Professional Documents
Culture Documents
“Ngày nay, sự phổ biến của mạng xã hội và điện thoại thông minh có thể giúp nhà
quản lý dễ dàng theo dõi các hoạt động mà nhân viên có thể làm trong ngày. Tuy
nhiên, cũng chính những công cụ này có thể khiến nhân viên khó khăn trong việc
tập trung vào công việc. Vậy người quản lý cần phải làm gì?
Hôm nay, đội ngũ biên tập MISA AMIS đã tổng hợp và nghiên cứu để mang đến cho
bạn đọc 20 mẹo hàng đầu để theo dõi và đo lường năng suất của nhân viên. Và
chúng tôi giới thiệu đến bạn ứng dụng quản tuyệt vời để quản lý công việc chắc
chắn sẽ giúp bạn theo dõi, ghi nhật ký và quản lý nhân viên cũng như các dự án của
Vì vậy, hãy uống một tách cà phê và chăm chỉ xem xét các phương pháp mà bạn
có thể theo dõi chính xác năng suất của nhân viên.”
1
Chương 1: 30 phương pháp quản lý và theo dõi
công việc
CHƯƠNG 1
21 phương pháp quản lý và
theo dõi công việc
2
1. Đo lường công việc
Thay vì đếm thời gian nhân viên ngồi trước máy tính, hãy đếm những công việc họ
đang hoàn thành. Thiết lập các dự án với các mục tiêu tăng dần sẽ giúp việc đo
lường dễ dàng và giữ được năng suất, sự tập trung vào việc đạt được các mục tiêu
đó.
Nếu tất cả mọi người trong lĩnh vực marketing đều thực sự hoàn thành công việc của
họ. Bằng cách đo lường khối lượng công việc thay vì thời gian, bạn mang lại cho mọi
người sự thoải mái để tập trung vào hoàn thành công việc của họ thay vì băn khoăn
Đo lường công việc như một mũi tên trúng 2 đích, vừa cải thiện bầu không khí trong
văn phòng bằng cách trao quyền cho các nhóm, vừa giúp các cá nhân có cảm
giác dễ hoàn thành công việc trước deadline hơn mà ít căng thẳng hơn.
Hơn nữa, hãy hướng tới những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn mà
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng những nhân viên có thể nhìn thấy
mối liên hệ trực tiếp giữa năng suất của họ và các mục tiêu của
công ty sẽ hạnh phúc hơn nhiều (và do đó hiệu quả hơn) so với những người không
thấy công việc của họ ảnh hưởng đến mục tiêu chung của công ty như thế nào. Vì
vậy, khi thiết lập các mốc quan trọng trong một dự án, hãy rõ ràng, ngắn gọn và hơn
hết, hãy biến chúng thành những mục tiêu SMART (THÔNG MINH).
Các mục tiêu SMART này phải cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù
hợp và đúng thời gian. Bằng cách cung cấp các mục tiêu SMART, bạn cung cấp
cho các thành viên trong nhóm và người quản lý khả năng theo dõi và tự điều chỉnh
quy trình làm việc của họ. Điều này tạo ra bầu không khí cởi mở và mức độ tin cậy
được cải thiện, điều này cuối cùng làm cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
3
3. Chu trình phản hồi đến và đi từ nhân viên
Đảm bảo các nhóm và cá nhân nhận được phản hồi và có cơ hội cung cấp phản
hồi của riêng họ là một cách quan trọng khác để tăng cường năng suất của nhân
viên. Khi mọi người biết liệu công việc của họ có đạt, vượt hay không so với mong
đợi, họ sẽ dễ dàng thực hiện các điều chỉnh thích hợp và tiếp tục, tiếp tục tiến tới
trọng là nhân viên cũng phải có khả năng cung cấp phản hồi. Điều này phục vụ hai
Đầu tiên, nó nuôi dưỡng và xây dựng một văn hóa cởi mở vì việc giao tiếp tự do giữa
tất cả các bên giúp mọi người cảm thấy hòa nhập hơn vào những gì đang diễn ra
tại nơi làm việc. Thứ hai, việc cho phép cung cấp thông tin phản hồi hai chiều cho
nhân viên thấy rằng tất cả mọi người đều được coi trọng. Cả hai yếu tố này đều
hướng tới việc cải thiện văn hóa nơi làm việc, có tác động trực tiếp đến năng suất.
