Bài 3

QUẢN LÝ THỜI GIAN

THS. NGUYỄN NHƯ KHƯƠNG
 2
Nội dung
 Địnhnghĩa thời gian
 Quản lý thời gian
 Phương pháp quản lý thời gian
 Quản lý thời gian hiệu quả
 3
I. Định nghĩa thời gian

 Thời gian là thứ tài sản, là nguồn vốn quý báu

và độc đáo mà mọi người được hưởng như
nhau.
 Theo quy luật tự nhiên, thời gian sẽ tự đến và
tự đi nhưng sẽ không bao giờ trở lại.
 4
I. Định nghĩa thời gian

Thời gian là nguồn lực có

giới hạn không thể làm mới
được mà cũng không thể
mua hay thuê mướn từ
người khác.
 5
II. Quản lý thời gian

QLTG là hành động/ quá

trình lập kế hoạch, kiểm soát
một cách có ý thức lượng
thời gian dành cho các hoạt
động cụ thể.
 6
II. Quản lý thời gian

Quản lý thời gian là cách lập

danh sách những điều phải
làm và học cách nói không
với những điều vô bổ.
 7
III. Phương pháp QLTG
Mô hình “5 chữ A” trong QLTG hiệu quả:
1. Aware : Nhận biết.
2. Analyse : Phân tích.
3. Attack : Tấn công.
4. Assign : Phân bố.
5. Arrange : Sắp xếp.
 Save time, better use : Tiết kiệm thời gian và
sử dụng thời gian hiệu quả.
 8
1. Aware: Nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân
và công việc.
 Ước mơ của bản thân.
 Mục tiêu của bản thân: MT chính, MT hỗ trợ
và MT nên có.
 Các yếu tố liên quan: Tự nhận thức bản thân,
thói quen, năng lực, tác phong…
 9
1. Aware: Nhận biết
Ví dụ: Xác định mức độ ưu tiên của MT:
- Đạt được bằng TN loại khá sau 4 năm đại học  MT chính
- Hoàn thành tất cả các môn học trong chương
trình  MT hỗ trợ
- Đạt trình độ AV theo yêu cầu  MT hỗ trợ
- Tham gia hoạt động thể thao (bóng đá) rèn
luyện sức khỏe  MT nên có
 10
Nhận biết (ví dụ)
 11
2. Analyse: Phân tích
Phân tích cách thức sử dụng thời gian hiện tại
để đánh giá thực trạng sử dụng thời gian của
bản thân, từ đó đề ra PP kiểm soát việc sử
dụng thời gian hợp lý.
 PP sử dụng trắc nghiệm.
 PP ghi nhận và phân tích nhật ký thời gian.
 12
Trắc nghiệm sử dụng thời gian

 Hãy hoàn thành 10 câu trắc nghiệm sau

bằng cách chọn đáp án thích hợp nhất.
 Cách tính điểm:
 Thường xuyên: 3
 Thỉnh thoảng: 2
 Không bao giờ: 1
1. Mỗi ngày bạn đều bỏ ra một khoảng TG để lên kế hoạch cho ngày13mai.
2. Bạn sẽ giải
Trắc quyết những
nghiệm vấn đềthời
sử dụng lớn trước
giantiên.
3. Bạn có thể hoàn thành mọi kế hoạch trong ngày.
4. Bạn có thể ung dung hoàn thành công việc đúng thời hạn.
5. Góc học tập của bạn luôn ngăn nắp, gọn gàng.
6. Bạn có thể tìm thấy những tài liệu đã cất từ lâu một cách nhanh chóng.
7. Bạn có bao giờ không kịp nộp bài tập theo đúng yêu cầu của GV do có
nhiều gián đoạn. (1: thường xuyên, 3: không bao giờ)
8. Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo…
9. Bạn có gặp khó khăn trong việc quyết định việc gì sẽ làm sắp tới. (1:
thường xuyên, 3: không bao giờ)
10. Bạn thường xuyên chỉnh lại đồng hồ để thời gian được chính xác.
 14
Trắc nghiệm sử dụng thời gian
Kết quả:
- Từ 27 – 30 điểm: Rất giỏi trong việc sắp xếp và sd TG 
cần duy trì để đạt hiệu quả cao trong học tập và công việc.
- Từ 24 – 26 điểm: Năng lực sắp xếp và sd TG khá tốt 
cần quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sd TG hợp lý
hơn.
- Từ 10 – 23 điểm: Khả năng sắp xếp và sd TG hơi kém 
tìm nguyên nhân để sắp xếp và sd TG hiệu quả hơn.
 15
Ghi nhật ký thời gian
 16
Phân tích nhật ký thời gian

 Phân loại các công việc thành các nhóm công

việc.
 Tính tỷ lệ phần trăm thời gian dành cho các
nhóm công việc để tìm ra cách sử dụng thời
gian hợp lý cho bản thân.
 17
Phân tích nhật ký thời gian

