Tổ 4 – Lớp 12A6 – Chuyên Đề 1

1. Phần mềm Microsoft Accesss

• Phần mềm Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ

phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá
nhân và máy tính trong mạng cục bộ.

2. Khả năng của Access

a) Access có những khả năng nào?

• Cung cấp công cụ tạo lập, lưu trữ, cập nhật và khai thác dữ liệu:

   + Tạo lập các CSDL và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ, một CSDL
bao gồm các bảng dữ liệu và mối liên kết giữa các bảng đó.

   + Tạo biểu mẩu để cập nhật dữ liệu, báo cáo thống kê hay những mẩu
hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí.

b) Ví dụ

• Bài toán quản lí học sinh của một lớp học.

• Để quản lí thông tin học sinh, giáo viên chủ nhiệm tạo một bảng gồm
các thông tin như sau:

• Với bài toán trên, có thể dùng Access xây dựng CSDL giúp giáo viên
quản lí học sinh lớp, cập nhật thông tin, tính điểm trung bình môn, …

3. Các đối tượng chính của Access

1
a) Các loại đối tượng chính của Access

• Bảng (Table): Dùng để lưu dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một
chủ thể xác định gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một
cá thể xác định của chủ thể.

• Mẫu hỏi (Query): Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác
định từ một hoặc nhiều bảng

• Biểu mẫu (Form): Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc
hiển thị thông tin

• Báo cáo (Report): Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các
dữ liệu được chọn và in ra

b) Ví dụ

Cơ sở dữ liệu ″Quản lí học sinh″ có thể gồm:

• Bảng:

   + HOC_SINH: lưu thông tin về học sinh (họ tên, ngày tháng, giới
tính, …)

• Một số biểu mẫu:

   + Nhap HS: dùng để cập nhật thông tin về học sinh

   + Nhap Diem: dùng để cập nhật điểm trung bình môn của học sinh

   + Một số mẫu hỏi: để xem thông tin của một học sinh hay cả lớp theo
điều kiện nào đó.

• Một số báo cáo: xem và in ra bảng điểm môn Tin học, danh sách đoàn
viên, thống kê điểm số, …
2
Lưu ý: mỗi đối tượng được Access quản lí dưới một tên, tên của đối
tượng được tạo bởi các chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách

Ví dụ HOC_SINH, Nhap HS, …

4. Một số thao tác cơ bản

a) Khởi động Access

• Có 2 cách thực hiện khởi động Access:

   + Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office Access

   + Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng ACCESS trên màn hình.

• Khi đó màn hình làm việc của Access có dạng:

b) Tạo CSDL mới

• 1. Nháy chuột vào Blank desktop database

3
• 2. Đặt tên cho file, chọn vị trí lưu và nhấp chuột chọn Create để khởi
tạo

• 3. Khi đó cửa sổ cơ sở dữ liệu xuất hiện như hình. Cửa sổ CSDL có ba

phần chính là thanh công cụ, bảng chọn đối tượng và trang chứa các đối
tượng hiện thời

• Lưu ý: tệp CSDL vừa tạo chưa có đối tượng nào (CSDL trống), nếu có
CSDL thì sẽ xuất hiện trên bảng
4
c) Mở cơ sở dữ liệu đã có

• Ta thực hiện một trong hai cách sau:

   + Cách 1: Nháy chuột lên tên CSDL (nếu có) trong khung New File

   + Cách 2: Chọn lệnh File → Open…. rồi tìm và nháy đúp vào tên
CSDL cần mở

• Khi đó, xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu của CSDL vừa mở

• Lưu ý: Access chỉ làm việc với một CSDL tại một thời điểm

Người ta thường gọi tệp CSDL thay cho CSDL.

d) Kết thúc phiên làm việc với Access

• Ta có thể thực hiện như sau:

   + Cách 1: chọn File → Exit

   + Cách 2: nháy nút góc trên cùng bên phải ứng dụng.

5. Làm việc với các đối tượng

5
a) Chế độ làm việc với các đối tượng

• Chế độ thiết kế (Design View): tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng,
mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.

