Workshop

TO-DO LIST MÀ
“CHI”
ĐỂ THỜI GIAN

KHÔNG MISS MÀ KHÔNG “PHÍ”

 NỘI DUNG

1. What: To-do list là gì?

2. Why: Tại sao lại là To-do list? Cần và nên lên To-do list hay không?
3. How: Làm thế nào để cải thiện hiệu quả hoàn thành To-do-list?
1&2 TO-DO LIST: WHAT & WHY?
 1. Là danh sách những việc bạn cần làm hoặc muốn làm
2. Là danh sách ghi chú được bạn ghi ra trên giấy nhớ,
sổ cầm tay, hoặc trên máy tính, điện thoại để ghi nhớ
và theo dõi các công việc bạn muốn thực hiện.

1. Xác định công việc rõ ràng

2. Tăng hiệu suất
3. Tính cam kết cao hơn
4. Sắp xếp, quản lý hiệu quả
5. Thúc đẩy động lực làm việc
3 TO-DO LIST: HOW
CÂU HỎI

1 3

Bạn có thời gian để làm Bạn có thường hủy các hoạt

những việc mình thích 2 động thú vị ngoài công việc vì
không? quá bận không?
Có phải bạn luôn phải vội vã
để hoàn thành công việc?

4 5

Bạn có luôn cảm thấy không Bạn hay nản lòng và thiếu
đủ thời gian trong ngày kiên nhẫn?
không?
1. THỰC TRẠNG

Quản lý thời gian -

Chướng ngại trì hoãn mục tiêu?

https://bit.ly/jamboardedt281121
NGUYÊN NHÂN

Sa đà vào các Không biết nói

công việc không Không ngăn nắp
“Không”
quan trọng

1 2 3

Tốn thời gian vào Làm nhiều việc Hay trì hoãn
các việc vô bổ cùng lúc

4 5 6
 2. VẤN ĐỀ

1
Cách viết và sắp xếp to-do list
2 Cách quản lý thời gian
3 Cách duy trì động lực
3. LÀM THẾ NÀO ĐỂ

CẢI THIỆN?
 3.1. CÁCH VIẾT VÀ SẮP XẾP TO-DO LIST HIỆU QUẢ
WHERE: GIẤY/ ĐIỆN THOẠI/ APP

● Bước 1: Viết hết các việc bạn cần làm ra. Bạn có thể
chia ra thành các mục lớn chi tiết như việc cá nhân,
việc học, công việc văn phòng, v.v. Sau đó cho mỗi
mục lớn, bạn lại liệt kê các việc nhỏ hơn.

● Bước 2: Xác định thứ tự ưu tiên cho từng việc và sắp

xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới, ví dụ như “rất
quan trọng”, “thời gian có hạn”, v.v Bạn có thể dùng
số hoặc bảng chữ cái từ A-F để phân loại.
 CÁCH VIẾT VÀ SẮP XẾP TO-DO LIST HIỆU QUẢ

TIÊU CHÍ CỦA TO-DO LIST “XỊN"

➢ Tạo nhiều hơn một danh sách. Cho nhiều khía cạnh
khác nhau của một ngày: công việc, cá nhân, mua sắm,
việc nhà, v.v.
➢ Viết ra việc đó ngay khi vừa nghĩ tới.
➢ Viết ra hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ.
➢ Điều chỉnh “to-do list” hàng ngày cho phù hợp
➢ Chỉ chọn ra 3-5 việc chính trong một ngày.
 MA TRẬN EISENHOWER

Quan trọng nhưng không khẩn cấp Khẩn cấp và quan trọng
(nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau) (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức)

Không khẩn cấp cũng không quan trọng Khẩn cấp nhưng không quan trọng
(nhiệm vụ phải được loại bỏ) (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác)
Câu trả lời

Giá trị định hướng cuộc đời tôi là gì?

