KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC ĐỂ THÍCH ỨNG

VỚI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Hoạt động 1: Xem video
[Video: https://youtu.be/i1z3HuzDuU4 (từ đầu -> 1p11)]
(Dẫn thuyết trình: Trong cuộc sống, từ lúc sinh ra cho tới khi lớn lên, chúng ta
không ngừng thay đổi môi trường học tập và làm việc như việc chúng ta học xong
mẫu giáo thì phải chuyển tới môi trường mới để học tiểu học, học xong tiểu học
lại chuyển lên học trung học,… Cứ như vậy, môi trường của chúng ta thay đổi
liên tục và mỗi lần thay đổi sẽ gặp những khó khăn riêng. Sau khi xem video,
chúng ta có thể thấy được một ví dụ điển hình là khó khăn khi bắt đầu công việc
mới trong môi trường mới. Khi gặp một môi trường mới thì điều đầu tiên chúng
ta cần là thích ứng với môi trường đó và để có thể vượt qua khó khăn thì kỹ năng
tổ chức và làm việc khoa học là không thể thiếu. Trước khi tìm hiểu sâu vào vấn
đề, chúng ta cần hiểu sơ qua khái niệm của kỹ năng tổ chức và làm việc khoa học
để thích ứng với môi trường.)
1. Khái niệm:
Tổ chức và làm việc là quá trình xác định các hoạt động cần thiết để thực
hiện công việc, khoa học là có trình tự hợp lí và mang lại hiệu quả, thích ứng với
môi trường là làm quen với môi trường. Vậy tổ chức và làm việc khoa học để
thích ứng với môi trường là quá trình xác định các hoạt động cần thiết để thực
hiện công việc theo trình tự hợp lí, hiệu quả nhất để có thể làm quen với môi
trường và hoàn thành tốt công việc.
2. Phân loại: Có 2 loại:
- Tổ chức công việc cho 1 bộ phận, đơn vị (nhóm): Là quá trình xác định những
công việc cần phải làm và phân công cho các “đơn vị” và cá nhân đảm nhận các
công việc đó tạo ra mối quan hệ chặt chẽ giữa các đơn vị, cá nhân nhằm hoàn
thành mục đích đề ra.
- Tổ chức công việc cá nhân:
Là việc sắp xếp lại các công việc được giao.
3. Lợi ích
(Dẫn thuyết trình: Hiện nay trong tình hình kinh tế hội nhập cao của nước ta thì
bên cạnh việc học tập nâng cao kiến thức đối với mỗi sinh viên chúng ta để đạt
được kết quả học tập hay công việc tốt thì hơn hết thì cần phải trang bị thêm cho
mình các kĩ năng mềm khác nhau như kĩ năng giải quyết vấn đề, kĩ năng giao tiếp,
kĩ năng thuyết trình,… trong số đó thì kĩ năng tổ chức và làm việc khoa học để
thích ứng được với môi trường học tập cũng như có thể tiếp cận môi trường làm
việc một cách hiệu quả nhất là kĩ năng có tầm quan trọng không hề nhỏ đối với
chúng ta? mỗi ngày có 24 giờ, mỗi tháng có 30 ngày, mỗi năm có 12 tháng thì
việc tận dụng hết thời gian quý báu để tổ chức và làm việc khoa học là vô cùng
quan trọng.

Tại sao lại nói như vậy? Biết đươc lợi ích của kĩ năng tổ chức và làm việc khoa
học thì ta sẽ tự giải đáp được câu hỏi này. Và dưới đây là một số lợi ích mà ta có
thể thấy được…..)

Thứ nhất: Hiểu rõ trình tự bản chất việc học hay công việc của cá nhân mình

Giả dụ bản thân ta muốn học một môn học nào đó hay là muốn phát triển
một dự án thì hơn hết phải tự nhận thức được rằng mình làm việc đó là gì cách
làm ra sao và trình tự làm việc đó như thế nào, mọi ý tưởng, giai đoạn tiến hành
mọi thứ càng chi tiết càng tốt.Việc quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc và làm
việc một cách khoa học giống như việc bạn nắm bắt mọi thứ trong tay mình một
cách chính xác hơn. Điều này giúp bạn chủ động- lĩnh hội, làm chủ tri thức, nâng
cao sức sáng tạo và chủ động phát triển bản thân hơn nữa giúp bạn tránh được
những lo lắng không đáng có và dự đoán được những sự cố để xử lý và đối mặt
cũng như tìm ra được giải pháp một cách dễ dàng hơn.

