CHƯƠNG I KHÁI NIỆM VỀ HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU

BÀI 1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1. Bài toán quản lí:

- Ngày nay, tin học hóa công tác quản lý chiếm thị phần lớn trong các ứng dụng tin
học.

- Không phụ thuộc vào lĩnh vực ứng dụng, việc xử lý thông tin trong các bài toán
quản lý có những đặc điểm chung: tạo lập hồ sơ, cập nhật hồ sơ, tra cứu, sắp
xếp, lọc, tổng hợp thông tin và lập báo cáo.

2. Các công việc thường gặp khi xử lý thông tin của một tổ chức:
- Tạo lập hồ sơ: cần thực hiện các công việc sau:

+ Xác định chủ thể quản lý

+ Xác định cấu trúc hồ sơ

+ Thu thập, tập hợp thông tin cần thiết

- Cập nhật hồ sơ: thêm, xóa, sửa chữa hồ sơ

- Khai thác hồ sơ:

+ Tìm kiếm, lọc: tra cứu các thông tin thỏa mãn một số điều kiện.

+ Sắp xếp: sắp xếp hồ sơ theo một tiêu chí nào đó.

+ Thống kê: dựa vào tính toán(đếm, tính tổng, trung bình cộng...)để đưa ra
các thông tin đặc trưng (không có sẵn trong hồ sơ).

+ Lập báo cáo: tạo lập một bộ hồ sơ mới dựa trên các kết quả tìm kiếm,
thống kê, sắp xếp các hồ sơ (thường để in ra giấy)

3. Hệ cơ sở dữ liệu:
a. Khái niệm:
- Dữ liệu: Là toàn bộ những gì được máy tính lưu trữ và xữ lý. Dữ liệu có thể là
ký tự, con số, hình ảnh, âm thanh…

- Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau, được
lưu trữ trên các thiết bị nhớ để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều
người dùng với nhiều mục đích khác nhau.

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu(Database Management System ): là phần mềm

cho phép tạo lập, lưu trữ và khai thác thông tin của CSDL.

- Hệ CSDL: là sự tích hợp giữa CSDL và HQTCSDL

 BÀI 2 HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1. Các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Cung cấp khả năng tạo lập cơ sở dữ liệu: Cung cấp môi trường cập nhật
và khai thác dữ liệu: Cho phép người dùng:
+ Xem nội dung dữ liệu
+ Cập nhật dữ liệu
+ Sắp xếp, lọc, tìm kiếm thông tin
+ Kết xuất báo cáo
- Cung cấp công cụ kiểm soát, điều khiển truy cập vào cơ sở dữ liệu:
+ Đảm bảo an ninh, ngăn cấm truy cập không được phép
+ Duy trì tính nhất quán của dữ liệu
+ Tổ chức và điểu khiển các truy cập đồng thời
+ Đảm bảo khôi phục CSDL khi có sự cố ở phần cứng hay phần mềm
+ Quản lí các mô tả dữ liệu
2. Vai trò của con người khi làm việc với hệ cơ sở dữ liệu: chia làm 3 lớp

- Người quản trị cơ sở dữ liệu: Có nhiệm vụ:Bảo trì hệ CSDL, nâng cấp, tổ
chức hệ thống, quản lý tài nguyên...
- Người lập trình ứng dụng: là những người có nhiệm vụ xây dựng các
chương trình ứng dụng hỗ trợ khai thác thông tin từ CSDL trên cơ sở các công
cụ mà hệ QTCSDL cung cấp .
- Người dùng: là người có nhu cầu khai thác thông tin từ CSDL

3. Các bước xây dựng cơ sở dữ liệu:

Bước 1: Khảo sát: Tìm hiểu, thu thập, phân tích thông tin
Bước 2: Thiết kế: Thiết kế CSDL, xây dựng hệ thống chương trình ứng dụng
Bước 3: Kiểm soát: Chạy thử trên các chương trình ứng dụng
 HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CHƯƠNG 2
MICROSOFT ACCESS

BÀI 3 GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

1.Phần mềm Microsoft Access:

Là một phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hãng Microsoft. Access có khả năng: tạo lập,
lưu trữ, cập nhật, và khai thác dữ liệu.

