BẢN WORD THUYẾT TRÌNH

Xin chào anh chị trong ban điều hành, chào tất cả các bạn có mặt trong buổi thuyết
trình ngày hôm nay, em là Hoa đến từ ban Nhân sự và ngay bây giờ em xin phép được
bắt đầu buổi thuyết trình về báo cáo kế hoạch hoạt động ban Nhân sự năm 2021 –
2022

Nội dung bản báo cáo gồm 4 phần :

I, Giới thiệu chung

II, Mô hình hoạt động ban Nhân sự
III, Nội dung kế hoạch
IV, Định hướng ban Nhân sự
Sau đây em xin bắt đầu với phần I, Giới thiệu chung

Đội Lễ tân trường Đại học Kinh tế Quốc dân – gọi tắt là NRT ( NEU Receptionist
Team) được thành lập chính thức vào ngày 16/01/2018 bởi chị Phạm Ánh Tuyết (Ủy
viên BCH đoàn trường TNCS trường Kinh tế Quốc dân), trải qua nhiều quá trình hoạt
động đội lễ tân dần trở thành một Câu lạc bộ/Tổ đội chuyên nghiệp, là địa chỉ tin cậy
trong công tác lễ tân tại các chương trình của Đoàn trường, Nhà trường và Thành đoàn
Hà Nội.
Ban Nhân sự được thành lập dựa trên chức năng đảm nhiệm, là 1 trong 4 ban hoạt
động của đội giữ vai trò quản lý hồ sơ nhân sự, điều phối lễ tân của các chương trình,
tổng hợp chi tiết các chương trình hàng tháng. Vì vậy, có thể nói rằng vai trò của ban
Nhân sự rất quan trọng đối với hoạt động của đội.
Tiếp theo chúng ta đến với phần II, Mô hình hoạt động của ban Nhân sự

Hiện nay, ban Nhân sự đang hoạt động dưới hình thức gồm 1 Trưởng ban, 1 Phó
ban cùng 23 thành viên của gen 3,4.
Trưởng ban chịu trách nhiệm chính về các công việc của ban, là người nắm rõ
nhất các hoạt động cần thực hiện cùng với đó là điều hành công việc và điều khiển mọi
người thực hiện các kế hoạch của câu lạc bộ.
Phó ban là người có năng lực về chuyên môn, cụ thể chuyên môn của ban Nhân
sự chính là lập bảng biểu tổng kết về nhân sự tham gia chương trình, tiền hỗ trợ từ mỗi
chương trình,… do đó, việc giỏi về Word, Excel, hay những công cụ hỗ trợ khác là rất
cần thiết. Phó ban cần có khả năng thay thế Trưởng ban và quyết định một số công
việc khi cần.
Thành viên trong ban chính là những người có trách nhiệm thực hiện những công
việc do Trưởng ban, Phó ban giao phó, có ý thức xây dựng ban, có tinh thần học hỏi.
Tiếp theo, chúng ta sẽ đi vào phần III, nội dung kế hoạch

Em sẽ xây dựng và trình bày quy trình hoạt động mới theo mô hình : Tuyển – Dùng –
Giữ - Loại bỏ

Đầu tiên, chúng ta cùng tìm hiểu quy trình “tuyển”

Quy trình này sẽ bao gồm tiêu chí chọn lọc nhân sự đặc thù của ban Nhân sự,
ngoài những tiêu chí mà Đội Lễ tân đã đề ra, những cộng tác viên khi nộp đơn
vào ban Nhân sự cần có những tiêu chí :
- Biết những thao tác cơ bản trong việc sử dụng các công cụ tài liệu như Word,
Excel, Google Docs,… để kiểm tra yêu cầu này, ban Nhân sự sẽ yêu cầu các
CTV phải thực hiện thử thách do ban Nhân sự đề ra, hình thức có thể theo
nhóm hoặc theo cá nhân. Các CTV sẽ được chia vào các nhóm, tuy nhiên qua
mỗi vòng sẽ có sự thay đổi về nhân sự trong mỗi nhóm để tăng tính tương tác
và làm việc nhóm trong mọi môi trường khác nhau.
- Tinh thần trách nhiệm và kĩ năng biết lắng nghe người khác. Điều này trong
tiêu chí của Đội cũng đã có, nhưng với ban Nhân sự thì đây là kĩ năng cần thiết
để làm tốt công việc điều phối nhân sự.
- Trong quá trình tuyển CTV gen 5 phải phổ biến cho các thành viên về bộ máy
hoạt động của Trường, Đoàn trường, Ban ngành, các thầy cô nắm giữ chức vụ
chính trong BCH Đoàn trường : Ban Nhân sự và ban Hậu cần lên kế hoạch cụ
thể để làm tốt công việc này, có thể tổ chức dưới dạng trò chơi để giúp CTV
gen 5 có hứng thú.
Thứ 2, đó là quy trình “dùng”

