TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC

~~~~~~***~~~~~~

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý trang thiết bị
văn phòng tại công ty TNHH Hồ Tây một thành viên

Học phần: Quản trị hành chính văn phòng

Giảng viên hướng dẫn: Bùi Thị Thu Hà
Nhóm thực hiện: Nhóm 11
Lớp học phần: 2237CEMG2431

Hà Nội, tháng 10 năm 2022

 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT..........................................................................4
1.1.Khái niệm, yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng:..................................4
1.1.1. Khái niệm:...............................................................................................4
1.1.2. Yêu cầu:...................................................................................................5
1.2. Các loại trang thiết bị văn phòng:...................................................................6
1.2.1. Thiết bị truyền thông:..............................................................................6
1.2.2. Thiết bị in ấn, sao chụp:..........................................................................6
1.2.3. Văn phòng phẩm:....................................................................................6
1.3. Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng:................................................7
1.3.1. Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng:.....................7
1.3.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng:.............................................7
1.3.3. Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng:..........................8
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG
TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HỒ TÂY........................................10
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên:...............................10
2.1.1. Lịch sử hình thành:................................................................................10
2.1.2. Cơ cấu tổ chức:.....................................................................................10
2.1.3. Hoạt động của công ty:.........................................................................11
2.2. Thực trạng công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phòng tại công ty TNHH
Hồ Tây một thành viên:.......................................................................................12
2.2.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng:12
2.2.2. Thực trạng tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng:..........................13
2.2.3. Thực trạng giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng:
.........................................................................................................................14
2.3. Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của công tác tổ chức quản lý
trang thiết bị văn phòng tại công ty TNHH Hồ Tây một thành viên:.................16
2.3.1. Thành công:...........................................................................................16
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân:......................................................................16
KẾT LUẬN.............................................................................................................17
 LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời kỳ khoa học công nghệ đã và đang phát triển, việc ứng dụng các
thành tựu, phát minh, sáng chế kỹ thuật và các mặt của đời sống xã hội, trong đó có
hoạt động quản lý ngày càng phổ biến và đối với công tác quản trị văn phòng cũng
vậy. Đó không chỉ là đơn thuần là việc đưa vào sử dụng các loại máy móc trang
thiết bị để giảm bớt sức lao động, nâng cao hiệu quả công việc mà còn là sự kết nối
hai chiều, sự tác động giữa chủ thể quản lý – nhà quản trị văn phòng lên đối tượng
quản trị- máy móc, thiết bị văn phòng. Là một nhà quản trị văn phòng tương lai,
em ý thức được vai trò, tầm quan trọng của các trang thiết bị văn phòng, và càng
chú trọng hơn công tác quản trị trang thiết bị văn phòng.

Tài sản, thiết bị của cơ quan bao gồm: nhà, đất, vật kiến trúc, phương tiện,
trang thiết bị trong phòng làm việc, nhà ăn, nhà để xe, … nhằm phục vụ cho hoạt
động của cơ quan, doanh nghiệp. Trong cơ quan, doanh nghiệp các trang thiết bị,
tài sản đó được trang bị rất nhiều; chủng loại rất đa dạng và phong phú. Đặc biệt,
trang thiết bị văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất,
chất lượng của công tác văn phòng, là một yếu tố quan trọng hỗ trợ nhân viên, cán
bộ Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Ví dụ, thay vì soạn thảo văn bản
bằng tay như thời xa xưa thì ngày nay nhờ có máy vi tính và các ứng dụng hỗ trợ,
nhân viên văn phòng có thể trình bày văn bản một cách nhanh chóng, đảm bảo tính
thẩm mỹ. Hoặc đơn giản hơn trong công tác nhân bản tài liệu, trước kia, người ta
phải dùng nhiều kỹ thuật thì ngày nay chỉ với một số thao tác trên máy vi tính kết
hợp với máy in hoặc máy phô tô, ta có thể nhân bản văn bản, tài liệu với số lượng
lớn, nhanh chóng và chính xác. Các trang thiết bị văn phòng quan trọng như vậy,
hữu ích như vậy nên để có thể sử dụng một cách hiệu quả tính năng của tất cả các
trang thiết bị và tài sản của cơ quan thì phải tiến hành công tác quản trị trang thiết
bị văn phòng. Những trang thiết bị này phải được quản lí chặt chẽ và phải được
tính khấu hao tài sản hàng năm, phải được tổ chức khai thác sử dụng và bảo quản
nhằm phát huy được hiệu quả tối đa để nâng cao năng suất, chất lượng công việc
của cơ quan, tổ chức. Không cá nhân nào có thể làm việc nếu thiếu các trang thiết
bị, cơ sở vật chất phụ trợ. Do đó phải tiến hành quản lý tài sản để tăng năng suất
lao động và giảm thiểu các chi phí khác cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
 Vậy nên, dưới sự hướng dẫn của cô giáo, bọn em chọn đề tài thảo luận
“Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng tại công ty
TNHH Hồ Tây một thành viên”. Cảm ơn cô đã hướng dẫn tụi em trong quá trình
làm bài thảo luận, nếu bài thảo luận còn gì sơ sót, bọn em rất mong nhận được
phản hồi từ cô để có thể hoàn thiện bài thảo luận tốt hơn.
