Câu 1

Bộ phận chuyên lo công tác thu thập, xử lý, cung cấp và truyền đạt thông tin

Bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan

Trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị

VĂN PHÒNG Nơi làm việc của những người có chức vụ

Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ

quan, đơn vị, là nơi thu thập, cung cấp, truyền đạt VD: Văn phòng Chính
thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi
phủ, Văn phòng
chăm lo mọi lĩnh vực hậu cần đảm bảo các điều kiện
vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ UBND…
chức.
 Phòng Hành chính

Câu 2 Phòng Tổng hợp

Văn phòng cơ quan

lớn Phòng Quản trị

Phòng Lưu trữ/ Văn thư Lưu trữ

Mối quan hệ
Phòng Tài chính Kế toán giữa văn
phòng với các
Tổ ( bộ phận) Hành chính đơn vị
Cơ cấu tổ chức của chuyên môn
văn phòng Văn phòng cơ Tổ ( bộ phận) Tổng hợp khác trong cơ
quan vừa và
nhỏ
quan
Tổ ( bộ phận) Quản trị • Điều phối
• Hỗ trợ
Tổ ( bộ phận) Lưu trữ, hoặc Văn thư Lưu trữ • Tác động
Phòng hành chính- tổng hợp/ tổ hành chính – qua lại
Văn phòng cơ quan quy tổng hợp/ HC – NS trong doanh nghiệp
mô nhỏ
Nhân viên kiêm nhiệm
 Câu 3

Mối quan hệ tham mưu, tổng

Chức năng tổng hợp hợp trong văn phòng.
Chức năng tham mưu của của văn phòng là
văn phòng là tham vấn, đóng thống kê, phân tích và
góp ý kiến cho lãnh đạo về xử lý nhiều vấn đề
liên quan đến hoạt Hoạt động tổng hợp là cơ sở
các nội dung thuộc về công để tiến hành hoạt động tham
tác quản lý điều hành. động quản lý để tham
mưu cho lãnh đạo. mưu.

Chức năng tham mưu chỉ đạt kết quả

tốt khi hoạt động tổng hợp được thực
hiện chính xác, đầy đủ và kịp thời.
 Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, y tế, môi trường và
Khái niệm
Câu 4 những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức.

Đảm bảo các yếu tố vật chất

Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp, hội nghị

của cơ quan

Chức năng Phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo

Đảm bảo sự liên lạc và giao tiếp đối nội, đối ngoại

Xây dựng, củng cố mối quan hệ với các đơn vị, tổ chức trong và ngoài cơ
quan, với công dân
 Câu 5

Tổ công tác thi

đua, khen
Thực hiện kiểm thưởng
tra, giám sát theo
Tổ chức công tác sự phân công của
đón tiếp khách, các cấp lãnh đạo
Tổ chức đảm bảo đối nội, đối
công tác lễ tân, lễ ngoại, an ninh
Tổ chức đảm bảo nghi khánh tiết trật tự
hậu cần, y tế, sức Quan trọng nhất
Nhiệm vụ khỏe VSMT
Bởi vì văn phòng và các phòng chuyên môn khác là văn phòng phải hoạt
của văn
động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh –
phòng
trật tự và bảo quản tài sản của cơ quan. Do vậy, văn phòng phải hoạt động
liên tục ngay cả khi cơ quan tạm ngừng hoạt động để đảm bảo an ninh -
trật tự và thông tin thông suốt.
Câu 10: Phân tích khái niệm Quản trị văn phòng, nhà quản trị văn phòng Cho ví dụ minh hoạ.

Nhà quản trị văn

Quản trị văn phòng
phòng

là người có chức năng lãnh đạo, quản lý và điều hành

là công việc của Nhà quản trị văn phòng nhằm đảm
văn phòng của cả một cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, là
bảo điều kiện tốt nhất cho hoạt động của văn phòng
người điều khiển công việc của nhiều người khác. Và
và giải quyết công việc một cách nhanh nhất
là quản trị viên cấp trung gian.

Chánh VP Bộ CA - Đại
tá Đặng Hồng Đức

Bộ trưởng, Chủ nhiệm

Văn phòng Chính phủ
Việt Nam - Trần Văn
Sơn
 Nguyên tắc

Câu 6
Thủ trưởng lãnh đạo Phối hợp/ Kết hợp

CVP đứng đầu và chịu trách nhiệm trước Phòng ban/cá nhân trong VP liên kết với nhau để thực
LĐCQ hiện mục tiêu chung của VP

CVP là người có thẩm quyền QĐ

mọi công việc của VP Trong nhiều trường hợp, CB văn phòng làm việc trực
tiếp với Lãnh đạo cơ quan, sau đó báo cáo CVP tổ
CVP chịu trách nhiệm cao nhất về chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính
hoạt động của VP

CVP giao quyền, ủy quyền, phân công công việc VP phối hợp với các phòng chuyên môn trong
CQ để thực hiện các nhiệm vụ chung của CQ:
Trưởng đơn vị trực tiếp QL, SD CB thuộc Đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng, quảng
quyền QL, chịu trách nhiệm trước CVP cáo, tổ chức sự kiện

NVVP tuân theo mọi sự chỉ dạo, QL của

LĐVP, tuân thủ QĐ của CQ, VP
 Lãnh đạo
Nhà QTVP
có tinh thần,
Thông tin/ cảm hứng
Truyền thông làm việc thì
Câu 11 Vai trò của nhà QTVP Quan trọng nhất các thành
viên trong
Đại diện doanh
nghiệp, tổ
chức càng có
Liên kết động lực để
phát triển.
Điều này
khiến cho tập
thể làm việc
có hiệu suất
cao hơn,
thành quả
đạt được
cũng nhiều
hơn và tiết
kiệm thời
gian hơn

Câu 12
Nhóm tiêu chuẩn trình độ Nhóm tiêu chuẩn kỹ năng nghiệp vụ
chuyên môn
Đúng , bài bản về chuyên
môn nghiệp vụ VP
Am hiểu chuyên môn
nghiệp vụ VP
Có tầm nhìn chiến lược
Có quan điểm và phương
pháp làm việc khoa học
(bằng cách học hỏi, nghiên
cứu, tham dự các hội thảo
chuyên môn…)
Tiêu chuẩn nhà QTVP
Nhóm tiêu chuẩn phẩm chất, Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng
hành chính đạo đức mềm
Kỹ năng hoạch định, định Khả năng lắng
Kỹ năng thuyết phục
hướng chính sách nghe
Kỹ năng kiểm soát văn Kỹ năng quản lý thời
Tinh thần trách nhiệm cao
bản gian
Kỹ năng xử lý và tổng hợp Gần gũi, hòa đồng, biết điều
Kỹ năng giao tiếp ứng xử
thông tin hòa các mối quan hệ
Kỹ năng quản lý nhân sự hiệu Phong cách lịch sự, quảng Khả năng truyền đạt thông
quả và điều hòa các mối quan hệ giao tin (thuyết trình)
Kỹ năng ban hành các quyết Khả năng làm việc độc
Kiểm soát cảm xúc
định quản lý lập…
Khả năng truyền đạt, giảng dạy cho Óc sáng kiến và trí tưởng
nhân viên về công tác VP tượng
Linh hoạt, tự tin trong xử lý
Khả năng xây dựng, cải tiến
mọi tình huống
các quy trình làm việc và
quản lý thông qua quy Sự khôi hài (giúp giải quyết và làm
trình…. dịu đi nhiều tình huống khó khăn)
 Câu 13

Quản trị Lãnh đạo Kiểm tra

Hoạch định Tổ chức
nhân sự điều hành giám sát
 Câu 14

Khái niệm Ý nghĩa

Tăng tính chủ động

Hoạch định là quá trình xác
định mục tiêu (dài hạn, ngắn
hạn, chiến lược, nghiệp vụ) Tạo sự phối hợp giữa các BP
hoạt động của văn phòng và
lựa chọn các phương án để đạt Cơ sở để kiểm tra, đánh giá
được mục tiêu đó trong thời và TĐ - KT
gian nhất định
Nhà Quản trị điều hành
hoạt động CQ, đơn vị

Tập trung các nguồn lực

Định hướng hoạt động cho

CQ
Câu 16 Chức năng tổ chức trong QTVP

Khái niệm Mục đích, ý nghĩa

Chức năng tổ chức trong văn phòng được Nhằm thiết lập nên cơ cấu, tổ chức ổn định và xây dựng chức năng nhiệm vụ phù
hiểu theo nghĩa động từ, là việc xây dựng và hợp cho hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong cơ quan
thiết kế cơ cấu tổ chức của văn phòng bao
gồm các đơn vị, các cá nhân với chức năng,
nhiệm vụ khác nhau và cơ chế hoạt động
nhằm thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm Nhằm giảm bớt gánh nặng công việc cho nhà quản trị
vụ của văn phòng.

