chưa phân loại => Chọn tên vi phạm
muốn phân loại => Phân loại vi phạm => Chon đúng loại vi phạm tương ứng

14
 1.4. Cách chỉnh sửa các loại vi phạm
Để chỉnh sửa/ xoá loại vi phạm, click vào mục Cài đặt => Vào đúng tên loại vi phạm muốn
chỉnh sửa/ xoá => Chọn Chỉnh sửa/ xoá

1.5. Lọc hoặc tìm kiếm theo danh sách các loại vi phạm:

15
 1.6. Thiết lập các trường tuỳ chỉnh
Để tạo ra các câu hỏi/ trường tuỳ chỉnh trong một loại vi phạm, click vào mục Cài đặt => Vào
đúng tên loại vi phạm muốn thêm trường tuỳ chỉnh => Sửa => Tuỳ chỉnh các trường.

Lúc này chọn mục Thêm trường mới => thiết lập các câu hỏi của loại vi phạm này

Các loại đầu vào của thông tin: [text] là nhập thông tin
ngắn gọn, [number (integer)] là nhập số nguyên, [number, decimal-point] là nhập số thập phân,
[multi-line text] là nhập được thông tin dài, [dropdown,single] là chọn
[date] là nhập ngày.

16
 1.7. Kiểm tra nội bộ
Tính năng kiểm tra nội bộ được xây dựng sẽ tạo ra sự chủ động trong kiểm tra đánh giá vi
phạm trong côgn ty. Việc báo cáo trước đó thường mang tính cá nhân, bộc phát. Người báo
cáo thấy có vi phạm thì báo cáo, đôi khi có thể bỏ qua. Với tính năng này, owner và app admin
có thể tạo ra các đợt kiểm tra kèm theo các thanh tra, đánh giá viên của đợt kiểm tra đó. Những
thanh tra này có nhiệm vụ phát hiện các vị phạm trong công ty.
Chỉ có app admin và thanh tra mới có thể thấy những kiểm tra nội bộ mà họ quản lý
Cách để tạo ra Kiểm tra nội bộ: ở mục Kiểm tra nội bộ => chọn Tạo cuộc kiểm tra:

Điền các thông tin của đợt Kiểm tra vào bảng:

17
1.7.1. Cách thêm vi phạm vào một cuộc kiểm tra
- Vi phạm đã tồn tại, người thanh tra update thêm vào cuộc kiểm tra bằng cách chọn đúng
vi phạm muốn thêm => Sửa => Cập nhật cuộc kiểm tra => chọn đúng Cuộc kiểm tra.

- Khi tạo mới 1 vi phạm chưa có trên hệ thống, lựa chọn xem vi phạm thuộc cuộc kiểm tra
nào:

18
- Tạo mới vi phạm trong 1 cuộc kiểm tra, bằng cách vào cuộc kiểm tra đó => chọn dấu 2
chấm => Báo cáo vi phạm => Chọn loại vi phạm => điền thông tin vi phạm:

*** Lưu ý: chỉ có người thanh tra của cuộc kiểm tra mới thêm được vi phạm vào cuộc điểm
tra đó và kiểm tra đó phải đang kích hoạt.

19
1.7.2. Theo dõi các thống kê trong một kiểm tra

1.7.3. Mẫu kiểm tra

Các mẫu kiểm tra sẽ đi kèm theo các loại vi phạm, vì thế người dùng tạo một cuộc kiểm tra
có thể chọn mẫu kiểm tra phù hợp. Khi đó, các thanh toán sẽ biết cần kiểm tra những loại
vi phạm nào cho cuộc kiểm tra đó.
Tạo mẫu kiểm tra bằng cách vào mục Kiểm tra nội bộ => chọn Mẫu kiểm tra => Tạo mẫu
kiểm tra mới

20
Điền tên của Mẫu kiểm tra, lựa chọn các loại vi phạm thuộc mẫu kiểm tra (có thể chọn
nhiều loại vi phạm một lúc) và miêu tả => Lưu lại

*** Lưu ý: Chỉ có thể xoá Mẫu kiểm tra khi không có Cuộc kiểm tra nào đang gắn mẫu đó.
1.7.4. Các loại kiểm tra

21
Cuộc kiểm tra có mẫu:
- Cuộc kiểm tra đã có mẫu thì không thể cập nhật mẫu khác.
- Cuộc kiểm tra có mẫu sẽ có sẵn các loại vi phạm, các thanh tra chỉ cần vào và thêm mới vi
phạm ngay trong cuộc kiểm tra.

