ĐỀ CƯƠNG ÔN MÔN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

DÙNG CHO HỌC KỲ 1 NĂM 2020 - 2021

Câu 01. Anh/chị cho biết khái niệm văn phòng, khái niệm quản trị hành chính văn
phòng. Để trở thành nhà quản trị hành chính văn phòng thì cần có những kỹ năng gì?

a. Khái niệm

- Khái niệm văn phòng: Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là
trung tâm xử lý thông tin & điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa
các tổ chức với bên ngoài.

Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có chức vụ
cao như: văn phòng chủ tịch nước, văn phòng thủ tướng…

- Khái niệm quản trị hành chính văn phòng: là việc hoạch định, tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành
tốt, để đạt được mục tiêu của mình.

b. Kỹ năng của nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những kỹ năng nhất định

1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính;

2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn;

3. Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …

4. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các
nghiệp vụ liên quan…

Câu 02. Quản trị hành chính văn phòng là gì? Nêu những chức năng cơ bản của quản
trị hành chính văn phòng?

Khái niệm: Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành
tốt và đạt được mục tiêu.
- Chức năng hoạch định: Đề ra các mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện
pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch.
 - Chức năng tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn
phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc.
- Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ hướng dẫn, động viên, tạo động lực
cho nhân viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đưa ra trong kế hoạch.
- Chức năng kiểm tra: Theo dõi quá trình thực hiện công việc văn phòng hàng
ngày, hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt
động văn phòng đi đúng mục tiêu đã định.

Câu 03. Anh/Chị cho biết nhiệm vụ của văn phòng?

Văn phòng có 10 nhiệm vụ

1. Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị

2. Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin

3. Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực
hiện các quyết định

4. Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo
văn bản

5. Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan

6. Tổ chức công tác lễ tân

7. Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo

8. Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan

9. Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý

10. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện
hành

Câu 04. Hãy cho biết các chức năng của văn phòng. Lấy ví dụ minh họa.

1. Chức năng tham mưu tổng hợp: Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ
chức, điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền văn phòng; soạn thảo các
văn bản trình lãnh đạo xét duyệt, phê chuẩn, ban hành; theo dõi tham mưu về đánh giá
kết quả hàng hoạt động và xét thi đua, khen thưởng.
Ví dụ: Văn phòng hành chính của trường đại học Tài chính Marketing có thể thu thập,
tổng hợp, phân tích thông tin từ các nguồn để tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trường
về chế độ, chính sách, …cho người lao động, cán bộ giảng viên trong trường

2. Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp: Xây dựng
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện
các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi
công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…

Ví dụ: Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ
và Thủ tướng Chính phủ.

3. Chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quản, đơn vị không thể thiếu các điều
kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu
quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.

Ví dụ: Khi công ty có cuộc họp, thì văn phòng chính là nơi cung cấp phòng họp, bàn
ghế, loa mic, các điều kiện vật chất khác phục vụ cuộc họp.

Câu 05. Cho biết những qui định chung về soạn thảo văn bản.

Nội dung văn bản là phần quan trọng nhất trong văn bản ( đặc biệt đối với các
văn bản quản lý nhà nước thì nội dung càng quan trọng). Khi soạn thảo văn bản phải
đặc biệt chú ý các quy định về nội dung văn bản:

1. Nội dung văn bản phải phù hợp với quy định văn bản của cơ quan nhà nước và
không trái với quy định trong văn bản của cơ quan cấp trên, văn bản quy phạm pháp
luật trái với hiến pháp và trái với văn bản luật ... phải được cơ quan nhà nước thẩm
quyền bãi bỏ hoặc định chỉ việc thi hành.

2. Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức: nếu không sẽ không có giá trị pháp lý.

3. Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định: đối với văn bản quy phạm
pháp luật, thẩm quyền soạn thảo và ban hành của cơ quan quản lý nhà nước đã được
phân định rõ nhằm tránh việc chồng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cần quản lý. Đối với văn
bản thông thường, các cơ quan doanh nghiệp có thể ban hành để phục vụ cho công
việc quản lý, điều hành, giao dịch.
4. Văn bản phải được đảm bảo tính khả thi: nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp
với một nội dung và vấn đề mà lĩnh vực văn bản đó điều chỉnh.
5. Văn bản phải được trình bày bằng phong các ngôn ngữ hành chính công vụ: đây là
phong cách dùng trong lĩnh vực luật pháp và quản lý nhà nước.

