Đọc và suy ngẫm câu chuyện sau:

Tình cờ trong buổi học về truyền thông chiều qua, giảng viên có kể CÂU
CHUYỆN VIÊN SỎI.
Có một câu chuyện kể rằng: Trong một buổi nói chuyện với một nhóm sinh
viên, một chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian bảo rằng: “Chúng ta sẽ
dành thời gian giải một câu đố”. Ông mang ra một cái lọ khoảng 5 lít, rộng
miệng và đặt nó lên bàn. Ông đổ ra hơn chục viên đá và cẩn thận đặt từng viên
một vào cái lọ. Khi cái lọ đã đầy và không đặt được thêm viên nào nữa, ông hỏi:
“Cái lọ đã đầy chưa? Các sinh viên đồng thanh trả lời: “Rồi ạ”.
- “Thật chứ?” Chuyên gia hỏi. Ông ta cúi xuống gầm bàn và kéo ra một xô sỏi.
Sau đó ông ta nhặt vài viên sỏi cho vào cái lọ và lắc cho nó lọt vào kẽ giữa
những viên đá lớn.
Ông hỏi các sinh viên 1 lần nữa: “Cái lọ đã đầy chưa?”. Lần này cả lớp đã thận
trọng hơn. Một sinh viên nói: “Có thể nó vẫn chưa đầy”. “Tốt lắm” – Chuyên
gia trả lời, cúi xuống gầm bàn, lôi ra một túi cát và bắt đầu đổ cát vào trong cái
lọ cho đến khi cát lấp đầy mọi lỗ hổng giữa những viên đá và những viên sỏi.
Một lần nữa ông hỏi: “Cái lọ đã đầy chưa?”. “Chưa ạ”. Một lần nữa chuyên gia
nói: “Tốt lắm”.
Sau đó ông ta mang ra một lon bia và bắt đầu đổ bia vào lọ cho đến khi đầy đến
miệng. Sau đó ông nhìn cả lớp và hỏi: “Ví dụ này cho thấy điều gì?”.
Một sinh viên nhanh nhảu: “Ví dụ này có nghĩa là, dù thời gian biểu có kín như
thế nào, nếu biết cách sắp xếp thời gian, chúng ta vẫn có thể làm thêm một số
việc nữa”.
“Dù bận rộn thế nào, chúng ta vẫn có thời gian để uống một lon bia” – Một
giọng điệu hài hước vang lên.
“Không, không phải là điều đó”. Chuyên gia trả lời.
“Sự thực là ví dụ này khuyên chúng ta rằng, nếu chúng ta không đặt viên đá to
vào trước, chúng ta sẽ không bao giờ cho nó vào được. Viên đá lớn của cuộc
đời các bạn là gì? Hãy đặt những viên đá lớn của cuộc đời bạn vào trước hoặc
bạn sẽ không bao giờ đặt được. Nếu bạn chỉ cố nhồi nhét những chuyện chi li,
cuộc sống của bạn sẽ rặt những chuyện chi li và bạn sẽ không bao giờ có thời
gian thực sự bổ ích để dành cho những việc lớn“.
Chỉ sắp xếp thời gian hợp lý thôi thì vẫn chưa đủ. Biết cần phải làm việc gì
trước cũng là cách vừa tiết kiệm thời gian, vừa đạt được hiệu quả tốt
nhất. Do vậy, nếu bạn cần thời gian và việc quản lý thời gian quan trọng với
bạn, cho dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên, hãy tự lên kế hoạch quản lý thời gian
một cách khôn ngoan.