Sau khi đã tuyển thành viên, cách “dùng” nhân sự được hiểu như sau :
- Đào tạo leader, giám sát vi phạm nội quy của Đội :
 Ban Nhân sự và ban Hậu cần cũng sẽ thành lập 1 tổ về leader, nắm vững những
quy định, nhiệm vụ chính của 1 leader, tập hợp những bạn có nhu cầu muốn
làm leader và đào tạo một cách bài bản.
Ban Nhân sự đảm nhận chính công việc tổng hợp lỗi, vi phạm và điểm trừ hoạt
động trong mỗi buổi họp đội, trong quá trình lead, leader phải quan sát những
lỗi của nhân sự. Sau khi chương trình kết thúc, leader phải thông báo lỗi vi
phạm ngay cho nhân sự để tránh trường hợp có những hiểu nhầm, khúc mắc
không đáng có.
- Kết hợp với ban Hậu cần, đưa ra quy trình đào tạo nghiệp vụ Lễ tân :
Ban Nhân sự sẽ thành lập 1 tổ chuyên môn về nghiệp vụ Lễ tân bao gồm những
Lễ tân cứng có nhiều kinh nghiệm đi chương trình, tổ chức đào tạo, rà soát lại
nghiệp vụ Lễ tân trong Đội theo chu kỳ 1 quý/1 lần. Song song với việc rà soát,
nếu nhân sự trong Đội đạt mức yêu cầu, sẽ được cộng điểm hoạt động, nếu
không đạt mức yêu cầu sẽ trừ điểm hoạt động, đồng thời đào tạo lại nhân sự đó.
- Cả 2 ban sẽ có buổi họp thường niên 2 tháng/ 1 lần để kịp thời đánh giá lại quy
trình hoạt động của 2 ban, đồng thời rút kinh nghiệm, đưa ra giải pháp để giải
quyết các vấn đề còn tồn đọng. 2 Trưởng ban sẽ đồng thời nhìn nhận lại quá
trình hoạt động và đưa ra quyết định cuối cùng.
Trong quá trình này hiện tại em nhận thấy có một thực trạng như sau :

Nếu như trước kia, việc tìm nhân sự do 1 người trong ban Nhân sự chốt danh
sách đồng thời nếu trong trường hợp không đủ nhân sự đăng ký sẽ tự tìm thêm
nhân sự cho chương trình bằng cách nhắn tin cho từng người hoặc tìm nhân sự
ngoài. Điều đó có thể sẽ chưa thực sự dễ dàng,thuận tiện và gây khó khăn cho
bạn chốt chương trình
Vậy giải pháp em đưa ra chính là : Ban Nhân sự sẽ tạo danh sách lễ tân đi
chương trình và rà soát theo từng tuần việc rà soát này sẽ do thành viên ban
Nhân sự luân phiên nhau thực hiện và nếu chương trình chưa đủ số lượng lễ tân
đăng ký, ban Nhân sự sẽ dựa vào số lượt đi chương trình của tất cả các thành
viên trong đội, nếu số lượt đi chương trình là 0, các bạn đó sẽ được nhắc đến
trong bài post đó, đồng thời yêu cầu Lễ tân phải đi chương trình ít nhất 1 lần/ 1
tháng, việc đó sẽ giảm bớt đi sự khó khăn trong việc tìm nhân sự, thêm vào đó
 là tạo nên sự chuyên nghiệp trong từng chương trình khi những nhân sự hoàn
toàn thuộc Đội Lễ tân mà không phải nhân sự ngoài.
Một vấn đề tiếp theo đó là :