Thứ hai: Công việc mang lại kết quả như mong đợi, đạt được mục tiêu cao.
Việc khi đã lên được kế hoạch cụ thể và tổ chức cũng như làm việc khoa
học sẽ giúp bạn kiểm soát tất cả công việc cùng lúc, cùng thời điểm. Giống như
việc bạn thu gom tất cả những việc cần làm/xử lý lại một chỗ để phân loại và giải
quyết nó, việc nào cần giải quyết trước, việc nào sẽ giải quyết sau theo nhu cầu
của cá nhân/ nhóm ( Ở đây ta cần phải ghi chú cụ thể tránh việc tổ chức công việc
bị sai sót). Và cuối cùng là thu được những “chiến lợi phẩm” ngoài sức mong đợi
của bản thân.

Thứ ba: Luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn (deadlines)

Trong môi trường học tập thì đặc biệt là môi trường đại học thì ta hẳn đã
được quen với việc được giao bài tập cá nhân hoặc bài tập nhóm, còn trong môi
trường công việc thì cũng có những dự án, báo cáo cần được hoàn thành. Thì có
thể nói bản thân cá nhân khi nhận và hoàn thành nhiệm vụ chính là một trong
những lợi thế mà thầy cô/nhà tuyển dụng sẽ dựa vào để đánh giá chất lượng công
việc của cá nhân/ nhóm đó. Bởi hoàn thành đúng hạn (deadlines) công việc nâng
cao năng suất công việc không chỉ là tăng tiến độ làm việc cho cá nhân mà còn
cả tập thể.

Thứ tư: Kiểm soát ngân sách hợp lý.

Lợi ích này thì hầu như sẽ xuất hiện khi các bạn đi làm là các khoản chi
phí như thuê cơ sở/ công ty, thuê nhân viên, quà tặng khách hàng, tiền chi quảng
cáo, các thiết bị phần mềm, đánh giá thị trường, …Để đảm bảo sử dụng đủ các
khoản cần chi một cách tối ưu nhất thì cần biết và tinh tế trong việc lên kế hoạch
chi tiêu, tổ chức để tránh tình trạng thiếu quá nhiều hay thừa quá mức chất lượng
mà phải đảm bảo đúng theo chất lượng và tiến độ công việc.

Thứ năm: Thống lĩnh được thời gian của bản thân.
Cần phải biết sắp xếp phù hợp những công việc theo một trình tự khoa học:
những việc nào cần hoàn tất trước những việc nào sẽ làm sau để tiến độ công việc
có thể đạt được kết quả tốt nhất; có thể là việc đơn giản làm trước, việc phức tạp
làm sau. Hoặc có những công việc bạn cần dành nhiều thời gian hơn cho tìm hiểu
rõ hơn về thị trường, khách hàng… từ đó thì sẽ có thêm nhiều thời gian hữu ích
để tận dụng vào các hoạt động khác.

Thứ sáu: Sức khỏe là yếu tố quan trọng

Điều này thật sự quá quen thuộc với hầu hết chúng ta, bởi khi muốn làm
việc gì đó thì yếu tố đầu tiên ta cần là sức khỏe. Sức khỏe bao gồm sức khỏe thể
chất và sức khỏe tinh thần. Cá nhân có khả năng tổ chức làm việc/ học tập hợp lí
được thể hiện: khi không có kĩ năng tổ chức sắp xếp việc hợp lí thì công việc sẽ
bị quá tải vào một thời điểm nhất định dẫn đến kiệt sức trong khoảng thời gian
đó, bên cạnh đó là sức khỏe tinh thần một khi bị quá tải về công việc sẽ dẫn đến
việc trong suy nghĩ luôn cảm thấy lo lắng, lo bị trễ hạn, lo sẽ bị sai sót và dần dần
dẫn tới bị căng thẳng, bị stress,…Từ đây ta có thể thấy lợi ích của việc tổ chức
làm việc khoa học sẽ mang lại cho chúng ta một cuộc sống, một môi trường học
tập/ công việc thoải mái hơn.

