ÔN THI CUỐI KỲ QTHC-VP

CHƯƠNG 1
1) Trình bày khái niệm văn phòng. Phân tích các chức năng của văn phòng.
- Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều
hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.
- Bao gồm 3 chức năng:
 Chức năng tham mưu tổng hợp :
- Phân tích nguyên nhân, đề xuất các biện pháp tổ chức, soạn thảo các văn bản trình
lãnh đạo duyệt, phê chuẩn, ban hành; đánh giá kết quả hoạt động thi đua, khen
thưởng.
 Chức năng giúp việc điều hành:
- Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển
khai thực hiện các kế hoạch đó. Thực hiện các hoạt động như lễ tân, tổ chức hội nghị,
đi công tác,…
 Chức năng hậu cần
- Bộ phận xem xét, cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện, thiết bị, dụng cụ đó để
bảo đảm sử dụng có hiệu quả.

2) Trình bày khái niệm quản trị hành chính văn phòng. Trình bày khái quát các
chức năng của quản trị hành chính văn phòng.
 Khái niệm:
- Là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử
lý thông tin.
- Quản trị hành chính văn phòng có 5 chức năng:
1. Hoạch định công việc văn phòng:
- Hoạch định các cuộc họp, chuyến đi công tác, CSVC, phương tiện làm việc,..
2. Tổ chức:
- Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp vs nhiệm vụ được giao. Tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ văn phòng như thế nào để đạt hiệu quả.
3. Lãnh đạo:
- Là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt những mục
tiêu đề ra.
4. Kiểm tra:
- Kiểm tra hành chính: Đề ra mục tiêu, chương trình, quy chế làm việc
- Kiểm tra công việc: Kiểm tra tiêu chuẩn, thủ tục
- Kiểm tra nhân sự: Xem xét thực hiện quy chế làm việc và đánh giá năng lựa của nhân
viên
5. Nhân sự văn phòng:
- Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng dựa trên chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn để xây dựng phương án nhân sự.
- Phân công công việc cho từng bộ phận căn cứ vào trình độ, nhu cầu công việc và
năng lực của mỗi người.
3) Phân tích các kỹ năng và vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng
Phân tích các kỹ năng của nhà quản trị hành chính văn phòng
Nhà quản trị hành chính văn phòng cũng cần có những kỹ năng nhất định:
1. Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
2. Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo con người; giải quyết mâu thuẫn
3. Kỹ năng truyền thông: phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …
4. Kỹ năng chuyên môn: am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên
quan…
Vai trò của nhà quản trị hành chính văn phòng
- Quản lý hồ sơ và tài liệu: Nhà quản trị hành chính văn phòng chịu trách nhiệm
quản lý và bảo quản các hồ sơ, tài liệu quan trọng của tổ chức. Điều này bao gồm
việc xử lý, phân loại, lưu trữ và bảo mật thông tin.
- Hỗ trợ quản lý: là người hỗ trợ quản lý cấp cao trong việc thực hiện nhiệm vụ
hàng ngày, bao gồm việc lên lịch, chuẩn bị tài liệu, và giữ liên lạc với các bên liên
quan.
- Quản lý thời gian và lịch trình: Điều này bao gồm việc tổ chức lịch làm việc, sắp
xếp cuộc họp, và đảm bảo rằng mọi hoạt động được diễn ra theo đúng lịch trình.
- Xử lý thông tin và truyền đạt: NHCHCVP thường là người trung gian trong việc
truyền đạt thông tin giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức. Họ cũng có thể tham
gia vào việc soạn thảo văn bản và báo cáo.
- Quản lý tài nguyên văn phòng: Điều này bao gồm việc quản lý các nguồn lực như
vật phẩm văn phòng, trang thiết bị và không gian làm việc.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG 2:
4) Phân tích chức năng hoạch định trong quản trị hành chính văn phòng (khái
niệm, nội dung, tác dụng)
 Khái niệm:
- Xây dựng các kế hoạch cụ thể để tiến hành thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng.
Trong đó xác định rõ mục tiêu công việc, các biện pháp tiến hành, lộ trình thời gian
thực hiện và trách nhiệm của từng đơn vị cá nhân liên quan
 Nội dung:
- Xây dựng c.tr công tác thường kỳ của cơ quan, Văn phòng
- Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.
- Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.
- Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động. v.v...
 Tác dụng:
- Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn
phòng.
- Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của
Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung.
- Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của
Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong
việc thực hiện công tác Văn phòng
5) Phân tích chức năng tổ chức trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
nội dung, tầm quan trọng).
 Khái niệm:
- Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa
các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ
chức.
 Nội dung:
- Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, đon vị tổ
chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có nhiều cơ quan, do khối lượng công
việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho người chuyên trách hoặc
kiêm nghiệm. Sau khi có Văn phòng, nhà quản trị phải xác định xem Văn phòng có
cơ cấu tổ chức nào nữa ko?
- Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động: Sau khi thiết kế bộ
máy, nhà quản trị nghiên cứu, xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
phạm vi hđộng của cả đơn vị & của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác
văn phòng.
- Xác định nhân lực: Bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý & điều hành
của thủ trưởng. Nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các
vấn đề về “Tổng số lao động của VP, hợp đồng lao động, trình độ văn hóa, giới tính,
độ tuổi,…”
- Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng: căn cứ vào tổng số biên chế, trình
độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được
giao vào các vị trí công tác sao cho phù hợp
 Tầm quan trọng:
- Thiết lập được cơ cấu tổ chức hợp lý để nhà quản trị tác động có hiệu quả đến các
hoạt động của cơ quan, từ đó nâng cao hiệu suất
- Tạo điều kiện sử dụng tốt nhất nguồn nhân lực
- Bố trí cơ cấu hợp lý tạo điều kiện để ứng dụng KH, KT tiên tiến vào SX kinh doanh
 6) Phân tích chức năng kiểm soát trong quản trị hành chính văn phòng (khái niệm,
tiến trình, tác dụng)
 Khái niệm:
- Là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng văn phòng với
các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu
đã đề ra.
 Tiến trình:
- Thiếp lập các tiêu chuẩn:
+ Tiêu chuẩn là những mối mà người ta dựa vào để đo lường các thành quả.
- Đo lường công việc:
+ Ấn định tiêu chuẩn 1 cách thích hợp & có phương tiện để nhận định cấp dưới thì
việc đánh giá tương đối dễ dàng.
- Sửa chữa sai lệch:
+ Các nhà quản trị có thể sửa chữa bằng cách thay đổi mục tiêu, tăng thêm và huấn
luyện tốt hơn cho nhân viên.
 Tác dụng:
- Phát hiện các sai lệnh để hạn chế rủi ro
- Đảm bảo tính đúng đắn
- Bảo đảm các hoạt động của tổ chức không đi chệch hướng mục tiêu đã đề ra.
- Bảo đảm nguồn lực được sử dụng hợp lý và hữu ích
CHƯƠNG 3:
7) Trình bày các tiêu chí phân loại hồ sơ. Cho ví dụ minh họa
 Phân loại theo chức năng:
- Hồ sơ tác nghiệp: Những hồ sơ, tài liệu về các hđộng tác nghiệp.
VD: Hồ sơ phục vụ mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính.
- Hồ sơ hành chính: Những văn bản hành chính trong DN.
VD: Các biên bản, công văn.
- Hồ sơ nhân sự: Những tài liệu, hồ sơ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.
VD: Sơ yếu lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng
- Sách báo: Gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá tình nghiên cứu,
tham khảo cho các cán bộ DN.
 Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận:
- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: văn bản pháp quy, hành chính
VD: các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình…hình thành trong quá trình hoạt
động của doanh nghiệp
- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm quản lý
VD: hồ sơ của nhân sự trong DN, quyết định khen thưởng, hồ sơ BHXH, trợ cấp…
- Hồ sơ về hoạt động sản xuất:
VD: Báo cáo sản xuất, tồn kho, kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho,…
- Hồ sơ kinh doanh: do bộ phận kinh doanh của DN quản lý.
VD: hợp đồng mua bán, kế hoạch bán hàng, bảng báo giá
- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: Bộ phận kỹ thuật quản lý
VD: Bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ thuật,…
- Hồ sơ về tài chính kế toán: Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm quản lý
VD: Báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán,..
8) Trình bày các phương pháp sắp xếp hồ sơ, ưu nhược điểm của mỗi phương
pháp. Cho ví dụ.
- Có 5 phương pháp sắp xếp hồ sơ:
 Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự:
- Hồ sơ có tên Tiếng Việt sẽ được xếp theo tên, tên nước ngoài sẽ được xếp theo họ.
- Hồ sơ hỗn hợp được xếp theo vần mẫu tự A,B,C
- Hồ sơ cùng một tên: Nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn
- Ưu điểm: dễ dàng lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài
liệu nào bị lưu trữ sai hay không
- Nhược điểm: Dễ bị trùng lặp tên giữa các loại hồ sơ, dễ lẫn lộn khi tìm kiếm
 Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
- Các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề. Tuy nhiên,
tên chủ đề cần đặt cụ thể.
- Ưu điểm: tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ
- Nhược điểm: Thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ
- Ví dụ: Những giấy tờ liên quan đến hoạt động mua bán nhà đất sẽ được đặt chủ đề là
động sản.
 Sắp xếp hồ sơ theo địa danh:
- Các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận, huyện
- Ưu điểm: Dễ hiểu, giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm
- Nhược điểm: Người sử dụng cần có sự hiểu biết về khu vực địa lý có liên quan, phải
biết nơi chốn của thông tin.
- Ví dụ:
 Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số:
- Gán cho các hồ sơ và sử dụng hệ thống lưu trữ bằng mã số - kết hợp chữ và số, trong
đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó
- Ưu điểm: Giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã
được đánh số.
- Nhược điểm: Tốn nhiều chi phí để chuẩn bị một chỉ mục. Mất thời gian tiến hành
mã hóa & xây dựng các chỉ mục.
- Ví dụ: Hồ sơ nhân sự phát sinh trong năm 2020 được đặt mã số là NS-2020
 Sắp xếp hồ sơ theo thời gian:
- Sắp xếp theo ngày, tuần, tháng, quý, năm
- Ưu điểm: Tiện lợi, tiết kiệm không gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn
- Nhược điểm: Phải xây dựng các chỉ mục, nếu ko có sự kết hợp các phương pháp
khác như sx theo số, mã số thì rất khó mở rộng hệ thống lưu trữ.

9) Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đến:
Bước 1: Kiểm tra và phân loại:
- Kiểm tra VB, nếu ko thuộc cơ quan mình thì trả lại nơi gửi
- Nếu phong bì bị bóc, rách hoặc mất thì phải lập biên bản vs sự chứng kiến của người
đưa công văn
- Phân loại sơ bộ văn bản:
+ Loại phải vào sổ đăng kí: Là những công văn gửi cơ quan, thủ trưởng hoặc những ng
giữ chức vụ lãnh đạo.
+ Loại không vào sổ đăng kí: Thư riêng, sách, báo
+ Loại bóc bì: Là các VB ngoài bì để tên cơ quan, chức danh và không có dấu mật
+ Loại không bóc bì: Chuyển cả bì gồm những công văn gửi Đảng ủy, công văn ngoài bì
có ghi rõ tên ng nhận.
Bước 2: Mở phong bì văn bản (Những VB được phép)
- Được tiến hành tùy vào quy định mỗi cơ quan, phải đảm bảo các nội dung
- VB có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, “khẩn” cần được bóc trước
 Đ/v các VB từ Đảng/Đoàn: ko mở tài liệu có ghi rõ tên ng nhận và có dấu “Riêng
người có tên mở bì”, ghi vào sổ đăng ký và chuyển ngay đến người có tên.
- Những bì có dấu “Tuyệt mật” sẽ do chánh VP hoặc người đc ủy quyền mở
- Khi bóc bì ko được làm rách, làm mất địa chỉ nơi gửi và dấu bưu điện.
- Kiểm tra lại xem đã lấy hết VB ra chưa.
- Đối chiếu số, kí hiệu, số lượng VB ghi ngoài bì với các thành phần tương ứng trong
VB.
- Nếu có phiếu đi kèm công văn, phải kí xác nhận, đóng dấu rồi trả lại cho nơi gửi VB
 Đ/v thư khiếu nại, tố cáo, nặc danh hoặc VB cần xác minh: Cần giữ lại cả phong
bì lẫn VB.
 Đ/v công văn có dấu “MẬT”:
- Ko được bóc bì, chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết
- Mọi tài liệu mật đều phải vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi
- Nếu tài liệu mật có dấu “Riêng người có tên mở bì” thì chuyển ngay đến người nhận.
- Thu hồi tài liệu mật trả lại nơi gửi tài liệu, và phải có đóng dấu “thu hồi”
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến
- Dấu đến có mục đích xác nhận VB đã qua văn thư, ghi nhận ngày, tháng, số VB đến
- Dấu đến được đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng trống dưới số và kí hiệu, hoặc
khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.
- “Nếu là công văn mật, đóng dấu đến lên bìa thư”
- Số đến ghi vào dấu đến phải khớp với STT trong sổ ghi VB đến
- Ngày đến là ngày văn thư nhận VB
- Số đến ghi liên tục từ số 01 bắt đầu ngày 1/1 đến 31/12
- Có thể ghi số đến theo từng loại VB
Bước 4: Trình xem
- Sau khi thực hiện các bước trên, trình VB cho cấp trên xem xét
- Văn thư nhận lại thì cho VB vào sổ công văn đến, nắm nội dung CV và ý kiến lãnh
đạo để chuyển cho ng có trách nhiệm giải quyết.
- Khi trình công văn cho người phụ trách, nên phân loại theo mức độ quan trọng của
công văn, bỏ vào bìa và ghi nhãn: “CÔNG VĂN ĐẾN-TRÌNH XIN Ý KIẾN”
Bước 5: Vào sổ công văn đến
- VB cần được vào sổ ngay trong ngày đến
- Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, quy mô hoạt động mà có thể lập nhiều sổ theo các
loại VB khác nhau.
+ Nếu số lượng CV đến nhiều thì lập sổ đăng kí: CV cấp trên, CV cấp dưới, CV “mật”,..
+ Nếu số lượng CV ít thì chỉ cần lập sổ đăng kí: CV chung, CV “mật”,…
- Việc vào sổ phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, ko viết bút chì, xóa hay viết tắt. Tránh
trùng hoặc bỏ số.