1. Phục vụ cá 2. Học tập

nhân (25%) (50%)
Thời gian
lý tưởng
3. Dành cho 4. Lãng phí
GĐ, XH, sở (tán gẫu, chờ
thích… (25%) đợi, game…)
 18
3. Attack: Tấn công
Tìm ra những “kẻ tấn công” làm tiêu hao thời
gian, hay còn gọi đó là “kẻ cắp” thời gian.
Có 2 “kẻ cắp thời gian” chính:
 Kẻ cắp từ bên ngoài (yếu tố khách quan):
điện thoại, TV, internet...
 Kẻ cắp từ bên trong (yếu tố chủ quan): thiếu
MT, lười, do dự, không kế hoạch...
 19
- Thiếu các mục tiêu/ thiếu thứ tự ưu tiên
- 3. Attack: Tấn công
Thay đổi thứ tự ưu tiên cv do phải giải quyết rủi ro
- Trì hoãn, hay chần chừ
- Có những công việc khẩn cấp và chữa cháy
-  Nguyên
Có những “vịnhân
khách dẫn đếnmời”
không việc sử dụng thời
- gian
Điện chưa
thoại hiệu
– Tivi quả?
– Internet…
- Không có khả năng nói “không”
- Quá cầu toàn
- Góc học tập bừa bộn
- Ngủ quá nhiều
- Kém / không tập trung vào công việc
 20
4. Assign: Phân bố
Cần phân bố thời gian phù hợp với mục tiêu và
nội dung công việc.
Có thể sử dụng 3 phương pháp sau để làm cơ
sở phân bố thời gian:
 Đồ thị quản lý thời gian.
 Phương pháp ABCD.
 Nguyên lý 80/20.
 21
Phương pháp ABCD

 Người đề xuất:
Ken Blanchard
 PP này tập trung vào
những việc Nên làm và
Phải làm.
 22
Phương pháp ABCD

A (Absolutely must get done now): cv thiết yếu,

quan trọng, bắt buộc làm ngay.
 B (Better get done now): cv nên làm ngay, tương
đối quan trọng.
C (Could wait for now): cv có thể đợi đến khi khác
giải quyết.
D (Delegated but require follow up): cv có thể ủy
thác nhưng phải theo dõi.
 23
Nguyên lý 80/20

 Người đề xuất: Vilfredo

Pareto (1948 – 1923).
 PP này yêu cầu cá nhân
chuyên tâm vào 20% cv
quan trọng nhất.
 24
Đồ thị quản lý thời gian (1)
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP

QUAN TRỌNG - Làm theo chiến lược

- Khủng hoảng
- Tìm kiếm cơ hội
- Các vấn đề cấp bách
- Lập kế hoạch
- Các dự án đến hạn
- Xây dựng mối quan hệ
- Các công việc tồn đọng
- Trao quyền
- Cv mang tính chữa cháy
- Nghỉ ngơi, giải trí thật sự

- Công việc đột xuất

KHÔNG QUAN

- Các công việc vô bổ

- Thư từ, email
Một số cuộc điện thoại
TRỌNG

-
- Điện thoại
- Thư từ không liên quan
- Hội họp
- Hoạt động giải trí
- Báo cáo
- Việc lãng phí thời gian
- Hoạt động ưa thích 24
 25
Đồ thị quản lý thời gian (2)
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP

- Căng thẳng
QUAN TRỌNG - Tầm nhìn, viễn cảnh
- Kiệt sức
- Cân đối
- Bận bịu công việc
- Kỷ luật
- Quản lý khủng hoảng
- Tự chủ
- Luôn chữa cháy
- Quan hệ tốt
- Làm việc ngoài phạm vi
- Ít khủng hoảng
chức năng
KHÔNG QUAN

- Tập trung ngắn hạn

- Không có trách nhiệm
- Quan hệ nông cạn, dễ tan
TRỌNG

- Có thể bị đuổi việc

vỡ
- Tách rời công việc
- Quản lý các cuộc khủng
- Phụ thuộc vào người khác
hoảng
25
 26
Đồ thị quản lý thời gian (3)
KHẨN CẤP KHÔNG KHẨN CẤP

QUAN TRỌNG

LÀM NGAY LẬP KẾ HOẠCH

KHÔNG QUAN
TRỌNG

ỦY THÁC BỎ QUA

26
 27
Ví dụ: Danh sách các công việc cần làm
 28
Ví dụ: Phân bố TG – Phương pháp ABCD
 29
Ví dụ: Đồ thị quản lý thời gian
30
 31
Ví dụ: Đồ thị quản lý thời gian
 32
5. Arrange: Sắp xếp
Xác định, sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu
tiên, trước sau.
 33
IV. QLTG hiệu quả

Làm việc có tổ chức

Lập kế hoạch trước

Biết rõ khi nào làm việc hiệu quả nhất

Tập tính kỷ luật đối với bản thân

 34
IV. QLTG hiệu quả

Việc hôm nay không để ngày mai

Kiểm soát sự lãng phí thời gian,

tránh kẻ cắp thời gian

Giữ sự tập trung vào công việc

Có thể lực tốt