1.

Giới thiệu
Công tác thực hiện lưu hồ sơ chính là tạo ra một không gian, điều
kiện môi trường tốt nhất để đặt, để, chứa các loại hồ sơ số liệu cho
thật hoàn chỉnh nhằm mục đích bảo tồn các loại hồ sơ này lâu dài
trong điều kiện tốt nhất, tránh việc chúng bị thất lạc, hư hao mất mát
để phục vụ cho nhu cầu sử dụng lại chúng trong tương lai không xa
Đối tượng chính cần sử dụng đến kỹ năng lưu trữ hồ sơ, văn bản đó
chính là các nhân viên hành chính văn phòng.
Hệ thống lưu trữ hồ sơ cũng cần phải thật dễ hiểu và đơn giản, đảm
bảo dễ dàng vận hành và sử dụng, nếu không rất có thể xảy ra sự
nhầm lẫn về những tài liệu cần tìm, làm chậm quá trình truy cập
thông tin của bạn.
2. Vai trò của lưu trữ hồ sơ:
các tập đoàn, công ty thì việc lưu trữ hồ sơ là 1 việc vô cùng quan
trọng và không thể thiếu trong công tác văn phòng.
Công ty ghi nhận và lưu trữ tất cả tài liệu, hồ sơ, các thông tin liên
quan đến kế hoạch phát triển cũng như bảo mật các thông tin đó một
cách an toàn. Tất cả các thông tin lưu trữ là tài liệu có độ tin cậy cao
do nguồn gốc và đặc thù của nó có tính chất đặc trưng về mặt pháp
lý
Các cơ quan quản lí và cơ quan lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm
của mình đối với các tài liệu được lưu trữ, nâng cao nhận thức trong
việc giữ gìn và bảo quản các hồ sơ được lưu trữ nhằm phát huy giá
trị của nó khi cần thiết. Các tài liệu, hồ sơ cần được bảo quản an
toàn, bảo mật thông tin tuyệt đối.
Những loại hồ sơ cần được lưu trữ và bảo mật tại doanh nghiệp:
- Những tài liệu mật của công ty
- Hồ sơ kế toán, quyết toán, chứng từ ngân hàng
- Các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng quan trọng
- Hồ sơ về nhân sự trong công ty
- Hồ sơ dự án, công trình
- Các hồ sơ quan trọng đã được công chứng, đóng dấu
 - Hồ sơ thanh tra để có thể trình xuất ngay khi có yêu cầu
- Các giấy tờ tài liệu cần sử dụng thường xuyên
3. Mục đích của việc lưu trữ hồ sơ, văn bản:
a) Cung cấp nguồn thông tin:
Trước tiên là để cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của
các cơ quan. Những tài liệu, số liệu hay tư liệu được lưu trữ có
mức độ tin cậy cao nhằm phục vụ cho các mục đích từ chính
trị, kinh tế, văn hóa tới xã hội.
Việc lưu trữ hồ sơ cũng giúp cho các cơ quan có thêm các
thông tin từ quá khứ, có căn cứ hay bằng chứng phục vụ cho
công tác quản lý.

b) Nâng cao hiệu quả công việc:

