Học phần:

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

(30 tiết)

GV: Ths.Đặng Thanh Nam 1

 TÀI LIỆU HỌC TẬP

- Giáo trình chính:

Quản trị hành chính văn phòng, Nguyễn Thành Độ,
ĐH Kinh tế quốc dân.
- Tài liệu tham khảo:
ü Quản trị học, Mike Harvey, NXB Thống kê, 1996.
ü Quản trị hành chính văn phòng, Nguyễn Hữu Thân,
NXB Thống kê, 2012.
ü Quản trị hành chính văn phòng, Vương thị Kim
Thanh, NXB Thống kê, 2009.

2
 NỘI DUNG

• Tổng quan về quản trị văn phòng.

• Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.
• Công tác văn thư-lưu trữ.
• Tổ chức cuộc họp.
• Tổ chức chuyến công tác của lãnh đạo.

3
 ĐÁNH GIÁ

• Kiểm tra giữa học phần: 30%

• Thi kết thúc học phần: 70%

4
 Chương 1:

TỔNG QUAN VỀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

5
 I. QUẢN TRỊ
1. Khái niệm

Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có

định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị
quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức
đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và
sự thay đổi của các nguồn lực (Mike Harvey)

6
 2. Mục đích của Quản trị

Quản trị luôn hướng tới HIỆU QUẢ

Kết quả - Chi phí

Hiệu quả =
Khả năng thích ứng với
những thay đổi

7
 3. Nhà quản trị

- Là người chỉ huy, lãnh đạo hoạt động của những

người dưới quyền.
- Họ có thể thực hiện các công việc chuyên môn cụ
thể nhưng còn có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra, đôn
đốc công việc của những người dưới quyền.

8
Nhân viên

9
 4. Chức năng của quản trị

Hoạch định: Tổ chức: Lãnh đạo:

Kiểm soát:
dự báo khả Thực hiện công
năng trong tác tổ chức- Giám sát,
nhân sự, đảm Phân công, kiểm tra
tương lai, là giao nhiệm
việc xác bảo vị trí việc công việc
làm, tiến hành vụ, hướng theo các chỉ
định những dẫn nhân
mục tiêu cần các hoạt động tiêu, định
liên quan tới viên thực mức, tiêu
đạt được và hiện và các
những tuyển dụng, bố chuẩn. Đưa
trí, sử dụng, đào biện pháp ra các ý kiến,
phương động viên,
thức để đạt tạo…, xây dựng biện pháp
môi trường làm khuyến điều chỉnh
được mục khích tạo
tiêu đó. việc thuận lợi. những sai
động lực cho sót .
nhân viên… 10
 II. VĂN PHÒNG:

1. Khái niệm

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp; là nơi thu

thập, xử lý, cung cấp thông tin; thực hiện các hoạt
động giao tiếp; đảm bảo công tác hậu cần, cơ sở vật
chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho sự điều hành, chỉ đạo
của lãnh đạo và hoạt động của cơ quan/tổ chức.

11
Cơ cấu tổ chức của Sở Khoa học công nghệ
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Cơ cấu tổ chức của trường Đại học
Cơ cấu tổ chức của bệnh viện
Cơ cấu tổ chức của Cty TNHH PHÚ LONG

Nhà máy Nhà máy

1 2
 Cơ cấu tổ chức của tòa soạn báo
Tổng biên tập

Phó TBT Phó TBT

Hành chính - Trị sự Nội dung

P. Hành chính Ban Chính trị

Nhân sự Ban Thư Thời sự
Văn phòng ký tòa soạn
P. Kế toán Ban Nội chính
đại diện tại
các khu vực,
nước ngoài P. Phát hành Ban Kinh tế
Ban Văn hóa
P. In ấn Xưởng in Xã hội
P. Thư viện, tư Ban Thể thao
liệu
Cơ cấu tổ chức của Công ty
Truyền thông VNPT-MEDIA
 Văn phòng xuất hiện ở các tổ chức nào?

• Văn phòng các cấp ủy Đảng (Tỉnh ủy, Huyện ủy…)

• Văn phòng các cơ quan quản lý hành chính nhà
nước (UBND, Sở Tư pháp…).
• Văn phòng các đơn vị sự nghiệp (Trường
ĐHKHXH&NV Tp.HCM, Bệnh viện Ung Bướu…)
• Văn phòng của doanh nghiệp
• Văn phòng các cơ quan thuộc lực lượng vũ trang
• Văn phòng các tổ chức xã hội, phi chính phủ (Hội
doanh nhân trẻ, AIESEC…)
19
 2. Chức năng của văn phòng
Tùy vào sự phân cấp quản lý mà chức năng của
văn phòng các cơ quan, tổ chức có sự khác nhau.
Thông thường văn phòng có các chức năng cơ bản:

Tham mưu Hỗ trợ Hậu cần

- tổng hợp điều hành
 a. Chức năng tham mưu – tổng hợp

• Theo dõi, thống kê, tổng hợp, báo cáo

tình hình hoạt động của cơ quan, DN.
• Đánh giá, nhận định tình hình hoạt
động của cơ quan, DN trong hoàn cảnh
hiện tại và tương lai.
• Đề xuất những giải pháp liên quan tới quản lý và điều
hành cơ quan/doanh nghiệp.

21
b. Chức năng hỗ trợ điều hành

• Tổ chức thực hiện các chương trình -

kế hoạch đã được phê duyệt.
• Tổ chức các hội nghị, họp, hội thảo …
theo yêu cầu của lãnh đạo.
• Tổ chức thực hiện các hoạt động, các
sự kiện của cơ quan/DN.
• Truyền đạt thông tin của lãnh đạo
đến các đơn vị cá nhân thi hành.

22
 c. Chức năng hậu cần
• Thực hiện các thủ tục pháp lý
cho hoạt động của cơ quan/DN.
• Mua sắm, xây dựng, bảo dưỡng
cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật.
• Đảm bảo về công tác an ninh, an toàn
• Thực hiện lễ tân, khánh tiết…

23
 3. Nhiệm vụ của Văn phòng
- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác chung của cơ
quan/DN.
- Đầu mối thu thập, xử lý, cung cấp thông tin của cơ
quan/DN.
- Quản lý và thực hiện công tác hành chính, quản trị công sở,
văn thư, lưu trữ.
- Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các đề án, dự án
về quản trị công sở trước khi trình lãnh đạo.
- Tham mưu, xây dựng về tổ chức bộ máy, quản lý nhân sự.
- Tổ chức các hoạt động lễ tân, khánh tiết.
- Phụ trách công tác pháp chế.
- Thi đua, khen thưởng... 24
 4.Cơ cấu tổ chức của văn phòng

TRÖÔÛNG PHOØNG HÀNH CHÍNH

(Chánh văn phòng)

Phoù phòng Hành chính

(Phó chánh văn phòng)

Tổng Nhân Văn Kế Thiết Lễ tân Chăm sóc Xuất nhập

hợp, sự, thư, toán, bị, Bảo vệ, khách khẩu
Kế Bảo Lưu tài Kỹ xe, điện hàng
nước…
hoạch hiểm trữ chính thuật

Cơ cấu của VP có thể tăng, hoặc giảm các đơn vị tùy

thuộc vào sự phân cấp quản lý của cơ quan/DN 25
III. QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1. Khái niệm

Quản trị văn phòng là việc

nhà quản trị tiến hành
hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra các công
tác văn phòng nhằm đạt
được mục tiêu đã đề ra một
cách có hiệu quả.
26
 2. Nội dung quản trị văn phòng

