GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP

2022
SPEEDX WORKFLOW
Jan 2022
 VẤN ĐỀ CỦA DOANH NGHIỆP

GIỚI THIỆU GIẢI PHÁP SPEEDX WORKFLOW

NỘI DUNG
CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT

CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG

 VẤN ĐỀ CỦA DOANH NGHIỆP

Nhiều quy trình, biểu mẫu công Doanh nghiệp mất thời gian Thời gian xử lý công việc lâu,
việc phức tạp, phối hợp chồng đào tạo và hướng dẫn nghiệp không theo dõi được tiến độ.
chéo giữa các phòng ban. vụ cho nhân sự mới.

Trách nhiệm, vai trò của mỗi Không có dữ liệu để phân tích
cá nhân trong quy trình không hiệu quả thực hiện công việc,
được phân định rõ ràng. từ đó khó cải tiến.
SPEEDX WORKFLOW
Giải pháp quản lý và tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp
 ĐẶC ĐIỂM CỦA SPEEDX WORKFLOW

LINH HOẠT HOÀN CHỈNH BẢO MẬT

- Dễ dàng thay đổi biểu mẫu, quy trình mà
không cần có kỹ năng lập trình.
- Dễdàng tích hợp với hệ thống khác
bằng nhiều giao thức.
- Cung cấp dịch vụ hoàn chỉnh từ tư vấn, - Sử dụng cơ chế bảo mật token do bên
triển khai, phát triển, vận hành đến bảo thứ 3 (Google, Microsoft, Atlassian) cung
hành bảo trì. cấp, nên hệ thống có tính bảo mật cao.
- Dịch vụ sẵn có đa dạng cho phép khách
hàng dễ dàng lựa chọn, chỉnh sửa phù
hợp với nhu cầu.
 TÍNH NĂNG CỦA SPEEDX WORKFLOW

Quản lý và tự động hoá Thiết lập và chuẩn hoá Kiểm soát tiến độ đo
toàn bộ quy trình của quy trình làm việc lường hiệu quả
doanh nghiệp

Bảo mật thông tin Hỗ trợ liên kết với hệ

thống sẵn có
 01
QUẢN LÝ VÀ TỰ ĐỘNG
HÓA TOÀN BỘ QUY TRÌNH
TỔ CHỨC, HỆ THỐNG HÓA TOÀN BỘ QUY TRÌNH TRONG DOANH NGHIỆP

Quy trình Hành Chính, Nhân sự, Đào tạo

Quy trình Sản xuất, Xây dựng

Quy trình IT

Quy trình Mua sắm

Hoặc bất cứ quy trình nào theo đặc thù

sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
SỐ HÓA BIỂU MẪU, QUY TRÌNH TRÊN MỘT NỀN TẢNG DUY NHẤT
 SỐ HÓA BIỂU MẪU, QUY TRÌNH TRÊN MỘT NỀN TẢNG DUY NHẤT

ĐƠN VỊ THỰC HIỆN QUY TRÌNH ĐI CÔNG TÁC

Người tạo đơn Tạo phiếu: Đi công tác

Từ chối
Admin hệ thống Review ticket

Đồng ý
Từ chối
Trưởng bộ phận Review ticket

Từ chối
Trưởng phòng kế toán Review ticket Kết thúc

Đồng ý
Từ chối
Ban giám đốc Review ticket

Admin thực hiện Book vé máy bay / khách sạn / taxi theo yêu cầu ticket
 HỖ TRỢ CẬP NHẬT VÀ THÔNG BÁO REALTIME KHI CÓ MỘT CÔNG VIỆC
ĐANG CHỜ THỰC HIỆN HOẶC ĐÃ ĐƯỢC HOÀN THÀNH

Notification trên Notification qua email Notification trên mobile app

web application Phê duyệt/Từ chối qua mail Phê duyệt/Từ chối trên mobile
 02
THIẾT LẬP VÀ CHUẨN HÓA
QUY TRÌNH LÀM VIỆC
CẤU HÌNH BIỂU MẪU THEO NHU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP

Thao tác thả kéo

Dễ dàng cấu hình biểu mẫu bằng Chỉnh sửa các đặc tính cho mỗi trường
cách kéo thả các trường thông tin trong biểu mẫu: tên, định dạng, validate,...
CẤU HÌNH BIỂU MẪU THEO NHU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP

Thêm được nhiều vùng thông tin hoặc bảng dữ liệu cho biểu mẫu
 CẤU HÌNH QUY TRÌNH

Cấu hình từng bước của quy trình Cấu hình các đặc tính của mỗi bước: Tên Quy trình sau khi được cấu hình
bước, người thực hiện, điều kiện xảy ra
bước, thời gian thực hiện tiêu chuẩn,...
PHÂN LOẠI QUY TRÌNH VỪA TẠO

Cấu hình từng bước của quy trình

Thêm quy trình vừa tạo vào nhóm

quy trình được định nghĩa sẵn
 MÀN HÌNH SAU KHI TẠO YÊU CẦU

Màn hình trực quan yêu cầu công việc và quy trình thực hiện
 MÀN HÌNH SAU KHI TẠO YÊU CẦU

Cho phép admin cấu hình SLA theo 2 loại thao tác Phê Duyệt, Thực hiện

Tại mỗi bước, hệ thống dựa vào thời gian SLA đã được thiết lập để thông báo thời gian còn lại cho người phụ trách
 03
KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ
VÀ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ
MÀN HÌNH QUẢN TRỊ CUNG CẤP NHIỀU THÔNG TIN HỖ TRỢ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC, CÔNG VIỆC

Quản trị thời gian thực

Kiểm soát tình trạng công việc

Điều phối nguồn lực phù hợp

Nắm bắt tình hình nhân lực

BÁO CÁO TỔNG QUAN THEO CÔNG VIỆC VÀ CÁ NHÂN Ở GÓC ĐỘ QUẢN LÝ
 04
BẢO MẬT THÔNG TIN
 CƠ CHẾ BẢO MẬT

Hệ thống đảm bảo security thông qua cơ chế token bằng việc hỗ trợ liên kết với authenticated server của các
hãng thứ 3 (Microsoft, atlassian, Google, Facebook)

Authenticated
USERS SpeedX Workflow Server

Login Authentication Request token

Authentication Issue token

ADFS (Microsoft)
Crowd (atlassian)
Authentication Google
Role
Users
Right Services
CÂU CHUYỆN KHÁCH HÀNG
 HỆ THỐNG DỊCH VỤ NỘI BỘ CHO SÀN TMĐT LỚN Ở VIỆT NAM

Giới thiệu công ty Nhu cầu

Hàng ngày phải xử lý rất nhiều yêu cầu đến từ hơn 1,000 nhân viên chẳng hạn như: logistic, booking,
onboard, IT thông qua điện thoại, email.
Xử lý yêu cầu riêng lẻ kiểu tay chân dẫn đến mất thời gian, có khi không đáp ứng được đầy đủ nhu
cầu của nhân viên.
Cty trong lĩnh vự thương mại điện tử
Mỗi nhu cầu lại có một quy trình xử lý riêng, thường xuyên thay đổi cho phù hợp với hoạt động của
Cty.

3 Chi nhánh ở Hà Nội & Hồ Chí Minh

Lợi ích
Quy trình xử lý rõ ràng, minh bạch, thay đổi linh hoạt

10M Khách hàng / Tháng

Dịch vụ luôn sẵn Giảm được 30% Rút ngắn thời gian
1000 Nhân viên sàng cho nhân viên effort xử lý yêu cầu xử lý xuống 3 lần
 HỆ THỐNG QUY TRÌNH NỘI BỘ CHO TẬP ĐOÀN BẢO HIỂM

Giới thiệu công ty Nhu cầu

Tập đoàn nước ngoài mở Cty ở Việt Nam
trong lĩnh vực bảo hiểm
Tích hợp speedX vào các hệ thống đang có của khách hàng để làm thành một hệ thống tổng quát hoàn
chỉnh dùng để xử lý các yêu cầu nội bộ liên quan đến các hợp đồng bảo hiểm, nhân sự, IT… nhanh
chóng, bảo mật và chuyên nghiệp.
Số lượng service : 28 services