Thứ 7: Cơ hội trọng dụng cao

 Hãy dành ra 20 giây để suy nghĩ “ Nếu bạn là nhà tuyển dụng bạn sẽ tuyển
nhân viên như thế nào?”. Người có kinh nghiệm? Người giỏi về lĩnh vực họ muốn
tuyển? Hay người mới bước vào nghề?…Theo như hiện trạng ngày nay thì ta có
thể dễ dàng tìm thấy trên các cổng thông tin tuyển dụng online khá nhiều là các
vị trí ứng tuyển có chọn người mới, người giỏi, người có kinh nghiệm thì càng
tốt,…. Nhưng thông qua vài vòng phỏng vấn thì họ hiểu hơn về cách làm việc
của mình, họ sẽ có chọn lọc và đương nhiên người có khả năng tổ chức công việc
một cách khoa học sẽ là một lợi thế. Bởi lẽ chẳng có một nhà tuyển dụng nào mà
có thể trả lương cho một người suốt ngày cứ bị trễ hạn, hay ta có thể hình dung
đơn giản nhất là trong môi trường học tập khi giáo viên giao bài tập nhóm thì sẽ
chẳng có ai sẽ chọn người lười biếng, trì trệ cộng việc để cả nhóm bị trừ điểm cả.

Thứ tám: Sự phối hợp, làm việc nhóm tốt

Một khi bạn có được kĩ năng đó và biết áp dụng nó vào cuộc sống của mình
mọi thứ sẽ dần trở nên dễ dàng hơn. Chẳng hạn như: khi được giao một nhiệm vụ
nhóm , được phân công rõ ràng thì cá nhân một khi nhận được việc, sẽ phân bổ
thời gian hoàn thành cho nó và trong nhóm ai cũng như vậy thì công việc sẽ dễ
dàng hoàn thành đúng hạn. Chứ chẳng phải là không sắp xếp được công việc,
người này trễ, người kia trễ làm cho hạn mục làm việc đó không hoàn thành tốt
trong nội bộ sẽ đùn đẩy trách nhiệm, từ đó mâu thuẫn được sinh ra.

(Dẫn thuyết trình:…..)

Hoạt động 2 : Phỏng vấn

Pv1: Không biết bạn đã từng tổ chức cho bản thân mình một quá trình học tập
hay làm việc khoa học chưa? Vậy bạn đã làm việc đó như thế nào?
=>Mình đã và đang thực hiện theo quy trình này mỗi khi có một việc nào
đó mà mình phải làm. Cách mình làm như sau:
Ví dụ như: Khi mình nhận được bài tập cá nhân của giảng viên thì đầu tiên mình
nhận bài tập, đề ra thời hạn nộp bài sớm hơn hạn nộp mà cô giao để phòng khi
quá trình nộp bài có trục trặc thì mình còn có thời gian để xử lí. Tiếp theo là mình
liệt kê ra những việc mình sẽ làm để góp phần vào việc đó có kết quả tốt chẳng
hạn như là tìm hiểu nội dung, kiếm thêm ví dụ, thu thập số liệu,… Và trong lúc
làm bài đó thì mình sẽ tắt hết các ứng dụng có thể khiến mình sao nhãn như:
Facebook, tiktok,..Sau đó thì mình tập trung làm việc và cuối cùng là kiểm tra lại
và nộp bài.
Pv2: Không biết bạn đã từng tổ chức cho bản thân mình một quá trình học tập
hay làm việc khoa học chưa? Vậy bạn đã làm việc đó như thế nào?
=>Mình cũng có tổ chức cho bản thân một quy trình học tập khoa học vì
mình muốn bản thân mình có thể làm chủ được thời gian và công việc. Thường
thì mình sẽ lập quy trình tổ chức làm việc khoa học đó trong một tuần. Vì mình
vừa đi làm vừa đi học nên những bài tập nào giảng viên giao cho với cả những
công việc mà mình làm thêm cần phải hoàn thành mình sẽ đề ra là thứ mấy sẽ
hoàn bài tập đó, buổi nào mình sẽ xong công việc đi làm thêm của mình. Và tất
cả mọi công việc mình đều liệt kê ra hết. Sau đó thì phân ra là hạn hoàn thành
công việc nào trước, công việc nào sau để nộp đúng hạn. Trong quá trình thực
hiện các mục tiêu thì mình sẽ tắt đi các ứng dụng có khả năng lôi kéo khiến mình
dễ sao nhãn như: Facebook, Tiktok,…Mình luôn cố gắng thực hiện theo đúng
trình tự và thời gian mà tự bản thân đã đề ra để bên cạnh đó cũng sẽ tạo thêm cho
mình các kĩ năng mềm. Và trước khi giao lại công việc đã hoàn thành thì mình
luôn kiểm tra qua một lượt sau đó mới nộp.
Dẫn thuyết trình:… dắt vào phần quy trình)

4. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÔNG VIỆC KHOA HỌC

Một quy trình tổ chức công việc có hiệu quả, cần tuân theo năm quy tắc sau đây:

1. AWARE: Nhận biết, để đề ra mục tiêu cho cá nhân và công việc

2. ANALYSE: Liệt kê những điều cần làm
3. ATTACK: Kẻ cắp thời gian=>> loại bỏ kẻ cắp thời gian
4. ASSIGN: Lập thứ tự ưu tiên các công việc
5. ARRANGE: Hoàn thành kỹ năng, lập kế hoạch
Ví dụ chung: Bạn đang là sinh viên năm 4 của trường đại học sư phạm tp.hcm và
bạn đang cần chứng chỉ tiếng anh toeic và yêu cầu số điểm là 650+ để đáp ứng
điều kiện của nhà tuyển dụng trong quá trình thực tập. Và bạn có thời gian 4 tháng
để ôn thi. Theo bạn thì chúng ta nên tổ chức công việc thế nào để hợp lí nhất để
có thể đạt được toiec với số điểm ấy?
1. Đề ra mục tiêu( Aware)
Trong quá trình học tập và làm việc, con người luôn phải đặt mục tiêu cho bản
thân. Điều này không chỉ tăng tính chủ động mà còn là thước đo đánh giá sự tiến
bộ của bản thân. Hiện nay, có rất nhiều nguyên tắc xây dựng mục tiêu khác nhau.
Nổi bật phải kể đến là nguyên tắc SMART. Vậy mục tiêu SMART là gì? Hiểu
đơn giản tiêu chí SMART có sự kết hợp của năm yếu tố là: Specific, Measurable,
Attainable, Relevant, Time-Bound.
S( Specific- Tính đơn giản, hợp lý, cụ thể): Mục tiêu của bạn càng lớn thì càng
cần sự cụ thể. Không nên đặt mục tiêu một cách mơ hồ, chung chung. Nên nhớ
mục tiêu của bạn càng thu hẹp, bạn càng hiểu rõ các bước cần thiết để đạt được
mục tiêu đó. Khi thực hiện xác định mục tiêu của bạn, hãy cố gắng trả lời 5 câu
hỏi dưới đây để có thể xác định được mục tiêu:
-Tôi muốn đạt được điều gì?
-Tại sao mục tiêu này nó lại quan trọng?
-Những ai liên quan?
-Nó được thực hiện ở đâu?
-Những nguồn lực hoặc giới hạn nào có liên quan?
Ví dụ: Giải đáp câu ví dụ chung: Áp dụng nguyên tắc smart
S: Đặt mục tiêu cụ thể:
+Tôi muốn trong vòng 4 tháng phải đạt được 700+.
+Đây là mục tiêu quan trọng vì có chứng chỉ tiếng anh tôi sẽ được làm việc trong
một môi trường hoàn toàn tốt, mức lương ổn định và tích lũy kinh nghiệm thật
nhiều về chuyên ngành khi ra trường.
+ Mục tiêu này có liên quan đến số điểm GPA cần tích lũy và gia tăng khả năng
có việc làm sau khi tốt nghiệp.
M( Measurable- Đo lường): Một dự án có thành công hay không phụ thuộc vào
khả năng đo lường. Tức là khi xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART, bạn
phải đưa mục tiêu gắn với con số cụ thể. Việc đo lường, đánh giá tiến độ giúp bạn
tập trung, hoàn thành thời đúng hạn và cảm thấy hứng thú khi tiến gần hơn đến
