CHƯƠNG 1

1) Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng.

Khái niệm văn phòng Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là
trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp
giữa tổ chức với bên ngoài.

Các chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt
về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp
giải quyết và xử lý.

- Chức năng giúp việc điều hành:

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.

+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.

+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.

- Chức năng hậu cần: Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc
cho cơ quan.

2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát
các chức năng của quản trị hành chính văn phòng.

Khái niệm quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận
hành tốt, để đạt được mục tiêu của mình.

Các chức năng của quản trị hành chính văn phòng

(1) Hoạch định: đề ra mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện
và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng.

(2) Tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng
nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc.
(3) Lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân
viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đề ra trong kế hoạch.

(4) Kiểm tra: Theo dõi kiểm tra thực hiện công việc văn phòng hàng ngày, hàng
tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho hoạt động văn
phòng đi đúng mục tiêu đã định.

3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng.

Các kỹ năng của nhà quản trị HCVP:

Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính

Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn

Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …

Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ
liên quan…

Vai trò của nhà quản trị HCVP

CHƯƠNG 2

4) Phân tích chức năng Hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng.

Khái niệm

Hoạch định là việc xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các
nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó xác định rõ mục tiêu công việc, các biện
pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị
cá nhân liên quan

Nội dung

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng.
 - Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo
cơ quan.
- Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động

Tác dụng

- Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị văn phòng.
- Làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của cơ quan.
- Là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của
văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá
nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng.

5) Phân tích chức năng Tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng.

Khái niệm

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan
hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện
mục tiêu của tổ chức.

Nội dung

- Thành lập đơn vị làm công tác văn phòng

- Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
làm công tác văn phòng.
- Xác định nhân lực làm công tác văn phòng
- Phân bổ lao động về các tổ chức của văn phòng

Tầm quan trọng

- Giúp NQT hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành suốt
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu
- Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để NQT tác động có hiệu
quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao năng suất.
 - Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực

6) Phân tích chức năng Kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng.

Khái niệm

Kiểm tra là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng
Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những
sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.

Tiến trình

- Thiết lập các tiêu chuẩn

- Đo lường công việc

Tác dụng

- Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị
- Phát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch định
- Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh hướng mục tiêu đã
định
- Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.
- Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể
xảy ra
 CHƯƠNG 3

7) Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa.

 Phân loại theo chức năng của hồ sơ

- Hồ sơ tác nghiệp: hồ sơ phục vụ hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán
tài chính.

- Hồ sơ hành chính: các biên bản, công văn, thư từ giao dịch…

- Hồ sơ nguyên tắc: các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao các văn
bản pháp quy dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày…

- Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong
doanh nghiệp như lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự…

- Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu,
tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp…

 Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận

- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: các quyết định, công văn, biên bản,
tờ trình… hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: bao gồm hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp,
các quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội, trợ cấp…

- Hồ sơ về hoạt động sản xuất: kế hoạch sản xuất, báo cáo sản xuất, tồn kho, các kế
hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho…

- Hồ sơ kinh doanh: hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo
giá…

- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ
thuật, quy trình công nghệ…

- Hồ sơ về tài chính kế toán: văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài chính
kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…
Ví dụ:

Phân loại theo trách nhiệm

Tên hồ sơ
quản lý của từng bộ phận

Hồ sơ thuộc bộ phận - Thông báo nghỉ lễ đã ban hành

hành chính văn phòng - Nội quy lao động

- Thông báo tuyển dụng vừa soạn xong

Hồ sơ về tổ chức nhân sự - Bảng mô tả công việc của nhân viên kinh

doanh

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Hồ sơ kinh doanh - Hợp đồng mua bán đang chờ ký

- Hợp đồng đã ký với đối tác quốc tế

Hồ sơ tài liệu về kỹ thuât Bằng sáng chế sản phẩm

8) Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của
mỗi phương pháp. Cho ví dụ minh họa.

 PP1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự

+ Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sắp xếp theo họ.

+ Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm các tư
liệu.

+ Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.

+ Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên sẽ đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa
hồ sơ có màu khác để phân biệt.

 PP2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

- Các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.

- Khi sắp xếp theo phương pháp này cần lưu một số yêu cầu sau:

+ Tên chủ đề cần đặt cụ thể; không dùng chủ đề mơ hồ;

+ Phải lập một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ
đề, gây khó khăn cho tìm kiếm;

+ Cần sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng
dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ.

 PP3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

Các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận huyện…
Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

- Một số điểm cần chú khi sử dụng phương pháp này là:

+ Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.

