CHƯƠNG 1

1) Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng.
Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều
hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.

Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có chức vụ cao
như: vp chủ tịch nước, vp thủ tướng
Theo nghĩa rộng, văn phòng trong tổ chức đóng vai trò là bộ máy tham mưu hỗ trợ
lãnh đạo cơ quan; là trung tâm tổng hợp và trực tiếp của cơ quan, chịu trách nhiệm thu
thập và xử lý thông tin để hỗ trợ quản lý. Văn phòng cũng đảm bảo điều kiện vật chất
kỹ thuật cho hoạt động tổ chức, phục vụ cho việc lãnh đạo, quản lý, và thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan.

CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG

Một : Tham mưu tổng hợp
phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn
đề thuộc thẩm quyền văn phòng ; Soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo xét duy ệt, phê
chuẩn, ban hành; Theo dõi tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và xét thi đua,
khen thưởng.
Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập ti ếp nh ận, t ổng h ợp ý ki ến
của
các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan

Hai: chức năng giúp việc điều hành

Vp là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lí của ban lãnh đao c ơ quan, đơn
vị thôg qua các hoạt động cụ thể như: xây dựng chương trình công tác quý, tháng,
tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. VP là nơi th ực hi ện các
hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn
thảo văn bản

Ba: chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như: nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính...
Văn bản là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lí các phương ti ện thi ết b ị d ụng c ụ đó để
đảm bảo sử dụng có hiệu quả.

2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát các chức
năng CỦA QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.
Khái niệm:
Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa
và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin, giúp tổ chức vận hành tốt, để đạt được
mục tiêu của mình.

Chức năng quản trị hành chính văn phòng: 5 chức năng
1. Hoạch định công việc văn phòng: đề ra mục tiêu, công việc cụ thể, xác định các
biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch.
- Xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ
- Hoạch định các cuộc họp của cơ quan
- Hoạch định các chuyến đi công tác
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc
- Hoạch định kinh phí đảm bảo hoạt động của tổ chức.

2. Chức năng tổ chức công việc văn phòng: tuyển chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy
nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu công việc.

- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với nhiệm vụ được giao. Xác định tên g ọi, c ơ
cấu các bộ phận để phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô chức năng, nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả, nhằm ph ối
hợp hỗ trợ cho các đơn vị bộ phận trong tổ chức.

3. Chức năng lãnh đạo công việc văn phòng:

Lãnh đạo là hoạt động tác động, phân công nhiệm vụ, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo
người khác để đạt những mục tiêu đã đề ra.

4. Chức năng kiểm tra công việc văn phòng: Theo dõi kiểm tra th ực hi ện công vi ệc
văn phòng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, phát hiện các sai lầm kịp thời điều
chỉnh, làm cho hoạt động văn phòng đi đúng mục tiêu đã định.

- Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình, quy ch ế làm vi ệc,
quy trình công tác
- Kiểm tra công việc: Kiểm tra nghiệp vụ, tiêu chuẩn, thủ tục
- Kiểm tra nhân sư: Xem xét việc thực hiện quy chế làm việc và đánh giá năng lực của
nhân viên văn phòng

5. Chức năng tổ chức nhân sự văn phòng

- Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng dựa trên chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn để xây dựng phương án nhân sự.
- Phân công công việc cho từng bộ phận căn cứ vào trình độ, nhu cầu công việc và
năng lực của mỗi người

3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng.
1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn
3. Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …
4. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ
liên quan
Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng
1. vai trò quan hệ với con người : đứng ra giải quyết cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề
chuyên môn nghiệp vụ, biết cách dung hoà các mối quan hệ của nhân viên, và tất cả vì
sự phát triển của tổ chức. Trong một số trường hợp, họ còn trở thành người tư vấn
nhân sự cho các cấp lãnh đạo trong tổ chức.
2. vai trò thông tin: nhà quản trị cũng có chức năng quan hệ đối ngoại trong công việc
của mình. Họ là một sứ giả trong mối quan hệ với những người ngoài tổ chức, với
khách hàng hoặc đối tác khi đến giao dịch tại tổ chức.
Họ phải thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để thu thập
những tin tức, sự kiện có ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức, phổ biến cho mọi
người có liên quan tiếp xúc các thông tin cần thiết đối với công việc của họ và thay
mặt tổ chức để đưa tin tức ra bên ngoài với mục đích cụ thể có lợi cho tổ chức.
3. vai trò ra quyết định: Nhà quản trị hành chính là người khởi phát các kế hoạch của
ban điều hành doanh nghiệp và kiểm soát quá trình để bảo đảm tất cả đều diễn ra như
hoạch định.
Họ có thể cho phép các nhân viên dưới quyền tự mình quyết định (có mức độ) và chịu
trách nhiệm về cách tiến hành công việc để gia tăng động cơ làm việc và sự hài lòng.