10)Phân tích các bước trong tiến trình quản lý văn bản đi:
Bước 1: Kiểm tra lại VB
- Kiểm tra các phần & thể thức của VB
- Nếu sai sót thì báo để sửa chữa
Bước 2: Vào sổ đăng kí VB đi
- Cần ghi rõ ràng, chính xác các thông số quan trọng như: số, kí hiệu, ngày tháng, trích
yếu nội dung, nơi gửi, nơi nhận,…
- Ko viết bằng bút chì, bút xóa hay viết tắt
- Ko nên làm nhiều sổ mà chỉ làm 1 sổ. Nếu số lượng VB nhiều thì lập sổ riêng cho
từng loại VB
Bước 3: Chuẩn bị bìa thư
- Có thể dùng nhiều loại khác nhau nhưng ko vượt quá kích thước do bưu điện quy
định. Giấy làm bìa phải bền, dai, nhìn ngoài ko thấy chữ bên trong VB, nếu bị ướt ko
bị nhủn.
- Ngoài bao thư nên ghi rõ ràng, ko viết tắt.
+ Bì: Ghi đầy đủ tên cơ quan (in sẵn), ghi cụ thể số, kí hiệu của CV ở góc trái
+ Chữ “Kính gửi” và tên nơi nhận phải rõ ràng
+ Tem dán ở góc trên, bên phải
Bước 4: Chuyển văn bản đi:
- VB phải được chuyển đi trong ngày, chậm nhất là sáng ngày vào sổ và đăng kí phát
hành
- VB có thể gửi qua bưu điện hoặc văn thư đưa đến nơi nhận, nhưng đều phải vào sổ
chuyển VB và người nhận VB phải kí nhận vào sổ.
- Khi chuyển VB phải giữ lại bản chính để lưu trữ
Bước 5: Sắp xếp bản lưu VB
- Mỗi VB đi đều phải lưu ít nhất 2 bản. 1 bản để lập hồ sơ, theo dõi ở cơ quan; 1 bản
lưu ở văn thư để tra tìm, phục vụ khi cần.
- Những bản lưu ở văn thư phải sx theo từng loại, ngăn nào để riêng ngăn ấy. Bản lưu
phải là bản chính
 Trường hợp gửi bưu điện: có 4 bước
 + Kiểm tra kĩ những điểm: ngày, tháng, địa chỉ bên trong và bên ngoài có phù hợp
không, văn thư kí tên, phần đính kèm,…
+ Gấp và bỏ vào bao thư
+ Cân và dán tem
+ Vào sổ công văn đi
CHƯƠNG 4:
11) Phân tích các nguyên tắc bố trí không gian làm việc:
1. Đáp ứng nhu cầu sử dụng: cần đặt mục tiêu về ko gian làm việc. Muốn ko gian mang
tính chuyên nghiệp hay sáng tạo? Muốn ko gian riêng tư để làm việc hay giao tiếp
với đồng nghiệp?
2. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban
3. Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng:
- Bàn: Cân nhắc kích thước, chiều cao và bề mặt làm việc của bàn
- Ghế: Lựa chọn loại ghế phù hợp với từng vị trí công việc. Loại ghế cho văn phòng là
loại có thể điều chỉnh độ cao, có tựa lưng và dễ xoay chuyển.
4. Hài hòa nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh: Cần được thiết kế cửa sổ sao cho tiếp
nhận ánh sáng dễ nhất.
5. Không gian văn phòng mở: Thay vì bố trí phòng riêng thì nên bố trí vách ngăn sao
cho nhân viên làm việc 1 cách riêng tư nhưng lại ko tách biệt với mọi người xung
quanh.
12)Phân tích các phương pháp bố trí phòng làm việc cho nhân viên
Văn phòng bố trí đóng: kiểu văn phòng truyền thống, bố trí theo hình khối, có
không gian riêng. Giữa các ko gian làm việc riêng được ngăn cách bởi các bức tường,
tủ hoặc vách ngăn.
 Ưu điểm:
- Đảm bảo an ninh, an toàn vì có cửa để khóa
- Đảm bảo tính riêng biệt, yên tĩnh cho nhân viên
- Có điều kiện đặc biệt cho các thiết bị đòi hỏi nhiệt độ, độ ẩm
 Nhược điểm:
- Chiếm nhiều diện tích
- Tốn kém hơn vì các chi phí (bảo dưỡng, chiếu sáng, sưởi ấm, làm lạnh)
- Cần có sự giám sát nhiều hơn vì nhân viên làm việc trong văn phòng đóng kín
Văn phòng bố trí mở: Quy tụ nhân viên vào cùng một không gian rộng, thoáng
đãng. Các bộ phận chỉ ngăn cách nhau bằng một vách ngăn cao.
 Ưu điểm:
- Dễ giám sát
- Mọi người giao tiếp với nhau dễ dàng hơn