Chọn Create → Table Design

• Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): hiển thị dữ liệu dạng bảng,
cho phép xem, xoá hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.

Chọn Create → Table

b) Tạo đối tượng mới

• Trong Access, mỗi đối tượng có thể được tạo bằng nhiều cách khác
nhau:

   + Dùng các mẫu dựng sẵn

   + Người dùng tự thiết kế

   + Kết hợp hai cách trên

6
• Thuật sĩ (wizard): là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo các
đối tượng CSDL từ các mẫu dựng sẵn

• Lưu ý: thường dùng cách thứ ba: dùng các mẫu dựng sẵn, sau đó
chỉnh sửa lại theo thiết kế của cá nhân.

c) Mở đối tượng

• Trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng, nháy đúp lên tên một đối
tượng để mở nó.

II. Tạo lập bảng

Để tạo mới Table, Form, Query, Report ... chọn menu Create

Tùy theo đối tượng cần tạo mà chọn mục tương ứng, như chọn Table để tạo bảng
mới

thiết lập mối liên kết giữa các bảng

Bước 1. Xác định trường để thiết lập liên kết

KHACH_HANG: Ma_khach_hang, Ho_ten, Dia_chi

MAT_HANG: So_don, Ma_khach_hang, Ma_hang, So_luong, Ngay_giao
HOA_DON: Ma_hang, Ten_hang, Don_gia

7
Bước 2.  Mở CSDL. Nháy nút  hoặc chọn DatabaseTools → Relationships để
mở cửa sổ Relationships

Bước 3. Nháy nút hoặc nháy nút phải chuột vào vùng trống của
sổ Relationships chọn ShowTable... trong bảng chọn tắt. Khi đó xuất hiện hộp
thoại Show Table 

Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng (HOA_DON, KHACH_HANG,

MAT_HANG) bằng cách chọn tên bảng rồi nháy Add.
Cuối cùng nháy Close để đóng cửa sổ Show Table.

8
Bước 4. Thiết lập mối liên kết giữa các bảng

Các bảng vừa chọn xuất hiện trên cửa sổ Relationships 

Kéo trường liên kết ở bảng khách hàng và thả vào trường tương ứng ở bảng hoá
đơn.

Tương tự thiết lập liên kết bảng hóa đơn và bảng mặt hàng.

9
Bước 5. Nháy nút để đóng cửa sổ Relationships. Nháy Yes để lưu lại liên kết.

Cập nhật và kết xuất thông tin

Trong Access nó có các công cụ nhằm nhanh chóng tạo ra các câu truy vấn SQL,
sinh câu truy vấn SQL một cách trực quan và nhanh chóng. Với Access câu truy
vấn SQL có thể phân thành các loại: Select query, Total Query, Crosstab
query, Action query

Select query: truy vấn thông tin từ các bảng, tạo ra một tập các dòng kết quả
(record) gọi là recordset, thường tập kết quả này dùng cho các Form, các báo cáo
Report

Total query: loại truy vấn có chức năng tổng hợp dữ liệu dựa vào một số hàm
thống kê cho một nhóm dữ liệu như đếm tổng record, tính giá trị trung bình, tính
tổng ... Ví dụ, liệt kê các lớp học, mỗi lớp học tính tổng số học sinh.

Crosstab query: là loại truy vấn để thống kê, kết quả là bảng hai chiều có các cột
theo giá trị truy vấn

10
Action query: là nhưng câu truy vấn có chức năng thay đổi các bảng dữ liệu
như Make-Table (tạo bảng dữ liệu), Update (cập nhật bản ghi), Delete (xóa bản
ghi), Append (thêm bản ghi)

III. Các loại đối tượng chính :

 Bảng (table): Dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một
chủ thể xác định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin
về một cá thể xác định của chủ thể đó.

2. Mẫu hỏi (query):

11
  Dùng để sắp xếp, tìm kiếm và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc
nhiều bảng.

3. Biểu mẫu (form) :

 Giúp tạo giao diện thuận tiện cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin.