CHƯƠNG 2

4) Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
nội dung, tác dụng).
Khái niệm
Hoạch định là việc xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ
của văn phòng, trong đó xác định rõ mục tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ
trình thời gian thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan.

Nội dung hoạch định

ựXây dưng chơng trình công tác th ường kỳ của cơ quan.
 Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng.
 Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ
quan.
 Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.
 Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
 Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt độngv.v...

Tác dụng của hoạch định trong quản trị văn phòng
 Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị
Văn phòng.
 Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác
của Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
 Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, tr ọng đi ểm công tác
của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân
trong việc thực hiện công tác Văn phòng.

5) Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm, nội
dung, tầm quan trọng).
Khái niệm
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các
thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Nội dung tổ chức trong quản trị văn phòng

 Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng
 Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm
công tác Văn phòng.
 Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng.
 Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng.

Tầm quan trọng của tổ chức trong quản trị văn phòng
ảGiúp nhà quị n trơhình thành cấ cổu tứ chợc hđp lý ể các c ơ chế vận hành thông suốt
đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu.
đThiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện để nhà quản trị tác độệộng có hiệu
quả đến các hoạt động của cơ quan để nâng cao hiệu suất.
đTạo điều
ề ệử
ụốấồự kiện sử dụng tốt nhất các nguồn nhân lực

6) Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
tiến trình, tác dụng).
Khái niệm
là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng Văn phòng v ới các
căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so v ới m ục tiêu đã
đề ra

. Tiến trình kiểm tra

B1: Thiết lập các tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn là những mốc để mà người ta dựa vào đó để đo lường các thành quả.
Những tiêu chuẩn này thường được trình bày bằng những đơn vị rõ rệt nhưng điều này
không nhất thiết phải như vậy. Tiêu chuẩn định tính, định lượng

B2: Đo lường công việc:

Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập tiến hàng đo lường kết quả công việc

B3:Sửa chữa những sai lệch:

Sửa chữa sai lệch là nơi mà chức năng kiểm tra gặp g ở các ch ức n ăng khác c ủa nhà
quản trị (hoạch định tổ chức lãnh đạo).