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG

Phân loại nhiệm vụ theo ma trận

01 Eishen Hower

02 Loại bỏ trước khi bắt đầu

03 Phân công - Ủy thác

04 Lập kế hoạch

05 Triển khai kế hoạch

 4D

DO DUMP DELEGATE DEFER

Thực hiện ngay công Loại bỏ những công Giao việc cho người Nếu không thể thực
việc quan trọng việc vô nghĩa để tiết có khả năng làm tốt hiện công việc đó
trước mặt kiệm thời gian hơn bạn ngay, hãy ghi chép
lại và xác định thời
gian sẽ làm việc đó
 CÁCH SẮP XẾP TO-DO LIST

● Lược qua danh sách và đánh dấu sao bên cạnh những đầu việc quan trọng nhất với deadline
eo hẹp.
● Đánh dấu chấm những việc đi cùng với deadline nhưng ít quan trọng hơn.
● Gạch chân các đầu việc với deadline xa, không có deadline hoặc/và không quan trọng.
● Sẽ có những đầu việc ít liên quan với mục tiêu đã đề ra. Như đã đề cập, đừng ngần ngại nhờ
hoặc giao hẳn cho người khác.
● Sau cùng là những đầu việc không thỏa mãn bất cứ tiêu chí nào ở trên, đừng ngần ngại bỏ ra
khỏi danh sách.
APP TO-DO LIST HIỆU QUẢ

Trello: Dễ hiểu, invite bạn bè vào không gian cho phép

Remember the Milk: Đồng bộ với điện thoại/
tài khoản email/ GG Maps
APP TO-DO LIST HIỆU QUẢ

Evernote:
❖ Chia sẻ ghi chú
❖ Đặt lịch nhắc nhở
❖ Chat với danh sách liên lạc
❖ Tự quản lý note
❖ Chỉ đòi hỏi phí khi cần bảo mật cao hơn và dung lượng lưu trữ
cao hơn
 3.2. CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN
CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bước 1: Thiết lập Bước 2: Lên danh sách việc Bước 3: Chọn thứ tự ưu tiên Bước 4: Ước tính quỹ thời gian cho
mục tiêu SMART cần làm (To-do list) từng công việc

Bước 5: Lên quỹ thời Bước 6: Không phân công Bước 7: Tạo một mẫu quản lý Bước 8: Phân tích, đánh
gian dự phòng thời gian tùy ý trực quan và đẹp mắt giá hiệu quả
SPECIFIC MEASURABLE ACHIEVABLE RELEVANT TIMED

S M A R T
 Bước 1 – Cụ thể hóa mục tiêu (S – Specific)
SPECIFIC - Mục tiêu đặt ra là gì?
- Cần đạt kết quả ra sao? (Bao nhiêu %)
- Có lưu ý gì khi thực hiện mục tiêu không?
- Ai sẽ tham gia thực hiện mục tiêu cùng bạn?

S
- Bạn có thể nhận được sự trợ giúp, tư vấn hay hỗ trợ từ ai không?
- Mục tiêu cần hoàn thành ở đâu?

Ví dụ:
Mục tiêu: Hoàn thành xuất sắc buổi thuyết trình trong buổi họp 5 ngày tới

Ngày 1: Hoàn thành bài thuyết trình sơ bộ

Ngày 2: Rà soát và điều chỉnh nội dung bài thuyết trình
Ngày 3: Tập thuyết trình phối hợp với ngôn ngữ cơ thể, khuôn mặt
Ngày 4: Rà soát tổng thể và bổ sung nội dung bài thuyết trình cho ra kết quả cuối
Ngày 5: Hoàn thành xuất sắc bài thuyết trình (mắc dưới 10% lỗi cơ bản)
MEASURABLE

M
Bước 2 – Đo lường mục tiêu (M – Measurable)
Gắn các mục tiêu với các con số đo lường cụ thể, định
lượng được.

Mục tiêu đạt 7.0 Ielts trong 4 tháng (based 5.0), như vậy mỗi
tháng bạn cần tăng ít nhất 0.5 band.
 ACHIEVABLE

A
Bước 3 – Xác định tính khả thi
của mục tiêu (A – Achievable)
Dứt khoát loại bỏ các mục tiêu bất khả thi
khỏi danh sách mục tiêu để tập trung làm
những điều cần thiết khác.
 RELEVANT

R
Bước 4 – Xác định tính thích hợp, liên quan của
mục tiêu (R – Relevant)
Xem xét mục tiêu đề ra hàng ngày, hàng tuần có thực sự
liên quan và giúp bạn đạt được các mục tiêu dài hạn
như mục tiêu hàng tháng, hàng quý, hàng năm…
 TIMED

Bước 5 – Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu (T – Time Bound)
Đặt mốc thời gian cụ thể để thực hiện mục tiêu
T
 BƯỚC 2 VÀ BƯỚC 3

1
Lập To-Do List
2 Sắp xếp To-Do List hiệu quả
 BƯỚC 4: ƯỚC TÍNH QUỸ THỜI GIAN CHO TỪNG CÔNG VIỆC

Một số phương pháp

● Tham khảo kinh nghiệm.