12
4. Báo cáo (report):
 Được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn
và in ra.

IV. Chế độ thiết kế được dùng để tạo mới hay thay đổi cấu trúc của bảng,
mẫu hỏi;

thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo, Access cho phép người
dùng tạo các báo cáo tùy chỉnh một cách nhanh chóng và dễ dàng.
*Microsoft Access (gọi tắt là Access)

-Chọn View→Design View hoặc nháy nút .

13
 Bảng ở chế độ thiết kế

* Thao tác có thể được thực hiện trong chế độ thiết kế bảng :

1. Tạo cấu trúc bảng: Tạo một trường, chỉ định khóa chính, lưu cấu trúc bảng.

2. Thay đổi cấu trúc bảng: Thay đổi thứ tự các trường, thêm trường, xóa trường,
thay đổi khóa chính.

3. Xóa và đổi tên bảng: Xóa bảng, đổi tên bảng

*Biểu mẫu:

14
Chế độ thiết kế là chế độ giúp: xem, sửa, thiết kế biểu mẫu mới

- Để làm việc với chế độ thiết kế, thực hiện:

+ Cách 1: Chọn tên biểu mẫu rồi nháy nút

+ Cách 2: Nháy nút nếu đang ở chế độ biểu mẫu

15
 Biểu mẫu trong chế độ thiết kế

- Một số thao tác có thể thực hiện trong chế độ thiết kế:

+ Thêm/bớt, thay đổi vị trí, kích thước các trường dữ liệu;

+ Định dạng phông chữ cho các trường dữ liệu và các tiêu đề;

+ Tạo những nút lệnh (đóng biểu mẫu, chuyển đến bản ghi đầu, bản ghi cuối,…) để
người dung thao tác với dữ liệu thuận tiện hơn.

* Chế độ làm việc với dữ liệu: hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xoá
hoặc thay đổi các dữ liệu đã có.

16
 Bảng ở chế độ trang dữ liệu (Datasheet view)

Chế độ thiết kế (Design View): tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi,
thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.

Bảng ở chế độ thiết kế (Design View)

17
V. khái niệm

1.Các khái niệm chính

• Dữ liệu trong Access được lưu trữ dưới dạng các bảng, gồm có các cột và hàng.

• Bảng chứa dữ liệu toàn bộ CSDL cần khai thác.

Trường (field): Mỗi trường là một cột của bảng thể hiện một thuộc tính của chủ
thể cần quản lí

Ví dụ: trong bảng trên có các trường: HoDem, Ten, GT, …

• Bản ghi (record): Mỗi bản ghi là một hàng bao gồm dự liệu về các thuộc tính của
chủ thể được quản lí.

Ví dụ: trong bảng trên, bản ghi thứ 3 có bộ dữ liệu là:

• {3, Nguyễn Hân, Nữ, 21/01/1991, là đoàn viên, Thái Bình, 2}

• Kiểu dữ liệu (Data Type): Là kiểu dữ liệu lưu trong một trường. Mỗi trường có
một kiểu dữ liệu

• Dưới đây là một số kiểu dữ liệu thường dùng trong Access:

18
Kiểu dữ liệu Mô tả Kích thước lưu
trữ

Text Dữ liệu kiểu văn bản gồn các kí tự 0 - 255 kí tự

Number Dữ liệu kiểu số 1,2,3,4 hoặc 8

byte

Date/Time Dữ liệu kiểu ngày giờ 8 byte

Currency Dữ liệu kiểu tiền tệ 8 byte

Autonumber Dữ liệu kiểu số đếm, tăng tự động cho bản ghi mới và 4 hoặc 16 byte
thường có bước tăng là 1

19
Yes/no Dữ liệu kiểu boolean (lôgic) 1 bit

Memo Dữ liệu kiểu văn bản 0 - 65536 kí tự

2. Tạo và sửa cấu trúc bản

a) Tạo cấu trúc bảng

• 1. Nháy Create → Table Design

• 2. Sau khi thực hiện lệnh trên ta được giao diện như sau:

• Cấu trúc của bảng thể hiện bởi các trường, mỗi trường có tên trường (Field
Name), kiểu dữ liệu (Data Type), mô tả trường (Descropition) và các tính chất của
trường (Field Properties)

20
• Để tạo một trường, ta thực hiện:

   + 1. Gõ tên trường

   + 2. Chọn kiểu dữ liệu

   + 3. Mô tả nội dung

   + 4. Lựa chọn tính chất.