• Quản lý công việc VP • Lãnh đạo văn phòng

- Quản lý các nghiệp vụ - Kiểm tra, giám sát các
văn phòng theo đúng công việc hàng ngày NV.
quy trình nghiệp vụ để - Đưa ra các quyết định,
đảm bảo kết quả. chỉ đạo … điều hành
- Tìm ra các biện pháp công việc.
nâng cao hiệu quả của - Đánh giá nhân viên
các nghiệp vụ hành trong quá trình thực
chính VP. hiện nhiệm vụ.
27
 3. Chức năng quản trị văn phòng
Hoạch Tổ chức Nhân sự Lãnh đạo Kiểm
định soát
Xây dựng - Xây dựng, - Xác định Tác động, Theo dõi,
KH: kiện toàn bộ nhu cầu nhân thúc đẩy, kiểm tra kết
quả thực
- Kế hoạch máy VP phủ sự của VP. hướng dẫn, hiện công
họp,hội nghị. hợp với - Phân công động viên, việc và đề
chức năng, công việc. tạo động lực ra các biện
- KH tuần, pháp xử lý
tháng, quý, nhiệm vụ - Tuyển chọn cho nhân
kịp thời.
năm. được giao. nhân viên. viên văn
- Kiểm tra
- Xác định phòng thực hành chính.
-KH về kinh - Huấn luyện, hiện tốt
phí, về cơ sở cơ cấu tổ đào tạo nâng - Kiểm tra
chức, chức nhiệm vụ. công việc.
vật chất. cao nghiệp vụ
năng nhiệm - Kiểm tra
-KH tuyển cho lao động nhân sự
vụ các đơn VP.
dụng, đào tạo, vị trong văn
đánh giá nhân phòng
28
 4. Các yếu tố ảnh hưởng đến
hiệu quả công tác công tác
văn phòng

Yếu tố bên ngoài Yếu tố bên trong

• Điều kiện chính trị, • Quy mô và cơ cấu tổ chức
kinh tế, xã hội của CQ/DN.
• Quy định pháp lý. • Năng lực của đội ngũ
• Khoa học kỹ thuật. nhân sự trong văn phòng.
• Thị trường lao động • Quy chế hoạt động.
• Văn hóa doanh nghiệp
• Cơ sở vật chất kỹ thuật
29
Tại sao cần phải quản trị
văn phòng?

30
 Chương 2

KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN

HÀNH CHÍNH

31
 I. VĂN BẢN
1. Khái niệm
- Văn bản: là phương tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin
trên một loại vật liệu, bằng
một ngôn ngữ cụ thể và theo
một phong cách ngôn ngữ
nhất định.
Mộc bản triều Nguyễn

32
Trong hoạt động quản trị, điều hành:

+ Văn bản: là thông tin thành văn được truyền đạt

bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình
bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.

+ Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong

quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc
của các cơ quan, tổ chức.

33
34
 2. Phân loại VB
Văn bản quy Văn bản Văn bản Văn bản của tổ
phạm pháp hành chính chuyên ngành chức chính trị, tổ
luật chức chính trị –
xã hội
- VB luật: - Báo cáo - Bảng lương VB của các tổ
Hiến pháp, - Kế hoạch - Bản vẽ, bản chức như Đảng,
Luật - Công văn thiết kế. Công đoàn, Đoàn
- VB dưới - Tờ trình - Hóa đơn, thanh niên…
luật: Pháp - Biên bản… chứng từ tài
lệnh, Nghị chính…
định, Thông
tư,…

35
 3. Chức năng của
văn bản hành chính

• Chức năng thông tin

• Chức năng pháp lý
• Chức năng quản lý
• Chức năng khác (văn hóa, sử liệu…)

36
 4. YÊU CẦU VỀ KĨ THUẬT SOẠN THẢO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Về nội dung + Về văn phong, + Về thể thức,

ngôn ngữ hình thức, kỹ
thuật trình bày
Văn phong:
Hành Các thành phần
Tính Tính Tính
chính–công vụ thể thức
mục pháp khoa
đích lý học
Chính Phổ Phông chữ, cỡ
xác thông chữ, kiểu chữ
Tính Tính Khổ giấy, kiểu
đại khả Khuôn Khách trình bày, định
chúng thi mẫu quan lề trang văn bản
Trang trọng, 37
lịch sự
 5. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

§ Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu
thành văn bản, bao gồm những thành phần chính
áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc
đối với một số loại văn bản nhất định.
§ Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo
Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của
Chính phủ quy định về Công tác văn thư.

38
 Các thành phần thể thức chính của
văn bản hành chính
• Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
• Số, ký hiệu của văn bản.
• Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
• Nội dung văn bản.
• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
• Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
• Nơi nhận.
• Thành phần khác: Phụ lục, Dấu chỉ độ mật, mức độ
khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người
soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ
quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử;
39 số
điện thoại; số Fax.
 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN

• Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).

• Định lề trang:

Lề trên Lề dưới Lề trái Lề phải

20- 25 mm 20- 25 mm 30-35 mm 15-20 mm

• Phông chữ: Times New Roman, màu đen.

• Số trang: số Ả Rập, cỡ chữ 13 -14, kiểu đứng, canh
giữa ở lề trên, không hiển thị số trang thứ nhất.

40
41
 II. KỸ THUẬT SOẠN THẢO
MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Soạn thảo “QUYẾT ĐỊNH”

Quyết định là hình thức văn bản hành chính do cơ

quan, tổ chức hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành
để đưa ra các mệnh lệnh quản lý cho một hoặc một
nhóm đối tượng cụ thể hoặc đề ra các quy tắc hành
vi có tính chất nội bộ.

42
 Quyết định có 2 loại:

Quyết định gián tiếp Quyết định trực tiếp

Dùng để ban hành: quy Dùng trong các trường

chế, quy định, định mức, hợp: nâng lương, khen
tiêu chuẩn... thưởng, kỉ luật, tuyển
(hoặc sửa đổi, bổ sung các dụng, bổ nhiệm, công
quy chế, quy định, định nhận… trong nội bộ của
mức, tiêu chuẩn... đã có) một cơ quan/tổ chức.

43
44
Cấu trúc nội dung của quyết định

• Phần căn cứ ban hành

• Phần nội dung của quyết định

45
 Phần 1: Căn cứ ban hành Quyết định
1. Căn cứ a. Căn cứ Nêu văn bản xác định quyền được ban hành quyết định
pháp lí thẩm quyền của chủ thể (Quyết định thành lập; quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn…).
b. Căn cứ áp Nêu cơ sở pháp lý áp dụng để giải quyết vấn đề, sự việc.
dụng (VB quy phạm pháp luật; VB hướng dẫn của cơ quan có
thẩm quyền; quy định về chỉ tiêu, định mức, tiêu
chuẩn…).

2. Căn cứ Nêu tình hình thực tiễn cần phải ban hành quyết định (kiến nghị, đề
thực tế xuất của đơn vị tham mưu, của cấp dưới; tình hình thực tiễn; năng lực
của cá nhân, tổ chức…)
Phần 2: Nội dung Quyết định
(thể hiện dưới dạng điều, khoản)
Điều 1 Nêu nội dung, đối tượng điều chỉnh của quyết định
Điều 2 Nêu các vấn đề liên quan trực tiếp tới việc thực hiện nội dung tại điều 1
(biện pháp thực hiện, trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ, chế độ, chính
sách, quyền lợi….)
Điều .. Nêu trách nhiệm thi hành và thời gian hiệu lực (điều 1 chưa nêu) 46
Lưu ý: Tùy mục đích mà quyết định có số lượng điều, khoản khác nhau
 2. Soạn thảo “CÔNG VĂN”
• Công văn là loại văn bản được dùng để trao đổi
thông tin, phối hợp giải quyết công việc trong nội bộ
hoặc giữa các cơ quan, tổ chức.
• Áp dụng trong rất nhiều trường hợp:
̵ Đề nghị, yêu cầu
̵ Trao đổi, giao dịch
̵ Trả lời (phúc đáp)
̵ Hướng dẫn, chỉ đạo
̵ Giải thích
̵ Đôn đốc, nhắc nhở
̵ Mời họp
̵ v. v. . 47
48
 Bố cục nội dung của công văn