Câu 06. Anh/Chị hãy trình bày khái niệm và cách phân loại văn bản.

Khái niệm: Có nhiều các định nghĩa về văn bản.

- Theo nghĩa rộng: văn bản là một phương tiện để ghi tin và truyền đạt các
thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng 1 ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định.

- Theo nghĩa hẹp: văn bản là các tài liệu, giấy tờ đc sử dụng trong hoạt động
của các cơ quan, các đoàn thể, các tổ chức xã hội (nghĩa phổ biến).

Tóm lại văn bản nói chung là 1 phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay kí hiệu) nhất định.

Ví dụ: Giáo trình quản trị văn phòng (nghĩa rộng), thông báo thu học phí (nghĩa hẹp)

Phân loại theo tính pháp lý:

 Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản luật
- Văn bản dưới luật.
 Văn bản hành chính
- Văn bản hành chính cá biệt
- Văn bản hành chính thông thường.
 Văn bản tư pháp
- Văn bản của Cơ quan điều tra
- Văn bản của Viện kiểm soát
- Văn bản của Toà án.
Câu 07. Khái niệm công văn và trình bày phương pháp soạn thảo công văn.

a. Khái niệm. Công văn là hình thức văn bản hành chính đc dùng phổ biến trong các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đây là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà
nước với cấp trên, cấp dưới và công dân

b. Phương pháp soạn thảo công văn

Kết cấu của 1 công văn thường gồm 3 phần:

Phần 1: Viện dẫn vấn đề: nêu rõ lí do tại sao viết công văn, có thể giới thiệu
tổng quát nội dung, làm rõ mục đích, yêu cầu của vấn đề nêu ra

Phần 2: Nội dung. Tùy theo từng loại công văn mà lựa chọn cách viết. Văn
phong phải phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan
điểm dựa theo nguyên tắc:

+ Công văn đề nghị thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị

+ Công văn từ chối thì cần sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên an ủi

+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ ghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự
nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra hậu quả nếu công việc ko hoàn thành kịp thời

+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình dù đúng hay sai cũng phải mềm dẻo, khiêm
tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng để đề nghị xác minh kiểm tra

Phần 3: Kết thúc: phần này chủ yếu nhấn mạnh chủ đề, xác định trách nhiệm
thực hiện các yêu cầu. Nếu là công văn đề nghị thì cần viết thêm lời cảm ơn chân
thành để tỏ rõ lịch sự

Câu 08. Trình bày khái niệm hợp đồng kinh tế. Khi soạn thảo hợp đồng kinh tế cần lưu
ý những gì?

a. Khái niệm: Hợp đồng kinh tế là sự thỏa thuận bằng văn bản, tài liệu giao dịch giữa
bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa dịch vụ, nghiên cứu,
ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh
với sự quy định rõ rang quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế
hoạch của mình
b. Khi soạn thảo hợp đồng kinh tế, cần lưu ý:

- Đặc điểm của hợp đồng kinh tế: Chủ thể, hình thức của hợp đồng kinh tế, mục đích
của hợp đồng kinh tế là kinh doanh

- Ngôn ngữ của hợp đồng kinh tế: Từ ngữ sử dụng phải chính xác, cụ thể và đơn
nghĩa; chỉ sử dụng từ thông dụng, không dùng tiếng địa phương, tiếng lóng, không tùy
tiện ghép chữ, thay đổi từ ngữ, pháp lý, không dùng thừa từ, không tùy tiện dùng chữ:
v.v… hoặc dấu…; văn phạm nghiêm túc dứt khoát, ngắn gọn, đủ ý; ngôn ngữ của hợp
đồng mua bán hàng hóa quốc tế, định nghĩa các khái niệm trong hợp đồng