2. Các loại đối tượng chính của Access:

- Bảng(table): nơi chứa các bảng dữ liệu

- Mẫu hỏi(query): nơi chứa các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế
- Biểu mẫu(form): giúp tạo giao diện thân thiện cho việc nhập, hiển thị thông tin.
- Báo cáo(report): nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế
- Tập lệnh (Macros & Code) : Thực hiện các tập lệnh.
3. Một số thao tác cơ bản:

- Khởi động Access: có 2 cách

Cách 1: start  All Program  Microsoft Office  Microsoft Office Access 2010
Cách 2: Double click vào shortcut MS Acess trên Desktop
- Tạo cơ sở dữ liệu mới:
+ Sau khi khởi động Access 10 , click nút Blank
Database.
+ Đặt tên cho Database: chỉ định đường dẫn
bằng nút Browse, nếu không thì sẽ lưu mặc
định ở Document.
+ Click Creat để tạo tập tin cơ sở dữ liệu

- Mở cơ sở dữ liệu đã có:
 File open chọ tên tập tin cần mở
- Kết thúc phiên làm việc với Access:
File  Exit hoặc nút Close trên cửa sổ đang mở
4.Làm việc với các đối tượng:

a. Chế độ làm việc với các đối tượng : hai chế độ chính

- Chế độ thiết kế (Design View)

- Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View)

b. Tạo đối tượng mới:

- Click tab Create trên thanh Ribbon

- Trong nhóm công cụ của từng đối tượng, chọ cách tạo tương ứng

c. Thiết kế lại một đối tượng: Chọn nút Design view

d. Xem nội dung của một đối tượng:

- Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View: Click nút View

- Nếu đối tượng đang đóng: Click phải trên tên đối tượng cần xem, chọn Open

e. Xóa một đối tượng: Chọn rồi nhấn phím Delete. Hoặc nút delete trên thanh công cụ
 BÀI 4 CẤU TRÚC BẢNG (TABLE)

1. Các khái niệm:

- Bảng: dùng lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng đang quản lý.

- Cấu trúc bảng: gồm có các cột , các hàng

+Trường / Field (cột) : một trường là một cột của bảng, thể hiện một thuộc tính của tất
cả các cá thể

+ Bản ghi / Record (dòng): một record là một hàng của bảng, thể hiện tấc cả các thuộc
tính của một cá thể

2.Khóa
chính / Primary Key:
- Sức mạnh của một Hệ QTCSDL là khả năng mau chóng truy tìm và rút dữ liệu từ nhiều
bảng khác nhau trong CSDL. Để hệ thống có thể làm được điều này một cách hiệu quả, dữ
liệu lưu trữ trong Table phải thoả điều kiện: không có 2 record nào giống hệt nhau.
- Cột dùng làm căn cứ để xác định tính duy nhất của mỗi record gọi là Khoá chính. Có
trường hợp phải dùng 2 cột hoặc 3 cột làm Khoá chính.
- Khoá chính giúp tạo ra các liên kết giữa các Table.
- MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong trường khóa
chính.

3.Tạo và sửa cấu trúc bảng:

3a. Tạo cấu trúc bảng:

- Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Creat, trong nhóm
lệnh Table, click nút lệnh Table Design

- Bước 2: gõ tên trường vào cột Field Name

- Bước 3: chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type

*Một số kiểu dữ liệu:

Data Type Ý nghĩa lưu trữ

Short Text Chuỗi. Độ dài tối đa là 255 ký tự

Number Số. Loại cụ thể được xác định trong

Field Propertoies

Date/Time Thời gian (ngày, giờ)

Yes/No Luận lý (chỉ có 2 trị)

AutoNumber Số. Tự động tăng

Currency Dạng thức theo các loại tiền tệ

...

- Bước 4: mô tả nội dung trường trong cột Description (không nhất thiết phải có)

- Bước 5: Lựa chọn tính chất trường trong phần Properties

Lựa chọn tính chất trường là một phần không kém quan trọng, nó quyết định đến dữ liệu
thực sự lưu giữ trong bảng, kiểm tra độ chính xác dữ liệu khi nhập vào, định dạng dữ liệu
nhập vào

*Một số tính chất trường thường dùng:

Field Size : độ rộng tối đa của dữ liệu trong cột

Format : xác định khuôn dạng dữ liệu

Decimal Place: số chỗ dành cho phần thập phân

Default Value : giá trị mặc định

Validation Rule: Quy tắc kiểm tra DL nhập

Validation Text: Chuổi thông báo lổi của Validation Rule

Required : yêu cầu phải có dữ liệu hay không bắt buộc (Yes/No)

…..
-Bước 6: Chỉ định khóa

 Đặt trỏ tại field được chọn là khóa chính (hoặc chọn
các field đồng thời làm khóa) Click nút Primary key
trên thanh công cụ table (table Tools), hoặc clock phải
trên field, chọn Primary key
 Khi tạo xong cấu trúc Table, phải xác định Khoá chính. Nếu không, Access sẽ tự động
thêm vào field ID (có kiểu AutoNumber) làm khoá chính.
 Chúng ta sẽ dùng các giá trị trong trường khóa chính để truy xuất các bản ghi trong
CSDL, do đó các giá trị trong trường này không nên quá dài vì khó nhớ và khó gõ vào.
 Kích thước của khóa chính ảnh hưởng đến tốc độ truy xuất CSDL. Để đạt hiệu quả tối
ưu, dùng kích thước nhỏ nhất để xác định mọi giá trị cần đưa vào trường.
-Bước 7: Lưu cấu trúc bảng.