- Thực hiện công việc sẽ trở nên nhanh chóng hơn.
- Chi phí bảo dưỡng đỡ tốn kém
- Sử dụng khoảng không gian hiệu quả hơn
 Nhược điểm:
- Ồn ào vì không có sự ngăn cách
- Nhân viên dễ bị phân tán bởi bước chân người qua lại
- An ninh giảm vì không có cửa khóa
- Môi trường làm việc ko có tính cá nhân
- Khó đáp ứng tất cả sở thích về môi trường
-
13)Phân tích phương pháp bố trí không gian làm việc cho khu vực tiếp tân:
- Cần bố trí ở chỗ thuận tiện nhất để tiếp xúc với khách (thường là ngay mặt tiền của
công ty)
- Mặt bằng phải tương xứng với tầm vóc của công ty.
- Đây là nơi phản ánh văn hóa cty: Nên bố trí khu vực tiếp tân sạch sẽ, gọn gàng, ko
trưng bày những gì ảnh hưởng đến ấn tượng chung của cty. Nên đặt các biểu tượng
của cty, tranh, ảnh, lịch, bình hoa,…
- Ghế tiếp khách phải đủ ghế cho khách nếu ngồi đợi
- Bàn để đặt nước mời khách
- Không nên bố trí khu vực tiếp tân xa nhà vệ sinh, phòng khi khách cần.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG 5:
14)Trình bày nội dung của việc quản lý tài sản trong tổ chức (bàn giao, điều
chuyển, kiểm tra, kiểm kê, sử dụng)
 Bàn giao:
- Tài sản được giao khi:
+ Tuyển dụng nhân viên mới
+ Thành lập bộ phận mới
+ Bổ sung tài sản cho nhu cầu sdung của các bộ phận, cá nhân
+ Nhân viên nghỉ việc thì phải bàn giao lại tài sản cho quản lý bộ phận đó
- Quy trình bàn giao:
+ Ng bàn giao chuyển TS cho ng nhận
+ Ng nhận ktra số lượng, chất lượng, vận hành
+ Ng nhận phải ký vào biên bản bàn giao.
+ Ng giao TS phải chuyển lại biên bản cho nhân viên văn lưu trữ & cập nhật vào hồ sơ
qli của cty.
+ Ng nhận phải báo cáo số lượng, chất lượng với trưởng bộ phận
 Điều chuyển:
- Di chuyển TS từ bộ phận này sang bộ phận khác
- Tạm thời trong nội bộ: Bộ phận đó quyết định
 - Giữa các bộ phận: Cần có sự đồng ý của phòng hành chính
- TS có giá trị lớn: Hỏi ý kiến của ban lãnh đạo
- Nếu di chuyển TS ra khỏi khu vực thì phải có văn bản cho bảo vệ lưu
 Kiểm tra:
- Phòng HC được quyền ktra đột xuất tình hình sử dụng tài sản của các bộ phận tối đa
2 lần/năm
 Kiểm kê:
- Phòng Kế Toán & Phòng HC tổ chức kiểm kê TS định kỳ hằng năm
 Sử dụng:
- Khi xảy ra mất
- Nếu TS bị hư hỏng trươc tgian sử dụng
- Quản lý bộ phận chịu trách nhiệm hướng dẫn, giám sát quá trình sử dụng
15)Trình bày nội dung quản lý quá trình mua sắm sửa chữa tài sản, trang thiết bị
văn phòng (tài sản thiết bị có giá trị cao, thiết bị nhỏ lẻ)
 Đối với TS, thiết bị có giá trị cao:
*Xác định mục đích:
-Đảm bảo đáp ứng yêu cầu máy móc thiết bị cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp
-Đảm bảo việc sử dụng các thiết bị văn phòng đúng mục đích và hiệu quả.
-Đảm bảo tài sản được bảo quản tốt, tránh hư hỏng, mất mát.
*Định kỳ, theo tiến độ lập dự toán của doanh nghiệp, các đơn vị sử dụng tài sản lập
nhu cầu mua sắm, sửa chữa.
*Khi tiếp nhận nhu cầu mua sắm, sửa chữa thiết bị cho năm sau, hoặc nhu cầu đột
xuất từ các đơn vị, phòng HC sẽ tiến hành tổng hợp, thẩm định tình trạng của tài sản, thiết
bị; thời gian sử dụng và đưa vào dự toán ngân sách mua sắm, sau đó chuyển cho bộ phận
Tài chính kế toán để kiểm soát dự toán và phương án thanh toán, cuối cùng là trình lãnh đạo
phê duyệt. Căn cứ và o dự toán ngân sách đã được duyệt, tiến hành lập kế hoạch mua
sắm, sửa chữa tài sản, thiết bị của năm, trong đó có đề xuất hình thức mua hàng
*Tiến hành mua sắm, sửa chữa và bàn giao.