Thiết lập cơ sở giúp nhà quản trị kiểm tra đánh giá
hoạt động của các bộ phận

Chuyên môn hóa và định hướng công việc cho các bộ phận, đơn vị
hay từng cá nhân
 Nội dung của chức năng tổ chức trong QTVP
Câu 17
Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị Các bước xây dựng tổ chức (5 bước)

Nguyên tắc về mục tiêu Xác định các hoạt động hành chính

Nguyên tắc về chức năng Đánh giá các hoạt động hành chính

Nguyên tắc liên quan đến cá nhân Phân chia phòng ban

Nguyên tắc về trách nhiệm Xác định biên chế phù hợp cho từng bộ phận

Nguyên tắc về báo cáo Theo dõi các hoạt động

Nguyên tắc về quyền hạn

Nguyên tắc về ủy quyền

Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát

Nguyên tắc điều hành tổ chức

Câu 18 Chức năng quản trị
nhân sự trong văn
phòng

Khái niệm
• là quá trình tổ chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp
nói trung và đối với văn phòng nói riêng một cách có khoa học,
nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực thông qua phân tích công
việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự, đãi ngộ nhân sự và
đánh giá kết quả công việc

Nội dung quản trị nhân sự

• Phân tích công việc
• Tuyển dụng nhân sự
• Đào tạo và phát triển nhân sự
• Đãi ngộ nhân sự
• Đánh giá kết quả công việc
Câu 19 Chức năng kiểm tra, giám sát trong QTVP

Khái niệm Nội dung (Các nguyên tắc kiểm tra)

Kiểm tra giám sát là cả một tiến Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu
trình, không phải là một khâu cố
định trong hoạt động quản trị. Tiến
trình này được bắt đầu từ khi kế Nguyên tắc đảm bảo đúng thẩm quyền
hoạch công việc của cơ quan được
tổ chức thực hiện cho tới khi kế
hoạch công việc kết thúc. Hoạt
động kiểm tra, giám sát được thực Nguyên tắc đảm bảo khách quan
hiện liên tục với tất cả các đối
tượng tham gia thực hiện kế hoạch
của cơ quan, tổ chức.
Nguyên tắc hợp lý

Nguyên tắc tiết kiệm

Câu 23 Nhà quản trị văn phòng

Khái niệm Vai trò

là người thực Lãnh đạo

hiện chức năng
quản trị các
nghiệp vụ hành
chính cũng như
Thông tin
các nguồn lực
trong văn phòng
nhằm hỗ trợ việc
thực hiện các
mục tiêu chung Đại diện
của tổ chức

Liên kết
Câu 30 Trang thiết bị kỹ
thuật trong văn
phòng

Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động

Cấu trúc 3 mặt
qua lại với nhau trong quá trình thực hiện các chức
của văn phòng
năng, nhiệm vụ của Văn phòng và do vậy cần được
Các nghiệp vụ phát triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào.
hành chính Văn Con người
phòng Khi chuyển lên Văn phòng hiện đại, ba mặt đó được
nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm
bảo cho Văn phòng đủ thực hiện chức năng chủ động
xử lý thông tin.
Câu 37
Văn phòng truyền thống
Ổn định về mặt pháp lý
Tăng độ tin tưởng của đối tác
Xây dựng được hình ảnh riêng cho doanh
Ưu điểm
nghiệp
Tính bảo mật, tính riêng tư cao
Việc thiết kế và thi công thiết kế văn
Nhược điểm phòng làm việc riêng tốn kém rất nhiều
thời gian và chi phí
Văn phòng hiện đại
Tạo ra môi trường làm việc lý tưởng
Tối ưu chi phí
Dễ dàng phù hợp với nhiều doanh
nghiệp
Hiệu suất công việc được nâng cao
Tăng hiệu quả làm việc nhóm
Sự ồn ào gây mất tập trung và căng
thẳng
Thiếu không gian riêng tư
 • Tư duy
• Tác phong
• Phương pháp
• Kỹ năng
• Điều kiện cơ sở vật
chất trang thiết bị
• Môi trường làm việc
đến văn phòng hiện đại
Các yếu tố ảnh hưởng
Vẽ mô hình
văn phòng
hiện đại
Câu 38