TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIA ĐỊNH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

MÔN: TƯ DUY TÍCH CỰC VÀ ĐỔI MỚI SÁNG TẠO

ĐỀ TÀI:
QUẢN LÝ THỜI GIAN
TÊN GIẢNG VIÊN: Đoàn Trọng Đàn
NHÓM SINH VIÊN THỰC HIỆN:
1. MAI NGỌC HÂN MSSV: 2008110213
2. TRẦN NGUYỄN NGỌC HẢI MSSV: 2008110232
3. LÊ QUANG ĐẠI DĨ MSSV: 2008110273
4. THÁI VĂN NGUYỄN HƯNG MSSV: 2008110242
5. HỒ ĐẮC THANH BÌNH MSSV: 2008110065
6. NGUYỄN TRẦN MINH THƯ MSSV: 2008110212
7. NGUYỄN NGỌC XUÂN TRINH MSSV: 2008110243

LỚP: K14DC-ATTT
NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
CHUYÊN NGÀNH: ATTT
 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................2
TẠI SAO LẠI CHỌN CHỦ ĐỀ NÀY...................................................3
1. Quản lý thời gian là gì?......................................................................4
2. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?..................4
2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc.......................................4
2.2 Giảm thiểu áp lực công việc.............................................................5
2.3 Nhanh chóng đạt được thành công.................................................6
2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý...............................................................7
2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu.................................................................8
3. Các kỹ năng cần có để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả............9
3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc........................................................9
3.2 Thiết lập được mục tiêu....................................................................9
3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả..........................................................11
3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm”...........................................11
3.5 Điều chỉnh được tâm lý..................................................................12
3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian......................................13
4. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
................................................................................................................14
4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
................................................................................................................14
4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower........15
4.3 Phương pháp Pomodoro................................................................16
4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule..................................................17
4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)....................................18
5. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp....19
5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)................................19
5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto)..............................................................20
5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10................................................................21
6. Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở.............22
6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc........................................................22
6.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp.............................................22
6.3 Ghi chú các công việc rõ ràng........................................................23
6.4 Rèn luyện cải thiện các kỹ năng....................................................24
6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc...........................................25

1
 LỜI MỞ ĐẦU

Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Đoàn Trọng Đàn đã giúp đỡ chúng
em rất nhiều trong quá trình thực hiện đồ án này!
Đây là đồ án trong chương trình học của chúng em, nên đây là đồ án rất quan trọng,là nền
tảng để chúng em thực hiện đồ án này.Trong quá trình thực hiện đồ án,được sự giúp đỡ
tận tình của thầy Đoàn Trọng Đàn đã giúp chúng em thu được những kiến thức quý giá
để giúp đỡ chúng em trong quá trình học tập và làm việc của chúng em trong tương lai.
Một lần nữa chúng em xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của thầy trong quá
trình thực hiện đồ án để chúng em hoàn thành đồ án này và mong được sự giúp đỡ của
thầy trong các đồ án sau.

2
 TẠI SAO LẠI CHỌN CHỦ ĐỀ NÀY
Thời gian là vốn quý của con người bởi vì một khi nó đã qua đi thì không
thể nào lấy lại . Mặc dù thời gian là vô hình nhưng lại vô giá từng giây từng
phút trôi qua đều trở nên quý giá hơn . Bởi vì một khi thời gian khi đã đi qua
nào có trở lại bao giờ. Nó không bao giờ chờ đợi ai cả . Đặc biệt trong xu thế
xã hội ngày nay thì con người càng cố gắng chạy đua theo thời gian . Sự phát
triển vượt bậc của nền kinh tế toàn cầu cũng như nền kinh tế Việt Nam đã
gây ra ảnh hưởng không nhỏ đối với việc sử dụng quỹ thời gian vốn có của
mỗi người . Nhịp sống con người cũng dần trở nên hối hả hơn trước sự phát
triển của toàn cầu.
Ai cũng có một khoảng thời gian giống nhau một ngày 24 giờ , một năm
365 ngày nhưng không phải ai cũng tận dụng tốt khoảng thời gian của mình.
Đối với người chăm chỉ thì một tuần chỉ có 7 ngày nhưng với kẻ lười thì chỉ
có 7 ngày mai. Tuy thời gian quý giá nhưng nhiều người lại không biết tận
dụng nó gây nên tình trạng lãng phí thời gian. Đặc biệt là sinh viên Việt Nam
hiện nay. Nhiều sinh viên nghĩ mình còn trẻ còn nhiều thời gian nên không
biết quý trọng lãng phí thanh xuân lãng phí thời gian một cách vô tội vạ.
Nhận thấy tình trạng lãng phí đang ngày một nhức nhối của thế hệ sinh
viên Việt Nam hiện nay , tôi đã lựa chọn đề tài này nhằm chỉ rõ thực trạng và
đưa ra giải pháp để hạn chế được tình trạng này.