 Đối với thiết bị nhỏ lẻ

- Việc quy định các thiết bị nhỏ lẻ cũng tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, có doanh
nghiệp quy về giá trị, ví dụ thiết bị có giá trị dưới 10 triệu đồng hoặc quy định cụ thể
như nhóm thiết bị nhỏ lẻ gồm máy in lẻ, máy scan lẻ, máy tính lẻ...
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG 6:
16)Trình bày các biện pháp quản trị thời gian:
1. Sử dụng các công cụ hoạch định thời gian biểu:
- Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày
- Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn: Là các công cụ giúp ghi nhớ việc phải làm.
- Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký: giúp ghi chép những việc cần làm trong từng ngày
trong tháng
2. Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn
3. Tiết kiệm tgian bằng pp đọc nhanh
4. Tiết kiệm tgian tiếp khách
5. Tiết kiệm tgian gọi & trả lời ĐT
 6. Tiết kiệm thời gian hội họp
7. Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả

Tiết kiệm thời gian gọi và trả lời điện thoại

 Những cuộc điện thoại từ bên ngoài

 Sử dụng phương pháp gọi lại
 Điện thoại gọi ra ngoài
 Làm sao kết thúc một cuộc chuyện nói chuyện

Tiết kiệm thời gian hội họp

 Có mục đích rõ ràng là phối hợp hoạt động, trao đổi thông tin, đề ra chính sách
 Cuộc họp cần nhiều người tham gia để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định

Sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả

Để làm việc được hiệu quả thì tâm hồn phải thoải mái, đỡ bị căng thẳng, mệt mỏi. Vì vậy
cần (5S nơi làm việc):

 Tổ chức nơi làm việc

 Trang trí nơi làm việc
 Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng

17)Trình bày các trình tự đón tiếp khách (Khách bình thường, khách quan trọng,
khách nước ngoài)
 Khách bình thường:
- Khách có hẹn trước: Lễ tân cần hỏi tên, cơ quan, mục đích làm việc. Xem trước lịch
hẹn & trả lời cho khách biết về việc đã xếp lịch. Lễ tân hướng dẫn khách ngồi đợi tại
khu vực phòng chờ, mời nước rồi liên hệ ng cần gặp.
- Khách ko hẹn trước: Mời khách ngồi, lễ tân liên hệ với bộ phận có lquan để gặp
khách.
+ Nếu khách đại diện cơ quan nhà nước thì liên hệ Trưởng phòng HC.
+ Nếu gặp Giasm đốc thì liên hệ thư ký
+ Nếu ng cần gặp ko liên hệ được hoặc từ chối thì trả lời là ko liên hệ được rồi xin
thông tin của khách để liên hệ sau.
  Khách quan trọng:
- Đề xuất yêu cầu
- Lập kế hoạch
- Chuẩn bị
- Đón tiếp
- Quyết toán chi phí
 Khách nước ngoài:
- Xác minh thông tin toàn đoàn, bao gồm số lượng các thành viên, tên, chức vụ
- Chuẩn bị nhân sự có liên quan để làm việc & đón tiếp
- Liên hệ cơ quan chức năng cần thiết
- Chọn chỗ ăn nghỉ, xe đưa đón
- Chọn nơi làm việc, chiêu đãi, tham quan
- Tìm hiểu tập quán của khách
- Tổ chức đón khách, tặng hoa

18)Trình bày các nguyên tắc để tổ chức thành công các cuộc họp:
- Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo: Chuẩn bị CSVC, trang thiết bị phục vụ cho cuộc
họp.
- Đảm bảo đúng thời gian: Không để cuộc họp kéo dài quá mức
- Thảo luận trước với đồng nghiệp về ndung cuộc họp: Nội dung cuộc họp cần soạn
thảo chi tiết, bàn bạc với các thành viên trong BTC về tính phù hợp, logic
- Tích cực tham gia thảo luận & trình bày ngắn gọn
- Nhắc nhở mọi người tập trung vào cuộc họp
- Ngôn từ phát biểu: Cần chú ý đến đại từ nhân xưng khi phát biểu
- Gặp gỡ sau buổi họp
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
CHƯƠNG 7:
19)Khái niệm về văn bản, phân loại, quy trình soạn thảo văn bản:
 Khái niệm:
- Văn bản là bản viết hoặc bản in, mang ndung là những gì cần được ghi để lưu lại làm
bằng chứng về sau
 Phân loại:
- Văn bản hành chính cá biệt: Quyết định, Chỉ thị
- Văn bản hành chính thông thường:
+ Văn bản có tên loại: Thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề
án, báo cáo, biên bản,…
+ Văn bản ko có tên loại: Công văn
 Quy trình:
- Xác định mục đích, tính chất của vấn đề
- Bộ phận hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo tiến hành viết dự thảo
- Duyệt văn bản trước khi trình lên lãnh đạo ký
- Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, in và soát lại văn bản
- In văn bản theo số lượng “nơi nhận” và làm các thủ tục văn thư phát hành & lưu trữ
văn bản

