Kỹ năng lập kế hoạch: Phân loại

BY NNLINFO. MONDAY, 8. OCTOBER 2007, 04:36:13

NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, LẬP KẾ HOẠCH

Kỳ trước: http://my.opera.com/qtdn/blog/2007/10/08/ky-nang-lap-ke-hoach-khai-niem-y-nghia-
phuong-phap

4. Phân loại

- Hoạch định chiến lược.

- Hoạch định tác nghiệp.
- Hoạch định dự án.
- Mục tiêu.
- Hoạch định năm.
- Hoạch định tháng.
- Hoạch định tuần.

4.1 Hoạch định chiến lược

Đặc điểm

- Thời hạn: vài năm

- Khuôn khổ: rộng
- Mục tiêu: ít chi tiết

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

- Nhận thức được cơ hội

- Xác định các mục tiêu
- Phát triển các tiền đề
- Xác định các phương án lựa chọn
- Đánh giá các phương án.
- Lựa chọn phương án
- Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
- Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:

- Một bản kế hoạch kinh doanh

- Kế hoạch phát triển công ty.

4.2 Hoạch định tác nghiệp

Đặc điểm

- Thời hạn: ngày, tuần, tháng

- Khuôn khổ: hẹp
- Mục tiêu: chi tiết xác định

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

- Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
- Các loại sổ tay, cẩm nang.
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.

4.3 Hoạch định dự án

- Xác định các yêu cầu của dự án.

- Xác định các quy trình cơ bản.
- Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án.
- Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

4.4 Mục tiêu:

(Phần này, bạn tham khảo theo kỹ năng quản lý theo mục tiêu)

- Phân loại mục tiêu

- Điều kiện của mục tiêu
- Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:

4.4.1 Phân loại mục tiêu

- Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân

- Theo Peter Drucker, mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhịêm xã hội.

4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:

Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
- Specific - cụ thể, dễ hiểu
- Measurable – đo lường được
- Achievable – vừa sức.
- Realistics – thực tế.
- Timebound – có thời hạn.

a/Specific - cụ thể, dễ hiểu

- Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
- Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
- Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao
nhiêu % nữa.

b/Measurable – đo lường được

- Chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
- Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư
ngay trong ngày nhận được.

c/Achievable – vừa sức.

- Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt
nổi.
- Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở
mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.

d/Realistics – thực tế.

- Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh
nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
- Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một
tháng, như vậy là không thực tế.

e/Timebound – có thời hạn.

- Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.
- Thời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.

4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)

Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập kế hoạch

Một trong những công cụ rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.

4.5 Hoạch định kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:

- Từ chiến lược của công ty.

- Từ các dự án tham gia
- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
- Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm:

- Nội dung các mục tiêu công việc.

- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào
và đánh giá công việc cuối năm).

4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng

- Các công việc trong kế hoạch năm.

- Các công việc tháng trước còn tồn tại.
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).

4.7 Hoạch định kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng.

- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
- Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

NỘI DUNG BẢN KẾ HOẠCH TUẦN

- Các công việc quan trọng trong tuần

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi
chú (yêu cầu kết quả).
- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).

Kỹ năng quản lý hồ sơ: Khái quát chung, phương

pháp lưu trữ.
BY NGHIALAM. TUESDAY, 9. OCTOBER 2007, 04:05:27

QUẢN LÝ HỒ SƠ, NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO

I/ KHÁI QUÁT CHUNG:

1. Quản lý hồ sơ là gì ?

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức.
Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của
một tổ chức

2. Vai trò của việc quản lý hồ sơ

- Giảm chi phí mua sắm thiết bị

- Đảm bảo cung cấp thông tin hợp thời
- Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả.
- Có thể dễ dàng tìm hồ sơ khi nhân viên bệnh, nghỉ việc riêng.
- Thuận lợi cho việc chuyển giao thông tin hồ sơ khi nhân viên chuyển bộ phận, nghỉ việc…

3. Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thống lưu trữ hồ sơ.
- Nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về
những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập.
- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hổ sơ, các doanh nghiệp cần lưu ý đến tính linh động
để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần.
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điều hành nó. Tính có thể nén được
là một lý do quan trọng để bảo đảm hệ thống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có.
- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất
bẩn và mất mát, tính an toàn của các hồ sơ mật. Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều
kiện hoạt động của tổ chức là một xem xét khác.
- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích và cung cấp đủ tham chiếu qua lại
đối với những tài liệu bao gồm một số lãnh vực.
- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra và theo dấu chúng nếu cần. Hệ
thống nên chính xác, nghĩa là được giữ cập nhật hóa việc lưu trữ không bị tụt lại phía sau.
- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và
dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp.
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạo chung.
- Như vậy, một tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và
bảo đảm rằng hệ thống đó đủ linh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên
quan đến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại.
- Nên sử dụng những thiết bị chứa đựng hiệu quả để giữ và phân biệt những loại hồ sơ khác
nhau.
- Nên dùng màu sắc để mã hóa các tên mang lại sự nhận diện tức thời đối với một phân loại hồ
sơ sử dụng một màu nào đó.
- Tài liệu của hồ sơ nên luôn luôn đưa vào phía sau hướng dẫn. Tài liệu sau cùng được lưu trữ
nên ở phía trước hồ sơ.
- Thứ tự của các phân loại hồ sơ nên theo thứ tự của những đề mục chắc chắn được nêu lại
trước tiên. Ví dụ, khi sử dụng tên họ thì tên riêng nên đứng trước, tiếp sau đó là những chữ viết
tắt của tên hoặc nếu quốc gia là những phân loại chủ yếu thì chúng nên được tiếp theo bởi tên
thành phố và thị trấn. Tất cả những phân loại hồ sơ dựa trên từ ngữ nên theo thứ tự chữ cái của
từ hoặc chuỗi các chữ cái; các từ kép nên được xử lý như một từ. Nên tránh viết tắt trong các tên
gọi hồ sơ. Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa.
- Tài liệu nên được chia thành những nhóm nhỏ hơn để lưu trữ. Như vậy, tài liệu trong một nhóm
theo thứ tự chữ cái có thể được chia thành những hồ sơ gồm từ A đến F, G đến L, M đến R và
từ S đến Z. cũng áp dụng điều tương tự cho tài liệu lưu trữ theo số, theo địa lý hoặc bằng một
phương pháp khác

II/ CÁC PHƯƠNG PHÁP LƯU TRỮ

- Lưu theo vần, mẫu tự:

- Lưu theo số, mã số
- Phương tiện và thiết bị lưu trữ

1. Lưu theo vần, mẫu tự:

Sử dụng cho hồ sơ tên:

- Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì)
riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tư
liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu
khác để phân biệt.

Hồ sơ theo chủ đề:

- Tên chủ đề cần đặt cụ thể,

- Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung
- Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề
- Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tư, thẻ hướng dẫn theo chủ đề
chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
- Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính.
- Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó
khăn cho tìm kiếm.
Hồ sơ theo địa danh:

- Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.
- Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính).

2. Lưu theo số, mã số

- Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số.
- Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30.
- Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là
các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.

3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ

- Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an
toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe,

- Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
- Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp 'out'

Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa
học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện
nay là máy vi tính cá nhân.

4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian

- Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh
số.
- Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ
thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái,nó giúp loại trừ những sai sót vì
người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
- Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra
những tài liệu không còn dùng đến nữa.

Những thuận lợi:

- Nó có thề dễ dàng mở rộng;
- Nó mang lại một sự bảo mật nào đó;
- Nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;
- Số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu.

Các bất lợi là:

- Chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó;
- Nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không
may thay, điều này rất dễ xảy ra.

5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

- Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có
thể theo thời gian phát sinh.
- Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu
được lưu trữ.
- Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với nột trong những phương pháp phân loại
khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời
gian bên trong hồ sơ.

Thuận lợi:hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể
được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ:
như là biết tên file.

Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ
được trong thời gian quá lâu.

6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự

- Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ
thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào
thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. Những sự phân chia hệ thống có thể được xác
nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể
được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và
những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.

- Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ
thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào
thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.

- Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định
những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể
cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia
nhỏ nào hơn nữa sau này.

Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như
đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có
bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.