Phần Đặt vấn đề, nêu lí do, mục đích, ý nghĩa, cơ sở…
mở đầu ban hành công văn.
Trình bày những vấn đề cần giải quyết theo yêu
Phần cầu sự vụ hành chính. Các thông tin chi tiết, rõ
nội dung ràng nhằm tạo thuận lợi cho việc thực hiện nội
dung công văn.
Nhấn mạnh về chủ đề, hoặc về trách nhiệm giải
quyết công việc đối với đơn vị, cá nhân có liên
Phần
quan. Trường hợp công văn đề nghị, giải thích,
kết thúc
trả lời, mời họp… thì cần trình bày thêm lời cảm
ơn.
49
 3. Soạn thảo “TỜ TRÌNH”
• Tờ trình: thường được dùng để đề xuất/đề nghị với
cấp trên xem xét phê duyệt một vấn đề mới (chủ
trương, chính sách, biện pháp, ý tưởng…).
• Có 2 loại Tờ trình thường được sử dụng:
̵ Tờ trình độc lập: Nội dung vấn đề cần trình và
phương án đề xuất được trình bày cụ thể, chi tiết
ngay trong nội dung Tờ trình.
̵ Tờ trình không độc lập: Thường được ban hành cùng
với một văn bản khác như kế hoạch, đề án, chương
trình, phương án. Nội dung chi tiết của vấn đề cần
trình được thể hiện trong các văn bản kèm theo này.
50
51
 Bố cục nội dung của tờ trình

Nhận định tình hình (mặt tích cực, tiêu cực, thuận lợi,
Phần hậu quả có thể xảy ra…) để làm cơ sở cho việc đề
mở đầu xuất vấn đề mới, sự cần thiết của đề xuất. Nêu ý
nghĩa, tác dụng của đề xuất mới.
- Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, dự kiến
những vấn đề có thể phát sinh nếu được áp dụng.
- Nêu phương án thực hiện (chính, dự phòng).
Phần nội
- Nguồn lực để thực hiện.
dung
Luận điểm và luận chứng được trình bày cụ thể, nêu rõ
sự việc hoặc những số liệu có thể xác minh để làm
tăng sức thuyết phục của đề xuất.
Phần kết ̵ Đề nghị cáp có thẩm quyền xem xét chấp thuận đề
52
thúc xuất để sớm triển khai thực hiện.
 4. Soạn thảo “THÔNG BÁO”

• Thông báo: là văn bản dùng để truyền đạt mệnh

lệnh, tin tức, thông tin tới các cơ quan, đơn vị, cá
nhân liên quan để biết, để thực hiện. Ngoài ra còn
được sử dụng để phổ biến chính sách, chủ trương
định hướng công việc của các đơn vị, cá nhân trực
thuộc.

53
54
55
 Bố cục nội dung của Thông báo
1. Ñaët - Nêu vấn đề, chủ trương, kế hoạch phải thực
vaán hiện hay chính sách cần điều chỉnh.
ñeà - Hoặc nêu hiện trạng của điều kiện thực tế liên
quan tới thực hiện công việc (khó khăn, trở ngại,
thuận lợi, rủi ro…)
2. Nội - Nêu vấn đề cần thông báo, hay vấn đề mới cần
dung thay đổi, điều chỉnh.
chính - Có thể nêu thêm các yêu cầu về thời gian thực
hiện, đối tượng tác động và biện pháp thực hiện.
3. Keát Nêu các yêu cầu về trách nhiệm đối với cá nhân,
thúc đơn vị liên quan; thời gian thực hiện…
56
 5. Soạn thảo “BÁO CÁO”

• Báo cáo dùng để trình bày kết quả hoạt động

của cơ quan/tổ chức/đơn vị/cá nhân; đánh giá
tình hình và đề xuất giải pháp thích hợp.
• Yêu cầu về nội dung báo cáo:
- Trung thực, khách quan, chính xác.
- Đầy đủ, cụ thể, có trọng tâm.
- Đánh giá, nhận định toàn diện, có cơ sở.
- Biện pháp đề xuất phù hợp (với mục tiêu,
nguồn lực, điều kiện thi hành), khả thi. 57
58
a. Cấu trúc Báo cáo chung/Báo cáo tổng hợp

• Tình hình chung/đánh giá tình hình chung

(thuận lợi, khó khăn, tích cực, tiêu cực).
• Kết quả thực hiện (các mặt/các lĩnh vực; đã
đạt được; chưa đạt được; nguyên nhân).
• Phương hướng/nhiệm vụ/mục tiêu sắp tới.
• Giải pháp thực hiện.
• Kiến nghị/đề nghị (nếu có).

59
 b. Cấu trúc báo cáo chuyên đề
• Nêu văn bản/chủ trương/chính sách/quy định
(trong đó nêu rõ nhiệm vụ được giao).
• Kết quả thực hiện (chỉ đạo/điều hành; công tác tổ
chức; những nội dung đã đạt được, những nội
dung chưa đạt được; nguyên nhân).
• Những vấn đề cần rút kinh nghiệm từ thực tiễn
triển khai thực hiện nhiệm vụ.
• Kiến nghị/đề nghị (nếu có).

60
 c. Cấu trúc báo cáo sự việc đột xuất

• Tóm tắt diễn biến sự việc (thời gian, quy mô,

kết quả/hậu quả, nguyên nhân).
• Công tác xử lý (lãnh đạo/chỉ đạo; tổ chức thực
hiện; mức độ giải quyết, kết quả đạt được).
• Đánh giá tình hình. Dự báo chiều hướng phát
triển của sự việc.
• Kiến nghị/đề xuất (nếu có).

61
 LỖI THƯỜNG GẶP KHI SOẠN THẢO
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Về nội dung: 2. Về ngôn ngữ 3. Về thể thức,
và diễn đạt: trình bày:
• Không đủ hoặc • Sai chính tả. • Hình thức văn bản
không đúng cơ sở • Sử dụng từ ngữ
không phù hợp với
pháp lý. không chính xác.
mục đích và nội dung.
• Trái luật. • Dùng từ lóng: bảo
• Thiếu, sai thành phần
• Trái/vượt thẩm kê, xe dù…
thể thức.
quyền; • Sử dụng câu chữ
• Sai font chữ, cỡ chữ,
• Chung chung, mơ rườm rà, tối nghĩa.
• Sử dụng cách diễn kiểu chữ.
hồ, không cụ thể. • Hệ thống đề mục
• Thiếu thực tế, đạt khẩu ngữ.
• Sử dụng nhiều mỹ không thống nhất.
không thể thực • Không đánh số trang.
từ, từ địa phương.
hiện. • Không ghi số, ngày
• Viết hoa tùy tiện.
• Sử dụng dấu câu văn bản và trên 62phụ
không đúng. lục kèm theo văn bản.
 Chương 3
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ –
LƯU TRỮ

63
 Phần 1
NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

I. Khái quát về công tác văn thư

1. Khái niệm:

Công tác văn thư bao gồm soạn thảo, ký ban hành văn
bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu,
thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư (Nghị
định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư) 64
 2. NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

Soạn thảo Quản lý Quản lý, sử Lập hồ sơ

văn bản và giải dụng con và nộp lưu
quyết dấu và thiết hồ sơ vào
văn bản bị lưu khóa lưu trữ
bí mật cơ quan

65
66
3. YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

• Nhanh chóng
• Chính xác
• Bảo mật
• Hiện đại

67
4. VỊ TRÍ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ

• Công tác văn thư là một hoạt động của bộ

máy quản lý trong một cơ quan/doanh
nghiệp, chiếm một phần lớn trong công tác
văn phòng và có ảnh hưởng trực tiếp tới
hiệu quả quản lý của tổ chức.

68
 5. Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ:

• Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.

• Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác, giữ gìn bí mật.
• Giữ gìn chứng cứ về hoạt động của tổ chức nói
chung và cá nhân trong tổ chức nói riêng.
• Là tiền đề cho công tác lưu trữ.

69
 6. TRÁCH NHIỆM CỦA
BỘ PHẬN VĂN THƯ

• Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

• Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị/cá
nhân sau khi có ý kiến chỉ đạo của người có thẩm
quyền.
• Giúp Lãnh đạo theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
• Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày;
ghi số và ngày, tháng; đóng dấu lên VB.

