KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

YÊU CẦU TRONG LỚP

Exit
ƯỚC GÌ 1 NGÀY CÓ 25 GIỜ ĐỒNG HỒ
 NỘI DUNG
1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian
2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
 1. Kỹ năng quản lý thời gian
Khái niệm về thời gian
Khái niệm về quản lý thời gian
Lợi ích của việc quản lý thời gian
 Khái niệm về thời gian
Thời gian là tài sản hữu hạn
Thời gian là tài sản hao mòn dần
Thời gian là tương đối
Thời gian không chờ ai cả
Thời gian đi, thời gian không trở lại
Thời gian với mỗi người mỗi khác
Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ
hội
Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên
phải biết quý trọng nó!
 Thời gian là Vàng
Thời gian là cuộc sống
Khái niệm về thời gian
 BÀI TẬP
Ngân hàng đặc biệt:
Có một Ngân hàng cứ vào mỗi sáng sẽ rót
vào tài khỏan của bạn số tiền là 86.400 USD.
Nhưng, ngân hàng này quy ước là sẽ không
mang số dư tài khoản qua ngày hôm sau,
mọi đồng tiền phải được xài hết ngay trong
ngày. Đồng tiền nào chưa xài hết trong ngày
xem như hết hiệu lực.
Chia nhóm và thảo luận các việc bạn sẽ làm
với số tiền trên?
 70 Tuổi
X 365 Ngày
24 Giờ
60 Phút
36.792.000 Phút 11
 70 Tuổi
X 365 Ngày
24 Giờ
60 Phút
60 Giây
2.207.520.000 Giây
12
 Thời gian là miễn phí, nhưng nó là vô giá.
Bạn không có thể sở hữu nó, nhưng bạn có thể
sử dụng nó. Bạn không thể giữ nó, nhưng bạn
có thể dùng nó. Một khi bạn đã đánh mất nó,
bạn không bao giờ có thể nhận được nó trở lại.
 Ý nghĩa của thời gian
Để hình dung ra giá trị của một năm,
hãy hỏi một sinh viên mới thi hỏng.
 Để hình dung ra giá trị của một
tháng, hãy hỏi một người mẹ mới
vừa sinh con non tháng
 • Để hình
dung ra giá
trị của một
tuần, hãy hỏi
người biên
tập một tuần
báo
• Để hình dung ra
giá trị của một
giờ, hãy hỏi
những cặp tình
nhân đang hẹn
hò nhau.
 • Để hình dung ra giá trị của một
giây, hãy hỏi người vừa thóat khỏi
một tai nạn giao thông.
• Để hình dung ra giá trị của một milligiây,
hãy hỏi người vừa đọat một Huy chương
bạc môn điền kinh Olympic
Khái niệm về quản lý thời gian
 Khái niệm về quản lý thời gian
Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc,
thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với
nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn

Nguyên Thói
tắc quen

Công Hệ
cụ thống
Khái niệm về quản lý thời gian

Động cơ đúng

Tâm trạng đúng

Kỹ năng
chính xác
 Nguyên nhân lãng phí thời gian
1.Làm việc không có kế hoạch

2.Các mục đích không rõ ràng

3.Đặt quá nhiều mục tiêu

4.Giám sát quá chặt chẽ

5.Lo lắng thái quá

23
 Lo lắng giống
như ngồi xích đu.
Ta rất nỗ lực
nhưng
không đưa ta đến
đâu cả.

24
 Nguyên nhân lãng phí thời gian
6. Có quá nhiều công việc giấy tờ

7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo

8. Vòng vo

9. Sửa sai

10. Trì hoãn công việc

25
Treo việc
là

Treo cổ
Không làm cũng được
Không làm

Không làm không được

Làm ngay tức thì
 Nguyên nhân lãng phí thời gian

11. Mất thời gian chờ đợi

12. Dự các cuộc họp vô bổ

13. Nghỉ sớm

14. Tức giận

15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội

28
Không ai muốn chịu mất mát một
mình, họ luôn kéo người khác
cùng lãng phí thời gian.
Ta có đồng tình với những
người móc ví của ta?
 Hội chứng... vội
Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian

Dạo này anh bận, phải về muộn

Ngày mai nhé, mai.... lại mai

Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc

Giá 1 ngày có 25 tiếng

Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt biết mấy

31
 Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
Luôn thúc giục bản thân mình và người khác
làm việc một cách không ngừng nghỉ
Sống một cách ích kỷ và vô tình
Đeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên
cuồng
Rập khuôn mà không có tính sáng tạo
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
Ý tưởng rất hay nhưng
chưa có thời gian
Ngày mai nhé, mai…. mai,
và …. mãi mãi
Tôi không có thời gian để
làm hết mọi việc
Giá một ngày có 25 tiếng
Giá có thêm một ngày để
làm việc này thì tốt biết
mấy
 Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
Bị nhấn chìm trong công
việc
Dường như lúc nào cũng
bận bịu với cái gì đó
Vội vã đến và vội vã rời
khỏi cuộc họp
Ngỏ cửa tiếp khách,
nhưng không bao giờ có
mặt
Hẹn gặp khách, nhưng
khi họ đến lại không nhớ
Người thông minh
không bao giờ
lãng phí thời gian
 Lợi ích của việc quản lý thời gian
Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơn
Giảm căng thẳng
Tăng hiệu quả học tập
Tăng niềm vui trong cuộc sống
Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
Tăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng
 Bài tập 1
Vào buổi tối, có 4 người đàn ông phải đi qua 1
chiếc cầu. Nhưng chỉ có 1 chiếc đèn pin. Tối đa chỉ
có 2 người có thể đi 1 lần qua cầu. Dù 1 người đi
hay 2 người đi đều cần phải có đèn pin đi cùng. Và
dù đi hay trở lại cũng cần phải có đèn pin và không
thể ném nó trở lại. Mỗi người đi với vận tốc khác
nhau. Tốc độ qua cầu lần lượt là:
A. 1 phút
B. 2 phút
C. 5 phút
D. 8 phút
Hỏi thời gian nhanh nhất để tất cả qua cầu là
bao nhiêu lâu?
 Cấu trúc
1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian
2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu
quả
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
 2. Các phương pháp để quản lý thời gian
Sơ đồ quản lý thời gian
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
Sơ đồ quản lý thời gian
 Aware – Nhận biết
Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định
nghiêm túc việc đạt được kết quả một
cách có giá trị
Trả lời các câu hỏi sau:
Điều gì là quan trọng cho công việc của bạn?
Điều gì là quan trọng trong cuộc sống của
bạn?
Mục tiêu của bạn trong tương lai gần là gì?
Tìm đường đi đến mục tiêu
 Aware – Nhận biết
Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên:
 Cụ thể hóa mục tiêu
 Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ
 Đảm bảo chúng có thể thực hiện được
 Để chúng công khai
 Analyze – Phân tích

Phân tích hiện tại của bạn sử dụng thời gian

như thế nào?
Hiểu chính xác những gì bạn đang làm?
Thói quen tốt khi bạn sử dụng thời gian?
Thói quen xấu khi bạn sử dụng thời gian?
Những gì bạn dành nhiều thời gian nhất?
Bài tập thảo luận:
Lập thời gian biểu của 1 ngày làm việc chi tiết
đến 30 phút.
 Attack – Kẻ cắp thòi gian
Nguyên nhân vật lý
 Tiếng ồn
 Thiết bị liên lạc
 Tiện nghi làm việc
 Lưu trữ tài liệu
Nguyên nhân tâm lý
 Sự lo sợ
 Sự thất vọng
 Không thích thú
 Mâu thuẩn cá nhân
 Attack – Kẻ cắp thòi gian
1. Thiếu tổ chức kế hoạch
2. Trì hoãn, thiếu quyết đoán
3. Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung
4. Sự vội vàng, hấp tấp
5. Công việc giấy tờ
6. Không biết nói “KHÔNG”
 Assign - Lập trật tự ưu tiên
Trả lời các câu hỏi:
• Bạn ưu tiên thời gian làm gì
• Điều gì là cần thiết để được thực hiện đầu tiên?
• Điều gì là ít quan trọng và có thể làm sau này?
 Assign - Lập trật tự ưu tiên
Mức độ ưu tiên
 A: Chính
 B: Hỗ trợ
 C: Nên có
Phân loại
 Kiểm soát được
Chủ động
 Quan trọng
 Khẩn trương
 Giao cho ai khác
 Arrange – Lập kế hoạch