Tác dụng của kiểm tra trong quản trị văn phòng
đĐảm bảo tính đúng đắn của các quyết đị ị ảịnh quản trị
đPhát hiện các sai lệnh có thể có giữa thực tiễn với hoạch đị ị nh
đBảo đảm cho các hoạt động của tổ chức không đi chệnh hướng mục tiêu đã đị ị nh
đBảo đảm cho các nguồn lực của tổ chức được ượ
ữ ử sử dụng hợp lý và hữu ích.
ụợ
đXác định và dự đoán những chiều hướng thay đổi có thể diễn ra để điều ề ỉị chỉnh kịp
thời các chiến lược, chính sách của cơ quan cho phù hợp, thích nghi với môi tr và xh
đPhát hiện kịp thời sai lầm, thiếu sót để
ể ạếấữ
ủểả hạn chế thấp nhất những rủi ro có thể xảy ra
 CHƯƠNG 3
7) Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ
Cho ví dụ minh họa phận
Phân loại theo chức năng của hồ sơ 1. Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng:
Theo tiêu chí phân loại này hồ sơ tài liệu bao gồm những văn bản pháp quy, các văn bản
được chia thành những loại sau: hành chính như các quyết định, công văn, biên
1. Hồ sơ tác nghiệp: bao gồm những hồ bản, tờ trình…hình thành trong quá trình hoạt
sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động tác động của doanh nghiệp…
nghiệp cụ thể như hồ sơ phục vụ hoạt 2. Hồ sơ về tổ chức nhân sự: thông thường do bộ
động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý, bao gồm
tài chính… hồ sơ của từng nhân sự trong doanh nghiệp, các
2. Hồ sơ hành chính: bao gồm những văn quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm
bản hành chính trong doanh nghiệp như xã hội, trợ cấp…
các biên bản, công văn, thư từ giao 3. Hồ sơ về hoạt động sản xuất: bao gồm các kế
dịch… hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn kho,
3. Hồ sơ nguyên tắc: bao gồm các bản các kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập
điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, nội kho…
quy, bản sao các văn bản pháp quy dùng 4. Hồ sơ kinh doanh: bao gồm các hợp đồng mua
để tra cứu khi giải quyết công việc hàng bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá…
ngày… Những loại hồ sơ này thường do bộ phận kinh
4. Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài doanh của doanh nghiệp quản lý.
liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự 5. Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bao gồm các bản
trong doanh nghiệp như lý lịch, quá trình thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc
đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự… kỹ thuật, quy trình công nghệ…Hồ sơ này thuộc
5. Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác trách nhiệm quản lý của bộ phận kỹ thuật.
nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên 6. Hồ sơ về tài chính kế toán: bao gồm các văn
cứu, tham khảo cho các cán bộ trong bản pháp quy, các quy định về công tác tài chính
doanh nghiệp kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ
sách kế toán…Các hồ sơ tài liệu này do bộ phận
kế toán chịu trách nhiệm quản lý
8) Trình bày các phương pháp sắp xếp
hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương
pháp.
Cho ví dụ minh họa
1. Sắp xếp theo vần, mẫu tự
Phương pháp này dựa trên tên hồ sơ để
sắp xếp. Cần chú ý những vấn đề sau khi
sử dụng phương pháp này:
- Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo
tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo
vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm các tư
liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên
tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.
- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên
sẽ đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa
hồ sơ có màu khác để phân biệt.
Phương pháp sắp xếp theo vần, mẫu tự
giúp tham chiếu trực tiếp các hồ sơ mà
không cần chỉ mục. Đây là một cách làm
dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có
thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ
tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
Tuy nhiên, bất lợi của phương pháp này
là nếu có những tên thông dụng, có thể
trùng nhau. Khi hệ thống được mở rộng
quá lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất
nhiều thời gian và công sức
2. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề
Ví dụ như những giấy tờ hồ sơ liên quan
đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được
đặt chủ đề là động sản. trong nhóm chủ
đề bất động sản sẽ có những nhóm như
nhóm đất, nhóm nhà…
- Phương pháp sắp xếp theo chủ đề tạo
sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng
hệ thống hồ sơ; đồng thời giúp việc truy
cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng hơn khi
người sử dụng quen thuộc với các chủ
đề.
- Nhược điểm chính của phương pháp
này là phải thiết lập các chỉ mục khá
phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.
3. Sắp xếp hồ sơ theo địa danh
Đối với phương pháp này, các hồ sơ sẽ được sắp
xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận
huyện…. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ
hơn theo mẫu tự.
- Phương pháp này có ưu điểm là nó cho phép một
số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà
không gây cản trở cho nhau. Phương pháp này dễ
hiểu; và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu
biết địa điểm.
- Bất lợi chính của phương pháp này là đòi hỏi
người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu
vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên
nơi chốn tương tự. Phương pháp này cần phải có
các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ
4. Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số
sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và
thường sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dãy số.
Bên cạnh đó, có thể sử dụng hệ thống lưu trữ bằng
mã số, nghĩa là sử dụng kết hợp chữ và số, trong
đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ
thứ tự trong mã đó, ví dụ hồ sơ nhân sự phát sinh
trong năm 2012 được đặt mã số là NS-2012.
- Phương pháp sắp xếp theo số, mã sỗ giúp phân
loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ,
tài liệu đã được đánh số. Bên cạnh đó, phương
pháp này cũng giúp mở rộng hệ thống lưu trữ một
cách dễ dàng; đồng thời mang lại một sự bảo mật
nhất định cho hệ thống lưu trữ.
Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi phải có một
khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục. Phương
pháp này cũng mất một khoảng thời gian để tiến
hành mã hóa và xây dựng các chỉ mục. Bên cạnh
đó, trong quá trình mã hóa, sự sai sót là điều khó
tránh khỏi.
5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian
căn cứ vào trình tự thời gian phát sinh của hồ sơ
để tiến hành sắp xếp. Theo đó, hồ sơ có thể được
sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…
- Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian này
rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian, giúp quá
trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.
- Sử dụng phương pháp này cũng đòi hỏi phải xây
dựng các chỉ mục, phương pháp này nếu không có
sự kết hợp với các phương pháp khác như sắp xếp
 theo số, mã số…thì rất khó mở rộng được hệ
. thống lưu trữ.

9) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến.
Bước 1: Kiểm tra và phân loại
- Kiểm tra VB, nếu không thuộc cơ quan mình thì phải gửi trả lại nơi gửi.
- Nếu phong bì bị bóc, bị rách hoặc bị mất bì thì phải lập biên bản với sự chứng kiến
của người đưa công văn.
- Phân loại sơ bộ văn bản:
+ Loại phải vào sổ đăng kí: Là những công văn gửi cơ quan, thủ tr ưởng ho ặc
những người giữ chức vụ lãnh đạo.
+ Loại không phải vào sổ đăng kí: Thư riêng, sách, báo
+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì đề tên cơ quan, chức danh thủ trưởng cơ
quan, không có dấu mật
+ Loại không bóc bì: Chỉ vào sổ nhưng không bóc bì, chuyển cả bì gồm những
công văn gửi Đảng ủy, các đoàn thể và CViec ngoài bì có ghi rõ tên người nhận
Bước 2: Mở phong bì văn bản (những VB được phép)
- Công đoạn này được tiến hành tùy thuộc vào quy định cụ thể của mỗi cơ quan, song
vẫn phải bảo đảm các nội dung
- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc bì trước.
- Khi bóc bì không được làm rách VB, không làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện,
Cần soát lại bì để tránh bị sót.
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành ph ần t ương ứng c ủa
VB trong bì, nếu có điểm nào sai cần ghi lại để hỏi cơ quan gửi.
- Nếu có phiếu gửi kèm theo CV, sau khi nhận đủ tài liệu, phải kí xác nh ận, đóng d ấu
vào phiếu gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi VB.
- Đối với thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh hoặc VB cần kiểm tra, thì c ần gi ữ l ại c ả
phong bì, đính kèm VB để lưu hồ sơ giải quyết sau này.
- Đối với công văn có dấu mộc:
- Không được bóc bì và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết.
- Mọi tài liệu mật nào gửi đến đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến”
riêng để theo dõi.
- Trường hợp tài liệu mật đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được
bóc bì”, chỉ vào sổ ghi ngoài bì và chuyển đến ngnhận
- Tài liệu mật gửi đến không đúng theo thủ tục quy định, chuyển ngay đến người
nhận, nhanh chóng tìm cách hỏi lại nơi gửi.
- Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi những tài liệu có đóng dấu “thu hồi” (kiểm tra, đối
chiếu và xóa sổ)
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số VB đến.
- Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, trích
yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu. Nếu là CV mật, đóng dấu đến lên bì
thư
Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với số thứ tự trong sổ ghi VB đến
Bước 4: trình xem
- Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho chánh văn phòng (ho ặc tr ưởng phòng
hành chính) xem xét, cho ý kiến phân phối.
- Sau đó văn thư nhận lại VB để vào sổ CV đến, nắm nội dung CV và ý kiến lãnh đạo
để chuyển cho người có trách nhiệm giải quyết.
- Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại trước mức độ quan trọng,
khẩn của CV, bỏ vào trong một bìa hồ sơ có ghi nhãn: CÔNG VĂN ĐẾN – TRÌNH
XIN Ý KIẾN
Bước 5: vào sổ công văn đến - Văn bản cần được vào sổ ngay trong ngày đến
- Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động của cơ quan, có thể lập nhiều sổ
theo các loại VB khác nhau.
+ Nếu số lượng CV đến hàng ngày, hàng năm nhiều thì lập các sổ đăng kí
+ Nếu số lượng CV ít chỉ cần lập các sổ đăng kí: CV chung, CV “m ật”, các đơn,
thư…
Việc vào sổ phải đảm bảo: ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ, không viết bút chì, d ập xóa
hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng.
Bước 6: Chuyển giao văn bản
- VB đến phải được giao trong ngày, đến đúng và trực tiếp cho đối tượng chịu trách
nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải kí xác nhận vào phần “kí nhận” trong sổ
“Đăng kí CV đến” hoặc vào “Sổ chuyển giao VB” của văn thư.
- Nếu CV có dấu “khẩn” phải được ưu tiên chuyển ngay, tốt nhất là trong vòng 30
phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính.
- Không để người không có trách nhiệm xem CV, tài liệu của người khác
Bước 7: theo dõi việc giải quyết công văn
- Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văn của
các bộ phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đôn đốc
giải quyết.
- Những công việc có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú.
Sau khi VB được giải quyết xong cần được chuyển lại văn thư để lập hồ sơ và đưa vào
lưu trữ

10) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra lại văn bản
- Kiểm tra các phần và thể thức của văn bản
- nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung…

Bước 2: Vào sổ đăng kí VB đi

- cần ghi rõ ràng, chính xác, đầy đỉ vào từng cột, mục, các thông số quan trọng như:
số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận…
- không viết bằng bút chì, dập xóa hoặc viết tắt những chữ chưa thông dụng
- không nên làm nhiều sổ mà chỉ làm một sổ văn bản đi. Nếu số lượng VB nhiều thì
lập sổ riêng cho từng loại VB.