70
• Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản đi.
• Sắp xếp, bảo quản văn bản và phục vụ việc tra cứu,
sử dụng bản lưu.
• Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý
văn bản; cấp giấy giới thiệu và các văn bản hành
chính khác cho cán bộ, nhân viên.
• Bảo quản, sử dụng con dấu của DN và các loại con
dấu khác.
• Áp dụng khoa học, công nghệ thông tin vào công
tác văn thư.
71
 II. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN

− Tất cả văn bản đi, văn bản đến phải quản lý tập trung tại Văn
thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ những loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật như hóa
đơn, chứng từ kế toán).
− Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký,
phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo.
− Văn bản đến, văn bản đi có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”,
“Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được.
− Văn bản đến, văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật:
“Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Mật” được đăng ký, quản lý riêng
theo quy định của Luật bảo vệ bí mật nhà nước.
72
 1. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT
VĂN BẢN ĐẾN

Văn bản đến là tất cả các văn bản do cơ quan,

doanh nghiệp nhận được từ các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp, cá nhân.
73
 • Trình tự quản lý văn bản đến

Bước 1 Tiếp nhận VB đến

Bước 2 Đăng ký VB đến

Bước 3 Trình, chuyển giao VB đến

Bước 4 Giải quyết và theo dõi, đôn

đốc giải quyết VB đến
74
 Kiểm tra: số lượng, bì,
Tiếp nhận dấu niêm phong, đối chiếu
với nơi gửi và ký nhận

Có bất thường
phải báo cáo,
lập Biên bản

B1. Tiếp Phân loại - Loại bóc bì

Phân loại, - Không bóc bì
nhận văn bóc bì
bản đến Bóc bì -VB khẩn bóc
trước
- Đối chiếu số ký
hiệu ngoài bì
Đóng dấu “Đến”, với văn bản bên
ghi số và ngày đến trong.
- Đơn, thư khiếu
- Đóng dấu ĐẾN, Bản fax, VB Văn bản nại, tố cáo.. giữ
ghi số và ngày đến. điện tử quan chuyển thẳng lại bì.
- Vị trí: dưới số, ký trọng phải in, đóng dấu Đến 75

hiệu VB đóng dấu ĐẾN lên bì

 MẪU DẤU ĐẾN

CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP
Số:
ĐẾN Ngày:
Chuyển:
Số và ký hiệu HS:

76
 SỞ TÀI CHÍNH
Số:

ĐẾN Ngày:

Chuyển:

Số và ký hiệu HS:

77
 Đăng ký bằng sổ

Ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác; không

viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết
tắt những từ, cụm từ không thông dụng
B2. Đăng
ký văn bản
đến
Đăng ký bằng Cơ sở
dữ liệu trên máy tính
Định kỳ in dữ liệu ra giấy, ký
nhận bản chính, đóng sổ lưu

78
 ………….…………..
………….…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Bìa sổ đăng ký Năm: 20… …

Từ ngày ……. đến ngày….
văn bản đến Từ số ……… đến số ………

Quyển số: …

Nội dung đăng ký trong sổ

Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại và trích Đơn vị hoặc Ngày Ký Ghi
đến đến giả hiệu tháng yếu nội dung người nhận chuyển nhận chú

79
80
 - Văn bản khẩn trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận.
- Ghi ý kiến chỉ đạo giải quyết
Trình VB và thời hạn giải quyết.
đến - Liên quan đến nhiều đơn vị thì
ghi rõ đơn vị/cá nhân chủ trì,
đơn vị/cá nhân tham gia và
B3. Trình, thời hạn giải quyết của mỗi
chuyển giao đơn vị/cá nhân.
VB đến
Văn thư đăng ký bổ sung ý kiến
xử lý VB đến, thời hạn giải quyết

Chuyển giao
- Chuyển trong ngày, chậm nhất là
văn bản đến
ngày làm việc tiếp theo.
- Người nhận phải ký nhận.
- Giữ bí mật nội dung văn bản.

81
82
83
 Các đơn vị/cá nhân có trách nhiệm giải quyết
VB đến theo chức năng, nhiệm vụ, ý kiến chỉ
đạo và thời hạn đã xác định.

B4. Giải quyết

và theo dõi, - Trưởng phòng/ban
đôn đốc nhân viên giải
đôn đốc giải quyết văn bản đến.
quyết VB đến Theo dõi, đôn - Văn thư: Theo dõi
đốc việc giải việc giải quyết VB đến,
quyết VB đến tổng hợp số liệu, báo
cáo người có thẩm
quyền.

Văn thư: Thu VB đến có

dấu “ T à i l i ệ u t hu hồ i ”
chuyển trả nơi gửi 84
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Văn bản đi là tất cả các loại văn

bản do cơ quan/doanh nghiệp ban
hành.

85
86
 Trình tự quản lý văn bản đi

Cấp số, thời gian ban

Bước 1
hành văn bản

Bước 2 Đăng ký văn bản đi

Bước 3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu

mức độ khẩn, mật

Phát hành, theo dõi việc chuyển phát

Bước 4 văn bản đi

Bước 5 Lưu văn bản đi

87
 - VB hành chính: Theo Nghị
định số 30/2020/NĐ-CP
Kiểm tra thể ngày 05/3/2020 về công tác
thức và kỹ thuật văn thư.
trình bày VB - VB chuyên ngành: Theo
quy định của ngành.
- Theo quy định của CQ/DN.
B1. Cấp số,
thời gian
- Ghi số thứ tự VB
ban hành phát hành trong 1
văn bản Ghi số năm.
Ghi số và - VB mật đăng ký
ngày, tháng một hệ thống số
văn bản riêng.

Ngày,
tháng, năm Ngày VB được
của VB phát hành

88
 Ghi chép thông tin về VB
đi đầy đủ, chính xác,
Đăng ký không bôi xóa, không viết
bằng sổ tắt từ không thông dụng,
không viết bằng bút chì,
B2. Đăng ký bút mực đỏ.
văn bản đi

Đăng ký bằng Phải in ra giấy để ký

Cơ sở dữ liệu nhận bản lưu hồ sơ
trên máy tính và đóng sổ để quản lý

89
 ………….…………..
………….…………..

Bìa sổ đăng SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

ký văn bản đi: Năm: 20……
Từ ngày ……. đến ngày …….
Từ số ……… đến số ………

Quyển số: …

Nội dung trong sổ:

Số, Ngày, Tên loại và Người Nơi Đơn vị, Số Ngày Ký Ghi
ký tháng trích yếu ký nhận người lượng chuyển nhận chú
hiệu văn nội dung văn nhận bản bản
văn bản văn bản bản lưu
bản

90
91
 Nhân bản Đúng số lượng được xác
VB định ở phần “Nơi nhận”

B3. Nhân bản, đóng Đúng chiều, trùm lên

dấu DN và dấu mức khoảng 1/4-1/3 chữ ký về
độ khẩn, mật bên trái
Đóng dấu Dấu giáp lai: giữa mép phải
VB (hoặc phụ lục), trùm lên
một phần các tờ giấy; mỗi
dấu đóng tối đa 05 tờ VB

92
93
94
95
 - Lựa chọn bì, viết bì.
Làm thủ tục - Đóng dấu độ khẩn, dấu
phát hành độ mật nếu có

B4. Làm thủ tục - Phát hành trong ngày

phát hành, chuyển văn bản được ký, chậm
Chuyển phát nhất là trong ngày làm
phát và theo dõi việc tiếp theo.
việc chuyển phát - Gửi fax, VB điện tử nếu
VB đi cần thiết phải gửi bản
chính.

Theo dõi việc Qua điện thoại, phiếu

chuyển phát gửi… để đảm bảo VB đã
được gửi tới nơi nhận

96
97
98
 ………….…………..
………….…………..

SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN

Mẫu sổ Năm: 20…

CHUYỂN
GIAO văn bản
đi bưu điện Quyển số: ….

Ngày Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận và dấu Ghi chú
chuyển bản bản bưu điện

(1) (2) (3) (4) (5)

99
 - Bản gốc: Lưu tại Văn thư, phải
đóng dấu ngay sau khi phát hành,
sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
- Bản chính: Lưu trong hồ sơ công
việc
B5. Lưu
văn bản đi

Lập sổ theo dõi sử dụng bản lưu

100
 ………….…………..
………….…………..

SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU

Mẫu sổ Năm: 20…

SỬ DỤNG BẢN
LƯU
Từ ngày ……..đến ngày ....
Từ số ....... đến số ............

Quyển số: …

Họ tên Số, ký hiệu Tên loại và Người cho

Ngày Số và ký Ký Ngày Ghi
người sử ngày tháng trích yếu nội phép sử
tháng hiệu HS nhận trả chú
dụng văn bản dung văn bản dụng

101
III. LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

102
 1. Khái niệm

• Hồ sơ: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi,
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan/doanh nghiệp.

- Lập hồ sơ: Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản,

tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định
103
 “Hồ sơ tuyển dụng”:
- Bảng tổng hợp các vị trí cần tuyển dụng
- Kế hoạch tuyển dụng
- Dự toán tổ chức tuyển dụng
- Quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng
- Danh sách ứng viên tuyển dụng
- Đề thi, Đáp án tuyển dụng
- Bài thi (môn thi viết)
- Các Phiếu chấm phỏng vấn
- Bảng điểm các môn thi
- Bảng điểm tổng hợp kết quả tuyển dụng
- Biên bản họp hội đồng tuyển dụng
- Danh sách trúng tuyển
- Hóa đơn, chứng từ tài chính tuyển dụng
- Báo cáo kết quả tuyển dụng
- Biên bản họp tổng kết tuyển dụng
- Hình ảnh về tuyển dụng 104
 2. Yêu cầu khi lập hồ sơ

- Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ

của đơn vị, cơ quan, tổ chức.
- Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải liên
quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự
diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công
việc.
- Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ là bản gốc,
bản chính, bản sao hợp pháp.

105
 3. Phương pháp lập hồ sơ

a. Phương pháp lập danh mục hồ sơ

“Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống

những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của
một cơ quan/doanh nghiệp.

106
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ……

Năm:……………………..
(Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)
Số, ký hiệu Tên đề mục và Thời hạn Đơn vị/người Ghi
hồ sơ tiêu đề hồ sơ bảo quản lập hồ sơ chú
1 2 3 4 5
I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
1. Tên đề mục nhỏ

Tiêu đề hồ sơ

Bản danh mục hồ sơ này có …………. hồ sơ, bao gồm :

- ……………. hồ sơ bảo quản vĩnh viễn.
- …………… hồ sơ bảo quản có thời hạn.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

107
Họ và tên
 CĂN CỨ CHỦ YẾU
ĐỂ LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
• Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và các
đơn vị trong doanh nghiệp.
• Quy chế làm việc của doanh nghiệp.
• Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của doanh nghiệp.
• Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của doanh
nghiệp, của các đơn vị và của mỗi cá nhân.
• Danh mục hồ sơ của những năm trước.
• Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
• Mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có).
108
 b. Phương pháp lập hồ sơ

Bước 1:
Mở hồ sơ

Thu thập, cập nhập VB, tài liệu hình thành trong
Bước 2:
quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào HS

Bước 3: Kết thúc hồ sơ

109
 Bước 1:

Mở hồ sơ
Căn cứ công việc (hoặc DMHS) lấy một tờ
bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu
về hồ sơ

110
 Bìa hồ sơ …………………………….…
• Dòng 1: Tên Lưu trữ lịch sử phải nộp. ………………………………..
……………………………….
• Dòng 2: tên CƠ QUAN/DN.
• Dòng 3: Tên đơn vị/phòng ban.
Mã hồ sơ:………….
• Mã HS: Số ký hiệu HS theo DMHS
• Hồ sơ: Tiêu đề HS
• Từ ngày….đến ngày…: ghi ngày tháng HỒ SƠ
năm của VB đầu tiên và ngày tháng ----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
năm của VB cuối cùng trong HS.
Từ ngày ...… đến ngày…..…
• Gồm… tờ: Tổng số tờ có trong HS Gồm .....tờ
theo kết quả đánh số tờ.
• Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh
mục HS hoặc bảng thời hạn bảo quản
tài liệu của cơ quan
• Phông số, Mục lục số, Hồ sơ số: do cán Phông số :….… Thời hạn bảo
bộ lưu trữ ghi sau khi đã nộp HS vào quản…..….
Mục lục số …….
lưu trữ cơ quan. Hồ sơ số :………. 111
 Viết tiêu đề hồ sơ:
Tiêu đề hồ sơ là câu ngắn gọn, ghi toùm taét, khaùi quaùt
veà noäi dung, vaø nhöõng ñaëc ñieåm quan troïng khaùc
cuûa taøi lieäu trong hoà sô

VD:
-Hồ sơ hội nghị tổng kết năm 2020.
-Quy định về các mặt hoạt động chung năm 2020.

112
 Bước 2: Thu thập, cập nhập VB, tài liệu hình
thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc vào HS

• Thu thập tất cả các VB, TL hình thành trong

quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ
sơ (ý kiến chỉ đạo; tham luận của các đại biểu;
phim, hình, ghi âm; ý kiến tham gia của các
đơn vị, cá nhân, tài liệu tham khảo …).
• Không đưa tài liệu thuộc hồ sơ khác, những tài
liệu không liên quan trực tiếp vào HS.

113
 Lưu ý:
• Văn bản, TL đưa vào HS là bản gốc, bản chính,
bản sao hợp pháp.
• Đối với các sự việc quan trọng, các VB, TL có bút
phê (viết tay trực tiếp) của lãnh đạo cần tập hợp
đầy đủ.
• Hóa đơn, chứng từ tài chính tập hợp với các VB
phê duyệt khoản kinh phí đó.
• Đối với Đơn, Thư khiếu nại, khiếu kiện, tố cáo cần
phải giữ lại bì thư.
• Nếu có hình/ảnh thì đánh số ở mặt sau hình; cho
hình vào phong bì và ghi số tương ứng ở ngoài bì.
114
 Bước 3: Kết thúc hồ sơ

•Kiểm tra mức độ đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ. Nếu
thiếu phải bổ sung
•Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu không còn
giá trị, tài liệu tham khảo, trùng thừa, bản nháp…
•Sắp xếp tài liệu trong HS theo trình tự giải quyết công
việc.
•Xem xét lại thời hạn bảo quản của HS
•Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp

115
 MỤC LỤC VĂN BẢN

Số Số, ký hiệu Ngày, Tác giả VB Tên loại, trích yếu nội Tờ số Ghi
TT văn bản tháng VB dung VB chú
01 24/TB-KHĐT 10/02/2023 Kế hoạch Thông báo về việc điều 01-02
đầu tư chỉnh thủ tục đầu tư
02 37/MLG-VP 12/02/2023 Tập đoàn Công văn đề nghị bổ 03-07 Kèm
Mai Linh sung danh mục đầu tư phụ
lục.
03
04
05

116
 • Đơn vị bảo quản này gồm có…..
tờ: Ghi tổng số tờ theo kết quả
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
đánh số tờ.
Đơn vị bảo quản này gồm có………..tờ
• Được đánh từ số… đến số…: gh
(Viết bằng chữ:…………….…tờ) số VB đầu tiên và số VB cuối
Được đánh từ số…… đến số………… cùng theo kết quả đánh số tờ.
Số trùng: ………………..
Số khuyết: ………………. • Số trùng: ghi những số đánh
Mục lục văn bản gồm: ……………..tờ trùng trong HS: (11a, 11b…)
(viết bằng chữ:………………..tờ)
Đặc điểm tài liệu bên trong hồ
• Số khuyết: ghi số thiếu trong
s HS.
ơ: ………………................................................ • Mục lục văn bản gồm: ghi số
............................................................................
............... lượng tờ mục lục của HS.
………, ngày……tháng………năm…….. • Đặc điểm tài liệu bên trong HS:
Người lập hồ sơ ghi tình trạng chung của TL,
VB.
PHẦN BỔ SUNG
. ............................................ • Phần bổ sung: ghi những thông
. ............................................ tin khác về HS nếu có 117
4. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn
bộ HS, TL được xác định thời hạn bảo quản từ 05
năm trở lên. Trừ các loại HS, TL:
• Các HS nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo
dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi
cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi
VB hết hiệu lực thi hành.
• Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
• Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp
trùng với HS của đơn vị chủ trì).
• Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. 118
 Thời hạn giao nộp các loại hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan

- HS, tài liệu xây dựng: Trong thời hạn 03 tháng, kể

từ ngày công trình được quyết toán.
- Hồ sơ lưu VB đi: sau 03 tháng.
- Hồ sơ khác: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công
việc kết thúc.
- Tài liệu chuyên ngành: theo quy định của ngành.