•Lập kế hoạch,
lên lịch cho công
việc

•Sử dụng lịch,

to-do list, ghi
chú,…
Arrange – Lập kế hoạch
 10 bí quyết quản lý thời gian
1. Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không
cần phải làm phần còn lại.
2. Kiên trì và nhẫn nại  tiến hành công việc từ đầu đến cuối.
3. Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần đủ cả  chỉ đọc và giải
quyết 1 lần.
4. Dọn bàn sạch sẽ và để thứ cần thiết ngay giữa.
5. Sắp xếp chỗ cho từng vật dụng.
6. Giành 1 khoảng thời gian trong tháng để sắp xếp lại công
việc.
7. Tự thưởng một cách đặc biệt khi làm công việc quan trọng.
8. Nhận biết có lúc mất kiểm soát thời gian vô ích  đừng sợ.
9. Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận.
10. Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì thì tốt nhất ?
 2. Các phương pháp để quản lý thời gian
Sơ đồ quản lý thời gian
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
 Mô hình Ma trận quản lý thời gian
55

Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan
trọng I II

Không
quan III IV
trọng
 Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Khẩn cấp Không khẩn cấp

I II
•Khủng hoảng •Làm việc trong C/ lược
Quan
•Các vấn đề cấp bách •Xây dựng quan hệ
trọng •Các dự án đến hạn •Tìm kiếm cơ hội
•Công việc tồn đọng •Lập kế hoạch

III IV
Không •Các việc đột xuất •Các công việc vô bổ
quan •Thư từ, e-mail •Điện thoại
•Họp hành •Tán gẫu
trọng
•Các vấn đề cấp bách •Hoạt động “giải trí”
 II
Kết quả:
- Căng thẳng (stress)
- Kiệt sức
- Luôn trong tình trạng khủng hoảng
- Làm việc ngoài phạm vi chức năng
IV

III
57
 I II

III IV

- Tập trung vào ngắn hạn

- Công việc vụn vặt
- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch
- Cảm giác là nạn nhân, thụ động
- Quan hệ hời hợt
I II

Kết quả:
- Vô trách nhiệm
- Tách rời công việc
- Phụ thuộc vào người khác
 I II Kết quả:
- Tầm nhìn, triển vọng
- Cân bằng
- Sống có kỷ luật
- Chủ động
- Ít khủng hoảng

III IV
 Khẩn cấp Không khẩn cấp

Quan
trọng
I II
Làm ngay Làm sau,
nhưng kiên quyết

Không
quan
III IV
Giao cho Chỉ làm nếu
trọng
người khác có thời gian

64
-Bài kiểm tra
- Điện thoại cắt ngang
- Mail hỏi thăm sức khỏe
- Bài tiểu luận cho tuần sau
- Bài tập về nhà
- Kế hoạch đi dã ngoại dịp Lễ 25-12
- Chơi game
-Đi uống cà phê với bạn bè
-Đi xem phim với người yêu
Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Việc quan trọng nhất

ở vị trí số một
(tổ chức vùng II)
Mô hình Ma trận quản lý thời gian

Lập ưu tiên cho

các việc trong lịch

Lập lịch cho

các việc ưu tiên
 Có thể quản lý thời gian?

Quản lý thời gian là

việc khó

Nhưng có thể
nếu có quyết
tâm

68
 Nguyên tắc cơ bản trong quản lý
thời gian

Nguyên tắc SMART

Nguyên tắc Pareto 80/20
Nguyên tắc Parkinson
 Nguyên tắc SMART

S-Specific
M-Measurable
A-Achievable
R-Realistic
T-Time bound
 Bài tập thực hành
Mỗi sinh viên lập mục tiêu cho 6
tháng tới theo nguyên tắc SMART.
Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto
 Nguyên tắc Parkinson

Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm

bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto)
Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn
các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật
Parkinson)
 Nguyên tắc quản lý thời gian
1. Đọc có chọn lọc
2. Liệt kê công việc cần thực
hiện trong ngày
3. Ưu tiên hoá các công việc
4. Ngăn nắp
5. Làm nhiều việc không quan
trọng một lúc

