TRƯỜNG CHÍNH TRỊ TIỀN GIANG



BÀI THU HOẠCH CUỐI KHÓA

LỚP BỒI DƯỠNG KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG
LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ CẤP XÃ K2

CHỦ ĐỀ: KỸ NĂNG TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP

CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ

Họ tên học viên: Phạm Quốc Huy

Đơn vị công tác: Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa

Lớp: Bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng lãnh đạo, quản lý cấp xã k2

Giảng viên hướng dẫn: GVC-Ths Nguyễn Kiêm Ái

1
 Tiền Giang, tháng 9 năm 2022

NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ

GIẢNG VIÊN 1: ………………………………………………………

GIẢNG VIÊN 2: ………………………………………………………

ƯU ĐIỂM:

……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
HẠN CHẾ:
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
ĐIỂM TRUNG BÌNH (số và chữ):

......…………………………………………….

……………………………………………………………………………………

GIẢNG VIÊN 1 GIẢNG VIÊN 2

…………………..... ………………………..

LỜI CẢM ƠN
2
 Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại lớp Bồi dưỡng kiến thức và kỹ
năng lãnh đạo, quản lý cấp xã k2, Lãnh đạo Trường Chính trị tỉnh Tiền Giang và
các Thầy, Cô giáo đã tận tình giảng dạy, trang bị, bổ sung cho tôi kiến thức để
phục vụ tốt hơn nữa trong công tác lãnh đạo, quản lý cấp xã của mình.

Xin gửi lời Cảm ơn đến các Thầy/Cô giáo người đã tận tình hướng dẫn và
truyền đạt những kinh nghiệm trong suốt quá trình nghiên cứu cũng như làm bài
thu hoạch. Cảm ơn Thầy/Cô vì ngoài những kiến thức chuyên môn tôi còn được
dạy phương pháp, kỹ năng, làm việc và học tập hiệu quả, khoa học và trung
thực.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Tiền Giang, ngày 19 tháng 9 năm 2022

Học viên

Phạm Quốc Huy

3
 MỞ ĐẦU

Họp là một phương thức quản lý qua đó nhà quản lý có thể huy động trí
tuệ tập thể, tri thức và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên
gia nhằm giải quyết những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các
thành viên trong tổ chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những
người thực hiện. Họp luôn luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên
trong tổ chức. Trong quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về
lâu dài họp vẫn là một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân
chủ, khuyến khích sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều
hành, quản lý xã hội. Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là một trong
những hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân chủ xã hội chủ nghĩa,
chế độ cùng tham gia một cách tập thể và tự giác của người lao động vào quản
lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác.
Một nhà lãnh đạo, quản lý cấp xã cần trang bị cho mình những kỹ năng
nhân sự cơ bản và cần thiết, một trong những kỹ năng cần thiết đó chính là kỹ
năng tổ chức một cuộc họp. Cuộc họp là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy
thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo sẽ
trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có
những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức và điều hành một cuộc họp
thành công.
Tổ chức và điều hành thành công một cuộc họp là công việc mà bất cứ
nhà quản lý có năng lực nào cũng phải có khả năng thực hiện. Đây là một việc
không dễ dàng gì. Trong thực tế, các thành viên trong ủy ban nhân dân cấp xã
chưa thấu hiểu hết được tầm quan trọng của các cuộc họp, chưa có được sự chú
ý tối đa dẫn đến hiệu quả các cuộc họp chưa đạt hiệu quả cao nhất. Vậy các cuộc
họp nên được tổ chức thế nào? Làm thế nào để biết chắc chắn người tham dự sẽ
đến đúng giờ? Truyền đạt và hướng dẫn mọi người thảo luận như thế nào? Tổ
chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao? Trăn trở trước những suy nghĩ đó
nên mỗi cán bộ lãnh đạo, quản lý cấp xã phải có: “ Kỹ năng tổ chức, điều hành
cuộc họp của ủy ban nhân dân cấp xã’’.
I. Trình bày vấn đề đều hành cuộc họp của Ủy ban nhân dân cấp xã.

*Khái niệm của hoạt động họp:

Theo nghĩa chung nhất, cuộc họp là sự tập hợp nhiều người một cách có
tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để
thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin, tổng
kết các hoạt động hoặc tìm các biện pháp giải quyết các về các vấn đề, các
nhiệm vụ mà những người dự họp đều quan tâm. Hội nghị thường là các cuộc
họp mang các nội dung và phạm vi lớn, có chủ đề và tên gọi rõ ràng.
4
 a. Đều hành cuộc họp của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Một cuộc họp thông thường được diễn ra theo trình tự sau:
- Trước khi vào cuộc họp, đại diện ban tổ chức hoặc người được giao
nhiệm vụ dẫn chương trình cuộc họp phải làm thủ tục ổn định tổ chức, mời các
đại biểu vào phòng họp và ổn định chỗ ngồi và tiến hành tổ chức thực hiện các
nghi thức cần thiết. Tuỳ thuộc nội dung, tính chất của từng cuộc họp mà tiến
hành các nghi thức, nghi lễ cho phù hợp với các quy định của công tác lễ tân.
Giới thiệu các đại biểu, các thành phần dự họp, chủ tịch đoàn hoặc chủ
tọa, đoàn thư ký hoặc thư ký cuộc họp. Người chủ tọa cần đón tiếp mọi người
một cách đúng mực, tạo cho mọi người dự họp cảm thấy thoải mái, sẵn sàng
tham gia nhiệt tình với cuộc họp.
- Sau nghi thức mở đầu cuộc họp, chủ tọa đọc diễn văn hoặc lời khai mạc
cuộc họp. Diễn văn cần ngắn gọn, súc tích, nêu được mục đích chính, những
mục tiêu mà cuộc họp hướng tới, các nội dung nhiệm vụ cụ thể cuộc họp sẽ tiến
hành, tuy nhiên không bình luận hoặc khẳng định những vấn đề có tính kết luận.
Lời phát biểu hấp dẫn, gợi mở vấn đề một cách rõ ràng, khoa học tạo cho buổi
họp bắt đầu thuận lợi. Chủ tọa cần nói rõ cách thức làm việc trong cuộc họp và
duy trì tính phát triển liên tục, logic của cuộc họp.
- Khi điều hành cuộc họp, chủ tọa cần hết sức tránh tình trạng đọc văn
bản đã in sẵn (thường là các bản báo cáo), mà nên gửi trước cho đại biểu. Người
chủ toạ chỉ nêu lại ý chính của văn bản và gợi ý sâu vào các vấn đề cần thảo
luận, tránh gây lãng phí thời gian và ức chế cho người dự. Với những vấn đề
phức tạp, gây nhiều tranh cãi mà đại biểu dự họp không được nghiên cứu chuẩn
bị ý kiến trước thì cuộc họp thường bị kéo dài và khó thành công.
Điều khiển quá trình trình bày báo cáo và tham luận:
Các báo cáo và tham luận cần được phân loại và sắp xếp sao cho hợp lý
trong chương trình họp, có tính liên hoàn và tạo tính thống nhất của chủ đề cuộc
họp. Đầu tiên là trình bày những báo cáo chính, sau đó đến các báo cáo, tham
luận bổ sung. Các báo cáo, tham luận bổ sung thông thường có nội dung nhằm
làm rõ một số vấn đề về nhận thức lý luận đã được thực tiễn khẳng định hoặc
đang còn bàn bạc, tranh luận để tìm ra các giải pháp tối ưu, đó cũng có thể là sự
phổ biến những cách làm hay, kinh nghiệm tốt, sáng kiến mới liên quan đến vấn
đề cần bàn bạc, hoặc cũng có thể là những vấn đề còn vướng mắc, khó khăn,
v.v... cần bàn bạc để tháo gỡ. Trong trường hợp cần thiết, cần duyệt trước nội
dung của các báo cáo, tham luận bổ sung nhằm đảm bảo cho chương trình hội
họp không bị phá vỡ hoặc mất phương hướng, gây mất đoàn kết giữa các thanh
viên tham gia.
Tiến hành nội dung thảo luận về những vấn đề đặt ra:
Thảo luận là một nội dung quan trọng trong hầu hết các cuộc họp. Thảo
luận với hình thức nào, thời gian bao lâu cho mỗi vấn đề, thảo luận đến đâu thì
có thể tạm dừng để chuyển tiếp và có thể quay lại vấn đề đó sau…, những điều
5
đó tuỳ thuộc vào sự đánh giá công tâm, khoa học, tài chỉ đạo của người chủ trì
đối với cuộc họp. Có thể thảo luận toàn thể hoặc theo từng nhóm, khối. Mỗi
nhóm có thể thảo luận toàn thể hoặc một nhóm vấn đề, đưa ra ý kiến thống nhất
sơ bộ của nhóm để sau đó trình bày chung. Trong quá trình thảo luận, người
điều hành cần biết cách điều chỉnh và gợi ý cho các thành viên tham dự đi vào
trọng tâm của vấn đề.
Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần được tiến hành ngắn gọn, có chuẩn
bị trước; mỗi người phát biểu nên trong thời gian tối đa từ 10-15 phút. Người chủ
trì cần điều hành tiến trình thảo luận, tranh luận một cách khoa học, tránh tình trạng
các ý kiến trùng lắp kéo dài, các ý kiến lạc đề hoặc không xây dựng.
Trong các cuộc họp, phổ biến văn bản chính sách mới người chủ tọa có
thể mời, uỷ quyền cho các chuyên gia hoặc đại diện đơn vị trực tiếp nghiên cứu,
dự thảo văn bản đó lên trình bày và thảo luận chuyên môn.
Trong suốt quá trình cuộc họp, ban tổ chức cuộc họp, (cả bộ phận chuyên
môn và hậu cần) phải luôn luôn có người thường trực để xử lý kịp thời các tình
huống, các yêu cầu phát sinh của cuộc họp để đảm bảo cuộc họp không bị gián
đoạn bởi công tác phục vụ.
Trong quá trình điều hành hội họp, người lãnh đạo quản lý thường xuyên
phải thực hiện hoạt động giao tiếp, trong đó có thuyết trình. Vì thế, kỹ năng
thuyết trình sẽ được bộ vận dụng trong các tình huống thuyết trình cụ thể sau đây:
+ Phát biểu ý kiến ngắn trước tập thể hoặc thể hiện chính kiến khi tranh
luận, thảo luận các vấn đề trong công việc.
+ Phát biểu, diễn thuyết trong các cuộc họp, hội nghị, lễ hội.
+ Trình bày ý tưởng và kế hoạch công tác với cấp trên; giao và yêu cầu
cấp dưới thực hiện nhiệm vụ; trao đổi công việc với đồng nghiệp.
+ Phổ biến văn bản và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân dân.
+ Nói chuyện thời sự, nói chuyện chuyên đề.
+ Đàm phán, thương lượng với đối tác hoặc đại diện các cơ quan, tổ chức
có quan hệ hợp tác với cơ quan, địa phương...
- Ghi biên bản:
Người chủ trì họp quyết định việc ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc
họp. Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi biên bản, ghi âm, ghi hình cuộc họp
theo chỉ đạo. Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình cuộc họp thực hiện theo đúng
quy định.
Biên bản phải được ghi đầy đủ, chính xác nội dung, diễn biến cuộc họp,
gồm những nội dung chính sau đây:
+ Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp;
+ Trình tự, diễn biến, nội dung, vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
+ Ý kiến phát biểu của những người tham dự họp;
+ Các kết quả biểu quyết (nếu có);
+ Kết luận của người chủ trì họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp.
Đối với các cuộc họp cần ra thông báo kết luận, căn cứ chỉ đạo của người
chủ trì cuộc họp, cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo kết
6
luận cuộc họp bằng văn bản, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan
biết, thực hiện trong vòng 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc họp.
Biên bản phải được ghi đầy đủ, trung thực, ngắn gọn, súc tích, không bỏ
sót ý kiến. Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc chủ
toạ nêu ý kiến tổng kết, kết luận và giao thư ký cuộc họp thể hiện vào biên bản.
Trong điều kiện cho phép có thể tiến hành hoàn thiện ngay các văn kiện có liên
quan.Trong trường hợp cuộc họp có những vấn đề chưa nhất trí cao, chủ toạ cần
làm sáng tỏ mức độ đã thống nhất và chưa thống nhất để người ghi biên bản có
thể ghi chép chính xác, trung thực tinh thần của cuộc họp.
Để phục vụ cho việc ghi biên bản, các thư ký cuộc họp cần nắm vững
chương trình của cuộc họp và hiểu biết nhất định về chuyên môn mà cuộc họp bàn
đến. Biên bản cần phải ghi đầy đủ các thông tin như: - Thời gian bắt đầu và kết
thúc, địa điểm tiến hành cuộc họp, thành phần tham dự và khách mời, số đại biểu
có mặt và vắng mặt, chủ tịch đoàn và thư ký đoàn, nội dung và diễn biến cuộc họp ,
các ý kiến thảo luận. Khi ghi các ý kiến thảo luận có thể ghi theo các ý chính, tóm
tắt ý kiến của diễn giả. Trong trường hợp cần thiết phải ghi nguyên văn lời phát
biểu, trong trường hợp như vậy có thể dùng hỗ trợ của máy ghi âm hoặc ghi tốc ký.
Tuy nhiên, các thư ký văn phòng cũng cần lưu ý là không phải mọi lời
nói trong cuộc họp đều phải ghi vào biên bản, nhất là trong những trường hợp
người dự họp vì một lý do nào đó, có thể thiếu kiềm chế, dùng lời lẽ nóng nảy
hoặc thái độ khác thường. Trong trường hợp này, thư ký phải chọn từ ngữ sao
cho vẫn phản ánh được không khí thực tế của cuộc họp, nhưng vẫn không làm
cho biên bản mất đi tính nghiêm túc, khách quan cần thiết. – Thư ký phải ghi
đầy đủ, chính xác các kết luận của cuộc họp, quá trình và kết quả bầu cử (nếu
có), cuối biên bản phải có chữ ký của chủ toạ và thư ký.
- Chủ trì kết luận tại cuộc họp:
Cùng với các kết quả đạt được từng phần trong quá trình điều hành cuộc họp,
người điều hành cuộc họp cần khẳng định các nội dung:
+ Các vấn đề đã được nhất trí, nhấn mạnh các nội dung và cả các biện
pháp, phân công thực hiện (nếu có) của các nội dung đã thống nhất. Các vấn đề
chưa được nhất trí, nếu chưa được nhất trí thì các lý do chính là gì, gồm các nội
dung cụ thể gì?, phương án giải quyết tiếp theo.
+ Thông qua biên bản cuộc họp.
+ Thông qua Nghị quyết hoặc các văn bản khác(nếu có).
+ Đánh giá và kết thúc cuộc họp. Cuối cùng có thể có diễn văn bế mạc.
+ Lưu ý các công việc cần thực hiện sau cuộc họp đối với các thành viên
dự họp.
b. Trách nhiệm của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc tổ
chức và điều hành cuộc họp
* Xác định rõ mục đích, nội dung chính của cuộc họp
Người chủ trì cuộc họp có trách nhiệm thực hiện các hoạt động sau:
- Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian của cuộc họp.