việc đạt được mục tiêu.
Ví dụ: M: Đo lường: Phải đạt được toiec 650+
+Tháng đầu tiên: Khởi động làm quen 250+
+ Tháng thứ 2: Tổng ôn kiến thức về ngữ pháp và kĩ năng nghe 350+
+Tháng thứ 3: Nâng cao kĩ năng 500+
+Tháng thứ 4: Nắm thật chắc chắn 650+
A( Attainable - Khả năng thực hiện): Bạn nên đặt những mục tiêu có khả năng
thực hiện được ứng với năng lực của bản thân. Có khả thi hay không? Mục tiêu
có quá thấp hay không?
Ví dụ: Xem xét việc đạt toiec trên 650+ có phù hợp với năng lực của bản thân
trong vòng 4 tháng hay không? Có quá sức mình hay không? Và khả năng đạt
được là bao nhiêu phần trăm?
R( Relevant - Tính thực tế): Tính thực tế cũng tương đồng với khả năng thực
hiện. Hãy tính toán đến các yếu tố để tăng tính thực tế cho mục tiêu như: kinh phí
thực hiện, nhân lực, nguồn vốn, thời gian,...
Ví dụ: Thi toeic cần bao nhiêu chi phí? Có phù hợp với hoàn cảnh hiện tại hay
không?
+Chi phí đăng kí
+Chi phí sách, vở ôn luyện
+ Chi phí phát sinh: Thuê gia sư, chi phí ăn uống quá trình học,..
T(Time bound - Khung thời gian): Thời gian thực hiện sẽ ảnh hưởng đến khả
năng thành công đồng thời là đòn bẩy thúc đẩy sự nỗ lực của bạn.
Ví dụ: Đặt ra khung thời gian thật cụ thể Hạn để đến kì thi toeic là 4 tháng.
Cách đặt mục tiêu SMART
Định hướng mục tiêu: Hãy xác định bạn đang muốn gì,. Khi xác định mục tiêu
hãy cân nhắc đến tính khả thi và thực tế đồng thời có thời gian thực hiện. Tuân
theo từng quy tắc của S, M, A, R, T đồng thời bám sát mục tiêu.
Viết ra giấy: Cách tạo động lực hiệu quả chính là viết những gì bạn muốn đạt
được ra giấy. Cách viết mục tiêu nghiên cứu theo SMART là viết theo thứ tự ưu
tiên, từ mục tiêu lớn đến mục tiêu nhỏ. Hãy dán ở bất cứ đâu mà bạn có thể nhìn
thấy. Điều này thôi thúc bạn thực hiện.
Xây dựng kế hoạch thực hiện: Hãy chia nhỏ mục tiêu thành từng giai đoạn thực
hiện và phương pháp thực hiện chúng. Bạn nên xây dựng kế hoạch theo
ngày/tuần/tháng/quý
Cách xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART rất đơn giản nhưng mang lại
hiệu quả bất ngờ. Khi thực hiện mục tiêu, bạn phải liên tục kiểm tra để biết tiến
độ đang như thế nào, có thể rút ngắn thời gian thực hiện hay không và cần có
những thay đổi nào để tối thiểu hóa thời gian thực hiện.
2. Liệt kê những điều cần làm( Analyse)
Phân loại những việc cần làm: “Cần thiết hay không cần thiết?;” Cấp bách hay
không cấp bách?”
Hiện tại chúng ta là ai? Và trong tương lai chúng ta sẽ là ai? =>>Từ đó đề ra mục
tiêu của thân.
Làm như thế nào? Làm thế nào để đạt được những cái mục tiêu đó?

