TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

GIÁO TRÌNH ĐIỆN TỬ

HỌC PHẦN
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 NỘI DUNG CHƯƠNG 1

1.1 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng

1.2 Khái niệm, chức năng của

quản trị hành chính văn phòng
 MỤC TIÊU CHƯƠNG 1

- Về kiến thức: Trình bày được khái niệm, chức năng và

nhiệm vụ của văn phòng và quản trị hành chính văn
phòng.
- Về kĩ năng: Thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng và quản trị văn phòng.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Nhận thức được
vai trò, tầm quan trọng của bộ phận văn phòng trong
các cơ quan, tổ chức.
01/08/2023 4
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

1.1.1. Khái niệm văn phòng

• Theo nghĩa hẹp: Là trụ sở làm việc, địa điểm giao
tiếp đối nội và đối ngoại của một cơ quan đơn vị.
• Theo nghĩa rộng: Là bộ máy làm việc tổng hợp,
trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh
đạo cơ quan, đơn vị.
01/08/2023 5
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng
 Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ phận thực
hiện các nhiệm vụ như:
+ Thu thập, tổ chức, phân phối và truyền đạt thông
tin;
+ Bảo quản, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ;
+ Trợ giúp và tham mưu cho lãnh đạo thực hiện các
hoạt động quản lý và điều hành cơ quan, đơn vị.
01/08/2023 6 6
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

1.1.2. Chức năng của văn phòng

Tham mưu, tổng hợp

Giúp việc điều hành
Hậu cần
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng
1.1.2. Chức năng của văn phòng
- Chức năng tham mưu, tổng hợp:
+ Đề xuất những sáng kiến, quyết định đúng đắn, kịp
thời nhằm mang lại hiệu quả tối ưu trong quản lý và điều
hành.
+ Tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận, tập
hợp thành hệ thống thống nhất, phương án hành động
tổng hợp; trình/ đề xuất với lãnh đạo CQ.
01/08/2023 8
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

- Chức năng giúp việc điều hành:

+ Xây dựng và tổ chức triển khai thực hiện
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần,
ngày;
+ Thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị,
đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn
thảo văn bản…
01/08/2023 9 9
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

- Chức năng hậu cần:

Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ, bố trí, quản lý
các phương tiện, thiết bị, dụng cụ, nhà cửa...
để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.

01/08/2023 10 10
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

1.1.3. Nhiệm vụ
i. Phục vụ sự chỉ đạo và sự điều hành công việc
của lãnh đạo CQ, TC.
ii. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản
trị của CQ.

01/08/2023 11 11
 1.1. Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng

1.1.3. Nhiệm vụ
iii. Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác xây
dựng bộ máy tổ chức CQ và bố trí nhân sự.
iv. Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán
của CQ.
v. Tổ chức thực hiện công tác thông tin.

01/08/2023 12 12
 Thảo luận

Từ các nhiệm vụ cơ bản nêu trên,

sinh viên hãy nêu các nhiệm vụ cụ thể
của văn phòng?

01/08/2023 13 13
 1.1.3. Nhiệm vụ

i. Phục vụ sự chỉ đạo và sự điều hành công

việc của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức
- Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả thực
hiện chương trình, kế hoạch của CQ;
- Thông báo ý kiến, kết luận, chỉ đạo của lãnh
đạo đến các CQ, đơn vị liên quan;

01/08/2023 14
 1.1.3. Nhiệm vụ

i. Phục vụ sự chỉ đạo và sự điều hành công việc

của lãnh đạo, cơ quan, tổ chức
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động tuần,
tháng, quý, năm…
- Xin ý kiến của lãnh đạo CQ, phối hợp các
phòng ban giải quyết những công việc mới,
đột xuất…
01/08/2023 15
 1.1.3. Nhiệm vụ
ii. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị
của cơ quan
- Thực hiện các thủ tục pháp lý về thành lập, hoạt động
của CQ;
- Tổ chức công tác lễ tân, đón tiếp khách, hội nghị, sự
kiện…; các chuyến công tác;
- Xây dựng lịch công tác, giao ban, sinh hoạt định kì và
bất thường, các ngày lễ hội…
01/08/2023 16
 1.1.3. Nhiệm vụ

ii. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị
của cơ quan
- Tổ chức công tác hành chính, cải cách hành chính theo
quy định;
- Tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu, con dấu, soạn thảo văn
bản...;
- Tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho các phòng
ban…;
01/08/2023 17
 1.1.3. Nhiệm vụ

ii. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị
của cơ quan
- Cung cấp, quản lý, sửa chữa và theo dõi sử dụng
phương tiện vật chất, vận chuyển, trang thiết bị kỹ
thuật…
- Bảo vệ tài sản, an ninh trật tự, phòng cháy, chữa
cháy;
- Chăm lo đời sống cho CBNV…
01/08/2023 18
 1.1.3. Nhiệm vụ
iii. Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác xây
dựng bộ máy tổ chức và bố trí nhân sự
- Xây dựng cơ cấu tổ chức DN, phòng ban;
- Sắp xếp, bố trí lao động toàn doanh nghiệp;
- Xây dựng quy chế làm việc;
- Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo CB-CNV;

01/08/2023 19
 1.1.3. Nhiệm vụ

iii. Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác xây

dựng bộ máy tổ chức và bố trí nhân sự
- Đánh giá lao động tiền lương;
- Tổ chức khen thưởng, kỷ luật;
- Xây dựng, thực hiện quản lý hồ sơ nhân
sự…

01/08/2023 20
 1.1.3. Nhiệm vụ

iv. Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán

của CQ
- Dự trù, tổ chức, theo dõi, quyết toán việc sử dụng
kinh phí cho hoạt động chung cơ quan;
- Xây dựng quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phân
bổ quỹ lương…;
- Xây dựng quy chế, quy trình mua sắm trang thiết bị…
01/08/2023 1
 1.1.3. Nhiệm vụ

v. Tổ chức thực hiện công tác thông tin

- Đại diện CQ để cung cấp thông tin cho các CQ
truyền thông đại chúng;
- Hỗ trợ lãnh đạo thực hiện công tác đối nội, đối
ngoại;
- Tổ chức xây dựng mạng nội bộ, bảo mật thông
tin, dữ liệu của CQ…
01/08/2023 1
 1.2. Khái niệm, chức năng của
quản trị hành chính văn phòng

1.2.1. Khái niệm

- Quản trị hành chính văn phòng:
hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn
hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông
tin.

01/08/2023 23 23
 1.2. Khái niệm, chức năng của
quản trị hành chính văn phòng
1.2.1. Khái niệm
- Nhà quản trị hành chính văn phòng:
người thực hiện các nhiệm vụ hoạch định,
tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm
soát các hoạt động xử lý thông tin.

01/08/2023 24 24
 1.2.2. Chức năng
của quản trị hành chính văn phòng

Hoạch Công Kiểm

định việc soát
hành
chính
Tổ chức văn Lãnh đạo
phòng

01/08/2023 25 25
 THẢO LUẬN

Sinh viên hãy tìm hiểu các tiêu

chuẩn cần có về kiến thức và kĩ năng của
một nhà quản trị hành chính văn phòng.

01/08/2023 26 26
 Tóm tắt chương 1

• Khái niệm, chức năng của văn phòng và quản

trị hành chính văn phòng.
• Các nhiệm vụ chính và nhiệm vụ cụ thể của
văn phòng.

01/08/2023 27 27
28