Lợi ích
Giúp tăng xử lý lên 600-800 yêu cầu/ ngày.
Giảm được giấy tờ phát sinh trong quá trình xử lý yêu cầu
190 Văn Phòng / 50 Tỉnh Thành
Thu thập
thông tin

1.4M Khách Hàng Tiếp nhận Thẩm định Thông báo

Chi trả
hồ sơ yêu cầu quyết định

Khách hàng bổ
1200 Nhân viên sung chứng từ
 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CHO CÔNG TY NƯỚC GIẢI KHÁT

Giới thiệu công ty Nhu cầu

Cần xây dựng 1 platform cho phép tích hợp các hệ thống vệ tinh đã được
xây dựng của Cty. Mỗi hệ thống đại điện cho 1 quy trình nghiệp vụ
Thông qua platform, dữ liệu được xử lý xuyên suốt, có thể xem, phân tích trên một hệ thống trung tâm
Cty nước giải khát 100% vốn nước ngoài

Lợi ích
Hệ thống được xây dựng trên nền tảng speedX, giảm được thời gian phát triển : 30%
Hệ thống đảm bảo tính linh động, tích hợp được các hệ thống khác, cho phép người dùng khai thác
1 Trụ Sở được dữ liệu tổng, giúp tăng hiệu suất công việc.

1.Khai báo công việc 2. Phân tích rủi ro 3. Chọn người thực hiện 4. Tạo GPLV
5. Xác nhận
NG GPLV

5 Nhà Máy
GPLV
GPLV ENTRY GATE

Notify

9. Đóng GPLV 8. Kiểm tra đóng GPLV 7. Kiểm tra GPLV 12. In GPLV 6. Phê duyệt GPLV

1000+ Nhân viên

10. Yêu cầu gia hạn GPLV 11. Phê duyệt gia hạn
 HỆ THỐNG QUẢN LÝ YÊU CẦU CỦA CÔNG TY LĨNH VỰC TÀI CHÍNH
Cần xây dựng 1 platform cho phép tích hợp các
hệ thống vệ tinh đã được xây dựng của Cty. Mỗi
hệ thống đại điện cho 1 quy trình nghiệp vụ
5 Trụ sở chính ở HN & HCM
+2000 Điểm trả góp trên toàn quốc
4000+ Nhân Sự
10.000 Giao dịch nội bộ trong tháng
Thực trạng
Nhân viên mất nhiều thời gian để được giải quyết yêu cầu
Quy trình xử lý yêu cầu của các nghiệp vụ như Hành Chính/IT/ Nhân Sự chưa rõ ràng đồng
thời đối tượng vận hành quy trình chồng chéo
Quá trình phê duyệt đang thực hiện trên văn bản - giấy
Các bộ phận xử lý yêu cầu phải thao tác trên nhiều hệ thống, công cụ khác nhau
Mất nhiều thời gian và sai sót trong quá trình tổng hợp báo cáo
Không theo dõi được SLA thực hiện công việc ở bộ phận khác nhau
Khó khăn trong quá trình lưu trữ và tìm kiếm văn bản
Lợi ích
Giải quyết được yêu cầu của nhận viên trên duy nhất 1 hệ thống
Xây dựng được quy trình lược bỏ những bước thực hiện không cần thiết
Quy trình - Thời gian xử lý - Trạng thái công việc minh bạch, chi tiết
Quá trình phê duyệt thực hiện trên văn bản điện tử
Tiết kiệm chi phí – thời gian – nhân lực cho việc lưu trữ và tìm kiếm
Báo cáo rõ ràng, nhanh chóng, chính xác
Theo dõi được SLA của từng công việc trong quá trình xử lý yêu cầu
Đảm bảo việc cập nhật thông tin liên tục
 HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO LĨNH VỰC BẤT ĐỘNG SẢN