- Nội dung của hợp đồng kinh tế: Đầy đủ, chính xác, rõ ràng…

Câu 09. Khái niệm báo cáo và trình bày phương pháp viết báo cáo.

a. Khái niệm. Báo cáo là một hình thức văn bản nhằm phản ánh hoạt động quản lý trên
các lĩnh vực cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,
dùng để đánh giá kết quả hoạt động của một phong trào, một vấn đề, vụ việc…

b. Phương pháp viết báo cáo

Viết báo cáo phải tuân theo quy trình soạn thảo. Về nội dung, phải xác định
được mục đích, yêu cầu; thường kỳ hay bất thường; sơ kết hay tổng kết…Nội dung
thường bao gồm 3 phần chính:

+ Phần mở bài: nhiệm vụ chức năng của cơ quan đơn vị; điều kiện, hoàn cảnh
có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các nhiệm vụ đấy.

+ Phần nội dung: đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc hiện tượng xảy ra; phải
có số liệu, tình hình để mô tả sự vật hiện tượng, kiểm điểm đánh giá những công việc
chủ yếu đã làm được và chưa làm đươc, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân

+ Phần kết luận: nêu những phương hướng nhiệm vụ chính để tiếp tục giải
quyết, các biện pháp tổ chức thực hiện, kiến nghị với cấp trên về các vấn đề có liên
quan.
Câu 10. Trình tự công việc cần làm để giải quyết văn bản đến.

Bước 1: Kiểm tra và phân loại

Bước 2: Mở phong bì văn bản

Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Bước 4: Trình xem

Bước 5: Vào sổ công văn đến

Bước 6: Chuyển giao văn bản

Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn

Câu 11. Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

- Phương pháp 1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự

1. Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.

2. Hồ sơ hỗn hợp

3. Hồ sơ cùng một tên

Đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm
soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không

- Phương pháp 2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề,
chủ đề.

Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được đặt
chủ đề là động sản, trong nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như nhóm đất,
nhóm nhà…

Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống
hồ sơ

- Phương pháp 3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

Đối với phương pháp này, các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh,
thành phố, quận huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
Phương pháp này dễ hiểu; và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

- Phương pháp 4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và sử
dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ
là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó

Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt mã số là NS-2020

Phương pháp sắp xếp theo số, mã sỗ giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với
các hồ sơ, tài liệu đã được đánh số

- Phương pháp 5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…

2. Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian này rất tiện lợi và tiết kiệm được không
gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.

Câu 12. Trình bày các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng.

- Bước 1. Thu thập thông tin về nhà cung ứng: thu thập thông tin tên nhà cung cấp, địa
chỉ, sản phẩm/dịch vụ, giá cả, uy tín, chất lượng, phương thức thanh toán…

- Bước 2. Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu

- Bước 3. Lập tiêu chí đánh giá: xác định các tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung
cấp như chất lượng, giá cả, uy tín, phương thức thanh toán, chăm sóc khách hàng…

- Bước 4. Tiến hành đánh giá nhà cung ứng: dùng phương pháp cho điểm có trọng số,
hoặc phương pháp chuyên gia

- Bước 5. Lập danh sách nhà cung ứng chính thức, trình lãnh đạo phê duyệt.

Câu 13. Đối với tài sản, trang thiết bị văn phòng có giá trị cao, nhà quản trị cần làm gì
đề quản lý quá trình mua sắm, sửa chữa?

Bước 1. Xác định mục đích

- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp
- Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả.
- Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.
- Bước 2. Định kỳ, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài
sản lập nhu cầu mua sắm, sửa chữa.

- Bước 3. Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu
đột xuất từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng
của tài sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua
sắm, sửa chữa và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế toán để kiểm
soát dự toán và phương án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt. Căn cứ vào dự
toán ngân sách đã được duyệt, phòng chức năng sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm,
sửa chữa tài sản, thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng và trình hội
đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm.

- Bước 4. Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao.

Câu 14. Tại sao phải xây dựng quy trình lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn
phòng?