7
 - Xác định thời gian tối đa cho người tham dự cuộc họp trình bày ý kiến;
trường hợp gần hết thời gian họp thì có thể phát phiếu xin ý kiến góp ý để tổng
hợp, nghiên cứu.
- Điều hành cuộc họp theo chương trình nghị sự đã được công bố trước
cuộc họp, phát huy dân chủ trong thảo luận; khuyến khích các ý kiến có tính
chất phản biện; tăng cường đối thoại, trao đổi, tranh luận trực tiếp.
- Có ý kiến kết luận, quyết định khi kết thúc cuộc họp. Nội dung kết luận,
quyết định đưa ra tại cuộc họp phải rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi gồm các
nội dung sau:
+ Nội dung công việc, tính chất và tầm quan trọng của công việc;
+ Cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện, cơ quan, đơn vị, tổ
chức cá nhân phối hợp thực hiện;
+ Thời gian và lộ trình thực hiện.
- Chỉ đạo thu hồi tài liệu có chỉ dẫn về phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu
xác định cấp độ mật đã phát cho các đại biểu tham dự họp.
- Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị ra văn bản thông báo kết luận họp
(nếu cần thiết)…
- Điều hành việc biểu quyết khi liên quan đến các cuộc họp cần phải xin ý
kiến biểu quyết.
- Kết thúc cuộc họp: Người điều hành cuộc họp cần tóm tắt lại các nội
dung và chốt lại các vấn đề đã được thống nhất, các vấn đề chưa thống nhất (nội
dung và nguyên nhân).
Chỉ đạo thực hiện thông qua biên bản cuộc họp.
Như vậy, người chủ trì luôn phải xác định được rõ mục đích, nội dung
chính của từng cuộc họp. Trên cơ sở đó, người chủ trì xác định cho mình cách
ứng xử phù hợp. Các cuộc họp cần được tổ chức một cách linh hoạt, phù hợp tình
hình thực tiễn, tránh cách làm theo chủ nghĩa hình thức và có thể dẫn tới những
lãng phí không cần thiết về thời gian và vật chất. Điều quan trọng là phải luôn giữ
được tính chất nghiêm túc, tập trung vào những nội dung chính, sự dân chủ và
tính hiệu quả trong điều hành cuộc họp.
* Phân công trách nhiệm cụ thể cho các thành viên có liên quan để giải
trình hoặc làm rõ các nội dung cuộc họp
Các loại cuộc họp khác nhau thường có chương trình nghị sự khác nhau và
phương pháp, kỹ năng điều hành của chủ tọa, tham gia của bộ phận tham mưu,
giúp việc cũng khác nhau. Căn cư vào nội dung của từng cuộc họp, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho Phó Chủ tịch hoặc các
thành viên có liên quan chịu trách nhiệm báo cáo, giải trình trên cơ sở phù hợp
với khả năng, năng lực của thành viên được phân công và lĩnh vực công việc
được giao phụ trách. Đồng thời, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cũng có thể
phân công các thành viên khác, phối hợp và hỗ trợ…
II. Đánh giá thực trạng đều hành cuộc họp của Ủy ban nhân dân xã,
phường, thị trấn.

