BÀI TẬP CUỐI CHƯƠNG 1

Lâm Bảo Tuân – 2121012796

Câu 1

_ Vai trò của hành chính văn phòng trong tổ chức: Hành chính văn phòng là một
bộ phận quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào, có vai trò hỗ trợ đắc lực cho các hoạt
động của tổ chức. Cụ thể, hành chính văn phòng có vai trò sau:

 Tạo môi trường làm việc thuận lợi: Hành chính văn phòng đảm bảo các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cần thiết cho hoạt động của tổ chức, bao gồm cơ sở vật
chất, trang thiết bị, tài liệu, văn phòng phẩm,...

 Tổ chức và điều hành các hoạt động chung của tổ chức: Hành chính văn phòng
thực hiện các công việc như: lập kế hoạch, tổ chức, điều hành các hoạt động
chung của tổ chức, bao gồm các hoạt động như lễ tân, khánh tiết, hội họp, tiếp
khách,...

 Cung cấp thông tin và dịch vụ cho các bộ phận, cá nhân trong tổ chức: Hành
chính văn phòng cung cấp các thông tin và dịch vụ cần thiết cho các bộ phận,
cá nhân trong tổ chức, bao gồm các thông tin về nội quy, quy chế, quy trình,
thủ tục,...

 Hỗ trợ các hoạt động quản trị của tổ chức: Hành chính văn phòng hỗ trợ các
hoạt động quản trị của tổ chức, bao gồm các hoạt động như quản lý nhân sự,
tài chính, tài sản,...

_ Hoạt động hành chính văn phòng trong thực tế: Trong thực tế, hoạt động hành
chính văn phòng diễn ra rất đa dạng và phong phú, bao gồm các công việc như:

 Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động chung của tổ chức:

o Lập kế hoạch hội họp, tiếp khách,...

o Tổ chức thực hiện các hoạt động chung của tổ chức

Ví dụ: Nhân viên hành chính văn phòng sẽ lập kế hoạch hội họp, bao gồm thời gian,
địa điểm, nội dung, danh sách khách mời,... Sau đó, nhân viên sẽ tổ chức thực hiện
hội họp, bao gồm chuẩn bị phòng họp, đón tiếp khách mời, phục vụ hội họp,...

 Quản lý văn thư, lưu trữ:

1
 o Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ văn bản, tài liệu

o Soạn thảo văn bản hành chính

Ví dụ: Nhân viên hành chính văn phòng sẽ tiếp nhận các văn bản, tài liệu từ các bộ
phận khác, phân loại văn bản theo loại, xử lý văn bản theo quy trình, lưu trữ văn bản
theo quy định. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ soạn thảo các văn
bản hành chính như giấy mời, công văn,...

 Quản lý nhân sự:

o Lưu trữ hồ sơ nhân viên

o Thực hiện các thủ tục hành chính nhân sự

Ví dụ: Nhân viên hành chính văn phòng sẽ lưu trữ hồ sơ nhân viên bao gồm hồ sơ lý
lịch, hồ sơ sức khỏe,... Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ thực hiện
các thủ tục hành chính nhân sự như tiếp nhận nhân viên mới, nghỉ việc,...

 Quản lý tài chính, tài sản:

o Quản lý thu chi tài chính

o Quản lý tài sản của tổ chức

Ví dụ: Nhân viên hành chính văn phòng sẽ quản lý thu chi tài chính của tổ chức thông
qua các phần mềm kế toán. Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ quản
lý tài sản của tổ chức như máy móc thiết bị, văn phòng phẩm,...

 Hỗ trợ các hoạt động quản trị khác:

o Cung cấp thông tin và dịch vụ cho các bộ phận, cá nhân trong tổ chức

o Hỗ trợ các hoạt động quản lý của tổ chức

Ví dụ: Nhân viên hành chính văn phòng sẽ cung cấp thông tin và dịch vụ cho các bộ
phận, cá nhân trong tổ chức như thông tin về nội quy, quy chế, quy trình, thủ tục,...
Ngoài ra, nhân viên hành chính văn phòng cũng sẽ hỗ trợ các hoạt động quản lý của
tổ chức như tổng hợp báo cáo, thống kê,...

Câu 2:

2
 Bộ phận hành chính văn phòng thực sự mang một vai trò vô cùng quan trọng
trong một tổ chức. Các công việc không chỉ dừng ở việc "làm dâu trăm họ", mà đó là
một nhóm công việc đa dạng và phức tạp.

Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận cung cấp các dịch vụ và hỗ trợ cho
các bộ phận khác trong tổ chức. Do đó, bộ phận này thường xuyên phải tiếp xúc với
nhiều đối tượng khác nhau, bao gồm cả nhân viên, khách hàng, đối tác,... Điều này
khiến bộ phận hành chính văn phòng dễ bị chỉ trích, bởi vì bất kỳ ai cũng có thể có
những yêu cầu và kỳ vọng khác nhau đối với các dịch vụ và hỗ trợ của bộ phận này.

Ngoài ra, bộ phận hành chính văn phòng thường phải xử lý các vấn đề và yêu
cầu của nhiều đối tượng khác nhau. Điều này có thể dẫn đến việc bộ phận này không
thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu, từ đó dẫn đến những lời chỉ trích. Ví dụ, một
nhân viên có thể yêu cầu bộ phận hành chính văn phòng chuẩn bị một tài liệu quan
trọng trong thời gian ngắn. Nếu bộ phận hành chính văn phòng không thể hoàn thành
yêu cầu này, nhân viên đó có thể cảm thấy thất vọng và chỉ trích bộ phận hành chính
văn phòng.

Bộ phận hành chính văn phòng thường là bộ phận có số lượng nhân viên đông
và đa dạng. Điều này có thể dẫn đến sự thiếu đồng nhất về năng lực và chuyên môn
của nhân viên, từ đó dẫn đến những sai sót trong công việc. Ví dụ, một nhân viên mới
có thể mắc lỗi trong quá trình xử lý một yêu cầu của khách hàng. Điều này có thể
khiến khách hàng cảm thấy thất vọng và chỉ trích bộ phận hành chính văn phòng.