Successful

Time management

GVHD: Nguyễn Thành Nhân

 NHÓM THỰC HIỆN
• Nguyễn Thái Đức
• Đỗ Thị Lệ Khánh
• Nguyễn Hoàng Kiều
• Đào Phi Lâm
• Trần Ngọc Thương
• Dương Thị Xuân Tiên
 MỤC TIÊU
1 Tự đánh giá được cách sử dụng
thời gian của bản thân

Hiểu được tầm quan trọng của

2
quản lý thời gian

3 Quản lý thời gian hiệu quả

 NỘI DUNG
1 Những quan niệm sai lầm

2 Tầm quan trọng của quản lý thời gian

3 Làm thế nào quản lý thời gian hiệu quả

NHỮNG QUAN NIỆM
SAI LẦM
Tôi nghĩ quản lý thời gian không có tác
dụng gì.
Tôi sẽ làm việc tốt nhất khi chịu áp lực cao.

Tôi chỉ cần sử dụng “lịch ghi cuộc hẹn”

và làm các việc trong đó là đủ.

Tôi không thích sự gò bó, quản lý thời

gian sẽ lấy hết niềm vui trong cuộc sống.

Tôi không có thời gian học làm cách nào

để làm việc đó.
 TẦM QUAN TRỌNG
CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN
Mackenzie, 1997

Có thể ngăn chặn được áp lực

Stress
công việc mà bạn có thể gặp phải

Cân bằng cuộc sống với đầy đủ

Balance thời gian cho công việc, gia đình,
và bản thân.

Quản lý thời gian tốt sẽ tự động

Productivity
gia tăng hiệu quả làm việc.

Giúp bạn đạt được mục tiêu của

Goals mình. “Không thể làm gì nếu ta
thiếu thời gian”.
Bạn có sử dụng
thời gian hợp lý?
 Thiết lập mục tiêu

Thiết lập độ ưu tiên

Xem xét cách bạn sử dụng

thời gian
Quản lý sự gián đoạn & trì
hoãn
Lên lịch trình

À O Q UẢ N L Ý
LÀM THẾ N N H I ỆU Q UẢ
THỜI GIA
Thiết lập mục tiêu
Clarity - Rõ ràng

Challenge - Thử thách

Commitment - Cam kết

Feedback - Phản hồi

Task complexity
- Nhiệm vụ phức tạp

Lý thuyết thiết lập mục tiêu của Locke and Latham

 Thiết lập mục tiêu

Specific - Cụ thể
Measurable - Đo lường được
Attainable - Khả thi
Realistic - Thực tế

Timely – Có thời hạn

 Định kỳ xem xét các mục tiêu của bạn

 Các mục tiêu này có còn thực tế không?

 Các mục tiêu này có còn hợp thời không?

 Các mục tiêu này có còn liên quan không?

 Phải sử dụng thời
gian một cách khôn
ngoan và hướng đến
những mục tiêu quan
trọng nhất
24h/ngày
Độ ưu tiên
 Đưa ra các tiêu chí quan trọng nhất đối với
bản thân và liên quan nhiều nhất tới các mục tiêu

Sắp xếp công việc theo các tiêu chí này

THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN

CÔNG CỤ THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN

Không quan
Quan trọng
trọng

Vùng A Vùng B
Khẩn cấp
Quan trọng
vs
Khẩn cấp
Không Vùng D Vùng C
khẩn cấp
CÔNG CỤ THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN

Phân tích và so sánh theo cặp

Dịch vụ Huấn luyện Tăng doanh Giảm thất
khách hàng nhân viên số bán (C) thoát thu nhập
(A) (B) (D)
Dịch vụ khách
hàng (A) A,2 C,1 D,1
Huấn luyện
nhân viên (B) C,2 D,3
Tăng doanh
số bán (C) C,2
Giảm thất
thoát thu nhập
(D)
CÔNG CỤ THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN

Phân tích Pareto

Đánh giá sự quan trọng của từng nhóm thông

tin và quyết định nên thực hiện cái nào trước

 20% hành động sẽ dẫn đến 80%

kết quả quan trọng
CÔNG CỤ THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN
Phân tích Pareto (tt)
Số lượng
MỤC Phàn nàn
phàn nàn
A 9 Điện thoại đổ chuông lâu
B 12 Đường dây luôn bận
C 20 Nhân viên không biết thông tin KH cần
D 17 Nhân viên không nhiệt tình giúp đỡ
E 18 Giao hàng trễ
F 10 Thời gian làm đơn đặt hàng lâu
G 6 Chính sách khách hàng còn nhiều bất cập
H 3 Thường xuyên hết hàng
CÔNG CỤ THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN

Phân nhóm định danh

VĐ1 VĐ2 VĐ3 VĐ4 VĐ5 VĐ6

Tân 1 2 4 6 3 5
Uyên 5 1 3 4 6 2
Ương 6 4 1 3 2 5
Hồ 2 3 5 6 1 4
Mộng 4 1 2 5 3 6
Điệp 3 2 6 4 5 1
Tổng 21 13 21 28 20 23
CÔNG CỤ THIẾT LẬP ĐỘ ƯU TIÊN

