QTHCVP

NHÓM CÂU HỎI 1.............................................................................................................................................................3

1. Khái niệm, nhiệm vụ, chức năng của hành chính văn phòng? Ví dụ.....................................................3

2. Vai trò và nội dung của quản trị hành chính văn phòng?.......................................................................4

3. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị hành chính văn phòng?......................................6

4. Khái niệm, tiêu chuẩn của thư ký văn phòng? Ví dụ...............................................................................7

5. KN và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD..................................................................................8

6. Các công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD..................................10

7. Các công việc cần thực hiện khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD.........................................13

8. Các công việc cần thực hiện sau khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo?VD.....................................16

9. Khái niệm, vai trò, nguyên tắc của tiếp khách trong doanh nghiệp?....................................................17

10. Phân loại khách? Ví dụ...........................................................................................................................18

11. Phương thức giao tiếp trong tiếp khách? Ví dụ.....................................................................................20

12. Các công việc khi tiếp khách trực tiếp và tiếp qua điện thoại? VD.....................................................22

13. Xử lý các tình huống trong tiếp khách? Ví dụ.......................................................................................24

14. KN, phân loại chuyến công tác? Ví dụ...................................................................................................27

15. Nội dung xây dựng kế hoạch chuyến công tác?.....................................................................................28

16. Nội dung tiến hành các công việc trong và sau chuyến công tác? VD.................................................31

17. Khái niệm, phân loại văn bản, nguyên tắc quản lý văn bản?VD.........................................................32

18. Nội dung quản lý, giải quyết văn bản đến, văn bản đi. VD..................................................................33

19. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp. VD.....................................................................39

20. Khái niệm, yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng. VD.................................................................43

21. Phân loại thiết bị văn phòng. VD............................................................................................................45

22. Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng. VD.................................................................................46

NHÓM CÂU HỎI 2:.........................................................................................................................................................48

1. Xây dựng kế hoạch tổ chức một hội nghị hội thảo, cuộc họp tọa Đàm buổi lễ theo các nội dung cụ
thể trong một doanh nghiệp cụ thể.........................................................................................................48
ONLINE WORKSHOP: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGHỀ NGHIỆP CHO TƯƠNG LAI....................50

2. Xử lý các tình huống cụ thể liên quan đến tổ chức tiếp khách tại doanh nghiệp.................................51

3. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác trong nước hoặc nước ngoài để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
của doanh nghiệp......................................................................................................................................53

LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN KỶ
NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐOÀN TH.................................................53

Xây dựng kế hoạch chuyến đi tham dự "Hội thảo Quốc về công nghệ mới và thiết bị hiện đại cho sản
xuất xi măng " trong hai ngày 25,26/2/20013 tại Đà Nẵng của công ty Xi măng Hải Phòng..............56

4. Thiết kế sổ quản lý văn bản đến văn bản đi cho một doanh nghiệp cụ thể..........................................59

NHÓM CÂU HỎI 1

2
1. Khái niệm, nhiệm vụ, chức năng của hành chính văn phòng? Ví dụ.
 Khái niệm:
Hành chính văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo của doanh nghiệp
những công việc giấy tờ, hành chính. Hay, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của doanh nghiệp; là nơi
thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần
đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp.
 Nhiệm vụ
Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi doanh nghiệp mà văn phòng sẽ được giao
những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó thường gồm:
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác. Đây là nhiệm vụ
quan trọng hàng đầu của văn phòng. Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận
khác nhau xây dựng. Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành
hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan.
+ Thu thập, xử lý, quản lý thông tin
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản của doanh nghiệp
 Chức năng
a. Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong
đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, ăn khớp. Do đó, đòi hỏi phải có một lực
lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp.
Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý,
những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung
nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động cần thiết, hữu hiệu vì nó
vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu.
Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi. Ngoài
bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn
đề mang tính chuyên sâu. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên
môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động
tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu, vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông
tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật
thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý đạt hiệu quả cao nhất.

3
b. Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành doanh nghiệp.
Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác,
tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư….
c. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị,
dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của các doanh
nghiệp. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang
thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan phải tồn
tại văn phòng ở mỗi doanh nghiệp.
VÍ DỤ:
Tập đoàn ABB, một công ty công nghệ hàng đầu, quyết định triển khai một dự án hợp tác liên doanh với
một đối tác có chuyên môn trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo (AI). Dự án nhằm mục tiêu phát triển các ứng dụng
AI tiên tiến và sáng tạo cho các ngành công nghiệp khác nhau.
Bước đầu tiên, văn phòng hành chính và tham mưu tổng hợp của ABO chịu trách nhiệm xây dựng chương
trình và kế hoạch chi tiết cho dự án. Các bộ phận này liên tục tương tác với các bộ phận chuyên môn để đảm
bảo rằng mọi khía cạnh của dự án được tính đến và hài hòa.
Trong quá trình triển khai, chức năng giúp việc điều hành của văn phòng hành chính thực hiện tổ chức các
buổi làm việc, hội thảo, và các sự kiện liên quan đến dự án. Việc này không chỉ giúp củng cố mối quan hệ nội
bộ mà còn tạo cơ hội cho các đối tác hợp tác trực tiếp.
Chức năng thu thập và quản lý thông tin của văn phòng chịu trách nhiệm về việc duy trì thông tin chi tiết về
tiến độ dự án, kế hoạch làm việc, và các quyết định quan trọng. Các báo cáo thường xuyên được tạo ra để
cung cấp thông tin chi tiết cho lãnh đạo và đối tác.
Trong mảng hậu cần, văn phòng đảm nhận trách nhiệm về việc quản lý tài sản, vật tư cần thiết cho dự án.
Quản lý mua sắm và cung ứng linh kiện, phần mềm, hay bất kỳ tài nguyên nào khác để đảm bảo rằng dự án
diễn ra mượt mà và hiệu quả.
Thông qua những chức năng này, văn phòng hành chính chơi một vai trò chủ chốt trong việc hỗ trợ tập đoàn
ABO và đối tác hợp tác thành công trong dự án AI hợp tác liên doanh của họ..
2. Vai trò và nội dung của quản trị hành chính văn phòng?
 Khái niệm:
Quản trị hành chính văn phòng là việc mà nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra
các công tác hành chính văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả.
 Vai trò

4
Quản trị hành chính văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ
mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong doanh nghiệp. Văn phòng là “bộ nhớ” của lãnh đạo doanh
nghiệp, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của doanh nghiệp sẽ “chạy đều”,
quản lý hành chính sẽ thông suốt và hiệu quả. Như vậy, quản trị tốt công tác hành chính văn phòng sẽ có
những lợi ích sau:
- Tạo tiền đề phát triển cho mỗi doanh nghiệp
- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin phục vụ hoạt động của
doanh nghiệp
- Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp
- Nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp
⇒ Hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng
đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể doanh nghiệp. Do đó, quản trị hành chính văn
phòng sẽ góp phần quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các lĩnh vực quản trị khác một cách có hiệu quả
nhằm đạt mục tiêu đã đề ra.
VD: Tại công ty Apple, hoạt động quản trị hành chính văn phòng đóng một vai trò lớn trong việc duy trì và
nâng cao chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những ví dụ rõ nét về sự quan trọng của quản trị
hành chính văn phòng có thể thấy trong việc tổ chức các sự kiện ra mắt sản phẩm.
Khi Apple chuẩn bị ra mắt một sản phẩm mới, quản trị hành chính văn phòng đảm nhiệm vai trò quan trọng
trong việc tổ chức sự kiện này. Công việc bao gồm việc lên kế hoạch chi tiết về không gian sự kiện, đảm bảo
nguồn nhân lực đủ để hỗ trợ, và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình truyền đạt thông tin. Việc này không chỉ
tạo ấn tượng tích cực đối với khách hàng và đối tác mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá hình
ảnh của công ty.
Ngoài ra, trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, quản trị hành chính văn phòng cũng đảm bảo rằng mọi
thông tin liên quan đến sự kiện được truyền đạt một cách mạch lạc và chính xác. Công tác này không chỉ giúp
đảm bảo tính chuyên nghiệp mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa thời gian và nguồn lực.
Tóm lại, hoạt động quản trị hành chính văn phòng tại Apple không chỉ giúp tạo ra những sự kiện ấn tượng mà
còn đóng góp vào việc xây dựng và duy trì uy tín của công ty trong ngành công nghiệp công nghệ.

● Nội dung
- Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
- Tổ chức tiếp khách
- Tổ chức chuyến công tác
- Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu
VD1:

5
Trong doanh nghiệp FPT, quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và điều
hành các hoạt động văn phòng. Dưới đây là nội dung cụ thể của quản trị hành chính văn phòng trong doanh
nghiệp FPT:
1. Tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo: Quản trị hành chính văn phòng có trách nhiệm lên kế hoạch, chuẩn
bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo trong doanh nghiệp. Họ phối hợp với các bộ phận liên quan để
đảm bảo sự thành công của các sự kiện này, bao gồm đặt lịch, chuẩn bị thiết bị, phòng họp, trình bày thông
tin và bản ghi hình ảnh hoặc ghi âm nếu cần thiết.
2. Tổ chức tiếp khách: Quản trị hành chính văn phòng của FPT đảm nhiệm việc tiếp đón và phục vụ khách
hàng, đối tác và khách tham quan. Họ cung cấp thông tin cần thiết, hướng dẫn họ vào nơi thích hợp và đảm
bảo rằng họ được đối xử một cách chuyên nghiệp và lịch sự.
3. Tổ chức chuyến công tác: Quản trị hành chính văn phòng có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện kế hoạch cho
các chuyến công tác của cán bộ nhân viên trong FPT. Điều này bao gồm việc đặt vé máy bay, book khách
sạn, chuẩn bị giấy tờ cần thiết và hỗ trợ các sự kiện và cuộc họp diễn ra trong chuyến công tác.
4. Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản và lưu trữ tài liệu: Quản trị hành chính văn phòng của FPT có trách
nhiệm quản lý và duy trì các tài liệu văn phòng, bao gồm lưu trữ, phân loại và bảo quản chúng. Họ cũng cung
cấp hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến văn bản, như việc soạn thảo, phê duyệt và phân phối
các bản sao của văn bản
3. Khái niệm, chức năng và nhiệm vụ của nhà quản trị hành chính văn phòng?
 Khái niệm
Nhà quản trị hành chính văn phòng là người do lãnh đạo doanh nghiệp bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước lãnh
đạo về mọi hoạt động của văn phòng. Nhà quản trị hành chính văn phòng điều hành mọi hoạt động của văn
phòng theo chế độ của một nhà quản trị. Đồng thời, nhà quản trị hành chính văn phòng là đầu mối trong mối
quan hệ giữa lãnh đạo doanh nghiệp với các bộ phận khác, đảm bảo cho mọi hoạt động được thực hiện thông
suốt.Nhà quản trị hành chính văn phòng có vai trò, vị trí khác nhau tùy theo tổ chức của doanh nghiệp và
chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
 Chức năng, nhiệm vụ
Nhà quản trị hành chính văn phòng của mỗi doanh nghiệp có thể có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau
nhưng có thể khái quát những vấn đề cơ bản sau:
1. Xây dựng một cơ cấu hành chính hợp lí, có hiệu quả
- Nhà quản trị hành chính văn phòng cần có sự hiểu biết các công việc hành chính văn phòng như: thu thập và
truyền đạt thông tin, soạn thảo và quản lý văn bản, điều hành các thiết bị
- Cần tổ chức lực lượng hành chính văn phòng thông qua việc phân công cụ thể công việc cho mỗi bộ phận,
mỗi nhân viên một cách rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn
- Bảo đảm duy trì, tăng cường cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành văn phòng và cả doanh nghiệp. Cần
có sự phối hợp chặt chẽ các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận trong doanh nghiệp
2. Hoạch định công việc hành chính văn phòng và lãnh đạo mọi người thực hiện.

6
- Nhà quản trị văn phòng cần xây dựng và đề ra một kế hoạch tối ưu cho công việc hàng ngày thông qua lịch
công tác tuần, ngày, tháng
- Cần phải có sự phân tích kỹ lưỡng, đầy đủ và chỉ huy chặt chẽ, thường xuyên
- Phải quan tâm tạo điều kiện thuận lợi và động viên kịp thời mọi nhân viên văn phòng trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ cũng như trong cuộc sống
Ví dụ:
Trong một hoạt động thực tế tại tập đoàn ABB, nhà quản trị hành chính văn phòng chịu trách nhiệm xây
dựng và duy trì một cơ cấu hành chính hiệu quả, đồng thời quản lý lực lượng làm việc hành chính với sự
phân công công việc rõ ràng. Ví dụ, khi ABB triển khai dự án nâng cấp hệ thống quản lý thông tin nội bộ, nhà
quản trị hành chính văn phòng đảm bảo rằng mỗi bộ phận hành chính được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp
với chuyên môn và kỹ năng của từng nhân viên.
Đối với việc hoạch định công việc hành chính và lãnh đạo, nhà quản trị tại ABB xây dựng kế hoạch công
tác chi tiết cho cả lãnh đạo và nhân viên văn phòng. Điều này bao gồm việc lập lịch công tác hàng ngày, tuần,
và tháng để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Một ví dụ cụ thể có thể là quá trình chuẩn bị
và tổ chức một sự kiện quan trọng như lễ kỷ niệm thành lập công ty. Nhà quản trị hành chính văn phòng đảm
bảo mọi công việc, từ trang trí, xử lý giấy tờ đến việc quản lý thông tin và giao tiếp được thực hiện đúng hẹn
và đạt hiệu suất cao. Trong quá trình thực hiện, nhà quản trị không chỉ thường xuyên phân tích và đánh giá
mức độ hoàn thành công việc mà còn đề xuất những cải tiến có thể tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này
giúp tăng cường hiệu suất và khả năng linh hoạt của đội ngũ hành chính văn phòng tại ABB.
4. Khái niệm, tiêu chuẩn của thư ký văn phòng? Ví dụ.
 Khái niệm
Theo nghĩa rộng: “thư ký là người trợ giúp của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính
văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và
đưa các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình”.
Theo nghĩa hẹp: thư ký văn phòng là người trợ giúp cấp quản trị, được giao một phần hoặc toàn bộ các
công việc liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của văn phòng.
Như vậy, không phải người thư ký nào cũng là thư ký văn phòng mà chỉ có những người thư ký đảm nhiệm
các công việc có liên quan đến lĩnh vực văn phòng như quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản, giao tiếp, thông tin
liên lạc, tổ chức sắp xếp… nhằm hỗ trợ, phục vụ cho các hoạt động của cơ quan tổ chức hoặc người lãnh đạo.
 Tiêu chuẩn
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của người thư ký họ cần phải có phẩm chất, những kiến thức cơ bản
và các kỹ năng cơ bản về hành chính văn phòng cần thiết.
1. Về phẩm chất
- Tính trung thực, thẳng thắn
- Sự tự tin, tự giác, có ý thức tổ chức kỷ luật và triệt để trong công việc
- Yêu nghề, luôn có ý thức vươn lên mạnh mẽ trong nghề nghiệp

7
- Có tính năng động, linh hoạt, sáng tạo, cẩn thận, chu đáo, nhanh nhẹn, kín đáo.
- Có tinh thần đoàn kết tương trợ, tế nhị khéo léo và lôi cuốn, nhẫn nại, tự kiềm chế mình
2. Tiêu chuẩn kỹ năng
- Kỹ năng tổ chức khoa học các hoạt động của doanh nghiệp
- Kỹ năng giao tiếp: nghe, nói, đọc, viết
- Kỹ năng ghi chép nhanh, tốc ký chính xác
- Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng
- Kỹ năng soạn thảo, quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu, tra cứu nhanh
- Kỹ năng điều hành công việc của đơn vị, tổ chức
- Kỹ năng quản lý thời gian làm việc có hiệu quả cao
3. Tiêu chuẩn kiến thức cơ bản
- Kiến thức về quản trị, kinh tế học, luật kinh doanh, luật pháp, quy định nhà nước về lĩnh vực hoạt động của
doanh nghiệp, quản trị hành chính văn phòng, toán học- thống kê, ngoại ngữ, tâm lý xã hội
VD: Công ty ABB, một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghiệp và tự động hóa,
thường xuyên có những người thư ký văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cấp quản trị và
quản lý hành chính văn phòng.Người thư ký tại ABB không chỉ có nhiệm vụ quản lý hồ sơ, tài liệu, và thông
tin liên lạc, mà còn tham gia tích cực vào quá trình tổ chức sự kiện, hội thảo, và các cuộc họp chiến lược.
Trong bối cảnh công nghệ phát triển, họ cũng phải sử dụng thành thạo các công cụ và thiết bị văn phòng,
đồng thời có khả năng sáng tạo để tối ưu hóa quy trình công việc.
Với tính chất đa nhiệm và đòi hỏi tương tác giữa các bộ phận khác nhau, người thư ký ở ABB cần có kỹ năng
giao tiếp tốt, không chỉ trong nội bộ mà còn trong quan hệ với đối tác và khách hàng. Họ thường xuyên phải
làm việc nhóm, tham gia vào các dự án và nhiệm vụ đặc biệt, nơi mà sự linh hoạt và sáng tạo là chìa khóa cho
thành công. Ngoài ra, kiến thức cơ bản về quản trị, kinh tế, luật pháp, và các ngành công nghiệp mà ABB
hoạt động là quan trọng để người thư ký có thể hiểu rõ hơn về môi trường làm việc của mình và có thể hỗ trợ
mọi quyết định của cấp quản lý.
Tóm lại, người thư ký văn phòng ở công ty ABB không chỉ là người thực hiện các công việc hành chính mà
còn là người đóng góp tích cực vào sự phát triển và thành công của công ty thông qua sự đa nhiệm, sáng tạo,
và sự hiểu biết sâu sắc về ngành công nghiệp.
5. KN và phân loại cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD.
 Khái niệm và phân loại
- Họp: Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm
nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm
ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng
của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành

8
- Hội nghị: Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ
đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình
hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai
- Hội thảo: Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm
và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Khách mời tham gia hội thảo là những người
có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó. Các
hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung.
Phân loại:

Họp Hội nghị Hội thảo

làm sáng tỏ cơ sở của

đạt được mục tiêu chung thông
đưa ra quyết định, nhận xét hoặc vấn đề, đề xuất, kiến
Mục qua tương tác bằng lời nói,
thống nhất một vấn đề nhất định nào nghị hoặc dự báo xu
tiêu chẳng hạn như chia sẻ thông tin
đó hướng theo cơ sở khoa
hoặc đạt được thỏa thuận.
học.

bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ

thảo luận về một số vấn
cập nhật về tiến độ công việc, chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết
Nội đề mang tính khoa học,
giải quyết vấn đề, và trao đổi tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra
dung lý luận và thực tiễn
thông tin những ưu điểm và nhược điểm của tổ
đang đặt ra
chức, doanh nghiệp

cuộc thảo luận về

buổi gặp gỡ, trao đổi ý kiến,
Hình những vấn đề như:
thảo luận giữa các thành viên buổi họp có tổ chức bài bản
thức khoa học, lý luận và
tham gia
thực tiễn

VD: Công ty ABB, một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghiệp và tự động hóa, thường tổ chức
các hoạt động gặp gỡ và tương tác giữa các bộ phận thông qua các loại hình họp khác nhau.
1. Họp: Mỗi tuần, các bộ phận như Kỹ thuật, Kinh doanh và Sản xuất của ABB có thể tổ chức các buổi họp
nội bộ để cập nhật về tiến độ công việc, giải quyết vấn đề, và trao đổi thông tin nhanh chóng. Ví dụ, ABB có
thể tổ chức một buổi họp hàng tuần giữa các bộ phận khác nhau như sản xuất, tiếp thị và nghiên cứu phát
triển để cập nhật về tiến độ sản xuất, thị trường và các dự án mới. Đây là một hoạt động họp thông thường,
tập trung vào việc giải quyết công việc hàng ngày và đảm bảo sự hiệu quả trong mọi hoạt động.
2. Hội nghị: Khi ABB quyết định triển khai một chiến lược mới hoặc giới thiệu sản phẩm quan trọng, họ có
thể tổ chức một hội nghị quy mô lớn. Ví dụ, Hội nghị Tổ chức Công nghiệp và Tự động hóa quốc tế có thể

9
diễn ra để trình bày và thảo luận về những xu hướng mới trong lĩnh vực công nghiệp và tự động hóa. Các
buổi hội nghị thường diễn ra theo quy trình và thủ tục cụ thể, đưa ra quyết nghị và hướng dẫn cho các bộ
phận thực hiện.
3. Hội thảo: ABB cũng có thể tổ chức các hội thảo chuyên sâu với sự tham gia của các chuyên gia trong
ngành và đối tác. Ví dụ, hội thảo về "Công nghệ Tự động hóa trong Ngành Công nghiệp Dầu và Khí" có thể
thu hút những người có kiến thức sâu rộng về lĩnh vực này để thảo luận về các giải pháp và ứng dụng tiên
tiến.
6. Các công việc cần thực hiện để chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD.
Khái niệm:
- Họp: Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm
nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm
ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng
của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành
- Hội nghị: Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ
đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình
hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai
- Hội thảo: Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm
và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Khách mời tham gia hội thảo là những người
có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó. Các
hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung.
a. Xác định mục tiêu cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 Họp để phát triển: phổ biến các chủ trương, chính sách, đường lối,..nhằm nâng cao nhận thức và tạo tiền để
cho việc thực hiện các chủ chương, đường lối, chính sách đó
 Họp để trao đổi thông tin: trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận
 Họp để mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến về các chủ chương, chính sách mới .
 Họp để bàn bạc giải quyết vấn đề: tập thể thảo luận cùng nhất trí ra quyết định tạo thể or thủ trưởng dựa vào
đó để đưa ra quyết định
b. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
 Xác định thành phần tham dự cuộc họp
- Lập danh sách thành phần tham gia cuộc họp
- Trình chủ tọa hoặc nhà quản trị hành chính văn phòng xem và ký duyệt
- Thông báo và gửi giấy mời đến từng đại biểu
- Trong trường hợp thành phần của cuộc họp có người nước ngoài tham dự thì thư ký cần liên hệ và thông
báo cho bộ phận đối ngoại, cơ quan an ninh, cơ quan ngoại giao.
 Xây dựng chương trình cuộc họp

10
- Các hoạt động chính diễn ra, trình tự các hoạt động và thời gian tối thiểu, tối đa cho từng hoạt động.
- Người điều hành, phụ trách các hoạt động: tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, đọc báo cáo….
- Xác định những hoạt động dự phòng và biện pháp xử lý khi có tình huống đột xuất xảy ra trong cuộc họp
 Chuẩn bị địa điểm, trang thiết bị cho cuộc họp
+ Bố trí bàn ghế trong cuộc họp
+ Trang trí phòng họp theo đúng nghi lễ quy định (tùy tính chất cuộc họp)
+ Trang thiết bị: hệ thống ánh sáng, âm thanh phải được chuẩn bị chu đáo (có phương án dự phòng khi mất
điện), phông màn chiếu, máy in, máy fax… Đối với những cuộc họp mà có thành viên tham dự là người nước
ngoài thì cần chuẩn bị các phương tiện máy móc phục vụ cho hoạt động dịch thuật (cabin, máy giao dịch,
điện thoại…)
 Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp
- Giúp thủ trưởng soạn thảo bài phát biểu trình bày tại cuộc họp
- Văn bản liên quan trong cuộc họp lấy ý kiến phải được nhân bản gửi tới những người tham dự trước hoặc
đầu giờ cuộc họp, nếu cuộc họp tổ chức dưới dạng hội thảo thì thư ký phải liên hệ trước với những người
tham dự để có được các ý kiến phát biểu
hoặc tham luận.
- Với những cuộc họp mục đích cuối cùng phải đi đến một sự thỏa thuận chung cần chuẩn bị bản dự thảo
trước để sau khi các thành viên đóng góp ý kiến có thể nhanh chóng sửa chữa và in ấn chính thức.
- Các văn bản có liên quan phải được bộ phận văn phòng in ấn, sắp xếp đầy đủ trước khi cuộc họp được tiến
hành và phải được kiểm tra cẩn thận, tránh những sai sót.
 Phối hợp tổ chức cuộc họp
- Các bộ phận phối hợp bao gồm bộ phận quản trị đời sống, bộ phận lễ tân, bộ phận bảo vệ…
- Những công tác liên quan như nước uống, bữa ăn nhẹ, bữa ăn chính nếu cuộc họp diễn ra nhiều ngày, sắp
xếp chỗ nghỉ ngơi, phương tiện đi lại, nơi vệ sinh, hoạt động giải trí, chuẩn bị các thiết bị phục vụ cuộc họp,
chuẩn bị phần thưởng, quà tặng….
 Chuẩn bị kinh phí cho cuộc họp
- Căn cứ vào quy mô và yêu cầu của cuộc họp để lập dự toán kinh phí
- Giải quyết các thủ tục tạm ứng kinh phí
- Sử dụng kinh phí cuộc họp phải được theo dõi bằng sổ sách, có hóa đơn và chứng từ
hợp lệ để phục vụ việc thanh quyết toán sau này.
VD: Chuẩn bị cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 tại Công ty cổ phần xây dựng và nhân
lực Việt Nam:
 Xác định nội dung cuộc họp:
Đây là bước rất quan trọng để tổ chức một cuộc họp thành công. Trưởng phòng HCNS là người tham mưu
cho ban lãnh đạo công ty về việc xác định nội dung cuộc họp dựa trên quy định của Luật doanh nghiệp về

11
việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông của công ty Cổ phần, điều lệ công ty và thực tế tình hình hoạt động
của công ty.
 Lên kế hoạch tổ chức cuộc họp:
Mục đích, ý nghĩa: Mục đích chính của cuộc họp là để thông báo đến cổ đông tình hình hoạt động của công
ty trong năm vừa qua và phương hướng nhiệm vụ năm tới thông qua các Báo cáo tài chính, kết quả hoạt động
kinh doanh, kế hoạch kinh doanh năm tới, phân phối lợi nhuận và việc lựa chọn công ty kiểm toán…
Tên hội họp: Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2023
Nội dung hội họp: Đại hội đã thông qua những nội dung quan trọng như Báo cáo của Hội đồng Quản trị; Báo
cáo của Ban Tổng Giám đốc; Báo cáo của Ủy ban Kiểm toán; Kết quả kinh doanh năm 2022 và kế hoạch
kinh doanh năm 2023;...
Địa điểm hội họp: Trụ sở chính của CMH Group tầng 12
Thành phần hội họp:
- Cổ đông tham dự Đại hội. /- Thành viên Hội đồng Quản trị/ - Ban Tổng Giám đốc/ - Khách mời của Đại hội
Tổ chức thực hiện: Trước khi diễn ra cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, lãnh đạo sẽ triệu tập cuộc
họp nội bộ trong công ty để lấy ý kiến đóng góp và triển khai phân công công việc chuẩn bị họp Đại hội cho
các bộ phận, phòng ban và các cá nhân trong công ty, Các cá nhân có trách nhiệm phối hợp với các phòng
ban, đơn vị để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
 Xây dựng chương trình nghị sự:
Văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về nội dung chương trình nghị sự, lập chương trình nghị
sự và trình lãnh đạo phê duyệt. Sau đó thông báo cho đại biểu để họ nắm được nội dung, lịch trình hội họp và
ưu tiên cho những nội dung mà họ quan tâm.
 Soạn thảo thư và giấy mời:
Văn phòng phải có trách nhiệm gửi thông báo đến các cá nhân và tổ chức được mời đến tham dự cuộc họp.
Thông báo gồm có tên, thời gian, địa chỉ, thành phần tham dự, các nội dung cần xem xét thảo luận và những
yêu cầu khác. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời
đăng lên trang thông tin địa chỉ của doanh nghiệp và đang báo hàng ngày của trung ương hoặc địa phương
Tài liệu được gửi kèm theo thông báo gồm:
- Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong
chương trình họp: các tài liệu này được đăng công khai trên trang thông tin điện tử của công ty./ - Giấy ủy
quyền/ - Phiếu biểu quyết
 Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp:
Trước khi cuộc họp diễn ra 1 ngày Ban tổ chức cử cán bộ kỹ thuật và chuyên viên đến địa điểm tổ chức cuộc
họp để kiểm tra lại một lần nữa và sắp xếp, bố trí bàn ghế, trang thiết bị sao cho phù hợp.
- Ngoài việc thu xếp địa điểm cuộc họp, văn phòng chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ và đồ uống, sẵn sàng cho cuộc
họp, đặc biệt là đối với những cuộc họp dự kiến kéo dài tới hơn 2 tiếng đồng hồ.

12
- Một số phương diện khác như: Phòng vệ sinh, nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ thống điện....cũng được văn
phòng kiểm tra kỹ lưỡng
Chuẩn bị tài liệu:
Các tài liệu làm cơ sở được chuẩn bị cho từng vấn đề trong chương trình. Nó bao gồm mọi thông tin cần thiết
để người dự họp có thể hiểu rõ quyết định về từng vấn đề trong chương trình. Ngoài ra ,các tài liệu làm cơ sở
được công ty gửi trước ít nhất 1 tuần so với ngày diễn ra cuộc họp để mọi người dự họp có thể thu thập thêm
thông tin hoặc phân tích thông tin trước khi cuộc họp diễn ra.
+ Những tài liệu mang đến cuộc họp: Công ty đã gửi giấy mời kèm theo thông báo cho Người dự họp cần
mang theo những tài liệu: Chương trình họp. Tài liệu làm cơ sở. Văn bản ủy quyền (nếu có).
+ Những tài liệu cần chuẩn bị cho Ban lãnh đạo công ty: Chủ tịch, người chịu trách nhiệm điều khiển cuộc
họp, cần mang theo ít nhất một bản của một trong những tài liệu sau đây để khi cần tham khảo trong cuộc
họp: Luật Doanh nghiệp. Điều lệ công ty. Mọi thỏa thuận bằng văn bản giữa tất cả các cổ đông về việc điều
hành công ty (nếu có). Báo cáo tài chính chi tiết, bao gồm cả năm trước và quý gần.
7. Các công việc cần thực hiện khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo? VD.
Khái niệm:
- Họp: Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm
nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm
ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng
của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành
- Hội nghị: Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ
đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình
hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai
- Hội thảo: Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm
và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Khách mời tham gia hội thảo là những người
có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó. Các
hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung.
Các công việc cần thực hiện khi tổ chức:
Kiểm tra công tác chuẩn bị
 Kiểm tra địa điểm cuộc họp
 Kiểm tra hệ thống âm thanh ánh sáng và các trang thiết bị
 Kiểm tra lại việc bố trí bàn ghế
 Kiểm tra công tác lễ tân
 Kiểm tra lại công tác chuẩn bị tài liệu và bàn đón tiếp
 Bắt đầu đúng giờ: Đảm bảo rằng bạn và tất cả thành viên tham gia đến đúng giờ. Điều này giúp tạo ấn
tượng tích cực và tôn trọng thời gian của nhau.

13
 Kiểm tra kết nối và thiết bị: Nếu cuộc họp diễn ra trực tuyến hoặc sử dụng công nghệ, hãy kiểm tra kết nối
Internet, âm thanh, video và các thiết bị khác để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.
 Tổ chức thông tin và tài liệu: Đảm bảo rằng tất cả thông tin và tài liệu cần thiết đã được sắp xếp ngay từ đầu
cuộc họp. Cung cấp cho mỗi thành viên bản sao của tài liệu, nếu cần thiết.
Nếu phát hiện ra sai sót khi kiểm tra thì cần báo ngay với những người có trách nhiệm, trong phạm vi quyền
hạn của mình tìm cách giải
Đón tiếp đại biểu
 Bố trí bàn tiếp đón đại biểu ở ngay cổng chính của phòng họp và có ghi rõ bàn đón tiếp cùng danh sách đại
biểu
 Hướng dẫn các đại biểu ngồi đúng vị trí, thư ký cần chuẩn bị phiếu đăng ký đại biểu ghi tên chứng danh
 Trong thời gian chờ khai mạc, có thể bố trí trên tranh ảnh, sách, báo… để đại biểu xem và tăng thêm hiểu
biết về doanh nghiệp.
Điều hành chương trình cuộc họp
 Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu (khi giới thiệu phải chú ý thứ tự có thể theo chức vụ hoặc theo vị trí chỗ
ngồi, trong trường hợp cần thiết ngoài việc giới thiệu tên, chức danh, thư ký cần giới thiệu sơ lược thành
tích của đại biểu)
 Thông báo chương trình cuộc họp
 Giới thiệu người đọc báo cáo, tranh luận
 Điều hành việc nghỉ giữa giờ
Ghi biên bản cuộc họp
Khi ghi biên bản cuộc họp, cần tuân theo các bước sau để đảm bảo ghi lại thông tin chính xác và toàn diện:
 Tiêu đề và thông tin cơ bản: Đầu tiên, viết tiêu đề cho biên bản cuộc họp, bao gồm tên cuộc họp, ngày, giờ
và địa điểm tổ chức. Cung cấp thông tin về những người tham gia và vai trò của họ trong cuộc họp.
 Mục tiêu cuộc họp: Ghi lại mục tiêu và kết quả mong muốn của cuộc họp. Điều này giúp đánh dấu sự tập
trung của cuộc họp và làm nổi bật những điểm chính cần được thảo luận.
 Nội dung cuộc họp: Ghi chép chi tiết về nội dung đã được thảo luận trong suốt cuộc họp. Bạn có thể tạo
danh sách các mục con hoặc phần để theo dõi các chủ đề chính của cuộc họp.
 Quyết định và hành động: Ghi lại những quyết định và hành động được đưa ra trong cuộc họp. Chú thích
những ai được giao trách nhiệm và hạn chế thời gian hoàn thành (nếu có).
 Ý kiến đóng góp: Ghi lại các ý kiến, ý tưởng và đóng góp từ các thành viên tham gia cuộc họp. Đảm bảo
rằng tất cả mọi người được đề cập đến và những thông điệp quan trọng được ghi lại.
 Tóm tắt và kết luận: Cung cấp một tóm tắt ngắn gọn về những điểm chính đã được thảo luận và những
quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp. Điều này giúp mọi người hiểu rõ kết quả và hướng dẫn cho công
việc tiếp theo.

