TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

KHOA NGOẠI NGỮ

HỌC PHẦN

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tài liệu học tập:
 TS. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị Hành
chính văn phòng, NXB Thống kê.
 Lê Văn In (chủ biên), Nghiêm Kỳ
Hồng, Đỗ Văn Học (2013), Văn bản
quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo
văn bản, NXB Đại học quốc gia
TPHCM.
 PGS. Vương Đình Quyền (2005), Lí
luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB ĐHQG Hà Nội, Hà Nội.
Phương pháp học tập và kiểm tra
đánh giá
Điểm chuyên cần : hệ số 0.1
Điểm bài tập: hệ số 0.3
Điểm quá trình : TBC của hai điểm trên
Vắng 1 buổi không phép: Buổi đầu trừ 1 điểm
chuyên cần, buổi thứ 2 trừ 2 điểm, buổi thứ 3
trừ 3 điểm…..
Kết thúc môn học, sinh viên làm bài thi 90
phút, được sử dụng tài liệu.
 NỘI DUNG

1 Tổng quan về văn phòng và hành chính văn phòng

2 Hoạch định và kiểm tra hành chính văn phòng

3 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các chuyến công tác

4 Soạn thảo và quản lý văn bản, tài liệu

5 Quản lý văn bản, tài liệu trong các cơ quan, doanh

nghiệp
CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG

VÀ
HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
3. Yêu cầu
NỘI DUNG

1 Văn phòng

2 Hành chính văn phòng

3 Quản trị hành chính văn phòng

I. VĂN PHÒNG
1. Khái niệm:
Văn phòng được hiểu theo
các nghĩa sau:

Là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Cơ quan
lớn gọi là văn phòng, cơ quan nhỏ gọi là phòng hành chính

Là trụ sở làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ
quan
Là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ
như nghị sỹ, tổng giám đốc…

Là một dạng hoạt động trong các cơ quan trong đó

diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các tài liệu tức
là những công việc liên quan đến công tác văn thư
 Từ cách hiểu trên chúng ta thấy:

Văn phòng Văn phòng Văn phòng

• Là nơi soạn • Là bộ máy • Là nơi đặt trụ
thảo, xử lý điều hành sở đầu não để
công văn tổng hợp của điều hành cơ
giấy tờ phục cơ quan, là quan, là trung
vụ cho hoạt bộ nhớ, tai tâm giao
động lãnh mắt, bộ mặt dịch, xử lý
đạo, quản lý và là nơi giao thông tin liên
tiếp của cơ quan đến hồ
quan sơ, văn bản
 Văn Là bộ máy tổng hợp
phòng của cơ quan, tổ chức,
Là gì? nơi thu thập, xử lý
thông tin, nơi giao tiếp
đối nội, đối ngoại và là
nơi đảm bảo điều kiện
vật chất để phục vụ
cho hoạt động của cơ
quan
 2. Chức năng
Tham mưu:
- Nhân sự, quy hoạch bộ máy;
- Quy chế làm việc và tổ chức thực
hiện quy chế;
- Thu thập, xử lý, phân tích, tổng
hợp thông tin;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện
chương trình công tác của cơ quan;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết, tổng hợp
báo cáo công tác;
- Thể thức, thẩm quyền ban hành
văn bản, công tác văn thư, lưu trữ,
đối nội, đối ngoại, lễ tân, hội nghị,
hội thảo, sử dụng kinh phí, cơ sở vật
chất của cơ quan.
Hậu cần:
- Tư vấn quản lý, sử
dụng các nguồn kinh phí
- Tư vấn quản lý, sử
dụng nhà xưởng, mua
sắm trang thiết bị
- Trực tiếp quản lý kinh
phí theo quy định hiện
hành
- Quản lý, tổ chức sử
dụng phương tiện đi lại,
phục vụ các hội nghị, hội
thảo, các chuyến đi công
tác của lãnh đạo.
3. Nhiệm vụ
Xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch
công tác của cơ quan
Thu thập, xử lý thông tin

Quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Quản lý tài sản, tài chính của cơ quan, đơn vị

Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện
làm việc cho cán bộ cơ quan
Giao tiếp, đối nội, đối ngoại, lễ tân công sở
Từng bước kiện toàn bộ máy và hiện đại hóa văn
phòng
4. Cơ cấu tổ chức văn phòng.
CHÁNH VĂN PHÒNG
(TRƯỞNG PHÒNG HC)

CÁC PHÓ CHÁNH VP

(CÁC PHÓ PHÒNG HC)

Bộ Bộ
phận Bộ Bộ Bộ
Bộ Bộ Phận
Bộ Bộ
phận
Hành
Bộ
Phận
Bộ
Phận Bộ Phận
Bộ
Phận Bộ
Hành Phận Phận Phận
Phận
Phận Tổ
Tổ Phận
Phận
Chính
Chính Tổng
Tổng Quản
Quản Lưu Tài
Tài
Chức Bảo
Văn Hợp Trị Lưu Vụ Chức Bảo
Văn
thư
Hợp Trị
Trữ
Vụ Nhân Vệ
Trữ Nhân
Sự
Vệ
thư Sự
 II. HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1. Hành chính

• Là những biện pháp tổ chức và điều hành của

Nghĩa tổ chức, các nhóm, các đoàn thể hợp tác trong
rộng hoạt động của mình để đạt mục tiêu chung

Nghĩa • Là hoạt động quản lý các công việc của nhà

hẹp nước, xuất hiện cùng nhà nước

Đơn • Là việc tổ chức, quản lý và điều hành hoạt

giản động của một quốc gia, một nhà nước, một cơ
nhất quan, doanh nghiệp, một đơn vị..
2. Hành chính văn phòng

Là văn phòng diễn ra các hoạt động kiểm

soát, là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức
các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục
đích thông tin hiệu quả.
Công việc hành chính hiện diện ở khắp mọi
nơi trong cơ quan, tất cả các khối hành chính
đều phải sắp xếp, phân loại hồ sơ, thông tin
liên lạc, tính toán và ghi chép lại mọi loại hồ
sơ công văn giấy tờ.
III. QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1. Quản trị

Quản trị là sự phối

hợp tất cả các tài
nguyên thông qua tiến
trình hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và
kiểm tra nhằm đạt
được các mục tiêu đã
đề ra
­Phạm vi của quản trị gồm

Quản
trị cao cấp
(Top management)

Quản trị trung cấp

(Middle management)

Cấp quản trị tuyến thứ nhất

(First line management)
 Các chức năng của quản trị
Đề ra các mục tiêu chiến lược, soạn thảo và quyết
Hoạch định
định lựa chọn các kế hoạch tối ưu để đạt được mục
(Planning)
tiêu đó.
Tuyển chọn, huấn luyện và sắp xếp nhân sự theo
một cơ cấu sao cho thích hợp để đạt được mục tiêu
Tổ chức
bằng cách phân công trách nhiệm và quyền hạn co
(Organizing)
mỗi người và phải biết phối hợp sao cho các hoạt
động được ăn khớp, tránh trùng lắp gây lãng phí
Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ
Lãnh đạo cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách
(Leading) động viên nhân viên, phối hợp thông tin sao cho
hiệu quả

Kiểm soát Thường xuyên kiểm tra để kịp thời uốn nắn các sai
(Controlling) trái đi lệch với mục tiêu đã đề ra
2. Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành

chính văn phòng
là việc hoạch
định, tổ chức,
phối hợp, tiêu
chuẩn hóa và
kiểm soát các
hoạt động xử lý
thông tin
3. Yêu cầu về năng lực đối với nhà
quản trị hành chính văn phòng
Các phẩm chất tâm lý cá nhân của người lãnh đạo,
quản lý nói chung thường được cho là có thể bao
gồm:
1- Nhóm phẩm chất đạo đức, tâm lý của nhà quản lý
+ Có tâm, có nhân.
+ Có chí tiến thủ.
+ Tự tin: dám dùng quyền lực, chịu trách nhiệm cá
nhân, dám dùng người giỏi hơn mình trên một lĩnh
vực nào đó và biết bảo vệ họ.
+ Biết khen, chê, thưởng, phạt đúng lúc, đúng mức.
+ Có uy tín.
2- Nhóm phẩm chất quan hệ của nhà quản lý
+ Thiện chí, vị tha, cảm thông.
+ Có khả năng tạo ra tính đồng đội, hợp tác gắn
bó nhân sự nội bộ.
+ Nghiêm khắc đúng đắn, các hành vi đều có
căn cứ.
+ Niềm nở, lịch sự, có khả năng hội nhập và
quan hệ với nước ngoài.
+ Theo dõi, quan tâm đến người dưới quyền.
+ Tập hợp được những chuyên viên giỏi và tích
cực.
3- Nhóm nhiệm vụ của người quản lý
+ Định hướng công việc và vạch kế hoạch triển
khai có khoa học.
+ Là người nhiệt tình nhất.
+ Dũng cảm thừa nhận sai lầm và sửa chữa sai
lầm.
+ Tính hiệu quả.
Yêu cầu:
1. Trình độ đại học trở lên được đào tạo tổng quát và
chuyên về quản trị hành chính văn phòng
2. Có tinh thần trách nhiệm cao, tự chủ trong các công
việc được phân công.
3. Có các phẩm chất như: Thật thà, đủ năng lực, hướng
về phía trước, truyền cảm hứng, trí thông minh, công
bằng, mở rộng tâm hồn, can đảm, thẳng thắn, giàu trí
tưởng tượng.
4. Có các kỹ năng (Skills): kiến thức và khả năng về
công tác quản lý hành chính văn phòng và quản trị
nguồn nhân lực; khả năng đề ra và thực hiện các quy
trình quản lý hành chính và nhân sự.
5. Hiểu biết thị trường lao động.
6. Kỹ năng lập kế hoạch, phân tích và tổng hợp thông
tin.
7. Biết Anh văn, hoặc ít nhất một ngoại ngữ thông
dụng khác.
8. Biết cách sử dụng các thiết bị văn phòng.
9. Kỹ năng tin học, sử dụng thành thạo các phần mềm
tin học văn phòng
10. Khả năng ngoại giao, xây dựng mối quan hệ, nắm
bắt tâm lý, đánh giá và xử lý tình huống tốt.
11. Cẩn thận, hòa nhã, nhanh nhẹn, chính xác, hòa
động với mọi người.
Trên tất cả những năng lực và tiêu chuẩn đó, nhà quản
trị hành chính văn phòng phải là nhà lãnh đạo có khả
năng tạo ra sự hòa hợp những mục tiêu riêng vào một
mục tiêu chung của tổ chức.