Bước 3: Chuẩn bị bì thư

- bì thư đựng VB có thể dùng nhiều loại khác nhau song không vượt quá kích thước
do bưu điện quy định. Giấy làm bìa là loại bền, dai, nhìn ngoài không rõ ch ữ bên
trong VB, nếu bị ướt, không mủn.
- Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, không viết tắt, phải kiểm tra các chi tiết sau:
+ Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, ký hiệu của từng văn bản ở góc trái.
+ Chữ “Kính gửi” và tên nơi nhận phải rõ ràng, chính xác.
+Tem dán ở góc trên, bên phải

Bước 4: chuyển văn bản đi

- VB phải được chuyển ngay trong ngày, hoặc chậm nhất là sáng ngày vào s ổ đăng kí
phát hành
- VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều ph ải vào s ổ
chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ
Lưu ý: khi chuyền VB phải giữ lại bản chính để vào sổ lưu trữ.

Bước 5: Sắp xếp bản lưu VB

Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản. Một bản để lập hồ sơ và theo dõi công vi ệc ở
đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần thiết. Nh ững b ản
lưu ở văn thư phải xếp theo từng loại, VB của ngăn nào để riêng ng ăn n ấy. B ản l ưu
phải là bản chính

CHƯƠNG 4
11) Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc
1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng
- Xác định rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc, thiết bị văn phòng
- Thông thường các vị trí quản lý diện tích mặt bằng bố trí nhiều hơn cho cá nhân
2. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
- Vị trí cần dễ dàng thay đổi khi tổ chức phát triển
- Các phòng ban có quan hệ mật thiết được sắp xếp gần nhau
- Bộ phận tiếp xúc khách hàng bố trí nơi thuận tiện đi lại
- Bộ phận bảo mật cần trí xa nơi công cộng
- Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí nơi yên tĩnh
3. Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng
- Phù hợp từng loại công việc
- Tính cơ động, dễ dàng điều chỉnh hoặc di chuyển
4. Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh
- Đảm bảo nhiệt độ không quá lạnh, quá nóng
- Ưu tiên sử dụng chiếu sáng tự nhiên
- Màu sắc phù hợp với từng loại vị trí, vị trí có tính chất cá nhân bố trí theo sở thích
- Đảm bảo âm thanh không ảnh hưởng đến công việc
5. Không gian văn phòng mở
- Hạn chế sử dụng không gian riêng vì khó kiểm soát công việc, chiếm nhiều diện
tích, tốn chi phí
- Sử dụng các vách ngăn vừa đảm bảo tính chất riêng tư vừa thuận lợi cho việc kiểm
tra, thuận lợi cho việc giao tiếp trao đổi công việc
19)Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản.
Khái niệm văn bản

- Nghĩa rộng: - Nghĩa hẹp:

• Vật bất kỳ có chứa đựng tin Tài liệu (giấy, điện tử) hình thành trong
• Được ghi bằng ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
định chức, đơn vị, cá nhân
• Mục đích: ghi nhận, truyền đạt tin từ chủ đề - Ngôn ngữ:
này đến chủ đề khác. Văn bản là bản viết hoặc bản in, mang
• Ví dụ: Sách vở, bia đá, câu đối, khẩu hiệu, nội dung là những gì cần được ghi để
bản vẽ lưu lại làm bằng chứng về sau.
Phân loại văn bản
 Văn bản quy phạm pháp luật:
• Văn bản luật
+ Quốc hội: Hiến pháp, Luật (Bộ Luật)
+ UBTVQH: Pháp lệnh
• Văn bản dưới luật
+ CQ nhà nước trung ương (Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ …) ban hành: Nghị
định, Thông tư …
+ CQ nhà nước địa phương (UBND, HĐND) ban hành: Nghị quyết, Quyết định
 Văn bản hành chính:
• Văn bản hành chính cá biệt: Áp dụng một lần cho một cá nhân hoặc một vụ việc cụ
thể: Quyết định, chỉ thị
• Văn bản hành chính thông thường: Dùng để trao đổi thông tin, tác nghiệp trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức
+Không có tên loại: Công văn
+Có tên loại: Thông báo, báo cáo, biên bản…
 Văn bản tư pháp:
• VB của Cơ quan điều tra: Quyết định khở tố vụ án, quyết định khởi tố bị can, lệnh
tạm giữ, lệnh tạm giam, lệnh truy nã.
• Văn bản của Viện kiểm soát: bản cáo trạng, quyết định
• Văn bản của Toà án: bản án, quyết định

