1.

Khái niệm hội họp, hội nghị

Hội họp: Là sự tập hợp ở một nơi để làm công việc chung.

Hội nghị: Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra
theo quy trình, thủ tục nhất định

Họp là quá trình tập hợp, thảo luận của một số người để giải quyết các vấn đề hoặc
quyết định điều gì đó, từ đó xác định những hành động cần phải thực hiện.

2. Mục đích và phân loại các cuộc họp

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh
nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một
lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến
trình làm quyết định. Mục đích của cuộc họp phải luôn rõ ràng ngay từ đầu và người
chủ trì cũng như người tham dự đều phải hiểu rõ. Điều này nhằm giảm bớt số lượng,
nâng cao chất lượng cuộc họp của công ty. Mục đích của cuộc cuộc họp thường là:

- Giải quyết một vấn đề nào đó

- Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên
- Hướng dẫn thực hiện
- Trình bày, phản ánh hay phân xử các vấn đề
- Quyết định hay thực hiện quyết định
- Thảo luận để đạt tới sự thống nhất

Phân loại các cuộc họp

 Họp giao ban

Là cuộc họp của giám đốc đối với các quản lý và nhân viên trực thuộc hàng tuần hoặc
hàng tháng. Họp giao ban chỉ giải quyết các vấn đề: thông tin từ ban giám đốc, giải
quyết các vấn đề liên bộ phận, nội dung trọng tâm công việc của tuần sau,…Tất cả
thành viên có trách nhiệm ghi nhận vào sổ họp nội bộ, sau đó triển khai ngay cho
nhân viên mình có quản lý.
 Họp quản lý cấp trên và các quản lý hoặc nhân viên cấp dưới

Là cuộc họp của cấp trên với cấp dưới để giải quyết những công việc hàng tuần hoặc
đột xuất để giải quyết công việc.

 Họp của giám đốc với toàn thể nhân viên

Thường thông báo các chiến lược, kế hoạch, tương lai của công ty, ghi nhận những
phản ánh tâm tư nguyện vọng của nhân viên.

 Họp tham mưu, tư vấn

Là cuộc họp để quản lý các cấp nghe các ý kiến của quản lý cấp dưới, các chuyên gia,
nhà khoa học để có đủ thông tin, có thêm cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định thơ
chức năng, thẩm quyền.

 Họp chuyên môn

Là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật,
nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các đề án, dự án.

 Họp tổng kết

Là cuộc họp để kiểm điểm đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác
hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ cho năm tới của các đơn vị trực thuộc công
ty và toàn thể công ty.

4. Các hình thức hội họp của doanh nghiệp

₋ Họp giao ban: họp hàng tháng tại phòng riêng của Giám đốc
₋ Họp quản lý cấp trên và nhân viên cấp dưới: mỗi thứ hai đầu tuần mỗi phòng kinh
doanh sẽ tổ chức họp giữa trưởng phòng kinh doanh về các vấn đề trong tuần vừa
rồi (kết quả, số lượng khách hàng quan tâm,…) và kế hoạch làm việc cho tuần tiếp
theo.
₋ Họp của giám đốc với toàn thể nhân viên: họp hàng kỳ, trước khi bắt đầu mỗi quý
giám đốc sẽ trao đổi về dự án cũng chia sẻ những kinh nghiệm với toàn thể nhân
viên, và nhân viên đóng góp ý kiến xây dựng để công việc hoàn thành tốt hơn.
₋ Họp chuyên môn: trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ
thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các đề án, dự án. Cụ thể, dựng
video quảng bá sản phẩm, xem xét thị trường để đầu tư…
₋ Họp tổng kết:
₊ Hàng quý: tổ chức khen thưởng đối với nhân viên hoàn thành xuất sắc KPI và
những nhân viên mới bán được sản phẩm. Nhìn nhận lại một quý vừa đi qua,
hoạch định phương hướng nhiệm vụ cho quý kế tiếp.
₊ Tổng kết năm: tổ chức khen thưởng đối với nhân viên có thành tích xuất sắc
trong một năm qua, những thành viên hoàn thành KPI,… Nhìn lại một năm
vừa qua, tổng kết đánh giá và hoạch định phương hướng nhiệm vụ cho năm
tiếp theo.