Việc lưu trữ hồ sơ còn giúp cho bộ phận cán bộ công nhân viên
chức có thể nâng cao hiệu quả làm việc, tối ưu được thời gian
giải quyết công việc, đáp ứng được yêu cầu của các tổ chức cá
nhân.
Sử dụng tài liệu lưu trữ giúp cho những người làm việc vừa
không mất quá nhiều thời gian để xác định vị trí, vừa tiết kiệm
nhân lực, vật tư cũng như đảm bảo tính thẩm mỹ của công
trình, nhất là những công trình kiến trúc có liên quan đến lịch
sử văn hóa một quốc gia.
Nếu không có những hồ sơ lưu trữ trong quá trình xây dựng
trước đó, khác nào người ta đang phải “vạch lá tìm sâu”, “mò
kim đáy bể” ,tốn nhiều thời gian trong việc xác định khuyết điểm
để sữa chữa, có khi sẽ làm ảnh hưởng lớn tới chất lượng của
công trình.
c) Côn
g cụ
để
kiểm soát thực thi:
Lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích lấy căn cứ để kiểm soát
công tác thực thi tại cơ quan, tổ chức.
giúp cho các cơ quan có
đủ thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ cho các hoạt động
kiểm tra, thanh tra từ cấp trên - sở, bộ ban ngành.
Với những cơ quan tổ chức liên quan đến pháp luật như các trụ
sở công an, tòa án nhân dân,.. việc lưu trữ hồ sơ sẽ giúp cho
họ có căn cứ, bằng chứng để thực hiện và giải quyết những vụ
án hình sự, dân sự.
d) Bảo vệ bí mật thông tin:
Việc lưu trữ hồ sơ còn nhằm mục đích bảo vệ bí mật của các tổ
chức, cơ quan, quốc gia.
Nhiều nhân viên của các cơ quan hiện nay thường bỏ đi những
giấy tờ, hồ sơ cũ.
Khi những hồ sơ văn bản đó bị rơi vào tay kẻ xấu, có những ý
đồ bất chính sẽ gây ra những tác hại khó lường đối với hoạt
động của cơ quan.
e) Văn hóa:
Lưu trữ hồ sơ không những hướng tới mục đích phục vụ cho
những hoạt động của quốc gia mà còn để gìn giữ những giá trị
văn hóa của dân tộc.
Những thông tin, sự kiện quan trọng trong một ngành, một lĩnh
vực hay hoạt động trong các cơ quan, tổ chức hoặc một cá
nhân sẽ được biên soạn lại như một di sản văn hóa, là tinh túy
 nhân loại. Những di sản văn hóa mà chúng ta vô cùng trân quý
như các công trình kiến trúc, tượng điêu khắc, hội họa,...của
người xưa thì những tài liệu lưu trữ càng khiến chúng ta cảm
thấy tự hào hơn.
công tác lưu trữ còn nhằm mục đích đánh giá được trình độ
văn minh của mỗi quốc gia. chữ viết chính là tiêu chí đánh giá
về trình độ văn minh, quốc gia có chữ viết càng sớm, chứng tỏ
họ đã có một nền văn minh lâu đời. Những hồ sơ, văn bản
được ghi chép lại chính là quốc hồn quốc túy trong hành trình
phát triển mỗi quốc gia.

4. Quy định:
Điều 6 Luật Lưu trữ xác định trách nhiệm của người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong công tác lưu trữ:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền
hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện
pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản
và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của
cơ quan, tổ chức mình”.
Điều 25 Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ:
“1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí
kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp
kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo
đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
 2. Trường hợp tổ chức không sử dụng ngân sách nhà nước chưa có
đủ điều kiện bảo vệ, bảo quản tài liệu theo quy định tại khoản 1 Điều
này được ký gửi tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và phải trả phí theo quy
định của pháp luật”.
Điểm c, Khoản 1 Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử quy định.
5. Phương pháp:
• Lưu theo vần, mẫu tự:
- Sử dụng cho hồ sơ tên
- Hồ sơ cá nhân
- Hồ sơ hỗn hợp
- Hồ sơ cùng một tên
- Hồ sơ theo chủ đề
- Hồ sơ theo địa danh,..
• Lưu theo số, mã số:
- Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần)
- Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví
dụ: 7-25-30.
- Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số
• Phương tiện và thiết bị lưu trữ:
- Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không
cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn,...
- Phương tiện điện tử: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi
phim,…
- Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ
sơ, bìa kẹp ‘out’.
• Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian:
- Thuận lợi: Nó có thể dễ dàng mở rộng;mang lại một sự bảo mật
nào đó, cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục và số hồ sơ cũng
có thể cung cấp một số tham chiếu.
- Các bất lợi là: nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ,
đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ
xảy ra.
• Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian:
- Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm
tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ.
- Thuận lợi: rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các
hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể
tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file.
- Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo
quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
• Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự:
- Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó
không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu
trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ
tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không.
- Các nhược điểm bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể
trùng nhau.
• Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề:
- Thuận lợi: dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng, mang lại một
phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi
người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn.
- Khó khăn: thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần
có một chỉ mục phức tạp.

