Tại sao chúng ta

quản lý thời gian

chưa hiệu quả?
Các nguyên nhân chính.
1. Làm việc không có kế hoạch.

2.Sa đà vào các công việc không quan trọng.

3.Không biết nói lời từ chối.

4.Có thói quen hay trì hoãn.

5.Làm nhiều việc cùng một lúc.

6.Lối sống không ngăn nắp .

7.Tốn thời gian vào các việc vô bổ 

01
Làm việc không có kế hoạch.
Nguyên nhân phổ biến nhất làm chúng ta rơi
vào trạng thái chênh vênh, làm việc gì cũng
kéo dài thời gian nhưng kết quả lại chẳng đi
đến đâu

Do đó, việc lên kế hoạch chỉn

chu sẽ giúp cho bản thân quản
lý thời gian hiệu quả hơn, từ
đó mà định hướng đúng đắn
công việc của chính mình.
02
Sa đà vào các công
việc không quan
trọng.
Chúng ta thường có rất nhiều nhu cầu
muốn hoàn thành, tuy nhiên chúng ta
lại không hiểu rõ mức độ quan trọng
của từng công việc.
Mọi người sẽ bị phân vân giữa các công
việc có mức độ cần thiết và chưa thật sự
cần thiết., họ thường mất khá nhiều thời
gian cho những công việc chưa thật sự
cấp bách, thậm chí còn không còn thời
gian để làm những việc quan trọng.
03
Không biết nói lời từ chối.
Mỗi ngày, con người phải thường xuyên giao tiếp,
phối hợp với nhiều người khác trong quá trình làm
việc, do đó chúng ta nghĩ rằng việc đồng ý làm giúp
công việc là điều nên làm để gắn kết các mối quan
hệ.

Tuy nhiên, chúng ta cũng còn có

những vấn đề cần phải giải quyết,
không thể nào trì hoãn được. Như
vậy, không biết nói lời từ chối đúng
lúc sẽ làm cho bạn rước thêm
nhiều mệt mỏi vào người .
04
Có thói quen trì
hoãn.
Thêm một nguyên nhân quản lý thời gian không hiệu
quả mà bạn phải từ bỏ ngay hôm nay. Nếu không
muốn vì sao công việc chồng chất, ngày qua tháng nọ
mà vẫn không hoàn thành

Công việc của ngày hôm nay chớ

để những ngày sau phải giải quyết
vì dần dần sẽ bị ứ đọng công việc.
Dù bận rộn hay rảnh rang, hãy luôn
luôn có trách nhiệm với công việc
được giao và hoàn thành chúng một
cách nhanh chóng, hiệu quả nhất có
thể.

Từ đó, bạn sẽ có thời gian làm

những việc khác quan trọng hơn.
05
Làm nhiều việc cùng
một lúc.
Nếu bạn cho rằng làm nhiều việc cùng một lúc
thì sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian, nhưng
bạn đã sai lầm rồi đấy!

Kết quả công việc sẽ không như ý muốn

của bạn, thậm chí là còn tệ hơn so với kỳ
vọng. Vì thế bạn nên chú tâm vào một việc
và cố gắng hoàn thành chúng đúng hạn,
sau đó mới đến công việc tiếp theo.
06
Lối sống không ngăn nắp.
Ngỡ như không liên quan đến việc lãng phí thời
gian nhưng thật ra lại ảnh hưởng rất nhiều mọi
người nhé!

Thử tưởng tượng là trên bàn làm việc của

bạn với đồ ăn, giấy tờ, bút viết, phong thư
không được sắp xếp gọn gàng thì bạn sẽ
mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.

Thói quen ngăn nắp còn giúp thay đổi tư

duy ở bạn, từ đó làm việc cũng có hứng thú
và năng lượng hơn.
 07
Tốn công vào các việc vô
bổ.
Những email không liên quan đến công Vậy nên hãy tập cho mình thói quen tập trung
tối đa vào công việc và dành các công việc cá
việc, buôn chuyện với đồng nghiệp, chơi nhân vào giờ nghỉ trưa hay thời gian rảnh rỗi.
trò chơi hay lướt mạng xã hội có thể
chiếm của bạn một quỹ thời gian không
hề nhỏ.
Bạn thực sự cần biết mình đi làm vì điều
gì và cần phải làm gì để làm tốt công
việc được giao chứ không phải phí thời
gian một cách vô ích.
Phương pháp
Eisenhower.
Phương pháp này là gì ?
Phương pháp Eisenhower là phương pháp quản lý công việc theo thứ tự
ưu tiên, theo đó, chúng ta sẽ sử dụng 2 tiêu chí để quyết định xem công
việc nào cần làm trước và công việc nào có thể để sau, đó là sự quan
trọng (importance) và sự cấp thiết (urgency) của công việc.

Phương pháp Eisenhower được đặt tên theo Dwight D. Eisenhower (*) –
tổng thống thứ 34 của Mỹ.

*Là đại tướng 5 sao (cấp cao nhất) của quân đội Mỹ, Eisenhower đã đóng góp to lớn vào quá trình xây dựng hệ thống đường
quốc lộ liên bang Mỹ, thành lập NASA, kí kết hiệp định đình chiến tại Nam Triều Tiên, và giúp xoa dịu căng thẳng giữa Mỹ và
Nga trong chiến tranh thế giới thứ 2.
Bước 1: liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các
đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước 2: cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau (xem hình
dưới đây).

1. Quan trọng và khẩn cấp – nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức.

2. Quan trọng nhưng không khẩn cấp – nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau.

3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác.

4. Không quan trọng cũng không khẩn cấp – nhiệm vụ sẽ được loại bỏ.
Bước 3: xử lý 4 nhóm công việc theo thứ tự ưu tiên sau:

Ưu tiên cấp độ 1 – Quan trọng và khẩn cấp .

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn
cấp, thường bao gồm các loại sau:

1. Không đoán trước được thời điểm xảy ra: người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, e-mail
công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng…

2. Đoán trước được thời điểm xảy ra: ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công
ty…

3. Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: soạn nội dung thuyết trình, gửi
bản chào hàng….

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách
chuyển chúng vào mục Ưu tiên cấp độ 2.
Ưu tiên cấp độ 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Ưu tiên cấp độ 2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả
chúng vì chúng quan trọng.
Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện
thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Nếu đang làm việc Ưu tiên cấp độ 2 nhưng có phát sinh việc Cấp độ 1 => ưu tiên hoàn thành
Cấp độ 1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt Cấp độ 2 chứ không để sang ngày hôm sau.

Ưu tiên cấp độ 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp.

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn
thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn cuộc gọi từ người thân lâu
ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè….

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người
khác làm, đồng thời học cách nói “không”, thông báo trước từ khi bắt đầu cuộc gọi bạn chỉ có
….thời gian, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho
các việc quan trọng.
Ưu tiên cấp độ 4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp.

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi
ích gì đáng kể cả. Chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật
gân, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích
gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí
thời gian.