119
• Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ
lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu:
- Phải được người đứng đầu cơ quan đồng ý
và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại
gửi cho lưu trữ.
- Thời hạn giữ lại không quá 02 năm, kể từ
ngày đến hạn nộp lưu.

120
IV. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
CỦA CƠ QUAN/DOANH NGHIỆP

121
 Quy định về quản lý, sử dụng con dấu
của cơ quan/doanh nghiệp
Doanh nghiệp Cơ quan, tổ chức khác

Áp dụng: Luật doanh Áp dụng: Nghị định số

nghiệp 99/2016/NĐ-CP ngày
01/7/2016 của Chính
phủ về quản lý và sử
dụng con dấu

122
1. Quy định về quản lý, sử dụng
con dấu cơ quan/DN

123
124
125
 Doanh nghiệp Cơ quan, tổ chức khác
Tự quyết định loại dấu, số Chỉ được sử dụng
lượng, hình thức và nội một con dấu
dung dấu
Không cần thực hiện Do cơ quan nhà nước
thông báo mẫu con dấu có thẩm quyền quy định
Quản lý lưu giữ con dấu Quản lý, lưu giữ con dấu được
được thực hiện theo quy thực hiện theo quy định của
chế do doanh nghiệp, chi pháp luật
nhánh, văn phòng đại diện
hoặc đơn vị khác của doanh
nghiệp có dấu ban hành
126
 Quản lý con dấu
- Văn thư cơ quan/doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý
và sử dụng con dấu.
- Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu tại trụ sở.
- Chỉ giao con dấu khi được phép bằng văn bản của
người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu phải
được lập biên bản.
- Phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản do cơ quan, tổ
chức ban hành và bản sao văn bản.
- Chỉ được đóng dấu của cơ quan, tổ chức vào văn bản
đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn
bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. 127
 Sử dụng con dấu
• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính
hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm
một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải
của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn
bản
128
2. Quản lý và sử dụng thiết bị lưu khoá
bí mật

- Thiết bị lưu khoá bí mật (eToken): Là thiết bị vật lý

chứa khóa bí mật và chứng thư số của thuê bao.
- Được sử dụng để ký số các văn bản điện tử do cơ
quan, DN ban hành và bản sao từ văn bản giấy
sang văn bẳn điện tử.
- Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa
bí mật.
129
• Chứng thư số cơ quan/DN: Là chứng thư số do tổ chức
cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp cho người
đứng đầu cơ quan/DN.
• Khóa bí mật con dấu là khóa bí mật tương ứng với
chứng thư số cơ quan/DN.
• Chữ ký số cơ quan/DN là chữ ký số được tạo ra khi sử
dụng khóa bí mật con dấu.
• Chữ ký số cá nhân là chữ ký số được tạo ra khi sử dụng
khóa bí mật cá nhân.
• Phần mềm ký số là chương trình phần mềm có chức
năng ký số vào văn bản điện tử.

130
 3. Sử dụng các loại con dấu khác

• Dấu chỉ mức độ MẬT.

• Dấu chỉ mức độ KHẨN.
• Dấu ĐẾN
• Dấu chức danh.
• Dấu họ tên.
• Dấu DỰ THẢO, XEM XONG TRẢ LẠI

131
• Mức độ mật là dấu hiệu được đóng lên văn bản
nhằm hạn chế người được quyền tiếp cận nội dung
của văn bản. Có 3 mức độ của văn bản mật:

Mức độ mật của Dấu mức độ mật Ký hiệu mức độ mật

văn bản, tài liệu
Tuyệt mật
TUYỆT MẬT A

Tối mật TỐI MẬT B

Mật
MẬT C
• Mức độ khẩn là dấu hiệu được đóng lên vân bản
nhằm xác định mức độ phát hành văn bản (mức
độ khẩn cấp thực thi nội dung văn bản). Có 3 mức
độ :

Mức độ Dấu hiệu

Hỏa tốc

Thượng khẩn THƯỢNG KHẨN

Khẩn
KHẨN
 Phần 2
NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

134
135
 1. Tài liệu lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt
động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. TLLT bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản
chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
(Luật Lưu trữ).

- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn
hoá, khoa học, lịch sử, quản lý… phục vụ nhu cầu
phát triển đất nước và mục đích hợp pháp của tổ
chức và công dân.
136
Di chúc Chủ tịch Hồ Chí Minh

137
 2. Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp

vụ khoa học nhằm thu thập, lựa chọn, bảo quản
an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

138
Tài liệu hình thành trong Tài liệu lưu trữ
hoạt động của tổ chức/DN 139
3. Các nghiệp vụ lưu trữ:
a. Thu thập tài liệu
b. Chỉnh lý tài liệu
c. Xác định giá trị tài liệu
d. Bảo quản tài liệu lưu trữ
e. Thống kê tài liệu lưu trữ
f. Sử dụng tài liệu lưu trữ

140
a. Thu thập tài liệu vào lưu
trữ cơ quan/DN:

Thu thập tài liệu là quá trình xác

định nguồn tài liệu, lựa chọn tài liệu
có giá trị để chuyển vào kho lưu trữ
cơ quan/DN.

141
 Yêu cầu hồ sơ khi giao nộp vào lưu trữ:

• Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của

phòng ban/cá nhân.
• Hồ sơ phải có giá trị về các mặt: kinh tế, kỹ thuật,
quản lý…
• VB, tài liệu trong HS phải liên quan chặt chẽ và
phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc.
• VB, tài liệu trong HS phải là bản gốc/bản chính
(hoặc là bản sao hợp pháp).

142
b. Chỉnh lý tài liệu:

Chỉnh lý tài liệu là việc phân

loại, xác định giá trị, sắp xếp,
thống kê, lập công cụ tra cứu tài
liệu hình thành trong hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

143
Tài liệu bó gói, chất đống Tài liệu đã chỉnh lý
trong kho

144
 Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy
17. Vận chuyển tài
6. Lập, chỉnh sửa, 11. Biên mục hồ sơ liệu vào kho và
1. Giao, hoàn thiện hồ sơ
nhận tài xếp lên giá
kết hợp xác định
liệu giá trị tài liệu 12. Kiểm tra, 18. Giao, nhận
chỉnh sửa việc tài liệu
2. Vận chuyển biên mục HS
7. Biên mục
tài liệu về địa Phiếu tin 19. Nhập phiếu tin
điểm chỉnh lý vào cơ sở dữ liệu
13. Đánh số chính
8. Kiểm tra, chỉnh thức cho hồ sơ
3. Vệ sinh sơ bộ sửa việc lập hồ sơ 20. Kiểm tra việc
tài liệu và việc biên mục nhập phiếu tin
14. Vệ sinh tài
phiếu tin liệu, tháo bỏ ghim
4. Khảo sát và kẹp, làm phẳng, 21. Lập
biên soạn các 9. Hệ thống hóa đưa tài liệu vào Mục lục hồ sơ
văn bản phiếu tin theo bìa HS
hướng dẫn Phương án 22. Xử lý tài liệu
phân loại 15. Đưa hồ sơ vào loại hủy
hộp (cặp)
5. Phân loại tài
10. Hệ thống hóa
liệu theo Hướng
hồ sơ theo 16. Viết và dán 23. Kết thúc
145
dẫn phân loại
Phiếu tin nhãn hộp chỉnh lý
c. Xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là việc

đánh giá giá trị tài liệu theo
những nguyên tắc, phương pháp,
tiêu chuẩn theo quy định của cơ
quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị lưu trữ,
thời hạn bảo quản và tài liệu hết
giá trị.

