HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

BASE REQUEST

1
 BASE REQUEST
Phần mềm quản lý yêu cầu, đề xuất

I. GIỚI THIỆU CHUNG .............................................................................................................. 3

1. BASE REQUEST LÀ GÌ?....................................................................................................... 3
2. LÝ DO SỬ DỤNG BASE REQUEST? .................................................................................. 3
II. CÁCH THIỆT LẬP HỆ THỐNG ......................................................................................... 3
1. ĐĂNG NHẬP......................................................................................................................... 3
2. DÀNH CHO OWNER VÀ REQUEST.ADMIN .................................................................... 5
2.1. Tạo các nhóm đề xuất (2 cách) ..................................................................................... 6
2.2. Cách chỉnh sửa loại đề xuất............................................................................................ 11
2.3. Cách xuất dữ liệu của 1 loại đề xuất .............................................................................. 12
2.4. Chuyển tiếp loại đề xuất ................................................................................................. 13
2.5. Cách thiết lập mẫu in tùy chỉnh ...................................................................................... 15
2.6. Báo cáo ........................................................................................................................... 22
3. DÀNH CHO THÀNH VIÊN ................................................................................................. 24
3.1. Cách tạo đề xuất ............................................................................................................. 24
3.2. Cách chuyển tiếp đề xuất ............................................................................................... 25
3.3. Phê duyệt một đề xuất được gửi cho mình ..................................................................... 27
3.4. Tìm kiếm đề xuất............................................................................................................ 30

2
I. GIỚI THIỆU CHUNG
1. BASE REQUEST LÀ GÌ?
Base Request là ứng dụng tạo và quản lý các loại đề xuất công việc trong doanh
nghiệp như đề xuất nghỉ phép, đề xuất duyện chi, đề xuất tuyển dụng… Người tạo đề
xuất sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ phê duyệt đề xuất, người xử lý đề xuất thì nắm được
mình đã, đang và cần xử lý những đề xuất nào. Toàn bộ quy trình xử lý đề xuất được
đơn giản hoá, tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp gấp 2,5 lần.
2. LÝ DO SỬ DỤNG BASE REQUEST?
- Base Request giúp số hóa quy trình xử lý: xây dựng các biểu mẫu chuẩn cho toàn bộ
quy trình xử lý yêu cầu – đề xuất nội bộ.
- Giúp phân luồng đề xuất: Không phải vất vả tìm và xử lý vô số các đề xuất được gửi
ngẫu nhiên đến bạn từ SMS, điện thoại, Facebook… giờ đây việc xử lý công việc dễ
dàng hơn bao giờ hết.
- Minh bạch thông tin và thẩm quyền ra quyết định: Công việc khó nhất đối với doanh
nghiệp là xây dựng nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân trong công
việc hàng ngày. Base Request sẽ giúp làm việc này thực sự dễ dàng.
II. CÁCH THIỆT LẬP HỆ THỐNG
1. ĐĂNG NHẬP
- Bước 1: Người dùng truy cập vào hệ thống Base trên một trình duyệt bất kỳ (ví dụ như
chorm, firefox…). Gõ Base.vn  Click “đăng nhập”  điền thông tin đăng nhập bao gồm
mail và mật khẩu.

3
- Bước 2: Sau khi đăng nhập xong chọn ứng dụng Base Request: Click vào hình avata góc trên
bên trái  chọn ứng dụng Base Request.

4
 2. DÀNH CHO OWNER VÀ REQUEST.ADMIN
- Owner có quyền cài đặt Request.admin. Cách cài đặt: Vào mục Thành viên  Click vào hình
ba chấm chỗ tên thành viên  Chọn “Grant special access”  Chọn request.admin

5
 - Việc tạo Request.admin sẽ hỗ trợ Owner khi tạo các loại đề xuất. Request.admin có quyền
thêm và chỉnh sửa các loại đề xuất.
2.1. Tạo các nhóm đề xuất (2 cách)
a. Cách 1: Tạo gián tiếp qua file Excel
- Bước 1: Click vào icon folder  Chọn “Tất cả nhóm đề xuất”  Click hình ba chấm 
Chọn “Xem – download file excel mẫu”.

- Bước 2: Điền thông tin theo file mẫu



6
- Các mục đánh dấu * là bắt buộc

- Mục “Sequential Approving” là quy trình xử lý: Parallel là duyệt đồng thời,
Sequential là duyệt lần lượt, single là chỉ cần một người duyệt.

- Mục “Category” là nhóm các loại đề xuất.

- Mục “Descriptions” là mô tả về loại đề xuất.

- Mục “Applied Teams” là bộ phận áp dụng loại đề xuất.

- Mục “Processing SLA”: thời hạn duyệt đề xuất, lưu ý chỉ điền theo giờ.