77
 Nguyên tắc quản lý thời gian

6. Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ

7. Chia nhỏ các công việc lớn

8. Xác định 20% công việc quan trọng

9. Dành thời gian tốt cho công việc quan trọng

10.Dành một thời gian không bị quấy rầy

78
 Nguyên tắc quản lý thời gian

11. Không trì hoãn công việc

12. Đặt ra hạn cuối cùng

13. Luôn để ý thời gian

14. Làm gì đó lúc chờ đợi

15. Làm việc bận rộn vào một thời điểm

79
 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian
Khái niệm về lập kế hoạch
Vai trò của việc lập kế hoạch
Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian
hiệu quả
 Khái niệm về lập kế hoạch
Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết
những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm
với các phương pháp thực hiện.
 Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động
được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn,
nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và
xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện
một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra.
Khái niệm về lập kế hoạch
 Khái niệm về lập kế hoạch
Nếu không có kế hoạch
 Chọn những gì trước mắt
 Làm những việc cấp bách
 Chịu sự hối thúc của thời gian
 Chọn theo cảm tính
 Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
 Khái niệm về lập kế hoạch

Muốn
phóng
nhanh
thì phải
Nhìn xa
Khái niệm về lập kế hoạch
 Khái niệm về lập kế hoạch

Mục tiêu + = Mộng mơ

+ Hành động = Qua ngày

87
 Khái niệm về lập kế hoạch

Mục tiêu + Hành động = Kết quả

Mục Hành Sống

+ =
tiêu động đẹp
Planning is bringing the future into the present
so you can do something about it now.
(Alan Lakein)
 Vai trò của lập kế hoạch
Tư duy có hệ thống trong quản lý
thời gian
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản
để phối hợp với các thành viên
nhóm
Sẵn sàng ứng phó đối với những
thay đổi môi trường bên ngoài
Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế
hoạch tiết kiệm 15-20p
 Lập kế hoạch

Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các

nhiệm vụ có thể quản lý được
Lập kế hoạch
 Lập kế hoạch

Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ

tự A, B, C
 Lập kế hoạch

Bước 3: Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù

hợp
 Lập kế hoạch

Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm

vụ có mức độ ưu tiên
 Phương pháp tổ chức và quản lý công việc

Kế hoạch gồm (5 W 2 H):

 What - Việc gì cần làm?
 Why - Tại sao phải làm?
 Who - Ai sẽ làm việc gì?
 When - Khi nào làm?
 Where - Làm ở nơi đâu?
 How - Cách làm như thế nào?
 How much - Cần bao nhiêu tiền để làm?
 Thực hành
Lập kế hoạch, trả lời các câu hỏi 5W 2H để
thực hiện mục tiêu đã xác lập ở mục tiêu
SMART?
Làm gì Làm để Ai làm? Làm khi Làm ở Làm như Cần bao
(What) làm gì (Who) nào đâu thế nào nhiêu tiền
(Why) (Where) (When) (How) để làm
 Viết tạo ra suy nghĩ
Suy nghĩ tạo ra hình ảnh
Hình ảnh tạo nên cảm nhận
Cảm nhận dẫn đến hành động
Hành động tạo ra kết quả
 3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian
Khái niệm về lập kế hoạch
Vai trò của việc lập kế hoạch
Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian
hiệu quả
 Các công cụ lập kế hoạch
101

Công cụ truyền thống Công cụ hiện đại

 Các công cụ

Mẩu bút chì

Hơn

Trí nhớ tốt

Trí nhớ đậm
Không bằng

Nét mực mờ
 Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Đầu tư ban đầu:

- Sổ tay cá nhân
- Bút chì, bút highlight
- Miếng dán nhiều màu
 Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Mỗi trang là một ngày

Liệt kê những công

việc bạn muốn thực
hiện trong ngày
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Tiếp theo, sắp

xếp mỗi công
việc theo mức
quan trọng
 Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Highlight 03
công việc
quan trọng
nhất và tập
trung thực
hiện chúng
 Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Gạch ngang
hoặc đánh
dấu vào
những công
việc đã làm.
Mỗi người là một nhà báo chuyên nghiệp

Những công
việc chưa hoàn
thành thì phải
được chuyển
sang trang sau
 Danh sách công việc

Công việc
hàng tháng
 Danh sách công việc

Công việc
hàng tuần
 Danh sách công việc

Công việc
hàng
ngày
 Câu chuyện về chiếc cốc
 Đá lớn: Những công việc có mức độ ưu
tiên và thời gian hòan thành cao nhất và
giá trị lớn nhất, thường quan trọng nhưng
không phải là nhiệm vụ cấp bách để
hướng tới mục tiêu của bạn
 Sỏi nhỏ: những nhiệm vụ cấp bách và
quan trọng
 Cát: Đây là những nhiệm vụ cấp bách
nhưng không quá quan trọng
 Nước: Những công việc thường không
quan trọng và không cấp bách thường
gây lãng phí thời gian
 Các công cụ lập kế hoạch
115

Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml

Điện thoại di động

Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...