3b. Hiệu chỉnh cấu trúc bảng:

- Mở bảng ở chế độ thiết kế (Design View) bằng cách: Chọn bảng muốn thay đổi, click phải,
chọn Design View
- Thanh Ribbon chuyển sang Tab Design gồm các công cụ cho phép hiệu chình cấu trúc bảng:
thay đổi thứ tự các trường, thêm trường, xóa trường, thay đổi khóa chính
- Nếu Table đã có liên kết thì việc chỉnh sửa phải Hợp lý
- Khi sửa xong nhớ Save lại

3c. Nhập dữ liệu vào

bảng:

- Bảng được mở ở chế độ nhập liệu Data Sheet view

- Khi nhập dữ liệu phải nhập theo từng Record ( theo dòng)
4.PHỤ LỤC: các thuộc tính của kiểu dữ liệu: (dùng tham khảo để tra khi cần)

a. Fileds Size:

- Kiểu DL Short Text : Dài tối đa 255

- Kiểu DL là AutoNumber : Long Interger hay ReplicationID

- Kiểu DL là Number :

Xác lập Vùng lưu trữ K.Thước

Byte 0 Þ 255 1 Byte
Interger -32,768 Þ 32,768 2
Long -2,147,483,648 Þ 2,147,483,648 4
Interger
Single -3.402823.1038 Þ 3.402823.1038 4
Double -1.79769313486231.10308 Þ 8
1.79769313486231.10308

b. Decimal Places

- Quy định số chữ số thập phân ( Chỉ sử dụng trong kiểu Single và Double)
- Đối với kiểu Currency mặc định decimal places là 2

g. Default value

Quy định giá trị mặc định cho trường trừ Auto number và OEL Object. Access sẽ tự động
gán giá trị này vào khi thêm mẫu tin mới.

h.Validation rule và Validation Text

Quy định quy tắc hợp lệ dữ liệu (Validation rule) để giới hạn giá trị nhập vào cho một
trường. Khi giới hạn này bị vi phạm sẽ có câu thông báo ở Validation text.

Các phép toán có thểt dùng trong Validation rule

Các phép toán Phép toán Tác dụng

Phép so sánh >, <, >=, <=, =, <>
Phép toán logic Or, and , not Hoặc, và, phủ định
Phép toán về chuỗi Like Giống như
 Chú ý: Nếu hằng trong biểu thức là kiểu ngày thì nên đặt giữa 2 dấu #.

Ví dụ

Validation rule Tác dụng

<>0 Khác số không
Like “*HUE*” Trong chuỗi phải chứa HUE
<#25/07/76# Trước ngày 25/07/76
>=#10/10/77# and <=#12/11/77# Trong khoảng từ 10/10/77 đến 12/12/77

i. Required

Có thể quy định thuộc tính này để bặt buộc hay không bắt buộc nhập dữ liệu cho trường.

Required Tác dụng

Yes Bắt buộc nhập dữ liệu
No Không bắt buộc nhập dữ liệu
 BÀI 5 THIẾT LẬP QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG

1. Ví dụ mở đầu:

- Giả sử cần quản lý việc nhận đơn đặt hàng từ khách hàng của 1 cửa hàng gồm các thông
tin:Makh, ten KH, dia chi, sđt, MaSản phẩm, Ten sp, soluong, don gia, Sohđ, Ngay lap HĐ,
Ngay Giao hang.

?Hãy nhận xét cách tạo lập cơ sở dữ liệu nếu:

+ Nếu lưu chung trên 1 bảng duy nhất?

+ Nếu tách ra từng bảng?

2. Giới thiệu:

 Khi xây dựng CSDL, liên kết được tạo giữa các bảng cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều
bảng, đảm bảo tính thống nhất, tính toàn vẹn của CSDL.
 Dữ liệu chứa trong các Table riêng biệt của một CSDL phải liên thông được với nhau.
Cơ chế đáp ứng yêu cầu trên là các Liên kết.
 Để tạo liên kết giữa 2 Table thì 2 Table đó phải:
+ Có 1 Field so khớp được với nhau.

+ Trường quan hệ của bảng chính (bảng 1) là khoá chính.

+ Các trường quan hệ có cùng kiểu dữ liệu.

+ Cả hai bảng thuộc cùng cơ sở dữ liệu.

3. Các loại quan hệ cơ bản trong cơ sở dữ liệu ACCESS

a. Quan hệ một -một (1-1)

Trong quan hệ một - một, một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của
bảng kia và ngược lại.