- Giúp đánh giá, lựa chọn được nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng phù hợp;

- Giúp tài liệu hóa một cách rõ ràng các hành động cần tiến hành để lựa chọn nhà cung
cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng;

- Giúp thông đạt dễ dàng, giúp nhân viên thực hiện công việc thuận lợi;

- Là tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

Câu 15. Nêu các biện pháp quản trị thời gian.

Mỗi người nói chung và mỗi nhà quản trị nói riêng cần biết tổ chức một thời
gian làm việc một cách khoa học và tiết kiệm. Có các biện pháp quản trị thời gian như
sau:

1. Các công cụ hoạch định thời gian biểu

+ Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày

+ Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là các công cụ giúp ghi nhớ việc phải làm.

+ Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: giúp ghi chép những việc cần làm trong từng
ngày trong tháng

2. Tiết kiệm thời gian thư tín

 \

3. Tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng máy đọc hay máy ghi âm

4. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

5. Tiết kiệm thời gian tiếp khách

6. Tiết kiệm thời gian gọi, trả lời điện thoại

Cần nói ngắn gọn, súc tích; phân công cho người khác gọi, nghe nếu có thể...

7. Tiết kiệm thời gian hội họp

Buổi họp cần: có mục đích rõ ràng, có sự chuẩn bị trước, có sự phối hợp các bộ
phận liên quan...

8. Sắp xếp chỗ làm việc khoa học

Để ko mất thời gian tìm kiếm, cũng như không làm phân tâm khi làm việc

Câu 16. Hãy cho biết khái niệm lễ tân và vai trò của công tác lễ tân. Lấy ví dụ minh họa.

a. Khái niệm

Lễ tân được hiểu một cách chung nhất là tổng hợp các hoạt động được diễn ra
trong quá trình tiếp xúc, trao đổi, làm việc giữa các đối tác, tổ chức, cá nhân trong nội
bộ một nước hoặc giữa các nước.

Lễ tân là hoạt động diễn ra ở mọi lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia
như chính trị, kinh tế, quốc phòng, văn hóa xã hội…

b. Vai trò công tác lễ tân

+ Công tác lễ tân được tổ chức tốt giúp tiết kiệm thời gian cho người lãnh đạo.
(Theo một nghiên cứu, thời gian tiếp khách của một giám đốc công ty kinh doanh
chiếm tới 20% tổng số thời gian làm việc)

+ Tổ chức tốt công tác lễ tân giúp tạo ấn tượng đẹp, gây cảm tỉnh với khách. Là
cơ sở quan trọng tạo thuận lợi trong quan hệ công tác, đặc biệt là kinh doanh.

+ Công tác lễ tân tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động đối
ngoại. Đây vừa là công cụ chính trị, vừa là phương tiện thực hiện các nguyên tắc cơ
bản của luật pháp quốc tế của từng quốc gia. Thông qua hoạt động này, các quyền tự
do bình đẳng của các quốc gia, các đối tác được bảo đảm.
 + Trong thực tiễn, nhiều việc đã được giải quyết tốt, nhiều khó khăn đã được
vượt qua bằng cách vận dụng tốt các thể thức của lễ tân

Ví dụ: Một trong những công việc quan trọng của lễ tân là đón khách, làm tốt công tác
này với một phong cách chuyên nghiệp, một thái độ tôn trọng, lịch thiệp... sẽ tạo được
ấn tượng tốt của khách với tổ chức.

Câu 17. Trình bày các nguyên tắc ĐỂ tổ chức các cuộc họp?

1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo

2. Không để cuộc họp kéo dài

3. Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp

4. Nên họp đúng giờ

5. Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn

6. Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp

7. Gặp gỡ sau buổi họp

Câu 18. Anh/Chị cho biết các công cụ hoạch định thời gian biểu?

Các công cụ hoạch định thời gian biểu:

+ Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày: Đây là phương tiện để lập kế hoạch.
Nhà quản trị cũng như thư ký cần lên lịch thời gian biểu công tác, quyết định xem nên
đặt trọng tâm vào công việc nào, công việc nào làm trước, công việc nào sau; kèm theo
các ô kiểm tra xem đã làm chưa, tránh lãng phí thời gian vào việc vụn vặt.

Cần lưu ý: Một khi đã lên lịch, phải tuân theo một cách chặt chẽ và việc lên lịch
phải là các hoạt động thường nhật.

+ Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là các công cụ giúp ghi nhớ việc phải làm.

Mỗi người cần: Cập nhập kế hoạch làm việc của mình; Xếp những vấn đề quan
trọng lên đầu, đánh số theo thứ tự thời gian thực hiện như thế nào là tốt nhất; thực hiện
theo thời gian đã sắp xếp, không dùng nguyên tắc “việc nhỏ làm trước”; không ôm
đồm công việc, phải phân công cho người khác.
 + Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: giúp ghi chép những việc cần làm trong từng
ngày trong tháng. Công việc được ghi chép vắn tắt trên một phiếu nhỏ, đặt trong một
hộp hồ sơ thẻ nhật ký. Các hồ sơ giải quyết theo từng ngày trong tháng được đựng
trong các bìa có ghi từng ngày có thể trong tháng.

Câu 19. Trình bày các bước để tổ chức hội nghị trang trọng.

- Bước 1. Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu của hội nghị (Why); nội dung cần giải
quyết (What); giải quyết như thế nào (How); thành phần tham dự (Who); thời gian tiến
hành (When); địa điểm tổ chức (Where).

- Bước 2. Tổ chức thực hiện: Lựa chọn ngày tháng tổ chức sao cho thuận tiện; chuẩn
bị hồ sơ; soạn thảo lịch trình nghị sự; đặt phòng và sắp xếp dịch vụ ăn uống; thông báo
mời các thành viên tham dự; sắp xếp tài liệu và chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn; ghi biên
bản và theo dõi.

- Bước 3. Kiểm soát đánh giá hiệu quả: xem xét mục tiêu, đo lường kết quả và đưa ra
những điều chỉnh cần thiết.

Câu 20. Hãy cho biết trong quá trình tổ chức hội nghị:

a. Tầm quan trọng của các bài phát biểu

Trong các hoạt động chính thức, phát biểu có vị trí quan trọng mang tính chất
trọng thể thu hút sự chú ý của các đại biểu. Ngay trong bữa tiệc chiêu đãi, khách biết
rằng họ được mời dự ít nhiều có đóng góp vào sự phát triển quan hệ giữa hai bên và họ
có thể đánh giá chất lượng của mối quan hệ này qua lời phát biểu của vị chủ trì buổi
tiệc. Căn cứ vào lời phát biểu đó họ sẽ phản ứng cùng các khách mời khác, hiểu được
quan hệ của người khác và điều chỉnh chính sách của cơ quan hay doanh nghiệp mà họ
đại diện.

Phát biểu đôi khi còn bao hàm ý nghĩa tôn trọng hay vinh dự, cam kết tham gia
hoặc tổng kết một hoạt động như nhân dịp trao huân chương, cắt băng khánh thành…
Như vậy sẽ tôn thêm phần quan trọng của sự kiện.

b. Các nguyên tắc khi chọn người phát biểu và trình tự sắp xếp các bài phát biểu

Nguyên tắc 1: Người nắm giữ vị trí ít quan trọng hơn cả trong quan hệ thứ bậc sẽ phát
biểu đầu tiên trong khi phần kết thúc sẽ do người giữ trọng trách cao nhất đảm nhận.
Nguyên tăc 2: Người chủ lễ là người tiếp đón nên sẽ là người phát biểu đầu tiên, tiếp
theo là lời đáp lễ của vị khách mời

Nguyên tắc 3: Mỗi cơ quan, tổ chức chỉ cần 1 người đại diện đứng lên phát biểu.
Nguyên tắc 4: Việc sắp xếp trình tự phát biểu trong 1 buổi lễ cũng như tạo dựng 1
cuộc đối thoại trong đó mỗi bài phát biểu là 1 phần của tổng thể, liên kết chặt chẽ với
nhau và cùng phục vụ cho nội dung chính của buổi lễ

Câu 21. Để tổ chức tốt chuyến công tác, nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải
làm gì?

