UBND TỈNH HẢI DƯƠNG

SỞ TƯ PHÁP

ĐỀ CƯƠNG VÀ DỰ TOÁN CHI TIẾT

Hạng mục: “Xây dựng cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh”

CHỦ ĐẦU TƯ

SỞ TƯ PHÁP TỈNH HẢI DƯƠNG

Hải Dương, 2018

 BẢNG THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT

STT Từ viết tắt Ý nghĩa

1. HĐND Hội đồng nhân dân

2. UBND Ủy ban nhân dân

3. CSDL Cơ sở dữ liệu

2
 MỤC LỤC
MỤC LỤC..............................................................................................................3
I. THÔNG TIN CHUNG........................................................................................4
1. Các căn cứ pháp lý.....................................................................................4
2. Mục đích, yêu cầu, nhu cầu đầu tư.............................................................5
3. Tên của hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin được lập đề cương và
dự toán chi tiết....................................................................................................5
4. Đơn vị sử dụng ngân sách..........................................................................5
5. Địa điểm thực hiện.....................................................................................5
6. Loại nguồn vốn...........................................................................................5
II. SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ................................................................................6
III. THUYẾT MINH GIẢI PHÁP KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ ĐƯỢC ĐỀ
XUẤT.....................................................................................................................7
1. Thuyết minh đối với hạng mục số hóa hồ sơ hộ tịch.................................7
IV. DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC...............................................................19
V. DỰ TOÁN CHI TIẾT CHI PHÍ ĐẦU TƯ......................................................20
VI. DỰ KIẾN TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN................................................................21
VII. PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC THỰC HIỆN, ĐƯA VÀO VẬN HÀNH, KHAI
THÁC...................................................................................................................22
1. Giải pháp về kỹ thuật và công nghệ.........................................................22
2. Giải pháp đào tạo, phát triển nguồn nhân lực...........................................22
VIII. KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT.......................................................................22
 I. THÔNG TIN CHUNG
1. Các căn cứ pháp lý
Căn cứ Quyết định số 2173/QĐ-BTP ngày 11/12/2015 của Bộ Tư pháp về
phê duyệt đề án: “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc”;
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 16/12/2002;
Căn cứ Luật Đầu tư công số 49/2014/QH13 ngày 18/6/2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về
Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 136/2015/NĐ-CP ngày 31/12/2015 của Chính phủ về
việc hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư công;
Căn cứ Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT ngày 28/02/2011 của Bộ Thông
tin và Truyền thông Quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công
nghệ thông tin và Quyết định số 376/QĐ-BTTT ngày 18/03/2011 của Bộ Thông
tin và Truyền thông đính chính Thông tư số 06/2011/TT-BTTTT;
Căn cứ Thông tư số 21/2010/TT-BTTTT ngày 08/9/2010 của Bộ Thông tin
truyền thông quy định về lập đề cương và dự toán chi tiết đối với hoạt động ứng
dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước nhưng không
yêu cầu phải lập dự án;
Căn cứ Quyết định số 2378/QĐ-BTTTT ngày 30/12/2016 của Bộ Thông tin
và Truyền thông về việc Công bố Định mức chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn
đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày 23/12/2013 của Bộ Thông
tin và Truyền thông về việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng
dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 của Bộ Thông tin
và Truyền thông về việc Công bố định mức tạo lập cơ sở dữ liệu trong hoạt động
ứng dụng công nghệ thông tin.
 2. Mục đích, yêu cầu, nhu cầu đầu tư
- Mục đích đầu tư: Xây dựng kho lưu trữ hộ tịch điện tử thông qua việc số
hóa hồ sơ hộ tịch đang lưu trữ tại Sở Tư pháp tỉnh bao gồm: Sổ khai sinh, sổ
khai tử, số đăng ký kết hôn, hồ sơ nhận cha mẹ. Thực hiện số hóa hồ sơ hộ tịch
của Sở Tư pháp có giá trị bảo quản lâu dài vĩnh viễn nhằm tạo tiền đề hướng tới
mục tiêu quản lý toàn bộ dữ liệu hộ tịch bằng phương pháp số. Nâng cao chất
lượng quản lý và hiệu quả khai thác kho lưu trữ hồ sơ hộ tịch.
- Yêu cầu đầu tư: Việc số hóa tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn,
bảo mật thông tin về tài liệu của Sở Tư pháp tỉnh Hải Dương, đảm bảo tích hợp