7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:

Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được
sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong
nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn.

Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng
mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã
quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.

Khó khăn:
- Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham
chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.

- Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh
tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa
đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt
cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh.

8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý

- Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành
phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

- Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm
của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực
địa lý có liên quan.

Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở
cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Bất lợi: là người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc
biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp
này cần được một chỉ mục hỗ trợ.

Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực
tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.

9. Quản lý phân tán theo bộ phận

Ưu điểm

- Tránh được sự trì hoãn không cần thiết

- Dễ dàng thực hiện
- Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác

Nhược điểm:

- Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
- Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong
văn phòng.
- Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
- Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
- Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời.

10. Quản lý theo tập trung

Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc
phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.

11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại

Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có
hai biện pháp khắc phục cho điều này:
(1) Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ;
(2) Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong
máy.
Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ
hơn và nhỏ hơn.

- Việc dùng kỹ thuật vi phim để quản lý hồ sơ đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây do
những cải tiến trong các thiết bị dùng để sao chép hoặc cung cấp bản sao đã làm cho quá trình
này trở nên dễ dàng, nhanh chóng, rẻ hơn và đặc biệt là do chi phí ngày càng tăng của khoảng
trống cần thiết cho việc lưu trữ những tài liệu gốc và chi phí nhân sự để duy trì, truy cập chúng
đã làm cho những nhà quản lý phải suy nghĩ khó nhọc về cách thực hiện chức năng này. Những
nhà quản trị thường có thể chứng minh cho số tiền đầu tư lớn vào thiết bị cân bằng với chi phí
của việc mở rộng tổ chức về mặt vật chất để có chỗ lưu trữ.

- Những thuận lợi của việc chụp vi phim: thông tin trên tài liệu được thu nhỏ lại chỉ chiếm chưa
đến 1% khoảng trống của tài liệu gốc, có thể tạo ra những hồ sơ có kích thước thống nhất, chi
phi rẻ và nhanh chóng để sử dụng tại những địa điểm khác. Tuy nhiên bất lợi chủ yếu là vấn đề
cập nhật hóa. Điều này chỉ có thể giải quyết trừ khi sử dụng một hệ thống trải chiều rộng của
những tấm phim bằng các phim cập nhật.

- Có nhiều hình thức lưu trữ hồ sơ trên vi phim, trong đó microfiche được sử dụng rộng rãi nhất.
Tất cả đều có cùng ý niệm, chỉ có dạng thức là khác nhau.

- Rool and reel: trong phương pháp này, các tài liệu được sao chép phim tuần tự dọc theo cuốn
phim. Khi sử dụng phương pháp này cách tốt nhất là nên để các hồ sơ tài liệu theo một thứ tự
nào đó không thay đổi, ví dụ như thứ tự ngày tháng. Điều này làm cho cuộn phim chứa những tài
liệu hồ sơ một cách hữu hiệu. Để đọc được phim, tức đọc hồ sơ theo dạng này, người ta phải sử
dụng một máy đọc phim, nếu muốn bản sao hồ sơ trên giấy, phải sử dụng một máy đọc và in.

- Cassette, cartrige và magazine: đây chỉ là những công cụ chỉ đơn thuần là mở rộng của cách
sử dụng một cuộn phim. Sử dụng cách này giúp bảo vệ phim ở một mức độ nào đó tránh khỏi
bụi, bẩn và hao mòn tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là sự cồng kềnh
không đáng

- Microfiche: đây là cách được sử dụng rộng rãi nhất. Microfiche là một tấm phim chứa nhiều
dòng hình ảnh micro. Một micro có thể có những khả năng chứa đựng khác nhau, độ thu nhỏ sử
dụng tùy thuộc vào chất lượng của tài liệu được chụp. Phương pháp này các trang tài liệu được “
nén” lại ở một quá trình thu nhỏ tối đa vì thế hồ sơ có thể được lưu trữ trong một khoảng trống
nhỏ. Để xem một microfiche cần có một máy đọc đặc biệt.