 Phần mềm: Microsoft Outlook

 Các phần mềm quản lý thời gian khác:

Google Calendar
 Bài tập thực hành 1
Bạn có 2 tuần để thực hiện bài tiểu luận môn
kinh tế vĩ mô về vấn đề lạm phát trong 5 năm trở
lại đây. Yêu cầu phải có powerpoint thuyết trình
Hãy lập kế hoạch thực hiện công việc trên.
 Gợi ý
Tập trung
vào đề bài

Nghiên cứu
tài liệu tổng
quan
Dàn bài và
kế hoạch
thực hiện

Viết bản
nháp

Phản biện

Chỉnh sửa và
viết bản
chính thức

Làm silde
 Lập kế hoạch

Mon Tue Wed Thu Fri Sat Sun

1 2 3 4
Focus

5 6 7 8 9 10 11
Research Organize Draft
12 13 14 15 16 17 18

Feedback Final Slide

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31
Ngày Công việc Hoàn thành
02/03 Tập trung vào đề bài

05/03 Nghiên cứu tài liệu tổng quan

07/03 Dàn bài và kế hoạch thực

hiện
10/03 Viết bản nháp

12/03 Phản biện

14/03 Chính sửa và viết bản chính

thức
15/03 Làm slide và nộp bài
 Bài tập thực hành 2
Bạn tham gia cuộc thi sinh viên nghiên cứu
khoa học ở trường Đại học Ngoại thương.
Thời gian thực hiện 1 đề tài là 3 tháng. Từ
01/01 – 31/03. Hãy lập kế hoạch thực hiện đề
tài trên. Dự trù kinh phí thực hiện.
 Bạn sẽ làm việc nào trước?

Làm bài tập về nhà  Kiểm tra thư (check

mail)
 Bạn sẽ làm việc nào trước?

Tìm tài liệu cho bài “Facebook”

nghiên cứu
 Giải quyết việc chần chừ I am a great
believe in
luck, and I
find the
Sự chần chừ có nghĩa là trì hoãn harder I work,
the more I
một công việc (hoặc thậm chí một số have of it.
nhiệm vụ) mà nên ưu tiên. Thomas
Jefferson

Khả năng vượt qua sự chần chừ và

giải quyết những hành động quan
trọng có tác động tích cực lớn nhất
trong cuộc sống của bạn là một dấu
hiệu của những người thành công
nhất hiện có
 Ca khúc: Đừng ngồi yên trong bóng tối
Nhạc sỹ: Võ Thiện Thanh

Ca sỹ: Văn Mai Hương

 Tại sao chúng ta chần chừ?
Không có thời hạn rõ ràng

Thiếu nguồn lực sẵn có

Không biết bắt đầu từ đâu

Quá tải công việc

Không có niềm đam mê để

làm công việc

Sợ thất bại hay thành công

 9 cách để vượt qua sự chần chừ

1.Biết từ bỏ

2.Giao phó, ủy thảc

3.Bắt đầu ngay

4.Nhờ tư vấn
 9 cách để vượt qua sự chần chừ

• 5. Chia nhỏ công 6. Tuân theo quy tắc

việc 15 phút
 9 cách để vượt qua sự chần chừ

7. Những 8. Biết tặng thưởng

“deadlines” rõ bản thân
ràng
 9 cách để vượt qua sự chần chừ

9. Bỏ qua sự
mất tập trung
 Chương trình món ngon mỗi ngày
Thứ 2: Ếch sống
Thứ 3: Ếch sống
Thứ 4: Ếch sống
Thứ 5: Ếch sống
Thứ 6: Ếch sống
Thứ 7, Chủ nhật: Ếch sống
Nếu bạn phải ăn hai con ếch, thì hãy ăn con
nào xấu xí nhất trước
Hãy hành động ngay

Phát triển thói quen nghiện “ăn ếch”

Không bao giờ có đường tắt

 Bài tập thực hành
Những “con ếch” của bạn hiện tại là gì?
Đâu là công việc mà bạn hay “chán
ngán” phải làm mỗi ngày?

