PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ THỰC CHIẾN

Chủ đề:
Tiếp cận và lập kế hoạch

Phan Hải Hằng

NỘI DUNG CHÍNH

Tiếp cận dự án

Kế hoạch công việc

Những công việc của BA trong dự án

Thực hành
Các mô hình phát triển phần mềm
Các công việc của BA

1. Xác định Business

Objective: xác định mục tiêu
giải quyết vấn đề của doanh
nghiệp

2. Làm việc với các

Stakeholders

3. Đưa ra các Solution để giải

quyết các vấn đề của
Stakeholders

4. Triển khai các giải pháp (Transition)

Các bước tiếp cận dự án

- Hiểu công việc của BA trong dự án

- Hiểu được phương pháp quản lý dự án

- Xác định yêu cầu của dự án

- Xác định các công việc cần làm trong dự án

- Tìm hiểu tài liệu liên quan đến nghiệp vụ của dự án

- Lên các kế hoạch thực hiện công việc

- Thực hiện các công việc

 Xác định yêu cầu dự án

Xác định dự án (Project Denifition)

• Xác định dự án này làm gì?
• Xác định các bên liên quan (stakeholder). Ai là người sẽ
quyết định (core stakeholder).
• Xác định lĩnh vực của dự án là gì? Mục tiêu của khách
hàng là gì?
• Xác định phạm vi của dự án.
• Xác định hiện trạng của khách hàng
• Xác định kỳ vọng của khách hàng
• Hiểu kế hoạch mà PM đưa ra, lên kế hoạch cho bản thân
phù hợp
Mô hình Business Analysis Core Concept Model (BACCM)
 Cách tiếp cận một tổ chức

Khảo sát tổ Phác họa hệ thống cần

Khảo sát quản lý Khảo sát nghiệp vụ
chức phát triển

Giao diện
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Nhân sự bộ phận Chức năng bộ phận
Phân hệ 1

Vai trò của mỗi Quy trình, quy tắc

Các bộ phận
người nghiệp vụ
Phân hệ 2

Phân hệ 3

Tổ chức Quản lý Nghiệp vụ

Phân hệ khác,
Hệ thống khác
 Khơi gợi yêu cầu

Mục đích: Lấy được tất cả các yêu cầu của stakeholder về business
object

Tips:
- Tìm hiểu kỹ từng stakeholder để có những phương pháp khơi gợi
yêu cầu phù hợp
- Nên bắt đầu buổi khảo sát bằng việc chủ động trình bày những
hiểu biết sẵn có về yêu cầu
- Lắng nghe phát biểu của khách hàng có chọn lọc
Các bước phân tích yêu cầu

Thực hiện các bước:

- Xác định các yếu tố liên quan

- Tổ chức, sắp xếp các yêu cầu
- Phân rã yêu cầu: chia nhỏ các yêu cầu
- Xác định thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu
- Xác minh lại đã làm việc đúng chưa cùng team
- Xác nhận lại với khách hàng
Tài liệu hóa các yêu cầu

Viết các tài liệu yêu cầu:

- Cách truyền thống
- Cách viết theo Agile

Quản lý các thay đổi trong tài liệu

Lưu ý:
- Đối tượng đọc tài liệu để có
cách viết cho phù hợp
- Không có template nào là
hoàn hảo cho tất cả
Phát triển hệ thống

• Thiết kế hệ thống (Design):

• Thiết kế DB
• Vẽ Data Flow
Tips: Tất cả là cùng 1
• Vẽ Mockup team, hướng đến mục
• Thiết kế Business Process Flow đích chung
• Thiết kế bộ phân quyền
• …
• Phát triển (Develop)
• Hỗ trợ Development Team
Kiểm thử

• Test nội bộ:

• Test case
• Requirement Traceability Matrix: Map test cases với
requirements
• UAT (User Acceptance Test)
Triển khai hệ thống

• Hỗ trợ chuẩn bị môi trường golive

• Có thể hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu, phân quyền…
• Hướng dẫn sử dụng
• Tài liệu hướng dẫn sử dụng
• Đào tạo sử dụng phần mềm
Bảo hành bảo trì