4
4. Theo dõi về năng suất bán hàng
Đây là một lĩnh vực có thể gây khó khăn cho nhiều công ty. Bạn muốn cung cấp cho
nhân viên bán hàng của mình sự linh hoạt để thực sự đáp ứng nhu cầu của khách
hàng trong các điều kiện thị trường thay đổi, nhưng đồng thời, bạn cần có khả năng
Thông thường, giải pháp là có các mục tiêu bán hàng cố định và các số liệu khác
nhau có thể được tổng hợp thông qua các báo cáo và các phương tiện giải trình
khác. Điều này thường có thể dẫn đến bất hòa, vì mọi người có thể cảm thấy rằng
họ đang bị quản lý vi mô khi được yêu cầu cung cấp dữ liệu toàn diện về các hoạt
động của họ. Và, tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà bạn tham gia, việc theo dõi
năng suất bán hàng có thể là một quá trình phức tạp.
Đề xuất của chúng tôi là bạn nên tìm một cách đơn giản để theo dõi những điều cơ
bản trong một khoảng thời gian nhất định: doanh số bán hàng, khách hàng mới, chi
phí bán hàng, hợp đồng gia hạn mới và bất kỳ dữ liệu thích hợp nào khác cho doanh
nghiệp cụ thể của bạn. Bạn nên làm tốt việc cung cấp dữ liệu năng suất tập thể cho
tất cả các thành viên trong nhóm, nhưng nên tránh biến nó thành một cuộc cạnh
tranh áp lực.
5
5. Đo lường quản lý thời gian
Chúng tôi bắt đầu bằng cách nói rằng điều quan trọng là phải đo lường các nhiệm
vụ đã hoàn thành và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng và phần lớn các
chuyên gia đồng ý với quan điểm đó. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải biết mọi thứ
đang mất bao nhiêu thời gian để bạn có thể có một bức tranh rõ ràng về chi phí
cuộc cạnh tranh - và hướng tới việc sử dụng thông tin bạn thu thập được để giúp
Nói chung, khi nhân viên có thể thấy rằng quan điểm của việc chấm công là đôi bên
cùng có lợi, họ sẵn sàng điền vào các biểu mẫu khi cần thiết. Nhìn chung, các nhóm
nhận thấy sự gia tăng về năng suất khi tính toán thời gian dễ dàng và có liên quan
6
6. Truyền đạt kỳ vọng
dự án.
Đảm bảo rằng những người đang thực hiện công việc, dù công việc là gì, đều được
thông báo đầy đủ về cách công việc của họ xen kẽ với công việc của đồng nghiệp
trong các nhóm khác. Nếu lịch trình hoặc nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi,
hoặc nếu các thành viên trong nhóm đang thực hiện hoặc rời khỏi dự án, thì điều
quan trọng là thông tin này phải đến được các thành viên trong nhóm kịp thời.
Không ai có thể đáp ứng thời hạn nếu họ không biết về điều đó hoặc xóa Jim khỏi
các tài khoản trên email nếu không ai biết anh ấy là một phần của nhóm. Giao tiếp
với nhóm khi bạn nhận thấy thành tích của họ cũng rất quan trọng. Một chút “hoàn
thành tốt” ở đây sẽ giúp bạn cải thiện năng suất của nhân viên một cách lâu dài,
đặc biệt là đối với các nhiệm vụ dường như kéo dài liên tục trong nhiều tháng.
7
7. Quản lý chất lượng công việc
Hơn cả việc quản lý các công việc bằng các thước đo cụ thể, việc theo dõi chất
lượng của công việc đó là điều quan trọng để đảm bảo năng suất tại nơi làm việc.
Vì vậy, hãy đặt ra tiêu chuẩn cho công việc - bất kể nhiệm vụ được giao là gì - và
đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn biết kỳ vọng về chất lượng của
Làm việc với họ để đảm bảo họ đang thực hiện nhiệm vụ là vô nghĩa nếu họ đang
viết danh sách các gạch đầu dòng khi bạn mong đợi họ tạo các đoạn văn kiểu bài
luận về một loạt các chủ đề nhất định. Ít có điều gì hủy hoại tinh thần nhanh hơn
Các tiêu chuẩn rõ ràng, kỳ vọng được chia sẻ và đánh giá hoặc cộng tác thường
xuyên trong các giai đoạn của dự án là những cách tốt nhất để bảo vệ chất lượng
của công việc đã hoàn thành và thúc đẩy năng suất của nhân viên trong suốt quá
trình.