3
1. Quản lý thời gian là gì?
Hiểu một cách đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân là việc sắp xếp, phân
chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định. Lập kế hoạch chi
tiết sẽ giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Tùy thuộc vào mục đích của
mình, bạn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng,
năm…

2. Tại sao quản lý thời gian lại cần thiết trong công việc?
Như đã đề cập ở trên, quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý
sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn.
Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà sắp xếp thời gian hợp lý mang lại.

2.1 Gia tăng năng suất và hiệu quả công việc

Quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất và đạt chất lượng công việc cao.
Cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau nhưng hiệu quả
làm việc của mỗi người sẽ khác nhau. Điều này có nghĩa là người biết cách tận
dụng thời gian sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ. Ngược
lại, người không biết quản trị thời gian dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy
đua” với công việc.

4
2.2 Giảm thiểu áp lực công việc
Trên thực tế, quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực. Cụ thể, việc
phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp
bạn giải quyết tất cả vấn đề. Hơn nữa, tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả
cao hơn trong công việc.

5
2.3 Nhanh chóng đạt được thành công
Nếu bạn sắp xếp công việc hợp lý thì bạn có khả năng sẽ hoàn thành công việc
sớm hơn và chính xác hơn. Khi đó, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai
đoạn. Ngược lại, những người làm việc theo cảm tính thường sẽ dễ thất bại vì
không hoàn thành đúng hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ.

6
2.4 Cân bằng cuộc sống hợp lý
Chúng ta đều có 24 giờ một ngày để dành cho bản thân, gia đình, công việc. Việc
sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp bạn cân bằng cuộc sống hợp lý. Điều này có
nghĩa là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc vừa có đủ thời gian thư
giãn, chăm sóc những người thân yêu và chính bản thân mình.

7
2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu
Tại saosắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu? Vì lý do,
việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà còn ảnh hưởng đến
tiến độ chung của công việc. Do đó, bạn nên xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết
để hạn chế những thói quen không tốt nhé!

8
3. Các kỹ năng cần có để sắp xếp, quản lý thời gian hiệu quả
Chúng ta đều biết phân chia thời gian hợp lý sẽ nâng cao chất lượng công việc.
Tuy nhiên, sắp xếp thời gian như thế nào là hiệu quả? Hãy tham khảo nội dung
dưới đây để hiểu rõ về những phương pháp quản lý sắp xếp thời gian thông minh
nhé!

3.1 Biết phân biệt cấp độ công việc

Phân biệt các cấp độ công việc sẽ giúp bạn biết cách  quản lý sắp xếp thời gian phù
hợp. Bạn nên chia công việc thành hai mức bao gồm khẩn cấp và quan trọng.
Những “công việc khẩn cấp” thường sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức. Tuy
nhiên, việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không chưa chắc đã là vấn đề.
Còn với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không làm thì sẽ gây ra nhiều hậu
quả về sau.

3.2 Thiết lập được mục tiêu

Đặt ra mục tiêu cụ thể được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả.
Xác định được mục tiêu sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng. Tuy nhiên, bạn cần
phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi. Bạn có thể tham khảo cách thiết
lập mục tiêu SMART.