+ Cần thiết lập các chỉ mục để tra cứu theo tên, chủ đề.

 PP4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

 Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các
hồ sơ và thường sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dãy số. Bên cạnh đó, có thể sử
dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số, nghĩa là sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó
thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

 PP5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

Các hồ sơ thường phát sinh theo thời gian hoạt động của doanh nghiệp, do
đó có thể căn cứ vào trình tự thời gian phát sinh của hồ sơ để tiến hành sắp xếp.
Theo đó, hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…

Doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp sắp xếp hồ sơ theo chủ đề vì:
Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ
thống hồ sơ; đồng thời giúp việc truy cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng hơn khi
người sử dụng quen thuộc với các chủ đề.
9) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
B1. Kiểm tra và phân loại

 Nếu không thuộc cơ quan/DN của mình thì phải gửi trả lại nơi gửi

 Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản

 Phân loại sơ bộ văn bản:

+ Loại phải vào sổ đăng ký: là những công văn gửi cơ quan, thủ trưởng, lãnh đạo

+ Loại không phải vào sổ đăng ký: thư riêng, sách báo

+ Loại bóc bì: VB ngoài bì đề tên CQ, chức danh thủ trưởng CQ, không có dấu
mật

+ Loại không bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm công văn
gửi Đảng ủy, các đoàn thể và Công văn ngoài bì có ghi rõ tên người nhận.

B2. Mở phong bì văn bản

 Được tiến hành tùy vào quy định cụ thể của mỗi tổ chức

 Văn bản có dấu "hỏa tốc", "thượng khẩn", "khẩn" cần được bóc trước

 Khi bóc không được làm rách văn bản, mất địa chỉ nơi gửi

B3. Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến

Dấu đến có mục đích xác nhận văn bản đã qua văn thư, ghi nhận ngày,
tháng, số văn bản đến

B4. Trình xem

Trình văn bản cho chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xem
xét.

B5. Vào sổ công văn đến

Văn bản cần được vào sổ ngay trong ngày đến.

B6. Chuyển giao văn bản

 Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, chuyển giao văn bản
đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

B7. Theo dõi việc giải quyết công văn

Tất cả văn bản có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về
thời hạn giải quyết.

10) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi.

B1. Kiểm tra lại văn bản

 Kiểm tra các phần và thể thức của văn bản

 Sai sót -> báo cho người có trách nhiệm để sửa chữa, bổ sung

B2. Vào sổ đăng ký văn bản đi

 Ghi rõ ràng, chính xác , đầy đủ vào từng cột, mục các thông số: số, kí hiệu,
ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…

 Tùy theo yêu cầu của cơ quan có thể ghi thêm: người ký , đơn vị ký văn bản,
đơn vị soạn thảo, số lượng soạn thảo…

B3. Chuẩn bị bìa thư

- Bìa thư đựng văn bản có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích
thước do bưu điện quy định. Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ chữ
bên trong VB, nếu bị ướt không mủn.

- Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt.

B4. Chuyển văn bản đi

 VB phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày vào sổ
và đăng kí phát hành.
 VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều phải
vào sổ chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ

B5. Sắp xếp bản lưu văn bản

 Mỗi VB đi phải lưu ít nhất 2 bản. 1 bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở
đơn vị thừa hành, 1 bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần.

CHƯƠNG 4

11) Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc.

Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng

Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản
lý cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng.

Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban

 Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi
vị trí các phòng ban.
 Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau.
 Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh

Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ
cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết.

Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh.

 Nhiệt độ

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người. Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng
lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả
năng tập trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh.

 Ánh sáng

- Các văn phòng cần được thiết kế cửa sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng mặt trời dễ
dàng nhất.
- Trong việc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm đến
50% công suất đèn. Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh
sáng càng cao.

 Màu sắc.

Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của
cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần
của nhân viên.

 Âm thanh

Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí. Nếu tiếng động cứ liên tục và
lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh. Biện pháp giải quyết tiếng động
thường xảy ra trong cơ quan như sau:

- Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại.

- Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu.

- Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm.