quy trình soạn thảo văn bản

1. xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa
2. bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo
3. duyệt văn bản trước khi trình len cơ quan ký
4. hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản trình ký
5. đánh máy (hoặc in) văn bản theo số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục văn thư
phát hành và lưu trữ văn bản

13) Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân.
Khu vực tiếp tân là nơi tiếp xúc đầu tiên của khách hàng với công ty, do vậy cần được
bố trí để tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Khi bố trí khu vực tiếp tân cần chú ý
đến những vấn đề sau
- Quyết định vị trí: cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách (thường là
ngay mặt tiền của công ty); mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty
- Phản ánh văn hóa của công ty: Nhìn chung nên bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn
gàng; không tạo cảm giác thiếu sự chăn sóc; không trưng bày những gì có thể ảnh
hưởng đến ấn tượng chung về công ty. Nên đặt các biểu tượng của công ty, tranh ảnh,
lịch, vật trang trí, bình hoa…

Sắp xếp khu vực tiếp tân:

- Ghế tiếp khách và đủ ghế cho khách nếu phải ngồi đợi
- Bàn để đặt nước mời khách
- Giá để treo nón, dù, áo mưa
- Kệ nhỏ đặt tài liệu thông tin về công ty, báo (chú ý không để báo quá cũ).
- Có thể bố trí điện thoại dành cho khách.
- Không nên bố trí khu vực tiếp tân quá xa buồng vệ sinh, phòng khi cần thiết cho
khách
-tuyển chọn nhân viên tiếp tân

CHƯƠNG 5
14)Trình bày các nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao, điều
chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng)
Bàn giao tài sản
Tài sản được bàn giao trong khi:- Tuyển dụng nhân viên mới - Thành lập bộ phận
mới; - Bổ sung tài sản cho nhu cầu sử dụng của các bộ phận, cá nhân; - Nhân viên
nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó.
Quy trình bàn giao: - Người bàn giao chuyển tài sản cho người nhận.- Người nhận
kiểm tra số lượng, chất lượng, vận hành thử.- Người nhận phải ký vào biên b ản bàn
giao, người giao tài sản phải chuyển lại biên bản cho nhân viên văn thư lưu trữ và cập
nhật vào hồ sơ quản lý của công ty-Người nhận phải báo cáo số lượng, chất lượng với
trưởng bộ phận làm căn cứ theo dõi
Điều chuyển tài sảnViệc điều chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc
từ cá nhân này sang cá nhân khác thì phải được sự cho phép của cấp có thẩm quyền
của cơ quan.
Nguyên tắc:- Việc điều chuyển tạm thời trong nội bộ: bộ phận đó quyết định- Việc
điều chuyển tài sản giữa các bộ phận: đồng ý của phòng hành chính.- Đối với tài sản
có giá trị lớn thì phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan. - Đối v ới tr ường h ợp di chuy ển
tài sản ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lưu
Kiểm tra tài sảnPhòng hành chính được quyền kiểm tra đột xuất tình hình sử dụng tài
sản của các bộ phận tối đa 2 lần/năm. Các bộ phận phải tạo điều kiện cho Phòng Hành
chính thực hiện theo nhiệm vụ chức năng trên đây
Kiểm kê tài sảnHàng năm, Phòng Kế toán (thiết bị) kết hợp Phòng Hành chính tổ
chức kiểm kê tài sản định kỳ
Trình tự kiểm kê như sau: Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm lập kế hoạch kiểm
kê theo biểu mẫu quy định, kết quả kiểmkê được đại diện bộ phận, người kiểm kê và
trưởng ban kiểm kê xác nhận trong biên bản. Sau khi kiểm kê xong trưởng ban kiểm
kê phải đối chiếu với số liệu quản lý trên sổ sách nếu chênh lệch thì tìm hiểu và xử
lý. Trưởng ban kiểm kê chịu trách nhiệm báo cáo tình hình kiểm kê về số lượng, chất
lượng và ước lượng lại giá trị tài sản cho lãnh đạo công ty
Quản lý và sử dụng tài sản
a. Quy định trách nhiệm của người sử dụng Người được giao các trang thiết bị văn
phòng phải sử dụng theo đúng hướng dẫn vận hành, hướng dẫn sử dụng; Sử dụng
đúng mục đích, không cho người khác sử dụng khi không có sự cho phép của Trưởng
bộ phận; Sử dụng trên tinh thần tiết kiệm, giữ gìn, bảo quản tài sản; Người sử dụng
có trách nhiệm báo ngay cho Trưởng bộ phận các trường hợp máy móc hư hỏng để
sửa chữa kịp thời
b. Nguyên tắc quản lý và sử dụng tài sản như sau: Khi xảy ra mất mát, bộ phận hay
nhân viên sẽ chịu trách nhiệm bồi thường bằng hiện vật tương đương. Nếu do các lý
do bất khả kháng như ngoài thời gian trách nhiệm thì Phòng Hành chính phải xem xét
lại. Nếu tài sản bị hư hỏng trước thời gian sử dụng thì người sử dụng phải chịu chi
phí sữa chữa bảo trì liên quan. Các nhân viên phải được huấn luyện cách thức sử
dụng, bảo quản tài sản máy móc. Quản lý bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám
sát quá trình sử dụng tài sản của nhân viên trực thuộc và chịu trách nhiệm về toàn bộ
tài sản của bộ phận
c. Quản lý quá trình sử dụng tài sản, thiết bị văn phòng Để quản lý các trang thiết bị
trong quá trình sử dụng, trách nhiệm của bộ phận Hành chính nhân sự là phải lập danh
mục tài sản, thiết bị. Định kỳ, phòng hành chính nhân sự kết hợp với phòng kế toán sẽ
thực hiện kiểm kê tài sản. Việc kiểm kê sẽ giúp đánh giá số lượng tài sản so với danh
mục tài sản công ty, kiểm tra chất lượng tài sản, tính toán giá trị tài sản còn lại…từ đó
có kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản hợp lý.

15)Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị văn
phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)
- Xác định mục đích
 Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý của doanh
nghiệp
 Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả.
 Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.
- định kỳ, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài sản lập
nhu cầu mua sắm, sửa chữa
- Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị cho năm sau, hoặc
nhu cầu đột xuất từ các đơn vị, phòng chức năng sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình
trạng của tài sản, thiết bị; rà soát lại thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách
mua sắm, sửa chữa tài sản và hình thức mua hàng, chuyển cho bộ phận Tài chính kế
toán để kiểm soát dự toán và phương án thanh toán, sau đó trình lãnh đạo phê duyệt.
Căn cứ vào dự toán ngân sách đã được duyệt, phòng chức năng sẽ tiến hành lập kế
hoạch mua sắm, tài sản, thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng và
trình hội đồng lập dự toán năm thông qua từ đầu năm
- Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao

CHƯƠNG 6
16)Trình bày các biện pháp quản trị thời gian.
1. Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu
2. Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn
3. Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh
4. Tiết kiệm thời gian tiếp khách
5. Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại
6. Tiết kiệm thời gian hội họp
7. Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả

17) Trình bày trình tự đón tiếp khách (khách bình thường, khách quan trọng, khách
nước ngoài).
Trình tự tiếp khách bình thường
Khi khách đến công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn
khách gặp bộ phận lễ tân. Sau khi nghe yêu cầu từ khách, nhân viên lễ tân xử lý như
sau:
Khách đã có hẹn trước: nhân viên lễ tân cần lịch sự hỏi tên, cơ quan và mục đích làm
việc. Nhân viên cần xem trước lịch hẹn và trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch
này. Sau đó nhân viên lễ tân hướng dẫn khách ngồi đợi tại khu vực phòng chờ, mời
nước rồi liên hệ với người cần gặp
Khách không hẹn trước: sau khi mời khách ngồi nhân viên lễ tân phải liên hệ với bộ
phận liên quan để gặp khách. Nếu khách là đại diện cơ quan Nhà nước thì liên hệ
Trưởng phòng Hành chính để Trưởng phòng xử lý. Đối với trường hợp gặp Giám đốc
thì liên hệ thư ký xử lý. Nếu người cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp
thì nhân viên trả lời khách là không liên hệ được rồi xin thông tin của khách để liên hệ
sau.
Trình tự tiếp khách quan trọng 1. Đề xuất yêu cầu: 2. Lập kế hoạch: 3. Chuẩn
bị:4. Đón tiếp5. Quyết toán chi phí
Tổ chức tiếp đón khách nước ngoài
- Lên lịch buổi làm việc cho phù hợp
1. Xác minh thông tin toàn đoàn, bao gồm số lượng các thành viên đoàn công
tác; tên, chức vụ của từng người.
2. Chuẩn bị thành phần nhân sự có liên quan để làm việc hoặc đón tiếp.
3. Liên hệ những cơ quan chức năng cần thiết.
4. Chọn nơi ăn nghỉ, xe đưa đón.
5. Chọn nơi tiếp kiến, nơi làm việc, nơi chiêu đãi, nơi tham quan.
6. Tìm hiểu tập quán của khách.
7. Tổ chức đón khách, tặng hoa…
- Triển khai chuẩn xác
- Vai trò ghi và lập biên bản của Thư ký giám đốc. Đây là một công việc rất quan
trọng, thư ký phải tập trung vào việc ghi tốc ký và nhờ một người khác sử dụng máy
ghi âm