20)Phân tích các bước lựa chọn NCC sản phẩm/dịch vụ văn phòng:
B1: Xác định mục đích của quá trình đánh giá, lựa chọn NCC:
- Nhằm lựa chọn NCC đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí và phù hợp với tiêu
chuẩn kỹ thuật của DN
B2: Thu thập thông tin về NCC:
- Cần thu thập thông qua: Quảng cáo trên báo chí, truyền hình, Catalouge của nhà cung
ứng, trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng hay có sự giới thiệu của đơn vị khác.
B3: Lập danh sách nhà cung ứng ban đầu:
- Phải thu thập đầy đủ thông tin như: Tên nhà cung ứng, người liên hệ, địa chỉ, dịch
vụ/sản phẩm, giá bán, hình thức thanh toán, giao hàng, Chương trình khuyến mãi,…
B4: Lập tiêu chí đánh giá:
- Cần xem xét các vấn đề quan trọng liên quan đến NCC:
+ Tư cách pháp nhân: DN nhà nước, cty 100% vốn nc ngoài, cty cổ phần hay DN tư
nhân
+ Mối liên hệ giữa NCC & NSX: NCC chính, đại lý cấp 1,…
+ Năng lực cung cấp hàng hóa/ dịch vụ có chất lượng ko
+ Chất lượng: Chứng nhận quản lý chất lượng ISO,…
+ Gía cả, hình thức thanh toán, h.thức giao hàng, độ uy tín, kinh nghiệm,…
-------------------------------------------------------------------------------------------------------
BÀI TẬP VẬN DỤNG
1) Viết chương trình một cuộc họp/ hội nghị.
- Nêu đúng trình tự tiến hành, thời gian tiến hành, người thực hiện, địa điểm.
- Trình bày dạng bảng

Thời gian Nội dung Người thực hiện Địa điểm

Đón tiếp và đăng
8:00 - 8:30 Lễ tân Hội trường A
ký tham dự
Khai mạc và giới
8:30 - 8:45 Ông Bình (MC) Hội trường A
thiệu chương trình
8:45 - 9:00 Phát biểu khai mạc Giám đốc Nguyễn Hội trường A
9:00 - 9:30 Báo cáo tổng quan Chị Lan Hội trường A
9:30 - 10:00 Thảo luận nhóm Các Trưởng nhóm Phòng họp B, C
Giải lao và
10:00 - 10:30 Khu vực tiệc
Networking
Trình bày kết quả
10:30 - 11:00 Các Trưởng nhóm Hội trường A
thảo luận
Phát biểu kết thúc
11:00 - 11:30 Giám đốc Lê Hội trường A
và Q&A
11:30 - 12:00 Bế mạc và cảm ơn Ông Bình (MC) Hội trường A
12:00 Ăn trưa và kết thúc Nhà hàng D

2) Viết bảng công tác chuẩn bị cho một công việc. Hướng dẫn:
- Chỉ viết phần công tác chuẩn bị (không viết hết kế hoạch đầy đủ)
- Yêu cầu nêu đúng được trình tự công việc chuẩn bị, người chuẩn bị, deadline.
- Trình bày dạng bảng
Trình tự công việc Người phụ trách Deadline
Xác định mục tiêu dự án Anh Hùng 30/11/2023
Lập kế hoạch chi tiết Chị Linh 05/12/2023
Phân công nhiệm vụ Anh Nam 10/12/2023
Chuẩn bị nguồn lực Chị Hồng 15/12/2023
Đào tạo nhân viên Anh Khoa 20/12/2023
Kiểm tra và duyệt kế
Anh Minh 25/12/2023
hoạch
Tổ chức họp kick-off Chị Trang 30/12/2023
Xem xét và điều chỉnh kế
Anh Dũng 05/01/2024
hoạch
Bắt đầu thực hiện Tất cả thành viên 10/01/2024