- Bước 1. Xác định mục đích các chuyến công tác: Các chuyến đi công tác phải có
mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác. Thông
thường, các chuyến công tác nhằm thực hiện các nhiệm vụ như nắm tình hình thực tế,
học tập kinh nghiệm đối tác, tìm cơ hội hợp tác…

- Bước 2. Lập kế hoạch chuẩn bị: chuẩn bị tài liệu, vật dụng, kinh phí, phương tiện di
chuyển, nơi lưu trú…Xác định trách nhiệm của các thành viên trong đoàn công tác.

- Bước 3. Lập lịch trình công tác: thời gian, địa điểm làm việc, nội dung công việc,
thành phần tham dự

- Bước 4. Kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch, kịp thời điều chỉnh những sai lệch.

Câu 22. Trình bày nội dung công việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác.

Trong bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào; cán bộ, chuyên viên thường có các
chuyến đi công tác. Người trợ lý hay thư ký phải biết hoạch định, sắp xếp cho chuyến
đi. Kế hoạch chuyến đi bao gồm các hoạt động sau đây:

1. Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác.

- Xác định mục đich, Nội dung.,Số lượng người tham gia, Các địa điểm đến.
Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc.,Phương tiện đi lại. Các cuộc gặp gỡ, trao đổi tọa
đàm...

2. Giải quyết các thủ tục giấy tờ

Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:

- Giấy giới thiệu cho chuyến đi công tác, Giấy đi đường.

 - Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị...

3. Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn

Tùy theo địa điểm và thời gian công tác, lựa chọn các phương tiện giao thông
cho phù hợp và tiết kiệm.

Thư ký phải nắm được đầy đủ và chính xác các thông tin, các phương tiện giao
thông nơi đoàn đến công tác như:

4. Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn, nghỉ và làm việc cho đoàn.

5. Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn

- Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn.

- Các tài liêụ hướng dẫn nghiệp vu, các sách tham khảo có liên quan.

6. Chuẩn bị kinh phí

- Tiền tàu xe đi lại, Tiền ăn, nghỉ trong suốt chuyến đi.

- Tiền lệ phí khi giải quyết thủ tục hành chính, Tiền đóng góp cho hội thảo
hoặc hội nghị, Một số chi phí khác như: thuốc men, chiêu đãi, dự phòng...

7. Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà

- Thông báo về thời gian thủ trưởng vắng mặt.

- Thủ trưởng phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở nhà.

- Những việc khác như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc hợp đã ấn định trong
thời gian thủ trưởng vắng mặt.

8. Kiểm tra chuyến đi phút chót

Câu 23. Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty cổ phần Thanh Minh,
chuyên hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn - nhà hàng, bạn phải quản lý
những hồ sơ sau:

- Lịch công tác tuần, tháng, từ năm 2018 đến nay

- Các văn bản: thông báo, công văn đi, công văn đến từ năm 2018 đến nay

- Các hợp đồng cung cấp dịch vụ với đối tác từ năm 2018 đến nay
- Hợp đồng mua bán các mặt hàng: thực phẩm khô, thực phẩm tươi, thức uống từ năm
2017 đến nay

- Bảng báo giá các mặt hàng: thực phẩm tươi, thực phẩm khô, thức uống từ năm 2017
đến nay.

Hãy cho biết cách thức lưu trữ những hồ sơ trên.

Trả lời

Bước 1. Phân loại theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ hành chính (lịch tuần, thông báo,
công văn…), hồ sơ kinh doanh (bảng giá, hợp đồng)

Bước 2. Sắp xếp theo chủ đề, kết hợp với phương pháp sắp xếp theo thời gian, theo mã
số

- Lịch công tác năm 2018  tháng  tuần

- Thông báo năm 2018  tháng  số 01/TB-PKD

- Công văn đi năm 2018  tháng  số 01/X-VP

- Công văn đến năm 2018  tháng  số 01/Y-VP

- Hợp đồng CCDV năm 2017  Tháng số 01/HĐDV-P.KD

- Hợp đồng MB thực phẩm khô năm 2017  Tháng số 01/HĐMB-P.KD

- Bảng báo giá thực phẩm khô năm 2017  nhà cung cấp Tháng BG

Câu 24. Giả sử bạn là nhân viên phòng hành chính của cty A chuyên kinh doanh bán
lẻ hàng tiêu dùng. Công ty có quy mô khoảng 100 người. Vào ngày 27 hàng tháng, bạn
nhận được đề xuất yêu cầu văn phòng phẩm của các phòng ban gửi đến. Đề xuất văn
phòng phẩm của các phòng ban đều nằm trong định mức khoán, riêng đề xuất văn
phòng phẩm của phòng kinh doanh là vượt định mức khoán. Bạn hãy xử lý công việc
trên?