8
 1. Khái quát đặc điểm kinh tế - xã hội:
- Thị trấn Tân Hòa là trung tâm kinh tế, Văn hóa – xã hội của huyện Gò
Công Đông có vị trí thuận lợi về giao thông đường bộ, cách thị xã Gò Công 7km
về hướng Tây; cách biển Tân Thành 7 km về hướng Đông. Đường tỉnh 862 là
trục đường chính khu vực trung tâm của thị trấn dài khoảng 03 km nối liền thị
xã Gò Công với Biển Tân Thành.
- Về địa giới hành chính của thị trấn: Phía Đông và Nam giáp xã Tăng
Hòa; phía Tây giáp xã Phước Trung và phía Bắc giáp xã Bình Nghị.
Thị trấn Tân Hòa có tuyến đường tỉnh ĐT 862; đường huyện 04, ĐH 02,
Đường Võ Duy Linh, Đường 30/4, Đường Nguyễn Văn Côn, Đường Nguyễn
Trãi... đi qua tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao lưu của thị trấn với các xã lân
cận. Hiện nay thị trấn có 5 khu phố bao gồm khu phố Dương Phú, khu phố Hòa
Thơm 1, Khu phố Hòa Thơm 2, khu phố Xóm Gò và khu phố Lò Gạch.
- Tổng diện tích đất tự nhiên toàn thị trấn là 325,01 ha (trong đó diện tích
đất nông nghiệp 229,35 ha với 1.490 hộ, dân số 5.764, mật độ dân số 2005
người/km2, tỷ lệ hộ nghèo chiếm 0.5%). Địa bàn thị trấn tương đối hẹp từ đó
thuận lợi xây dựng một khu đô thị gắn với việc tập trung chuyển đổi cơ cấu kinh
tế, giảm nông nghiệp đẩy mạnh phát triển thương mại, dịch vụ, tiểu thủ công
nghiệp để từng bước hình thành bộ mặt đô thị ngày càng hoàn thiện văn minh
hơn.
- Những năm gần đây đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân trong thị
trấn không ngừng phát triển, đời sống được cải thiện, mạng lưới y tế, văn hóa-xã
hội, giáo dục được nâng cao, việc xã hội hóa để xây dựng cơ sở hạ tầng được
đông đảo nhân dân đồng tình hưởng ứng, lộ giao thông ở các khu phố được nhựa
hóa, bê tông hóa các trục lộ chính của khu phố tạo thuận lợi cho việc vận chuyển
hàng hóa và đi lại trong nhân dân, góp phần thuận lợi cho việc xây dựng thị trấn
đô thị văn minh ngày càng hiệu quả hơn.
- Giá trị sản xuất nông - ngư - lâm nghiệp tăng 2% so với năm 2021: cuối
năm xét.
- Giá trị sản xuất công nghiệp - xây dựng tăng 5% so với năm 2021: cuối
năm xét.
- Giá trị thương mại - dịch vụ tăng 6% so với năm 2021: cuối năm xét.
- Thu ngân sách: đến ngày 31/8/2022 là: 1.824.095.000/2.110.000.000 đạt
86,45%; Chi: 5.799.667.939/13.155.000.000 đạt 44,1%.
- Tỷ lệ huy động học sinh trong độ tuổi ra lớp bậc học mẫu giáo 100%
(Nghị quyết 100%), tiểu học 100% (Nghị quyết 100%), THCS trên 98%; giữ
vững và nâng chất chuẩn quốc gia chống mù chữ phổ cập tiểu học, trung học cơ
sở đúng độ tuổi.