Các công bất động sản có đặc thù phát triển các dự án
trong 1 thời gian dài bởi vậy quá trình phát triển dự án
16 500 +250
cần có hệ thống quản lý và cập nhật liên tục thông tin dự
Vùng phát
Nhân sự Dự án
án cho các cấp quản lý triển dự án

Thực trạng Lợi ích

Quản lý hàng trăm dự án qua nhiều hệ thống khác nhau Xây dựng hệ thống đảm bảo việc lưu trữ thông tin dự án, đồng thời ghi nhận từng giai
Quá nhiều kênh trao đổi và lưu trữ thông tin trong quá trình phát đoạn phát triển dự án.
triển dự án Xây dựng app- mobile phù hợp với đối tượng phải thường xuyên di chuyển.
Mất nhiều thời gian để nhận được báo cáo dự án Hệ thống lưu trữ thông tin dự án cho phép lưu trữ văn bản và nội dung trao đổi giữa các
Có nhân sự riêng thường xuyên kiểm tra, nhắc nhở tiến độ báo cáo bộ phận liên quan.
Cho phép tìm kiếm và phân loại các dự án thuộc từng giai đoạn riêng biệt.
Tìm kiếm địa điểm Nghiệm thu công trình Bàn giao công trình Báo cáo chi tiết từng dự án đang có công việc quá hạn thực hiện và công việc đã hoàn
thành.
Tính năng “Nhắc công việc” giúp giảm nhân sự thao tác thủ công.

Đảm bảo kế hoạch Tìm kiếm nhà đầu tư Triển khai thi công
 HỆ THỐNG QUY TRÌNH VẬN HÀNH CỦA CÔNG TY DẦU KHÍ

Các công ty dầu khí có số lượng kho và trạm chiết khí rất
nhiều, quy trình vận hành ở mỗi bộ phận cũng khác biệt
6 +1500
Quá trình vận hành sẽ cần tính chính xác cao và đảm bảo Văn phòng- Chi nhánh
Nhân sự
cập nhật thông tin liên tục vì giá trị mỗi đơn hàng rất lớn tại Việt Nam

Thực trạng
Chưa đồng nhất được hệ thống vận hành quy trình làm việc giữa khối văn phòng Thời gian nhận được báo cáo đơn hàng mất trung bình từ 2- 3 ngày làm việc
và kho – trạm chiết nạp khí Mất nhiều nhân sự cho việc tổng hợp và theo dõi số liệu
Chưa có hệ thống tổng hợp yêu cầu của khách hàng Mất nhiều thời gian để ghi nhận thông tin phê duyệt của lãnh đạo
Quá trình xử lý yêu cầu của khách hàng chuyển giữa các phòng đang làm thủ
công trên giấy

(1) (7) Hàng ngày

Gửi lịch nhận
Thực trạng Bắt đầu Gửi khối
lượng cần mua hàng, bảo lãnh
(nếu cần)

4 giờ
Lãnh đạo có (5)
Phê duyệt
(10)
15 phút

K D Phê duyệt
thẩm quyền TTr, HĐMB LXH
K
Hàng ngày Hàng ngày Hàng ngày

(2) (3) (11) (14)

(6) (8) (16) (17)
Phòng KD Cân đối
XNT
Lập TTr
Dự Thảo
Thông báo Rà soát
Chuyển LXH
đến kho trạm
Đối chiếu,
tổng hợp,
Thu hồi Báo cáo Kết thúc
khách hàng lập LXH công nợ lưu hồ sơ
01 ngày Đàm phán HĐMB 4 giờ 30 phút 15 phút chiết lái xe gửi BCBH

15 phút
Phòng TCKT/ (4)
Kiểm tra
4 giờ (9) 10 phút
(15)
Xuất hóa
K D K Kiểm tra, D
Phòng KT TTr
HĐMB
ký LXH đơn BCCN
(+) Theo quy định

Kho/Trạm chiết (12)

Nhận LXH,
(13)
Gửi báo
Lái xe Theo quy trình giao hàng
(+)
cáo XNT Trước 19h00
hàng ngày
THANK YOU!