14
 Chữ ký và phân phối: Kết thúc biên bản cuộc họp bằng cách yêu cầu các thành viên tham gia ký tên và ngày
tháng. Đảm bảo sao chép của biên bản được phân phối cho tất cả mọi người liên quan để họ có thể xem lại
và thực hiện các hành động tiếp theo.
 Đánh số trang và định dạng: Đánh số trang để dễ dàng theo dõi và đảm bảo biên bản được định dạng theo
một cách gọn gàng và dễ đọc. Có thể sử dụng các mục lục, tiêu đề phần và định dạng văn bản cho biên bản
cuộc họp.
Khi ghi biên bản cuộc họp, hãy chắc chắn rằng ghi lại những thông tin quan trọng và điểm chính của cuộc
họp một cách chính xác và khách quan.
VD: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 tại Công ty cổ phần xây dựng và nhân lực Việt
Nam:
Triệu tập và tiến hành hội họp
- Triệu tập cuộc họp: Theo quy định tại Điều 97 Luật Doanh nghiệp, người có thẩm quyền triệu tập họp Đại
hội đồng cổ đông có thể là:
+ Hội đồng quản trị;
+ Ban kiểm soát (trong trường hợp HĐQT không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định).
+ Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu
tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty
- Đón tiếp đại biểu
Văn phòng cử Bộ phận lễ tân, mặc trang phục áo dài đón tiếp, đưa đón đại biểu, hoặc cần có chỉ dẫn để đại
biểu chủ động và đỡ mất công khi đến tham dự cuộc họp, một số đại biểu quan trọng thì đích thân người
trong ban lãnh đạo sẽ ra đón tiếp.
Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm lập danh sách đại biểu,phát tài liệu, hướng dẫn chỗ ngồi, có
phòng đón tiếp dành riêng cho các khách mời quan trọng.Việc xác định số đại biểu hay số cổ đông tham dự
có vai trò hết sức quan trọng, có tính quyết định đến việc cuộc họp có được diễn ra hay không.
- Điều hành cuộc họp
+ Trưởng phòng ổn định tổ chức, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, và chương trình phiên họp ;Giới thiệu
Chủ tọa Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký, Ban bầu cử; Thông qua Chương trình và Quy chế làm việc của
Đại hội.
+ Ban kiểm tra tư cách và kiểm phiếu Báo cáo kiểm tra tư cách cổ đông, mời Chủ tọa Đại hội và Đoàn Chủ
tịch lên điều hành Đại hội.
- Đại hội thông qua các báo cáo và tờ trình, xin ý kiến đại hội
- Biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông
Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện ít nhất 65%
tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận. Tuy nhiên, một số quyết định đòi hỏi phải có
ít nhất 75% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận theo Điều 104 Luật Doanh nghiệp
- Ghi biên bản

15
+ Người viết biên bản: Chủ tọa cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Thông
thường ở công ty, phó phòng HCNS phụ trách hành chính sẽ là người được cử viết biên bản cuộc họp. Người
ghi biên có trách nhiệm ghi đầy đủ các ý kiến phát biểu, các nội dung trong cuộc họp, ý kiến của chủ tọa, diễn
biến cuộc họp.
+ Nội dung cần có trong biên bản: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bản của công ty.
Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể cả bằng tiếng nước ngoài và phải có các nội dung chủ yếu: Thời
gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông; Chương trình và nội dung cuộc họp; Chủ toạ và thư ký; Tóm tắt
diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương
trình họp; Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, ….
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau và phải được lập
xong và thông qua trước khi bế mạc.
- Gửi biên bản sau cuộc họp
Sau cuộc họp, văn phòng có trách nhiệm tổng hợp và tham mưu cho ban lãnh đạo thông báo kết luận, chỉ đạo
của chủ trì cuộc họp gửi tới các cá nhân, tổ chức có liên quan triển khai thực hiện.
8. Các công việc cần thực hiện sau khi tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo?VD
KN:
- Họp: Họp là việc tập trung nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định, tại một hoặc nhiều địa điểm
nhất định đặt dưới sự chủ trì của một người hoặc nhiều người (chủ tịch đoàn) để thông qua việc bàn luận tìm
ra giải pháp, phương thức tối ưu nhằm giải quyết một hay nhiều vấn đề thuộc phạm vi hoạt động, chức năng
của ngành hoặc cơ quan tổ chức, hoặc trao đổi và truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh cần thiết để điều
hành
- Hội nghị: Hội nghị là một cuộc họp quan trọng, được tổ chức bài bản để bàn bạc về một công việc hoặc chủ
đề cụ thể nào đó nhằm bàn luận những vấn đề quan trọng của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tổng kết tình hình
hoạt động từ đó rút ra bài học thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai
- Hội thảo: Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm
và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Khách mời tham gia hội thảo là những người
có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó. Các
hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung.
Các công việc cần thực hiện:
- Thu thập tài liệu có liên quan để lập hồ sơ cuộc họp: chương trình, báo cáo tổng kết, các bản tham luận, báo
cáo tổng hợp, các ý kiến trao đổi, các văn bản về bầu cử (nếu có), biên bản của cuộc họp.
- Kiểm tra và trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm sắp xếp lại bàn ghế và hoàn trả lại trang thiết bị.
- Thu thập hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí cuộc họp
- Biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của nhà quản trị trên tinh thần nội dung thả
VD: Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên 2023 tại Công ty cổ phần xây dựng và nhân lực Việt
Nam:

16
- Thu thập thông tin, tài liệu, lập hồ sơ cuộc họp:
Phòng HC-NS là đơn vị chịu trách nhiệm thu thập thông tin, các văn bản, tài liệu có liên quan, các ý kiến
đóng góp của đại biểu và ý kiến của chủ tọa để lập hồ sơ cuộc họp. Đồng thời, Phòng HC-NS chịu trách
nhiệm hoàn tất biên bản gửi đến những nơi có liên quan trong thời gian sớm nhất; Thông báo kết quả cuộc
họp; văn bản hóa các nghị quyết, quyết định đã được thông qua và tổ chức triển khai công việc theo các quyết
định và kết luận được đưa ra trong cuộc họp, bộ phận văn thư có trách nhiệm soạn thảo các nghị quyết, quyết
định theo chủ trương, ý kiến của lãnh đạo và kết quả của cuộc họp để gửi đến các phòng ban, đơn vị có liên
quan.
- Tổng kết, rút kinh nghiệm: Sau khi cuộc họp kết thúc, Ban lãnh đạo triệu tập cuộc họp giải quyết công việc,
đại diện các phòng ban, đơn vị trong công ty ngồi lại cùng bàn luận về những việc đã làm được và chưa làm
được trong quá trình tổ chức cuộc họp, và rút kinh nghiệm ở những lần tổ chức hội họp khác.
- Thanh toán, quyết toán:
Ban tổ chức phối hợp với văn phòng và bộ phận tài chính của công ty phải thanh toán, quyết toán tài chính,
những khoản kê khai phải hợp lí và có chứng từ rõ ràng, đầy đủ.
- Lập hồ sơ cuộc họp: Bộ phận lưu trữ phối hợp với bộ phận văn thư:
+ Lập hồ sơ cuộc họp , hồ sơ cần tập hợp đầy đủ các văn bản nhất là các văn bản quan trọng, chủ yếu;
+ Sắp xếp thứ tự văn bản cần theo trình tự cuộc họp;
+ Loại bỏ những văn bản trùng, bản thảo, bản nháp ra khỏi hồ sơ khi đã có văn bản chính thức
9. Khái niệm, vai trò, nguyên tắc của tiếp khách trong doanh nghiệp?.
Khái niệm:
Tiếp khách là tổng hợp các hoạt động được diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối
tác, tổ chức cá nhân trong nội bộ hay giữa các nước, là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội
như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hóa xã hội,... của các quốc gia
Có 3 loại tiếp khách:
+ Tiếp khách ngoại giao: Là các hoạt động đối ngoại giữa các quốc gia được thực hiện trên cơ sở tôn trọng
các tập quán của từng quốc gia và những quy định, thông lệ quốc tế.
+ Tiếp khách nội bộ đất nước: là tổng hợp các hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc, trao đổi giữa các tổ
chức cá nhân trong nội bộ từng quốc gia.
+ Tiếp khách kinh doanh là những hoạt động diễn ra trong quá trình tiếp xúc và trao đổi giữa các tổ chức, đơn
vị kinh doanh trong và ngoài nước. Những hoạt động này được thực hiện trên nền tảng pháp lý của từng quốc
gia, những tập quán và sự thỏa thuận giữa hai bên.
Vai trò:
 Tiết kiệm thời gian làm việc dành thời gian cho người lãnh đạo giải quyết các công việc quan trọng khác
 Tạo ấn tượng tốt đẹp gây cảm tình với khách. Tạo bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công việc
 Là công cụ rất quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động đối ngoại nào ảnh hưởng trực tiếp đến
hiệu quả hoạt động đối ngoại thậm chí ảnh hưởng đến mối quan hệ quốc gia

17
 Thông qua các thủ tục tiếp khách đã được công nhận, người ta có thể giải quyết được những khó khăn
tưởng như không thể vượt qua để tiến hành công việc một cách thuận lợi.
Nguyên tắc
 Tuân thủ các quy định tập quán, thông lệ quốc tế
 Tôn trọng những quy định, tập quán, tập tục của từng quốc gia
 Tôn trọng những tập quán, phong tục của từng địa phương, vùng
 Thực hiện nguyên tắc bình đẳng, hợp tác cùng có lợi
 Lịch sự, nghiêm túc trong mọi khâu, tạo điều kiện thuận lợi cho khách
VD:
Công ty ABB, một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ và tự động hóa, thường xuyên thực
hiện các hoạt động tiếp khách ngoại giao nhằm tăng cường quan hệ với đối tác quốc tế và mở rộng sự hiện
diện trên thị trường toàn cầu.
Một ví dụ cụ thể là hoạt động tiếp khách và hợp tác với các đối tác trong lĩnh vực năng lượng tái tạo. ABB
đã tổ chức các sự kiện hợp tác, hội thảo và buổi làm việc chung với các công ty và tổ chức năng tại các quốc
gia có tiềm năng phát triển năng lượng tái tạo cao. Trong các buổi tiếp khách này, ABB không chỉ giới thiệu
các sản phẩm và giải pháp của mình mà còn thảo luận về cơ hội hợp tác dài hạn, chia sẻ kiến thức và kinh
nghiệm.
Các bước chuẩn bị cho sự kiện bao gồm việc xây dựng kế hoạch tiếp khách chi tiết, bao gồm lịch trình
chính xác, nội dung bài thuyết trình, và các hoạt động giao lưu. Đội ngũ quản lý nhân sự và tổ chức sự kiện
phải tuân thủ nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng các tập tục và quy định quốc tế. //Trong quá trình sự kiện, việc
tiếp đón khách hàng và đối tác bằng cách lịch sự, nghiêm túc tạo ra một bầu không khí tích cực và thuận lợi
cho mọi người tham gia. Điều này không chỉ giúp xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với đối tác kinh doanh mà
còn tạo ấn tượng tích cực trong mối quan hệ nhân viên nội bộ của công ty.
Bằng cách thực hiện những hoạt động tiếp khách một cách chuyên nghiệp, ABB không chỉ đạt được mục
tiêu kinh doanh mà còn định hình hình ảnh tích cực về công ty trong cộng đồng doanh nghiệp và làm tăng
khả năng thu hút và giữ chân nhân sự tài năng.
10. Phân loại khách? Ví dụ.

Khách nội bộ Khách ngoài DN

Thành Cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp Khách hàng, khách đến liên hệ công tác khách
phần đến liên hệ công tác hoặc gặp cấp trên tham quan

Trực tiếp sản xuất và tiếp xúc với sản

Đặc điểm phẩm dịch vụ, đồng thời là người giúp Trực tiếp đem lại doanh thu và lợi nhuận
quảng cáo thương hiệu ra bên ngoài

18
 Mục đích Liên quan đến công việc và mục tiêu nội Chủ yếu xoay quanh giao dịch kinh doanh, dịch
giao tiếp bộ vụ, và hợp tác chiến lược

Hình thức
Mua hàng theo cơ chế của doanh nghiệp Mua hàng tại các đơn vị phân phối
mua

Quan hệ Lâu dài Không nhất thiết phải lâu dài

Có thể trở thành đơn vị phân phối sản

Bản thân Luôn là người dùng cuối.
phẩm.

Loại giao
Nhanh chóng và trực tiếp Được quản lý và xử lý cẩn thận
tiếp

Tần suất
Thường xuyên Không thường xuyên
tương tác

 Đối với cán bộ thân cận thì có thể gặp

cấp trên bất cứ lúc nào
 Đối với cán bộ nhân viên muốn gặp Phải đăng ký lịch hẹn qua thư ký để có thể gặp
Cách tiếp
phải đăng ký qua thư ký để thư ký bố nhà quản trị, tuy nhiên cần chú ý đến các trường
khách
trí và sắp xếp hợp ngoại lệ không thể đợi đến ngày hẹn
 Đối với người lao động cần tổ chức
tiếp vào thời điểm nhất định

VD:Ví dụ về khách hàng nội bộ và khách hàng ngoại doanh nghiệp có thể liên quan đến một sự kiện quan
trọng của doanh nghiệp, chẳng hạn như buổi họp triển khai chiến lược kinh doanh:
Tên Doanh Nghiệp: ABB Tech Solutions
Sự Kiện: Họp Báo Triển Khai Chiến Lược 5 Năm Tới
1. Khách Hàng Nội Bộ:
Người Đại Diện: Mr. Nguyen - Trưởng Phòng Kế Hoạch và Phát Triển.
- Anh Nguyen đại diện cho bộ phận nội bộ có nhiệm vụ phát triển và triển khai chiến lược kinh doanh của
công ty. Ông có kiến thức sâu sắc về bối cảnh và mục tiêu nội bộ.
- Anh Nguyen tham gia để đảm bảo rằng chiến lược mới sẽ được triển khai một cách hiệu quả trong tổ chức.
Các đề xuất và góp ý của ông là quan trọng để đảm bảo tính khả thi và thực tế của kế hoạch.
- Anh Nguyen thường xuyên tương tác với các bộ phận khác trong công ty và tham gia các cuộc họp chiến
lược. Ông thường xuyên gặp mặt và tương tác với các đồng nghiệp.
2. Khách Hàng Ngoại Doanh Nghiệp:
Người Đại Diện: Ms. Johnson - CEO Công Ty Đối Tác Ebay.

19
- Bà Johnson đến từ công ty đối tác ABC, một đối tác chiến lược quan trọng của ABB Tech Solutions. Bà là
người quyết định chủ chốt đối với hợp tác giữa hai công ty.
- Bà Johnson tham gia để hiểu rõ hơn về chiến lược mới và cách nó có thể tạo ra giá trị cho cả hai bên. Bà
muốn đảm bảo rằng sự hợp tác tiếp theo sẽ làm tăng cường lợi ích cho cả hai đối tác.
- Bà Johnson không thường xuyên tương tác với ABB Tech Solutions. Cuộc gặp này được coi là một sự kiện
quan trọng và ít xảy ra. Việc duy trì mối quan hệ thông qua các sự kiện tương tự là quan trọng.
Kịch Bản Họp Báo:
- Khách Hàng Nội Bộ: Anh Nguyen có nhiệm vụ trình bày về chiến lược và cách triển khai trong nội bộ. Ông
cũng đóng góp ý kiến và giải đáp thắc mắc từ đồng nghiệp.
- Khách Hàng Ngoại Doanh Nghiệp: Bà Johnson quan sát và đặt câu hỏi để hiểu rõ hơn về cơ hội hợp tác. Bà
cũng thể hiện sự quan tâm và cam kết đối với những hướng phát triển mới.
Thông qua việc này, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng nội bộ mà còn tạo điều kiện
thuận lợi cho việc duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng ngoại doanh nghiệp quan trọng.
11. Phương thức giao tiếp trong tiếp khách? Ví dụ.
a. Giao tiếp bằng ngôn ngữ
Ngôn ngữ bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết. Giao tiếp bằng ngôn ngữ là dùng tiếng nói hoặc là chữ
viết để trao đổi thông tin. Người phát phải đưa ra một bản thông điệp chuẩn xác dưới dạng âm thanh hoặc ký
tự. Các nhân vật tham gia giao tiếp cần tuân thủ những quy định chung về luật phát âm và luật chữ viết
Ngôn ngữ mang đặc trưng văn hóa của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc
Ngôn ngữ mang đặc trưng tâm lý của mỗi cá nhân thể hiện tính khí và nhân cách của người sử dụng, tác
động trực tiếp đến tâm lý người nghe
 Chức năng:
+ Thông báo: truyền đạt thông tin
+ Tác động: khuyến khích, ngăn cản, giải thích, bày tỏ
+ Diễn cảm: thể hiện tình cảm, thái độ, cảm xúc
b. Giao tiếp cận ngôn ngữ
Là giao tiếp dùng cử chỉ, động tác kèm theo lời nói
VD: Người thuyết trình vừa trình bày nội dung bài tluan vừa chỉ vào slide. cô giáo vừa giảng bài địa lý vừa
dùng tay chỉ bản đồ. Hướng dẫn viên hàng không làm động tác thị phạm về cách thoát hiểm khi gặp sự cố.
c. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Giao tiếp phi ngôn ngữ còn gọi là ngôn ngữ không lời là tập hợp nhiều loại tín hiệu của cơ thể được biểu hiện
ở các hoàn cảnh, tình huống khác nhau tùy theo cảm nghĩ, thái độ.
Giao tiếp phi ngôn ngữ biểu hiện qua nhiều hình thức:
Nét mặt: thể hiện khá rõ tâm tư tình cảm của người giao tiếp
 Đôi mắt thể hiện rõ nét nội tâm, tình cảm

20
 Nụ cười là phương tiện giao tiếp lợi hại độc đáo và quan trọng. Có những nhiều kiểu cười mỗi kiểu thể hiện
tâm tư tình cảm tính cách của một con người.
Tín hiệu cơ thể:
 Thể hiện trong quá trình giao tiếp bộc lộ thái độ con người đôi khi còn hơn lời nói như gật đầu, vỗ vai,….
 Việc sử dụng tín hiệu cơ thể không nên quá kiểu cách, quá thân mật, quá suồng sã mà cần lịch sự, văn minh,
tế nhị, lễ độ.
Dáng vẻ con người ( tư thế )
 Dáng vẻ con người thể hiện những tín hiệu thuộc trạng thái tĩnh nhiều hơn là trạng thái động của cơ thể con
người.
 Nhìn hình dáng của một người đi đứng đàng hoàng chững chạc ta cảm thấy sức mạnh thể chất và nghị lực
con người đó
 Ngày nay trong kinh doanh người ta vận dụng khoa học để nắm bắt tâm lý suy đoán ý nghĩ của người khác
qua dáng để con người trông mặt mà bắt hình dong
Trang phục
 Một người ăn mặc cẩu thả luộm thuộm thì không thể là người chín chắn
 Người ăn mặc chỉnh tề nghiêm trang thì dễ cho ta cảm giác người đó là người cẩn thận đáng tin cậy
Vì vậy, biết cách chọn và mặc trang phục phù hợp trong giao tiếp cũng là chìa khóa của sự thành công như ăn
mặc sạch sẽ gọn gàng thì sẽ tạo ấn tượng tốt về nhau gây dựng mối quan hệ cộng tác, giao dịch thuận lợi tốt
đẹp
Khoảng cách:
 Khoảng cách là biểu hiện của giao tiếp phi ngôn ngữ nó thể hiện mức độ thân mật, vị trí xã hội của mỗi cá
nhân khi giao tiếp
 Thông thường, với những người chưa quen biết, khoảng cách rộng hơn, khi đã quen nhau khoảng cách thu
hẹp lại. Khi khoảng cách bằng không, lúc đó giao tiếp rất thân mật, tình cảm đậm đà
Ví dụ:
Tại công ty Alibaba, một trong những hoạt động tiếp khách mang tính chất đặc biệt là các sự kiện thương
mại và hội nghị quốc tế, nơi mà giao tiếp không chỉ thông qua ngôn ngữ nói và viết mà còn thông qua giao
tiếp cận ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ.
Trong các buổi hội nghị quốc tế, đại diện của Alibaba thường sử dụng ngôn ngữ cơ thể mạnh mẽ để truyền
đạt sự tự tin, sự chắc chắn và tầm nhìn lớn của tập đoàn. Bằng cách này, họ tạo ra một ấn tượng tích cực và
thúc đẩy lòng tin từ phía đối tác và khách hàng.
Giao tiếp cận ngôn ngữ cũng được thấy rõ trong các phiên phiên thương mại quốc tế mà Alibaba thường
xuyên tổ chức. Người diễn thuyết không chỉ giải thích với lời nói mà còn sử dụng các biểu hiện khuôn mặt
tích cực, cử chỉ linh hoạt và dáng đi chắc chắn để tăng cường thông điệp và giao tiếp hiệu quả với đám đông
đa dạng.