9
 - Tốc độ tăng dân số tự nhiên dưới 1%: cuối năm xét
- Phấn đấu hỗ trợ 04 hộ thoát nghèo: cuối năm xét
- Vận động Nhân dân tham gia Bảo hiểm y tế tự nguyện đến ngày
31/8/2022 là 5.436/5.675 đạt 95,79% (Nghị quyết 98,5%).
- Giao quân: 06/06 thanh niên, đạt 100% (nghị quyết: 100%). Kết quả thực
hiện chỉ tiêu tập huấn, huấn luyện quân sự: 72/76 đạt 94,7%.
- Vận động Nhân dân sử dụng nước sạch đạt 100% (trong đó có hộ sử dụng
nước máy là 99%). Hiện nay đạt.
- Tỷ lệ chất thải rắn được thu gom, xử lý: 98% (trong đó: hộ đăng ký thu
gom rác đạt 80%); 100% cơ sở sản xuất, kinh doanh và dịch vụ xử lý chất thải đạt
tiêu chuẩn môi trường. Hiện nay đạt.
- Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội đạt hoàn thành tốt nhiệm
vụ trở lên: cuối năm xét.
- Kết nạp 05/07 đảng viên mới, đạt 71,4% (đã gửi về huyện 02 hồ sơ).
- 100% tổ chức đảng trực thuộc được xếp loại chất lượng hoàn thành tốt
nhiệm vụ (nghị quyết 90%), 100% đảng viên hoàn thành nhiệm vụ trở lên (nghị
quyết 98%).
2. Đánh giá thực trạng đều hành cuộc họp của Ủy ban nhân dân thị
trấn Tân Hòa:
Bên cạnh những cuộc họp thiết thực và cần thiết thì nhiều cuộc họp hiện
nay chưa thực sự hiệu quả. Cách đây 12 năm, báo chí đã phản ánh: mỗi ngày
trên địa bàn thành phố Hà Nội có khoảng 1.000 cuộc họp; cả nước có 3.000
cuộc họp. Tổng chi phí cho các cuộc họp này vào khoảng 1,5 tỷ đồng mỗi ngày
(Báo Tuổi Trẻ ngày 19/01/2007). Một lãnh đạo thành phố Hồ Chí Minh thống
kê mỗi năm được mời dự 700 cuộc họp ở Trung ương và địa phương, thậm chí
có ngày được mời dự 07 cuộc (Báo Vietnamnet.vn ngày 18/8/2007). Mười năm
sau (2017), trong bài “Khủng hoảng vì họp” trên báo Tiền phong số ra ngày
08/9/2017, Giám đốc Sở Quy hoạch Kiến trúc TP. Hồ Chí Minh Nguyễn Thanh
Nhã cho biết: từ đầu năm đến nay, Giám đốc, 3 Phó Giám đốc và lãnh đạo các
phòng, ban, công chức chủ chốt của Sở Quy hoạch Kiến trúc phải dự tổng cộng
hơn 1.500 cuộc họp. Ông Sử Ngọc Anh, Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.
Hồ Chí Minh cho biết Sở này phải chịu ba áp lực rất lớn, một trong số đó là sức
ép về các cuộc họp mà lãnh đạo Sở phải tham dự. Cụ thể, với 4 người trong Ban
Giám đốc, trong 7 tháng đầu năm 2017, lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ
Chí Minh phải dự hơn 2.000 cuộc họp. 
Những số liệu nêu trên cho thấy, ở nước ta hiện nay, các cơ quan, đơn vị và
địa phương, tình trạng họp diễn ra quá nhiều, kém hiệu quả, gây lãng phí và cán
10
bộ, công chức không còn thời gian để giải quyết, xử lý công việc. Thậm chí,
nhiều cơ quan, đơn vị phải xin tăng thêm cấp phó “để có người đi họp”, dẫn đến
“lạm phát cấp phó”. Với sự phát triển của công nghệ thông tin và thiết bị kỹ
thuật số hiện đại, có một tỷ lệ không nhỏ người dự họp chỉ làm việc với những
thiết bị này mà không để ý đến nội dung họp. Tại Hội nghị trực tuyến báo cáo
viên các tỉnh ủy, thành ủy, đảng ủy trực thuộc Trung ương ngày 05/7/2019 quán
triệt Nghị quyết số 35-NQ/TW của Bộ Chính trị về tăng cường bảo vệ nền tảng
tư tưởng của Đảng, đấu tranh phản bác các quan điểm sai trái, thù địch trong
tình hình mới, đồng chí Võ Văn Thưởng, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung
ương Đảng, Trưởng ban Ban Tuyên giáo Trung ương đã nói: “Nhiều buổi học
nghị quyết, tôi quan sát được tỷ lệ không nhỏ ngồi dưới xem ipad, iphone, đọc
tin, nhắn tin”.  Tuy nhiên, không chỉ Việt Nam mới có nạn họp hành quá nhiều.
Trên thế giới, tình trạng hội họp nhiều cũng là một vấn nạn. Ví dụ ở Mỹ, hàng
năm trung bình có khoảng 11 triệu cuộc họp diễn ra, trong đó có 30% cuộc họp
không hiệu quả, gây lãng phí. Ước tính mỗi năm Mỹ mất tới 37 tỷ USD cho
những cuộc họp này. 
Cấp xã cũng là nơi diễn ra các hoạt động của người dân và cuộc sống của
họ. Tại đây, vai trò lãnh đạo của Đảng, sự quản lý của Nhà nước và hoạt động
của các tổ chức chính trị - xã hội đều hướng tới mục tiêu phát triển kinh tế - xã
hội, đảm bảo quốc phòng an ninh, giữ vững ổn định chính trị và tổ chức cuộc
sống của cộng đồng dân cư. Để thực hiện hoạt động quản lý, điều hành đạt hiệu
quả, người cán bộ lãnh đạo, quản lý nói chung phải thông qua hình thức tổ
chức và điều hành các cuộc họp. Đối với ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa –
huyện Gò Công Đông cũng thường xuyên tổ chức các cuộc họp như họp giao
ban, họp Khối vận, họp khối Ủy ban, họp sơ kết nhiệm vụ chính trị tháng hoặc
tổng kết công tác 6 tháng, cả năm, các hội thảo, hội nghị chuyên đề,…  
Thời gian qua việc tổ chức các cuộc họp của thị trấn cũng đã hướng tới việc
nâng cao chất lượng, nội dung và hình thức phong phú, thường xuyên thay đổi
cho phù hợp với điều kiện cụ thể như triển khai thông qua hình thức gửi văn
bản, thông tin trên mạng nội bộ, nhóm zalo, văn phòng điện tử... đã giảm được
việc tổ chức họp tập trung đông người, hạn chế giấy tờ, văn bản, tiết kiệm thời
gian đi lại, kinh phí.
Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc họp của ủy ban nhân dân thị trấn cũng
còn bộc lộ những bất cập, hạn chế như nội dung cuộc họp chưa chuẩn bị chu
đáo, ý kiến phát biểu dàn trãi, chưa đúng trọng tâm; ý thức, trách nhiệm của một
số đại biểu chưa cao, còn tình trạng đi trể, ra về khi chưa kết thúc cuộc họp, làm
việc riêng, xem điện thoại trong thời gian họp; chưa có nhiều sự đổi mới trong
điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe trình bày báo
cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các đại biểu phát
biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; các cuộc họp dân số lượng và thành
phần chưa đúng và đủ, số người dân vắng mặt trong cuộc họp phải cử cán bộ

