KHÓA HỌC

LẬP KẾ HOẠCH VÀ
TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh

 TRÒ CHƠI

ĐI TÌM MỘT NỬA TRÁI TIM

MỤC TIÊU
 Biết được lợi ích và tầm quan trọng của lập kế
hoạch;
 Lập kế hoạch và tổ chức công việc theo quy trình;
 Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày hiệu quả;
 Sắp xếp công việc, quản lý thông tin hiệu quả;
 NỘI DUNG
① Tổng quan về lập kế hoạch và tổ chức công việc.
② Phương pháp lập kế hoạch công việc.
③ Cách thức tổ chức công việc hiệu quả.
④ Quản lý và giám sát triển khai kế hoạch.
 Chia nhóm – Giới thiệu – Chấm
điểm

CHIA NHÓM GIỚI THIỆU

• Đặt tên Nhóm. • Tên & Logo của Nhóm.
• Thiết kế Logo của Nhóm. • Ý nghĩa tên Nhóm.
• Bầu Trưởng nhóm. • Mong đợi của nhóm.
 1
Tổng Quan Về Lập Kế Hoạch
Và Tổ Chức Công Việc
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 1
5 Phút thực hiện
Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
HOẠT ĐỘNG XÂY CẦU BẰNG BÁO LẦN 2
4 Phút lập kế hoạch + 5 phút thực hiện
Bao gồm: Báo, dây, kéo,băng dính, 2 ghế
Lập kế hoạch là gì?
Vì sao lại cần phải lập kế
hoạch?
 Những loại kế hoạch nào mà các nhà Quản lý ở
Công ty mạng lưới VIETTEL thường xuyên phải
lập?
Bạn hiểu “Luôn bắt đầu từ mục
tiêu đã được xác định” là gì?
 Mọi sự vật đều được sáng tạo hai
lần
• Lần thứ nhất: sáng tạo về mặt tinh thần (thiết kế).

• Lần thứ hai: sáng tạo về mặt vật chất (xây).

Đâu là sự khác nhau giữa
Lãnh đạo và Quản lý?
Lãnh đạo và Quản lý
Lãnh đạo và Quản lý
Được Thấy

Làm
 7 Việc quan trọng nhất cần
làm
• Cải thiện việc giao tiếp với mọi người.
• Làm công việc chuẩn bị tốt hơn.
• Lập kế hoạch và tổ chức tốt hơn
• Chăm sóc sức khỏe bản thân tốt hơn.
• Tìm kiếm các cơ hội mới.
• Rèn luyện bản thân.
• Trao quyền cho người khác.
Vị trí của việc lập kế hoạch
đối với nhà quản lý
 Trò chơi đuổi hình bắt gà

B
A
 2
Phương Pháp Lập Kế Hoạch Công Việc
 Việc lập kế hoạch của các đơn vị thuộc
Công ty Mạng lưới VIETTEL diễn ra như thế
nào?
Đánh giá thực trạng các nguồn lực
Dự đoán, dự báo
Xác định mục tiêu
Phân loại mục tiêu

Công ty

Bộ phận

Cá nhân
 Phương pháp SMART

Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

Measuable: Đo đếm được

Attainable: Có thể đạt được bằng sức của mình

Relevant: Liên quan đến tầm nhìn chung

Time-bound: Có thời hạn

Xây dựng các phương
án
Đánh giá các phương
án
Lựa chọn các phương
án
Xây dựng các kế hoạch bổ trợ
Hoạt động: Sợi dây kết nối
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH
 5W1H

What

Where Who

How

When Why
 5WH2C5M
• Xác định mục tiêu yêu cầu công việc 1W (Why).
• Xác định nội dung công việc 1W (What).
• Xác định 3W còn lại (Where,When,Who).
• Xác định cách thức thực hiện 1H (How).
• Xác định phương pháp kiểm soát 1C (Control).
• Xác định phương pháp kiểm tra 1C (Check).
• Xác định nguồn lực thực hiện 5M (Man,
Money, Material, Machine, Method).
LẬP KẾ HOẠCH TRÊN MỘT TRANG GIẤY
Tầm nhìn
Sứ mệnh
Các chiến
lược
Mục tiêu
Kế hoạch
 Thực hành lập kế hoạch
cho một công việc cụ thể tại
VIETTEL
 3
Cách Thức Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả
 Việc tổ chức và
phân công công việc ở VIETTEL?
 Xác định chức năng nhiệm
vụ
• Xác định chức năng.
• Xây dựng quy trình.
• Định biên công việc.
• Xác định mô tả công việc.
• Phân công công việc.
Sắp xếp nơi làm việc
Quản lý thông tin và Công
việc
Xem xét đánh giá và điều chỉnh
Chương trình hóa tổng
thể
6 BƯỚC TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
 1
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
 2
Nhận diện các vai trò
 3
Lựa chọn mục tiêu
phần tư thứ hai cho từng vai trò
 4
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
 5
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết
định
 6
Đánh giá
ĐI TÌM KHO BÁU
 4
Quản lý và Giám Sát Triển Khai Kế Hoạch
Quản trị thời gian
Nhật ký thời gian
 Thế hệ quản trị thứ nhất

• Là “Các công cụ nhắc nhở” bao gồm những mẩu ghi

chép đơn giản và bản liệt kê công việc.
• Bạn luôn mang những bản liệt kê và thường xuyên
đối chiếu với nó để khỏi quên việc định làm.