- Microfiche thừơng được lưu trữ trong một bao cứng trong suối đặt trong một cái ví hai mặt, kích
thước tuỳ thuộc vào số hồ sơ được lưu trữ. Cái ví này sẽ cho biết những microfiche nào được
lưu trữ trong đó và mỗi tấm phim sẽ cho biết rõ những hình ảnh của tài liệu nào được chụp trên
phim qua phía trên cùng của phim, thường được đánh dấu trong quá trình chụp.

- Khung và jacket: để cung cấp một phương tiện linh động hơn cho việc lưu trữ tuần tự các hồ sơ
bằng vi phim, khung và jacket có thể chứa trong những dải vi phim đã được rửa. Tính linh động
ở chỗ khi thông tin trên một dải phim thay đổi thì nó có thể được rút ra cả thay thế bằng một dải
phim khác chứ thông tin mới. Tuy nhiên, mật độ lưu trữ hồ sơ bị giới hạn trong phương pháp
này.

- Thẻ đục lỗ: để chứa vi phim đã được phát triển để giúp truy cập thông tin. Có thể truy cập thông
tin nhanh chóng bằng cách sắp xếp thứ tự bằng máy các thẻ chứa thông tin này. Phương pháp
này thường được dùng để lưu trữ những bản vẽ, có yêu cầu truy cập thường xuyên

Kỹ năng quản lý hồ sơ: Quy trình lưu trữ hồ sơ

BY NGHIALAM. TUESDAY, 9. OCTOBER 2007, 04:20:23

NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ HỒ SƠ

Kỳ trước: http://my.opera.com/qtdn/blog/ky-nang-quan-ly-ho-so-khai-quat-chung

III/ QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ

- Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

- Xây dựng quy trình.
- Huấn luyện
- Tổ chức sắp xếp.
- Lập danh mục.
- Theo dõi, cập nhật
1. Xác định chính sách quản lý hồ sơ.

Các chính sách quản lý hồ sơ của DN bao gồm:

- Thời gian lưu trữ của từng loại hồ sơ (kể từ khi lưu), ví dụ: 5 năm.
- Việc quản lý các loại hồ sơ mật, tuyệt mật.
- Người được phép tiếp cận các loại hồ sơ.

2. Xây dựng quy trình.

Quy trình quản lý hồ sơ liên quan đến nội dung sau:

- Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ.

- Xác định phương pháp huỷ hồ sơ.
- Phương pháp lập và cập nhật danh mục hồ sơ.
- Phương pháp nhận dạng và phân loại hồ sơ.
- Phương pháp sắp xếp và bảo quản hồ sơ

3. Huấn luyện

- Phổ biến cho nhân viên về quy định và thủ tục quản lý hồ sơ của DN.
- Giải thích và làm mẫu cho nhân viên.
- Ký tên vào biên bản huấn luyện.

4. Tổ chức sắp xếp.

- Chuẩn bị các phương tiện, công cụ.

- Lên kế hoạch thời gian tổ chức sắp xếp.
- Tổ chức việc sắp xếp: ngày hội hồ sơ

4.1 Các công cụ phương tiện:

- Chuẩn bị các tủ, kệ đựng hồ sơ.

- Các loại bìa còng, bìa lá.
- Giấy dán sticker, kéo, hồ dán.
- Đĩa CD và đầu ghi

4.2 Lên kế hoạch về thời gian

- Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ mất từ ½ - 1 ngày.

- Các DN có thể chọn phương pháp sắp xếp dần dần, nhưng cuối cùng vẫn phải tổ chức 1 buổi
tổng vệ sinh.
- Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị sắp xếp công việc.
- Thông báo cho phòng nhân sự để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện…

4.3 Tổ chức thực hiện

- Họp nhân viên thông báo lại thứ tự các công việc.
- Giải thích các yêu cầu.
- Làm mẫu cho nhân viên một lần.
- Tiến hành ghi list hồ sơ giấy và hồ sơ máy tính.
- Dán các sticker.
- Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ.

5. Lập danh mục.

- Mỗi nhân viên nên có một danh mục riêng.
- Trưởng phòng quản lý các hồ sơ của phòng, hồ sơ chung.

6. Theo dõi, cập nhật

- Cập nhật các hồ sơ phát sinh vào danh sách.