11
đến nhà trực tiếp gặp gỡ, giải thích từng hộ…Do đó cần nhìn nhận một cách
thẳn thắn vào vấn đề nên tổ chức cuộc họp như thế nào là hiệu quả.
3. Đánh giá, nhận xét chung về đều hành cuộc họp của Ủy ban nhân
dân thị trấn Tân Hòa:
a/ Những kết quả đạt được và nguyên nhân:

* Kết quả đạt được:

Theo yêu cầu nhiệm vụ, hàng năm ủy ban nhân dân thị trấn trực tiếp đã tổ
chức khoảng 156 cuộc họp (bao gồm: họp, hội nghị, hội thảo, tọa đàm, tham
mưu, tư vấn, chuyên đề, giao ban, họp làm việc, họp kiểm tra, sơ kết, tổng kết,
tập huấn…). Tùy theo tính chất, yêu cầu của cuộc họp để cơ quan chủ trì, phối
hợp đơn vị có liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình, thành phần tham dự,
xác định hình thức họp trực tiếp. Ngoài ra, ủy ban nhân dân thị trấn cũng được
mời tham dự rất nhiều cuộc họp do các cơ quan, đơn vị, ban, ngành, đoàn thể
cấp trên tổ chức tại huyện và cấp tỉnh.