Mối quan hệ một đối một được tạo ra khi cả hai trường kết nối là khóa chính
 Ví dụ:

b. Quan hệ một nhiều ( 1- )

Mỗi record của bảng 1 sẽ liên kết với một hoặc nhiều record của bảng n, ngược lại một record
của bảng n chỉ liên kết với duy nhất một record trong bảng 1.

Ví dụ:
* Phân biệt liên kết:

Liên kết 1-1: Primary Key với Primary key

Liên kết 1-N: Primary Key với Foreign key

4. Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (Relationships)

- Chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon, click nút Relationships

- Hộp thoại Show Table xuất hiện

- Chọn các Table cần thiết lập quan hệ click Add

-Bước 1: Trong cửa sổ Show Table chọn các bảng cần thiết lập quan hệ, sau đó chọn Add và
Close.
- Bước 2: Bấm chỉ vào trường khóa bên 1, sau đó draf chuột kéo field quan hệ từ bảng 1 sang
bảng n.

- Bước 3: Bật chức năng Enforce Referential Integrity ( Nếu muốn quan hệ này bị ràng buộc
tham chiếu toàn vẹn), chọn mối quan hệ (one-many) hoặc (one-one).

 Chú ý

+ Quan hệ có tính tham chiếu toàn vẹn sẽ đảm bảo các vấn đề sau:

- Khi nhập dữ liệu cho trường tham gia quan hệ ở bên nhiều thì phải tồn tại bên một.

- Không thể xoá một bản ghi của bảng bên một nếu trong quan hệ đã tồn tại những
bản ghi bên nhiều có quan hệ với bản ghi bên một đó.

- Trường hợp vi phạm các quy tắc trên thì sẽ nhận được thông báo lỗi.

+ Thể hiện ở:

Khi hiệu đính : hiệu đính bên 1, bên N đổi theo Cascade update related field

Khi xóa mẫu tin : xóa bên 1, bên N xóa theo Cascade delete related record

- Bước 4: Chọn nút Create.

Lưu ý:
Khi thiết lập liên kết xong thì khi nhập dữ liệu cho các bảng phải theo trình tự: nhập bảng
1 trước, bảng n sau
5. Điều chỉnh các mối quan hệ

Xóa liên kết

 Bấm vào liên kết

 Bấm nút phải mouse để hiện menu tắt
 Chọn lệnh Delete

Hiệu đính, sửa chữa liên kết

 Bấm vào liên kết

 Bấm nút phải mouse để hiện menu tắt
 Chọn lệnh Edit Relationship

6. Các bước khi tạo lập cơ sở dữ liệu:

- Bước 1: Khởi động trình thiết kế Design view

- Bước 2: gõ tên trường vào cột Field Name

- Bước 3: chọn kiểu dữ liệu trong cột Data Type

- Bước 4: mô tả nội dung trường trong cột Description (không nhất thiết phải có)

- Bước 5: Lựa chọn tính chất trường trong phần Properties

- Bước 6: Chỉ định khóa

- Bước 7: Lưu cấu trúc bảng.

- Bước 8: Nhập dữ liệu cho CSDL

 BÀI 6 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG

1. Sắp xếp dữ liệu:

a) Sắp xếp theo một field

- Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

- Click nút sort Ascending (sắp xếp tăng dần)/ Sort Descending (sắp
xếp giảm dần) trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon.

b) Sắp xếp theo nhiều fields

Để sắp xếp theo nhiều field, trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh
Ribbon click nút lệnh Advanced filter options.

- Chọn lệnh  Advanced Filter/Sort

- Xuất hiện cửa sổ Filter Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứ tự
ưu tiên từ trái sang phải.

- Ở mục Sort chọn kiểu sắp xếp.

- Để thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply

Filter/Sort

- Ví dụ: Sắp xếp dữ liệu trong bảng HoaDon

theo chiều tăng dần của MaKH, nếu trùng
MaKH thì sắp xếp theo MaNV tăng dần, nếu trùng
MaNV thì sắp xếp theo NgayLapHD giảm
dần.

2. Lọc dữ liệu:
 - Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần Lọc

- Click vào biểu tượng Filter trên thanh công cụ Ribbon ở tab Home \ sort & Fielter

- Chọn tiêu chí lọc bằng cách tick vào các giá trị hiển thị.

- Để đa dạng hơn về tiêu chí lọc thì chọn phần text Filter đối với kiểu dữ liệu text (ứng với
mỗi kiểu dữ liệu tên gọi sẽ khác nhau)

* Cách 2: Lọc Filter by selection: chọn ra những Record dựa trên một giá trị hiện hành.

+ Cách thực hiện:

- Đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc, chọn giá trị làm điều
kiện lọcClick nút lệnh Selection trong nhóm lệnh
Sort & Filter trên Ribbon, chọn một trong các lệnh
Menu

- Ngoài ra , cũng có thể lọc bằng cách click nút công

cụ Selection Button bên phải tên fieldĐánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc click
OK