PHẦN LÝ THUYẾT

CHƯƠNG 1
Câu 1: Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng.

Khái niệm văn phòng:

Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và
điều hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức và bên ngoài.

Chức năng của văn phòng:

- Chức năng tham mưu tổng hợp: văn phòng là nơi thực hiện công tác tham
mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho
lãnh đạo cơ quan.

- Chức năng giúp việc điều hành: Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ
tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo
văn bản, ...

- Chức năng hậu cần: Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
phương tiện thiết bị dụng cụ... để đảm bảo sử dụng có hiệu quả.

Câu 2: Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát các
chức năng của quản trị hành chính văn phòng.

Khái niệm QTHCVP:

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn
hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt để đạt được
mục tiêu của mình.

Chức năng cơ bản của QTHCVP:

- Chức năng hoạch định: đề ra các mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các biện
pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để kiểm tra văn phòng.
- Chức năng tổ chức: Tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn
phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu của công việc.
- Chức năng lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ hướng dẫn, động viên, tạo động lực
cho nhân viên thực hiện hiệu quả các công việc đã đề ra trong kế hoạch.
 - Chức năng kiểm tra: Theo dõi kiểm tra thực hiện công việc văn phòng hàng
ngày, hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều chỉnh, làm cho
hoạt động văn phòng đi đúng mục tiêu đã định.

Câu 3: Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng.

Các kỹ năng của nhà QTHCVP:

- Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính

- Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu
thuẫn, truyền thông; thuyết phục, ...

- Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và

các nghiệp vụ liên quan…

Vai trò của nhà QTHCVP:

- Vai trò quan hệ với con người

- Vai trò thông tin

- Vai trò ra quyết định

CHƯƠNG 2
Câu 4: Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm, nội dung, tác dụng).

Khái niệm hoạch định trong QTHCVP:

Hoạch định công việc HCVP là làm việc xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến
hành thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng. Trong đó xác định rõ mục tiêu công
việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng
đơn vị cá nhân liên quan.

Nội dung hoạch định trong QTHCVP:

- Xây dựng chương trình các công tác thường kỳ của cơ quan.

- Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của văn phòng.

- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ
quan.
 - Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.

- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.

- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động, …

Tác dụng hoạch định trong QTHCVP:

- Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động QTVP.

- Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công
tác của cơ quan.

- Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công
tác của văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và
cá nhân trong việc thực hiện công tác văn phòng.

Câu 5: Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
nội dung, tầm quan trọng).

Khái niệm tổ chức trong QTHCVP:

Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ
giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của
tổ chức.

Nội dung tổ chức trong QTHCVP:

- Thành lập đơn vị làm công tác văn phòng

- Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị
làm công tác văn phòng

- Xác định nhân lực làm công tác văn phòng

- Phân bổ lao động về các tổ chức của văn phòng

Tầm quan trọng tổ chức trong QTHCVP:

- Giúp NQT hình thành cơ cấu tổ chức hợp lý để các cơ chế vận hành thông suốt
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.

- Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để NQT tác động có hiệu
quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất.
 - Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực.

- Bố trí cơ cấu hợp lý tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng khoa học, kỹ thuật
công nghệ tiên tiến vào sản xuất kinh doanh tạo điều kiện nâng cao năng suất,
chất lượng và hiệu quả công việc.

Câu 6: Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm, tiến trình, tác dụng).

Khái niệm kiểm soát trong QTHCVP:

Kiểm soát trong quản trị văn phòng là những hoạt động có nội dung so sánh, đối
chiếu giữa hiện trạng văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và
uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.

Tiến trình kiểm soát trong QTHCVP:

- Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn

+ Tiêu chuẩn là mốc để dựa vào đó đo lường thành quả

+ Tiêu chuẩn định tính, định lượng.

- Bước 2: Đo lường công việc

+ Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiến hành đo lường kết quả công việc

- Bước 3: Điều chỉnh sai lệch

+ Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp gỡ các chức năng khác của
NQT (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo)

Tác dụng kiểm soát trong QTHCVP:

- Đảm bảo tính đúng đắn của các quyết định quản trị.

