CHƯƠNG 3

7. Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
Phân loại theo chức năng của hồ sơ:
Hồ sơ tác nghiệp: gồm những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động tác nghiệp cụ thể
như hồ sơ phục vụ hoạt động kinh doanh, hồ sơ kế toán tài chính…Ví dụ: hợp đồng
mua bán…
Hồ sơ hành chính: gồm những văn bản hành chính trong doanh nghiệp. Ví dụ: biên
bản, công văn, thư từ giao dịch…
Hồ sơ nguyên tắc: gồm các bản điều lệ, các quy định nghiệp vụ, bản sao các văn bản
pháp quy.
Hồ sơ nhân sự: gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.
Ví dụ: lý lịch, khen thưởng, quá trình đào tạo, đề bạt nhân sự.
Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau nhằm phục vụ cho nghiên cứu.
Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận
Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: các quyết định, công văn, biên bản, tờ
trình…
Hồ sơ về tổ chức nhân sự: hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các quyết định
khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp…
Hồ sơ về hoạt động sản xuất: các kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn kho,
các phiếu xuất nhập kho…
Hồ sơ kinh doanh: các hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá…
Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: các bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ
thuật, quy trình công nghệ…
Hồ sơ về tài chính kế toán: các văn bản pháp quy, các bản báo cáo tài chính, chứng từ
sổ sách kế toán…
8. Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương
pháp. Cho ví dụ minh họa
Sắp xếp theo vần, mẫu tự
- Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp theo vần A, B, C.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ sắp xếp theo từng giai đoạn.
- Sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt.
Ưu điểm: là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng
kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
Nhược điểm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau. Khi hệ thống quá lớn
thì việc truy lục sẽ mất thời gian và công sức.
Ví dụ: mẫu tự T sẽ được xếp chung: Thư từ - Tờ trình – Thống kê…
Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Theo phương pháp này các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề,
chủ đề.
Ưu điểm: tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ, truy cập hệ
thống hồ sơ nhanh chóng.
Nhược điểm: phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.
Ví dụ: Những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được đặt chủ
đề là động sản, trong nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như nhóm đất,
nhóm nhà...
Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Đối với phương pháp này, các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh,
thành phố, quận huyện.... Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
Ưu điểm: cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây
cản trở nhau, dễ hiểu và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
Nhược điểm: đòi hỏi người sử dụng phải hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có liên
quan, cần phải có các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập.
Ví dụ: Trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh: quận 1, quận 2, quận 3,…
Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số
Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và
sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các
chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
Ưu điểm: phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã được đánh
số, nhận diện hiệu quả các đề mục. Phương pháp này cũng giúp mở rộng hệ thống lưu
trữ dễ dàng, mang lại sự bảo mật.
Nhược điểm: tốn một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục, mất thời gian để tiến
hành mã hoá và xây dựng các chỉ mục, đồng thời trong quá trình mã hoá sẽ khó tránh
khỏi sai sót.
Ví dụ: hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt mã số là NS-2020
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
Hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm...
Ưu điểm: tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh
gọn.
Nhược điểm: đòi hỏi xây dựng các chỉ mục, nếu không kết hợp với các phương pháp
khác như sắp xếp theo số, mã số…thì khó mở rộng hệ thống lưu trữ.
Ví dụ: Hồ sơ của quý 1, quý 2, quý 3 năm 2022
9. Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến:
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn (bưu điện, qua máy fax…),
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được
chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có),…đối với văn bản mật đến phải kiểm tra,
đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không còn nguyên vẹn hoặc được chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi trên bao bì, phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong
cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho
nơi nhận.
Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản
trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật mang bí
mật nhà nước đến mà bì trong có dấu Chỉ người có tên mới được bóc bì thì văn thư
vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì.
Đóng dấu Đến, ghi sổ và ngày đến:
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu Đến; ghi số
đến và ngày đến. Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với
văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và
làm thủ tục đóng dấu Đến.
Với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu
Đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.
Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, khi nhập văn bản vào sổ theo dõi
văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đối với văn bản mang tính bí
mật Nhà nước thì văn thư phải vào một sổ theo dõi riêng.
Trình văn bản đến:
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem
xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm
quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào số đăng ký
văn bản đến, số đăng ký đơn, thư hoặc vào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ
liệu văn bản đến.
Chuyển giao văn bản đến:
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý
kiến của người có thẩm quyền.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư
cũng phải đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã
nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
QUẢN LÍ VĂN BẢN ĐI
BƯỚC 1: Kiểm tra lại văn bản
- Kiểm tra các phần và thể thức của văn bản
- Nếu phát hiện có sai sót thì báo vứoi người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung,...
Bước 2: Vào sổ đki văn bản đi
- Cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ vào từng cột, mục các thông số quan trọnh như:
số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…
- Không viết bằng bút chì, dập xoá hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng
- Không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ vb đi. Nếu số lượng vb nhiều thì lập sổ
riêng cho từng loại vb
Bước 3: Chuẩn bị bì thư
Bì thư đựng vb có thể dùng nhiều loại khác nhau , nhưng ko vượt quá kích thước do
bưu điện quy định. Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài ko thấy rõ chứ bên trọng
vb , nếu bị ướt không mủn
- Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt. phải kiểm tra kĩ các chi tiết sau:
+ Ghi đầy đủ tên cơ quan( in sẵn) , ghi cụ thể số, kí hiệu của từng vb ở góc trái
+ Chữ “ KÍNH GỬI” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính

1.1. Khái niệm hoạch định chiến lược

 1.2. Phân tích tiến trình hoạch định triển khai
Mô hình chiều ngang F.David là một mô hình hoạch định chiến lược toàn diện, bao gồm
đầy đủ các giai đoạn cần thiết. Mô hình này có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp ở
mọi quy mô và ngành nghề.
Hình: Mô hình chiều ngang F.David
Mô hình này được chia thành 3 giai đoạn chính: Hoạch định, thực thi và đánh giá chiến
lược.
1.2.1. Giai đoạn hoạch định
Giai đoạn hoạch định là giai đoạn đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình hoạch định
chiến lược.
1.2.1.1. Xác định tầm nhìn và sứ mệnh
Tầm nhìn là bức tranh tổng thể về tương lai mà tổ chức muốn đạt được. Sứ mệnh là lý do
tồn tại của tổ chức.
=> Xác định tầm nhìn và sứ mệnh là bước đầu tiên trong quá trình hoạch định chiến
lược, giúp tổ chức xác định mục tiêu chung và định hướng hoạt động của mình.
1.2.1.2. Phân tích môi trường
Là quá trình đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng
đạt được mục tiêu của tổ chức.
 Môi trường bên trong: bao gồm các nguồn lực, năng lực và giá trị của tổ chức,...
để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức
 Môi trường bên ngoài: bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị và công
nghệ,... nhằm xác định những cơ hội và thách thức của doanh nghiệp.
1.2.1.3. Xác định mục tiêu
Là những mục tiêu tổng quát, dài hạn mà doanh nghiệp muốn đạt được trong một
khoảng thời gian nhất định.
Mục tiêu cần được xác định rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có tính khả thi và
phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.
1.2.1.4. Lựa chọn chiến lược
Là quá trình xem xét và lựa chọn các chiến lược phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn, mục
tiêu và môi trường của tổ chức.
1.2.2. Giai đoạn thực thi
Giai đoạn thực thi là giai đoạn chuyển đổi các chiến lược thành các hành động cụ thể.
1.2.2.1. Xây dựng chính sách, kế hoạch
Tài liệu chi tiết về các hành động cần thực hiện để thực hiện chiến lược. Kế hoạch thực
thi cần bao gồm các mục tiêu, nhiệm vụ, nguồn lực, thời hạn và trách nhiệm cho từng
hành động.
1.2.2.2. Xây dựng tổ chức thực thi
Là các bộ phận, phòng ban và cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược. Tổ chức
thực thi cần được xây dựng phù hợp với chiến lược và kế hoạch thực thi.
1.2.2.3. Đào tạo và phát triển nguồn lực
Quá trình trang bị cho nhân viên các kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết để thực hiện
chiến lược.
 1.2.3. Giai đoạn đánh giá chiến lược
Giai đoạn xác định xem các chiến lược đã được thực hiện như thế nào và hiệu quả ra sao.
1.2.3.1. Theo dõi và đo lường kết quả
Là quá trình thu thập thông tin về kết quả thực hiện của các chiến lược.
1.2.3.2. So sánh kết quả thực tế với kết quả mong đợi
Xác định mức độ phù hợp giữa kết quả thực tế và mục tiêu chiến lược.
1.2.3.3. Đưa ra điều chỉnh cần thiết
Nếu kết quả thực tế không đạt được mục tiêu chiến lược, cần đưa ra các điều chỉnh cần
thiết cho chiến lược hoặc kế hoạch thực thi.