 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1.Khái niệm, yêu cầu đối với quản lý thiết bị văn phòng:

1.1.1. Khái niệm:

* Trang thiết bị: Có nhiều quan điểm về trang thiết bị văn phòng, có thể kể đến một
số quan điểm sau:
- Trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức, viên
chức bao gồm: bàn ghế ngồi làm việc, tủ đựng tài liệu, tủ trưng bày, giá đựng công
văn, giá đựng tài liệu, bộ bàn ghế họp, tiếp khách; thiết bị văn phòng: máy vi tính
để bàn, máy vi tính xách tay, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại cố định;
trang thiết bị cho phòng họp, phòng hội trường cơ quan: bàn ghế, thiết bị âm thanh,
máy chiếu và các trang thiết bị khác. 
- Theo tác giả Vương Thị Kim Thanh trong cuốn “Quản trị hành chính văn phòng”,
trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn phòng.
Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn mà người ta trang
bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau.
- Có 3 nhóm trang thiết bị văn phòng bao gồm:
+ Các thiết bị văn phòng (máy in, máy phô tô, máy vi tính, máy scan, máy fax,
máy hủy hồ sơ, điện thoại, máy ghi âm, ghi hình, thiết bị hội nghị);
+ Các đồ dùng văn phòng (bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tài liệu, tủ/mắc áo);
+ Phương tiện chuyên chở.
* Quản trị:
- Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và có mục đích của chủ
thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng hiệu quả nhất các điều kiện và cơ
hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức Quản trị trang thiết bị
văn phòng.
- Quản trị trang thiết bị văn phòng là sự tác động có ý thức của nhà quản trị đối với
các trang thiết bị của cơ quan, tổ chức theo các cách thức khác nhau hoặc phối hợp
các yếu tố đó nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.
Quản trị trang thiết bị văn phòng bao gồm quản lý công tác mua sắm, tổ chức sử
dụng, bảo quản, sửa chữa, thanh lý và thống kê trang thiết bị văn phòng.
 1.1.2. Yêu cầu:
* Yêu cầu về quản lý:
- Phải phù hợp với kế hoạch phát triển của cơ quan, đơn vị;
- Phải được xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý;
- Phải gắn với trách nhiệm của cá nhân quản lý;
- Phải đáp ứng yêu cầu công khai.
* Yêu cầu khi sử dụng:
- Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.
- Không tự ý đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng của cơ quan: điều chuyển
trang thiết bị văn phòng giữa các đơn vị, cá nhân khi chưa được phép của người có
thẩm quyền.

1.2. Các loại trang thiết bị văn phòng:

1.2.1. Thiết bị truyền thông:

- Máy ghi âm văn phòng: dùng để ghi lại lời nói, bài phát biểu, cuộc điện
thoại,...nhằm ghi lại thông tin phục vụ công tác.
- Điện thoại: dùng để giao dịch, trao đổi trực tiếp với người nghe. Đây là thiết bị
được sử dụng phổ biến trong các công sở, văn phòng và đòi hỏi người sử dụng phải
rèn luyện kỹ năng giao tiếp qua điện thoại.
- Máy fax: là thiết bị có khả năng nhận diện kí tự và vẽ lại như bản gốc.
- Máy vi tính.
- Máy chụp ảnh: là thiết bị văn phòng dùng để ghi lại hình ảnh trong các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo hay các sự kiện trọng đại của cơ quan, tổ chức.

1.2.2. Thiết bị in ấn, sao chụp:

- Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên
mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ,…).
- Các phương tiện in ấn: Theo cách làm ra văn bản có thể chia ra các loại máy in
như: in laze, in phun, offset, in kim,…; Máy in sử dụng công nghệ laze.