với CSDL hộ tịch điện tử toàn quốc.
- Nhu cầu đầu tư: Thực hiện số hóa các hồ sơ hộ tịch đang lưu trữ của Sở
Tư pháp với khoảng 28.400 bộ hồ sơ về khai sinh, khai tử, kết hôn, nhận cha
mẹ, tương ứng khoảng hơn 227.000 trang tài liệu.
3. Tên của hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin được lập đề cương
và dự toán chi tiết
Xây dựng cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh.
4. Đơn vị sử dụng ngân sách
Sở Tư pháp tỉnh Hải Dương.
5. Địa điểm thực hiện
Sở Tư pháp tỉnh Hải Dương.
6. Loại nguồn vốn
Ngân sách tỉnh.
 II. SỰ CẦN THIẾT ĐẦU TƯ
Tỉnh Hải Dương là một trong những tỉnh thành phát triển mạnh mẽ tại khu
vực phía Bắc chính vì vậy mà số lượng hồ sơ hộ tịch phát sinh hàng năm là rất
lớn. Điều này đặt ra một nhu cầu cấp thiết là làm thế nào có thể quản lý, khai
thác, lưu trữ và sử dụng các hồ sơ hộ tịch này một cách hiệu quả và tối ưu nhất.
Công tác lưu trữ, khai thác hồ sơ hộ tịch của Sở Tư pháp đang cho thấy
những bất cập như: khai thác thông tin chậm trễ, tuổi thọ của tài liệu gốc bị giảm
do việc sao chụp nhiều lần, thông tin dễ bị chìm lấp, chưa tìm kiếm được theo
nội dung của tài liệu. Các hạn chế trên sẽ được giải quyết nếu toàn bộ các văn
bản giấy thông qua một quá trình gọi là số hóa, được chuyển thành văn bản dạng
điện tử là định dạng có thể tìm kiếm nội dung cũng như có thể dễ dàng tái sử
dụng các nội dung của văn bản.
Giải pháp số hóa sau khi triển khai sẽ mang lại các lợi ích sau:
- Giúp việc khai thác nội dung văn bản được dễ dàng, nhanh chóng hơn.
Nâng cao hiệu quả trong công tác sao lưu, trích lục hồ sơ hộ tịch.
- Tăng khả năng bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu truyền thống.
- Mang lại khả năng truy xuất, tìm kiếm thông tin toàn văn ở bất kỳ đâu và
vào bất kỳ thời điểm nào.
Việc lưu trữ và khai thác chủ yếu dựa trên tra sổ và danh mục của tài liệu
nên đã gây ảnh hưởng, bị bong, tróc và rách các giấy tờ trong quá trình tra cứu.
Qua các thời kỳ di chuyển, chuyển giao từ các đơn vị khác nên hệ thống quản lý
sổ sách đã bị xuống cấp, việc tra cứu trực tiếp, thường xuyên cũng tạo ra các hư
hỏng gián tiếp tới các tài liệu, hơn nữa việc kiểm tra, giám sát theo đúng quy
trình quản lý kho dữ liệu theo đúng quy định nhà nước sẽ làm tăng thời gian tìm
kiếm, lấy thông tin trả lời công dân và hoàn tất kết quả của các thủ tục hành
chính có liên quan.
Qua các phân tích trên, việc áp dụng công nghệ số hóa để chuyển đổi các
văn bản giấy sang văn bản dạng điện tử là một nhu cầu rõ ràng và cấp bách, nó
phát sinh từ thực tế và đồng thời cũng phù hợp với chủ trương của chính phủ
trong kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hiện tại của tỉnh
Hải Dương.
III. THUYẾT MINH GIẢI PHÁP KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ ĐƯỢC
ĐỀ XUẤT
1. Thuyết minh đối với hạng mục số hóa hồ sơ hộ tịch
1.1. Khái niệm số hóa tài liệu
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ
thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu
trữ.
1.2. Lợi ích số hóa
Số hóa hồ sơ hộ tịch có giá trị bảo quản lâu dài vĩnh viễn Sở Tư pháp
là giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức
dễ dàng, cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài
ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt
trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau. Một số lợi ích của số
hóa tài liệu đem lại, cụ thể như sau:
- Giảm không gian lưu.
- Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ.
- Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn.
- Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.
- Chia sẻ thông tin nhanh chóng.
- Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
- Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách
nhanh chóng và kịp thời.
- Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
1.3. Nguyên tắc số hóa
- Việc thực hiện quét (scan) phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu
trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin.
- Phải đảm bảo tính chính xác, giữ nguyên bố cục của tài liệu gốc.
- Việc sử dụng các định dạng tệp văn bản điện tử sau khi quét phải thống
nhất định dạng có đuôi .pdf hoặc định dạng ảnh như .jpeg.
- Việc lưu trữ, sắp xếp các file điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo
trình tự khoa học, an toàn thông tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài
liệu được tạo lập.
- Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu, cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy
cập để đảm bảo việc giao nộp hồ sơ, tài liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc
sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng phí thiết bị lưu trữ.
1.4. Các tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng
 Hệ thống số hóa tài liệu khi thiết kế, triển khai đảm bảo tuân thủ danh mục
tiêu chuẩn kỹ thuật công bố kèm theo Thông tư số 22/2013/TT-BTTTT ngày
23/12/2013 của Bộ Thông tin và Truyền thông. Cụ thể:

Số Loại tiêu Ký hiệu Tên đầy đủ của tiêu Quy định

TT chuẩn tiêu chuẩn chuẩn áp dụng
1 Tiêu chuẩn về kết nối
1.1 Truyền siêu HTTP v1.1 Hypertext Transfer Bắt buộc áp
văn bản Protocol version 1.1 dụng
1.2 Truyền tệp tin FTP File Transfer Protocol Bắt buộc áp
HTTP v1.1 Hypertext Transfer dụng một hoặc
Protocol version 1.1 cả hai tiêu
chuẩn
WebDAV Web-based Distributed Khuyến nghị áp
Authoring and dụng
Versioning
1.6 Truy thư LDAP v3 Lightweight Directory Bắt buộc áp
Access Protocol version dụng
cập mục 3
1.8 Giao vận mạng TCP Transmission Control Bắt buộc áp
có kết nối Protocol dụng
1.9 Giao vận mạng UDP User Datagram Protocol Bắt buộc áp
không kết nối dụng
1.11 Mạng cục bộ IEEE Institute of Electrical Bắt buộc áp
không dây 802.11g and Electronics dụng
Engineers Standard
(IEEE) 802.11g
IEEE Institute of Electrical Khuyến nghị áp
802.11n and Electronics dụng
Engineers Standard
(IEEE) 802.11n
1.12 Truy cập WAP v2.0 Wireless Application Bắt buộc áp
Internet với Protocol version 2.0 dụng
thiết bị không
dây
1.13 Dịch vụ Web SOAP v1.2 Simple Object Access Bắt buộc áp
Protocol version 1.2 dụng một, hai
WSDL v1.1 Web Services hoặc cả ba tiêu
Số Loại tiêu Ký hiệu Tên đầy đủ của tiêu Quy định
TT chuẩn tiêu chuẩn chuẩn áp dụng
Description Language chuẩn
version 1.1
UDDI v3 Universal Description,
Discovery