8
8. Cập nhật cho nhau hàng ngày
Mặc dù chúng tôi không bao giờ ủng hộ một cuộc họp chính thức vào mỗi buổi
sáng, nhưng chúng tôi nghĩ rằng có điều gì đó tuyệt vời khi dành ra mười phút đầu
tiên trong ngày của bạn để cập nhật các thông tin quan trọn cho đồng nghiệp của
bạn.
Từ góc độ quản lý, điều này cho bạn cơ hội biết mọi người đã làm gì đối với các cột
mốc quan trọng của họ, cũng như trọng tâm của họ trong suốt cả ngày. Điều này
rất tốt vì nó mang lại cho bạn cơ hội để biết mọi thứ đang đi đến đâu, cũng như cơ
hội để nắm bắt những thứ có thể đang đi chệch hướng trước khi chúng trôi quá xa
Từ góc độ làm việc nhóm, cuộc họp buổi sáng là một món quà cho phép bạn khoe
khoang một chút về những gì bạn đã đạt được, yêu cầu sự giúp đỡ hoặc hiểu biết
sâu sắc về những lĩnh vực mà bạn đang gặp khó khăn và thậm chí là một cú hích để
thể hiện kỹ năng của bạn khi người khác có thể cần hỗ trợ. Ai mà biết năng suất có
thể là một mục tiêu theo đuổi bổ ích toàn diện như vậy chứ?
9
9. Ghi lại các sản phẩm đã giao
Mặc dù việc đảm bảo mọi người hiểu những kỳ vọng mà họ được giao cho là rất
quan trọng đối với năng suất của nhân viên, nhưng có thể dễ dàng bỏ qua các chi
tiết cụ thể của các công việc được giao sau khi thời hạn được đáp ứng và nhiệm vụ
đã hoàn thành.
Để có được năng suất thực sự vượt trội từ việc theo dõi nhiệm vụ của bạn, hãy tạo
hình ảnh hiển thị cách các chỉ số có thể phân phối của dự án xếp chồng lên nhau
trong cả năm. Đây có thể là một việc làm có lợi, vì nó giúp mọi người thấy rõ có bao
nhiêu giờ để đạt được các mục tiêu mà các nhóm khác nhau chịu trách nhiệm và
quan trọng hơn, công việc của họ đan xen với nhau như thế nào để tạo ra một sản
10
10. Quản lý thời hạn
Một trong những điều đơn giản nhất để đảm bảo rằng năng suất của nhân viên đáp
ứng được kỳ vọng chỉ đơn giản là đáp ứng đúng thời hạn. Có lẽ quan trọng hơn, hãy
đảm bảo rằng các mốc quan trọng trong quá trình đi đúng hướng - và nếu không,
hãy tìm cách điều chỉnh thời hạn khi bạn thực hiện thay vì tung ra kinh Kính Mừng
trong phòng thuyết trình một giờ trước khi khách hàng xuất hiện.
Giữ cho các dự án không bị lặp lại bằng cách nhắc mọi người không chỉ về thời hạn
đến trong tuần này mà còn cả hai hoặc ba thời hạn tiếp theo có liên quan đến
chúng. (Thưởng điểm năng suất của nhân viên để giúp nhân viên hiểu được áp lực
về thời hạn mà đồng nghiệp của họ trong các nhóm khác có thể phải đối mặt.)
Các nhóm làm việc cộng tác với nhau sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu họ hiểu cách cấu
trúc thời gian biểu cho toàn bộ dự án. Xin nhắc lại một chút rằng việc bỏ lỡ thời hạn
có tác động tiêu cực đến khả năng đáp ứng của người khác có thể hữu ích cho
11
11. Khen thưởng tiến độ
thành một dự án quan trọng hoặc đạt được một mục tiêu cụ thể hàng năm là đủ.