- Kiểm tra danh mục hồ sơ định kỳ của nhân viên.

Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp:

Chủ đề 1: Tiếp cận & hiểu về HTKSNB
BY NGHIALAM. WEDNESDAY, 10. OCTOBER 2007, 03:18:51

NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO, HT KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Mối quan hệ giữa các chủ đề trong toàn bộ chuyên đề đào tạo

CHỦ ĐỀ 1: Tiếp cận & hiểu về HTKSNB

CÁC HƯỚNG TIẾP CẬN HTKSNB

Cách tiếp cận, cách hiểu hiện tại của bạn về HTKSNB
- Mất mát tài sản => KSNB
- Tổ chức công tác kế toán
- Cách tiếp cận về HTKSNB từ một bài báo

Chúng ta hiểu HTKSNBDN như thế nào?

Chúng ta bắt đầu từ việc :

- Hiểu được Mục tiêu của doanh nghiệp

- Sau đó : Hiểu được những Rủi ro & Nguy cơ của doanh nghiệp đó
- Và cuối cùng : Chúng ta sẽ hiểu được HTKSNB của một doanh nghiệp

Hệ thống mục tiêu của DN

- Tầm nhìn (vision)

- Sứ mệnh (mission)
- Mục đích (Goal)
- Mục tiêu (Objective)
+ Mục tiêu (target)
+ Chiến lược (strategy)
+ Kế hoạch (plan)
+ Nhiệm vụ cụ thể (task)

Hiểu mục tiêu của một DN

- Mục đích (goal) của doanh nghiệp => luôn là lợi nhuận
- Để đạt được mục đích này doanh nghiệp phải đặt ra objective cụ thể trong từng giai đoạn (1
năm, 2 năm, 5 năm, 10 năm,…)
- Mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn phải được cụ thể hoá, lượng hoá thành các
targets để thực hiện và để đo lường kết quả của việc thực hiện.

Mục tiêu của doanh nghiệp là một tổng thể :

- Mục đích (cái DN mong muốn đạt được)

- Mục tiêu (trong từng giai đoạn)
- Chỉ tiêu (lượng hoá, cụ thể hoá….)

Mục tiêu của doanh nghiệp gồm :

- Mục tiêu tài chính

+ Lợi nhuận
+ Khả năng thanh toán

- Mục tiêu phi tài chính :

+ Thị phần
+ Thương hiệu
+ Văn hoá doanh nghiệp
+ Nhân đạo

Mục tiêu & doanh nghiệp

- Mục tiêu đặt ra phải dựa trên nguồn lực thực tế (nguồn lực đã có hoặc chắc chắn sẽ có) của
doanh nghiệp
- Nguồn lực (nền tảng của DN) bao gồm :
+ Nhân lực
+ Tài lực
+ Vật lực
+ Thời gian
+ Nguồn lực khác
- Nếu mục tiêu được đặt ra không dựa vào nguồn lực thực tế thì chắc chắn sẽ không khả thi

Mục tiêu của DN & Chủ DN

- Mục tiêu của DN là do chủ DN và những người lãnh đạo DN xác lập ra. Tuy nhiên, mục tiêu của
DN & mục tiêu của chủ DN hoàn toàn khác nhau. Vì DN và chủ DN là những chủ thể khác nhau
(là pháp nhân & các thể nhân).
- Phải phân định một cách rạch ròi giữa mục tiêu mà DN theo đuổi . Hay nói cách khác, kh6ng
thể đánh đồng giữa mục tiêu của chủ DN với mục tiêu của DN

Mục tiêu & sứ mệnh của DN

- Mục tiêu theo nghĩa hẹp là cái mà bản thân DN muốn đạt được, còn sứ mệnh chính là cái mà
DN mang đến cho cộng đồng.
- Sứ mệnh cũng chính là cách để DN đạt được mục tiêu của mình (là cách kiếm tiền của DN,
kiếm tiền bằng cách mang lại cái gì đó cho cộng đồng, chứ không phải kiếm tiền bằng mọi giá)
- Sứ mệnh cũng chính là lý do tồn tại của DN, là lý do vì sao DN có thể trường tồn trong cộng
đồng (vì DN không làm điều gì ảnh hưởng xấu đến cộng đồng).
- Sứ mệnh cũng là cái mà nếu DN thực hiện tốt thì sẽ được cộng đồng tôn vinh
- Sứ mệnh cũng là sự thể hiện cam kết & trách nhiệm của DN đối với cộng đồng.