Khi muốn update loại vi phạm cho cuộc kiểm tra, trước tiên phải update mẫu kiểm tra rồi
mới update được cuộc kiểm tra đó. Khi đó, hệ thống sẽ kiểm tra:
- Nếu mẫu kiểm tra thêm mới loại vi phạm A, cuộc kiểm tra chưa có loại vi phạm A =>
thêm mới loại vi phạm A vào cuộc kiểm tra.
- Nếu mẫu kiểm tra xoá loại vi phạm A, cuộc kiểm tra trước đó có loại vi phạm A và chưa
phát hiện vi phạm nào thuộc loại vi phạm A => xoá loại vi phạm A khỏi cuộc kiểm tra.
- Nếu mẫu kiểm tra xoá loại vi phạm A, cuộc kiểm tra trước đó có loại vi phạm A và đã
phát hiện vi phạm thuộc loại vi phạm A => vẫn giữ loại vi phạm A lại cuộc kiểm tra đó,
tuy nhiên không thể thêm mới các vi phạm khác thuộc loại vi phạm A ở cuộc kiểm tra đó
nữa.

22
 *** Lưu ý:
- Thanh tra chỉ có thể tạo vi phạm thuộc các loại vi phạm có sẵn trong mẫu kiểm tra.
- Khi thanh tra không có quyền tạo vi phạm trong cuộc kiểm tra thì có thể do một
trong các trường hợp sau:
+ Loại vi phạm đó đang không được áp dụng.
+ Thanh tra không có quyền truy cập vào loại vi phạm đó
+ Cuộc kiểm tra đó đã bị vô hiệu hoá
+ Trường hợp thứ 3 (phía trên) khi update cuộc kiểm tra với mẫu kiểm tra.
- Cuộc kiểm tra không có mẫu:
+ Cuộc kiểm tra này sẽ không có sẵn các loại vi phạm.
+ Thanh tra có thể thêm bất kỳ vi phạm thuộc bất kỳ loại vi phạm nào.
+ Nếu loại vi phạm không có trường hợp vi phạm nào sẽ tự động xoá khỏi cuộc kiểm
tra.
1.7.5. Kiểm tra lặp lại
Cách tạo kiểm tra lặp lại: click vào Kiểm tra nội bộ => chọn Kiểm tra lặp lại => Tạo cuộc
kiểm tra lặp lại => điền thông tin => Lưu lại.

*** Lưu ý:
- Kiểm tra lặp lại vẫn sẽ cài đặt được mẫu kiểm tra
- Tần suất lặp lại theo tuần hoặc theo tháng
- Các ngày lặp lại: tích vào các thứ trong tuần hoặc các ngày trong tháng.
- Ngày bắt đầu là ngày bắt đầu tạo ra các cuộc kiểm tra lặp lại
- Ngày kết thúc là ngày hệ thống sẽ dừng không tạo ra các cuộc kiểm tra lặp lại nữa.
- Trạng thái: Kích hoạt: ngay lập tức tạo ra một cuộc kiểm tra có ngày tạo là ngày trong số
các ngày lặp lại đã được chọn, gần nhất với thời điểm hiện tại, Không kích hoạt: hệ thống
sẽ không tạo ra cuộc kiểm tra.

23
 1.8. Trích xuất excel số lượng vi phạm của mỗi nhân viên
Cách trích xuất excel số lượng vi phạm của mỗi nhân viên theo từng loại vi phạm như sau:
Chọn Cài đặt => Thêm loại vi phạm => Trích xuất số lượng vi phạm của nhân viên theo từng
loại.