Phải công nhận rằng phần thưởng mang lại một sự công bằng để thúc đẩy không
khí đánh giá cao trong văn phòng, đây là một thành phần quan trọng trong việc
thúc đẩy năng suất của nhân viên. Như một phần thưởng, việc có một kho phần
thưởng để theo dõi cho phép bạn ghi lại trực quan về số người trong nhóm đã đạt
Tương tự như khen thưởng cho tiến độ, dành một chút thời gian để kỷ niệm các mốc
quan trọng trong dự án và trong toàn công ty có thể là một cách hay để giúp những
người khác hiểu được cam kết mà đồng nghiệp của họ phải đạt được đối với công
ty và những thành tựu mà đồng nghiệp của họ đã đạt được thông qua một dự án
nhất định.
Đây là một cách khác để đo lường tiến độ và năng suất thực hiện bằng cách cung
cấp nền tảng vững chắc cho văn hóa công ty của bạn. Bạn trao cho mọi người các
đặc quyền, họ cảm thấy có động lực hơn để hoàn thành các nhiệm vụ với tốc độ
nhất quán và năng suất được theo dõi chính xác mà mọi người không cảm thấy như
bạn liên tục theo dõi họ hoặc yêu cầu thủ tục giấy tờ rườm rà.
12
13. Cung cấp cho nhân viên một kho vũ khí để thành công
Một trong những lời phàn nàn chính mà mọi người đưa ra khi rời bỏ công việc là họ
cảm thấy không được hỗ trợ. Mặc dù kỳ vọng đối với nhân viên là quan trọng, nhưng
việc cung cấp các nguồn lực và đào tạo mà mọi người cần để đạt được mục tiêu
là quan trọng gấp đôi để họ đạt được các mục tiêu đó.
Theo dõi tiến độ và năng suất trong suốt quá trình sẽ dễ dàng hơn khi mọi người có
quyền truy cập vào những gì họ cần để hoàn thành dự án. Cho dù đó là sự chấp
thuận của các nhà quản lý để tiếp tục, nguồn cung cấp in ấn đặc biệt hay một khóa
học về phiên bản mới của phần mềm yêu thích của khách hàng của bạn, thực tế là
khi mọi người được đáp ứng nhu cầu của họ, họ sẽ dễ dàng vượt qua những thách
một phần hữu ích của câu đố theo dõi năng suất
của nhân viên vì nó cho phép bạn một con đường khác để theo dõi mọi thứ một
Một lần nữa, chúng tôi cảm thấy đây là một khái niệm đơn giản mà bạn có thể sử
dụng trong các khuôn khổ hiện có - và nó không hề tốn kém. Cố gắng có những giờ
giải lao hàng tuần hoặc các cơ hội khác để nghỉ ngơi và khuyến khích mọi người tụ
tập lại với nhau trong phòng giải lao để ăn hoặc uống nhanh.
13
15. Hãy quyết đoán
Là một phần nhỏ trong quan điểm của chúng tôi về việc cung cấp cho nhân viên
của bạn bất cứ thứ gì họ cần để đạt được mục tiêu của mình, chúng tôi đã bao
gồm một cái gật đầu với ban giám đốc. Ngoài việc nhanh nhạy, người quản lý nên
quyết đoán và rõ ràng trong giao tiếp để theo dõi chính xác năng suất của nhân
viên.
Có những kỳ vọng rõ ràng và ủng hộ những kỳ vọng đó bằng câu trả lời rõ ràng cho
những câu hỏi quan trọng trong quá trình thực hiện, là một phần quan trọng trong
Nếu bạn nghĩ về điều đó, một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm để
đo lường năng suất của nhân viên tốt hơn chỉ đơn giản là luôn sẵn sàng phục vụ
Các bản cập nhật phần mềm gây ra sự chậm trễ hai ngày trong quá trình sản xuất
hoặc nhận thức được bệnh tật và sự vắng mặt của các đồng nghiệp, có thể rất
quan trọng trong việc giữ cho một dự án không bị tụt lại phía sau một cách vô vọng.
Như một phần thưởng, những người quản lý sẵn sàng cho nhân viên của họ sẽ có có
các đội nhóm gắn kết hơn với nhiều nhân viên hài lòng hơn.
