ĐỀ BÀI KIỂM TRA LẦN 2

LỚP CHUYÊN VIÊN K14-CV03.ĐT

(Thời gian làm bài : 90p. Học viên chép đề rồi mới làm bài)
Câu 1. Anh chị hãy trình bày ý nghĩa của việc lập lịch công việc, cách thức lập
lịch công việc ? Hãy lập lịch công việc cho một tuần hoặc một ngày làm việc của bản
thân ?
Câu 2. Anh chị hãy trình bày các hình thức giao tiếp qua mạng xã hội và
những lưu ý cho công chức để có thể giao tiếp qua mạng xã hội một cách hiệu quả ?
Liên hệ thực tiễn bản thân anh/ chị trong công tác tại cơ quan, đơn vị?
GỢI Ý LÀM BÀI: ( Lưu ý: đây chỉ là gợi ý cơ bản, ngoài ra mỗi học viên có thể
tự nghiên cứu thêm để bài viết phong phú hơn. Chú ý phần liên hệ thực tiễn của mối
học viên….)
Câu 1:

Để có thể kiểm soát và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả, điều quan
trọng cần phải trù tính và lập kế hoạch trước cho thời gian của mình. Một trong những
công cụ để thực hiện điều đó là Lịch công việc. Lịch công việc dành cho việc lập kế hoạch
ngắn hạn (cho 1 tuần hoặc 1 ngày). Việc lên lịch làm việc sẽ giúp theo dõi được sự tiến
triển nhiều việc cùng lúc và lập kế hoạch cho bước tiếp theo trong chuỗi các công việc.
Việc lập lịch công việc phải trải qua 3 bước theo trình tự như sau: (1) Lập danh sách
các công việc cần làm; (2) Xác định trình tự giải quyết các công việc cần làm; (3) Phân bổ
thời gian cho các công việc.
Bước 1: Lập danh sách (liệt kê) những công việc cần làm. Ở bước này, hãy ghi lại
tất cả những công việc cần làm trong một khoảng thời gian cụ thể (chẳng hạn trong 1
tuần). Trong đó, lưu ý một số công việc có tính chất lặp đi lặp lại thường xuyên do đặc
điểm công việc như họp hành định kỳ, nghiên cứu tài liệu, soạn thảo văn bản…. vẫn phải
tính đến và luôn ghi vào danh sách. Danh sách công việc có thể được lập theo mẫu sau
đây:

Trong cột công việc, ghi lại tất cả những công việc muốn làm trong tuần, kể cả
những việc thường xuyên, cố định lặp lại.
 Trong cột thời hạn hoàn thành, hãy ghi thời hạn (deadline) phải hoàn thành công
việc. Một số công việc có thể xác định mốc thời hạn phải hoàn thành rất rõ ràng, song một
số công việc có thời hạn hoàn thành lại phụ thuộc vào thời điểm kết thúc công việc trước
đó.
Trong cột thời gian ước tính, ghi lại lượng thời gian cần thiết để thực hiện công
việc.
Bước 2: Xác định trình tự giải quyết công việc theo danh sách. Bước tiếp theo, sắp
xếp trình tự giải quyết công việc dựa trên thời hạn phải hoàn thành công việc, cũng như
căn cứ vào mức độ quan trọng của công việc; sau đó đánh số thứ tự công việc cần thực
hiện. Đây là một bước quan trọng của Lịch công việc bởi nếu bỏ qua bước này, chúng ta
sẽ có khuynh hướng giải quyết các công việc dễ dàng, thú vị trước rồi mới đến các công
việc khó khăn và phức tạp sau.
Bước 3: Phân bổ thời gian cho các công việc
Việc phân bổ thời gian cho các công việc tùy thuộc vào tính chất công việc (khó/dễ
thực hiện) và tùy thuộc vào năng lực hoàn thành công việc . Sau khi kết thúc bước 3, sắp
xếp lại danh sách công việc cần làm ban đầu theo một trật tự mới, theo mẫu gợi ý dưới
đây:

Như vậy, kết thúc 3 bước xây dựng Lịch công việc, công chức đã có trong tay một
danh mục các công việc đã được xác định chính xác thời hạn phải hoàn thành, theo thứ tự
ưu tiên, đồng thời quy định rõ ràng thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc công việc. Lịch
công việc sẽ là một bản kế hoạch hoàn hảo, căn cứ vào đó chúng ta thực hiện công việc
theo đúng lịch trình và tiến độ đã đặt ra. Hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của
công nghệ thông tin, với sự thông dụng của máy tính và điện thoại di động, có rất nhiều
công cụ thông minh có thể hỗ trợ quản lý lịch công việc một cách thuận tiện, dễ dàng
đồng thời
mang lại hiệu quả cao. Ví dụ: Google calendar, Due, Any.do, Todoist...
Hãy lập lịch công việc cho một tuần hoặc một ngày làm việc của bản thân ?
(Dựa vào cách thức ở trên anh chị tự xây dựng lịch công việc cho một tuần hoặc một ngày
làm việc của cá nhân mình)
Câu 2.
Trình bày các hình thức giao tiếp qua mạng xã hội và những lưu ý cho công
chức để có thể giao tiếp qua mạng xã hội một cách hiệu quả ?
Internet hiện nay cung cấp thêm thông tin về nhiều vấn đề được quan tâm, cả tin tức
thời sự, dư luận xã hội, các dữ liệu có hệ thống và chính thức hoặc không chính thức, cả
trong và ngoài nước... Trong đó có sự góp phần không nhỏ của mạng xã hội.

Giao tiếp qua mạng xã hội là một kênh giao tiếp khá phổ biến ngày nay. Giao tiếp
mạng xã hội giúp các cá nhân tiếp thu, học hỏi và chia sẻ tri thức, quan điểm về nhiều lĩnh
vực vấn đề khác nhau bất cứ lúc nào mình muốn.

Các hình thức giao tiếp qua mạng xã hội hiện nay vô cùng phong phú như: Email,
Facebook, Zalo, Instagram, Google meet, Zoom, Twitter,…Tuy nhiên, ở nước ta nói
chung và trong hệ thống các cơ quan đơn vị Nhà nước và cán bộ công chức, viên chức thì
việc giao tiếp chủ yếu thực hiện thông qua Email, Facebook, Zalo và một vài ứng dụng
khác như Google meet, Zoom(chủ yếu để tổ chức hội họi, học tập trực tuyến).

Mạng xã hội đã góp phần thu hẹp khoảng cách giao tiếp của con người và là diễn
đàn kết nối các cá nhân. Tuy nhiên, đi cùng với sự tiện lợi có không ít vấn đề đã, đang và
sẽ xảy ra nếu người sử dụng mạng xã hội không ý thức hết được mặt trái từ mạng xã hội.
Chính vì vậy, cán bộ, công chức rất cần quan tâm đến không chỉ những lợi ích mà còn
phải phòng ngừa được những biểu hiện lệch chuẩn, lối ứng xử thiếu văn hóa, sự lợi dụng
mạng xã hội để trục lợi,... có thể xuất hiện trong quá trình giao tiếp. Bởi, với phạm vi tiếp
cận rộng rãi, tốc độ lan truyền nhanh và khó kiểm soát, mạng xã hội như con dao hai lưỡi,
có thể giúp lan tỏa những điều tốt đẹp nhưng cũng dễ bị lợi dụng làm công cụ xuyên tạc,
bôi xấu hình ảnh người khác, gây ra nhiều hệ lụy.
Để việc giao tiếp qua mạng xã hội của toàn xã hội nói chung và cán bộ, công chức,
viên chức nói riêng đảm bảo được chuẩn mực đạo đức, văn minh , văn hóa và tuân thủ
pháp luật, Bộ Thông tin và Truyền thông cũng đã có Quyết định số 874/QĐ-BTTTT ngày
17/6/2021 ban hành Bộ Quy tắc ứng xử trên mạng xã hội. Tại điều 4 và điều 5 của Bộ quy
tắc này đã quy định rõ về quy tắc ứng xử của CB,CC,VC khi sử dụng mạng xã hội.

Trên cơ sở đó, để giao tiếp qua mạng xã hội một cách hiệu quả, người cán bộ, công
chức cần lưu ý:
 - Có thái độ phù hợp trong tiếp cận, xử lý và tiếp nhận thông điệp được gửi đến. Thông
điệp được gửi đến bởi chủ thể cụ thể (chủ tài khoản) trong MXH gắn với động cơ, mục đích
đưa tin của người gửi. Sẽ càng tối ưu hơn trong phân tích tốt – xấu, đúng – sai nếu ngưỡi
dùng nắm bắt được đời sống tâm lý – nhân cách của người gửi, nhất là người có tiếp xúc trực
tiếp, thường xuyên. Phân tích thông điệp bằng việc làm rõ ý nghĩa câu, từ, hình ảnh, video
clip mà người gửi muốn nhắn gửi để có định hướng thái độ tiếp nhận/ không tiếp nhận; đồng
tình/ phản bác...

- Thận trọng trong truyền đạt thông điệp trên MXH. Đăng tải thông điệp phù hợp với
chuẩn mực đạo đức, pháp luật. Không chia sẻ, bình luận thuận chiều với những thông điệp
có nội dung sai trái, vu khống, giả tạo, kích động hành vi tiêu cực.

- Không đăng tải, chia sẻ thông điệp chưa được xác minh tính chân thực, nhất là
thông điệp có nội dung làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ
chức, cá nhân; gây mất an ninh trật tự trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, đạo đức,
pháp luật...

- Mỗi cán bộ, công chức, viên chức cũng cần xác lập ý thức và thái độ đúng đắn xây
dựng phong cách, văn hóa ứng xử không chỉ trong công việc mà còn trong sử dụng MXH;
coi đó là một nội dung rèn luyện về đạo đức, tác phong, văn hóa ứng xử trong điều kiện
mới hiện nay.

+Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản qua mạng xã hội:

- Giao tiếp qua email
Hiện nay, giao tiếp qua email đã rất thông dụng trong xã hội và thông dụng trong cả
cơ quan, tổ chức nhà nước. Hơn thế nữa, giao tiếp qua email còn thể hiện được tính
chuyên nghiệp và hiện đại của người cán bộ, công chức. Để có thể giao tiếp hành chính
qua email hiệu quả, cán bộ, công chức cần chú ý đến một số nội dung sau đây:
+ Đặt tên email cho cá nhân và tập thể cần đảm bảo tính nghiêm túc, điều này sẽ tạo
cảm giác an toàn và nghiêm túc trong công việc. Tốt nhất tên email nên đơn giản gắn luôn
với tên của cá nhân, đơn vị. Chẳng hạn như: đặt tên cho phòng đào tạo:
phongquanlydaotao@gmail.com; thuthao@yahoo.com; Thuha@vtv1.com; Không nên đặt
tên email cho công việc như: trathudoi@yahoo.com; gaubongxinhdep@gmail.com;...
+ Nội dung email: Nội dung thư trong email cần ngắn gọn, đầy đủ. Tuy nhiên, nội
dung email luôn cần lưu ý đến việc có thêm đề nghị về thời hạn cho việc trả lời. Cán bộ,
công chức khi giao tiếp qua email cũng cần chú ý tới việc đính kèm file cho email. Vì file
đính kèm thường có dung lượng lớn, đặc biệt là các file có chứa ảnh. Vì vậy thời gian tải
các file thường đòi hỏi sự kiên trì đối với cả người gửi lẫn người nhận. Đối với nội dung
email cũng cần chú ý đến việc dùng từ ngữ chỉ trạng thái cảm xúc. Tránh sử dụng các từ
ngữ chỉ trạng thái, cảm xúc nặng nề, gây căng thẳng, bực tức,…Vì vậy, cán bộ, công chức
đừng vô cảm trong giao tiếp bằng email.
+ Hình thức, ngôn ngữ diễn đạt email:
Trước hết cần quan tâm đến các tiêu đề cho mỗi một thư cụ thể qua email. Tiêu đề
email cần được diễn đạt rõ ràng, nghiêm túc. Tránh để người nhận email nhầm tưởng là
virus (hậu quả là thư có thể sẽ bị “ném” vào “thùng rác”) mà chưa một lần mở). Thường
thì người nhận email bao giờ cũng ưu tiên đọc tiêu đề trước. Vì vậy rất cần chú ý đến nội
dung tiêu đề email. Nội dung tiêu đề email cũng giống như phần trích yếu nội dung của
một văn bản. Nó chính là phần khái quát nội dung chính được viết trong nội dung của
email. Vì thế tiêu đề của email cần được viết một cách ngắn gọn, thâu tóm nội dung và
đảm bảo tính đúng đắn, nghiêm túc để tránh bị nghi là virus.
+ Trả lời email: Trừ các “bom thư”, còn lại về nguyên tắc thì tất cả mọi email đều
phải được trả lời. Vì vậy, cán bộ, công chức cần sắp xếp thời gian nhất định cho việc trả
lời email trong công việc. Đừng để diễn ra việc trả lời email chậm trễ. Sự chậm trễ trong
trả lời email công việc rất có thể sẽ dẫn đến hậu quả không lường trong công việc.
Nội dung trả lời email cần ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc và dứt khoát. Tránh việc trao
đi đổi lại dài dòng không rõ ràng. Người cán bộ, công chức hãy chắc chắn rằng nội dung
trả lời email là sự trả lời cuối cùng.
+ Gửi email: Email cần được chuyển chính xác đến nơi người nhận, tránh sự nhầm
lẫn về địa chỉ gửi. Đặc biệt chú ý đến các group trong các mạng. Người cán bộ, công chức
hãy bảo đảm rằng nếu không phải là email gửi chung cho cả nhóm thì email đó chỉ gửi tới
một cá nhân, đó chính là người nhận email đã được xác định.
- Giao tiếp qua Zalo, Viber và Facebook… Zalo, Viber và Facebook hay một số
mạng nội bộ khác hiện cũng đang được các cá nhân và tập thể chọn để làm phương tiện
liên lạc về công việc. Đặc biệt là Zalo, Viber theo hình thức nhóm đã được nhiều đơn vị
trong các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam chọn dùng. Người dùng Zalo, Viber và Facebook
phải biết cách xác định được các thông tin cần bảo mật, các thông tin nào có thể công
khai, lựa chọn những thông tin đăng theo nhóm, những thông tin nào đăng cá nhân,…
Điều đáng lưu ý ở đây chính là vấn đề bảo mật thông tin và vấn đề chuyển thông tin đúng
đối tượng.
Người cán bộ, công chức rất cần phân biệt việc dùng Zalo, Viber và Facebook cho công
việc hay là cho việc giải trí, giao tiếp thông thường. Chính vì vậy, nếu cơ quan, đơn vị lựa
chọn mạng Zalo, Viber hay Facebook để lập nhóm làm phương tiện giao tiếp thì tất cả
những thứ dành cho giải trí sẽ được loại bỏ trong các trang Zalo, Viber và Facebook đó.
Liên hệ thực tiễn bản thân tại cq, đơn vị A/C đang công tác
 - Liên hệ bản thân, cơ quan công tác của anh – chị
+ Thực tế việc sử dụng mạng xã hội tại cơ quan, đơn vị của anh – chị ra sao?

+ Cá nhân anh – chị sử dụng, ứng xử trên mạng xã hội ntn?

+ Cơ quan, đơn vị anh – chị có gử dụng mạng xã hội không? (Mạng xã hội nội bộ:
Nhóm zalo, fanpage facebook ... đóng) việc sử dụng quản lý các nhóm đóng này ra sao?
Do ai quản lý, nhằm mục đích gì? Đánh giá mức độ đáp ứng, sử dụng của anh – chị về
mạng xã hội này?