18)Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp.
1. Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo
2. Không để cuộc họp kéo dài
3. Thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp
4. Nên họp đúng giờ
5. Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và trình bày ngắn gọn
6. Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp
7. Không nói xấu nhau trong cuộc họp
8. Gặp gỡ sau buổi họp

CHƯƠNG 7
19) Khái niệm văn bản, phân loại và quy trình soạn thảo văn bản.
Khái niệm văn bản: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính
thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để thực
hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính
nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong
các cơ quan, tổ chức.
Phân loại: văn bản hành chính cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại,
văn bản hành chính thông thường không có tên loại.
Quy trình:
1. Xác định mục đích, tính chất của vấn đề cần văn bản hóa
2. Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo, tiến hành viết dự thảo
3. Duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo cơ quan ký
4. Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, đánh máy (hoặc in) soát lại văn bản trình ký
5. Đánh máy (hoặc in) nhân văn bản theo số lượng “nơi nhân” và làm các thủ tục văn
thư phát hành và lưu giữa văn bản

CHƯƠNG 8
20) Phân tích các bước lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ văn phòng.
Bước 1: Thu thập thông tin về nhà cung ứng: thu thập thông tin tên nhà cung cấp, địa
chỉ, sản phẩm/dịch vụ, giá cả, uy tín, chất lượng, phương thức thanh toán…
Bước 2: Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu
Bước 3: Lập tiêu chí đánh giá: xác định các tiêu chí quan trọng để đánh giá nhà cung
cấp như chất lượng, giá cả, uy tín, phương thức thanh toán, chăm sóc khách hàng…
Bước 4: Tiến hành đánh giá nhà cung ứng: dùng phương pháp cho điểm có trọng số,
hoặc phương pháp chuyên gia
Bước 5: Lập danh sách nhà cung ứng chính thức, trình lãnh đạo phê duyệt

PHẦN BÀI TẬP VẬN DỤNG

1) Viết chương trình một cuộc họp/ hội nghị.
Hướng dẫn:
- Yêu cầu nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian tiến hành, người thực hiện, địa điểm.
- Trình bày dạng bảng.
2) Viết bảng công tác chuẩn bị cho một công việc.
- Chỉ viết phần công tác chuẩn bị (không viết hết kế hoạch đầy đủ)
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị, deadline.
- Trình bày dạng bảng

Tên công việc: Trình bày kế hoạch truyền thông bánh biscotti vào ngày 30 tháng 12
năm 2023
STT Nhiệm vụ Người thực hiện Thời gian hoàn thành
1 Chuẩn bị nội dung (nguyên (chế đại tên 2 Ngày 8 tháng 12 năm 2023
vật liệu làm bánh, công người)
dụng của bánh, …, phương
tiện truyền thông, bản thảo
triển khai quảng bá)
2 Thực hiện khảo sát lấy ý (tên 1 người) Ngày 5 tháng 12 năm 2023
kiến phản hồi của khách
hàng
3 Chuẩn bị slide thuyết trình (tên 2 người) Ngày 20 tháng 12 năm
2023
4 Chuẩn bị câu hỏi và phản (tên 1 người) Ngày 20 tháng 12 năm
hồi 2023
5 Kiểm tra kỹ thuật trình bày (tên 1 người) Ngày 30 tháng 12 năm
(máy chiếu, micro, …) 2023