14
17. Dẫn dắt bằng hình mẫu
Một giải pháp đơn giản khác để theo dõi năng suất của nhân viên là bạn dẫn dắt
bằng hình mẫu. Trong trường hợp này, đề xuất của chúng tôi là bạn nên vận hành
một văn phòng minh bạch, nơi lịch làm việc của bạn có thể tiếp cận bởi mọi người.
Công bố các nhiệm vụ và thời hạn của bạn để những người khác có thể thấy bạn
đang chống lại những gì, đồng thời có một bức tranh rõ ràng về cách công việc của
Mấu chốt của việc dẫn dắt bằng hình mẫu là tạo ra một nơi làm việc ít phân cấp
hơn - một sân chơi bình đẳng cho tất cả mọi người. Làm điều này cho phép tất cả
mọi người tham gia vào việc đạt được mục tiêu, cho dù là mục tiêu bán hàng toàn
công ty hay chỉ đơn giản là đưa ra một báo cáo thường niên đẹp mắt, nắm được
tiến bộ của chính họ trong quá trình đó và hiểu cách các mảnh ghép ghép lại với
nhau.
Việc loại bỏ các rào cản mà xếp hạng và thâm niên có thể gây ra ở nơi làm việc
mang lại cho mọi người cơ hội bình đẳng với tư cách là bên liên quan trong thành
công của dự án. Điều này giúp cho việc theo dõi năng suất của nhân viên dễ dàng
hơn vì nó tiến xa hơn trong việc trau dồi văn hóa làm việc cởi mở mà nhiều công ty
15
19. Tôn trọng và hiểu mọi người "toàn diện"
Mặc dù nhiều nhà quản lý cảm thấy việc thu hút nhân viên khỏi các hoạt động bên
ngoài của họ là phản tác dụng, nhưng sự thật là hiểu được những điều mà nhân viên
của bạn quan tâm ngoài công việc sẽ giúp bạn cân bằng các cam kết trong công
Nhìn chung, việc cung cấp ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân để khuyến
khích sự cân bằng công việc/cuộc sống cho nhân viên sẽ tạo ra một sự thúc đẩy
năng suất - đồng thời cho phép nâng cao năng suất tổng thể của nhân viên bằng
Chúng tôi đã nhiều lần đề cập đến tầm quan trọng của việc cho phép nhân viên
tiếp cận với các kỹ năng và nguồn lực mà họ cần để hoàn thành công việc, nhưng
chỉ có một điểm cuối cùng về tầm quan trọng của đào tạo. Đặc biệt nếu bạn muốn
mọi người hoàn thành bảng nhiệm vụ hoặc cộng tác thông qua một ứng dụng về
năng suất, điều quan trọng là bạn phải cung cấp cho họ hướng dẫn rõ ràng và khi
cần thiết, hãy đào tạo cách sử dụng hệ thống theo dõi năng suất mà bạn chọn.
Hỏi mọi người xem họ có hiểu cách làm điều gì đó hay không là điều tuyệt vời, nhưng
đó.
16
21. Ứng dụng tuyệt vời để đo lường và theo dõi năng suất của
nhân viên – Phần mềm AMIS Công việc
Đặt bản thân và nhân viên của bạn cho những ngày làm việc hiệu quả hơn là một
chuyện, nhưng việc đảm bảo mọi người có đủ công cụ để đạt được mục tiêu lại là
Để giúp bạn trên con đường của mình, chúng tôi cung cấp tới bạn ứng dụng tuyệt
vời này được nhiều doanh nghiệp chọn làm công cụ hàng đầu để thúc đẩy năng
17
Vấn đề đau đầu của phần lớn các nhà lãnh đạo/quản lý là làm sao để quản lý quy
trình, theo dõi tiến độ công việc, cập nhật báo cáo dự án nhanh và chính xác.
Phần mềm AMIS công việc chính là lời giải cho những trăn trở này của các chủ
doanh nghiệp.
AMIS Công việc – Cập nhật toàn bộ năng suất dự án và tiến độ của nhân viên
18
a
Cùng khám phá những tính năng nổi bật của AMIS Công việc nhé
Giải pháp có giao diện thông minh, quản lý trên 1 nền tảng duy nhất, đơn
Giúp hợp tác, làm việc linh hoạt trên môi trường số, quản trị công việc mọi
Chi phí tiết kiệm hơn các phần mềm quản lý công việc khác.