- Phát hiện các sai lệch có thể có giữa thực tiễn với hoạch định.

- Bảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệch hướng mục tiêu đã
định.

- Bảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được sử dụng hợp lý và hữu ích.

- Phát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể
xảy ra.
 CHƯƠNG 3
Câu 7: Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa

Phân loại theo chức năng của hồ sơ:

- Hồ sơ tác nghiệp: hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính...
- Hồ sơ hành chính: các biên bản, công văn, thư từ giao dịch...
- Hồ sơ nguyên tắc: các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao các văn
bản pháp quy dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày...
- Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong
doanh nghiệp như lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự...
- Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên
cứu, tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp…

Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận:

- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: văn bản pháp quy, các văn bản
hành chính như các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình...
- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã
hội, trợ cấp.
- Hồ sơ về hoạt động sản xuất: kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn kho,
các kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho...
- Hồ sơ kinh doanh: hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo
giá...
- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc
kỹ thuật, quy trình công nghệ...
- Hồ sơ về tài chính kế toán: văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài
chính kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán…

Ví dụ minh họa:

PHÂN LOẠI HỒ SƠ THEO TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ CỦA TỪNG BỘ

PHẬN

Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng:

 - Thông báo nghỉ lễ đã ban hành
- Nội quy lao động

Hồ sơ về tổ chức nhân sự:

- Thông báo tuyển dụng vừa soạn xong

- Bảng mô tả công việc của nhân viên kinh doanh

Hồ sơ kinh doanh:

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

- Bảng báo giá

Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật:

- Bằng sáng chế sản phẩm

Hồ sơ về tài chính kế toán:

- Hóa đơn GTGT

- Tờ khai thuế (đã khai, chờ nộp thuế)

Câu 8: Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương
pháp. Cho ví dụ minh họa.

Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

- Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để duy trì tìm các
tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo tưng giai đoạn
- Các hồ sơ khác nhưng có cùng tên sẽ đặt mã phụ sau tên hoặc sử dụng bìa hồ
sơ có màu khác để phân biệt

Ví dụ: 1-Báo cáo cuối năm, 2- báo cáo nhân sự, 3- báo cáo tài chính, …

Ưu điểm:

- Giúp tham chiếu trực tiếp các hồ sơ mà không cần chỉ mục.
- Là cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu và có thể nhanh chóng kiểm soát
xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
 Nhược điểm:

Nếu có những tên thông dụng có thể trùng nhau. Khi hệ thống được mở rộng
quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất nhiều thời gian và công sức.

Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

Các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề.

Ví dụ: những giấy tờ hồ sơ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được
đặt chủ đề là bất động sản. Trong nhóm chủ đề bất động sản sẽ có những nhóm như
nhóm đất, nhóm nhà, …

Ưu điểm:

- Tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ.

- Giúp truy cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng hơn khi người sử dụng quan thược
với các chủ đề.

Nhược điểm:

Phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.

Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

Các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận
huyện... Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

Ví dụ: Hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2023 được đặt mã số là NS-2023

Ưu điểm:

- Cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản
trở cho nhau.
- Dễ hiểu và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có liên
quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự.
- Cần phải có các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ.

Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số

Sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số
- kết hợp chữ và số. Trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu và các số chỉ thứ
tự trong mã đó.

Ví dụ:

Ưu điểm:

- Giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã được
đánh số.
- Với cách mã hóa kết hợp chữ cái với dãy số, nó cho phép nhận diện hiệu quả
các đề mục.
- Giúp mở rộng hệ thống lưu trữ một cách dễ dàng, đồng thời mang lại một sự
bảo mật nhất định cho hệ thống lưu trữ.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi phải có một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục.
- Mất thời gian để tiến hành mã hóa và xây dựng các chỉ mục.
- Trong quá trình mã hóa, sự sai sót là điều khó tránh khỏi.

Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian: hồ sơ có thể được sắp xếp theo ngày,
tuần, tháng, quý, năm… đặc biệt là theo ngày, tháng hoặc có thể theo thời gian phát
sinh.

Ví dụ:

Ưu điểm:

- Tạo sự thuận lợi cho quá trình truy cập hồ sơ, tiện lợi và tiết kiệm được không
gian
- Giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi phải xây dựng các chỉ mục.

- Nếu không có sự kết hợp với các phương pháp khác như: sắp xếp theo số, mã
số; … thì rất khó mở rộng được hệ thống lưu trữ.

Câu 9: Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn cần kiểm tra số lượng, dấu niêm phong,
nơi gửi, tình trạng bao bì. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn
nguyên thì báo ngay cho nơi gửi hoặc người được giao trách nhiệm xử lý.

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: các văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ
quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển tiếp
cho nơi nhận.
- Loại bóc bì: bao gồm các loại bì còn lại, trừ văn bản mật.
- Đối với văn bản mật: không được bóc bì. Nếu người có tên ghi trên bì thì
chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Trong quá trình bóc bì phải đảm bảo đúng yêu cầu, quy định. Cần xử lý các
văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn trước.

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời.
Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn
bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường
hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.

Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến

- Đóng dấu đến đối với các văn bản được bóc bì đồng thời ghi sổ đến và ngày
đến.
- Nếu văn bản được gửi qua Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến. Nếu
được chuyển qua mạng thì in ra và làm thủ tục đóng dấu đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn theo quy định.

Đăng ký văn bản đến

- Đăng ký vào sổ đăng ký văn bản, chú ý nhập đúng mục ký hiệu của văn bản.
 Riêng văn bản bí mật Nhà nước phải vào một sổ theo dõi riêng.
- Bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết
tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

Trình văn bản đến:

- Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có
thẩm quyến, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào
sổ đăng ký văn bản đến.

Chuyển giao văn bản đến

- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, chuyển giao văn bản
đến cho cấc đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
- Bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ bí mật nội dung
văn bản.

Theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản đến

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc
về thời hạn giải quyết.
- Văn thư tổng hợp số liệu báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến.

Câu 10: Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi

Soạn thảo văn bản

- Giám đốc chỉ thị

- Bộ phận chuyên môn soạn thảo
- Đánh máy
- Trưởng bộ phận chuyên môn kiểm tra lại, ký tắt (ký nháy)
- Chuyển đến văn phòng giám đốc.

Kiểm tra lại trước khi trình giám đốc ký

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai
 sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét và giải quyết.
- Nội dung văn bản có phù hợp chỉ thị của giám đốc hay không?
- Lỗi chính tả, lỗi trình bày, lỗi do vô ý khác.
- Giám đốc hay cấp có thẩm quyền ký.
- Đóng dấu, đăng ký văn thư đi: văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn
bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính.
- Đóng dấu tên chức vụ của người ký.
- Đóng dấu văn thư.

Nhân bản

- Văn bản được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định.
- Đối với các văn bản bảo mật phải lưu ý về các quy định về in, sao chụp tài liệu
theo quy định.

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

- Sau khi lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển
toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư. Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức,
hình thức văn bản. Nếu phát hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho người
soạn thảo hoặc lãnh đạo đơn vị xem xét giải quyết.
- Văn thư sau khi kiểm tra hồ sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các
dữ liệu theo yêu cầu vào sổ theo dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định.
- Phát hành văn bản đi; văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận
văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được
ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan,
tổ chức và mọt bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu giữ văn bản đảm bảo theo quy định.

CHƯƠNG 4
Câu 11: Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc
Một: Đáp ứng nhu cầu sử dụng

- Xác định rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc, thiết bị văn phòng.
- Thông thường các vị trí quản lý diện tích mặt bằng bố trí nhiều hơn dành cho
cá nhân.

Hai: Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban

- Vị trí cần dễ dàng thay đổi khi tổ chức phát triển.

- Các phòng ban có quan hệ mật thiết được sắp xếp gần nhau.
- Bộ phận tiếp xúc khách hàng bố trí nơi thuận tiện đi lại.
- Bộ phận bảo mật cần bố trí xa nơi công cộng.
- Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí nơi yên tĩnh.

Ba: Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng

- Bàn ghế phù hợp với từng loại công việc.

- Tính cơ động cao, dễ dàng điều chỉnh hoặc di chuyển.

Bốn: Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh

- Đảm bảo nhiệt độ không quá lạnh hay quá nóng.

- Ưu tiên sử dụng chiếu sáng tự nhiên.
- Màu sắc phù hợp với từng laoij vị trí, những vị trí có tính chất cá nhân bố trí
theo sở thích.
- Đảm bảo âm thanh không ảnh hưởng đến công việc.

Năm: Không gian văn phòng mở

- Hạn chế sử dụng không gian riêng vì khó kiểm soát công việc, chiếm nhiều
diện tích và tốn chi phí.
- Sử dụng các vách ngăn vừa đảm bảo tính chất riêng tư, vừa thuận lợi cho việc
kiểm tra, thuận lợi cho việc giao tiếp trao đổi công việc.

Câu 12: Phân tích phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên.

Văn phòng chia nhỏ: Dạng truyền thống, diện tích trung bình, có cửa ra vào

Ưu điểm:

- An ninh, an toàn
 - Riêng biệt, yên tĩnh
- Đảm bảo tính chất cá nhân

Nhược điểm:

- Chiếm nhiều diện tích

- Lãng phí nếu không sử dụng hết
- Khó giám sát

Văn phòng bố trí mở: Phù hợp xu thế làm việc nhóm

Ưu điểm:

- Thuận lợi giao tiếp

- Dễ giám sát
- Trao đổi công việc nhanh chóng

Nhược điểm:

- Ồn ào, dễ bị phân tán

- Không đảm bảo an ninh
- Không có tính cá nhân

Câu 13: Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân.

- Là nơi đầu tiên khách hàng tiếp xúc cần bố trí gây ấn tượng

- Vị trí thuận tiện đi lại

- Phản ánh văn hóa công ty

- Bố trí ghế ngồi, nước uống, tạp chí

- Tuyển chọn nhân viên tiếp tân

- Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi
cần thiết cho khách.

CHƯƠNG 5
Câu 14: Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao, điều
chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng).

Bàn giao tài sản

Tài sản được bàn giao trong khi: tuyển dụng nhân viên mới hoặc thành lập bộ
phận mới; bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân hoặc nhân
viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó.

Quy trình bàn giao:

- Người bàn giao chuyển tài sản cho người nhận.

- Người nhận kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử.

- Người nhận phải ký vào biên bản bàn giao, người giao tài sản phải chuyển lại
biên bản cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập nhật vào hồ sơ quản lý của công
ty.

- Người nhận phải báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận làm căn cứ
theo dõi.

Điều chuyển tài sản

Việc điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Nguyên tắc:

- Việc điều chuyển tạm thời trong nội bộ: bộ phận đó quyết định.

- Việc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận: phải có sự đồng ý của phòng
hành chính

- Đối với tài sản có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan.

- Đối với trường hợp di chuyển tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn
bản cho bảo vêh lưu.

Kiểm tra tài sản

Phòng hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài sản của
các bộ phận tối đa 2 lần/năm.

Kiểm kê tài sản

 Hàng năm, phòng Kế toán (thiết bị) kết hợp phòng Hành chính tổ chức kiểm kê
tài sản định kỳ (số lượng, chất lượng, giá trị).

Quản lý và sử dụng tài sản

Quy định trách nhiệm của người sử dụng

- Người được giao các trang thiết bị văn phòng phải sử dụng theo đúng hướng
dẫn vận hành, hướng dẫn sử dụng.
- Sử dụng đúng mục đích, không cho người khác sử dụng khi không có sự cho
phép của Trưởng bộ phận.
- Người sử dụng có trách nhiệm báo ngay cho Trưởng bộ phận các trường hợp
máy móc hư hỏng để sửa chữa kịp thời.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau:

- Khi xảy ra mất mát, bộ phận hay nhân viên sẽ chịu trách nhiệm bồi thường
bằng hiện vật tương đương.
- Nếu tài sản bị hư hỏng trước thời gian sử dụng thì người sử dụng phải chịu chi
phí sửa chữa, bảo trì liên quan.
- Quản lý bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát quá trình sử dụng

Quản lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị văn phòng

- Bộ phận Hành chính nhân sự có trách nhiệm phải lập danh mục tài sản, thiết
bị.
- Định kỳ, phòng Hành chính nhân sự kết hợp với phòng Kế toán sẽ thực hiện
kiểm kê tài sản.
- Việc kiểm kê sẽ giúp đánh giá số lượng tài sản so với danh mục tài sản công
ty, kiểm tra chất lượng tài sản, tính toán giá trị tài sản còn lại,… từ đó có kế
hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản hợp lý.

Câu 15: Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị
văn phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)

Xác định mục đích

- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc, trang thiết bị văn phòng đúng mục đích
 và hiệu quả.
- Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.

Đối với tài sản, thiết bị có giá trị cao

- Việc quản lý quá trình mua sắm, sửa chữa tài sản, trang thiết bị thường chia
thành hai nhóm chính: tài sản thiết bị có giá trị cao và tài sản thiết bị có giá trị
thấp.
- Việc quy định các nhóm tài sản, thiết bị cũng tùy thuộc doanh nghiệp.
- Định kỳ, theo tiến độ dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài sản lập
nhu cầu mua sắm, sửa chữa.
- Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị cho năm sau hoặc nhu cầu
đột xuất từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình
trạng của tài sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân
sách mua, sửa chữa và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính phê
duyệt. Căn cứ vào dự toán ngân sách đã được duyệt, phòng chức năng sẽ tiến
hành lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị của năm. Trong đó có
thể đề xuất hình thức mua hàng và trình hội đồng lập dự toán năm thông qua
từ đầu năm.

Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao:

- Đối với thiết bị nhỏ lẻ

Việc quy định các thiết bị nhỏ lẻ cũng tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, có
doanh nghiệp quy về giá trị.

Ví dụ: thiết bị có giá trị dưới 10 triệu đồng hoặc quy định cụ thể như nhóm thiết
bị nhỏ lẻ gồm: máy in lẻ, máy scan lẻ, điện thoại bàn lẻ, …

Khi nhu cầu mua hoặc sửa chữa tài sản trang thiết bị nhỏ lẻ, bộ phận có nhu cầu
lập phiếu yêu cầu mua, sửa chữa thiết bị và chuyển Trưởng bộ phận xác nhận, sau đó
trình Ban Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt.

Đối với những tài sản trang thiết bị cần phải qua một thời gian vận hành mới
biết được tình trạng hoạt động thì phải nghiệm thu sau một số ngày nhất định.
 CHƯƠNG 6
Câu 16: Trình bày các biện pháp quản trị thời gian.

Nói chuyện trên điện thoại quá lâu:

- Nếu có việc cần gọi điện ra ngoài, hãy viết ra giấy trước những gì cần bàn qua
điện thoại, chú tâm vào đó và đừng lạc đề.
- Nếu là giám đốc hãy để thư ký sàng lọc hoặc giới hạn các cuộc điện thoại. Chỉ
nhận những cuộc thực sự quan trọng.
- Khi cần tập trung làm việc, người lãnh đạo có thể nhấc ống nghe ra hoặc
chuyển tự động sang máy khác.

Khách thăm đột xuất và kéo dài:

Làm chủ việc tiếp khách:

- Đến chỗ làm việc của cấp dưới.

- Tiếp khách ngoài phòng làm việc.
- Đứng để tiếp khách.
- Nhờ cô thư ký kiểm soát thời gian cuộc nói chuyện với khách.
- Quy định thời gian tiếp khách.
- Hãy tiếp xúc tại phòng ăn

Đừng quên đóng cửa:

- Dành ra một giờ yên tĩnh vào ngày đầu làm việc
- Quy định giờ giấc làm việc với cấp dưới
- Đến văn phòng sớm hơn mọi người một chút
- Tìm một địa điểm phụ - một căn phòng cách biệt, một căn phòng được dành
đặc biệt hoặc là căn phòng của người khác.

Văn phòng bừa bộn giấy tờ quá nhiều

- Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chứng tỏ làm việc thiếu tổ chức.
- Chỉ nên để ít đồ dùng trên bàn và dành chỗ cho đồ dùng cần thiết như: điện
thoại, khay hồ sơ, bút viết, máy vi tính, ...
- Đối với hồ sơ thư từ hãy dành thời gian xử lý trong ngày. Lướt qua những gì
nhận được và có thể: vứt bỏ, chuyển giao, làm theo, lưu dài hạn hoặc ngắn
 hạn.
- Hãy xác định thời gian lưu giữ và ghi chú hạn định trên hồ sơ để đến lúc cần
loại bỏ thì loại bỏ ngay được.

Truyền đạt thông tin kém hiệu quả

- Nếu nhân viên không hiểu rõ công việc họ sẽ liên tục làm phiền người quản lý
để làm rõ hoặc tệ hơn họ sẽ không làm việc cần làm.
- Lãnh đạo cần nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện thích hợp nhất
để thông báo: họp, điện thoại, ghi chú, bảng biểu, …
- Chỉ đưa thông tin thích hợp với từng cá nhân chịu trách nhiệm, đừng đưa
thông tin dư thừa.

Giao việc và ủy quyền không hiệu quả

Câu 17: Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan trọng,
khách nước ngoài).

Câu 18: Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp.

Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: Cần chuẩn bị tốt các phương tiện, thiết bị
cần thiết cho cuộc họp. Nếu là người điều hành cần chuẩn bị trước các vấn đề có liên
quan, dự kiến những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, thu thập thông tin chính
xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp.

Không để cuộc họp kéo dài: không nên để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết
vì sẽ làm ảnh hưởng đến thời gian giải quyết các công việc khác. Nếu cuộc họp kéo
dài trên 2 giờ nên có thời gian để nghỉ giải lao, Nếu chưa thống nhất được vấn đề thì
để kỳ họp sau giải quyết.

Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp: người điều hành
cuộc họp nên có thảo luận sơ bộ với các đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Điều này
giúp buổi họp có hiệu quả hơn, tránh có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau, dễ dẫn đến
thất bại.

Nên họp đúng giờ: nếu có bộ phận hay cá nhân nào đến muộn hãy cứ bắt đầu
cuộc họp đúng giờ, tránh chờ đợi, như thế tạo thành thông lệ không hay. Trong lúc
diễn ra cuộc họp, người điều hành cần bám sát giờ giấc đã đặt ra trong chương trình.
 Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn:
điều hành cuộc họp, nêu câu hỏi.

Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp: hãy quan sát những dấu hiệu
phi ngôn ngữ để nắm được không khí của buổi họp, cần ngăn chặn những tranh cãi
ngoài lề hay trao đổi riêng.

Không nói xấu nhau trong cuộc họp: không nên bình luận hay nói xấu về
người khác, nhất là những người không tham dự cuộc họp. Cần phân biệt nói xấu và
đóng góp ý kiến. Góp ý luôn mang tính xây dựng và chân thành, nói xấu mang tính
nhỏ nhen và thành kiến.

Gặp gỡ sau buổi họp: sau cuộc họp nên gặp gỡ nói chuyện thân mật với mọi
người, đánh giá ý kiến của họ. Hãy làm cho các thành viên thấy rằng họ thật sự cần
thiết, có ích cho cuộc họp để họ nhiệt tình tham gia những cuộc họp sau.

CHƯƠNG 7
Câu 19: Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản.

Khái niệm văn bản

Nghĩa rộng: Văn bản là vật bất kỳ có chưa đựng tin; được ghi bằng ký hiệu hoặc
ngôn ngữ nhất định; với mục đích: ghi nhận, truyền đạt từ chủ đề này đến chủ đề
khác.

Nghĩa hẹp: Văn bản là tài liệu (giấy, điện tử) hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức, đơn vị cá nhân.

Ngôn ngữ: Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi
để lưu lại làm bằng chứng về sau.

Phân loại văn bản

Văn bản quy phạm pháp luật

- Văn bản luật

- Văn bản dưới luật

Văn bản hành chính:

 - Văn bản hành chính cá biệt
- Văn bản hành chính thông thường

Văn bản tư pháp

- Văn bản của Cơ quan điều tra

- Văn bản của Viện kiểm soát
- Văn bản của Tòa án

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính

- Bước 1: Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa.

- Bước 2: Bộ phận/cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo.

- Bước 3: Duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký.

- Bước 4: Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản
trình ký.

- Bước 5: Đánh máy (hoặc in) văn bản theo số lượng “nơi nhận” và làm các thủ
tục văn thư phát hành và lưu trữ văn bản.

CHƯƠNG 8
Câu 20: Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng.

Bước 1: Đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp.

- Xác định mục đích của quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
- Thu thập thông tin về nhà cung ứng
- Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu
- Lập tiêu chí đánh giá

+ Tư cách pháp nhân của các nhà cung cấp

+ Mối liên hệ giữa nhà cung cấp và nhà sản xuất

+ Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ đúng chủng loại và chất lượng.

+ Chất lượng

+ Phương thức thanh toán

 + Thời gian giao hàng

+ Uy tín

+ Kinh nghiệm

+ Giá cả

+ Chăm sóc khách hàng

Bước 2: Tiến hành đánh giá nhà cung ứng

Dựa vào kiến thức và kinh nghiệm của các nhà quản lý, hoặc các chuyên gia
trong ngành.

- Phương pháp cho điểm

- Phương pháp cho điểm có trọng số để đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp.

Đối với phương pháp cho điểm, doanh nghiệp sẽ dựa vào tiêu chuẩn đã xây
dựng, sau đó tiến hành xem xét, đo lường từng tiêu chí của các nhà cung cấp, so sánh
với tiêu chuẩn, tiến hành cho điểm và cộng điểm.

Đối với phương pháp cho điểm có trọng số, doanh nghiệp cần tiến hành theo các
bước:

- Lập hội đồng tư vấn để quyết định các tiêu chí đánh giá, thang điểm và trọng
số của từng tiêu chí
- Liệt kê các phương án và các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phương án.
- Tính trọng số + Tính khung điểm
- Tính khung điểm*trọng số
- Chọn phương án có tổng điểm cao nhất

Bước 3: Lập danh sách nhà cung ứng chính thức

Lập hồ sơ theo dõi nhà cung cấp

Sau khi lập xong danh sách nhà cung cấp chính thức, cần trình các cấp lãnh đạo
xem xét, ký duyệt. Lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung
ứng, nếu không đồng ý thì thực hiện đánh giá lại, nếu đồng ý sẽ phê duyệt cho lập
danh sách các nhà cung ứng được chọn lựa.
Quản lý danh mục nhà cung cấp

- Mã nhà cung cấp

- Tên nhà cung cấp.
- Tên công ty.
- Địa chỉ.
- Số tài khoản.
- Tại ngân hàng
- Mã số thuế
- Phương thức thanh toán

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Việc xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ
văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài chính hoặc cải thiện chất lượng của hàng
hóa, dịch vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp.

PHẦN BÀI TẬP VẬN DỤNG

Câu 1: Viết chương trình một cuộc họp/ hội nghị.

Hướng dẫn:

- Yêu cầu nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian tiến hành, người thực hiện, địa
điểm.
- Trình bày dạng bảng.

CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ TRI ÂN KHÁCH HÀNG CỦA CÔNG TY A

- Thời gian: 17:30 - 21:50, ngày 12/12/2023

- Địa điểm: tại khách sạn Sofitel Saigon Plaza - 17 Lê Duẩn, Phường Bến
Nghé, Quận 1
Câu 2: Viết bảng công tác chuẩn bị cho một công việc.

Hướng dẫn:

- Chỉ viết phần công tác chuẩn bị (không viết hết kế hoạch đầy đủ)
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị,
deadline.
- Trình bày dạng bảng

BẢNG CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO CHUYẾN CÔNG TÁC Ở HÀ LAN

- Đối tượng: Giám đốc

- Thời gian chuẩn bị: 15/12-30/12/2023