24
Hệ thống sẽ trích xuất ra số lượng của các vi phạm phát sinh trong khoảng thời gian mà người
dùng chọn và ở các giai đoạn nhất định mà người dùng tích vào.

1.9. Trích xuất excel chi tiết các vi phạm của từng loại vi phạm
Chọn loại vi phạm mà bạn muốn trích xuất chi tiết tất cả các vi phạm trong đó => Xuất các vi
phạm ra excel

25
Lựa chọn khoảng thời gian và giai đoạn

Kết quả sau khi trích xuất:

26
Lưu ý: các vi phạm sẽ được trích xuất theo dạng bảng, 1 vi phạm có thể có nhiều người giải
trình, mỗi người giải trình sẽ nằm trên 1 hàng tương ứng.
1.10. Tính điểm cho từng loại vi phạm
1.10.1. Tuỳ chỉnh điểm cho từng loại vi phạm
Mỗi loại vi phạm sẽ có mức độ nghiêm trọng khác nhau và không phải loại vi phạm nào cũng
được tính điểm nên cần được cài đặt riêng biệt.
Để cài đặt điểm cho từng loại vi phạm, vào Cài đặt => Chọn loại vi phạm muốn cài đặt điểm
=> Tuỳ chỉnh điểm vi phạm

Có 2 loại điểm: điểm của vi phạm và điểm khi vi phạm đó gắn với cuộc kiểm tra.
Điểm của vi phạm không gắn với cuộc kiểm tra
- Điểm mặc định: Khi vi phạm được tạo, số điểm của vi phạm được mặc định là X, áp
dụng khi vi phạm thuộc các giai đoạn được chọn. Người dùng sẽ cài đặt số điểm và
giai đoạn.

27
 - Điểm được tính bằng công thức: công thức này được hỗ trợ biến là $stage_code. Dựa
vào đó, người dùng có thể cài đặt phù hợp để tính điểm khi vi phạm đến một trạng
thái cụ thể.

Thông qua đó, hệ thống sẽ tính được điểm của một vi phạm, được gọi là report_point.

28
Điểm của vi phạm gắn với cuộc kiểm tra
Khi vi phạm đó đang có điểm là report_point, sau khi đánh dấu vào cuộc kiểm tra, sẽ cập nhật
điểm vi phạm theo. Có 3 kiểu cài đặt cho điểm của vi phạm gắn với cuộc kiểm tra:
- Không áp dụng: tức là dù vi phạm có được gắn với cuộc kiểm tra thì cũng giữ nguyên
report_point đã được tính ở trên.

- Điểm mặc định: Khi vi phạm được gắn với cuộc kiểm tra, số điểm của vi phạm sẽ
được cập nhật lại là Y, bỏ qua số điểm report_point ở trên. Và được áp dụng khi vi
phạm đang ở các giai đoạn được chọn, ngược lại điểm vi phạm sẽ bằng 0.

29
- Điểm được tính bằng công thức: công thức này được hỗ trợ biến là $report_point và
$stage_code. Dựa vào đó, người dùng cài đặt phù hợp để tính điểm cho vi phạm khi
bị gắn với cuộc kiểm tra.

30
 1.10.2. Tính điểm cho vi phạm và cho người vi phạm
Tính điểm cho vi phạm
Khi tạo mới 1 vi phạm, vi phạm sẽ lấy các tuỳ chỉnh điểm ở loại vi phạm và tính ra số điểm
hiện tại của vi phạm đó. Điểm của từng vi phạm hiển thị rõ ràng trong mỗi vi phạm:

Tính điểm cho người vi phạm

Người vi phạm sẽ được cập nhật liên tục khi thực hiện các hành động, nên điểm vi phạm cũng
sẽ được cập nhật tương ứng với các tuỳ chỉnh:
- Tạo ra vi phạm: tính điểm hiện tại cho vi phạm (current_point), cộng điểm cho người
vi phạm nếu có.
- Cập nhật vi phạm/ gắn người vi phạm: current_point sẽ không thay đổi vì theo như
tuỳ chỉnh, chỉ khi gắn với cuộc kiểm tra hoặc chuyển giai đoạn thì điểm của vi phạm
mới thay đổi
- Gắn cuộc kiểm tra/ Chuyển sang giai đoạn khác:
Tính điểm của vi phạm trước khi cập nhật: previous_point=current_point
Tính lại current_point theo tuỳ chỉnh với các thay đổi mới mới
Tính lại điểm cho tất cả người vi phạm: violator_point+=current_point-
previous_point

Bảng tổng hợp điểm của tất cả người vi phạm

Để xem bảng tổng hợp điểm của tất cả người vi phạm, chọn Báo cáo => Điểm vi phạm

31
 II. QUY TRÌNH XỬ LÝ TRƯỜNG HỢP VI PHẠM
Luồng xử lý chung

Owner xác minh

Báo cáo vi phạm

1. Báo cáo vi phạm

Khi phát hiện vi phạm, reporter sẽ xác định loại vi phạm, điền thông tin mô tả và người vi
phạm nếu có và báo cáo. Có 2 loại báo cáo: nếu trường hợp reporter chưa biết vi phạm đó thuộc
loại vi phạm nào thì click vào Báo cáo nhanh, còn nếu reporter đã biết thuộc loại vi phạm nào
thì có thể click vào dấu “+” hoặc Báo cáo vi phạm => chọn loại vi phạm => điền thông tin.

32
33
 2. Xác minh vi phạm
Sau khi được tạo, trường hợp vi phạm đang ở trạng thái pending. Lúc này, Owner sẽ xác định
xem vi phạm có thực sự diễn ra hay không. Nếu có, owner sẽ xác thực, chuyển trạng thái sang
điều tra xử lý. Ngược lại, chuyển sang Không xác thực.

34
Ở trạng thái pending, reporter vẫn có thể vào update dữ liệu cho trường hợp vi phạm đó, tag
người vi phạm và đính kèm thêm file, hình ảnh, mô tả chi tiết hơn về vi phạm.
3. Điều tra, xử lý vi phạm
Owner sau khi xác nhận trường hợp đó là một vi phạm sẽ tiến hành điều tra tìm nguyên nhân,
người vi phạm, đưa ra biện pháp xử lý và giải quyết hậu quả nếu có.
Có 2 cách để chỉ định người vi phạm:
- Chỉ định nhanh một người vi phạm:
Click vào mục Chỉ định người vi phạm => tag 1 người vi phạm

35
 - Chỉ định cùng lúc nhiều người vi phạm:
Click vào mục Sửa => chọn Thêm nhiều người vi phạm => tag tên của những người vi phạm
=> Lưu lại

36
Tùy vào cài đặt loại vi phạm có yêu cầu giải trình hay không mà người vi phạm sẽ phải vào
giải trình, mô tả các hành động đã thực hiện để giải quyết vi phạm. Owner cũng có thể yêu cầu
những người liên quan đến vi phạm vào giải trình. Muốn bỏ yêu cầu giải trình cho nhân viên
X, chỉ cần chọn lại X một lần nữa, hệ thống sẽ tự động xóa X ra khỏi danh sách

*** Lưu ý: Nếu trường hợp loại vi phạm có yêu cầu giải trình thì sẽ không bỏ yêu cầu giải
trình cho nhân viên vi phạm được, chỉ có thể bỏ yêu cầu giải trình cho người liên quan đến vi
phạm.

Người vi phạm, người được yêu cầu giải trình sẽ vào giải trình quá trình xảy ra sự việc bằng
cách click vào mục Giải trình => điền thông tin giải trình về nguyên nhân và diễn biến của vi
phạm => Lưu lại.

37
Sau đó, người vi phạm sẽ vào mô tả cách mình giải quyết, khắc phục hậu quả bằng cách vào
mục Hành động giải quyết => chọn Giải quyết => điền vào ô mô tả => Lưu lại

Ngoài ra, những người có liên quan có thể theo dõi vi phạm để nhận thông báo, theo dõi quá
trình xử lý vi phạm.