19
28
CHƯƠNG 2: 8 Cách thức thúc đẩy năng suất
CHƯƠNG 2
8 cách thức thúc đẩy năng suất
Với khối lượng công việc mà một nhân viên phải hoàn thành hàng ngày, nhiều nhà
quản lý cho rằng việc theo dõi chính xác khối lượng công việc của nhân viên là
không thể thực hiện. Vấn đề càng trở nên rõ ràng hơn trong các tổ chức, nơi cũng
khó theo dõi sự di chuyển của công việc giữa các bộ phận.
Mặc dù quy trình này có vẻ vô ích, một số nhà quản lý và lãnh đạo đã bắt đầu tìm
cách để giám sát thực tế năng suất của nhân viên. Các chuyên gia trong nhiều lĩnh
vực đã phát triển các kỹ thuật không chỉ hiệu quả trong việc theo dõi tình trạng và
hoàn thành khối lượng công việc mà còn đủ linh hoạt để áp dụng trong nhiều tình
huống. Chúng tôi đã tham khảo ý kiến của tám chuyên gia từ Hội đồng Doanh nhân
Trẻ về các phương pháp giám sát nhân viên hiệu quả nhất mà họ sử dụng và lý do
tại sao họ hoàn thành công việc hiệu quả đến vậy.
20
1. Thuê người có tính tự giác cao
của họ.
gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu. Chúng tôi khuyến khích các thành
viên trong nhóm tận dụng mọi cơ hội để nhận ra những người đang đạt được mục
tiêu của họ và đặt ra các tiêu chuẩn thành công để những người còn lại trong chúng
Điểm mấu chốt, mọi người trong công ty của chúng tôi đều biết - và có một tấm biển
lớn trên tường nhắc nhở chúng tôi - rằng chúng tôi coi trọng kết quả chứ không phải
những lời bào chữa. Chúng tôi mong đợi mọi người sẽ làm những gì họ nói rằng họ
mặt. Nếu bạn cảm thấy khó khăn khi gặp mặt trực tiếp,
hãy yêu cầu nhân viên gửi bản tóm tắt định kỳ hàng
từ tuần trước. Điều này giúp mọi người vẫn ở trên cùng
21
23
Chúng tôi sử dụng theo dõi thời gian cho các nhóm từ
xa của chúng tôi. Biết quy trình của họ cho phép chúng
tôi biết những gì các nhóm ở xa làm với thời gian của
cả nhóm bắt đầu làm việc. Chúng tôi làm cho mọi thứ
hiệu quả hơn bằng cách xem xét các quy trình của
mình và cải thiện chúng để đạt được kết quả tốt nhất.
Những cải tiến tốt nhất thường đến từ những nhân viên thực hiện công việc hàng
ngày. Đảm bảo hỏi họ về ý tưởng của họ để bạn không bỏ lỡ. - Maria Thimothy,
OneIMS.
Một khi công ty của bạn bắt đầu phát triển, bạn sẽ không thể tự mình theo dõi công
việc của nhân viên. Thay vào đó, hãy sử dụng một công cụ có thể giúp bạn. Có rất
nhiều công cụ theo dõi thời gian, quản lý dự án và năng suất mà bạn và nhóm của
Kết hợp công cụ theo dõi thời gian với giải pháp quản lý dự án là một công thức
hoàn hảo. Nhân viên của bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án để trực quan
hóa tất cả công việc họ có trên đĩa của họ và sau đó là công cụ theo dõi thời gian
để cho biết họ dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc. Việc bạn đang theo dõi công
việc mỗi ngày giúp bạn yên tâm và cho phép bạn tập trung vào việc thực sự phát
22
5. Tập trung vào các mục tiêu, không phải giờ làm việc
Quá nhiều người quản lý tập trung vào việc quản lý chi tiết mọi khía cạnh trong công
việc của nhân viên của họ. Điều này có xu hướng không chỉ không hiệu quả mà còn
khiến nhân viên bị sa thải. Với kiểu quản lý này, nhân viên có xu hướng mất hứng thú
với công việc và bắt đầu đếm từng phút còn lại trước khi họ có thể về nhà. Đội ngũ
nhân viên được đào tạo bài bản không cần phải giám sát liên tục.