and Integration version

3
1.14 Dịch vụ đồng NTP v3 Network Time Protocol Bắt buộc áp
bộ thời gian version 3 dụng
2 Tiêu chuẩn về tích hợp dữ liệu
2.1 Ngôn ngữ định XML v1.0 Extensible Markup Bắt buộc áp
dạng văn bản (5th Language version 1.0 dụng
Edition) (5th Edition)
XML v1.1 Extensible Markup
Language version 1.1
2.2 Ngôn ngữ định TCVN Ngôn ngữ đánh dấu mở Bắt buộc áp
dạng văn bản ISO/TS rộng kinh doanh điện tử dụng
cho giao dịch 15000:2007 (ebXML)
điện tử
2.3 Định nghĩa các XML XML Schema version Bắt buộc áp
lược đồ trong Schema 1.0 dụng
tài liệu XML v1.0
2.4 Biến đổi dữ XSL Extensible Stylesheet Bắt buộc áp
liệu Language dụng phiên bản
mới nhất.
2.5 Mô hình hóa UML v2.0 Unified Modelling Khuyến nghị áp
đối tượng Language version 2.0 dụng
2.6 Mô tả tài RDF Resource Description Khuyến nghị áp
nguyên dữ liệu Framework dụng
2.7 Trình diễn bộ UTF-8 8-bit Universal Bắt buộc áp
kí tự Character Set dụng
(UCS)/Unicode
Transformation Format
2.10 Trao đổi dữ XMI v 2.1 XML Metadata Khuyến nghị áp
liệu đặc tả tài Interchange version 2.1 dụng
liệu XML
3 Tiêu chuẩn về truy cập thông tin
3.1 Chuẩn nội HTML Hypertext Markup Bắt buộc áp
Số Loại tiêu Ký hiệu Tên đầy đủ của tiêu Quy định
TT chuẩn tiêu chuẩn chuẩn áp dụng
dung Web v4.01 Language version 4.01 dụng
3.2 Chuẩn nội XHTML Extensible Hypertext Bắt buộc áp
dung Web mở v1.1 Markup Language dụng
rộng version 1.1
3.3 Giao diện CSS2 Cascading Style Sheets Bắt buộc áp
người dùng Language Level 2 dụng một trong
XSL Extensible Stylesheet hai tiêu chuẩn
Language version
3.4 Văn bản (.txt) Định dạng Plain Text Bắt buộc áp
(.txt): Dành cho các tài dụng
liệu cơ bản không có
cấu trúc
(.rtf) v1.8, Định dạng Rich Text Bắt buộc áp
v1.9.1 (.rtf) phiên bản 1.8, dụng
1.9.1: Dành cho các tài
liệu có thể trao đổi giữa
các nền khác nhau
(.docx) Định dạng văn bản Khuyến nghị áp
Word của Microsoft dụng
(.docx) phiên bản Word
2007
(.pdf v1.4, Định dạng Portable Bắt buộc áp
) v1.6, Document (.pdf) phiên dụng một, hai
v1.5, bản 1.4, 1.5, 1.6, 1.7: hoặc cả ba tiêu
v1.7 Dành cho các tài liệu chuẩn
chỉ đọc
(.doc) Định dạng văn bản
Word của Microsoft
(.doc) phiên bản Word
1997-2003
(.odt) v1.1 Định dạng Open
Document Text (.odt)
phiên bản 1.1
3.5 Bảng tính (.csv) Định dạng Comma Bắt buộc áp
eparated dụng
Variable/Delimited
Số Loại tiêu Ký hiệu Tên đầy đủ của tiêu Quy định
TT chuẩn tiêu chuẩn chuẩn áp dụng
(.csv): Dành cho các
bảng tính cần trao đổi
giữa các ứng dụng khác
nhau.
(.xlsx) Định dạng bảng tính Khuyến nghị áp
Excel của Microsoft dụng
(.xlsx) phiên bản Excel
2007
(.xls) Định dạng bảng tính Bắt buộc áp
Excel của Microsoft dụng một hoặc
(.xls) phiên bản Excel cả hai tiêu
1997-2003 chuẩn
(.ods) v1.1 Định dạng Open
Document Spreadsheets
(.ods) phiên bản 1.1
3.6 Trình diễn (.htm) Định dạng Hypertext Bắt buộc áp
Document (.htm): cho dụng
các trình bày được trao
đổi thông qua các loại
trình duyệt khác nhau
(.pptx) Định dạng PowerPoint Khuyến nghị áp
(.pptx) của Microsoft dụng
phiên bản PowerPoint
2007
(.pdf) Định dạng Portable Bắt buộc áp
Document (.pdf): cho dụng một, hai
các bài trình bày lưu hoặc cả ba tiêu
dưới dạng chỉ đọc chuẩn
(.ppt) Định dạng PowerPoint
(.ppt) của Microsoft
phiên bản PowerPoint
1997-2003
(.odp) v1.1 Định dạng Open
Document Presentation
(.odp) phiên bản 1.1
3.7 Ảnh đồ họa JPEG Joint Photographic Bắt buộc áp
Expert Group (.jpg) dụng một, hai,
Số Loại tiêu Ký hiệu Tên đầy đủ của tiêu Quy định
TT chuẩn tiêu chuẩn chuẩn áp dụng
GIF v89a Graphic Interchange ba hoặc cả bốn
(.gif) version 89a tiêu chuẩn
TIFF Tag Image File (.tif)
PNG Portable Network
Graphics (.png)
MPEG-2 Moving Picture Experts Khuyến nghị áp
Group–2 dụng
MP3 MPEG-1 Audio Layer 3 Khuyến nghị áp
dụng
AAC Advanced Audio Khuyến nghị áp
Coding dụng
3.12 Chuẩn nội WML v2.0 Wireless Markup Bắt buộc áp
dung cho thiết Language version 2.0 dụng
bị di động
3.13 Bộ ký tự và mã ASCII American Standard Bắt buộc áp
hóa Code for Information dụng
Interchange
3.14 Bộ ký tự và mã TCVN TCVN 6909:2001 Bắt buộc áp
hóa cho tiếng 6909:2001 “Công nghệ thông tin - dụng
Việt Bộ mã ký tự tiếng Việt
16-bit”
3.15 Nén dữ liệu Zip Zip (.zip) Bắt buộc áp
.gz v4.3 GNU Zip (.gz) version dụng một hoặc
4.3 cả hai tiêu
chuẩn
3.17 Chia sẻ nội RSS v1.0 RDF Site Summary Bắt buộc áp
dung Web version 1.0 dụng một trong
RSS v2.0 Really Simple hai tiêu chuẩn
Syndication version 2.0
ATOM v1.0 ATOM version 1.0 Khuyến nghị áp
dụng
3.18 Chuẩn kết nối JSR 168 Java Specification Bắt buộc áp
ứng dụng cổng Requests 168 (Portlet dụng
thông tin điện Specification)
tử JSR 286 Java Specification Khuyến nghị áp
Requests 286 (Portlet dụng
Số Loại tiêu Ký hiệu Tên đầy đủ của tiêu Quy định
TT chuẩn tiêu chuẩn chuẩn áp dụng
Specification)
WSRP v1.0 Web Services for Bắt buộc áp
Remote Portlets version dụng
1.0
WSRP v2.0 Web Services for Khuyến nghị áp
Remote Portlets version dụng
2.0