Năm: Không gian văn phòng mở

- Hạn chế sử dụng văn phòng riêng: chiếm nhiều diện tích, chi phí tăng…
- Sử dụng vách ngăn: Thay vì bố trí nhiều phòng riêng, các công ty thường bố
trí các vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện
hoặc giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc.
12) Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên.
Không gian đóng
Văn phòng truyền thống với
không gian kín, các phòng làm
Khái việc sẽ được bố trí thành từng
niệm phòng riêng biệt, sử dụng bức
tường hoặc vách ngăn để ngăn
cách.
- Tính riêng tư, không gian cá
nhân cao.
- Đảm bảo tính bảo mật
Ưu - Đảm bảo sự yên tĩnh trật tự,
điểm đặc biệt đối với những công
việc cần có sự tập trung tư
tưởng.
Nhượ - Chiếm nhiều diện tích.
c điểm - Nhân viên có thể không sử
dụng hết khoảng không gian
Không gian mở Văn phòng kết hợp
Kết hợp giữa không gian mở và không gian
Mọi người sử dụng không gian làm việc đóng, tức là một số công việc, bộ phận cần
chung, ít có sự phân chia giữa các phòng sự yên tĩnh, tập trung cao hoặc tính bảo mật
ban riêng biệt. hoặc theo chức vụ sẽ được làm việc trong
văn phòng kín giữa không gian mở.
- Dễ giám sát mọi người. - Vừa đảm bảo được tính bảo mật, công việc
- Giao tiếp giữa các viên chức dễ dàng cần sự tập trung, yên tĩnh, vừa có nơi làm
hơn. việc tách biệt giữa người quản lý và nhân
- Thực hiện công việc sẽ trở nên nhanh viên
chóng hơn (đi từ bàn này sang bàn khác - Dễ dàng điều chỉnh, nâng cấp và mở rộng
thay vì đi từ phòng này sang phòng tùy vào nhu cầu phát triển số lượng nhân sự
khác) của doanh nghiệp.
- Sử dụng không gian có hiệu quả hơn.
- Ồn ào hơn vì không có sự ngăn cách. - Sự xuất hiện nhiều các vách ngăn lửng
- Nhân viên dễ bị phân tán bởi bước giữa các bộ phận nên cũng hơi khó cho
người lãnh đạo trong việc giám sát và quản
dành cho mình gây lãng phí.
- Chi phí bảo dưỡng, lau chùi,
chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh
sẽ tốn kém hơn.
chân người qua lại. lý.
- Môi trường làm việc không có tính cá - Làm việc trong một không gian văn phòng
nhân. hỗn hợp đôi lúc cũng khiến nhân viên lơ là,
mất ý thức, tự giác trong công việc vì nghĩ
rằng các vách ngăn sẽ khiến người quản lý
giảm sự chú ý.
13) Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân.

- Ghế tiếp khách và đủ ghế cho khách nếu phải ngồi đợi
- Bàn để đặt nước mời khách
- Giá để treo nón, dù, áo mưa
- Kệ nhỏ đặt tài liệu thông tin về công ty, báo, tạp chí (chú ý không để báo quá
cũ)
- Có thể bố trí điện thọai dành cho khách
- Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi cần thiết
cho khách.

CHƯƠNG 5

14) Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao,
điều chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng)

 Bàn giao tài sản

Tài sản của cơ quan được bàn giao trong các trường hợp:

- Tuyển dụng nhân viên mới hoặc thành lập bộ phận mới
- Bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân
- Nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó.

Quy trình bàn giao:

- Người bàn giao chuyển toàn bộ tài sản theo danh sách cho người nhận.
- Người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử.
- Người nhận ký vào biên bản bàn giao, người giao tài sản chuyển lại biên bản
cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập nhật vào hồ sơ quản lý của công ty.
- Người nhận báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ
theo dõi.
 Điều chuyển tài sản

Nguyên tắc điều chuyển:

 - Việc điều chuyển tạm thời trong nội bộ bộ phận thì do bộ phận đó quyết
định, không cần thông báo cho Phòng Hành chính.
- Việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận thì phải có ý kiến đồng ý của
phòng Hành chính.
- Đối với tài sản có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan.
- Đối với trường hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản
cho bảo vệ lưu.
 Kiểm tra tài sản

Phòng Hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản của
các bộ phận tối đa 2 lần/năm. Các bộ phận phải tạo điều kiện cho Phòng Hành
chính thực hiện theo nhiệm vụ chức năng trên đây.

 Kiểm kê tài sản

Phương pháp kiểm kê là kiểm tra về số lượng và đánh giá sơ bộ về chất lượng
và giá trị.

Trình tự kiểm kê như sau:

- Trưởng ban kiểm kê lập kế hoạch kiểm kê theo biểu mẫu quy định, kết quả
kiểm kê được đại diện bộ phận, người kiểm kê và trưởng ban kiểm kê xác
nhận trong biên bản.
- Sau khi kiểm kê xong, trưởng ban kiểm kê phải đối chiếu với số liệu quản lý
trên sổ sách nếu chênh lệch thì tìm hiểu và đưa ra biện pháp xử lý.
- Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm báo cáo tình hình kiểm kê về số
lượng, chất lượng và ước lượng lại giá trị tài sản cho lãnh đạo công ty.

15) Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang
thiết bị văn phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)

 Đối với tài sản, thiết bị có giá trị cao

  Đối với thiết bị nhỏ lẻ

- Với những trang thiết bị nhỏ lẻ, các DN thường xây dựng cách thức quản
lý quá trình mua sắm, sửa chữa riêng.

- Việc quy định các thiết bị nhỏ lẻ cũng tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, có
doanh nghiệp quy về giá trị (ví dụ thiết bị có giá trị dưới 10 triệu đồng) hoặc quy
định cụ thể như nhóm thiết bị nhỏ lẻ gồm máy in lẻ, máy scan lẻ, điện thoại bàn lẻ,
máy tính lẻ...

- Khi có nhu cầu mua hoặc sửa chữa tài sản trang thiết bị nhỏ lẻ, bộ phận có
nhu cầu lập phiếu yêu cầu mua, sửa chữa thiết bị và chuyển Trưởng bộ phận xác
nhận, sau đó trình Ban Giám đốc hoặc người được uỷ quyền phê duyệt.

CHƯƠNG 6

16) Trình bày các biện pháp quản trị thời gian.

1. Sử dụng công cụ hoạch định thời gian biểu

2. Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn

3. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

4. Tiết kiệm thời gian tiếp khách

5. Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời ĐT

6. Tiết kiệm thời gian hội họp

7. Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả

17) Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan trọng,
khách nước ngoài).

 Khách bình thường

 - Khách đã có hẹn trước:

+ Hỏi tên, cơ quan và mục đích làm việc.

+ Xem trước lịch hẹn và trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch này.

+ Hướng dẫn khách ngồi đợi tại khu vực phòng chờ, mời nước rồi liên hệ với
người cần gặp.

- Khách không hẹn trước:

+ Mời khách ngồi → liên hệ bộ phận liên quan để gặp khách.

+ Khách là đại diện cơ quan Nhà nước → liên hệ Trưởng phòng Hành chính xử
lý.

+ Gặp Giám đốc → liên hệ thư ký xử lý.

+ Người cần gặp không liên hệ được/ từ chối gặp → trả lời khách là không liên
hệ được rồi xin thông tin của khách để liên hệ sau.

 Khách quan trọng

- Đề xuất yêu cầu: Khi phát sinh yêu cầu tiếp khách đặc biệt, người yêu cầu ghi
phiếu yêu cầu tiếp khách trình lãnh đạo phê duyệt. Sau khi lãnh đạo duyệt, người
đề nghị chuyển qua Phòng Hành chính lập kế hoạch tổ chức đón tiếp khách.

Lập kế hoạch: Phòng Hành chính lập kế hoạch tiếp khách theo mẫu đã quy định,
chuyển cho người đề nghị tiếp khách cùng trao đổi và thống nhất, sau đó chuyển
cho Giám đốc phê duyệt. Kế hoạch tiếp khách phải được chuyển cho thư ký giám
đốc, cho người tiếp khách và Phòng Hành chính lưu để tổ chức thực hiện.

Chuẩn bị: Về nguyên tắc, toàn bộ khâu chuẩn bị theo kế hoạch do Phòng Hành
chính tổ chức thực hiện. Tuy nhiên đối với một số công việc đặc thù liên quan đến
bộ phận chuyên môn thì có thể phối hợp với bộ phận đó để tổ chức thực hiện.
Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc
thực hiện theo kế hoạch đề ra.

Đón tiếp: Trước 2 giờ so với giờ đón tiếp, Trưởng Phòng Hành chính kiểm tra trực
tiếp các công việc cần chuẩn bị đón tiếp. Trong quá trình đón tiếp Trưởng phòng
Hành chính phải cử nhân viên túc trực để kiểm soát công việc và thực hiện công
việc phát sinh.

Quyết toán chi phí: Phòng Hành chính chịu trách nhiệm lập thủ tục thanh toán, bao
gồm cả việc lấy hoá đơn giá trị gia tăng. Công ty cần có mức khoán quy định tối đa
cho chí phí chiêu đãi, tiếp khách.