- Máy hủy tài liệu: dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không
thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.

1.2.3. Văn phòng phẩm:

- Văn phòng phẩm có thể kể đến như: các loại giấy A4, giấy note, phiếu thu, phiếu
xuất kho, hóa đơn và số lượng … Ngoài ra còn các loại khổ giấy khác như A3, A5
để phục vụ cho các mục địch công việc khác nhau… Đây là các loại vật dụng rất
cần thiết trong công việc. Chúng dùng để ghi chép và lưu ý trong công việc một
cách hiệu quả.

1.3. Nội dung tổ chức quản lý thiết bị văn phòng:

1.3.1. Xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng:
Khi cơ quan, đơn vị được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy sẽ được cấp một số tài sản ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục
vụ cho công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng
trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài
ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng
thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm

1.3.2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng:

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính tạo ra
những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu
trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu. Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền
văn bản như fax và cao hơn nữa là Internet…cùng các thiết bị viễn thông được sử
dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu
được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết,
bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ…ngày càng tiện dụng với hình thức mẫu
mã đẹp, giá cả thích hợp.
.– Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý, khai thác, sử dụng và bảo quản
– Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công
– Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị
– Thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị
– Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.

1.3.3. Giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý thiết bị văn phòng:
– Giao các trang thiết bị cho các đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản
lý, khai thác, sử dụng và bảo quản. Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng
hiện đại đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật.
Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo
nhiệm vụ công tác được giao.
– Xây dựng kế hoạch, nội quy, quy chế sử dụng tài sản công, theo dõi giám sát
việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị.
– Có sự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó
đánh giá số lượng, chất lượng các trang thiết bị.
– Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan, tổ chức.
– Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do các đơn vị, cá nhân được giao
quản lý và sử dụng.
– Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của Nhà nước. Đề
xuất việc thanh lý, xử lý trang thiết bị hư hỏng hoặc không dùng đến để đảm bảo
việc sử dụng có hiệu quả.
– Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị:
+ Sử dụng đúng mục đích;
+ Bảo quản theo yêu cầu;
+ Bảo dưỡng theo định kỳ;
+ Thay thế, sửa chữa khi cần thiết.
Tóm lại, với sự phát triển của công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn
phòng sẽ được phát triển theo hướng hiện đại đòi hỏi những người làm công tác
văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn phải liên tục được đào tạo lại các
kỹ năng, kỹ xảo của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện
đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học.
 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THIẾT BỊ
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN HỒ
TÂY

2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên:

2.1.1. Lịch sử hình thành:

- Ngày 02/02/1989 Ban Tài chính - Quản trị trung ương đã có quyết định số 11-
QĐ/TCQT thành lập Công ty Dịch vụ - Sản xuất Hồ Tây (HSC).
- Ngày 08/04/1993, Công ty HSC được thành lập lại trên sơ sở sáp nhập với Công
ty sản xuất dịch vụ Hữu Nghị thuộc Ban Đối ngoại Trung ương theo quyết định số
1467 QĐ/UB của UBND thành phố Hà Nội.
- Tháng 06/1995 trên cơ sở sự phát triển của các doanh nghiệp Đảng UBND thành
phố Hà Nội ra quyết định số 1661-QĐ/UB thành lập Tổng công ty Hồ Tây thuộc
Ban Tài chính - Quản trị trung ương trên cơ sở sáp nhập Công ty Dịch vụ Sản xuất
Hồ Tây.
- Ngày 29/01/2004 Ban Tài chính Quản trị TW đã ra quyết định số 42/ QĐÐ -
TCQT về việc chuyển đổi Tổng công ty Hồ Tây thành Công ty trách nhiệm hữu
hạn Hồ Tây một thành viên 100% vốn của Đảng (gọi tắt là Công ty Hồ Tây). Công
ty Hồ Tây có trách nhiệm kế thừa các quyền, nghĩa vụ và xử lý vấn đề tồn tại của
Tổng công ty Hồ Tây chuyển sang.
- Ngày 11/04/2007, Bộ chính trị đã ra quyết định số 45 QĐ/TW hợp nhất ban kinh
tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương, Ban Tài chính quản trị Trung ương và
văn phòng Trung ương thành Văn phòng Trung ương Đảng nên hiện nay Công ty
Hồ Tây là một doanh nghiệp trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng, hoạt động
theo Luật doanh nghiệp, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng
Nhà nước và của Đảng.