38
Những người liên quan có thể thảo luận dưới mục Ghi chú

39
Theo dõi lịch sử phê duyệt, cập nhật case ở mục Nhật ký hoạt động:

Khi sự việc đã được giải quyết, owner sẽ chuyển trạng thái sang Đang đánh giá bằng cách click
và mục Đã xử lý, chờ Người đánh gía vi phạm đánh giá sự việc. Hoặc đánh dấu Thất bại, kết
thúc case ngay lập tức.

*** Lưu ý: Đánh dấu Thất bại trong trường hợp có thể vi phạm đó bị nhầm loại vi phạm - hoặc
vi phạm đó đó không thể xử lý được.

40
Nếu case chưa có reviewer sẽ không thể chuyển sang Đang đánh giá. App admin có quyền
thêm, xóa người đánh giá của các case, tối thiểu có 1 người đánh giá.

*** Lưu ý: Chỉ thêm được người đánh giá khi trường hợp vi phạm đó đang ở trước giai đoạn
Đang đánh giá.

4. Đánh giá quá trình xử lý

Khi owner chuyển sang giai đoạn Đang đánh giá, người đánh giá sẽ nhận được thông báo và
vào đánh giá quá trình xử lý và xác minh sự việc đã được giải quyết hoàn toàn hay chưa.

+ Nếu người đánh giá chọn Kết thúc thì sẽ có nhiều lựa chọn cho giai đoạn Kết thúc của vi
phạm đó, có thể là Hoàn thành, Thất bại hoặc các giai đoạn khác đã được cài đặt trước.

41
+ Nếu người đánh giá chưa đồng ý với cách xử lý vi phạm hoặc vi phạm chưa được xử lý triệt
để thì có thể chuyển về giai đoạn Đang xử lý bằng cách chọn Quay lại và để lại lời nhắn (lý do
vì sao không đồng ý). Owner sẽ có trách nhiệm tái điều tra xử lý. Quy trình quay về bước 3.3

42
 5. Kết thúc vi phạm

Các vi phạm đã ở giai đoạn kết thúc sẽ không thể thực thêm hành động nào khác. Đây là trạng
thái cuối cùng sau khi xử lý 1 vi phạm.

III. DÀNH CHO THÀNH VIÊN THÔNG THƯỜNG

1. Trang chủ

Trang chủ hiển thị danh sách các vi phạm mà người dùng liên quan trực tiếp, đóng vai trò là
người báo cáo, người xử lý, người đánh giá, người theo dõi, người vi phạm, người giải trình
hoặc người giải quyết.

Người xử lý: hiển thị danh sách các vi phạm mà người dùng đóng vai trò là người xử lý (owner)

43
Người đánh giá: hiển thị danh sách các vi phạm mà người dùng đóng vai trò là người đánh giá
(reviewer)

Người vi phạm: hiển thị danh sách các vi phạm mà người dùng đóng vai trò là người vi phạm
(violator)

Người giải trình hoặc giải quyết: hiển thị danh sách các vi phạm mà người dùng đóng vai trò
là người giải trình hoặc giải quyết

2. Vi phạm công khai

Hiển thị danh sách những vi phạm thuộc loại vi phạm công khai, mà người xem có quyền truy
cập vào những loại vi phạm đó ( là thành viên của Nhóm có quyền truy cập hoặc loại dành cho
toàn bộ công ty)

44
 3. Tìm kiếm vi phạm

Có 2 cách để tìm kiếm các vi phạm:

Cách 1: Tìm kiếm nhanh các vi phạm bằng cách gõ tên vi phạm vào ô Tìm kiếm

Cách 2: Tìm kiếm chi tiết vi phạm: Tại màn hình chính => thanh menu lọc bên tay phải màn
hình
*** Lưu ý: Bạn có thể tìm kiếm vi phạm theo vai trò trong vi phạm đó, giai đoạn của vi phạm,
báo cáo ẩn danh, mức độ nghiêm trọng và thời gian.

45