21
 Ngoài ra, trong các sự kiện này, Alibaba chú trọng đến trang phục của đại diện công ty. Họ thường ăn mặc
chỉnh tề, chuyên nghiệp, thể hiện sự chín chắn và độ chuyên nghiệp trong môi trường kinh doanh quốc tế.
Khoảng cách cũng được quản lý một cách linh hoạt. Với đối tác và khách hàng quan trọng, Alibaba tạo ra
không gian giao tiếp gần gũi và thân thiện. Nhưng trong những tình huống cần sự tôn trọng văn hóa và xã
hội, khoảng cách được duy trì để bảo toàn sự chín chắn và đúng đắn.
Tóm lại, Alibaba không chỉ chú trọng đến việc sử dụng ngôn ngữ nói và viết mà còn tích hợp linh hoạt các
phương thức giao tiếp khác nhau để tạo ra ấn tượng tích cực và thúc đẩy hiệu suất giao tiếp trong các sự kiện
thương mại và hội nghị quốc tế.
12. Các công việc khi tiếp khách trực tiếp và tiếp qua điện thoại? VD.
Khi tiếp khách trực tiếp
a. Chào hỏi khách
Tất cả khách đến doanh nghiệp phải được chào hỏi với thái độ tôn trọng và lịch sự.
 Chào đón khách bằng các đại từ nhân xưng lịch thiệp như quý ông, quý bà, bằng tên họ kèm theo các chức
danh, chức vụ…
 Tự giới thiệu tên mình sau đó khéo léo chào hỏi tên khách ( Nếu là khách đến lần đầu, chưa biết quý danh )
Ví dụ: Thưa ông/ bà, tôi là A, thư ký của ông B, giám đốc công ty. Rất hân hạnh được gặp ông/bà, xin ông/
bà cho biết quý danh.
 Sử dụng lời chào đón chuẩn mực như một mẫu chào khách. Ví dụ: Xin chào đón quý khách đã đến công
ty…; Tôi có thể giúp gì cho ông/bà ạ?...
b. Những việc sau chào hỏi
 Tỏ sự quan tâm đến khách: Sau lời chào hỏi ban đầu, người thư ký phải có thái độ quan tâm đến khách
bằng cách chủ động hỏi để nắm bắt nhu cầu khách, không làm việc riêng như đọc báo, ăn uống… gây sự
khó chịu cho khách.
 Ghi tên khách: Trong nhiều doanh nghiệp quy định: tất cả khách đến làm việc đều phải ghi tên vào sổ theo
mẫu sau:

Đối với những khách đưa danh thiếp khi đến doanh nghiệp thì người thư ký phải nhanh chóng nắm lấy các
thông tin cần thiết của cá nhân người khách từ danh thiếp đó. Khi báo cáo với lãnh đạo về người khách,
người thư ký nên trình danh thiếp.
 Độc lập giải quyết công việc trong phạm vi quyền hạn và khả năng.
 Sắp xếp khách làm việc với lãnh đạo, chuẩn bị phòng đợi. Về nguyên tắc, tất cả các khách bên ngoài đến
xin làm việc với lãnh đạo đều phải hẹn trước (qua điện thoại hoặc thư hay gửi người đến trực tiếp). Việc xếp
bố trí khách làm việc với thủ trưởng có thể trực tiếp bằng điện thoại hoặc bằng mảnh giấy có ghi họ tên, cơ

22
 quan, công việc mà khách muốn bàn. Đối với khách quan trọng người thư ký phải đưa khách vào trong
phòng giới thiệu với lãnh đạo một cách trân trọng, thân mật.
Trong việc sắp xếp tiếp khách thư ký phải có sự ưu tiên đối với những người khách đặc biệt quan trọng,
người già, người cũng hoàn thành đặc biệt. Trường hợp khách từ bên ngoài đến mà không có hẹn trước thì
người thư ký phải giải thích tế nhị tránh gây tự ái hoặc khó chịu cho khách.
Trong trường hợp lãnh đạo đang bận, chưa tiếp được, người thư ký phải thông báo với khách là công việc
của họ đã được thông báo với lãnh đạo và mời khách ngồi đợi.
Khi tiếp khách qua điện thoại
a. Trả lời các cuộc gọi đến
Khi chuông điện thoại reo thì người thư ký cần xử lý:
 Nhấc ống nghe càng sớm càng tốt, sử dụng tay không thuận để nhấc ống nghe, áp sát vào tai
 Tự xưng danh, câu nói đầu tiên phổ biến nhất thường là “ Alo, văn phòng giám đốc X xin nghe!” hoặc “
Alo, tôi là Y, thư ký giám đốc X xin nghe!”.
 Gửi lời chào người gọi đến
 Hỏi xem có thể giúp gì cho người gọi đến
 Khi thư ký bận, nếu có chuông điện thoại reo thì thường xuất hiện tâm lý bực bội, lúc nào người thư ký phải
biết kiềm chế sự bực tức bộc phát. Nếu công việc không thể trì hoãn để tiếp khách thì người thư ký phải lịch
thiệp nói “ Xin lỗi, ông/bà có thể gọi là sau .. tiếng (vào lúc…giờ) được không? Tôi không thể tiếp chuyện
ông/ bà ngay bây giờ được” hoặc xin thông tin người gọi điện và giải thích lý do không thể tiếp chuyện
ngay, hứa sẽ gọi lại trong thời gian sớm nhất.
b. Chuyển/ duy trì cuộc gọi
 Không để khách chờ đợi một cách không cần thiết
 Nếu phải chờ đợi thì thông báo cho khách biết việc họ phải chờ để xem họ có thể chấp nhận được không
 Luôn có danh bạ điện thoại nội bộ để có thể chuyển các cuộc gọi nhanh chóng
 Khi chuyển phải giải thích lý do chuyển để người gọi rõ
 Mời người khách muốn gặp đến nghe một cách lịch sự, nhã nhặn
c. Thực hiện lời nhắn
Khi thực hiện lời nhắn phải:
 Luôn có giấy bút bên cạnh ( in sẵn tên phiếu ghi lời nhắn)
 Ghi đầy đủ họ tên, cơ quan, sdt người nhắn và ndung lời nhắn
 Nếu chưa rõ phải hỏi lại để ghi cho đúng hoặc đọc lại lời nhắn để ktra
d. Thực hiện cuộc gọi đi
 Luôn phải có danh bạ điện thoại và sd nó một cách thành thạo
 Ghi vào sổ tay những sdt của cty, cá nhân mà mình thường xuyên phải trđổi
 Nguyên tắc chung áp dụng cho việc tiến hành các cuộc gọi đi cũng như các cuộc gọi đến là lịch sự, từ ngữ
và ngữ điệu thích hợp.

23
VD:
Trong một buổi tiếp khách tại Google, công ty công nghệ hàng đầu thế giới, người thư ký đóng vai trò quan
trọng trong việc chào đón và tương tác với khách hàng. Cách tiếp cận của họ phản ánh rõ sự chuyên nghiệp
và tôn trọng đối với mọi khách hàng.
Khi khách đến, người thư ký chào hỏi một cách lịch sự và chuyên nghiệp. Họ sử dụng các đại từ nhân xưng
lịch thiệp như "quý ông" hoặc "quý bà" và kèm theo tên và chức danh của khách. Ví dụ, "Xin chào quý ông/
quý bà Smith, tôi là A, thư ký của giám đốc công ty. Rất hân hạnh được gặp quý vị."
Sau lời chào hỏi, người thư ký thể hiện sự quan tâm đặc biệt đến khách hàng. Họ không chỉ đơn thuần làm
việc riêng mà còn tập trung chủ động lắng nghe và hiểu rõ nhu cầu của khách. Điều này giúp tạo ra một môi
trường thoải mái và thuận lợi cho cuộc gặp gỡ.
Khi khách đưa danh thiếp, người thư ký nhanh chóng và tôn trọng lấy thông tin cần thiết. Họ sử dụng danh
thiếp để ghi chép và sau đó báo cáo với lãnh đạo về thông tin của khách hàng, giúp tạo ra một cơ sở thông tin
chất lượng về đối tác và khách hàng.
Trong quá trình tiếp khách, người thư ký cũng phải thực hiện cuộc gọi điện thoại một cách chuyên nghiệp.
Họ giữ điện thoại, trả lời cuộc gọi đến, và chuyển cuộc gọi một cách nhanh chóng và hiệu quả, không làm
cho khách hàng phải chờ đợi không cần thiết.
Tổ chức Google, thông qua người thư ký của mình, thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng, và sự chú tâm đặc
biệt đến mọi chi tiết khi tiếp khách, làm tăng thêm giá trị cho trải nghiệm của khách hàng tại công ty.
13. Xử lý các tình huống trong tiếp khách? Ví dụ
a. Ngắt quãng hay kết thúc cuộc nói chuyện
Trong trường hợp bất khả kháng người thư ký phải ngắt quãng hoặc kết thúc câu chuyện của lãnh đạo. Ví
dụ như khi lãnh đạo phải trả lời một cuộc gọi điện thoại quan trọng, người thư ký phải xin lỗi khách và thông
báo cho lãnh đạo trả lời điện thoại ngay hay trong trường hợp lãnh đạo phải dự các cuộc họp quan trọng hoặc
giải quyết những công việc cần thiết, người thư ký phải giúp lãnh đạo kết thúc cuộc nói chuyện bằng các biện
pháp tế nhị như để lại một mảnh giấy nhỏ trước mặt hoặc sử dụng các kí hiệu đã quy định trước.
Khi khách ra về, người thư ký phải chào khách một cách lịch sự như khi khách đến. Nếu là khách quan
trọng, người thư ký phải đứng dậy chào tiễn khách
b. Tổ chức các cuộc hẹn gặp
Ở nhiều doanh nghiệp, lãnh đạo không tiếp khách bên ngoài nếu không có hẹn trước. Do vậy, người thư ký
phải thu xếp các buổi hẹn gặp của khách. Khách có thể dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn gặp như
cử người liên hệ trực tiếp, điện thoại, gửi văn bản …
Nếu trường hợp người khách đến trực tiếp tận cơ quan để xin hẹn gặp thì thư ký phải ghi vào mẫu xin hẹn
gặp.Nếu khách xin hẹn gặp qua điện thoại hoặc văn bản, người thư ký phải cho khách biết đầy đủ các thông
tin chi tiết về buổi hẹn. Để có cơ sở tổ chức các buổi hẹn gặp, người thư ký phải nắm bắt tường tận lịch công
tác của lãnh đạo, đồng thời phải học ý kiến của lãnh đạo trước khi xác định hẹn gặp.
c. Hủy bỏ cuộc hẹn gặp

24
 Trong một số trường hợp, vì lý do đặc biệt, lãnh đạo cơ quan không thể (hoặc không kịp) thực hiện của tiếp
khách như đã hẹn thì người thư ký phải giúp lãnh đạo hủy bỏ các cuộc hẹn đó.
Về nguyên tắc, người thư ký phải báo sớm để cho khách biết, tránh gây khó khăn, phiền hà cho khách.
Trường hợp đến phút chót, khi khách đã đến cơ quan rồi mới biết là phải hủy bỏ cuộc hẹn, người thư ký phải
khéo léo, tế nhị xin lỗi khách, trình bày để khách hiểu và thông cảm lý do cuộc hẹn bị hủy bỏ. Trong việc từ
chối khách, không có khuôn mẫu nhất định, người thư ký phải từ hoàn cảnh cụ thể mà vận dụng khả năng
ứng xử khéo léo của mình để giải quyết tránh gây không khí căng thẳng và gây hiểu lầm cho khách.
Trường hợp khách nhất định xin gặp lãnh đạo thì người thư ký phải thu xếp buổi hẹn khác.
d. Xử lý phàn nàn của khách
Người thư ký phải biết cách đáp ứng những lời phàn nàn của khách và giải quyết các đòi hỏi một cách ổn
thỏa. Các ứng xử tốt nhất trong trường hợp này là người thư ký phải bỏ qua thái độ cáu kỉnh, thô lỗ của
khách, giữ thái độ bình tĩnh và lịch sự, chăm chú nghe lời phàn nàn, bày tỏ thái độ thông cảm với khách. Quy
trình sau có thể giúp người thư ký xử lý tốt những lời phàn nàn của khách.
- Tìm cách tách riêng khách// - Lắng nghe chăm chú lời phàn nàn của khách// - Tìm ra những nội dung chính
và ghi lại// - Bày tỏ sự thông cảm với khách// - Xin lỗi khách, không bào chữa và tránh tranh luận // - Cảm ơn
khách đã bày tỏ ý kiến, góp ý của mình// - Giải thích những việc có thể// - Báo cáo lại với thủ trưởng hoặc
các đơn vị có liên quan để xử lý kịp thời // - Theo dõi việc xử lý// - Kiểm tra lại sự hài lòng của khách .
Rất nhiều trường hợp lời phàn nàn là nguồn thông tin có giá trị cho cơ quan, doanh nghiệp. Do vậy cần xử lý
tốt lời phàn nàn, tạo ấn tượng tốt với khách và chuyển nó thành cơ hội.
VD:
Ngắt cuộc họp:
Trong một cuộc họp quan trọng tại Google, khi Giám đốc Chiến lược đang tiếp tục bày tỏ quan điểm chiến
lược của công ty, điện thoại di động của ông bắt đầu reo lên với cuộc gọi đến từ một đối tác quan trọng. Thư
ký của ông, một chuyên viên hỗ trợ hành chính tên là Anna, ngay lập tức nhận ra tính khẩn cấp của tình
huống và bước tiếp đến gần ông Giám đốc.
Anna lịch thiệp và không làm gián đoạn cuộc họp, nhưng nhẹ nhàng đặt một tờ ghi chú trước mặt ông và
nhanh chóng thông báo về cuộc gọi đến. Bằng cách này, ông Giám đốc có thể hiểu và sẵn sàng ngắt quãng để
giải quyết tình huống khẩn cấp. Anna duy trì sự chuyên nghiệp và sẵn lòng hỗ trợ mà không làm mất tập
trung của toàn bộ đội ngũ.
Sau khi cuộc gọi được giải quyết, Anna tiếp tục cung cấp hỗ trợ hành chính bằng cách giúp ông Giám đốc
làm sẵn sàng cho phần còn lại của cuộc họp. Đồng thời, cô đảm bảo rằng mọi thông điệp cần được truyền đạt
từ ông Giám đốc đều được ghi chép và chuyển tới những người liên quan.
Khi cuộc họp kết thúc, Anna không quên chào tiễn khách một cách lịch sự và đứng dậy chào tạm biệt đối
với khách. Hành động này không chỉ thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp mà còn góp phần tạo ra một ấn
tượng tích cực với khách hàng quan trọng.
b. Tổ chức hẹn gặp

25
 Tại Google, một đối tác chiến lược quốc tế muốn tổ chức một cuộc họp để thảo luận về việc mở rộng đối
tác và phát triển dự án cùng công ty. Thư ký hỗ trợ hành chính, Michael, nhận được yêu cầu này và bắt đầu
quá trình tổ chức cuộc họp
Michael liên lạc với đối tác để xác nhận thông tin chi tiết như thời gian, địa điểm, và mục đích cụ thể của
cuộc họp. Anh cũng liên kết với đội ngũ quản lý lịch trình để đảm bảo rằng thời gian họp không xung đột với
các sự kiện quan trọng khác. Tuy nhiên, do tính chất quốc tế của cuộc họp và sự chênh lệch múi giờ, có sự
khó khăn trong việc xác định một thời điểm phù hợp cho cả hai bên. Michael linh hoạt đề xuất vài lựa chọn
thời gian và phương tiện truyền thông để đảm bảo sự thuận lợi cho cả hai bên. Michael cũng chủ động tổ
chức các buổi kiểm tra kỹ thuật trước cuộc họp để đảm bảo rằng hệ thống truyền thông và kết nối mạng đều
hoạt động một cách suôn sẻ. Anh thông báo với đối tác về các kịch bản dự phòng và hướng dẫn chi tiết để
giúp họ tham gia cuộc họp một cách dễ dàng nhất.
Trước ngày họp, Michael gửi một email tổng kết với đối tác, đính kèm các thông tin quan trọng như đường
link tham gia cuộc họp trực tuyến và mọi tài liệu cần thiết. Anh tiếp tục duy trì sự liên lạc để giải đáp mọi
thắc mắc và đảm bảo rằng mọi người đều sẵn sàng cho cuộc gặp quan trọng này. Khi cuộc họp diễn ra,
Michael làm mọi công việc hỗ trợ để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra thuận lợi. Anh đảm bảo rằng tất cả các tài
liệu cần thiết đã được chuẩn bị, không gian họp làm việc hiệu quả, và mọi thành viên đều được giới thiệu một
cách chuyên nghiệp.
Cuối cùng, Michael duy trì liên lạc chặt chẽ với đối tác sau cuộc họp, hỏi ý kiến về trải nghiệm và gửi đánh
giá về sự hỗ trợ hành chính. Hành động này không chỉ tăng cường mối quan hệ đối tác mà còn thể hiện cam
kết của Google đối với sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho đối tác.
c. Hủy bỏ hẹn gặp
Trong một tình huống tương tự tại Google, Giám đốc Marketing đang chuẩn bị cho một cuộc họp quan trọng
với đối tác quốc tế để thảo luận về chiến lược quảng cáo mới. Trước khi cuộc họp bắt đầu, thư ký của ông,
Emily, đột ngột nhận được thông báo từ đội kỹ thuật rằng có một sự cố lớn đang xảy ra với chiến dịch quảng
cáo trực tuyến đang chạy, có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh và hiệu suất của sản phẩm.
Lý do cấp bách của vấn đề là do chiến dịch quảng cáo đang gặp sự cố kỹ thuật nghiêm trọng, có thể dẫn đến
việc hiển thị thông tin không chính xác hoặc làm giảm hiệu suất quảng cáo. Điều này có thể tạo ra ảnh hưởng
tiêu cực đến danh tiếng của công ty và mất mát tài chính nếu không được giải quyết kịp thời.
Khi Emily thông báo vấn đề này cho Giám đốc Marketing, ông ngay lập tức nhận ra tính cấp bách và quyết
định hủy bỏ cuộc họp với đối tác quốc tế. Trong quá trình này, Emily cung cấp mọi thông tin chi tiết và số
liệu cần thiết để minh họa tình hình. Giám đốc Marketing chủ động liên lạc với đối tác để thông báo về tình
huống và đề xuất một cuộc họp mới khi vấn đề được giải quyết.
Sau khi vấn đề kỹ thuật được ổn định, Emily tiếp tục hỗ trợ Giám đốc Marketing trong việc chuẩn bị lại cuộc
họp. Cô đảm bảo rằng mọi thông điệp quan trọng đã được ghi chép và chuyển tới các đội ngũ marketing liên
quan. Emily cũng tận tâm giúp đối tác quốc tế chấp nhận và hiểu rõ về quyết định hủy bỏ cuộc họp trước đó
và đề xuất lịch hẹn mới.