2.1.2. Cơ cấu tổ chức:

- Ban lãnh đạo Công ty bao gồm: Chủ tịch, Tổng giám đốc và các Phó tổng giám
đốc.
- Các phòng ban, đơn vị, chi nhánh bao gồm:
+ Văn phòng công ty;
+ Văn phòng Đảng - Đoàn thể;
+ Phòng Tài chính Kế Toán;
+ Ban Quản lý dự án;
+ Chi nhánh trung tâm quản lý và cho thuê nhà;
+ Chi nhánh xí nghiệp.

2.1.3. Hoạt động của công ty:

- Tên gọi đầy đủ của Công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Hồ tây một thành viên.
- Tên gọi viết tắt: Công ty Hồ Tây
- Tên giao dịch tiếng anh: Hotay Company Limited.
- Tên giao dịch quốc tế viết tắt: HTC
- Địa chỉ: Nhà số 1, Khu biệt thự hồ tây, đường Đặng Thai Mai, phường Quảng
An, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
- Điện thoại: 0437194595;
- Fax: 0437194593
- Website: hotay.dcs.vn
- Công ty Hồ tây tổ chức và hoạt động dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn
một thành viên theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan.
- Công ty có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và được mở tài khoản tiền đồng Việt
Nam và ngoại tệ tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trong và ngoài nước theo
các quy định pháp luật có liên quan.
- Công ty có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và các
nghĩa vụ tài chính khác bằng toàn bộ tài sản của mình.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức quản lý thiết bị văn phòng tại công ty TNHH
Hồ Tây một thành viên:

2.2.1. Thực trạng xây dựng kế hoạch và định mức trang thiết bị văn phòng:
Khi công ty TNHH Hồ Tây một thành viên được thành lập, có chức năng, có
nhiệm vụ, tổ chức bộ máy thì đã được cấp phát một số tài sản, trang thiết bị ban
đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng như: máy
tính, máy in, máy photocopy…
Những trang thiết bị này được quản lý theo quy chế do Công ty xây dựng
trên cơ sở Nhà nước và đặc thù hoạt động của Công ty.
Ngoài ra, hàng năm Công ty còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu
cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
- Nguồn kinh phí mua sắm trang thiết bị: Hình thành từ nhiều nguồn khác nhau:
kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, kinh phí hình thành từ nguồn thu hợp lệ của
Công ty, nguồn kinh phí do được tặng, biếu.
- Nội dung mua sắm:
+ Trang thiết bị, phương tiện làm việc: Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên
mua những phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ, máy tính để tạo
ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản,
lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu.
+ Vật tư, công cụ, dụng cụ: Công ty đã lên danh sách những đồ dung vật tư như tủ
đựng tài liệu công việc và trang bị cho nhân viên tủ đựng tư trang cá nhân hoặc là
tủ đựng giày dép và do công ty thường có công tác tiếp khách nên còn trang bị bộ
bàn uống nước, tủ trưng bày các bằng khen, giải thưởng của tập thể.
+ Máy móc trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động
và phòng cháy chữa cháy: Các phương tiện thiết bị truyền tin truyền tin, truyền văn
bản mà công ty mua là máy Fax, không thể không kể đến là máy chấm công, hệ
thống máy kiểm soát ra vào cửa của nhân viên, và điện thoại bàn, máy quét thẻ từ.
+ Các sản phẩm in, tài liệu, sách… phục vụ cho các công tác chuyên môn mà
công ty thường hay sử dụng: Giấy A4, giấy nhớ, giấy A3, bút…
+ Các loại tài sản khác: Các trang thiết bị mạng ( modem, switch) mà công ty cần
trang bị trong quá trình làm việc.
- Công ty đã tiến hành lên kế hoạch và tổ chức lịch trình làm việc cụ thể cho đội
ngũ nhân sự quản lý cơ sở vật chất. Để thực hiện tốt phần quản lý chung thì buộc
đội ngũ nhân sự đã phải hoàn thành những công việc cụ thể sau:
+ Chịu trách nhiệm trong công tác mua sắm trang bị các loại máy móc trang thiết
bị, dụng cụ, văn phòng phẩm…
+ Theo dõi, thống kê và cập nhật danh sách trang thiết bị được sử dụng trong tòa
nhà văn phòng.
+ Cập nhật, tổng hợp tình hình, hiện trạng của hệ thống cơ sở vật chất, sau đó báo
cáo và lên kế hoạch chi tiêu hợp lí.