● Ước tính tương tự. Thông qua các việc tương tự
đã từng làm, bạn sẽ có thể ước tính thời gian cho
công việc lần này.
● Kỹ thuật PERT. Chỉ một phép tính nhỏ.
- Khoảng thời gian hoàn thành nhanh nhất (O)
- Khoảng thời gian hoàn thành chậm nhất (P)
- Khoảng thời gian bạn cho là hợp lý nhất (M)

Công thức = (O + P + 4 x M)/6

 MINI TASK

HÃY LẬP TO-DO LIST DAILY ACTIVITIES THƯỜNG CÓ CỦA

MỘT BẠN SINH VIÊN VÀ SẮP XẾP HIỆU QUẢ
1. Hoạt động theo nhóm Zoom
2. Thời gian: 10 phút thảo luận
3. Mỗi nhóm có 2 phút chia sẻ
 BƯỚC 5: LÊN QUỸ THỜI GIAN DỰ PHÒNG
Đừng quá tham vọng điền hết mọi thứ đến khi lịch dày đặc. Hãy dành các khoảng trắng xen đó để dành cho các trường hợp

khẩn cấp ngẫu nhiên khác.

BƯỚC 6: KHÔNG PHÂN CÔNG THỜI GIAN TUỲ Ý

Đừng cố “nhồi nhét” bảng mẫu quản lý thời gian của mình bằng những đầu việc không được lên kế hoạch trước đó.

Sau khi hoàn thành các công việc đã lên lịch, nếu vẫn còn dư dả thời gian thì bạn hãy dùng nó cho các việc cá nhân như đọc email,
cập nhật lịch trình, đọc tin tức, đi dạo

BƯỚC 7: TẠO MẪU QUẢN LÝ TRỰC QUAN & ĐẸP MẮT

Daily To-do list
24h Activity Log Weekly Time Management Chart
Task Tracker
Class Schedule Template
 BƯỚC 8: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ

NHỮNG SAI LẦM KHIẾN QUẢN LÝ THỜI GIAN KÉM HIỆU QUẢ

Luôn cố gắng làm mọi

Không ưu tiên công việc Bỏ qua thời gian nghỉ ngơi
thứ thật hoàn hảo
QUẢN LÝ THỜI GIAN VỚI MÔ HÌNH 4P's
 3.3. CÁCH DUY TRÌ ĐỘNG LỰC

THỂ CHẤT: KHOẺ MẠNH - MINH MẪN - KHÔNG TRÌ HOÃN
● Cách 1: Loại bỏ những thứ không cần thiết, mất tập trung, sẵn sàng
say “No”
● Cách 2: Tăng áp lực
- Chia sẻ với người khác về mục tiêu để tự gia tăng trách nhiệm bản thân
- Đặt hình phạt nếu không thực hiện
● Cách 3: Sử dụng lượng Caffeine vừa đủ
● Cách 4: Tập thể dục điều độ
● Cách 5: Chia nhỏ các mục công việc để duy trì động lực hoàn thành từ
những thứ nhỏ nhất
TINH THẦN: LẠC QUAN - HĂNG HÁI
● Cách 1: Nhắc nhở bản thân về mục tiêu đã đề ra
● Cách 2: Kiểm tra tiến độ công việc
● Cách 3: Thưởng cho bản thân khi hoàn thành nhiệm vụ
● Cách 4: Nghỉ ngơi
● Cách 5: Đừng quá khắt khe với bản thân
● Cách 6: Theo dõi và đọc những bài chia sẻ truyền cảm hứng
4 TỔNG KẾT
 "Để có thể thành công, bạn buộc phải loại bỏ 1 lò lửa
Và để có thể thực sự thành công thì bạn phải loại bỏ 2 lò lửa"

Tôi muốn cân bằng mọi

thứ - Học thuyết 4 lò lửa
 1. 2.
Chia sẻ công việc Biết cách sắp xếp, ưu
tiên theo thứ tự

3.
4.
Không trì hoãn
Lên lịch trình nhiệm vụ

5.
Quản lý áp lực công việc
Kiểm soát deadline
"Mọi thứ đều ngoài tầm kiểm soát của

chúng ta ngoại trừ thời gian và nếu

MO
E
TIM

N
chúng ta biết cách kiểm soát thứ duy nhất

EY
chúng ta kiểm soát được thì bạn có thể
kiểm soát hầu hết những thứ còn lại"

QUALITY
Cảm ơn các bạn !