Trả lời

- Nhận các đề xuất, kiểm tra tính hợp lệ.

- Rà soát lại định mức khoán văn phòng phẩm theo tháng của từng phòng ban, ghi chú
lại đề xuất văn phòng phẩm của phòng kinh doanh thuộc loại chưa phù hợp.
- Chuyển đề xuất lại cho phòng kinh doanh, đề nghị chỉnh sửa cho phù hợp với định
mức khoán.

- Trình trưởng phòng hành chính duyệt đề xuất văn phòng phẩm.

- Tổng hợp nhu cầu văn phòng phẩm cho các phòng ban.

- Tiến hành cấp phát văn phòng phẩm, vào sổ cấp phát.

- Cập nhật tồn kho văn phòng phẩm.

- Cập nhật và lưu hồ sơ cấp phát trong tháng.

Câu 25. Công ty Việt phát có trụ sở tại Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu dùng
các loại. Ban lãnh đạo công ty dự định tổ chức cho tất cả nhân viên văn phòng tham dự
lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng tại trường ĐH Tài chính - marketing, địa điểm học
tại Tân Bình, TPHCM. Để thuận tiện cho việc tham dự của các nhân viên, công ty sẽ
phối hợp với trường Đại học Tài chính - marketing chia thành 2 đợt học dự tính vào
tháng 9 và tháng 11 năm 2021, mỗi đợt kéo dài 2 tuần, mỗi tuần học 3 buổi, sau giờ
hành chính.

Với tư cách là trưởng phòng Hành chính tổ chức, Anh/Chị hãy viết một bản kế
hoạch cho sự kiện này (chỉ viết phần công tác chuẩn bị). Anh/Chị có thể đưa thêm các
giả định phù hợp.

Công ty Việt Phát

Bảng phân công công việc đợt 1 tháng 9/2021

STT Công việc Người thực Người quản Thời gian thực hiện
hiện lý

1 Chọn địa điểm đào Nguyễn X Trần Y Xx/6/2021

tạo, phối hợp thiết
kế chương trình

2 Thông báo chương Nguyễn Nam Trần Y Xx/8/2021

trình, tổng hợp nhu
cầu đào tạo
3 Lập thời khóa biểu Hoàng Hà Trần Y Xx/8/2021

4 Dự trù kinh phí Trần Y Đoàn An Xx/8/2021

5 Chuẩn bị tài liệu, Hoàng Hà Đoàn An Xx/9/2021

thiết bị hỗ trợ (nếu
có)

6 Giám sát, đánh giá Hoàng Hà Đoàn An Xx/9/2021

kết quả đào tạo

7 Báo cáo tổng kết Vũ Nam Vũ Nam Xx/10/2021

chương trình

Câu 26. Giả sử Anh/Chị là nhân viên hành chính thuộc phòng hành chính tổng hợp của
công ty cổ phần Hải Thanh tại Thành phố Hồ Chí Minh. Trong ngày 15/4/2021,
Anh/Chị nhận được những yêu cầu sau:

- Nhân viên phòng kinh doanh gọi điện thoại báo 1 máy tính để bàn bị hư hỏng, đề
nghị kiểm tra, sửa chữa ngay trong ngày;

- Nhân viên phòng bảo vệ báo 1 máy bộ đàm mới mua bị lỗi

- Nhân viên phòng kế toán gọi điện yêu cầu cấp thêm 10 gram giấy in khổ A4 loại 70
do nhu cầu tăng đột xuất, ngoài kế hoạch văn phòng phẩm dự kiến trong tháng của
phòng.

Hãy xử lý công việc trên.