 Khách nước ngoài

- Lên lịch buổ i làm việc cho phù hợ p: Hai bên liên lạ c qua điện thoạ i, email, fax để xác định giờ giấ c
buổ i làm việc. Cầ n chuẩ n bị chu đáo về nộ i dung. Đơn vị cầ n huy độ ng các phòng, ban có liên quan đến
nộ i dung vấ n đề, khẩ n trương chuẩ n bị theo kế hoạ ch. Nếu khách là khách mờ i củ a đơn vị thì kế hoạ ch
bao gồ m nhiều mặ t hơn và nhiệm vụ củ a thư ký cũng đa dạ ng hơn như:  Xác minh thông tin toàn
đoàn, bao gồ m số lượ ng các thành viên đoàn công tác; tên, chứ c vụ củ a từ ng ngườ i.

Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp.

Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết.

Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón.

Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan.

Tìm hiểu tập quán của khách.

Tổ chức đón khách, tặng hoa…

- Triển khai chuẩn xác: Các khách nước ngoài đặc biệt coi trọng giờ giấc theo lịch
quy định. Phải chính xác, nếu có trở ngại gì thì phải báo ngay. Nếu giờ máy bay bị
trễ, phải thay đổi lịch cho nhanh chóng và thông báo cho các bộ phân liên quan.
Vào buổi đón khách, ở nhiểu cơ quan đơn vị đã đủ bề thế thì không phải trang trí
gì thêm. Tuy vậy ở nhiều đơn vị nên bố trí thêm cây cảnh ở hành lang, hoa ở phòng
họp…

- Vai trò ghi và lập biên bản của Thư ký giám đốc: Đây là một công việc rất quan
trọng, thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một người khác sử dụng
máy ghi âm. Không được ỷ lại vào máy ghi âm mà nhất thiết phải dịch bản tốc ký
cho khẩn trương, kịp lập xong bản ghi nhớ hay biên bản cuộc họp càng nhanh càng
tốt.
18)Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp.

Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: cần chuẩn bị tốt các phương tiện, thiết bị cần thiết
cho cuộc họp. Nếu là người điều hành cần chuẩn bị trước các vấn đề có liên quan,
dự kiến những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, thu thập thông tin chính xác và
cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

Không để cuộc họp kéo dài: không nên để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết vì
sẽ làm ảnh hưởng đến thời gian giải quyết các công việc khác. Nếu cuộc họp kéo
dài trên 2 giờ nên có thời gian để nghỉ giải lao. Nếu chưa thống nhất được vấn đề
thì để kỳ họp sau giải quyết tiếp.

Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp: người điều hành cuộc họp
nên có thảo luận sơ bộ với các đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Điều này giúp
buổi họp có hiệu quả hơn, tránh có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến
thất bại.

Nên họp đúng giờ: nếu có bộ phận hay cá nhân nào đến muộn hãy cứ bắt đầu cuộc
họp đúng giờ, tránh chờ đợi, như thế tạo thành thông lệ không hay. Trong lúc diễn
ra cuộc họp, người điều hành cần bám sát giờ giấc đã đặt ra trong chương trình.

Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn: khi thấy
buổi họp quá thụ động, người điều hành cuộc họp nên đặt ra những câu hỏi
thuộc về vấn đề chung của tất cả mọi người, không hỏi riêng 1 hoặc 1 số người nào
đó. Trong trường hợp câu trả lời mang tính cá nhân hãy khéo léo nhắc nhờ đừng
làm mất thời gian của mọi người. Nếu có nhiếu ý kiến về 1 vấn đề cấn nhắc nhở ý
kiến sau tránh trùng lặp với ý kiến trước.

Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp: hãy quan sát những dấu hiệu phi
ngôn ngữ để nắm được không khí của buổi họp, cần ngăn chặn những tranh cãi
ngoài lề hay trao đổi riêng.

Không nói xấu nhau trong cuộc họp: không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về
người khác, nhất là những người không tham dự cuộc họp. Cần phân biệt nói xấu
và đóng góp ý kiến. Góp ý luôn mang tính xây dựng và chân thành, nói xấu mang
tính nhỏ nhen và thành kiến,

Gặp gỡ sau buổi họp: sau cuộc họp nên gặp gỡ nói chuyện thân mật với mọi người,
đánh giá cao ý kiến của họ. Hãy làm cho các thành viên thấy rằng họ thật sự cần
thiết, có ích cho cuộc họp để họ nhiệt tình tham gia những cuộc họp sau.

CHƯƠNG 7

19) Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản.

Khái niệm văn bản

Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống
xã hội và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau.

Phân loại văn bản

- Văn bản quản lý

- Văn bản pháp luật. Căn cứ vào nội dung, phạm vi tác động và tính chất pháp lý
văn

bản pháp luật được chia thành hai loại : Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản
áp dụng quy

phạm pháp luật

- Văn bản hành chính thông thường

CHƯƠNG 8

20) Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng.