NGHIỆP VỤ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG

NỘI DUNG

01 Một số vấn đề chung về nghiệp vụ HCVP

02 Tổ chức và bố trí nơi làm việc

03 Văn thư và lưu trữ

04 Soạn thảo các văn bản hành chính

05 Tổ chức hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

06 Môi trường làm việc nơi công sở

1
 01 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
- CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

- VĂN PHÒNG & CƠ CẤU TỔ CHỨC VĂN PHÒNG

- CHỨC DANH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

1.1. Hành chính

Khu vực công - khu vực tư
• Khu vực công (Public Sector): một bộ phận cấu thành xã hội, một tổ chức được
hình thành và hoạt động theo nguyên tắc hành chính nhà nước, sử dụng nguồn
lực từ ngân sách nhà nước và vận hành bởi những người do dân ủy quyền nhằm
đảm bảo tối ưu hóa phúc lợi xã hội.
• Khu vực tư (Private sector): khu vực kinh doanh, khu
vực thị trường, khu vực doanh nghiệp… vận hành theo Khu vực Khu
vực tư
cơ chế thị trường và mục tiêu là tối ưu hóa lợi nhuận. công
   
• Các tổ chức xã hội: các tổ chức khác nhau của công
dân (Hiệp hội, Công đoàn, Tổ chức từ thiện/xã hội/môi Các tổ chức
trường, câu lạc bộ, nhóm) trên nguyên tắc tự nguyện, xã hội
phi lợi nhuận  

2
 1.1. Hành chính
Các tổ chức thuộc khu vực công
• Hệ thống các cơ quan quyền lực nhà nước: lập pháp (Quốc hội), hành pháp (Chính
phủ và chính quyền các cấp), Tư pháp (Toà án và Viện Kiểm sát).
• Hệ thống quốc phòng và các cơ quan an ninh.
• Hệ thống các đơn vị cung cấp dịch vụ công: giáo dục, y tế công lập, dịch vụ văn
hóa, thông tin, thể dục thể thao, dịch vụ giao thông, bưu chính viễn thông, dịch vụ
công ích, hệ thống các cơ quan an sinh xã hội.
• Hệ thống các đơn vị kinh tế nhà nước: các doanh nghiệp nhà nước, các định chế
tài chính trung gian, các đơn vị được nhà nước cấp vốn hoạt động
=> Các tổ chức thực hiện quản lý nhà nước (chức năng quản lý phục vụ đời sống
xã hội đảm bảo ổn định, trật tự), các tổ chức sản xuất, cung ứng hàng hóa - dịch vụ
công (chức năng sản xuất, cung ứng phục vụ đời sống xã hội mang tính thiết yếu,
tiên phong) -> tối đa hóa lợi ích xã hội

1.1. Hành chính

Các tổ chức thuộc khu vực tư
• Các doanh nghiệp
• Doanh nghiệp tư nhân
• Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
• Công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên
• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh
=> các tổ chức có chức năng sản xuất, kinh doanh, cung ứng dịch vụ -> tối đa hóa
lợi ích cá nhân
=> Tổ chức công - tổ chức tư:
+ hoạt động sản xuất/cung ứng hàng hóa/dịch vụ - hoạt động hành chính (nhà
nước - doanh nghiệp)
+ cơ cấu tổ chức gồm các bộ phận cấu thành nên một tổ chức

3
 1.1. Hành chính
Hành chính nhà nước - hành chính doanh nghiệp
• Các hoạt động trong cơ quan (công sở: công vụ & hành chính; DNNN: kinh tế &
hành chính) / DN (kinh tế & hành chính)
• Hành chính: quản lý, lãnh đạo, hoạt động thường ngày trong một tổ chức, có tính
hệ thống và theo một trật tự chặt chẽ; được giao cho nhà quản lý / nhà quản trị
nhằm hoạch định và kiểm soát các hoạt động để đạt được mục tiêu
• Thể chế hoạt động:
• Cơ quan: có tính quyền lực đặc biệt, thể hiện mệnh lệnh của chủ thể quản lý và sự phục
tùng của đối tượng quản lý; có mục tiêu, có chiến lược, có chương trình, có kế hoạch được
thể hiện bằng VB
• DN: những qui định làm cơ sở pháp lý trong khuôn khổ pháp luật bằng các VB, sổ sách
• Hệ thống tổ chức, bộ máy (cơ cấu tổ chức) thực hiện các thể chế hoạt động; hệ
thống chế độ, trách nhiệm, quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ CBCNVC / nhân viên

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu tổ chức (Organizational Structure)
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận
• Mô tả công việc, quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Qui trình làm việc của từng phòng ban
• 5 mô hình cơ cấu tổ chức
• Tổ chức phân quyền
• Cơ cấu theo chức năng
• Cơ cấu ma trận
• Cấu trúc phẳng
• Quản lý phi tập trung

4
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức
• Tổ chức phân quyền

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu theo chức năng

5
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu ma trận

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức
• Cấu trúc phẳng

6
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức
• Quản lý phi tập trung

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức
• Cơ cấu tổ chức
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Mô tả nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban, bộ phận
• Mô tả công việc, quyền hạn, trách nhiệm của từng vị trí trong sơ đồ cơ cấu tổ chức
• Qui trình làm việc của từng phòng ban
• 5 mô hình cơ cấu tổ chức
• Tổ chức phân quyền
• Cơ cấu theo chức năng
• Cơ cấu ma trận
• Cấu trúc phẳng
• Quản lý phi tập trung
=> Cơ cấu cấp tổ chức hay bộ phận đều bao gồm hoạt động quản lý - thừa hành,
hoạt động hành chính

7
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức
Văn phòng (tổ chức, bộ phận)
• Các quan niệm:
• Bộ phận phụ trách công tác công văn, giấy tờ hành chính trong tổ chức -> VP là bộ phận văn
thư
• Trụ sở làm việc của một tổ chức mà hàng ngày CBCNVC, nhân viên đến làm việc (VP UBND
các cấp, VP Bộ..., Phòng Giao dịch, VP đại diện, VP Khoa,...)
• Phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (VP Chủ tịch nước, VP Giám đốc,...)
• Hoạt động văn phòng:
• Hoạt động thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo có
quyết định đúng đắn
• Hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý
điều hành đạt hiệu quả
• Nghiên cứu đề xuất ý kiến với lãnh đạo, trực tiếp thực hiện sau khi có quyết định phê duyệt
(tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết)

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Văn phòng (tổ chức, bộ phận)

Bộ máy điều hành tổng
hợp
Nơi thu thập thông tin
hỗ trợ hoạt động quản
lý
Nơi chăm lo dịch vụ hậu
cần đảm bảo điều kiện
vật chất cho hoạt động
của tổ chức

8
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Văn phòng: chức năng

Tham mưu (văn bản),
tổng hợp (thông tin)

Điều hành

Hậu cần

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức

Chức năng tham mưu, tổng hợp
• Tham mưu: hoạt động cung cấp ý kiến tham mưu cho người lãnh đạo để người lãnh đạo có
những quyết định tối ưu
• Tổng hợp:
• Hoạt động tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhằm cung cấp
cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Kết quả tham vấn cần thông tin đầu
vào - đầu ra được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu
của lãnh đạo trong từng lĩnh vực
• Thông tin đầu vào: thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho
lãnh đạo ra quyết định
• Thông tin đầu ra: phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác
quản lý, điều hành cơ quan đạt kết quả
• Tiếp nhận các kết quả tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp thành hệ thống thống
nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động từ các phương án riêng
của từng bộ phận chuyên môn

9
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức
Chức năng trợ giúp điều hành
• Trợ giúp điều hành: hoạt động trợ giúp cho người lãnh đạo trong công tác quản lý, điều hành
đơn vị: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội
họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo,...

Chức năng hậu cần

• Hậu cần: hoạt động xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý và sử dụng các
trang thiết bị, phương tiện vật chất

Hoạch định chương trình và tổ

1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức chức thực hiện
Thu thập, xử lý, quản lý và sử
dụng thông tin
Văn phòng: nhiệm vụ Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn
bản cho thủ trưởng
Xây dựng, củng cố tổ chức bộ
máy văn phòng
Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối
ngoại
Duy trì hoạt động thường
xuyên, liên tục của văn phòng
Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh
phí chi tiêu, quản lý vật tư tài
sản của tổ chức

10
 1.2. Văn phòng và cơ cấu tổ chức
Văn phòng: vị trí và mối quan hệ trong một tổ chức
• Một bộ phận cấu thành tương tự các bộ phận khác
• Bộ phận giúp việc trực tiếp của lãnh đạo cơ quan
• Nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan khác, với các bộ phận và với
công dân, khách hàng

=> Công tác văn phòng tồn tại ở tất cả tổ chức công - tư, từ trung ương - địa
phương, mọi lĩnh vực hoạt động

1.3. Quản trị hành chính văn phòng

Hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu

chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động
văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra
một cách có hiệu quả

Chức năng
- Hoạch định công việc VP
- Tổ chức công việc VP
- Lãnh đạo công việc VP
- Kiểm soát công việc VP
- Nhân sự văn phòng

11
 1.3. Quản trị hành chính văn phòng
Chức năng hoạch định (Planning)
• Xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và hoạt động của văn phòng
• Hoạch định các cuộc hội họp của cơ quan và lãnh đạo
• Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo
• Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan
• Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan

Chức năng tổ chức (Organizing)

• Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao
• Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng

1.3. Quản trị hành chính văn phòng

Chức năng lãnh đạo (Leading)
• Hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt được những mục tiêu đề
ra
• Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng

Chức năng kiểm soát (Controlling)

• Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình, kế hoạch, quy chế làm việc, quy
trình công tác
• Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thực hiện đúng theo
tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đã đề ra không
• Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ
nhân viên văn phòng

12
 1.3. Quản trị hành chính văn phòng
Chức năng nhân sự (Personnel Management)
• Xác định nhu cầu nhân sự
• Phân công, bố trí công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng người
• Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của mỗi cá nhân
• Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của cơ quan

1.3. Quản trị hành chính văn phòng

Vai trò của quản trị văn phòng
• Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ
phận khác và của toàn tổ chức => quản trị văn phòng góp phần để tổ chức thực
hiện các hoạt động quản trị khác một cách hiệu quả nhằm đạt mục tiêu đề ra:
• Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị
• Giảm lãng phí thời gian và tắc nghẽn trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ
hoạt động của tổ chức
• Tăng khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức
• Nâng cao năng suất lao động của tổ chức
• Tiết kiệm chi phí

13
 1.3. Quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị

Người giúp cho tổ chức đạt được
mục tiêu một cách hữu hiệu, hiệu
quả, thông qua tiến trình bốn chức
năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo Tiêu chuẩn của một nhà quản trị HCVP?

và kiểm tra

1.3. Quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị HCVP

- Người làm việc thông qua
người khác và giúp họ nỗ lực đạt
được mục tiêu; điều khiển, giám
sát công việc của những người
khác; ra quyết định và tổ chức
thực hiện quyết định; thực hiện
các chức năng quản trị trong bộ
máy các cấp
Hoạt động của một tổ chức tựa như một cổ xe
=> Nhà quản trị HCVP: hoạch
định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra Dịch vụ hành chính văn phòng như 4 bánh xe
bộ phận hành chính của mình

14
 1.3. Quản trị hành chính văn phòng
Tiêu chuẩn của một nhà quản trị hành chính văn phòng
• Nhà trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và chuyên về hoạt động quản trị
hành chính văn phòng
• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng giải cho các nhân viên hành chính văn phòng trong tổ chức
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mở
• Gần gũi, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Có óc sáng kiến, phán đoán, ra quyết định độc lập
• Phong cách lịch sự, tự tin, kiểm soát cảm xúc
• Có khả năng nói thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới

1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Công việc hành chính văn phòng
• Do nhân viên thực hiện
• Các công việc: điện thoại, xử lý công văn đến / đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ,
tiếp tân, các công việc thường ngày theo quy trình
• Hỗ trợ / trợ giúp các công việc: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, tổ chức hoạt động,
theo dõi quá trình làm việc,...
• Sử dụng các trang thiết bị văn phòng để hoàn thành công việc

15
1.4. Nghiệp vụ hành chính văn phòng

Công việc quản trị
- Nhà quản trị thực hiện
- Hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra
- Làm việc với con người và
với các ý tưởng
- Mối tương quan của công
việc quản trị và công việc
HCVP tùy thuộc vào cấp
quản trị
Quản trị HCVP
Hoạch định, tổ chức, phối
hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm
soát các hoạ t động xử lí
thông tin
Công việc HCVP
- Khắp mọi nơi trong tổ
chức
- Tất cả cấp quản trị, nhân
viên đều làm công việc
HCVP:
+ Điện thoại
+ Soạn thảo văn bản
+ Xử lí công văn đến/ đi…

1.5. Các chức danh công việc hành chính văn phòng

01 Giám đốc hành chính

Phó TGĐ hành chính
01
02 Chánh/Phó chánh văn phòng
Trưởng/Phó phòng hành chính
02

03 Trợ lý hành chính

03
Thư ký văn phòng

04 Chuyên viên hành chính

04
Nhân viên hành chính

16
TITLE
Thank you !
ADD YOUR TITLE HERE
XIAO PANG XIE

17