Mã tài liệu: 02 /MTCV/ HC-NS

Ngày ban hành: / /20

Số trang: 02

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC BÀN GIAO

Họ tên:
Bộ phận : HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ
Chöùc danh : NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH

Mô tả công việc: Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện về công tác hành chính, đảm
bảo các hoạt động hành chính trong Công ty diễn ra thông suốt và tạo dựng được
hình ảnh tích cực của Công ty với các đối tác, tổ chức bên ngoài Công ty. Phụ trách
chung và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng Hành Chính Nhân sự về công tác
hành chính, văn thư, tiếp khách và các công việc khác liên quan.

I/ Nhiệm vụ

1/ Hỗ trợ Giám đốc thực hiện công tác hành chính trong công ty
- Tiếp nhận công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban trong công ty trình Giám đốc
phê duyệt.
- Truyền đạt thông tin từ của Giám đốc tới các phòng ban, bộ phận liên quan và nhận
thông tin phản hồi báo cáo cho Giám đốc
- Ghi chép, sắp xếp chương trình làm việc và thời gian họp của Giám đốc đối với
công nhân viên trong công ty và đối tác, cơ quan bên ngoài.
- Chuẩn bị nội dung chương trình, tài liệu liên quan đến công việc của Giám đốc.

2/ Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin.
- Thực hiện các công việc về soạn thảo tài liệu, văn bản, hợp đồng … gởi đến các đơn
vị trong và ngoài công ty.
- Thực hiện chế độ ban hành, lưu trữ văn bản theo đúng quy định.
- Tiếp nhận và xử lý thông tin ( điện thoại, fax, thư tín, email…) đến trong nội bộ
công ty và bên ngoài vào
- Ghi chép các biên bản làm việc, cuộc họp .

3/ Thực hiện việc in ấn, quảng cáo

- Thực hiện việc in ấn name card, thẻ nhân viên, thẻ chấm công
- Thực hiện các công việc liên quan đến in ấn, phát hành các ấn phẩm liên quan đến
hình ảnh, hoạt động của công ty ( tờ rơi, cataloge….)

4/ Quản lý công tác trang thiết bị, cơ sở hạ tầng công ty

 - Tổ chức và lập kế hoạch, mua sắm, cấp phát và giám sát sử dụng văn phòng phẩm,
máy móc, trang thiết bị văn phòng.
- Tổ chức, theo dõi hoạt động, sử dụng hệ thống máy móc, trang thiết bị, cơ sở hạ
tầng văn phòng; khắc phục, sữa chữa các sự cố.
- Phụ trách và kiểm soát sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, bảo hiểm….phương tiện vận
chuyển, vận tải.
- Tổ chức và lập kế hoạch thực hiện vệ sinh môi trường văn phòng công ty.
- Phối hợp cùng nhân viên nhân sự xử lý các vụ việc vi phạm, gây thất thoát- hư hỏng
tài sản công ty.

4/ Tổ chức chăm lo đời sống, tinh thần cho cán bộ nhân viên công ty.
- Phối hợp với nhân viên nhân sự tổ chức khám chữa bệnh, theo dõi chăm sóc sức
khỏe và các chế độ cho người lao động.
- Thực hiện việc quản lý, cấp phát đồng phục công sở, bảo hộ lao động cho CBCNV
- Phối hợp với nhân viên nhân sự, Công đoàn tổ chức các hoạt động chăm lo đời sống
tinh thần cho người lao động: văn hóa văn nghệ, phong trào, tham quan nghỉ mát, thi
đua khen thưởng….

5/ Thực hiện các công việc khác liên quan hoặc theo yêu cầu
- Tham gia các hội nghị, cuộc họp , thảo luận của công ty.
- Thực hiện lập kế hoạch, các chế độ và báo cáo khác theo yêu cầu.
- Tham gia các công việc khác theo chỉ đạo.

II/ Quyền hạn , trách nhiệm và đánh giá công việc

1/ Quyền hạn:
- Được quyền yêu cầu các phòng ban, bộ phận liên quan cung cấp thông tin, số liệu
trong phạm vi công việc một cách đúng, đầy đủ và kịp thời.
- Được quyền đề xuất các giải pháp, góp ý kiến xây dựng nhằm nâng cao hiệu quả
quản lý lao động của công ty.
- Được quyền đề xuất tuyển dụng, thuyên chuyển, sa thải nhân sự thuộc chức năng
chuyên môn của phòng Hành chính nhân sự.

2/ Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm với Trưởng Phòng về công tác chuyên môn, các nhiệm vụ, quyền
hạn đã được giao.
- Báo cao theo định kỳ các công việc được giao và các vấn đề phát sinh vượt thẩm
quyềm quyền giải quyết.

3/ Đánh giá công việc:

- Hệ thống thông tin liên lạc, thông tin quản lý nội bộ công ty được vận hành đúng
quy trình, quy định và thông suốt.
- Đảm bảo sự vận hành các trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất, phương tiện vận
tải, vận chuyển nhanh chóng.
- Hoàn thành các chỉ tiêu đã được giao.

Ngày tháng năm 2017

Người nhận việc. Người giao việc