9
 Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể, rõ ràng.
 Measurable: Mục tiêu cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được
mục tiêu hay là không.
 Attainable: Mục tiêu có thể đạt được. Bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp
với khả năng của mình.
 Relevant: Các mục tiêu nên liên quan để đến cuộc sống và công việc để tạo
động lực cho bạn.
 Time-bound: Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt
nhất.

10
3.3 Xây dựng kế hoạch hiệu quả
Sau khi đặt ra mục tiêu cụ thể, bạn cần biết cách lập kế hoạch công việc. Việc xây
dựng kế hoạch sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc hiệu quả. Dưới
đây là kỹ năng lập kế hoạch mà bạn có thể tham khảo:

 Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn

 Bước 2: Xây dựng kế hoạch bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn
thành để đạt mục tiêu lớn
 Bước 3: Chuẩn bị kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra
trong kế hoạch.
 Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý
 Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu

3.4 Tránh xây dựng kế hoạch”đa nhiệm”

“Đa nhiệm” (Multitask) có nghĩa là thực hiện nhiều việc cùng một lúc. Nếu bạn
không có đủ năng lực chuyên môn thì Multitask không phù hợp với bạn. Tốt hơn
hết, bạn nên chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành. Cùng với đó, việc tập
trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ gia tăng hiệu quả hơn.

11
3.5 Điều chỉnh được tâm lý
Giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả trong công việc.
Vì lý do, nếu bạn có tinh thần thư giãn, không căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết
định chính xác và hợp lý hơn. Dưới đây là những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:

12
  Cười: Hành động này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự
hạnh phúc.
 Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa
stress.
 Ăn sô cô la đen: Thực phẩm này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi
 Nghe nhạc: Thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và
thoải mái
 Khiêu vũ: Hoạt động này vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe.

3.6 Thỏa thuận với “kẻ đánh cắp” thời gian

Trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra thì sẽ có thể gặp
phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao lãng. Những “kẻ cắp thời
gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện… Tốt hơn hết, bạn cần giải
quyết vấn đề này để không ảnh hưởng tới chất lượng công việc.

13
4. Phương pháp quản lý thời gian thông minh của người thành đạt
Trên thực tế, những người thành công đều biết cách sử dụng thời gian hợp lý.
Chúng ta có thể học hỏi kỹ năng này. Một số phương pháp quản trị thời gian được
người thành đạt sử dụng là:

4.1 Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Most Important Tasks sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm trong
ngày. Phương pháp này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc hợp lý để tiết kiệm thời
gian. Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm Khẩn cấp & quan trọng ở trong Ma
Trận Eisenhower.

14
4.2 Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Ma Trận Eisenhower là một mô hình bao gồm có 4 tiêu chí: Khẩn cấp và không
khẩn cấp; Quan trọng và không quan trọng. Bạn nên sắp xếp công việc dựa theo
mô hình này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện ngay. Ma trận
này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả.

15
4.3 Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn tập trung trong công việc. Cụ thể, bạn sẽ
làm việc theo chu trình làm 25 phút sau đó nghỉ 5 phút và lặp lại quá trình đó.
Theo nghiên cứu, cách này sẽ tạo áp lực thời gian để bạn chú ý làm việc. Ngoài ra,
thời gian nghỉ ngơi hợp lý sẽ có ích cho sức khỏe và cho bạn cảm giác thư giãn.

16
4.4 Phương pháp The 2-Minute Rule
Quy tắc này đã được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done.
Nội dung của phương pháp này là bạn không nên trì hoãn những việc có thể làm
dưới 2 phút. Ngay lúc này, bạn thử liệt kê và làm ngay những việc có thể thực hiện
trong vòng 2 phút nhé!

17
4.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
Batching là phương pháp được Tim Farris viết trong cuốn sách “Tuần làm việc 4
giờ” Phương pháp này khuyên bạn làm theo nhóm đối với những việc không quan
trọng, chưa cần thiết.

18
5. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả trong doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, sắp xếp thời gian thông minh sẽ đem đến nhiều lợi ích. Nội
dung dưới đây sẽ chia sẻ các phương pháp phân chia thời gian hợp lý trong tổ
chức. Bạn tham khảo ngay nhé!

