KỸ NĂNG THÍCH ỨNG

VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

CÔ MAI HIỀN LÊ
 KỸ NĂNG TỔ CHỨC
VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC
2
 1. KHÁI NIỆM
Tổ chức và làm việc khoa học là
quá trình xác định những mục tiêu
và lựa chọn những phương pháp,
biện pháp cho phù hợp để hoàn
thành mục tiêu đó.
 TRÒ CHƠI

CHINH PHỤC
 PHÂN
PHÂN LOẠI
LOẠI

NHÓ
M CÁ NHÂN
 2 CÁC CÁCH
TỔ CHỨC LÀM VIỆC
HIỆU QUẢ, KHOA HỌC
 1. ĐẶT MỤC TIÊU CHO BẢN THÂN
Specific Time-bound
Việc đặt mục (Có thời hạn
(Cụ thể) Nguyên
tiêu giúp bạn có xác định)
tắc
những định
Measurable SMART
hướng rõ ràng, (Đo lường Relevant
chủ động hơn được) (Thực tế)
trong công việc Attainable
(Khả thi)
 Specific 1. Có con số cụ thể để theo dõi, đánh giá kết
(Cụ thể) quả, mục tiêu đề ra

Measurabl 2. Công việc phải nằm trong khả năng của bản
e (Đo lường thân. Với những mục tiêu lớn có thể chia
được) thành những giai đoạn và mục tiêu nhỏ để
từng bước hoàn thành
Attainable
(Khả thi) 3. Cần giới hạn mục tiêu trong khoảng thời
gian nhất định
Relevant
(Thực tế) 4. Việc đặt mục tiêu phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ
hình dung
Time-bound
(Có thời hạn 5. Mục tiêu đề ra phải phù hợp với tình hình
xác định) thực tế
2. SẮP XẾP THỨ TỰ
ƯU TIÊN

Phương pháp
EISENHOWE
R
2. SẮP XẾP THỨ TỰ
ƯU TIÊN

Quy tắc
PARETO
 Ví dụ:
 Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5

 Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing

Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1

 Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin

Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1
1. Hoàn thành và gửi nội dung thuyết trình khẩn cấp
2. Đi mua sắm, ăn uống với bạn bè
3. Trả lời tin nhắn
4. Ôn thi cuối kì
5. Đi sinh nhật một người bạn
6. Rèn luyện thói quen đọc sách
7. Lướt Facebook
8. Đọc một bài “bóc phốt” vô tình thấy được trên mạng
9. Chăm sóc người thân
10. Đi học đúng giờ
 3. LẬP THỜI GIAN BIỂU
 Sau khi có danh sách công
việc phải làm, chúng ta cần
tự lập thời khóa biểu cụ thể
cho mình
 Cần phải có sự linh hoạt bằng cách dành ra
khoảng thời gian nhỏ đề phòng công việc mất
nhiều thời gian hơn dự kiến.
 WHAT
WHY
5W + 1H
WHEN
NGUYÊN TẮC + 2C WHERE
WHO
5W-1H-2C-5M
MAIN HOW
MONEY
MATERIAL
5M CONTROL
Xác định nguồn lực MACHINE
CHECK
METHOD
 4. HIỂU BẢN THÂN MÌNH
Để biết rõ thời
điểm làm việc
hiệu quả trong
ngày của bản
thân, giúp lập
thời khóa biểu
hiệu quả hơn.
 5. TRÁNH XAO NHÃNG KHI LÀM VIỆC
 Để tránh tình trạng này, chúng ta cần suy nghĩ về
những nơi mình hay lui tới để hoàn thành công
việc, bài tập… và xem đâu là nơi khiến mình tập
trung nhất
 Những yếu tố gây xao
nhãng: mạng
Internet, sự thiếu tập
trung…
 3.
LỢI ÍCH
 1. Làm việc có mục tiêu và định hướng

Nếu không có sự hoạch định và kiểm

soát tốt, thì hiệu quả thực hiện sẽ không
cao.
Tổ chức công việc một cách khoa học là
đã xây dựng được kế hoạch làm như thế
nào, chuẩn bị những gì, thực hiện ra sao và
dự đoán được kết quả cho mỗi việc mình
 2. Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
Các nguồn lực mà
chúng ta có gồm thời gian,
sức khỏe, tiền bạc, vật chất
khác,…
Nhưng sử dụng như thế
nào để hiệu quả, không
lãng phí thì không phải ai
 3. Đảm bảo hiệu suất,
chất lượng công việc