146
 Xác định giá trị tài liệu:
Nguyên tắc: Phương pháp: Tiêu chuẩn:
• Chính trị. • Hệ thống. • Nội dung của tài liệu;
• Lịch sử. • Phân tích chức • Vị trí của cơ quan, tổ
năng. chức, cá nhân hình
• Toàn diện và thành tài liệu;
tổng hợp • Thông tin.
• Ý nghĩa của sự kiện,
• Sử liệu học thời gian và địa điểm
hình thành tài liệu;
• Mức độ toàn vẹn của
phông lưu trữ;
• Hình thức của tài liệu;
• Tình trạng vật lý của
tài liệu. 147
d. Bảo quản tài liệu lưu trữ:

Là v i ệ c á p d ụ n g c á c b i ệ n
pháp khoa học kỹ thuật để
đảm bảo an toàn và kéo dài
tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.

148
Phương pháp bảo quản an toàn TLLT

• Xây dựng kho lưu trữ và thiết

bị bảo quản TLLT.
• Áp dụng các biện pháp kỹ
thuật bảo quản TLLT.
• Áp dụng các biện pháp quản lý
tài liệu trong kho lưu trữ.
• Thực hiện tu bổ, phục chế
TLLT.

149
e. Thống kê tài liệu lưu trữ:

là quá trình ghi chép số lượng,

thành phần, nội dung, tình hình
tài liệu và hệ thống bảo quản
trong kho lưu trữ.

150
 Yêu cầu của thống kê TLLT

• Định kỳ thực hiện chế độ thống kê. Số liệu được

tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31.12.
• Nội dung thống kê TLLT: số lượng, thành phần,
chất lượng, tình tình trạng vật lý của tài liệu, tình
hình bảo quản tài liệu, cơ sở vật chất trong kho…

151
f. Sử dụng tài liệu
lưu trữ:

Nhà hát lớn Thành phố

thời Pháp thuộc

Tổ chức thực hiện những phương pháp để sử

dụng một cách khoa học, hợp lý tài liệu lưu trữ
nhằm phát huy tác dụng cảu tài liệu lưu trữ
trong phát triển, bảo vệ tổ quốc.
152
 Các hình thức sử dụng TLLT
• Tổ chức phòng đọc.
• Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
• Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin
đại chúng, trang thông tin điện tử.
• Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
• Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
• Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

153
 Chương 4

TỔ CHỨC CUỘC HỌP/HỘI NGHỊ

 1. Họp/hội nghị?

- Là hoạt động gồm nhiều người tham dự.

- Được thực hiện theo nguyên tắc, thủ tục nhất định.
- Là một trong các phương pháp để thực hiện các
nhiệm vụ liên quan tới quản lý và điều hành một cơ
quan/DN.
Họp: Hội nghị:
•Hội nghị triển khai/tổng kết
•Họp giao ban
công tác năm
•Họp chuyên môn,
•Họp tư vấn •Hội nghị khách hàng
•Họp đánh giá •Đại hội cổ đông
•Họp khen thưởng, kỷ •Hội nghị tổng kết Chương trình
luật Dự án
•…….
•Hội nghị Người lao động ….
 Sự khác biệt giữa Họp và Hội nghị
Họp Hội nghị
Nghi thức Không thực hiện Thực hiện
Đối tượng Ít. Nhiều.
tham dự trong nội bộ có khách mời bên ngoài

Thông báo, giải Tổng kết, đánh giá toàn

Nội dung
quyết sự việc cụ thể diện hoạt động

Thời gian Ngắn Dài

Trang trí Không (ít) Nghi thức, phức tạp
Số lượng Nhiều Ít
Kinh phí Ít Nhiều
2. Yêu cầu khi tổ chức cuộc họp/HN

§ Xác định chính xác mục đích.

§ Xác định đúng thành phần tham dự.
§ Có kế hoạch chuẩn bị chu đáo, chặt chẽ.
§ Tiết kiệm chi phí.
 III. Trách nhiệm của văn phòng trong
việc tổ chức cuộc họp/hội nghị

1. 2. 3.
Giai đoạn Giai đoạn tiến Giai đoạn kết
chuẩn bị cuộc hành cuộc thúc cuộc
họp/hội nghị họp/hội nghị họp/hội nghị
 1. Giai đoạn chuẩn bị

a. Lập kế hoạch tổ chức họp, hội nghị

Là việc văn bản hóa các dự định cần phải thực hiện
khi tiến hành một cuộc họp, hội nghị nhằm đảm bảo
sự thành công của hội nghị.

• Lưu ý:
Kế hoạch chi tiết chỉ nên lập đối với các cuộc họp, hội
nghị có đông thành viên tham dự, có tính chất quan
trọng ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp
Nội dung chính của kế hoạch tổ chức
cuộc họp/hội nghị

• Mục đích (ý nghĩa, yêu cầu) cuộc họp/hội nghị.

• Thời gian, địa điểm tổ chức.
• Thành phần tham dự.
• Nội dung cơ bản cần giải quyết.
• Phân công nhiệm vụ chuẩn bị.
• Tiến độ thực hiện các công việc chuẩn bị.
• Dự trù kinh phí tổ chức.
CÔNG TY….. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: ….KH-
TP.Hồ Chí Minh, ngày…. tháng….năm….
KẾ HOẠCH
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ….
I. Mục đích, yêu cầu
1. Mục đích:….
2. Yêu cầu:…..
II. Thời gian, địa điểm, thành phần
1. Thời gian:
2. Địa điểm:
3. Thành phần tham dự:
III. Nội dung chính
1. ….
2. ……
 IV. Tổ chức thực hiện
1. Phân công nhiệm vụ
STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỜI ĐƠN VỊ KẾT QUẢ
HẠN THỰC HIỆN

1 Soạn thảo báo cáo, tài 12/11 p. Kinh Đảm bảo đủ

liệu… doanh số lượng theo
danh sách đại
biểu

2 Chuẩn bị phòng họp 15/11 p. HCQT Theo thiết kế

đã duyệt
3 Hậu cần (nước, bánh Bộ phận Lễ
ngọt…) tân
4 Nhân sự phục vụ p.Nhân sự;
Lễ tân
 2. Kiểm tra, báo cáo

• Các đơn vị được phân công chuẩn bị phải báo cáo

tiến độ công việc cho Mr.ABC vào ngày …../……/..
• Các đơn vị/cá nhân chủ động giải quyết công việc,
mọi vấn đề phát sinh vượt thẩm quyền xử lý phải báo
cáo cho Ban tổ chức để xử lý.
• Các đơn vị có chi tiêu tài chính phải tập hợp chứng từ
hợp lệ theo đúng nguyên tắc kế toán của công ty.
 V. Dự trù kinh phí
Đơn vị tính: đồng
ST NỘI DUNG Số lượng ĐƠN VỊ ĐƠN GIÁ THÀNH
T CHI TÍNH TIỀN

1 Thuê hội 2 Buổi 10.500.000 21.000.000

trường
2 Nước uống 10 Thùng 98.000 980.000

3 Trang trí … … …

4 Thuê MC … … …

.. … … … …

Tổng cộng ……
b. Lập danh sách thành phần tham dự:

• Khách mời bên ngoaøi: đối tác, cấp trên...

