1.

Các cách phân loại hồ sơ

Phân loại theo chức năng của hồ sơ

- Hồ sơ tác nghiệp: hoạt động mua bán, kinh doanh; hồ sơ kế toán tài chính...

- Hồ sơ hành chính: các biên bản, công văn, thư từ giao dịch...

- Hồ sơ nguyên tắc: các bản điều lệ, các quy định về nghiệp vụ, bản sao các văn bản
pháp quy dùng để tra cứu khi giải quyết công việc hàng ngày...

- Hồ sơ nhân sự: bao gồm những tài liệu, hồ sơ liên quan đến từng nhân sự trong
doanh nghiệp như lý lịch, quá trình đào tạo, khen thưởng, đề bạt nhân sự...

- Sách báo: gồm nhiều chủ đề khác nhau, nhằm phục vụ cho quá trình nghiên cứu,
tham khảo cho các cán bộ trong doanh nghiệp...

Phân loại theo trách nhiệm quản lý của từng bộ phận

- Hồ sơ thuộc bộ phận hành chính văn phòng: văn bản pháp quy, các văn bản hành
chính như các quyết định, công văn, biên bản, tờ trình...

- Hồ sơ về tổ chức nhân sự: quyết định khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm xã hội,
trợ cấp.

- Hồ sơ về hoạt động sản xuất: kế hoạch sản xuất, các báo cáo sản xuất, tồn kho, các
kế hoạch quản lý vật tư, các phiếu xuất nhập kho...

- Hồ sơ kinh doanh: hợp đồng mua bán, các kế hoạch bán hàng, các bảng báo giá...

- Hồ sơ tài liệu về kỹ thuật: bản thiết kế mẫu mã sản phẩm, tài liệu về máy móc kỹ
thuật, quy trình công nghệ...

- Hồ sơ về tài chính kế toán: văn bản pháp quy, các quy định về công tác tài chính
kế toán, các bản báo cáo tài chính, chứng từ sổ sách kế toán...
 2. Các phương pháp sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp theo vần, mẫu tự.

- Hồ sơ có tên tiếng Việt được xếp theo tên, tên tiếng nước ngoài sẽ xếp theo họ.

- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tư liệu theo vần mẫu tự A, B, C để dễ truy tìm các tư
liệu.

- Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục sẽ được sắp xếp theo từng giai đoạn.

- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên sẽ đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa
hồ sơ có màu khác để phân biệt.

Ưu điểm:

- Giúp tham chiếu trực tiếp các hồ sơ mà không cần chỉ mục.

- Dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài
liệu nào bị lưu trữ sai hay không.

Nhược điểm:

- Nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau. Khi hệ thống được mở rộng quá
lớn thì việc truy lục hồ sơ sẽ mất nhiều thời gian và công sức.

Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề

Các tài liệu sẽ được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề nhất định.

Ưu điểm:

- Tạo sự dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng hệ thống hồ sơ

- Giúp truy cập hệ thống hồ sơ nhanh chóng hơn khi người sử dụng quen thuộc với
các chủ đề.

Nhược điểm:

- Phải thiết lập các chỉ mục khá phức tạp để truy cập hệ thống hồ sơ.

Sắp xếp hồ sơ theo địa danh

 Các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo các khu vực địa lý tỉnh, thành phố, quận huyện....
Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

Ưu điểm:

- Cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở
cho nhau.

- Dễ hiểu; và giúp người dùng truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi người sử dụng phải có hiểu biết nhất định về khu vực địa lý có liên quan,
đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự

- Cần phải có các chỉ mục hỗ trợ mới dễ dàng truy cập hồ sơ.

Sắp xếp hồ sơ theo số, mã số.

Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số sử dụng dãy số tự nhiên để gán cho các hồ sơ và
thường sắp xếp theo thứ tự tăng dần của dãy số.

Ưu điểm:

- Giúp phân loại hồ sơ một cách thuận tiện đối với các hồ sơ, tài liệu đã được đánh
số

- Với cách mã hóa kết hợp chữ cái với dãy số, nó cho phép nhận diện hiệu quả các
đề mục.

- Giúp mở rộng hệ thống lưu trữ một cách dễ dàng; đồng thời mang lại một sự bảo
mật nhất định cho hệ thống lưu trữ.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi phải có một khoản chi phí để chuẩn bị một chỉ mục.

- Mất thời gian để tiến hành mã hóa và xây dựng các chỉ mục.

- Trong quá trình mã hóa, sự sai sót là điều khó tránh khỏi.
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

Sắp xếp theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể
theo thời gian phát sinh.

Ưu điểm:

- Tạo sự thuận lợi cho quá trình truy cập hồ sơ, tiện lợi và tiết kiệm được không
gian, giúp quá trình truy vấn diễn ra nhanh gọn.

Nhược điểm:

- Đòi hỏi phải xây dựng các chỉ mục.

- Phương pháp này nếu không có sự kết hợp với các phương pháp khác như sắp xếp
theo số, mã số...thì rất khó mở rộng được hệ thống lưu trữ.