Kỹ năng quản lý thời gian

Thời gian của tất cả mọi người đều giống nhau nhưng vì sao có người lại cảm
thấy đủ nhưng cũng có người luôn cảm thấy thiếu. Bởi vì trong mỗi chúng ta có
những cách sử dụng thời gian khác nhau.
Để sử dụng thời gian một cách tốt nhất, cần phải thực hiện 6 bước sau đấy
Bước 1: Trả lời những câu hỏi sau:
1. Thời gian là gì?
2. Bản thân chúng ta đang có sứ mệnh gì cho xã hội này?
3. Nếu một ngày nào đó tôi không còn thời gian để làm việc nữa thì chuyện
gì xảy ra?
Bước 2: Giữ tinh thần thật sản khoái
Để quản lý hiệu quả thời gian, thì một sức khỏe thể chất lẫn tinh thần tốt là hết
sức quan trọng. Bởi vì sức khỏe tốt mới đảm bảo được chất lượng công việc
trong khoảng thời đã được đề ra.
Ví dụ: Về mặt thể chất, cơ thể cần được nghỉ ngơi hợp lý thì bộ não mới hoạt
động tốt. Vì thế một giấc ngủ đủ sẽ giúp các em hoạt động vào ngày hôm sao
hiệu quả. Nếu ngủ quá ít, sẽ gây ra mệt mỏi không có tâm trạng làm việc và
hoàn thành công việc. Nếu tình trạng này khéo dài sẽ gây ra nhiều bệnh lý dẫn
đến sau này công việc sẽ bị trì trệ nhiều hơn.

Về mặt tinh thần, các em cần phải quản lý cảm xúc khi rơi vào các trạng thái
căng thẳng. Giống như thi cử, chúng ta thường hay lo lắng dẫn đến việc gặp khó
khăn trong thực quản lý thời gian. Một góc nhìn khác, nếu các em là người có
kỹ năng năng quản lý thời gian các em sẽ đỡ lo lắng và căng thẳng trong các kì
thi vì đã sắp xếp thời gian để làm bài rất rõ ràng.

Bước 3: tinh giảm và cộng dồn

Trong một nghiên cứu cho thấy, mỗi người Mỹ có thu nhập trung bình bỏ ra 30
giờ để xem tivi. Còn những triệu phú thì bỏ ra khoảng 2 giờ một tuần. Sự khác
biệt là những người thành công đã và đang sử dụng thời gian của mình vào
những công việc vó ích chứ không phải giải trí đơn thuần.
Trong một nhà máy Nhật Bản, luôn có những dây chuyền sản xuất có năng suất
cao. Bởi vì khi những công nhân làm việc sẽ được quay hình lại và cấp trên của
họ sẽ nghiên cứu, công nhân có những động tác dư thừa hay không. Nếu có sẽ
cắt bỏ động tác ấy. Để hoàn thành một dây truyền năng suất và tiết kiệm thời
gian nhất có thể.
 Tinh giảm hoặc cắt bỏ những công việc mà các em đang làm mà vài ngày
sau, các em không còn nhớ việc mình đã làm cũng như nội dung của nó.
Vì thường những việc đấy không mang lại lợi ích, và nó chỉ nhằm mục
đích giết thời gian.
Để tiết kiệm thời gian nhất có thể các em có thể cộng dồn những việc đơn giản
lại và làm cùng nhau. Điều này giúp các em tiết kiệm thời gian và tăng năng
suất làm việc.
Ví dụ: vừa ăn sáng vừa nghe anh văn.

Bước 4: Early birds or Night owls

Các em là người làm việc, học tập hiệu quả vào buổi sáng sớm hay về
đêm? Hãy đặt cho mình câu hỏi đấy. Ở mỗi chúng ta đều có một khoảng
thời gian vàng trong ngày. Trong khoảng đó chúng ta thường tập trung
cao độ và thực hiện được đa số công việc trong ngày. Khoảng thời gian
này thường dùng để làm những công việc quan trọng nhất. Từ đó lên một
thời khóa biểu thật hiệu quả.

Bước 5: Do lish

Ghi chép lại những việc cần làm hằng ngày và lập kế hoạch cụ thể cho nó là hết
sức cần thiết. Một vai trò lớn của việc này là thể hiện phương hướng hoạt động.
Các em sẽ không bị mất thời gian cho việc rối rắm không biết làm việc gì
trước. Bên cạnh đó các em sẽ không quên các công việc bản thân mình cần làm.
Bước 6: Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen
Thay vì thường xuyên kéo lê cả đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành
công việc. Nên giải quyết các việc khó trước, chúng ta nên tập trung cho mình
thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của
người thành công.

Những quy luật cần lưu ý khi quản lý thời gian

1.1. Quy luật hoa sen nở (tự tìm hiểu)

1.2. Quy luật Parkinson (tự tìm hiểu)
1.3. Quy luật Eishenhower (Tự tìm hiểu)