- Khi xác lập mục tiêu cho bản thân mình, doanh nghiệp cũng đồng thời phải tự đặt lên vai mình
một sứ mệnh nào đó với cộng đồng.
- Sứ mệnh cũng chính là những gì tốt đẹp nhất mà DN cống hiến cho xã hội thông qua hoạt dộng
của mình.
- Mục tiêu & sứ mệnh là hai mặt của một vấn đề – cái mà doanh nghiệp theo đuổi.

Mục tiêu & Tôn chỉ của DN

- Tôn chỉ của DN là “con đường” mà doanh nghiệp đi. Tôn chỉ có thể được thể hiện qua khẩu
hiệu (slogan) của doanh nghiệp và gắn liền với sứ mệnh XH của DN.
- Nói cách khác , tôn chỉ chính là chủ trương đường lối của DN. Một khi DN đã có mục tiêu thì
DN cũng phải có chủ trương đường lối để đạt được mục tiêu đó.

- Lưu lý : Mục tiêu và chủ trương đường lối của DN phải được dựa trên nền tảng của DN (nhân
lực, tài lực, vật lực, công nghệ, truyền thống, giá trị, niềm tin…)

Mục tiêu & Tầm nhìn của DN

- Mục tiêu & sứ mệnh là cái mà doanh nghiệp theo đuổi

- Cái mà doanh nghiệp theo đuổi hoàn toàn tuỳ thuộc vào tầm nhìn của doanh nghiệp. Tầm nhìn
của doanh nghiệp lại tuỳ thuộc vào tầm nhìn của các nhà sáng lập doanh nghiệp
- Mục tiêu, sứ mệnh, tôn chỉ, cũng như chủ trương đường lối của doanh nghiệp sẽ hiếm khi thay
đổi nếu doanh nghiệp có một tầm nhìn xuyên thế kỷ

Rủi ro của một DN

- Rủi ro của DN là các yếu tố (các nguyên nhân) làm cho DN không đạt mục tiêu của mình.
- Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro của DN được chia làm 3 loại :
* Rủi ro kinh doanh (từ môi trường bên ngoài)
* Rủi ro hoạt động (từ hoạt động nội bộ)
* Rủi ro tuân thủ (từ việc tuân thủ pháp luật)

Phải làm gì với rủi ro của DN

- Từ chối rủi ro
- Chấp nhận rủi ro
- Chuyển giao rủi ro
- Giảm thiểu rủi ro => Thiết lập HTKSNBDN

Cách mà chúng ta hiểu về HTKSNB của một DN

Vậy HTKSNBDN được diễn đạt như thế nào?

“ Là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp được cụ thể hoá bằng các quy chế quản
lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho DN không đạt được mục tiêu
của mình”

Quy chế quản lý được hiểu như thế nào?

Quy chế quản lý của doanh nghiệp được hiểu là :

“ Tất cả những tài liệu do cấp có thẩm quyền ban hành và yêu cầu một cá nhân, một nhóm
người, một bộ phận, một số bộ phận trong doanh nghiệp hay toàn doanh nghiệp phải tuân theo,
nhằm cùng với doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra”

Khoa học về kiểm soát

- Kiểm soát đất nước (lớn, nhỏ)

Kiểm soát một doanh nghiệp (lớn, nhỏ)
- Cơ chế & Pháp luật
Cơ chế & Qui chế
- Nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật
Giám đốc quản lý công ty bằng qui chế
- Vai trò của văn hoá trong quản lý
* Văn hoá xã hội & vấn đề quản lý đất nước
* Văn hoá doanh nghiệp & vấn đề quản lý công ty

Kỹ năng quản lý hồ sơ: Quy trình lưu trữ hồ sơThiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ doanh

nghiệp: Chủ đề 2: Các khía cạnh của HTKSNBDN