5.1 Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Bí quyết của quy tắc 4D là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác.
Phương pháp 4D bao gồm 4 yếu tố. Cụ thể:

19
  Do: Yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt.
 Dump: Là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa.
 Delegate Là giao việc cho người làm tốt hơn.
 Defer: Lập danh sách công việc phải trì hoãn lại.

5.2 Nguyên tắc 80/20 (Pareto)

Nhìn chung, nguyên tắc này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20%
đóng góp. Chính vì vậy, bạn nên áp dụng phương pháp này để xác định 20% công
việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất. Nguyên tắc Pareto sẽ tập trung vào các
công việc cụ thể, do đó việc sử dụng thời gian sẽ hiệu quả hơn.

20
5.3 Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Đây cũng là một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cũng như doanh nghiệp
hợp lý. Áp dụng quy tắc 40 – 30 – 20 – 10, bạn nên dành 40% thời gian để làm
những việc quan trọng nhất, 30% thời gian thực hiện những việc quan trọng thứ
hai. Tiếp theo, bạn dành 20% thời gian để làm những việc quan trọng thứ ba và
10% thời gian thực hiện tất cả mọi thứ kết hợp lại.

21
6. Cách quản lý thời gian hiệu quả làm việc tại nơi công sở
Bạn nên áp dụng các bí quyết để tận dụng thời gian hiệu quả. Đặc biệt, môi trường
công sở sẽ có khối lượng công việc lớn và áp lực về thời gian. Do đó, bạn cần chú
ý sắp xếp, quản lý công việc cho phù hợp.

6.1 Sắp xếp và chia nhỏ công việc

Tốt hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. Ngoài ra, bạn
có thể chia mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc hoàn thành từng bước sẽ
giúp tối ưu hóa năng suất và khiến bạn làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

6.2 Bố trí không gian làm việc ngăn nắp

Có thể bạn không quá chú ý vào điều này! Tuy nhiên, không gian làm việc sẽ ảnh
hưởng tới mức độ tập trung của bạn đấy! Những vật dụng trên bàn hoặc giấy tờ vứt
lung tung sẽ khiến bạn phải bận tâm. Do đó bạn nên dành thời gian để bố trí lại bàn
làm việc nhé!

22
6.3 Ghi chú các công việc rõ ràng
Bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn nếu ghi chú rõ ràng các công việc
cần thực hiện. Hơn nữa, ghi chú rõ ràng sẽ giúp bạn gia tăng động lực hoàn thành
nhiệm vụ. Ngoài ra, bạn sẽ không bao giờ bỏ quên công việc hoặc trễ deadline nếu
như đã ghi chú đầy đủ, cụ thể.

23
6.4 Rèn luyện cải thiện các kỹ năng
Bên cạnh kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng văn
phòng khác. Gõ bằng 10 ngón sẽ giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian. Sử dụng công
cụ hỗ trợ hoặc nắm rõ cách tìm kiếm thông tin cũng góp phần nâng cao năng suất
làm việc. Ngoài ra, các kỹ năng chuyên môn cao sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề
hiệu quả hơn.

24
6.5 Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Hiện nay, phần mềm quản lý công việc rất phổ biến. Do đó, bạn hoàn toàn có thể
sử dụng các ứng dụng quản lý công việc để tiết kiệm thời gian. Một trong các phần
mềm bạn nên dùng thử đó là fTodolist của Fastdo.

Công cụ này cho phép bạn thiết lập công việc và quản lý các nhiệm vụ hoàn thành
trong ngày một cách hiệu quả. Qua đó, bạn có thể bố trí thời gian sao cho tối ưu
nhất để công việc hoàn thành đúng hạn. Ngoài ra, bạn có thể check-in hoặc Check-
out công việc với team, công ty dễ dàng. Ứng dụng còn có chức năng thống kê kết
quả công việc cá nhân, phòng ban, đội nhóm để bạn lấy đó làm động lực cho các
task tiếp theo.

25