• Thành viên trong nội bộ: Là người có liên quan
tực tiếp và có thẩm quyền, có khả năng giải quyết
đặt ra trong cuộc họp/hội nghị.
 c. Xây dựng Chương trình nghị sự

§ Nêu các nội dung chính

§ Sắp xếp thời gian hợp lý cho từng nội dung
§ Xác định rõ người thực hiện/người chủ trì từng
nội dung.
§ Ghi chú lưu ý cần thiết với nội dung đặc biệt
trong Chương trình.
CHÖÔNG TRÌNH HOÄI NGHÒ SÔ KEÁT QUYÙ IT/2022
 d. Sắp xếp địa điểm tổ chức

§ Lựa chọn và trang trí phù hợp với tính phù hợp với
tính chất/mục đích/thành phần tham dự (VD: họp
kỷ luật ở phòng họp kín, HN khách hàng ở trung
tâm, dễ tìm…)
§ Trang trí: Chủ đề, băng rôn, hoa, phướn dọc (tùy
thuộc vào tính chất cuộc họp/hội nghị…)
§ Bố trí bàn ghế phù hợp, đầy đủ, sạch sẽ.
e. Chuẩn bị các thiết bị, máy móc phòng họp:

§ Thiết bị: máy chiếu, laptop, photocopy, internet, máy

chụp hình, ghi âm, thiết bị âm thanh, ánh sáng,
§ Trang bị khác: bục diễn giả, thùng phiếu…
 f. Chuẩn bị văn bản, tài liệu cuộc họp
• Thông báo nội dung, chương trình họp cho các đơn
vị, cá nhân có liên quan để chuẩn bị số liệu, thông
tin, tổng hợp thành văn bản.
• Gửi các tài liệu cho các cá nhân/đơn vị liên quan để
đóng góp, hoặc xin ý kiến, hoặc để thẩm định trước
khi trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt.
• Photo các tài liệu khác cần thiết theo yêu cầu của
lãnh đạo/người chủ trì cuộc họp.
• Đảm bảo tính pháp lý của các tài liệu (ký, đóng dấu).
• Gửi hồ sơ cho đại biểu trước cuộc họp/hội nghị
(trong trường hợp cần thiết).
 g. Soạn thảo Thư mời

Nội dung thư mời cần đảm bảo những yếu tố sau:
§ Tên cá nhân/tổ chức mời tham dự.
§ Nội dung họp.
§ Mục đích cuộc họp/hội nghị
§ Thừi gian tổ chức
§ Chương trình họp
§ Địa điểm họp
§ Các yêu cầu khác đối với người tham dự (trang phục,
thời gian, chuẩn bị ý kiến…)
 h.Ghi biên bản họp: Bố trí người ghi biên bản,
thiết bị hỗ trợ việc ghi biên bản

i. Thông tin, truyền thông: Bố trí người chụp hình,

quay phim. Trong trường hợp thêu phải thống nhất
rõ nội dung vàký hợp đồng nếu cần thiết

j. Nhân sự phục vụ:

Bố trí và thống nhất các nội
dung với người làm lễ tân, phục
vụ, bảo vệ… để thực hiện đúng
trách nhiệm và phối hợp tốt.
 2. Giai đoạn tiến hành
cuộc họp/hội nghị

a. Kiểm tra công tác chuẩn bị đảm bảo mọi việc chuẩn
bị tốt nhất.
b. Đoán tiếp khách mời

c. Kiểm tra số lượng người tham dự, phát thẻ đại

biểu, phát tài liệu…
d. Nội dung Biên bản họp/Hội nghị
+ Tên cuộc họp/hội nghị
+ Thời gian bắt đầu, kết thúc
+ Địa điểm cuộc họp/hội nghị
+ Số lượng tham dự (lý do vắng)
+ Tên người chủ trì và thư ký
+ Nội dung và diễn biến.
+ Các ý kiến
+ Kết luận người chủ trì.
+ Hồ sơ bầu cử (nếu có).
+ Chữ ký của người chủ trì và thư ký.
 e. Giúp người lãnh đạo quản lý tình hình
chung trong cuộc họp, HN

• Kiểm soát chặt chẽ, chú ý không ảnh

hưởng tới thời gian các nội dung khác
của chương trình.
• Lưu ý các đại biểu có bài tham luận về
thời gian phát biểu hoặc chú ý họ chỉ đề
cập tới các nội dung chính (trong trường
hợp khách dự đã có tài liệu) hoặc liên hệ
với MC để có biện pháp can thiệp.
 3. Giai đoạn sau khi cuộc họp, HN kết thúc

• Thông báo triển khai các nội dung kết uận của
chương chủ trì (hoặc các nội dung đã được cuộc
phọp biểu quyết thông qua.
• Hoàn thiện hồ sơ cuộc họp.
• Tổng kết, họp rút kinh nghiệm tổ chức.
• Làm thủ tục quyết toán với bộ phận kế toán.
 Chương 5

TỔ CHỨC CHUYẾN CÔNG TÁC

CHO LÃNH ĐẠO
I. Mục đích, yêu cầu của các chuyến công tác

1.Mục đích của các chuyến công tác của lãnh đạo:

§ Kiểm tra.
§ Báo cáo tình hình với cấp trên.
§ Nghiên cứu, khảo sát.
§ Tham quan, học hỏi.
§ Đàm phán, ký kết hợp đồng.
§ Dự Hội nghị, sự kiện…
 2. Yêu cầu tổ chức
chuyến công tác của lãnh đạo:

§ Tìm hiểu thông tin về chuyến công tác để chuẩn bị tài

liệu, thủ tục, kinh phí, phương tiện...
§ Tìm hiểu đối tác, nơi tới công tác để lưu ý lãnh đạo về
đặc điểm, văn hóa.. hoặc có thêm sự chuẩn bị cho phù
hợp (quà tặng...)
§ Tổ chức tốt công tác hậu cần
 II. Trách nhiệm của văn phòng trong việc
tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo

Chuẩn bị Trong khi lãnh Sau khi

chuyến công tác đạo đi công tác lãnh đạo về

182
 • Liên hệ với nơi lãnh đạo tới công tác để
thống nhất các nội dung làm việc.
• Lập kế hoạch tổ chức chuyến đi (nếu cần
thiết)
• Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cần thiết và theo
yêu cầu của lãnh đạo (báo cáo, kế
1. Công tác hoạch,…)
chuẩn bị • Chuẩn bị giấy tờ cần thiết (công lệnh, giấy
chuyến đi giới thiệu, thư mời của đối tác…)
• Chuẩn bị hậu cần (đặt phòng khách sạn,
chuẩn bị xe/đặt vé máy bay, quà tặng…)
• Dự toán kinh phí chuyến công tác.
• Đi nước ngoài (xin visa, Thư mời…)
 KẾ HOẠCH CHUYẾN CÔNG TẤC ĐAKLAK
(04/5/2021 – 06/5/2021)
Ngày Thời gian Nơi đến Phương Nội dung làm việc Nơi nghỉ
tiện
04/5 08.45 10.30 Buôn 13.30 – 16.00: Tham
Ma Thuật quan, đàm phán cung
Maùy cấp dây chuyền chế KS
bay biến bảo quản nông
sản công ty TNHH Mường
Thái Long Thanh

05/5 Làm việc cả ngày tại UBND tỉnh, sở Kế hoạch Đầu tư

06.30 09.00 Huyện 09.30 – 10.30: Ký hợp

EASUP đồng cung cấp thiết bị
06/5 Taxi quan trắc môi trường
tại UBND huyện.
11.00: Dự tiệc UB
14.00 20.00 TP. HCM Maùy
bay
 2. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác

• Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc của DN

và báo cáo tình hình công việc ở cơ quan/DN.
• Truyền đạt ý kiến chỉ đạo từ xa của lãnh đạo tới
các đơn vị/cá nhân thi hành công việc.
• Cung cấp các thông tin cần thiết khi được lãnh
đạo yêu cầu.
• Tập hợp, sắp xếp các văn bản, tài liệu được gửi tới
cho lãnh đạo, báo cáo ngay những văn bản, tài liệu
quan trọng.
• Ghi chép lời nhắn, những thông tin quan trọng
được gửi tới cho lãnh đạo.
 3. Sau khi lãnh đạo đi công tác về

§ Báo cáo tóm tắt tình hình cơ quan/DN.

§ Trình các văn bản, tài liệu.
§ Thông báo kế hoạch làm việc của cơ quan/DN; lịch
đăng ký làm việc với lãnh đạo.
§ Soạn thảo văn bản thông tin về kết quả chuyến công
tác.
§ Tiếp nhận các hoá đơn, chứng từ chuyến công tác và
thực hiện thủ tục thanh toán với kế toán.
§ Lập hồ sơ chuyến công tác.
Cám ơn các Bạn

187