- Các loại đầu vào của thông tin: [int] là nhập số nguyên, [date] là nhập ngày tháng,
[datetime] là nhập ngày giờ, [float] là nhập số thập phân, [text] là nhập thông tin
ngắn gọn, [textarea] là nhập được thông tin dài, [file] là upload file, [title] là nhập
tiêu đề.

- Bước 3: Sau khi hoàn thành xong file mẫu excel, upload file excel đã làm lên
hệ thống:

- Kết quả

7
 b. Cách 2: Tạo trực tiếp trên Request

Lưu ý: Cách tạo trực tiếp này chỉ tạo được lần lượt từng mẫu đề xuất, thích hợp
khi doanh nghiệp chỉ tạo một số lượng nhỏ các loại đề xuất

- Bước 1: Click vào icon folder trên thanh công cụ  Chọn “Thêm loại đề xuất mới”
- Bước 2: Điền các thông tin theo đúng mẫu. Bấm “Thêm tùy chọn nâng cao” và điền
thêm thông tin. Sau đó click “Tạo nhóm đề xuất”.
- Lưu ý:

 Yêu cầu thông báo tới người quản lý trực tiếp: Phần này nếu chọn “Có” thì đề xuất
này bắt buộc cần quản lý trực tiếp duyệt trước khi những người xét duyệt yêu cầu

8
 thiết lập trong mục này xử lý.
Quy trình xử lý:
 Xử lý đồng thời: những người được tag xét duyệt ai xử lý trước cũng được nhưng bắt
buộc tất cả mọi người được tag phải xử lý.
 Xử lý lần lượt: Trong những người được tag xét duyệt sẽ phải xử lý theo thời gian, ai
được tag trước sẽ phải xử lý trước.
 Chỉ cần một người duyệt: Trong những người được tag xét duyệt chỉ cần một người xử lý
là được.
 Mẫu form đề xuất: Phần này nếu đề xuất có sẵn các câu hỏi để xử lý thì chọn “Có”.

9
- Nếu ở bước 2 ở phần mẫu form đề xuất chọn “Có” thì sẽ hiển thị ra phần “Thêm Mẫu
Form” đề xuất. Lúc này chọn vào Mục Thêm  thiết lập các câu hỏi của đề xuất này

10
2.2. Cách chỉnh sửa loại đề xuất
- Để chỉnh sửa loại đề xuất thì chọn icon folder -> chọn 1 loại đề xuất -> Chỉnh sửa

11
2.3. Cách xuất dữ liệu của 1 loại đề xuất
- Chọn loại đề xuất cần xuất dữ liệu  Click vào hình ba chấm  Chọn “Export dữ liệu
ra excel”

12
2.4. Chuyển tiếp loại đề xuất
- Chuyển tiếp loại đề xuất là thực hiện chuyển đề xuất từ loại đề xuất này sang loại đề
xuất khác mà không mất thời gian phải điền lại các trường thông tin.
- Tùy chỉnh thêm, xóa, sửa loại đề xuất cần chuyển tiếp.

13
- Setup các trường dữ liệu của nhóm đề xuất chuyển tiếp hiện tại và nhóm được chuyển
tiếp có input key giống nhau

14
 - Chọn trạng thái đề xuất có thể chuyển tiếp: Approved (đồng ý), Rejected (từ chối), Done
(cả đồng ý và từ chối)

2.5. Cách thiết lập mẫu in tùy chỉnh

- Bước 1: Thiết lập một form mẫu đề xuất theo nhu cầu trên file docx

15
- Bước 2: Tại chi tiết 1 form đề xuất, bạn click vào Thêm để thiết lập các trường dữ liệu
tùy chỉnh tương ứng với form mẫu

16
 - Bước 3: Tại từng trường dữ liệu tùy chỉnh, bạn click vào Edit input key để thêm các
biến tương ứng như ảnh:

- Bước 4: Bạn nhập biến vào trường Mã trường dữ liệu:

17
Lưu ý:

- Phần key này giống như username, chỉ cho phép viết liền không dấu và chỉ cho chữ và
số, không cho các ký tự đặc biệt. Để các trường này hiển thị được ở file docx khi in ra thì
sẽ cần thiết lập theo mẫu ${mã trường dữ liệu} vd : ${phongban}

- Các mã trường dữ liệu tùy chỉnh không được trùng với các trường dữ liệu mặc định của
hệ thống.