1
 Thế hệ quản trị thứ
hai
• Là phương pháp “lập kế hoạch và chuẩn bị” bao
gồm xác lập mục tiêu, đặt kế hoạch, lên lịch hoạt động.
• Đặc trưng là lịch công tác và sổ ghi các cuộc hẹn.
• Bạn thường lập kế hoạch các cuộc hẹn, viết ra các cam
kết, xác định thời hạn, địa điểm diễn ra các cuộc hẹn.

2
 Thế hệ quản trị thứ
ba
• Lập kế hoạch, đặt ưu tiên, và kiểm soát.
• Bạn sẽ dành thời gian để làm rõ các giá trị và các ưu
tiên, bạn sẽ đặt ra các mục tiêu dài ,trung và ngắn hạn.
• Đặc trưng của thế hệ này là các công cụ lập kế hoạch và
tổ chức công việc với các biểu mẫu chi tiết cho kế hoạch
hằng ngày.
3
 Mô thức tầm quan
Thếtrọng
hệ quản trị thời gian thứ tư
• Quan tâm đến cả hai yếu tố tính khẩn cấp và tầm
quan trọng trong cuộc sống cũng như công việc.
• Khi ra quyết định hằng ngày, một trong hai yếu tố
này có xu hướng chi phối.
• Vấn đề nảy sinh khi chúng ta hành động chủ yếu
xuất phát từ mô thức tính khẩn cấp hơn là mô thức
tầm quan trọng.
4
 Mô thức tầm quan
Thếtrọng
hệ quản trị thời gian thứ tư
• Hành động phải xuất phát từ mô thức tầm quan trọng.
• Dành nhiều thời gian cho sự chuẩn bị, lập kế hoạch và
trao quyền, chúng ta sẽ giảm thời gian cho chữa cháy,
khủng hoảng và cấp bách thuộc phần tư thứ I.

4
 Làm Và Được
Được ít Được nhiều

Làm nhiều Làm nhiều Làm nhiều

Được ít Được nhiều

Làm ít Làm ít
Làm ít Được ít Được nhiều
 80/20

20%

80%
 Ma trận thời gian

Khẩn cấp Không khẩn cấp

I II
Quan trọng

III IV
Không quan trọng
 Ma trận quản lý thời gian

Khẩn cấp
KhôngI khẩn cấp II
 Khủng hoảng  Làm việc trong chiến lược
 Các vấn đề cấp bách  Tìm kiếm cơ hội
Quan trọng  Các dự án đến hạn 

Lập kế hoạch
Xây dựng mối quan hệ
 Công việc tồn đọng
 Trao quyền
 Nghỉ ngơi thực sự

III IV
 Các việc đột xuất  Các công việc vô bổ
Không  Thư từ, email  Điện thoại
 Họp hành  Tán gẫu
quan trọng  Các vấn đề cấp bách  Hoạt động giải trí
 Các hoạt động ưu thích  Những việc lãng phí thời gian
 Thư từ không liên quan
 Khẩn cấp – Quan
trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Kết quả:
 Căng thẳng.
 Kiệt sức mệt mỏi.
Quan trọng  Bận rộn công việc.
 Làm việc ngoài phạm vi chức năng.
 Quản trị khủng hoảng.
 Luôn phải chữa cháy.

III IV
Không
quan trọng
 Không khẩn cấp – Quan
trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Kết quả:
 Tầm nhìn, viễn cảnh.
 Cân bằng.
Quan trọng  Sống có kỉ luật.
 Chủ động.
 Quan hệ tốt.
 Ít khủng hoảng.

III IV
Không
quan trọng
 Khẩn cấp – Không quan
trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng
III IV
Kết quả:
 Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn.
 Xử lý khủng hoảng.
Không  Tìm cách háo danh.
 Công việc vụn vặt.
quan trọng  Xem nhẹ mục tiêu,kế hoạch lâu dài.
 Cảm giác là nạn nhân, thụ động, mất kiểm soát.
 Quan hệ hời hợt, nông cạn và tan vỡ.
 Không khẩn cấp – Không quan trọng
Khẩn cấp Không khẩn cấp
I II
Quan trọng III IV
Kết ả:
qu nhiệm.
 Vô trách ổi việc.
 Bị đu công
 Tách rời việc.
Không  Phụ thuộc vào người hác
k hoặc
quan trọng phụ
thuộc về
tổ chức về ng điều cơ bản.
nhữ
Phân công công việc
Giám sát công
việc
HOẠT ĐỘNG

TRANH CHẤP TỔ ONG QUÝ

Chúc các Anh/Chị thành công!