Các tính chất của trường:

• Field size: Cho phép đặt kích thước tối đa cho dữ liệu của trường với các kiểu
text, number, autonumber;

• Format: Quy định cách hiển thị và in dữ liệu;

• Caption: thay tên trường bằng phụ đề dễ hiểu.

• Default value: Xác định giá trị ngầm định đưa vào khi tạo bản ghi mới;

• Để thay đổi tính chất của một trường:

   + 1. Nháy chuột vào dòng định nghĩa trường. Các tính chất của trường tương
ứng sẽ xuất hiện trong phần Field Properties.

   + 2. Thực hiện các thay đổi cần thiết

Chỉ định khóa chính (Primary key)

• Khóa chính: giá trị của trường xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng.

• Các thao tác thực hiện:

   + 1. Chọn trường làm khóa chính;

   + 2. Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit -> Primary key.

21
• Access hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết
trường đó được chỉ định làm khoá chính.

• Lưu ý:

   + Khoá chính có thể là một hay nhiều trường.

   + Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính
có tên ID với kiểu AutoNumber

Lưu cấu trúc của bảng

• 1. Chọn File chọn Save hoặc nháy chọn nút lệnh

• 2. Gõ tên bảng vào ô Table Name trong hộp thoại Save As

• 3. Nháy nút OK hoặc ấn phím Enter

b) Thay đổi cấu trúc của bảng

Thay đổi thứ tự các trường:

• 1. Chọn trường muốn thay đổi vị trí, nháy chuột và giữ. Access hiển thị một
đường nhỏ nằm ngang trên trường đã chọn

• 2. Di chuyển chuột, đường nằm ngang sẽ cho biết vị trí mới của trường

• 3. Thả chuột

Thêm trường

• 1. Chọn Insert → Rows

• 2. Gõ tên trường, chọn kiểu dữ liệu, mô tả và xác định.

Xoá trường

• 1. Chọn trường muốn xoá

22
• 2. Chọn Edit → Delete Rows

Thay đổi khoá chính

• 1. Chọn trường muốn hủy khóa chính

• 2. Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit → Primary Key

c) Xoá và đổi tên bảng

Xóa bảng

• 1. Chọn tên bảng

• 2. Chọn Edit → Delete

Đổi tên bảng

• 1. Chọn bảng

• 2. Chọn lệnh Edit → Rename

• 3. Gõ tên mới và nhấn Enter

VI. Cột (thuộc tính)

Một bảng có các bản ghi (dòng) và trường (cột). Các trường có các kiểu
dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như văn bản, số, ngày và siêu kết nối.

1. bản ghi: chứa dữ liệu cụ thể như thông tin về một nhân viên hoặc một
sản phẩm cụ thể.

23
 2. trường: chứa dữ liệu về một khía cạnh của đối tượng của bảng như
tên hoặc địa chỉ email.
3. giá trị trường: mỗi bản ghi có một giá trị trường.
Các thuộc tính của bảng và trường
Bảng và trường cũng có các thuộc tính mà bạn có thể đặt để kiểm soát
các đặc tính hoặc hành vi của chúng.