2.2.2. Thực trạng tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng:

Khi cơ quan được thành lập, có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy thì sẽ được
cấp phát một số tài sản, trang thiết bị ban đầu nhất định, trong đó có trang thiết bị
phục vụ công tác văn phòng như: máy tính, máy in, máy photocopy,...
Những trang thiết bị này được quản lý theo cơ chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở
chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra, hàng
năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế và
thực hiện qua kế hoạch hàng năm.
Nguyên tắc mua sắm trang thiết bị:
+ Đáp ứng nhu cầu làm việc của cá nhân theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
+ Thực hiện công khai, minh bạch trong mua sắm tài sản:
+ Tiết kiệm, phù hợp với tiêu chuẩn và định mức.
- Nguồn kinh phí mua sắm: hình thành từ nhiều nguồn thu hợp lệ của cơ quan, tổ
chức, nguồn kinh phí được tặng, biếu, cho.
- Nội dung mua sắm:
+ Trang thiết bị, phương tiện làm việc;
+ Vật tư, công cụ, dụng cụ
+ Máy móc, trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn, phục vụ an toàn lao động
và phòng cháy chữa cháy
+ Các sản phẩm công nghệ thông tin
+ Phương tiện vận chuyển
+ Sản phẩm in, tài liệu, sách,... phục vụ cho công tác chuyên môn
+ Các loại tài sản khác
Hình thức mua sắm tài sản: khi thực hiện mua sắm tài sản, thủ trưởng cơ quan, đơn
vị có thẩm quyền mua sắm được quyền lựa chọn một trong các hình thức mua sắm
sau:
+ Đấu thầu rộng rãi
+ Đấu thầu hạn chế
+ Chỉ định thầu
+ Mua sắm trực tiếp
Các hình thức mua sắm nêu trên được quy định tại thông tư số 63/2007/TT-BTC
ngày 15 tháng 6 năm 2007 của bộ tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm
tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà
nước.

2.2.3. Thực trạng giám sát, kiểm tra tổ chức quản lý trang thiết bị văn phòng:
* Thanh lý trang thiết bị:
- Hằng năm, phòng quản lý tài sản sẽ có trách nhiệm tổng hợp để xuất danh mục
tài sản phải thanh lý qua công tác kiểm kê tài sản hằng năm của công ty. Tài sản,
trang thiết bị được đem ra thanh lý là tài sản dư thừa, hết hạn sử dụng, không có
nhu cầu sử dụng, tài sản đã hư hỏng, không thể sử dụng hoặc chi phí sửa chữa
không đảm bảo hiệu quả.
- Thủ tục trước khi thanh lý tài sản, trang thiết bị phải theo trình tự sau:
+ Các đơn vị có tài sản cần thanh lý có văn bản thanh lý, kèm theo một bảng
thông tin theo mẫu gồm tên tài sản, hãng sản xuất, số lượng, tình trạng.
+ Phòng quản lý tài sản làm thủ tục nhập kho, thống kê số lượng, phân loại thiết
bị theo nhóm thiết bị.
+ Kế toán tài sản cố định, rà soát và tính khấu hao tài sản về giá trị.
- Tiếp theo thành lập hội đồng thanh lý và triển khai thanh lý, thủ trưởng cơ quan
ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý.
- Hội đồng thanh lý gồm các thành viên sau:
+ Lãnh đạo chủ tịch công ty, ông Nguyễn Tấn Hoàng
+ Đại diện lãnh đạo phòng quản trị thiết bị, bà Mai Thị Liên
+ Đại diện lãnh đạo phòng tài chính kế toán, bà Nguyễn Mai Ngọc
+ Đại diện công đoàn, bà Lê Thị Oanh
- Hội đồng thanh lý lập biên bản đánh giá tình trạng thiết bị, mức độ hư hỏng và
khả năng khắc phục, sau đó trình thủ trưởng ra quyết định thanh lý tài sản.
* Bảo dưỡng thiết bị:
- Khi máy, thiết bị xảy ra sự cố, Chuyên viên phụ trách thuộc văn phòng quản trị
thiết bị phải báo ngay lãnh đạo văn phòng đến kiểm tra và tiến hành lập biên bản
kiểm tra máy, thiết bị; đánh giá mức độ hỏng hóc.
- Chuyên viên phụ trách kỹ thuật văn phòng quản trị thiết bị phải lập đề nghị sửa
chữa đột xuất trên cơ sở biên bản kiểm tra mà công ty sử dụng trang thiết bị lập
yêu cầu sửa chữa đột xuất chuyển lãnh đạo văn phòng trình Giám đốc phê duyệt.