Khi chốt xong nhân sự đi chương trình, có thể ngay trong chương trình hôm
sau, bạn lễ tân gặp vấn đề không thể đến chương trình được như ngã xe,ốm, đau
bụng đột xuất,… chúng ta cũng chưa thực sự có phương án dự phòng trong
trường hợp này.
Vì vậy, Khi chốt chương trình thay vì việc chưa có phương án dự phòng như
trước kia, việc chốt chương trình nên có thêm mục “Dự bị” lễ tân để giảm thiểu
tối đa rủi ro của việc thiếu lễ tân của chương trình, ít nhất là 1 lễ tân dự bị / 1
chương trình.
Dùng lễ tân sao cho hiệu quả đã khó, nhưng quá trình “giữ” thực sự là một quá trình
cần phải chú trọng,
Thực trạng : Vì ảnh hưởng của dịch nên hiện tại tinh thần của các thành viên
trong đội chưa thực sự sôi nổi, và trước đây cũng có những thành viên chưa thể
hòa nhập cùng với Đội.
- Bởi vậy để gắn kết nhân sự trong ban cũng như trong Đội, cần có những hoạt
động cùng với nhau để mọi người trở nên thân thiết hơn, việc họp công việc
thường niên chính là một mắt xích để giúp mọi người gặp nhau nhiều hơn, sau
mỗi buổi họp có thể cùng nhau đi ăn uống hay trò chuyện.
- Việc cần thiết của một Trưởng ban / Phó ban lúc này chính là gắn kết các thành
viên gen cũ và gen mới của ban với nhau, Trưởng ban hay Phó ban phải là
người đứng ra tổ chức các hoạt động, chủ động kết nối với những thành viên
mới, không để những thành viên gen mới cảm thấy lạc lõng và không thể hòa
nhập được, cùng với đó là biết lắng nghe những vấn đề của cá nhân trong ban,
hiểu và chia sẻ cùng nhau. Điều này sẽ tạo cho các thành viên trong ban sự thân
quen và có thêm những người anh/chị/ bạn bè trong câu lạc bộ, mang lại ít
nhiều lợi ích về mặt tinh thần, vì vậy thành viên sẽ hình thành nên niềm đam
mê dành cho Đội, tự giác làm tốt công việc của mình.
 Cuối cùng là quy trình “loại bỏ” em xin đưa ra những điều mà các thành viên
ban Nhân sự tránh không nên để mắc phải :
Về hiệu quả công việc :
- Thành viên trong ban không hoàn thành nhiệm vụ được giao, chậm/thiếu so với
deadline đưa ra tối đa là 3 lần trong suốt quá trình hoạt động.
Về thái độ làm việc :
- Không có tinh thần xây dựng, đóng góp cho ban, gây bất hòa trong nội bộ.
- Không biết lắng nghe, sửa chửa những lỗi mà bản thân mắc phải.

Cuối cùng là định hướng ban Nhân sự trong thời gian sắp tới
- Ban Nhân sự trước hết làm vai trò điều phối và cung cấp nguồn nhân lực cho
các sự kiện lớn,nhỏ trong Trường và ngoài Trường, cùng với đó sẽ cùng với ban
Hậu cần đào tạo nghiệp vụ Lễ tân và đào tạo leader chính.
- Sau khi tuyển CTV gen 5, ban Nhân sự cùng ban Hậu cần sẽ đảm nhiệm phổ
biến bộ máy hoạt động của Trường, Đoàn trường, Ban ngành, các thầy/cô nắm
giữ những vị trí quan trọng trong trường
- Làm tốt các công tác về tổng hợp bảng biểu sao cho ngắn gọn, thuận tiện cho
việc tra cứu các thành viên trong Đội.
- Không để chương trình thiếu lễ tân, mắc những sai lầm không đáng có, điều
phối nhân sự theo đúng yêu cầu của chương trình.
Vậy, các leader sẽ phải chuẩn bị và làm những gì trong quá trình làm việc
Em xin chia sẻ về câu hỏi này như sau :
Những công việc cần làm của 1 leader chủ yếu chia làm 3 giai đoạn chính

- Trước chương trình

+ Check số lượng lễ tân tham gia chương trình
+ Xem trước timeline chương trình, phân chia công việc
+ Đến trước lễ tân 25 – 30’ soạn đồ cho lễ tân, check đồ xem đã đủ số lượng
cho lễ tân chưa
+ Liên hệ với các anh chị bên Đoàn/ bên ban tổ chức chương trình
- Trong chương trình
+Xem kĩ lại timeline chương trình
 + Điều phối lễ tân, hỗ trợ thầy cô
+ Sát sao với lễ tân, nhắc nhở lễ tân
- Sau chương trình
+ Check kĩ lại đồ đạc, bàn giao lại một số đồ đạc cho ban tổ chức.
+ Báo cáo lại quá trình làm việc của các lễ tân và những vấn đề xảy ra trong
chương trình ( nếu có ) cho ban điều hành.

Vậy em xin phép kết thúc phần thuyết trình về báo cáo kế hoạch hoạt động ban Nhân
sự năm 2021 – 2022 , cảm ơn các anh chị trong ban điều hành, các bạn đã lắng nghe
bài thuyết trình.