26
Hành động này không chỉ giúp duy trì uy tín của công ty mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm của
nhân viên hỗ trợ hành chính trong việc giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
d. Xử lý phàn nản của khách hàng
Trong một tình huống tại Google, một khách hàng quan trọng đưa ra phản ánh về trải nghiệm sử dụng dịch vụ
quảng cáo trực tuyến của công ty. Khách hàng này phàn nàn rằng giao diện người dùng không thân thiện, gặp
khó khăn khi tìm thông tin, và trải qua các vấn đề kỹ thuật khi thực hiện chiến dịch quảng cáo của mình.
Thư ký hỗ trợ hành chính, Sarah, nhận được thông tin phản ánh từ khách hàng và ngay lập tức đưa ra biện
pháp hỗ trợ. Cô lên lịch một cuộc họp trực tuyến với khách hàng để lắng nghe chăm chú về mọi phản ánh chi
tiết. Trước cuộc họp, Sarah đã chuẩn bị một bảng tổng kết về các vấn đề mà khách hàng gặp phải và đã có kế
hoạch giải quyết.
Trong cuộc họp, Sarah đã tận tâm lắng nghe mọi lời phàn nàn của khách hàng một cách chân thành. Cô sử
dụng công cụ màn hình chia sẻ để thấy rõ vấn đề mà khách hàng đang đối mặt, giúp tăng tính hiệu quả trong
việc giải quyết vấn đề kỹ thuật. Sarah không bào chữa mà thay vào đó, cô xin lỗi khách hàng và thể hiện sự
đồng cảm với những khó khăn mà họ đã trải qua.
Sau cuộc họp, Sarah ngay lập tức ghi chép lại các vấn đề cụ thể và tình huống đã được đề cập. Cô chuyển
thông tin chi tiết này đến bộ phận kỹ thuật và phản hồi ngược lại với khách hàng về những bước cụ thể đang
được thực hiện để cải thiện trải nghiệm của họ.
Sarah duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng để thông báo về những cập nhật và sự cải thiện trong dịch
vụ. Hành động này không chỉ giúp giải quyết vấn đề một cách tích cực mà còn thể hiện cam kết của Google
đối với sự hài lòng và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
14. KN, phân loại chuyến công tác? Ví dụ.
Khái niệm: Chuyến đi công tác là buổi tiếp xúc không diễn ra ở doanh nghiệp, mà đòi hỏi nhà quản trị phải
di chuyển ra ngoài bằng những chuyến công tác với những chương trình nghị sự và những thời gian làm việc
được lên kế hoạch tỉ mỉ.
Phân loại:
 Các chuyến công tác thường kỳ: là những chuyến đi công tác được lên kế hoạch trước đó và thường suyên
được thực hiện theo một lịch trình cụ thể. Chúng thường được sắp xếp để thực hiện các nhiệm vụ nhất định
như thăm khách hàng, tham dự hội nghị hoặc hội thảo, hoặc thực hiện các công việc khác liên quan đến
công việc của một cá nhân hay 1 tổ chức
 Các chuyến công tác đột xuất: Là một chuyến đi công tác được lên kế hoạch và thực hiện bất ngờ không có
sự chuẩn bị trước. Điều này có nghĩa là bạn phải buộc ưu tiên công việc này trước tiên và có thể phải hủy
bọ những dự định đã được lên trước đó. VD: Chuyến khảo sát, tham khảo kinh nghiệm trong và ngoài nước
nhằm nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp đồng, tham dự hội họp, hội nghị, lễ hội ...
 Căn cứ vào địa điểm chuyến công tác

27
 Các chuyến công tác trong nước: Là việc di chuyển và làm việc tại các địa điểm trong cùng quốc gia mà
không cần phải ra nước ngoài. Đây thường là những chuyến đi để thực hiện các nhiệm vụ hợp mặt, đàm
phán hoặc công việc liên quan đến kinh doanh, sản xuất, gd, y tế,…
 Các chuyến công tác nước ngoài: là việc di chuyển và làm việc ở các địa điểm nước ngoài, thường là để
thực hiện các nhiệm vụ, họp mặt, đàm phán hoặc công việc liên quan đến kinh doanh, đào tạo, hợp tác quốc
tế,..
Ví dụ:
Google, một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu thế giới, thường xuyên thực hiện chuyến đi công tác
nhằm tối ưu hóa giao tiếp nội bộ, đảm bảo tính hiệu quả và đổi mới trong quản lý nhân sự. Công ty này thực
hiện phân loại chuyến công tác dựa trên nhiều yếu tố như thời gian, mục đích và địa điểm.
Google tổ chức các chuyến công tác thường kỳ trong tuần, tháng để thúc đẩy sự liên kết và tương tác giữa
các văn phòng và nhóm làm việc khác nhau. Những chuyến đi này có thể làm việc trực tiếp tại các trung tâm
phát triển chính, thảo luận về chiến lược kinh doanh, và tạo cơ hội cho nhân viên gặp gỡ, giao lưu thông tin.
Ngoài ra, Google cũng tổ chức các chuyến công tác đột xuất khi cần thiết, như chuyến đi khảo sát các thị
trường mới, nghiên cứu về các xu hướng công nghệ mới, hoặc tham gia các sự kiện quan trọng như hội nghị
ngành công nghiệp. Điều này giúp công ty không chỉ duy trì tình liên kết nội bộ mà còn mở rộng mối quan hệ
với đối tác và cộng đồng toàn cầu.
Đối với địa điểm chuyến công tác, Google thực hiện cả chuyến đi trong nước và nước ngoài. Chẳng hạn,
các chuyến đi trong nước có thể liên quan đến việc thăm các văn phòng chi nhánh, trong khi chuyến đi nước
ngoài thường liên quan đến các dự án hợp tác toàn cầu, hội nghị quốc tế, hoặc thăm các trung tâm nghiên cứu
và phát triển đặt tại các quốc gia khác nhau.
Tóm lại, chính sách chuyến đi công tác của Google không chỉ là cơ hội để cán bộ quản lý tương tác và đối
thoại mà còn là một cách để thúc đẩy sự đổi mới và mở rộng quan hệ toàn cầu của công ty.
15. Nội dung xây dựng kế hoạch chuyến công tác?
a. Mục đích chuyến công tác
+ Mục đích chuyến công tác phải rõ ràng, các chuyến đi không chồng chéo nhau về mục đích
+ Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra như:
- Nắm bắt tình hình thực tế ở cơ sở
- Học tập kinh nghiệm của các đối tác trong nước và nước ngoài
- Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận hoặc ký kết được các hợp
đồng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, quản lý.
- Đảm bảo tiết kiệm chi phí
b. Thành phần đi công tác
- Số lượng các thành viên tham gia chuyến công tác
- Vị trí, trách nhiệm của từng người trong đoàn
- Trưởng và phó đoàn

28
c. Địa điểm: là điểm đến của chuyến công tác
d. Thời gian:
- Ngày đi và ngày về
- Lịch trình công tác (điểm dừng chân, nội dung làm việc tại những nơi này và thời
gian cho từng chặng cụ thể)
e. Giải quyết thủ tục hành chính
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến công tác gồm:
- Quyết định cử đi công tác; Giấy giới thiệu; Giấy đi đường; Giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm
(nếu đi công tác nước ngoài).
- Chứng minh nhân dân; Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...
f. Chuẩn bị phương tiện đi lại
Tùy theo địa điểm và thời gian công tác để lựa chọn các phương tiện giao thông cho phù hợp và tiết kiệm.
Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác
như:
- Chế độ, tiêu chuẩn của các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện theo các văn tổ chức. bản quy định của
Bộ Tài chính hoặc của cơ quan,
- Bảng giờ đi, giờ đến của từng loại phương tiện; Giá vé; Độ dài quãng đường
g. Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
Thư ký phải điện thoại đến các nơi đoàn đến công tác để thông báo nội dung, hẹn ngày, giờ làm việc và đăng
ký nơi ăn, ở cho đoàn.
Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:
- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xét duyệt và đàm phán với nước sẽ đến
hoặc gửi công hàm cho nước đó
- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, cách sách tham khảo có liên quan.
h. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
Tùy theo mục đích của từng chuyến công tác mà tài liệu chuyên môn cần chuẩn bị sẽ khác nhau.
Thư ký cần tổng hợp các tài liệu theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm, tra cứu tài liệu, có trường hợp cần đọc
trước để đánh dấu những chỗ quan trọng, có liên quan, thậm chí phải giúp lãnh đạo lựa chọn các tài liệu
nghiên cứu, tham khảo mang theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết
i. Chuẩn bị kinh phí
Dựa vào kế hoạch công tác của đoàn, thư ký lập dự trù kinh phí. Trong bản dự trù cần có các khoản chi phí cơ
bản sau đây:
- Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô.
- Tiền ăn, nghỉ
- Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính
- Tiền đóng góp cho hội thảo hoặc hội nghị (nếu tổ chức yêu cầu)

29
- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng
Ví dụ: Tháng 5 năm 2023, Google đã tổ chức một chuyến công tác tới Seoul, Hàn Quốc, nhằm nắm bắt
cơ hội trong lĩnh vực trí tuệ nhân tạo và phát triển ứng dụng mới cho thị trường châu Á.
a. Mục đích chuyến công tác:
- Nắm bắt xu hướng công nghệ AI đang phát triển mạnh mẽ tại Hàn Quốc.
- Học hỏi từ các công ty địa phương đã thành công trong việc tích hợp trí tuệ nhân tạo vào sản phẩm và
dịch vụ của họ.
- Thảo luận với các đối tác Hàn Quốc về việc tạo ra các ứng dụng địa phương độc đáo.
b. Thành phần đi công tác:
- Đoàn công tác bao gồm Khoa học gia dữ liệu, Chuyên gia UX/UI, và các nhà quản lý sản phẩm.
- Sundar Pichai, CEO của Google, đảm nhận vai trò trưởng đoàn.
c. Địa điểm và Thời gian:
- Chuyến công tác kéo dài 10 ngày, tập trung ở Seoul, nhưng cũng có thăm các thành phố lân cận như
Incheon.
- Thời điểm được chọn để trùng khớp với Hội nghị Công nghệ Seoul, tạo cơ hội tham gia các sự kiện quan
trọng trong ngành.
d. Giải quyết thủ tục hành chính:
- Mọi thành viên của đoàn đã được chuẩn bị sẵn sàng với hộ chiếu và giấy tờ xuất cảnh.
- Quy trình kiểm tra an ninh và thủ tục nhập cảnh được giải quyết nhanh chóng nhờ sự hỗ trợ của đại sứ
quán và các đối tác địa phương.
e. Chuẩn bị phương tiện đi lại:
- Chuyến đi được tổ chức bằng máy bay riêng để đảm bảo sự thuận tiện và linh hoạt cho lịch trình.
- Sử dụng dịch vụ taxi để di chuyển giữa các địa điểm.
f. Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc:
- Đoàn đã đặt sẵn các phòng khách sạn sang trọng tại trung tâm Seoul, cung cấp không gian làm việc và
tiện nghi thoải mái.
- Các cuộc họp được tổ chức tại các trung tâm kinh doanh và nghiên cứu hàng đầu tại Seoul.
g. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn:
- Mang theo bản sao các tài liệu nghiên cứu về ứng dụng mới nhất của trí tuệ nhân tạo trong quảng cáo trực
tuyến được xem xét và chuẩn bị..
h. Chuẩn bị kinh phí:
- Dự trù kinh phí cho việc tham gia hội nghị, chi phí di chuyển, ăn ở và chi phí không dự kiến khác.
- Ngân sách được xem xét để đảm bảo sự linh hoạt trong việc tận dụng cơ hội xuất hiện trong quá trình
chuyến công tác.
Với việc chuẩn bị kỹ lưỡng như vậy, Google không chỉ nắm vững thị trường địa phương mà còn tạo ra cơ hội
hợp tác mới và làm giàu nguồn kiến thức của đội ngũ nội bộ.

30
16. Nội dung tiến hành các công việc trong và sau chuyến công tác? VD
a. Các công việc văn phòng cần làm trong chuyến công tác
+ Trong trường hợp thư ký đi cùng đoàn công tác thì phải đảm nhận những công việc sau:
- Liên hệ giải quyết nơi ăn nghỉ, làm việc cho đoàn, đảm bảo chuyến công tác theo đúng lịch trình.
- Tham dự buổi làm việc và ghi biên bản
- Thu thập tài liệu, giấy tờ liên quan đến chuyến công tác
- Thu thập các hóa đơn, chứng từ cần thiết cho các khoản chi phí của đoàn
- Chủ động liên hệ và nắm bắt, xin ý kiến giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt chuyến đi
+ Trong trường hợp thư ký ở lại doanh nghiệp trong thời gian thủ trưởng đi công tác thì phải đảm nhận các
công việc sau:
- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa
- Đối với công tác thư tín, phải phân loại theo tầm quan trọng như: Hồ sơ khẩn; Hồ sơ những việc cần làm;
Hồ sơ để thông báo. Sau đó chuyển các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc chính thư
ký giải quyết
b. Các công việc văn phòng cần làm sau chuyến công tác
- Nắm bắt tình hình xảy ra trong thời gian đi công tác
- Nhận các văn bản, giấy tờ và tài liệu để xem xét giải quyết
- Nắm bắt lịch làm việc và lịch tiếp khách trong những ngày tiếp theo
- Đề nghị chuyển các tài liệu thu thập trong chuyến công tác để lập hồ sơ
- Thu thập các hóa đơn, giấy tờ, chứng từ để quyết toán kinh phí chuyến đi
- Báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách nhiệm
VD:
Trong chuyến công tác của đại diện Google tại Hàn Quốc để khảo sát việc áp dụng Trí tuệ Nhân tạo (AI) vào
công việc, thư ký có nhiều công việc cụ thể để đảm bảo sự thành công của chuyến đi.
a. Các công việc trước và trong chuyến công tác:
- Liên hệ và đảm bảo lịch trình: Thư ký phải liên hệ với đối tác ở Hàn Quốc để đặt nơi ăn nghỉ, xác nhận địa
điểm làm việc, và đảm bảo lịch trình hợp nhất với kế hoạch.
- Tham dự buổi làm việc: Thư ký cần tham gia các buổi làm việc, chú ý ghi chép thông tin chi tiết, và lập biên
bản để làm tài liệu kế hoạch hậu chuyến đi.
- Thu thập tài liệu và chứng từ: Họ phải thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến chuyến công tác, bao gồm cả
bản hợp đồng, tài liệu tham khảo về tiến triển AI tại Hàn Quốc.
- Quản lý chi phí: Việc đảm bảo rõ ràng về chi phí qua việc thu thập và quản lý hóa đơn và chứng từ là một
phần quan trọng, nhằm hỗ trợ quyết toán kinh phí sau chuyến đi.
b. Công việc sau chuyến công tác:

31
- Nắm bắt tình hình: Thư ký cần nắm bắt thông tin chi tiết về những điều đã xảy ra và những thay đổi trong
lĩnh vực AI tại Hàn Quốc.
- Xử lý văn bản và tài liệu: Cần xử lý và chia sẻ các văn bản và tài liệu thu thập được với các bộ phận quan
trọng trong công ty.
- Quyết toán kinh phí: Phải thực hiện quyết toán kinh phí bằng cách kiểm tra và tổng hợp hóa đơn, chứng từ,
đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
- Báo cáo và đánh giá: Thư ký báo cáo lại tình hình chuyến đi với những người có trách nhiệm và thực hiện
đánh giá tại Google về những thông tin thu được liên quan đến triển khai AI ở Hàn Quốc.
17. Khái niệm, phân loại văn bản, nguyên tắc quản lý văn bản?VD.
a. Khái niệm
Văn bản là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản
là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí
trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng văn
bản để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
b. Phân loại văn bản:
- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn
bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến doanh
nghiệp được gọi chung là văn bản đến.
- Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản
chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do doanh nghiệp phát hành.
c. Nguyên tắc quản lý văn bản
 Đối với văn bản đến:
- Các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư của doanh nghiệp
- Văn bản đến phải được quản lý, giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất. Văn bản đến thuộc ngày nào
phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
- Văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải người có trách nhiệm mới được bóc và xử lý.
- Văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
 Đối với văn bản đi:
- Tất cả văn bản đi phải tập trung tại bộ phận văn thư của cơ quan
- Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và thể thức trước khi gửi đi
- Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
VD:
Ví dụ về văn bản đến:
- Chế độ hợp đồng lao động mới: Các văn bản đến liên quan đến việc ký hợp đồng lao động cho nhân viên
mới. Các thông tin như CV, bảng lương, và các giấy tờ quan trọng khác được chuyển đến bộ phận nhân sự để
tiến hành quy trình tuyển dụng và xử lý các thủ tục liên quan.

32
- Đơn xin nghỉ phép: Các nhân viên gửi văn bản đến thông báo việc nghỉ phép. Bộ phận văn thư sẽ đăng ký
và chuyển đến bộ phận quản lý để xác nhận và lên lịch làm việc cho nhóm.
Ví dụ về văn bản đi:
- Thông báo nội bộ: Công ty gửi văn bản đi để thông báo về các sự kiện quan trọng, như cuộc họp công ty,
lịch trình mới, hoặc các chính sách mới. Các văn bản này được gửi tới tất cả nhân viên để đảm bảo mọi người
đều nhận được thông tin cần thiết.
- Kế hoạch dự án: Văn bản đi có thể bao gồm các kế hoạch và chiến lược cho các dự án cụ thể. Các bộ phận
quản lý sẽ gửi các tài liệu này để phối hợp công việc giữa các nhóm và đảm bảo mọi người làm việc theo
hướng dẫn.
Trong ví dụ này, việc quản lý văn bản giúp công ty duy trì thông tin liên lạc và quản lý các quy trình nội bộ
một cách hiệu quả. Bộ phận văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng các thông điệp được
truyền đạt một cách chính xác và an toàn.
18. Nội dung quản lý, giải quyết văn bản đến, văn bản đi. VD.
 Văn bản đến:
a. Tiếp nhận văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được
giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào
ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),... Đối với văn
bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi
trên bì, phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu doanh nghiệp quản lý công
tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, CBVT cũng phải kiểm tra về số lượng
văn bản, số lượng trang...
b. Kiểm tra, phân loại, bóc bì
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong doanh nghiệp và các
bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích
danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của doanh nghiệp thì cá nhân nhận văn bản
có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản mật.
- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí mật nhà nước và quy định
cụ thể của doanh nghiệp.
Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì.