• Hỗ trợ NSD trong giai đoạn đầu khi sử dụng

• Hỗ trợ sử dụng các chức năng
• Tiếp nhận và xử lý các lỗi
Công cụ quản lý dự án

• Quản lý dự án:
• Jira
• Gitlab
• Trello
• MS Project
• …
Cách để tiếp cận dự án nhanh

- Dùng thử hệ thống, sản phẩm

- Đừng ngại đọc tài liệu
- Chú ý version tài liệu
Kế hoạch công việc

Lập kế hoạch là sắp xếp các đầu việc, phân chia nhiệm vụ giữa các
bên liên quan trước khi bắt đầu triển khai dự án.

Lợi ích của kế hoạch công việc:

- Nắm bắt được rõ ràng định hướng hoạt động
- Tránh tối đa việc bỏ sót hoặc làm các việc không cần thiết
- Cân đối thời gian, nguồn lực. Làm việc hiệu quả hơn
Kế hoạch tổng quan

Kế hoạch tổng quan: mô tả dự án một cách tổng quát nhất về tất

cả các nội dung quan trọng nhất của dự án, bao gồm các nội
dung:
- Bối cảnh của dự án
- Điều kiện tiên quyết, các ràng buộc
- Chức năng của hệ thống thông tin (hoặc phần mềm)
- Nhu cầu nghiệp vụ của hệ thống
- Mục đích nghiệp vụ của hệ thống
- Lợi ích tài chính của dự án
- Phạm vi của dự án
Kế hoạch chi tiết

Kế hoạch chi tiết: tạo cấu trúc phân chia công việc.
Cấu trúc công việc được tạo ra dựa trên các ràng buộc và giả định được
xác định trong mô tả phạm vi của dự án, phân chia việc xây dựng các kết
quả của dự án thành những đơn vị kiểm soát được. Chẳng hạn một HTTT
được phân chia thành các chức năng, mỗi chức năng lại được phân thành
các công việc nhỏ hơn có thể kiểm soát được thời gian và kết quả.
 Kế hoạch chi tiết (2)

1. Xác định hạng mục công việc: chia dự án thành các nhóm công
việc nhỏ đủ chi tiết để có thể lập kế hoạch, lên lịch biểu. Mỗi hạng
mục cần xác định:
- Tên công việc
- Thời điểm thực hiện, thời gian thực hiện
- Địa điểm thực hiện
- Người thực hiện
- Vật tư cần dùng
- Chi phí
- Chỉ tiêu đo lường kết quả hoàn thành công việc
2. Phân bổ nguồn lực cho công việc:
- Con người
- Cơ sở vật chất
- Máy móc thiết bị
- Tài chính
- Nguyên vật liệu, tài liệu
- Thời gian
Kế hoạch công việc

Các bước lập kế hoạch:

- Xác định dự án. Lĩnh vực của dự án
- Xác định được các bên liên quan: mục tiêu, kỳ vọng, hiện trạng
của khách hàng
- Xác định phạm vi dự án
- Hiểu kế hoạch của PM dự án
- Xác định các công việc và kế hoạch thực hiện các hoạt động
phân tích
- Xác định mục tiêu cần đạt được ở mỗi mốc công việc
- Xác định mức độ chi tiết, mức độ quan trọng của thông tin chuyển
giao cho đối tượng liên quan
- Xác định cách thức thực hiện và phối hợp với các bên liên quan
trong dự án
Ước lượng thời gian

Sử dụng các bước sau để ước lượng thời gian:

1. Hiểu được những gì được yêu cầu thực hiện

2. Sắp xếp các hoạt động

3. Quyết định những người liên quan:

Trong trường hợp công việc liên quan đến người khác thì nên xác
nhận giả định của mình với họ

4. Thực hiện ước lượng thời gian:

 Ước lượng thời gian – Những lưu ý

Những điểm lưu ý khi ước lượng thời gian:

- Bắt đầu ước tính thời gian thực hiện cho mỗi nhiệm vụ cần thiết
hơn là toàn bộ
- Mức độ yêu cầu chi tiết công việc phụ thuộc vào hoàn cảnh
- Liệt kê tất cả những giả định, loại trừ và những ràng buộc có liên
quan cũng như lưu ý những nguồn dữ liệu đáng tin cậy. Điều này
sẽ giúp ích khi bị đặt câu hỏi về con số ước tính và giúp xác định
những khu vực gặp rủi ro nếu hoàn cảnh thay đổi
- Giả định rằng tài nguyên của mình chỉ được dùng trong 80% thời
gian. Hãy xây dựng thời gian cho những sự kiện bất ngờ như
bệnh tật, xảy ra vấn đề về cung cấp, thiết bị hỏng hóc, tai nạn,
giải quyết vấn đề, họp hành.
- Hãy nhớ rằng mọi người có xu hướng quá lạc quan và có thể
đánh giá thấp lượng thời gian họ cần để hoàn thành nhiệm vụ.
Phương pháp ước lượng thời gian

Ước lượng từ dưới lên

Ước tính từ dưới lên cho phép đưa ra con số ước lượng cho toàn bộ dự
án. Để phân tích từ “từ dưới lên”, hãy chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành những
nhiệm vụ nhỏ và ước tính thời gian cần để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
Vì đang xem xét mỗi nhiệm vụ theo từng bước nên có thể ước tính thời
gian cần cho mỗi nhiệm vụ chính xác hơn. Sau đó có thể cộng tổng thời
gian cần thiết để hoàn thành kế hoạch.

Ước lượng từ trên xuống

Trong phân tích từ trên xuống, sẽ ước tính tổng thời gian dự kiến ​trước,
sử dụng những dự án trong quá khứ hoặc kinh nghiệm trước đó làm
hướng dẫn.
Sẽ rất hữu ích nếu so sánh ước tính từ trên xuống với từ dưới lên để
đảm bảo độ chính xác.
Phương pháp ước lượng thời gian (2)

Ước lượng so sánh

Với ước tính so sánh, hãy xem xét thời gian thực hiện những nhiệm
vụ tương tự trên những dự án khác.

Ước lượng tham số

Với phương pháp này, ước tính thời gian cần cho một sản phẩm,
sau đó nhân với số lượng được yêu cầu.

Ước tính ba điểm

Để xây dựng dựa trên sự không chắc chắn, có thể ước tính cho 3
trường hợp – một cho trường hợp tốt nhất, một cho trường hợp xấu
nhất và một cho trường hợp có thể xảy ra nhất.
Mặc dù cách tiếp cận này đòi hỏi nỗ lực tạo ra ba ước tính riêng
biệt, nó cho phép đặt ra những kỳ vọng hợp lý dựa trên ước tính
thực tế hơn về kết quả.
Kế hoạch công việc

Kế hoạch không có sai hoặc đúng chỉ có phù hợp hay không mà thôi

Tips: Hãy bắt đầu từ những mục tiêu nhỏ. Đạt được nó rồi sẽ tiếp
tục các mục tiêu khác
Các chướng ngại cản trở BA cần lưu ý

- Giới hạn định nghĩa về khách hàng

- Lờ đi thực tế là khách hàng đang thay đổi
- Chỉ làm những điều khách hàng (leaders) bảo ta
làm
- Dùng cách tiếp cận cứng nhắc
Các chướng ngại cản trở BA cần lưu ý (2)

- Cứng nhắc trong suy nghĩ thiết kế

- Không quản lý các thay đổi của yêu cầu
- Gặp trở ngại khi giao tiếp với các team dev, test
- Không cẩn thận khi làm tài liệu
Tips làm tốt dự án

- Xác định yếu tố cốt lõi của dự án

- Xác định thứ tự ưu tiên dựa trên user journey
- Phân biệt giữa business và system
Thực hành

Sử dụng mô hình BACCM để phân tích bài toán:

Quản lý được thông tin ngày công của cán bộ nhân viên