Một khi bạn đã tìm ra được con ếch đó,

hãy tạo thói quen ăn nó ngay mỗi ngày
ngay khi vừa thức giấc. Hãy làm nó
ngay mỗi sáng trước bất kì công việc
nào khác.
QUYẾT ĐOÁN
Không nói “KHÔNG" có thể đặt bạn trong rất
nhiều công việc.
Bạn không thể làm tất cả mọi thứ

Không thực hiện những điều bạn không thể

hoàn thành

Học cách nói “KHÔNG"

 Nói “KHÔNG” với những lời yêu cầu
Bạn có thể làm việc đó cho tôi?

Làm ơn giúp tôi với? Tôi sẽ mời bạn uống

nước?

Tôi phải có việc ra ngoài gấp, bạn có thể làm

việc này giúp tôi không?
 Quyết đoán
Nói không, tiếp theo là một lời giải thích trung thực.
Nói không và nói ngắn gọn lý do của bạn mà không
làm.
Nói không, và sau đó cung cấp cho một sự thay thế.
Một cách cảm thông, lặp lại các yêu cầu theo cách
của bạn, và sau đó nói không.
Nói có, sau đó đưa ra lý do bạn không làm việc đó,
và cung cấp một giải pháp thay thế.
Cung cấp từ chối quyết đoán
 THỰC HÀNH
Nói “KHÔNG” với các lời đề nghị.

Bạn A: Đề nghị

Bạn B: Từ chối
 Tổ chức không gian làm việc
Để quản lý hiệu quả thời gian của bạn phải
tạo một môi trường thích hợp.
Bằng cách loại bỏ sự lộn xộn, thiết lập một
hệ thống lưu trữ tài liệu làm việc có hiệu quả,
thu thập các công cụ thiết yếu, và quản lý quy
trình làm việc.

 Không gian làm việc lý tưởng

 Tổ chức không gian làm việc

Bàn làm việc sạch sẽ,

ngăn nắp

Thu thập và sắp xếp

thất cả thông tin, giấy
tờ, tài liệu, dụng cụ
mà bạn cần để hoàn
thành công việc.
 Tổ chức không gian làm việc
Tổ chức một nơi
làm việc thực
sự thoải mái,
hấp dẫn và tạo
cảm hứng làm
việc trong thời
gian dài.

Bỏ ra 1 giờ sắp xếp cho 1 tuần làm việc

5 phút sắp xếp cho 1 ngày làm việc
 Quản lý quy trình làm việc
 Hãy nhớ rằng, sử dụng quy tắc S.T.I.N.G. để không cảm thấy
choáng ngợp về công việc, hãy làm theo các bước sau:

SELECT - Chọn một trong những nhiệm vụ tại một thời điểm.
IME - Thời gian chính mình bằng cách sử dụng một chiếc đồng hồ
không có nhiều hơn một giờ.

IGNORE - Bỏ qua tất cả mọi thứ khác trong thời gian đó.
O - Không phá vỡ hoặc làm gián đoạn

GIVE - Hãy tạo cho mình một phần thưởng khi thời gian kết thúc
Sử dụng thời gian chờ - waiting time
Chờ xe buýt
Chờ đến lượt khám tại
bệnh viện
Chờ máy bay
Chờ điện thoài
Khi bạn đến sớm trong
một cuộc hẹn

158
Bạn thường làm gì?

Waiting time!
 Sử dụng thời gian chờ đợi

Trả lời thư

Viết thư hoặc liệt kê công việc

Đọc sách hoặc

nghe nhạc, anh
văn,… 160
 “Time is free, but it's priceless. You can't own
it, but you can use it. You can't keep it, but
you can spend it. Once you've lost it, you can
never get it back” HARVEY MACKAY

“Take time to deliberate, but when the time for

action arrives, stop thinking and go.” NAPOLEON
BONAPARTE

“Your time is limited, so don't waste it living

someone else's life.” STEVE JOBS

“You may delay, but time will not.” BENJAMIN

FRANKLIN
Good lucks!