Sự ủy thác

Bản thân Người khác Công ty

Giảm stress Cơ hội học Thêm người biết

cái mới giải quyết việc được
Có thêm thời giao
gian cho việc Thấy được mình
quan trọng Thêm cái nhìn
khác mới
Luyện kỹ năng Cho ta thấy khả Thêm nhân viên
năng của họ được giảm stress
 n ữ a
Hơn

Việc kiểm soát thời gian sẽ dễ dàng

hơn nếu bạn hiểu được hiện tại bạn
đang sử dụng nó như thế nào?!

SỬ DỤNG SỔ NHẬT KÝ
HOẠT ĐỘNG HẰNG NGÀY
 Á CH S Ử DỤNG
XEM XÉ T C
TH Ờ I G IA N

Nguyên nhân
quản lý sai
thời gian
Ghi nhật ký
Bạn đã sử
hoat động dụng thời
trong gian như
một tuần thế nào?!
Khắc phục
vấn đề
 K Ẻ Đ Á N H C Ắ P
NHỮ N G
TH ỜI G I A N
Sự trì hoãn
Email và giấy tờ
Vượt ngoài khả năng
Cuộc họp lãng phí
Nhận trách nhiệm & các
vấn đề của cấp dưới Sao nhãng &
chuyển đổi việc
Việc di chuyển không
cần thiết
 t k ý Bạn phải đối mặt
Nhậ động với bao nhiêu
o ạt
h GIÁN ĐOẠN hay
TRÌ HOÃN trong
một ngày?!
QUẢN LÝ SỰ GIÁN ĐOẠN
Chỉ dừng công việc khi sự gián đoạn này quan trọng.

Hãy hoàn thành một dự án trước khi chuyển sang dự án khác

Hãy tránh những gì làm bạn mất tập trung
Chỉ trả lời các cuộc gọi công việc và cuộc gọi khẩn cấp

Đừng để những cuộc trò chuyện làm bạn bị gián đoạn

Thiết lập thời gian kiểm tra email trong ngày
Tránh các cuộc họp lãng phí
Học cách nói “KHÔNG”
QUẢN LÝ SỰ TRÌ HOÃN

?
Khi công việc không thoải mái.
Khi bạn không tổ chức tốt
Khi dự án trở nên quá tải
Khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo
Khi bạn có vấn đề với việc ra quyết định
 Khi công việc không thoải mái

- Xác định điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó.

- Nhắc nhở rằng bạn được trả lương để làm việc.
- Xác định phần thưởng khi bạn hoàn thành việc.
- Nhắc nhở bản thân rằng bạn không phải muốn
làm điều gì đó để làm nó.

Khi bạn không tổ chức tốt

- Phải quản lý email, giấy tờ để tránh tích lũy hàng ngày.
- Lên kế hoạch cho ngày làm việc và chú ý thời gian
đang sử dụng.
- Tạo ra một hệ thống lưu trữ hồ sơ và không rời bàn làm
việc khi chưa có “to do list” cho ngày tiếp theo.

QUẢN LÝ SỰ TRÌ HOÃN

 Khi dự án trở nên quá tải
- Chia nhỏ các công việc ra.
- Bắt đầu với công việc dễ và nhanh nhất đầu tiên.
- Tự thưởng khi bạn hoàn thành những việc con.
- Học hỏi thông tin từ những người khác để tránh
lập lại những sai lầm.

Khi bạn theo chủ nghĩa hoàn hảo

- Nhận ra là không có gì hoàn hảo.
- Đánh giá lại những kết quả mong muốn với quản lý.
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên với quản lý và nhân viên.
- Luyện tập một số kỹ thuật quản lý stress.

QUẢN LÝ SỰ TRÌ HOÃN

 Khi bạn có vấn đề với việc ra quyết định

- Sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý để xác định công việc

được ưu tiên nhất.
- Sử dụng ý kiến của tập thể để ra quyết định tốt nhất.
- Hỏi ý kiến quản lý và người khác.
- Khi những điều trên không được thì chọn cách tốt nhất
mà bạn có thể.

QUẢN LÝ SỰ TRÌ HOÃN

 Dài hạn
Lên lịch trình Trung hạn
Ngắn hạn

Đáp ứng hết những yêu cầu quan

trọng của công việc và bản thân.

 Đảm bảo phân bổ thời gian cho các công việc cần thiết.
 Cắt đứt mọi sự gián đoạn không cần thiết.
 Giới hạn cuộc họp với thời gian dự kiến.
 Chứng minh thời gian làm việc của bạn luôn kín khi sếp hỏi.
 Phân bổ thời gian nghỉ ngơi.
 Xác định mục tiêu đảm bảo SMART.