- Yêu cầu phiếu đề xuất sửa chữa có xét duyệt của lãnh đạo phòng kinh doanh  trình
trưởng phòng hành chính xét duyệt  liên hệ bộ phận sửa chữa  tiến hành sửa chữa
 theo dõi sữa chữa  nghiệm thu  bàn giao  lưu hồ sơ

- Yêu cầu phiếu đề xuất văn phòng phẩm đột xuất có xét duyệt của lãnh đạo phòng kế
toán  trình trưởng phòng hành chính xét duyệt  liên hệ bộ phận văn phòng phẩm
 tiến hành cấp phát  theo dõi cấp phát  lưu hồ sơ

Câu 27. Giả sử bạn là thư ký phòng kinh doanh của công ty A, vào thứ 6 của tuần hiện
tại, bạn nhận được thông tin công tác của tuần sau gồm:
- Sáng thứ hai: họp giao ban toàn thể nhân viên phòng kinh doanh, sau đó trưởng
phòng kinh doanh có cuộc họp quan trọng với ban giám đốc vào lúc 9 giờ.

- Sáng thứ 3: Nhóm bán hàng B họp triển khai kế hoạch bán hàng tháng 4/2021

- Sáng thứ 4: Trưởng phòng, phó phòng và các trưởng giám sát bán hàng họp bàn kế
hoạch tổ chức hội nghị tri ân khách hàng năm 2021

- Sáng thứ 5: trưởng phòng gặp đối tác quan trọng

- Sáng thứ 6: Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Lập bản kế hoạch công tác tuần cho phòng kinh doanh (sinh viên có thể đưa giả
định phù hợp)?

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC TUẦN 13 NĂM 2021

Bộ phận: phòng kinh doanh
(Từ ngày 22/3 đến ngày 28/3 )

Thứ ngày Nội dung Chủ trì Giờ bắt Địa điểm Thành Ghi
công tác đầu-Kết phần chú
thúc
Thứ 2 -Họp giao Trưởng 7h - 8 giờ P.KD Toàn thể
22/3 ban p.KD NV P.KD
-Họp lãnh GĐ Ban lãnh
đạo 9 giờ P.họp đạo
Thứ 3 Triển khai Trưởng y- Z giờ P.KD Nhóm bán
23/3 KH bán p.KD hàng B
hàng
Thứ 4 KH tổ Trưởng X - Y giờ P.KD Ban lãnh
24/3 chức hội p.KD đạo P.KD
nghị tri ân
khách hàng
Thứ 5 Gặp đối tác Trưởng X - Y giờ P.KD Trưởng
25/3 A p.KD P.KD, đối
tác

Thứ 6 Tổ chức Ban Lãnh X - Y giờ Khách

26/3 hội nghị tri đạo mời, Nhân
ân khách viên p.KD
hàng

Câu 28. Công ty TNHH An Phước có trụ sở tại Tp.HCM, chuyên kinh doanh hàng tiêu
dùng các loại.
 Ban lãnh đạo công ty dự định tổ chức buổi lễ kỷ niệm 10 năm thành lập công ty
vào ngày 29/5/2021.

Với tư cách là trưởng phòng Hành chính nhân sự, Anh/Chị hãy lên lịch chương
trình cho buổi lễ? (Anh/Chị có thể đưa các giả định phù hợp)

Những công việc cần chuẩn bị

STT Công việc Người thực Người quản Thời gian thực
hiện lý hiện

1 Chuẩn bị tài liệu xx/5/2021

2 Chuẩn bị giấy tờ xx/5/2021

3 Lập danh sách vật xx/5/2021

dụng cần mang theo

4 Chuẩn bị kinh phí xx/5/2021

5 Chuẩn bị nơi ăn, xx/5/2021

chốn ở

6 Chuẩn bị phương xx/5/2021

tiện di chuyển

7 Lập lịch trình xx/5/2021

chuyến đi

8 Lập kế hoạch làm xx/5/2021

việc

9 Báo cáo tổng kết xx/5/2021

Câu 29. Lựa chọn nhà cung cấp bằng Phương pháp cho điểm có trọng số

Câu 30. Tìm lỗi của công văn.

-----HẾT-----