Khi biết cách sắp xếp một cách khoa học, luôn làm
việc có định hướng và mục tiêu, sử dụng hiệu quả
nguồn nhân lực của mình, mọi việc diễn ra đúng tiến
độ, theo đúng kế hoạch đã đặt ra.
=> Cá nhân sẽ làm việc hiệu quả hơn, nhanh chóng
hoàn thành mục tiêu, tránh được sự chán nản trong
 4. Phát triển kỹ năng lãnh đạo
Nhà lãnh đạo cần có kỹ
năng tổ chức và làm việc vô
cùng khoa học, họ hiểu được
việc họ cần làm là gì. Ở kĩ
năng này, nó rèn luyện cho
một cá nhân sự lãnh đạo
chính cuộc đời và công việc
 5. Tăng sự tập trung,
rèn luyện bộ não khoẻ

Sự lộn xộn hạn chế khả

năng tập trung của não bạn.
Vậy nên một bộ não khỏe có
thể được rèn luyện thông
qua việc tổ chức và làm việc
hiệu quả của một cá nhân.
 6. Có chất lượng cuộc sống cao,
Làm chủ được thời gian
Việc tổ chức và làm việc khoa học
trong công việc có tác động vô cùng lớn
đến cuộc sống sức khỏe lẫn tinh thần của
một cá nhân. Đồng nghĩa với việc họ cũng
đang sắp xếp và tổ chức tốt cuộc đời họ.
Giúp họ tiến đến những mục tiêu trong
cuộc sống, tiết kiệm thời gian, giảm stress
 7. Xây dựng giá trị của bản thân
Những lợi ích, hiệu suất công
việc tốt và sự thăng tiến trong công
việc nhờ vào việc biết cách sắp xếp
và tổ chức công việc của bạn sẽ giúp
bản thân bạn được mọi người biết
đến như một cá nhân chuyên tâm,
có trách nhiệm, tầm nhìn và giỏi
 8. Phối hợp công việc tốt,
giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ/ nội tại

9. Phát hiện lỗi sai

và điều chỉnh công việc nhanh
 4.
QUY TRÌNH
TỔ CHỨC
Yêu cầu trò chơi:
 4 nhóm mỗi nhóm 3 người

 Mỗi nhóm sẽ chọn cho

nhóm mình 1 slogan và cử
1 nhóm trưởng
 Mỗi nhóm sẽ được phát
cho 1 tờ giấy A4
 Nhiệm vụ của mỗi nhóm là
sẽ vẽ lại bức tranh trong
thời gian ngắn 5 phút.
 5

4 1
START
TIME’S
TIMER
UP!

3 2
1. ĐỂ HOÀN THIỆN BỨC VẼ NÀY,
CÁC BẠN CẦN VẼ NHỮNG GÌ
HAY NÓI CÁCH KHÁC
LÀ LÀM NHỮNG GÌ?
 2. Thứ tự ưu tiên
của các bạn
khi vẽ bức tranh này
là gì?
36
3. Các bạn đã phân chia công việc
trong nhóm như thế nào?

Bạn có thấy đó là một cách

phân công công việc hiệu quả?
37
4. Các bạn có hài lòng
với bức vẽ của mình
hay không?
Vì sao?
38
5. Mỗi bạn hãy tự đánh giá
cách tổ chức làm việc
của nhóm mình

39
AWARE: Nhận biết, đề ra mục tiêu cho cá
AWARE
nhân và công việc. Sau đó sắp xếp ưu tiên
ANALYSE: Liệt kê những điều cần làm
ATTACK: loại bỏ “kẻ cắp thời gian” (những ANALYSE
yếu tố làm mất thời gian) để chú tâm vào
việc cần thiết
ATTACK ASSIGN
ASSIGNMENT: Lập thứ tự ưu tiên các
công việc
ARRANGEMENT: Hoàn thiện kỹ năng, ARANGE
lập kế hoạch
NỖ LỰC THỰC HIỆN
DO IT
KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ
 CẢM ƠN CÔ
VÀ CÁC BẠN
ĐÃ LẮNG NGHE
41