1. Thuộc tính bảng

2. Thuộc tính trường
Trong cơ sở dữ liệu của Access, thuộc tính bảng là những thuộc tính
bảng ảnh hưởng tới giao diện hoặc hành vi tổng thể của bảng. Thuộc
tính bảng được đặt trong bảng thuộc tính của bảng ở cửa sổ Thiết kế.
Ví dụ: bạn có thể đặt thuộc tính Chế độ xem Mặc định của bảng để chỉ
định cách bảng hiển thị theo mặc định.
Một thuộc tính trường sẽ gặp sẽ dụng cho một trường cụ thể trong bảng
và xác định một trong các đặc tính trường hoặc khía cạnh hành vi
trường. Bạn có thể đặt một số thuộc tính trường ở Dạng xem biểu dữ
liệu. Bạn cũng có thể đặt thuộc tính trường bất kỳ ở cửa sổ Thiết kế bằng
cách sử dụng ngăn Thuộc tính Trường.
24
VII. Record
Là 1 thể hiện của các field trong bảng, trong 1 bảng có thể có 0 record hoặc nhiều
record, trong 1 bảng thì dữ liệu trong các record không được trùng lắp

Cách phân loại các bản ghi

Khi phân loại bản ghi nghĩa là bạn đang sắp xếp theo thứ tự logic, và các dữ liệu
giống nhau sẽ được gộp theo nhóm. Kết quả là các dữ liệu được phân loại sẽ dễ
đọc hiểu hơn là chưa được phân loại.

Để phân loại bản ghi, ta làm như sau:

Bước 1: Chọn một mục dữ liệu mà bạn muốn phân loại. Trong ví dụ này, ta sẽ
phân loại theo phần họ của tên khách hàng:

25
Bước 2: Click vào nút Home trên thanh Ribbon, chọn phần Sort&Filter

Bước 3: Phân loại dữ liệu theo yêu cầu bằng cách click vào lệnh Ascending (từ
thấp lên cao) hoặc Descending (từ cao xuống thấp)

Bước 4:Kết quả sẽ như hình ở dưới

Bước 5: Để lưu lại, click vào nút Save trong thanh công cụ truy cập nhanh

Sau khi phân loại xong, dữ liệu của bạn sẽ luôn được định dạng như vậy cho đến
khi bạn áp dụng cách phân loại mới, hoặc xóa bỏ hoàn toàn cách phân loại cũ. Để
xóa, click vào lệnh Remove Sort.

26
Cách lọc bản ghi
Bước 1: Click vào mũi tên xổ xuống trong phần tên đề mục của cột dữ liệu mà bạn
cần lọc. Chẳng hạn ta sẽ chọn mục City bởi vì ta cần tìm danh sách các khách hàng
hiện đang sinh sống tại một thành phố cụ  thể:

Bước 2: Một cửa sổ menu sẽ xổ xuống kèm theo một danh sách dạng checklist. Chỉ
những mục nào được tích mới xuất hiện trong kết quả lọc mà thôi. Click chọn
Select All để lựa chọn toàn bộ hoặc xóa toàn bộ các mục. Chẳng hạn dưới đây ta sẽ
xóa toàn bộ các mục, ngoại trừ Cary

27
Bước 3: Click OK. Khi đó bộ lọc sẽ được áp dụng. Bảng dữ liệu dưới đây chỉ trình
bày danh sách các khách hàng hiện đang sinh sống tại thành phố Cary mà thôi

Bật tắt filter thông qua chức năng Toggle filter. Để bỏ bộ lọc bản ghi, bấm vào nút
Toggle Filter. Để khôi phục lại bộ lọc, click vào nút đó một lần nữa.

28
VII. Chỉ định khóa chính (Primary key)

- Khóa chính: giá trị của trường xác định duy nhất mỗi hàng trong bảng.

- Các thao tác thực hiện:

   + Bước 1. Chọn trường làm khóa chính;

   + Bước 2. Nháy nút hoặc chọn lệnh Edit -> Primary Key.

- Access hiển thị ký hiệu chiếc chìa khoá ở bên trái trường được chọn để cho biết
trường đó được chỉ định làm khoá chính.

- Chú ý:

   + Khoá chính có thể là một hay nhiều trường.

   + Nếu không chỉ định khóa chính, Access sẽ tự động tạo một trường khoá chính có
tên ID với kiểu AutoNumber.

29