- Các biến mặc định của hệ thống

${id} : Mã (id) đề xuất

${name} : Tên đề xuất

${status} : Trạng thái đề xuất (active, done, failed)

${user} : Tên người tạo đề xuất

${username} : Username của người tạo đề xuất

${company} : Tên công ty

${date} : Ngày tạo đề xuất (vd: 11/02/2019)

18
${time} : Thời gian tạo đề xuất (vd: 17:02 11/02/2019)

${group} : Tên nhóm đề xuất

${group.id} : Mã (id) nhóm đề xuất

${owners} : Danh sách tên người duyệt

${owners.username}: Danh sách username người duyệt

${owners.text} : Danh sách tên và username người duyệt

${approved.date} : Ngày duyệt đề xuất

${approved.time} : Thời gian duyệt đề xuất

${approved.name}: Danh sách người duyệt đề xuất

${approved.list} : Danh sách người duyệt đề xuất + Thời gian duyệt (vd: Trịnh Thị Hạnh
Nguyên (08:16 07/03/2019)

- Bước 5: Bạn copy các biến đã thiết lập trên hệ thống vào vị trí tương ứng trong file Word
và lưu ý điền đúng định dạng ${tenbien}

19
- Bước 6: Sau khi đã hoàn thiện dữ liệu, bạn click vào Thêm Import file docx vào nhóm đề
xuất:

20
- Bước 7: Quay lại đề xuất đã tạo và thực hiện in đề xuất theo mẫu

- Khi thực hiện in thành công, hệ thống trả kết quả là 1 file Word, bạn down file đó về và
ấn Ctrl + P để thực hiện in.

21
2.6. Báo cáo
a. Báo cáo tổng quan.
- Báo cáo tổng quan bao gồm tổng số request đã đồng ý, đã từ chối, median SLA, phần
trăm quá hạn và người xử lý request nhiều nhất.

22
- Thống kê request:
+ Số request theo hành động: bao gồm số request đã được tạo, đã đồng ý, đã từ chối. Để số
cột không bị hiển thị quá nhiều thì sẽ được gộp lại. >12 ngày sẽ gộp theo tuần, >12 tuần sẽ
gộp theo tháng.
+ Số request theo trạng thái: chia theo % trạng thái của request như đã đồng ý, đã từ chối và
đang chờ xử lý.

- Thống kê theo nhóm: hiển thị các nhóm có request trong thời gian đã chọn hiển thị các
thông số như tổng số request trong nhóm, số request đã đồng ý, đã từ chối, đang chờ xử
lý, SLA mặc định, median SLA, click vào chi tiết để xem báo cáo của nhóm đó.

- Thống kê theo người dùng: list ra người duyệt trong các nhóm ở trên, hiển thị số liệu

23
 hành động của từng người như người đó đã đồng ý, từ chối bao nhiêu request, còn bao
nhiêu request chưa duyệt, số đã xử lý bao gồm đồng ý và từ chối.

b. Báo cáo theo nhóm

- Tương tự như báo cáo tổng quan nhưng có bỏ thống kê request theo nhóm. Trong này có
cho phép chọn nhóm đề xuất trong hệ thống để xem chi tiết.

3. DÀNH CHO THÀNH VIÊN

3.1. Cách tạo đề xuất
- Tại màn hình chính click “Tạo đề xuất mới”  lựa chọn loại đề xuất  điền thông tin
theo form Click “Gửi đề xuất”.

24
3.2. Cách chuyển tiếp đề xuất
- Click vào hình mũi tên của đề xuất cần chuyển tiếp  Chọn “Chuyển tiếp đề xuất” 
Lựa chọn loại đề xuất

25
- Kết quả:

26
3.3. Phê duyệt một đề xuất được gửi cho mình
- Dưới đây là màn hình hiển thị của người nhận được đề xuất trên. Người nhận có quyền
 Chấp thuận: phê duyệt đề xuất
 Từ chối: không phê duyệt đề xuất
 Chuyển tiếp: chuyển tiếp đến một người khác để tham khảo ý kiến

27
- Trường hợp 1: Bấm Đồng ý để phê duyệt đề xuất trên, bạn có thể kèm thêm một lời
chú ý kèm theo như hình dưới. Sau đó bấm Đồng ý đề xuất này để hoàn tất.

- Trường hợp 2: Bấm Từ chối để từ chối đề xuất. Quy trình xử lý từ chối đề xuất
tương tự như Chấp thuận đề xuất.

28
- Trường hợp 3: Bấm Chuyển tiếp để chuyển tiếp đề xuất đến người khác.

- Bạn có thể lựa chọn một trong 2 phương án:

 Chuyển tiếp: chuyển tiếp và sau khi người nhận chuyển tiếp phê duyệt, bạn sẽ phê
duyệt để hoàn tất trách nhiệm xử lý đề xuất của mình.
 Đồng ý và chuyển tiếp: bạn phê duyệt và chuyển tiếp cho người khác và yêu
cầu phê duyệt.

29
3.4. Tìm kiếm đề xuất
- Có 2 cách tìm kiếm đề xuất:
+ Tìm kiếm nhanh đề xuất: bạn tìm bằng cách gõ tên đề xuất hoặc mã đề xuất

+ Tìm kiếm chi tiết đề xuất: Tại màn hình chính  Click vào hình kính lúp

- Lưu ý: Bạn có thể tìm kiếm đề xuất theo trạng thái, theo nhóm đề xuất, theo thời
gian tạo, theo người tạo, người phê duyệt.

30