33
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong,
phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc
những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản
để làm bằng chứng.
c. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối
với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được
chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu , dưới trích yếu nội dung
hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành.
d. Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
+ Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
- Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các doanh nghiệp quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho
phù hợp.
+ Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng
chương trình phần mềm quản lý văn bản của doanh nghiệp cung cấp chương trình phần mềm đó.
+ Khi đăng ký văn bản cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt
những từ, cụm từ không thông dụng.
e. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu doanh nghiệp hoặc người được
doanh nghiệp giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của doanh nghiệp; chức
năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến
chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản. Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều
cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có)
và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng.

34
 Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được
chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư hoặc vào các
trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
f. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm
quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu cầu : Nhanh chóng, Đúng đối tượng và Chặt
chẽ
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản
đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp
theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được văn bản chính của bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng
dấu “Đến,, ghi sổ và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản fax, văn bản chuyển qua
mạng.
h. Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
* Giải quyết văn bản đến
Cần giải quyết văn bản đến kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của doanh
nghiệp; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần
gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân.
Khi trình người đứng đầu doanh nghiệp cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu
giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo
thời hạn đã được quy định.
- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến
để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi
trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
f. Sao văn bản đến
- Bản sao y bản là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.
Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
- Bản trích sao là bản sao một phần nội dung của văn bản chính và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
- Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và
trình bày theo thể thức quy định.

35
 Văn bản đi:
a. Trình văn bản đi
Trình ký văn bản thường gặp hai trường hợp sau đây:
- Văn bản thông thường, không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in, được kiểm tra kỹ cho người có thẩm
quyền ký là đủ
- Văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài
hạn...), khi trình bày cho lãnh đạo ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có liên quan gọi là hồ sơ trình ký
để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết.
Khi trình ký văn bản nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện theo dõi, kiểm tra,
quản lý.
b. Kiểm tra thể thức, ghi số, ghi ngày tháng
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng văn bản
Tất cả văn bản đi của doanh nghiệp trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ
thống số chung của doanh nghiệp do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được thực hiện theo quy định của pháp luật
hoặc nơi ban hành
Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái, dưới tác giả của văn bản.
c. Đóng dấu văn bản đi
* Đóng dấu của doanh nghiệp
Dấu của doanh nghiệp chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của lãnh đạo
hoặc người được ủy quyền ký. Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng.
Dấu đóng vào văn bản phải ghi rõ ràng, đúng mực dấu theo quy định chung của Nhà nước. Dấu chỉ được
đóng trùm lên % đến 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng
lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của
Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
* Đóng dấu độ khẩn, mật
Việc đóng dấu các độ khẩn: HỎA TỐC, THƯỢNG KHẨN và KHẨN trên văn bản được thực hiện như sau:
- Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo ba mức sau: hỏa tốc,
thượng khẩn hoặc khẩn.

36
- Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình
người ký văn bản quyết định.
Căn cứ vào danh mục bí mật Nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người đứng đầu hoặc người
được ủy quyền của cơ quan, tổ chức, địa phương phải có văn bản quy định cụ thể.
- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tuyệt mật
- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tối mật
- Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Mật
Căn cứ vào các quy định trên, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước, người soạn thảo tài liệu
phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật
và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật Nhà nước.
d. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
* Đăng ký văn bản đi bằng số
+ Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ
đăng ký văn bản đi cho phù hợp. Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra
thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tùy theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà doanh
nghiệp áp dụng,
* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng
chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
e. Chuyển giao văn bản đi
* Lựa chọn bì: Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho
phù hợp. Bì văn bản cần có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì (ở dạng để nguyên
khổ giấy hoặc được gấp lại) để có thể để vào bì một cách dễ dàng.
Bì văn bản cần được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định
lượng ít nhất từ 80gram/m trở lên.
* Trình bày và viết bì
Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản đề vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu
ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải
dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
* Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì
Trên bì văn bản phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì.
* Chuyển phát văn bản đi
+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp

37
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
+ Chuyển phát văn bản mật
* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:
- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định
những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản
quyết định.
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi,, thì phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận
lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ...) mà bưu
điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn
bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
f. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký
chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm
văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại
văn thư.Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn
thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo
quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.
VD: Tiếp Nhận và Xử Lý Văn Bản Đến tại FPT
Một buổi sáng, bộ phận văn thư của FPT tiếp nhận một bộ hồ sơ về dự án hợp tác mới từ một đối tác quan
trọng, Tech Innovate. Các bước chi tiết như sau:
1. Tiếp Nhận Văn Bản:
- Anh Tuấn, nhân viên văn thư, tiếp nhận bộ hồ sơ từ Tech Innovate vào lúc 9:30 sáng.
- Anh kiểm tra sơ bộ và xác nhận rằng bộ hồ sơ đầy đủ với 20 trang tài liệu.
2. Kiểm Tra và Phân Loại:
- Bộ hồ sơ được phân loại vào danh mục "Dự Án Hợp Tác" và đánh số đăng ký là "DAHT-2023-001."
- Vì hồ sơ chứa thông tin quan trọng, anh Tuấn kiểm tra kỹ và đối chiếu với nội dung được mô tả trước khi
đóng dấu "Đến."
3. Đóng Dấu và Ghi Số:

38
- Đóng dấu "Đến" trên bì và ghi số đến là "DAHT-2023-001", ngày đến là 04/03/2023.
- Nếu cần, anh Tuấn chụp lại bản sao một số trang quan trọng của hồ sơ.
4. Đăng Ký Vào Hệ Thống:
- Anh Tuấn nhập thông tin đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản, bao gồm thông tin về dự án, đối tác, và
ngày nhận.
- Bảo đảm rằng mọi thông tin đều rõ ràng và chính xác.
5. Trình Văn Bản:
- Hồ sơ được trình cho Trưởng Dự Án, ông Nam, để xem xét và đưa ra ý kiến phân phối và chỉ đạo giải
quyết.
- Ông Nam ghi ý kiến phân phối "Chuyển cho Bộ Phận Kinh Doanh và Công Nghệ" và yêu cầu họ giải quyết
trong vòng 7 ngày.
6. Chuyển Giao và Giải Quyết:
- Bộ phận Kinh Doanh và Công Nghệ nhận bộ hồ sơ và bắt đầu công việc phân tích và giải quyết các yếu tố
kỹ thuật.
- Họ gửi bản sao của bản đề xuất hợp tác cho ông Nam để ông xem xét và đưa ra ý kiến cuối cùng.
7. Theo Dõi và Đôn Đốc:
- Anh Tuấn theo dõi tiến độ giải quyết từ bộ phận Kinh Doanh và Công Nghệ.
- Ông Nam đôn đốc đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng hạn và thông tin liên lạc được duy trì hiệu quả.
Ví dụ trên minh họa cách FPT tiếp nhận và xử lý một văn bản đến đầy tính chất chiến lược và đồng thời làm
việc với các đơn vị nội bộ để đảm bảo rằng dự án được triển khai một cách hiệu quả.
19. Nội dung công tác lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp. VD.
1. Thu thập tài liệu
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, làm phong phú thêm tài liệu cho các kho lưu trữ cơ quan,
lưu trữ Nhà nước ở trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Thu thập những tài liệu lưu trữ cho lưu trữ cơ quan, lưu trữ Nhà nước theo chế độ nộp lưu trữ của Nhà
nước.
- Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phòng lưu trữ đang bảo quản trong các lưu trữ cơ quan
hoặc lưu trữ Nhà nước.
Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một trong những khâu quan trọng của công tác lưu trữ. Làm tốt công
tác này sẽ bảo đảm có đầy đủ tài liệu phục vụ cho các hoạt động của xã hội. Đồng thời, công tác thu thập, bổ
sung tài liệu là tiền đề để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ như: chỉnh lý, thống kê, bảo
quản và khai thác sử dụng tài liệu.
* Tài liệu lưu trữ: là bản chính của những tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và cá nhân không kể thời gian sản

39
sinh, chế độ xã hội, vật liệu và phương pháp chế tác được lựa chọn để bảo quản, phục vụ nghiên cứu lịch sử,
khoa học và công tác thực tiễn.
* Phông lưu trữ: Là khối tài liệu lưu trữ có mối quan hệ logic và quan hệ lịch sử hình thành do hoạt động của
một quốc gia, một cơ quan, một cá nhân được bảo quản trong kho lưu trữ.
* Sắp xếp tài liệu lưu trữ
- Theo bảng chữ cái alphabet
- Theo tên gọi (Quy định, Chỉ thị...)// - Theo chủ đề (Quy chế, đơn từ...)
Tài liệu sau khi được sắp xếp thành một hệ thống (tập hợp) có liên quan đến một nội dung, sự việc, vấn đề,
đối tượng... hình thành một hồ sơ. Hồ sơ là sản phẩm của việc sắp xếp tài liệu.
2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
* Khái niệm: Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như
phân loại, xác định giá trị, lập hồ sơ để tổ chức lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn và sử dụng có hiệu quả.
* Mục đích:
- Thông qua chỉnh lý tài liệu để phân loại, lập hồ sơ tài liệu lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản và
loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
- Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thực hiện các khâu của công tác lưu trữ, tạo điều kiện khai
thác có hiệu quả các tài liệu lưu trữ.
* Nguyên tắc: Các tài liệu trong các kho lưu trữ phải được chỉnh lý theo các phông lưu trữ: các tài liệu của
phông nào phải được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó nhằm tạo điều kiện cho công tác thống kê, bảo quản,
khai thác, sử dụng.
* Tổ chức quá trình chỉnh lý tài liệu được thực hiện với hai giai đoạn:
- Chuẩn bị chỉnh lý
- Tiến hành chỉnh lý tài liệu
3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
+ Xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản. Đây là mục đích chủ
yếu, xác định những tài liệu đã hết giá trị bảo quản để tiêu hủy.
+ Các tiêu chuẩn để xác định giá trị của tài liệu:
- Tiêu chuẩn nội dung
- Tiêu chuẩn đơn vị hình thành phông
- Tiêu chuẩn tác giả
- Tiêu chuẩn lặp lại của thông tin
+ Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Tổ chức hội đồng.
- Xác định giá trị tài liệu ở khâu văn thư trong các phông lưu trữ cơ quan dưới sự chỉ đạo của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu

40
- Tiêu hủy tài liệu: Tài liệu tiêu hủy bằng phương pháp đưa ra vào máy nghiền làm nguyên liệu hoặc máy cắt
vụn tài liệu. Sau khi tiêu hủy tài liệu phải có văn bản báo cáo cho thủ trưởng cơ quan.
4. Bảo quản an toàn tài liệu
Bảo quản tài liệu là toàn bộ các công việc được thực hiện để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu
lưu trữ phục vụ cho việc khai thác, sử dụng trước mắt và lâu dài.
* Những nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ:
- Nhân tố tự nhiên: Độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng…
- Nhân tố con người: việc làm có ý thức như kẻ địch phá hoại, kẻ gian lấy cắp…
- Các nhân tố thuộc về hóa học: các hóa chất trong quá trình bảo quản, mt bên ngoài
* Thiết bị và chế độ bảo quản tài liệu lưu trữ
Khi bảo quản tài liệu lưu trữ cần phải để tài liệu trong hộp kín và xếp lên giá tủ. Khi tài liệu được bàn giao từ
bộ phận này sang bộ phận khác hoặc phục vụ sử dụng phải ghi biên bản, khi trả lại phải kiểm tra. Đặc biệt,
phải có nội quy và thực hiện nghiêm ngặt nội quy phòng chống cháy.
5. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
a. Thống kê
* Khái niệm: Thống kê tài liệu là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được
chính xác số lượng, chất lượng thành phần, nội dung tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
* Mục đích:
- Giúp cho các cơ quan lưu trữ có căn cứ để xây dựng kế hoạch bổ sung tài liệu
- Xác định giá trị tài liệu, có kế hoạch mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu
- Làm cơ sở cho việc quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ bảo vệ bí mật quốc gia Nguyên tắc
- Bảo đảm thống kê toàn diện, kịp thời, chính xác các tài liệu
- Bảo đảm sự thống nhất giữa thống kê và bảo quản tài liệu, tài liệu trong kho lưu trữ thống kê theo kiểu nào
thì được sắp xếp, bảo quản theo cách đó
- Các công cụ phải áp dụng thống nhất về thể loại, nội dung, đối tượng thống kê.
* Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
+ Sổ nhập tài liệu vào kho lưu trữ
+ Mục lục hồ sơ
+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
+ Sổ thống kê phông
+ Báo cáo tổng hợp
+ Sổ xuất tài liệu lưu trữ
b. Kiểm tra
* Khái niệm: Kiểm tra tài liệu nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng thái thực tế của tài liệu và tình hình
bảo quản để phát hiện những sai sót, có biện pháp khắc phục những sai sót, ngăn chặn không để xảy ra những
hậu quả đáng tiếc.

41
* Các hình thức kiểm tra
- Kiểm tra định kỳ: tiến hành theo thời gian đã định
- Kiểm tra đột xuất: Trong các trường hợp:
• Tài liệu bị thiên tai, địch họa tàn phá
• Tình nghi bị mất cắp
• Phát hiện tài liệu bị hư hỏng do bảo quản không tốt
• Sau khi di chuyển tài liệu
• Người phụ trách thay đổi
* Phương pháp kiểm tra
Công tác kiểm tra có thể tiến hành cả phông hoặc cho một phần của phông. Đối với những tài liệu bị mất
không thể tìm thấy, tài liệu bị hư hỏng không thể phục chế được thì phải lập biên bản và xóa bỏ trong sổ sách.
6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
* Khái niệm:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình cung cấp cho các cơ quan, tổ chức kinh tế, xã hội các cá nhân
những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ.
* Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu:
- Tổ chức phòng đọc
- Cấp các bản sao lục hoặc trích lục tài lưu trữ
- Thông báo tài liệu lưu trữ
- Triển lãm tài liệu lưu trữ
- Công bố tài liệu lưu trữ
VD: Tại Tập đoàn FPT, công tác lưu trữ tài liệu hợp đồng lao động (HĐLD) được thực hiện một cách tỉ mỉ và
hiệu quả để đảm bảo việc quản lý nhân sự diễn ra thuận lợi và đáp ứng nhu cầu kiểm soát thông tin của cả
công ty. Quy trình lưu trữ HĐLD tại FPT:
1. Thu thập tài liệu:
- Mỗi khi có quá trình ký HĐLD mới hoặc gia hạn, bộ phận nhân sự thu thập các thông tin liên quan, bao
gồm hợp đồng ký kết, các văn bản bổ sung, và thông tin cá nhân của nhân viên.
- Đối với HĐLD đã kết thúc, bộ phận nhân sự thu thập và lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan, bao gồm cả
thông báo chấm dứt, bảng lương kết thúc hợp đồng, và các văn bản liên quan.
2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
- Các nhân viên trong bộ phận nhân sự thực hiện quá trình chỉnh lý để phân loại HĐLD theo trạng thái, như
HĐLD đang hiệu lực, HĐLD đã kết thúc, hoặc HĐLD đang chờ gia hạn.
- Các tài liệu liên quan được sắp xếp và lưu trữ trong các hồ sơ riêng biệt dựa trên các tiêu chí như tên nhân
viên, phòng ban, hoặc thời gian ký kết.
3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:

42
- FPT xác định giá trị của HĐLD dựa trên các tiêu chí như chức vụ, loại hình làm việc, và đánh giá hiệu suất
lao động.
- HĐLD của những nhân viên có vị trí chủ chốt, những dự án quan trọng, hoặc đóng góp đặc biệt cho doanh
nghiệp được đánh giá cao về giá trị và được bảo quản cẩn thận.
4. Bảo quản an toàn tài liệu:
- Tại FPT, các hợp đồng lao động được lưu trữ trong hệ thống máy chủ an toàn.
- Hệ thống an ninh và kiểm soát truy cập đảm bảo rằng chỉ những người có quyền hạn cụ thể mới có thể truy
cập vào các tài liệu nhạy cảm.
5. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ:
- Các bản sao mục lục HĐLD được duy trì để thống kê và theo dõi mỗi tài liệu lưu trữ.
- Công tác kiểm tra định kỳ được thực hiện để đảm bảo rằng mọi thông tin được ghi chép chính xác, và để
phát hiện và khắc phục lỗi nếu có.
6. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu:
- FPT có phòng đọc điện tử nơi nhân viên có thể truy cập các HĐLD điện tử của mình một cách thuận tiện và
an toàn.
- Các bộ phận liên quan có quyền truy cập vào các thông tin cần thiết, giúp họ nhanh chóng và dễ dàng sử
dụng tài liệu mà họ cần.
20. Khái niệm, yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng. VD.
Khái niệm:
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn
phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Yêu cầu:
1. Yêu cầu chung về quản lý và sử dụng trang thiết bị VP:
a) Yêu cầu về quản lý
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phòng trong nội bộ đơn vị; bố trí,
phân công người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các
hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng của đơn vị; thông báo và
đề nghị Văn phòng (Phòng Hành chính – Quản trị) điều chuyển các trang thiết bị văn phòng không còn nhu
cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị không còn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công
và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị mình quản lý khi có sự thay đổi tổ chức hoặc
thay đổi Thủ trưởng đơn vị.
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
b) Yêu cầu khi sử dụng

43
Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích. Không tự ý đổi, trao đổi, cho,
tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân
khi chưa được phép của người có thẩm quyền.
2. Yêu cầu đối với người sử dụng
Người sử dụng có trách nhiệm:
- Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả;
- Thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị Văn phòng (Phòng Hành
chính – Quản trị) sửa chữa;
- Báo cáo Thủ trưởng đơn vị khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị
được giao;
- Bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị
được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
VD: Trong quá trình triển khai dự án mới tại FPT, đội ngũ kỹ thuật nhận được sự hỗ trợ từ hệ thống quản lý
trang thiết bị văn phòng để đảm bảo hiệu quả và quản lý tốt nhất cho các tài sản cung cấp. Dưới đây là một ví
dụ cụ thể:
1. Quản lý trang thiết bị:
- Trước khi triển khai dự án, đội ngũ quản lý trang thiết bị đã tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án. Các
loại trang thiết bị, bao gồm laptop và thiết bị phụ trợ, được xác định cụ thể để đáp ứng nhu cầu của đội ngũ
kỹ thuật.
- Các trưởng nhóm kỹ thuật trong dự án được phân công trách nhiệm về việc bố trí, theo dõi, và bảo quản
trang thiết bị trong dự án của họ. Họ cũng có nhiệm vụ thông báo về bất kỳ thay đổi nào trong nhu cầu sử
dụng trang thiết bị.
2. Yêu cầu khi sử dụng:
- Các kỹ thuật viên tại FPT được nhắc nhở về việc sử dụng laptop và thiết bị phụ trợ theo mục đích công việc
đã được xác định. Không được tự ý thay đổi cấu hình hoặc mục đích sử dụng mà không có sự phê duyệt từ bộ
phận quản lý.
- Kỹ thuật viên có trách nhiệm báo cáo ngay lập tức về bất kỳ sự cố hoặc hư hỏng của laptop hoặc thiết bị phụ
trợ. Quy trình sửa chữa sẽ được thực hiện bởi bộ phận quản lý trang thiết bị văn phòng
3. Yêu cầu đối với người sử dụng:
- Mỗi kỹ thuật viên đều chịu trách nhiệm bảo quản và giữ gìn trang thiết bị được giao, đặt chú ý đến việc
không tự ý thay đổi hay tháo rời các thành phần.
- Nếu có bất kỳ mất mát hoặc biến động nào liên quan đến trang thiết bị, kỹ thuật viên cần báo cáo ngay lập
tức cho bộ phận quản lý trang thiết bị văn phòng.
Qua việc thực hiện các quy trình quản lý và sử dụng trang thiết bị, FPT đảm bảo rằng đội ngũ kỹ thuật được
hỗ trợ tối ưu trong việc thực hiện dự án và bảo dưỡng tài sản công nghệ của công ty.

