NỘI DUNG

1. Định nghĩa văn phòng.

*Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh
nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản
lý, nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều
kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một
cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt
 động quản lý; là nơi đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất,
hậu cần cho hoạt động cơ quan đơn vị đó.
- Nghĩa hẹp: Là nơi trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Ví dụ: Văn phòng Chính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng
Tổng công ty…
2. Chức năng của văn phòng.
- Tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi
mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh
đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.

- Trợ giúp điều hành:

  Xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc.
 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch
 Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
- Chức năng quản trị, hậu cần:
 Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý
nguồn nhân lực, mua, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ
công chúng …
 Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc
cho cơ quan.
 Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sản khác
nhau và yêu cầu về nguồn lực cho hoạt động kinh doanh.
Chức năng cơ bản của văn phòng là mua một tài sản thích
hợp với giá hợp lý.
 Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và
các nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh với
chi phí tối thiểu có thể.
3. Bộ phận văn phòng.
- Bộ phận tổng hợp:
  Gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực
chuyên môn có liên quan;
 Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều
hành hoạt động;
 Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị
để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải
quyết.

- Bộ phận quản trị:

 Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật
chất cho hoạt động của doanh nghiệp;
 Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có
hiệu quả.
 Bộ phận tài vụ (tuỳ từng doanh nghiệp)
 Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ.

- Bộ phận lưu trữ:

 Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ.
  Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Bộ phận bảo vệ:
 Chịu trách nhiệm bảo vệ trật tự, trị an cho hoạt động đơn
vị.
 Bảo vệ môi trường cảnh quang trong phạm vi đơn vị.
 Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị chấp
hành quy định về bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy
nổ trong phạm vi đơn vị cơ quan.
- Bộ phận hành chính văn thư:

 Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản,
chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp;
 Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết
 Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật
phục vụ cho hoạt động của văn thư.