Hiện nay, việc tổ chức họp trong các cơ quan hành chính nước đã được
quy định tại Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của
Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính
phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn... Căn cứ
các văn bản này, ủy ban nhân dân thị trấn đã ban hành kế hoạch thực hiện nội
dung họp vào quy chế làm việc để triển khai thực hiện.

* Nguyên nhân đạt được:

Để nâng cao chất lượng, giảm số lượng các cuộc họp, ủy ban nhân dân thị
trấn đã thực hiện các giải pháp như: Chuẩn bị kỹ nội dung, chương trình; trình
bày các slide hoặc video clip thay cho việc trình bày các báo cáo để các đại biểu
dễ tiếp thu, nắm bắt vấn đề; tăng cường phối hợp xử lý công việc như lấy ý kiến
bằng văn bản, trao đổi công việc qua điện thoại, thư điện tử, cập nhật các thông
tin về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ vào phần mềm dữ liệu để chủ động
kiểm tra, khai thác, chia sẻ thông tin; điều phối, lồng ghép các cuộc họp phù hợp
với tính chất, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị… Qua đó đã giảm được số
lượng và kinh phí tổ chức các cuộc họp, cụ thể như năm 2022: Ủy ban nhân dân
thị trấn đã giảm được trên 30% cuộc họp, giảm 12% ngân sách chi cho họp,..so
với năm 2021.

b. Những hạn chế, yếu kém và nguyên nhân của hạn chế, yếu kém:
*Những hạn chế, yếu kém: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc tổ
chức họp đang có những tồn tại, hạn chế đó là: Số lượng cuộc họp ngày càng
12
tăng, nhiều cuộc họp không thật sự cần thiết vẫn được tổ chức; việc chuẩn bị nội
dung họp, ý kiến phát biểu, báo cáo tham luận của một số cuộc họp chất lượng
chưa cao; chấp hành kỷ luật, nội quy cuộc họp của một số cán bộ, công chức
chưa thực sự nghiêm túc như đi muộn, về sớm, chưa chuẩn bị báo cáo cho cuộc
của ngành mình phụ trách, làm việc riêng trong thời gian họp; chưa có nhiều sự
đổi mới trong điều hành, tổ chức họp; nhiều cuộc họp diễn ra một chiều là nghe
trình bày báo cáo, phát biểu của lãnh đạo mà chưa dành thời gian hợp lý để các
đại biểu phát biểu ý kiến, nhất là các ý kiến phản biện; việc thực hiện kết luận,
thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo có thẩm quyền đối với không ít cuộc họp
chưa được đầy đủ, kịp thời…

  *Nguyên nhân của hạn chế, yếu kém: Tồn tại, hạn chế nêu trên, bên cạnh
nguyên nhân khách quan như: Khối lượng công việc ngày càng tăng, yêu cầu
chất lượng xử lý ngày càng cao, nhiều nhiệm vụ đột xuất, cấp bách… nên cần tổ
chức họp để chỉ đạo xử lý. Bên cạnh đó, chủ yếu do nguyên nhân chủ quan, đó
là: Chủ tịch ủy ban nhân dân thị trấn chưa thật sự quan tâm chỉ đạo nâng cao
chất lượng, giảm số lượng, đổi mới cách thức tổ chức họp, hội nghị; công tác
phối hợp, trao đổi, chia sẻ, xử lý thông tin của các cơ quan, đơn vị chưa được
thường xuyên, liên tục; tham mưu xử lý công việc của một số cán bộ, công chức
có những việc hiệu quả chưa cao, chậm tiến độ; chưa quyết liệt trong xây dựng
và ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành…
Chủ tịch ủy ban nhân dân thị trấn chưa thường xuyên kiểm tra việc thực hiên các
kết luận trong các kỳ họp trước để đánh giá tiến đô thực hiện của cấp dưới.

III. Đề ra những giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả điều
hành cuộc họp của Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa, huyện Gò Công
Đông:
1. Đề ra những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả điều hành cuộc họp của
Ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa, huyện Gò Công Đông:
a. Giải pháp 1: Đối với chủ tọa cuộc họp:  
Cần xác định nội dung, xây dựng chương trình cuộc họp, chuẩn bị bài khai
mạc, bế mạc (nếu có yêu cầu), thông báo thời gian và thành phần cuộc họp.
Chủ toạ cuộc họp cần có sự định hướng rõ ràng, trình bày ngắn gọn nội
dung cuộc họp, gợi ý nội dung cần tập trung thảo luận như nhiệm vụ trọng tâm
cần thực hiện, những vấn đề người dân đang quan tâm, định hướng phát triển
kinh tế - xã hội của địa phương. Chủ toạ kỳ họp phải thực sự linh hoạt, uyển
chuyển trong quá trình điều hành nhằm tạo ra được không khí dân chủ, thoải
mái, nhưng nghiêm túc. Điều quan trọng nữa là chủ toạ cuộc họp phải nắm bắt,
tổng hợp đầy đủ, kịp thời các ý kiến thảo luận của đại biểu. Sau khi kết thúc mỗi