• Sắp xếp hồ sơ theo địa lý:

- Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa
điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể
sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.
- Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng
một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập
thuận tiện nếu biết địa điểm.
- Bất lợi: Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực
địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải
biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một
chỉ mục hỗ trợ.
• Quản lý phân tán theo bộ phận:
- Ưu điểm: Tránh được sự trì hoãn không cần thiết, Dễ dàng thực
hiện, Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
- Nhược điểm:
+ Có sự trùng lặp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ
phận.
+ Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều
công việc khác nhau trong văn phòng.
+ Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung
 + Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
+ Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối
thiểu và tạm thời.
• Quản lý theo tập trung:
Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lặp hồ sơ và thiết bị, tiết
kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên
chuyên trách thực hiện.
• Những hệ thống lưu trữ hiện đại:
- Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ
sơ;
- Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ
bằng đĩa cứng nằm trong máy.
Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy
tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.
6. Quy trình:
a) Phân loại hồ sơ:
Một số tiêu chí để phân loại hồ sơ thường được áp dụng:
- Phân chia theo dự án: Các dự án có liên quan đến nhau sẽ
được sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí.
- Phân chia theo chủ đề: Các loại tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại
cũng nên lưu trữ cùng nhau, phân chia theo chủ đề sẽ thuận
tiện cho quản lý, tìm kiếm.
- Phân chia theo thời kỳ: Ví dụ phân chia theo 6 tháng đầu năm, 6
tháng cuối năm, theo Quý, theo tháng,...
b) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu:
- Sắp xếp theo thời gian: Ghi chú các mốc thời gian ở bên ngoài
vị trí dễ quan sát nhất.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự bảng chữ
cái.
- Sắp xếp theo tính chất hồ sơ: Ví dụ hồ sơ chưa đã giải quyết
xong,
đang xử lý hoặc chờ phản hồi,...
c) Lấp thư mục hồ sơ, tài liệu:
 Hồ sơ của các phòng, ban phải được phân loại theo đặc điểm,
mục đích và phải được lập thành danh mục hồ sơ.
Căn cứ vào các hồ sơ hiện có thì các phòng, ban tổ chức có
trách nhiệm lập danh mục hồ sơ công việc của đơn vị mình
Trong quá trình hoạt động, có những hồ sơ mới phát sinh thì
Trưởng đơn vị phân công cán bộ phải cập nhật vào Danh mục
hồ sơ
Nếu trong thời gian làm việc có phát sinh hay thay đổi nội dung
trong danh mục hồ sơ thì đơn vị đó phải cập nhật kịp thời,
nhanh chóng, người giữ danh mục hồ sơ cũ phải huỷ an toàn,
tránh trường hợp sử dụng nhầm lẫn.
d) Lưu trữ
Lưu hồ sơ vào từng vị trí nhất định và có thể dùng bút đánh
dấu các hồ sơ lưu trữ. Có thể là nhãn, tên hồ sơ hoặc số thứ tự
Hoặc dùng bảng tính Excel để lập số lưu trữ có kèm chú thích.
Dùng Hyperlink (chức năng dẫn link) để tạo liên kết với tập tin,
hình ảnh cần lưu
Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết.
e) Theo dõi và cập nhật
Công việc sắp xếp, quản lý và bảo quản hồ sơ, giấy tờ, tài liệu
tưởng chừng đơn giản nhưng thật ra rất cần được chú trọng,
theo dõi thường xuyên. Việc nhận thức đúng đắn tầm quan
trọng của các dữ liệu này là một điều cần thiết để bảo đảm chu
toàn các giấy tờ có giá trị. Hồ sơ trong quá trình lưu trữ phải
được cập nhật liên tục theo số liệu phát sinh
Cần kiểm tra hồ sơ định kì và có kế hoạch điều chỉnh, bổ sung
phụ hợp đối với các chứng từ, giấy tờ còn thiếu
Trong trường hợp thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch
và thông báo trước 1 – 2 ngày trước khi kiểm tra hoặc bổ sung.