- Trình chủ trương chọn đơn vị sửa chữa: Căn cứ vào tình trạng hư hỏng của máy
móc, thiết bị; Lãnh đạo văn phòng đề xuất giải pháp xử lý đồng thời lựa chọn đơn
vị sửa chữa trình Giám đốc duyệt thống nhất.
- Lãnh đạo xem xét yêu cầu bảo dưỡng, sửa chữa để có các quyết định phù hợp
trước khi cho phép tiến hành các bước tiếp theo.
- Thực hiện sửa chữa: Sau khi được phê duyệt chủ trương lãnh đạo văn phòng triển
khai thực hiện đối với trường hợp tự thực hiện sửa chữa; tổ chức giám sát đối với
trường hợp thuê đơn vị ngoài.
- Tiến hành kiểm tra nghiệm thu: Sau khi thiết bị máy móc được sửa chữa, Lãnh
đạo văn phòng và công ty sử dụng có trách nhiệm lập biên bản kiểm tra, nghiệm
thu đưa thiết bị vào sử dụng và cập nhật nội dung sửa chữa vào lý lịch máy và vào
sổ quản lý máy móc thiết bị.
- Bàn giao lưu hồ sơ: Đơn vị quản lý tổ chức bàn giao đưa vào sử dụng và lưu vào
hồ sơ, sổ quản lý máy móc, thiết bị.
2.3. Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân của công tác tổ chức quản
lý trang thiết bị văn phòng tại công ty TNHH Hồ Tây một thành viên:

2.3.1. Thành công:

- Công ty đã quản lý tốt các trang thiết bị hiện có, sử dụng, bảo quản, sửa chữa
theo một quy trình cụ thể và khoa học
- Luôn ghi nhận ý kiến đóng góp để cái tiến chất lượng trang thiết bị văn phòng.
- Công ty có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, luôn làm đúng nhiệm vụ và có
trách nhiệm trong công việc.

2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân:

* Hạn chế:
- Vẫn còn tồn tại một số tài sản trang thiết bị dư thừa, không có nhu cầu sử dụng
gây hiện tượng lãng phí  .
- Quy trình báo cáo khắc phục sự cố lên cấp trên có khá nhiều thủ tục, dẫn đến mất
thời gian dài mới có thể xử lý vấn đề của trang thiết bị. 
- Mức độ chính xác của việc đánh giá số lượng chất lượng trang thiết bị chưa cao. 
* Nguyên nhân: 
- Việc lên kế hoạch mua và bố trí sử dụng trang thiết bị văn phòng chưa hợp lý và
chưa hiệu quả. 
- Khối lượng trang thiết bị khá lớn, mức độ phức tạp của trang thiết bị khác nhau,
dữ liệu chưa được số hóa và thống nhất quy cách quản lý.
- Cơ chế tự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan còn
nhiều hạn chế.
 KẾT LUẬN
Xã hội càng phát triển, các mô hình quản lý càng hiện đại thì việc quản lý
trang thiết bị văn phòng càng thể hiện được vai trò quan trọng của nó. Quản lý
trang thiết bị văn phòng ngày nay không đơn thuần chỉ là việc trông coi những vật
dụng, máy móc, thiết bị của cơ quan. Nó thực sự đã trở thành một ngành khoa học
quản lý với những phần mềm tiên tiến, những công cụ kiểm tra, theo dõi tối tân
nhất nhằm quản lý một cách khoa học nhất các đồ dùng, trang thiết bị trong cơ
quan. Công tác quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng
trong công tác quản lý của các cơ quan, doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH
Hồ Tây một thành viên nói riêng. Thực hiện tốt công tác này sẽ đóng góp không
nhỏ đến việc đảm bảo những công tác nghiệp vụ khác diễn ra trôi chảy, không bị
gián đoạn công việc và đảm bảo về yếu tố năng suất lao động.
Qua quá trình nghiên cứu về công tác quản trị trang thiết bị văn phòng tại
Công ty TNHH Hồ Tây một thành viên tôi nhận thấy, công tác quản trị trang thiết
bị văn phòng tại đây về cơ bản là tương đối khoa học và có tính chuyên nghiệp.
Tuy nhiên, song song với mặt tích cực bao giờ cũng là những hạn chế còn tồn
tại.Cần phát huy những mặt tích cực đã và đang có. Bên cạnh đó, cần xây dựng
những phương án cụ thể để loại bỏ những khiếm khuyết còn tồn tại.