Ví dụ: Để đạt được mục tiêu 650+ toiec trong vòng 4 tháng, chúng ta phải liệt kê
thật cụ thể tất tầt tật công việc học tập thật hiệu quả:

+ Làm một bà test đánh giá năng lực

+Xem xét năng lực đến đâu để sắp xếp ôn luyện từ đâu?

+ Đặt ra lịch học thật cụ thể như dùng Lịch trong google để sắp xếp các công việc
theo thời gian phù hợp,..

+Ôn luyện từ cơ bản đến nâng cao, từ ngữ pháp, cấu trúc rồi mới làm những bài
test.

3. Loại bỏ những yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức việc khác (Attack)
Thói quen tích cực:

-Luôn có một thái độ tích cực trong hoàn cảnh khó khăn nhất.

-Có một chế độ sinh hoạt lành mạnh.

- Lên kế hoạch cho mọi thứ.

- Luôn kiên trì.

-Luôn cố gắn, học hỏi những điều mới mẻ trong cuộc sống,..
Thói quen tiêu cực:

-Chế độ ăn uống, học tập không lành mạnh.

-Không tập trung cho 1 vấn đề mà cứ lan man, trì hoãn.

- Bị ảnh hưởng bởi người khác quá nhiều trong cuộc sống.

-Sống một cuộc sống vô định không hoài bão, mục tiêu, ước mơ.

-Lười phải thay đổi một điều gì đó.

-Sống quá tiêu cực,…vvv

=>> Sức mạnh lớn nhất và tài sản lớn nhất của con người chính là thói quen tích
cực. Bởi vì chính lối nhìn tích cực mới giúp chúng ta nhìn rộng ra thế giới bên
ngoài, giúp chúng ta lấy lại những gì đã mất sau mỗi thất bại nào đó. Đó là
niềm tin, sự lạc quan, những khát vọng trong cuộc sống. Thái độ sống tích cực có
thể giúp chúng ta thay đổi được cả cuộc đời.
Ví dụ: Trong quá trình ôn luyện chúng ta nên có thói quen tích cực như: Xem
những video truyền cảm hứng; luôn luôn lấy mục tiêu làm động lực; thói quen
sinh hoạt, ăn uống khoa học;luôn nhìn vào điểm mạnh của bản thân. Và hãy luôn
luôn loại bỏ những thói quen tiêu cực trong cuộc sống như dễ chán nản và buông
xuôi; không tập trung hoàn toàn vào mục tiêu mà chỉ cố gắn bắt ép bản thân đạt
được; luôn nghĩ bản thân không thể làm được và suy nghĩ tiêu cực; không có thói
quen sinh hoạt lành mạnh,...
4. Lập thứ tự ưu tiên trong công việc( Assign)
Ma trận Eisenhower: Quản lý thời gian theo tính chất công việc
Khái niệm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, thường được gọi ngắn gọn là
Ma trận Eisenhower – hay ma trận khẩn cấp quan trọng – đặc biệt hữu ích khi ta
cần đưa ra quyết định cho một hành động. Nó giúp ta học cách phân biệt nhiệm
vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi
liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?
Ma trận Eisenhower bao gồm hai đặc tính: tính quan trọng và tính khẩn cấp
Cách áp dụng: Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt
kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng
làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan
trọng và tính cấp thiết của chúng.
-Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
-Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm
sau).
-Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
-Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Cấp độ 1 (P1): Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:
-Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ,
các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
--Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người
thân, đám cưới bạn bè…
-Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có
thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2. Và nếu các bạn không
muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1.
Ví dụ: Hôm nay bạn đặt mục tiêu là sẽ học 50 từ vựng trước 12 giờ đêm nhưng
bạn lại trì hoãn, trể nãi vào bảo” lác nữa rồi học còn lâu mà”. Việc học từ vựng
chính là việc quan trọng nhất trong quá trình ôn luyện và kì thi đang dần tới
gần chính là việc khẩn cấp.

Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp

Để quản lý thời gian tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này. Chúng thường
không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong
muốn.
Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1
trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2.
Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!
Ví dụ: Xem những video truyền đọc lực học, học một kỹ năng mới như giao tiếp
môi trường công sở, …
Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến
bạn không thể kiểm soát được. Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng
nhanh càng tốt. Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch
sự.
Ví dụ: Trong quá trình ôn luyện thi, giáo viên giao cho bạn một việc không thuộc
nhiệm vụ đang làm… Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng
tốt và chỉ nên dành 10-15% trong quỹ thời gian của bạn.

Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp

Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của
bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng
kể.
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái
này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không?
Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem
phim này không?
Ví dụ: Các công việc dễ phân tán sự tập trung như lướt mạng xã hội, tìm hiểu
những chuyện không liên quan đến mục tiêu mình,..
Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower
P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%
5. Lập kế hoạch(Arrange)
5W1H
MÔ HÌNH NÀY GỒM CÓ: WHO, WHAT, WHEN, WHERE, WHY,
HOW.
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, bạn cần phải xác định mình nên
Làm gì (What), Làm để làm gì (Why), Ai làm (Who), Làm khi nào (When), Làm
ở đâu (Where), Làm như thế nào (How). Cụ thể hơn:
-Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
-Xác định nội dung công việc 1W (what)
-Xác định 3W (where, when, who)
-Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
1/Xác Định Mục Tiêu, Yêu Cầu (Why)
Ví dụ Khi phải làm một công việc trong một môi trường công sở, điều đầu tiên
mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
Tại sao tôi phải làm công việc này?
Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là
why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn
hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2/Xác Định Nội Dung Công Việc (What)
WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.
3/Xác Định 3W
Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:
Công việc đó thực hiện tại đâu?
Giao hàng tại địa điểm nào?
Kiểm tra tại bộ phận nào?
Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v…
When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết
thúc…
Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ
khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không
quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công
việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan
trọng và khẩn cấp trước.
Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
Ai làm việc đó
Ai kiểm tra
Ai hỗ trợ
Ai chịu trách nhiệm,…
4/ Xác Định Cách Thức Thực Hiện (How): How: (như thế nào?) nó bao gồm
các nội dung:
Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
Tiêu chuẩn là gì?
Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Ví dụ:

5W1H trong quá trình ôn luyện toeic

Why: Luôn tự hỏi bản thân vì sao phải ôn thi toiec trong vòng 4 tháng? Để được
gì? Để làm gì? Xác định hậu quả nếu như không đạt được số điểm nhà tuyển dụng
yêu cầu thì cơ hội việc làm sau này sẽ vô cùng khó khăn và vất vả.

What: Xác định mục tiêu ôn luyện là cái gì?

Where: Có thể ôn luyện ở đâu? Nhà?Trung tâm?

When: Khi nào thì ôn luyện xong? Khi nào tổ chức kì thi? Khi nào nhà tuyển
dụng tuyển sinh viên vào thực tập?

Who: Xác định rằng chính bản thân của mình là người sẽ làm điều này và chắc
chắn sẽ làm được.

How: Phải ôn luyện như thế nào là tối ưu nhất để đạt được hiệu quả nhanh nhất?

Khi rèn luyện được tư duy 5W1H thành thục, trong quá trình giao tiếp, nói chuyện,
chúng ta sẽ nắm bắt thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả hơn rất nhiều.
Nguyên nhân là khi đó, chúng ta tiếp cận cuộc trao đổi với hình dung rất rõ ràng
trong đầu về mục tiêu chính của cuộc nói chuyện và các khía cạnh liên quan tới
nó.

Việc này giúp chúng ta nhanh chóng lọc bỏ các thông tin không cần thiết, đánh
giá được thông tin sai lệch, hay nhìn ra những vấn đề chưa rõ ràng để đặt câu hỏi
phù hợp, thông minh.

Đôi khi, đặt ra 1 câu hỏi thông minh, trọng điểm trong 1 cuộc nói chuyện, sẽ
khiến đối phương thay đổi hoàn toàn cách nhìn nhận về chúng ta.

Rèn luyện 5W1H trong giao tiếp đòi hỏi chúng ta cần tập quen với việc khoanh
vùng phạm vi trao đổi, và luôn định vị rõ ràng các khía cạnh liên quan tới cuộc
nói chuyện.

Hoạt động 3: Trò chơi ô chữ tổng hợp kiến thức