44
21. Phân loại thiết bị văn phòng. VD.

Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy

Thiết bị truyền thống Các thiết bị khác
tài liệu

 Máy Ghi Âm Văn

Phòng: Dùng để ghi lại
lời nói.
 Điện Thoại: Dùng để liên
lạc trực tiếp với người
nghe.  Máy Sao Chụp: Dùng để sao
Scanner: Số hóa hình ảnh và
 Máy Fax: Sử dụng để gửi chụp và nhân bản văn bản.
tài liệu
Theo chức và nhận bản sao tài liệu  Máy In: Sử dụng để in ấn văn
Máy chiếu đa năng: Chiếu
năng qua đường điện thoại. bản hoặc hình ảnh lên giấy.
hình ảnh từ máy tính lên
 Máy Tính Nối Mạng:  Máy Hủy Tài Liệu: Cắt tài
màn hình lớn
Kết nối các máy tính để liệu thành dải nhỏ để bảo mật.
chia sẻ tài nguyên và
thông tin.
 Máy Chụp Ảnh: Sử dụng
để ghi lại hình ảnh trong
các sự kiện.

 Ghi lại âm thanh từ buổi

họp, hội nghị.
Lưu trữ, chia sẻ, và xử lý tài
 Liên lạc trực tiếp qua  Sao chụp và nhân bản văn
liệu số.
Theo Mục điện thoại. bản.
Thuyết trình, hội nghị, giảng
Đích Sử  Nhận Tài Liệu.  In ấn và tạo bản in.
dạy.
Dụng  Chia sẻ tài nguyên và  Hủy tài liệu để bảo vệ thông
Hỗ trợ và tiện ích trong
thông tin. tin.
công việc hàng ngày.
 Chụp ảnh dùng để ghi lại
các sự kiện.

Theo Công  Máy ghi âm văn phòng  Máy fax sử dụng công nghệ Sử dụng quang học và công
Nghệ sử dụng công nghệ ghi truyền tải qua đường dẫn điện nghệ laze.
âm. thoại.
 Điện thoại có thể là điện  Máy in sử dụng các công nghệ

45
 thoại cầm tay hoặc điện như laser, phun, offset.
thoại để bàn.  Máy hủy tài liệu sử dụng cơ
 Máy chụp ảnh sử dụng cấu cắt và hủy bằng cách vật
công nghệ quang học. lý hoặc điện tử.

 Máy ghi âm văn phòng:

Ghi âm tiện lợi, tăng
hiệu suất lao động.
 Điện thoại: Liên lạc trực
tiếp, đặc biệt quan trọng
Theo hiệu trong công tác giao tiếp.
suất và  Máy fax: Chuyển văn
tính tiện bản nhanh chóng.
ích  Máy tính nối mạng: Chia
sẻ tài nguyên và thông
tin dễ dàng.
 Máy chụp ảnh: Ghi lại
hình ảnh và sự kiện quan
trọng.
 Máy sao chụp và nhân bản:
Nhân bản tài liệu một cách
đơn giản. Sử dụng trong các buổi
 Máy in ấn: In ấn văn bản và thuyết trình, hội nghị để
hình ảnh với chất lượng cao. trình bày thông tin một cách
 Máy hủy tài liệu: Bảo vệ rõ ràng và sinh động.
thông tin bằng cách hủy tài
liệu một cách an toàn.

 Máy ghi âm và máy chụp  Máy in và máy fax thường

ảnh có thể được sử dụng
bởi nhiều người.
Sử dụng
 Điện thoại được sử dụng
để liên lạc trong công
việc hàng ngày.
được sử dụng tại các trung
tâm in ấn hoặc văn phòng. Thích hợp cho giáo dục,
 Máy hủy tài liệu thường được doanh nghiệp, và hội nghị.
sử dụng tại các văn phòng và
cơ quan để bảo vệ thông tin.

22. Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng. VD

Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước được tổ chức quản lý theo các khâu:
a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy sẽ được cấp một số tài sản ban
đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy
photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và
đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ
nhu cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm

46
b) Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị
- Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng và
bảo quản
- Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công
- Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng
các trang thiết bị
- Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị
- Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý. Quá trình thanh
lý phải tuân thủ quy định của pháp luật:
- Thành lập ban thanh lý
- Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp (bán
đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được
công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.
VD: Quản lý trang thiết bị văn phòng tại FPT:
a) Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị:
- Mỗi bộ phận trong FPT, chẳng hạn như Bộ phận Phát triển Phần mềm, được cung cấp trang thiết bị cần thiết
khi được thành lập, bao gồm máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy in, và các thiết bị công nghệ khác.
- Hàng năm, FPT xác định nhu cầu bổ sung trang thiết bị mới dựa trên kế hoạch phát triển và mở rộng kinh
doanh, sau đó thực hiện quá trình mua sắm mới theo quy trình quản lý tài sản.
b) Quản lý quá trình khai thác, sử dụng, bảo quản trang thiết bị:
- Các bộ phận như Bộ phận Kỹ thuật hoặc IT được giao trách nhiệm quản lý, bảo quản, và duy trì trang thiết
bị.
- Hệ thống kiểm kê định kỳ được thực hiện để đảm bảo rằng mọi trang thiết bị được sử dụng đều được ghi
nhận đúng và đủ.
c) Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị:
- Khi một máy tính xách tay, ví dụ, hết kỳ sử dụng hoặc không còn đáp ứng được nhu cầu công việc, Bộ phận
Kỹ thuật quyết định thanh lý thiết bị này.
- Ban thanh lý xác định giá trị còn lại của thiết bị và quyết định phương thức thanh lý, có thể là bán nội bộ
cho nhân viên hoặc tham gia vào các sàn đấu giá công cộng.
- Quy trình thanh lý này đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và đồng thời tối ưu hóa giá trị tài sản của
doanh nghiệp.
Ví dụ này cung cấp một cái nhìn cụ thể hơn về cách FPT thực hiện quản lý trang thiết bị văn phòng trong bối
cảnh công nghiệp công nghệ và đội ngũ nhân sự đông đảo của họ.

47
 NHÓM CÂU HỎI 2:
1. Xây dựng kế hoạch tổ chức một hội nghị hội thảo, cuộc họp tọa Đàm buổi lễ theo các nội dung cụ
thể trong một doanh nghiệp cụ thể
KẾ HOẠCH TỌA ĐÀM VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ TUYỂN DỤNG TIẾP VIÊN VIETNAM
AIRLINES
I. MỤC ĐÍCH
- Giúp sinh viên có phương pháp rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp, tạo điều kiện cho sinh viên có cơ
hội tìm kiếm việc làm.
- Giúp sinh viên hiểu rõ hơn về nghề tiếp viên hàng không và những yêu cầu đối với nghề tiếp viên hàng
không khi được tuyển dụng.
II. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
2.1. Thời gian, địa điểm
- Thời gian: Từ 8h30 - 11h30, Thứ tư, ngày 26/4/2023
- Địa điểm: Hội trường H1, Trường Đại học Thương mại
- Thành phần tham dự: Sinh viên Trường Đại học Thương mại.
- Đơn vị phối hợp: Vietnam Airlines (VNA)
2.2. Chương trình
* Từ 8h30 - 9h30: Giới thiệu về Vietnam Airlines, thông tin tuyển dụng Tiếp viên hàng không VNA
- Đón tiếp khách mời
- Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu
- Phát biểu của đại diện Vietnam Airlines
- Phát biểu của đại diện Ban Giám hiệu trường Đại học Thương mại
- Giới thiệu về VNA, Đoàn tiếp viên VNA
- Giới thiệu nghề tiếp viên hàng không VNA
- Giới thiệu chương trình tuyển dụng tiếp viên hàng không VNA
* Từ 9h30 - 10h30: Chia sẻ về kỹ năng giao tiếp hiệu quả
- Giao tiếp bằng lời
- Giao tiếp không bằng lời
* Từ 10h30 - 11h30: Phỏng vấn tuyển dụng
- Sơ tuyển trực tiếp sinh viên đăng ký tham gia thi tuyển tiếp viên hàng không VNA về ngoại hình và giao
tiếp
- Sinh viên đạt sơ tuyển sẽ được mời tiếp tục tham gia thi tuyển các nội dung tiếp theo tại đợt tuyển dụng của
VNA tại thành phố Đà Nẵng vào tháng 7/2023.
- Kết thúc chương trình
III. BAN CHỈ ĐẠO VÀ BAN TỔ CHỨC
Ban chỉ đạo

48
Ban tổ chức

IV. PHÂN CÔNG THỰC HIỆN

4.1. Phòng Công tác Sinh viên
- Đầu mối liên hệ với Vietnam Airlines
- Đầu mối xây dựng kế hoạch và triển khai công tác tổ chức chương trình
4.2. Các Khoa/Viện quản lý sinh viên
- Truyền thông chương trình đến sinh viên
- Mỗi Khoa/Viện cử 50 sinh viên không có giờ lên lớp tham dự tại hội trường H1
- Cử chuyên viên hành chính đào tạo/cố vấn học tập đôn đốc sinh viên của Khoa Viện tích cực, nghiêm túc
tham gia chương trình.
4.3. Các đơn vị có liên quan
- Đoàn TNCSHCM cử 10 sinh viên tình nguyện tiếp đón đại biểu và phục vụ trong chương trình..
- Phòng Đối ngoại và Truyền thông: Chuẩn bị background sân khấu, backdrop đặt tại H3, biển tên đại biểu;
truyền thông, viết tin bài, chụp ảnh cho chương trình.
- Văn phòng Trường: Chuẩn bị nước uống, khăn trải bàn, hoa để bàn đại biểu tại hội trường H1.
- Phòng Quản trị cơ sở vật chất: Chuẩn bị hội trường H1 để phục vụ công tác chuẩn bị và diễn ra chương
trình, chuẩn bị máy tính kết nối với màn hình LED để hỗ trợ kỹ thuật trong buổi hội thảo, hỗ trợ công tác an
ninh trật tự, chuẩn bị máy nổ (phòng khi mất điện); kê bàn ghế trên sân khấu để VNA phỏng vấn sinh viên.
Ban Giám hiệu đề nghị các đơn vị liên quan phối hợp thực hiện tốt kế hoạch này. Trong quá trình thực hiện,
nếu có vấn đề phát sinh cần phản ánh kịp thời cho Ban Giám hiệu qua phòng Công tác Sinh viên (đ/c Hải:
0913015775) đề có phương án giải quyết.
Kinh phí tổ chức chương trình 10.785.000 đồng ( Mười triệu bảy trăm tám mươi năm ngàn đồng ). Nguồn
kinh phí: Tài trợ từ Vietnam Airlines.
HỘI THẢO (TopCV Việt Nam phối hợp với Google tổ chức workshop với chủ đề: XÂY DỰNG KẾ
HOẠCH NGHỀ NGHIỆP CHO TƯƠNG LAI)

49
 ONLINE WORKSHOP: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGHỀ NGHIỆP CHO TƯƠNG LAI
I. MỤC ĐÍCH
- Đem đến cái nhìn bao quát về thị trường tuyển dụng và giúp ứng viên có kỹ năng ứng tuyển trong thời
điểm kinh tế suy thoái.
- Giúp các ứng viên vượt qua được thời điểm này là xác định được mục tiêu, kế hoạch nghề nghiệp rõ ràng
và tập trung rèn luyện các kỹ năng chuyên môn để ứng tuyển thành công vào công việc phù hợp.
II. NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH
2.1. Thời gian, địa điểm
- Thời gian: Từ 14h00 – 16h00, Thứ hai, ngày 18/12/2023
- Địa điểm/ Hình thức: Online training qua nền tảng Zoom
- Thành phần tham dự: 300 ứng viên tìm kiếm việc làm qua TopCV
- Đơn vị phối hợp: Google, NIC
2.2. Chương trình
Sự kiện nằm trong khuôn khổ Chương trình Phát triển Nhân Tài Số (Google Career Certificates), sáng kiến
do Google khởi xướng, được bảo trợ bởi Trung tâm Đổi mới sáng tạo Quốc gia NIC (Bộ Kế hoạch và Đầu
tư).
 Nội dung chương trình:
Cung cấp với người tham gia các kỹ năng và phương pháp xây dựng lộ trình nghề nghiệp để ứng tuyển
việc làm phù hợp. Cụ thể:

📌 Bối cảnh thị trường tuyển dụng 2023 và nhu cầu tuyển dụng của các doanh nghiệp (đặc biệt với 2

nhóm ngành Marketing và IT)

📌 Kỹ năng tự xây dựng kế hoạch nghề nghiệp tương lai hiệu quả dựa trên mỗi ứng viên.

📌 Tìm hiểu các kỹ năng và yêu cầu chuyên môn cho từng ngành thông qua 5 room chia sẻ chuyên sâu:

Data Analytics, Digital Marketing & E-commerce, UX Design, IT Support, Project Management.

📌Trực tiếp tương tác và nhận tư vấn nghề nghiệp từ các diễn giả từ các công ty công nghệ uy tín.

 Lịch trình:

50
 III. BAN CHỈ ĐẠO VÀ BAN TỔ CHỨC
2. Xử lý các tình huống cụ thể liên quan đến tổ chức tiếp khách tại doanh nghiệp
Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức tiếp khách tại lễ kỷ niệm 40 năm thành lập Công ty Cổ phần Sữa
Việt Nam – Vinamilk
1. Chuẩn bị lễ tân
Người phụ trách: Bà Lê Thanh Tâm - Trưởng ban lễ tân chịu trách nhiệm quản lý.
Các công tác chuẩn bị:
Địa điểm đón tiếp khách mời tại trung tâm Hội nghị Quốc gia, Mỹ Đình, Hà Nội.
- Chuẩn bị bàn lễ tân: danh sách khách mời, sơ đồ của nơi tổ chức, chỗ check-in: Khi khách mời đến buổi lễ
thì tại cửa chính sẽ có nhân viên lễ tân sẽ chào hỏi, hướng dẫn mọi người tủ để đồ cá nhân và phát cho khách
mời sơ đồ về nơi tổ chức buổi lễ. Nhân viên lễ tân sẽ giúp khách mời tìm được vị trí ngồi thích hợp với nhu
cầu của họ, hỗ trợ phục vụ nước uống cho khách mời.
- Chuẩn bị nước uống, bàn ghế, hoa tươi: Về phần đại biểu thì bên ban hậu cần sẽ chuẩn bị vị trí chỗ ngồi,
bàn ghế, bảng tên, nước uống và hoa trang trí ở bàn.
- Chuẩn bị thẻ xe và chỉ dẫn nơi đỗ xe: Những vị khách mời khi đến buổi lễ với phương tiện riêng thì sẽ được
nhân viên bên ban hậu cần, cơ sở vật chất phát thẻ xe và chỉ dẫn nơi đỗ xe phù hợp với phương tiện của mình.
- Chuẩn bị thẻ đeo cho các phóng viên báo chí, các đơn vị và các đồng chí phụ trách: Tại buổi lễ kỷ niệm lớn
thì thành phần nhà báo, phóng viên cũng sẽ có với số lượng không nhỏ. Khi đến họ cũng sẽ được đón tiếp
như khách mời nhưng đặc biệt họ sẽ được phát thẻ riêng để có thể phân biệt giữa phóng viên, nhà báo với
khách mời.
Bộ phận lễ tân:

51
- Tác phong lễ tân: có thái độ lịch sự, thân thiện, mến khách, nhanh nhẹn trong việc trao đổi thông tin của
khách mời, đứng đúng vị trí đã được sắp xếp trước đó.
- Trang phục lễ tân: nhân viên lễ tân cần mặc đồng phục, đeo bảng tên đầy đủ, thiết bị liên lạc, micro trang bị
đầy đủ. Theo quy định của ban lễ tân thì đồng phục nữ ở đây là áo dài màu xanh lam kèm theo quần dài trắng,
về tóc thì được búi gọn lên, nam thì mặc quần vải đen áo sơ mi trắng.
- Khu vực bên bàn lễ tân phải luôn sạch sẽ, gọn gàng vì đây là nơi mà khách mời bước
qua đầu tiên.
- Công việc của lễ tân:
+ Tiếp nhận và ghi lại danh những phần quà mà khách mời mang đến chúc mừng.
+ Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành về những việc vượt quá thẩm quyền hoặc
những vấn đề phát sinh.
+ Kịp thời đón tiếp các vị khách mời, không để họ phải chờ đợi hay mất thời gian tìm chỗ ngồi.
+ Ngoài ra, nhân viên lễ tân cũng cần chuẩn bị quà cho khách mời, các vị đại biểu khi đến dự buổi lễ; chuẩn
bị phòng tiếp khách trước khi buổi lễ bắt đầu.
Bộ phận hậu cần: chịu trách nhiệm về số lượng ghế ngồi và bàn cho các khách mời đại biểu đến dự buổi lễ;
chuẩn bị đầy đủ đồ dùng, đồ ăn, thức uống để phục vụ cho khách mời; chuẩn bị quà tặng từ trước và bàn giao
cho bộ phận lễ tân; sắp xếp vị trí ngồi cho khách mời theo sơ đồ và gửi cho lễ tân. Ngoài ra, bộ phận hậu cần
cũng giúp bộ phận lễ tân trong việc liên lạc với nhau để kiểm soát về số lượng khách mời đến và ra về.
Bộ phận hành chính nhân sự: phụ trách về việc lên danh sách khách mời và gửi thư mời đi, chuẩn bị tài
liệu có liên quan đến buổi lễ, gửi danh sách khách mời cho bộ phận lễ tân. Không những thế, bộ phận hành
chính có thể điều động thêm người nếu một trong hai ban lễ tân hay hậu cần cần thêm người hoặc thay thế.
2. Đón tiếp khách
- Tất cả khách mời khi đến dự buổi lễ phải được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự. Chào đón khách
mời bằng các đại từ nhân xưng lịch thiệp: quý ông, quý bà kèm theo họ tên và đặc biệt với những vị đại biểu
lớn thì sẽ kèm theo chức danh, chức vụ.
- Khi khách mời đến buổi lễ thì tại cửa chính sẽ có nhân viên lễ tân:
 Quan tâm, chào hỏi.
 Khéo léo hỏi tên rồi ghi tên vào danh sách.
 Hướng dẫn mọi người để đồ cá nhân vào tủ đồ và phát cho khách mời sơ đồ về nơi tổ chức buổi lễ.
 Tiếp nhận và ghi lại danh những phần quà mà khách mời mang đến chúc mừng.
 Đưa khách mời vào khu triển lãm thành tựu của công ty và giới thiệu về những thành tựu đó để có thể có
những cái nhìn tổng quan về sự phát triển của Vinamilk và những điều mà công ty đang muốn hướng tới.
Đưa khách mời vào chỗ ngồi:
 Với các đại biểu thì sẽ được bên ban hậu cần đưa đến vị trí chỗ ngồi đã có bảng tên được chuẩn bị từ trước.
 Với các khách mời khác thì sẽ được sắp xếp vị trí ngồi thích hợp với nhu cầu của họ, hỗ trợ phục vụ nước
uống cho khách mời.

52
Đối với từng bộ phận khách mời sẽ có cách đón tiếp cụ thể như sau:
 Đối với những vị khách mời khi đến buổi lễ với phương tiện riêng, ban hậu cần phát thẻ xe và chỉ dẫn nơi
đỗ xe phù hợp cho họ.
 Bộ phận nhà báo, phóng viên sẽ được đón tiếp như khách mời và được phát thẻ riêng để có thể phân biệt
giữa phóng viên, nhà báo với khách mời. Đưa các phóng viên, nhà báo sơ đồ của hội trường. Rồi đưa họ
đến gặp người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền thông.
 Đối với những khách mời có giấy mời thì khi đến nơi nhân viên lễ tân cần đánh dấu những vị khách đó vì
chúng ta sẽ phải kiểm soát xem có bao nhiêu khách mời tham dự được mà bao nhiêu khách mời không tham
dự.
 Đối với những khách mời quan trọng như Ủy viên Bộ Chính trị, Chủ tịch quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân;
… thì người bên ban lễ tân phải đưa khách vào phòng giới thiệu với lãnh đạo một cách trang trọng, thân
thiện.
- Sau khi chào hỏi khách mời, nhân viên bên ban lễ tân phải tỏ thái độ quan tâm đến khách mời thông qua
việc hỏi để có thể nắm bắt nhu cầu của khách mời xem họ có muốn đọc báo, ăn nhẹ… trước khi buổi lễ bắt
đầu.
3. Công tác sau tiếp khách tại lễ kỷ niệm 40 năm thành lập Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk
- Bà trưởng ban lễ tân chịu trách nhiệm quản lý và sắp xếp các lễ tân đứng chào và tiễn khách khi các khách
mời ra về.
- Tặng hoa, quà, sản phẩm của công ty và chụp ảnh lưu niệm cho các khách mời và đoàn thể đã đến tham dự
lễ kỷ niệm.
- Bộ phận thư ký thu nhận các giấy tờ, văn bản, tài liệu các giấy tờ chi phí có liên quan trong buổi tiếp khách
để giải quyết.
- Ban hậu cần chịu trách nhiệm kiểm tra và bố trí mọi người trực tiếp thu dọn sắp xếp lại bàn ghế, hoàn trả
các trang thiết bị các công tác thu dọn hậu trường, đảm bảo địa điểm nguyên vẹn và bàn giao lại hội trường
cho người đại diện phụ trách đón tiếp khách.
- Bộ phận hành chính soạn thảo thư cảm ơn để gửi đến đại diện các đoàn thể đã đến tham dự.
- Kết thúc chương trình trưởng các bộ phận, phòng ban phụ trách họp bàn để đưa ra
những ưu điểm, nhược điểm của chương trình để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp
theo của doanh nghiệp.
3. Xây dựng kế hoạch chuyến công tác trong nước hoặc nước ngoài để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
của doanh nghiệp.
LIÊN HỆ THỰC TIỄN CHUYẾN CÔNG TÁC THAM GIA TRIỂN LÃM HÀNG HÓA NHÂN
KỶ NIỆM QUỐC KHÁNH VIỆT NAM TẠI NGA CỦA TẬP ĐOÀN TH
1. Nội dung kế hoạch chuyến công tác
1.1 Xác định mục đích, phạm vi chuyến đi công tác

53
Mục đích: Tham gia triển lãm hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam; Quảng cáo doanh nghiệp, sản
phẩm của Việt Nam ra thị trường nước ngoài một cách rộng rãi, sản phẩm gây ấn tượng được với các khách
hàng tại triển lãm hàng
hóa, khách tham quan triển lãm hào hứng nghe giới thiệu về các sản phẩm TH, giới thiệu thêm được các dòng
sản phẩm mới tới khách hàng tại Nga,
Phạm vi: Liên bang Nga
1.2 Thành phần tham gia chuyến công tác

1.3. Thời gian - địa điểm

- Thời gian
Ngày đi: 31/08/2022
Ngày về: 02/09/2022
- Địa điểm
Hội trường khách sạn Radisson Slavyanskaya, Quảng trường Châu Âu, Moscow, Nga
1.4. Chuẩn bị trước khi đi công tác
1.4.1. Thủ tục hành chính
Quyết định cử đi công tác: Ra quyết định về việc cử nhân viên đi công tác nước ngoài: tham gia triển lãm
hàng hóa nhân kỷ niệm Quốc Khánh Việt Nam tại Nga
Đăng ký tham gia: Tập đoàn TH cần liên hệ với tổ chức tổ chức triển lãm hoặc ban tổ chức để đăng ký tham
gia sự kiện này. Thông qua quá trình đăng ký, tập đoàn TH có thể cung cấp thông tin về sản phẩm, dịch vụ và
mục tiêu tham gia triển lãm.
Chuẩn bị giấy phép xuất cảnh, hộ chiếu, mua bảo hiểm.
Xin Visa và hồ sơ xin nhập cảnh: Đối với việc đi công tác tại Nga, tập đoàn TH cần xin visa vào nước này.
Việc xin visa và hồ sơ nhập cảnh gồm các giấy tờ như hộ chiếu, hồ sơ công ty, giấy mời từ tổ chức chủ trì
triển lãm và các tài liệu khác liên quan. Cần chuẩn bị và nộp đầy đủ thông tin và hồ sơ cần thiết để xin Visa
và giấy phép nhập cảnh trước khi đi. Nếu cần có thể liên hệ với đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của quốc gia
đích để biết thêm chi tiết..

54
 Cập nhật và mua bảo hiểm công tác và bảo hiểm hàng hóa để bảo vệ sức khỏe và an toàn cho nhân viên đi
công tác, mang lại sự an tâm cho họ và đảm bảo sự bảo vệ và an toàn cho các sản phẩm khi tham gia triển
lãm.
Thủ tục hải quan và thuế: Tập đoàn TH cần nắm rõ quy định và thủ tục hải quan và thuế liên quan đến việc
triển lãm hàng hóa tại Nga. Điều này bao gồm thông qua kiểm tra hải quan, xử lý các giấy tờ và đăng ký tại
các cơ quan chức năng để tuân thủ quy định của pháp luật.
1.4.2. Chuẩn bị phương tiện đi lại
Phương tiện đi lại:
Di chuyển từ công ty ra sân bay bằng xe ô tô
Di chuyển từ thủ đô Hà Nội đến TP Moskva (Nga) bằng máy bay VietNam Airlines
Công tác di chuyển từ sân bay về khách sạn do chi nhánh công ty tại Nga phụ trách. Từ khách sạn tới nơi tổ
chức triển lãm: 2 ô tô.
1.4.3. Chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ, làm việc
- Nơi nghỉ ngơi:
Đoàn sẽ nghỉ tại khách sạn cách sân bay 2,9km và cách nơi tổ chức cuộc triển lãm khách sạn Radisson
Slavyanskaya 1,3km.
- Ăn uống
Bữa sáng tại khách sạn ( bao gồm trong dịch vụ phòng )// Bữa trưa: Đặt tại khách sạn// Bữa tối: Ăn tại nhà
hàng Sabor de la Vida Restaurant
- Lịch trình công tác:

55
1.4.5. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
- Chuẩn bị các bài thuyết trình, tài liệu quảng cáo, video giới thiệu sản phẩm để trình bày và quảng bá sản
phẩm sữa của doanh nghiệp trong triển lãm. Đảm bảo rằng các tài liệu này được thiết kế chuyên nghiệp, thể
hiện một cách rõ ràng giá trị và ưu điểm cạnh tranh của sản phẩm. Các tài liệu này nên được dịch sang ngôn
ngữ địa phương và có thể chuẩn bị file điện tử để phục vụ cho việc giới thiệu và phân phối.
- Hỗ trợ phòng kinh doanh in ấn banner, áp phích, brochure, catalog giới thiệu về công ty, về sản phẩm để
trưng bày tại triển lãm. Cân nhắc chọn các vật phẩm trang trí gian hàng như backdrop, banner, standee... để
thu hút sự chú ý của khách tham quan triển lãm.
1.4.6. Dự trù kinh phí

Xây dựng kế hoạch chuyến đi tham dự "Hội thảo Quốc về công nghệ mới và thiết bị hiện đại
cho sản xuất xi măng " trong hai ngày 25,26/2/20013 tại Đà Nẵng của công ty Xi măng Hải Phòng
1. Xác định mục đích chuyến công tác
Cán bộ được cử đi tham gia Hội thảo quốc tế về công nghệ sản xuất xi măng tại Đà Nẵng với mục đích:
- Tìm hiểu những hạn chế về công nghệ của doanh nghiệp mình cũng nhưu các doanh nghiệp khác trong nước
từ đó có những biện pháp cụ thể nhằm cải tiến công nghệ sản xuất của công ty
- Tham khảo những đổi mới công nghệ ở các nước tiến tiến.
- Xúc tiến, ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất ở doanh nghiệp .
- Học hỏi công nghệ mới của nước ngoài để có thể áp dụng công nghệ vào sản xuất của công ty
- Có thể tìm kiếm các đối tác
2. Xác định thành phần tham gia
Thành phần tham gia gồm có:
- Tổng giám đốc công ty Xi măng Hải Phòng- ông Trần Duy Sơn: Trưởng đoàn
- Trưởng ban khoa học và công ngệ của công ty xi măng Hải Phòng: Phó đoàn
- Trưởng phòng kỹ thuật và hai nhân viên chủ chốt có kinh nghiêm trực tiếp làmviệc tại nhà máy xi măng

56
- Thư kí của tổng giám đốc
3.Thời gian, địa điểm lịch trình chuyến đi. , phương tiện đi lại
- Thời gian: Từ ngày 25 đến ngày 27/5/2013
- Địa điểm: Thành phố Đà Nẵng
- Lịch trình chuyến đi:
+ Lịch trình của ngày 24/5/2013
 14h ngày 24/5/2013 các thành viên tham gia chuyến đi có mặt tại công ty
và kiểm tra lại các thủ tục hành chính lần cuối.
 14h30- 15h Xuất phát từ công ty ra sân bay Cát Bi và có mặt ở sân bay Cát Bi vào khoảng 15h và tiến hành
các thủ tục trước khi lên máy bay
 17h05-18h50: Máy bay xuất phát tại sân bay Cát Bi và tơi sân bay Đà Nẵng
 19h-19h30: Từ sân bay bắt taxi tới khách sạn Biển Vàng - địa chỉ C1, 0405 Phạm Văn Đồng, Đà Nẵng
 19h30 ngày 24/5/2013 - sáng ngày 25/5/2013 Các thành viên nghỉ ngơi tại phòng hoặc tiến hành các hoạt
động khác
+ Lịch trình của ngày 25/5/2013:
 7h ngày 25/5/2013 Các thành viên có mặt tại phòng khách của khách sạn hoặc một địa điểm để cùng đi
tham dự hội thảo
 8h-16h ngày 25/5/2013 Các thành viên trong đoàn tham dự hội thảo
 16h- sáng ngày 26/5/2013 Các thành viên trong đoàn có thể trở về kháchsạn nghỉ ngơi hoặc tham gia một
số các hoạt đông khác như giao lưu gặp gỡ với các doanh nghiệp khác
+ Lịch trình của ngày 26/5/2013 giống lịch trình của ngày 25/5/2013
+ Lịch trình của ngày 27/5/2013
 8h- 16h ngày 27/5/2013 cùng đoàn khách mời của hội thảo đi thăm nhà máy xi măng Cosevco Đà Nẵng
 18h- 20h Dự bữa tiệc bế mạc hội thảo
 20h ngày 27/5/2013 - 11h ngày 28/5/2013 các thành viên ngỉ ngơi ở khách sạn hoặc có các hoạt động khác
và tiến hành thu dọn hành lý
+ Lịch trình của ngày 28/5/2013
 12h ngày 28/5/2013 Bắt taxi ra sân bay Đà Nẵng làm thủ tục
 14h10-15h45 Máy bay xuất phát từ sân bay Đà Nẵng
4. Giải quyết các thủ tục hành chính
Giải quyết các thủ tục hành chính:
+ Đặt vé máy bay: Vé máy bay khứ hồi chuyến từ Hải Phòng tới Đà Nẵng cho 5 thành viên trong chuyến đi
của hãng Vietnam Airlines từ sân bay Cát Bi tới sân bay Đà Nẵng
+ Đặt 3 phòng (1 phòng cao cấp và 2 phòng 2 người ) tại khách sạn Biển Vàng
+ Giấy đi đường

57
+ Giấy giới thiệu: Câng gửi thông báo trước cho ban tổ chức của hội thảo để hội thảo biết số lượng thành viên
của đoàn tham gia hội thảo để kịp thời đón tiếp.
Khi đoàn đi mang theo giấy giới thiệu để ban tổ chức biết để đón tiếp
+ Quyết định cử đi công tác: Với mục đích đi tham dự hội thảo công ty quyết định gửi giấy quyết định đi
công tác tới các thành viên
5.Phương tiện đi lại:
+ Ô tô của công ty khi đưa các thành viên ra sân bay và đón các thành viên khi đi từ sân bay về công ty khi
chuyến công tác hoàn thành. Phải liên hệ trước với bộ phận vận tải của công ty để chuẩn bị xe, nhân viên lái
xe đảm bảo thực hiện
đúng ké hoạch và có phương án dự trù
+ Máy bay: đi từ Hải phòng vào Đà Nẵng và từ Đà Nẵng ra Hải Phòng
+ Taxi khi đi lại tại thành phố Đà Nẵng
Địa diểm ăn ngh̉ nơi làm viêc̣ : tại khách sạn Biển Vàng trong 3 ngày 2 đêm
6. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn
+ Tài liệu về chương trình của buổi hội thảo
+ Tài liệu giới thiệu khái quát nội dung của cuộc hội thảo
+ Tài liệu về các bài diễn thuyết của các chuyên gia có mặt trong buổi hội thảo
+ tài liêu có liên quan đến công nghê ̣ được nói đến
+ Tài liệu chuẩn bị tham gia thảo luận đóng góp ý kiến trong buổi hội thảo
7.Lập hồ sơ chuyến đi và dự trù kinh phí
+ Hồ sơ chuyến đi: Nhật ký hành trình, Thông tin khách sạn, Bản chương trình hẹn gặp, Tài liệu cho từng
cuộc làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số hồ sơ,…)
Dựa vào kế hoạch của chuyến đi công tác mà ta sẽ lập một bản dự trù kinh phí, nộp lên trên và xin được tạm
ứng kinh phí trước :
+ Liệt kê dự trù các khoản chi phí. Tổng dự trù kinh phí vào khoảng : 35.000.000VNĐ
Liệt kê tất cả các khoản chi phí sẽ phải tri trả như :
+ Tài liệu cần dùng cho chuyến đi: 500.000VNĐ
+ Kinh phí cho tiền tàu xe, mua vé máy bay… các khoản liên quan đến đi
lại, di chuyển.
 Tiền vé máy bay cho 5 người cả đi lẫn về: 15.000.000 VNĐ
 Tiền taxi khi các thành viên đi lại ở Đà Nẵng : 2.000.000 VNĐ
+ Chi phí cho ngủ nghỉ trong thời gian đi công tác: 3 phòng khách sạn trong 3 ngày mất 5.000.000 VNĐ
+ Chi phí cho ăn uống: 5.000.000 VNĐ
+ Các khoản sẽ phải dùng để mua quà hay vật phẩm để kính biếu: 10.000.000VNĐ

58
4. Thiết kế sổ quản lý văn bản đến văn bản đi cho một doanh nghiệp cụ thể

59
60