Tôi thích đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho nhóm của mình và tập trung
vào việc hoàn thành từng dự án hơn là quản lý các hoạt động hàng ngày của họ.
Với mỗi mục tiêu, tôi thiết lập các chỉ số hiệu suất mà tôi có thể sử dụng để theo dõi
tiến độ của dự án. Khi mỗi mục tiêu ngắn hạn đạt được, chúng tôi sẽ ăn mừng. Điều
này giúp nhân viên luôn có động lực vì họ không ngừng làm việc hướng tới mục tiêu
tiếp theo và hoàn thành những điều mới trong suốt chặng đường. - Shaun Conrad,
My Accounting Course.
23
6. Thực hiện cuộc trò chuyện buổi sáng
Mỗi buổi sáng, chúng tôi có một cuộc họp toàn nhóm, nơi mọi người thay phiên nhau
chia sẻ những thông tin sau: Ưu tiên hàng đầu của bạn cho ngày hôm nay là gì? Bạn
có thể gặp khó khăn ở đâu? Nếu bạn gặp khó khăn, bạn sẽ liên hệ với ai? Bằng cách
này, mọi người đều biết các thành viên khác trong nhóm đang làm gì và có thể lên
tiếng.
Ngoài ra, nếu bạn là người mà một đồng đội gặp khó khăn có thể liên hệ, bạn có
thể lập kế hoạch có đủ băng thông cho việc đó trong ngày của mình, ghi chú để
theo dõi với đồng nghiệp đó và kiểm tra với họ. Cuộc trò chuyện buổi sáng giúp
chúng tôi theo dõi cá nhân và với tư cách là một cơ quan. Dựa vào nhau khi cần
giúp đỡ là một việc bình thường, vì vậy không ai ngại yêu cầu hỗ trợ. - Katie Wagner,
Thay vì giao nhiệm vụ, chúng tôi giao trách nhiệm. Trách
nhiệm của mỗi nhân viên được đo lường thông qua một bộ
KPI và mỗi KPI giúp bạn dễ dàng biết được nhân viên có
đang đi đúng hướng và hiệu quả hay không. Ví dụ, với một
KPI cho trách nhiệm này là lượng nội dung được tạo hàng
tháng và tỷ lệ chuyển đổi cho mỗi trang. Cả hai điều này đều có thể đo lường dễ
dàng và nó giúp chúng tôi tiết kiệm thời gian đánh giá từng đoạn văn bản.
Mỗi tháng hoặc hai tuần, chúng tôi có thể kiểm tra xem liệu họ có đạt được đầu ra
nội dung mong muốn hay không và vẫn theo dõi hiệu quả của bài viết của họ. Nếu
họ hoạt động kém hiệu quả, thì chúng ta có thể dành thời gian xem xét hệ thống và
chất lượng công việc của họ. - Matt Diggity, Diggity Marketing.
24
8. Theo dõi Khả năng
Nhóm của tôi và tôi có một cuộc họp hàng tuần để xem xét bất kỳ thông tin cập
nhật nào trong tuần qua và chúng tôi đã vượt quá khả năng của mình. Chúng tôi
muốn theo dõi thời gian của mình bằng một bảng tính khả năng mà chúng tôi cũng
Bảng tính khả năng của chúng tôi là một mô tả chính xác về cách mỗi chúng tôi sử
dụng thời gian của mình. Nó cho biết các tác vụ của chúng ta đang chiếm bao
nhiêu dung lượng cũng như dung lượng khả dụng còn lại.
Nó thực sự giúp nhóm của tôi có thể tôn trọng thời gian của nhau cũng như thời gian
của chính mình bằng cách biết được dung lượng. Điều này cũng giúp tôi với tư cách
là một nhà lãnh đạo biết được thời điểm cần tuyển dụng mới. - John Hall,
Calendar.com.
25
Cảm ơn Quý bạn đọc đã đọc hết cuốn Ebook đặc biệt được biên soạn bởi đội ngũ chuyên
gia MISA AMIS. Tài liệu được tham khảo từ “YEC – Forbers” và “Lori Puri - Corporate Essentials”.
Kính chúc Quý bạn đọc thu nạp được nhiều kiến thức hữu ích và có những phương pháp,
cách thức để quản lý nhân viên tăng năng suất công việc một cách hiệu quả!
26