13
cuộc họp, chủ tọa cần kết luận cuộc họp, phân công nhiệm vụ và thông báo thời
gian, tiến độ thực hiện từng nội dung công việc.
b. Giải pháp 2: Đối với đại biểu tham dự: 
Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu,
chuẩn bị nội dung trước khi dự họp để tham gia phát biểu ý kiến đúng trọng tâm.
Người đi họp cần đúng giờ và dự họp nghiêm túc. Quá trình phát biểu thảo luận
phải thể hiện được ý thức trách nhiệm trên tinh thần xây dựng, giữ gìn đoàn kết
nội bộ, tránh làm chệch hướng nội dung và ảnh hưởng đến thời gian của cuộc
họp.
c. Giải pháp 3: Về công tác chuẩn bị cuộc họp:
Để cuộc họp thật sự hiệu quả cần có sự chuẩn bị chu đáo về nội dung, tài
liệu, phương tiện, cơ sở vật chất…. Trước khi cuộc họp diễn ra cần chuẩn bị tài
liệu đầy đủ. Ví dụ các cuộc họp sơ kết, tổng kết, họp giao ban, Hội nghị tiếp các
Đoàn kiểm tra…của ủy ban nhân dân xã. Trước khi cuộc họp bắt đầu, văn phòng
phải giúp ủy ban nhân dân xã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cuộc họp như
dự thảo Báo cáo, dự thảo Chương trình công tác của ủy ban xã. Báo cáo phục vụ
Hội nghị chuyên đề theo đúng yêu cầu.
Ngoài ra, cần chuẩn bị các điều kiện vật chất cho các cuộc họp. Tùy vào
tính chất của từng cuộc họp sẽ có sự chuẩn bị riêng. Cần chuẩn bị phòng họp;
trang trí, sắp xếp bàn ghế; đón tiếp và bố trí vị trí ngồi; hỗ trợ các thiết bị âm
thanh, ánh sáng, phương tiện cần thiết… Đối với các cuộc họp dân cần chọn
ngày, giờ, địa điểm thích hợp để tổ chức họp dân đạt hiệu quả.
d. Giải pháp 4: Thực hiện một số yêu cầu để cuộc họp đạt hiệu quả: 
Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, đảm bảo đầy đủ nội dung cuộc họp và đi đúng
trọng tâm; phân bổ thời gian tương ứng cho các nội dung, kết thúc cuộc họp
đúng giờ quy định; áp dụng công nghệ thông tin, các phương tiện hiện đại phục
vụ cuộc họp. Ủy ban nhân dân xã rất chú trọng triển khai họp trực tiếp, những
cuộc họp không thật sự cần thiết thì có thể giải quyết, triển khai thông qua hình
thức gửi văn bản, thông tin trên mạng nội bộ, trên zalo, thông tin tuyên truyền
trên facbook, trên thông tin điều hành...
2. Đề xuất những kiến nghị nhầm nâng cao hiệu quả điều hành cuộc họp
của ủy ban nhân dân thị trấn Tân Hòa, huyện Gò Công Đông
a. Kiến nghị với tỉnh:
Ủy ban nhân dân tỉnh kiến nghị Hội đồng nhân dân tỉnh tăng kinh phí tiền
nước uống và tiền xe cho Đại biểu dự họp.
b. Kiến nghị với huyện:
Tăng cường tổ chức họp trực tuyến 02 cấp giữa huyện và cấp xã tránh làm
lãng phí thời gian và kinh phí đi lại của đại biểu cấp xã.
14
 c. Kiến nghị với nội bộ trong thị trấn:
Đối với Đại biểu dự họp khi có thư mời của ủy ban nhân dân thị trấn nên
đến đúng giờ và đúng thành phần để tránh làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc
họp.

KẾT LUẬN

Hội họp cung cấp cho các nhà lãnh đạo, quản lý cơ hội để thống nhất
nhận thức; tăng cường dân chủ  trong điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng
cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên và tăng
cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động. Đó cũng là một cách thức hữu
hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời cũng là một phương
thức quản lý qua đó nhà lãnh đạo, quản lý có thể huy động trí tuệ tập thể, tri thức
và kinh nghiệm của các thành viên, đặc biệt là các chuyên gia nhằm giải quyết
những vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ
chức; truyền đạt trực tiếp các quyết định quản lý đến những người thực hiện.
Họp luôn luôn là biện pháp tốt nhất kết nối các thành viên trong tổ chức. Trong
quản lý hành chính nhà nước, việc họp rất quan trọng và về lâu dài họp vẫn là
một phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích
sự đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội.
Hội họp là một trong những hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện nền dân
chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ cùng tham gia một cách tập thể và tự giác của
người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội
khác./.

15
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đại học Khoa học xã hội và nhân văn. Quản trị văn phòng, Giáo trình
đào tạo cử nhân Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2010;

2. Nghị định số 145/2013/NĐ-CP quy định tổ chức ngày kỷ niệm, nghi

thức trao tặng, đón nhận hình thức khen thưởng, danh hiệu thi đua, nghi lễ đối
ngoại và đón tiếp khách nước ngoài;

3. Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09/11/2018 củaThủ tướng chính

phủ Quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc
hệ thống hành chính nhà nước;

4. Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 13/4/2006 của Thủ tướng Chính

phủ ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn;

5. Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ

tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước;

5. Luật số: 77/2015/QH13, Luật tổ chức chính quyền địa phương.

6. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê,
TP.HCM,2009;

16