1.5. Yêu cầu kỹ thuật về số hóa tài liệu lưu trữ

Về quy trình thực hiện số hóa: Tuân thủ theo quy trình quy định tại quyết
định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03/10/2011 về việc công bố Định mức tạo lập cơ
sở dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.
Về xây dựng cơ sở dữ liệu: Tuân thủ theo hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN
của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ngày 10/3/2010 hướng dẫn xây dựng cơ sở
dữ liệu lưu trữ.
Về các yêu cầu kỹ thuật số hóa tài liệu:
- Tài liệu, dữ liệu phải đảm bảo an ninh, an toàn và bảo mật thông tin.
- Chất lượng số hóa phải được đảm bảo bằng các biện pháp kỹ thuật, các
chỉ tiêu kỹ thuật cụ thể: Đối với chất lượng tư liệu bản giấy sau khi số hóa phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
 Độ phân giải tối thiểu là 300 dpi.
 Các định dạng file đầu ra: PDF hoặc JPEG.
 Chất lượng ảnh rõ nét, đọc được dễ dàng, trung thực với bản gốc.
 Đảm bảo tính bảo mật, giữ được bản quyền của đơn vị thực hiện số hóa.
 Có đầy đủ thông tin phục vụ trong việc quản lý cũng như khai thác tư liệu.
 Có khả năng lưu trữ và truyền tải thuận tiện.
1.6.Quy trình thực hiện số hóa tài liệu
a. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
 Diễn giải quy trình:
Bước 1: Giao nhận tài liệu
- Đơn vị thực hiện số hóa và đơn vị Chủ đầu tư thực hiện kiểm đếm, bàn
giao tài liệu lưu trữ cần số hóa.
- Ký biên bản giao nhận tài liệu giữa 2 bên.
Bước 2: Phân loại tài liệu
Sau khi nhận tài liệu, tiến hành sắp xếp phân loại tài liệu trước khi đưa vào
tiến hành quét.
Tài liệu được sắp xếp theo tiêu chí nhất định để đảm bảo thống nhất giữa
yêu cầu của chủ đầu tư và đơn vị thi công. Ví du: Sắp xếp theo năm, theo loại tài
liệu, theo khổ giấy, theo bộ hồ sơ,...
Bước 3: Quét tài liệu
Quy trình quét tài liệu được thể hiện qua các bước sau:
 - Lựa chọn loại máy quét thích hợp với khổ giấy cũng như chất lượng giấy.
+ Tài liệu hồ sơ bản giấy dạng rời, dễ dàng bóc ghim, tháo gáy, kích
thước khổ A4 sẽ tiến hành trên máy quét A4 tự động.
+ Các tài liệu mỏng, giấy rách nát có khả năng hư hỏng khi đưa vào máy
tự động thì sẽ tiến hành quét trên máy quét phẳng.
- Cấu hình thông số kỹ thuật cho máy quét đảm bảo đáp ứng tối thiểu các
yêu cầu sau:
+ Định dạng file đầu ra là một trong các định dạng sau: PDF hoặc JPEG.
+ Kiểu quét: quét màu hoặc đen trắng.
+ Tỷ lệ chính xác so với bản gốc: 100%.
+ Độ phân giải: 300dpi.
- Tiến hành quét tài liệu theo yêu cầu.
- Lưu trữ file bản số: Quy tắc tổ chức thư mục và đặt tên file cho mỗi hồ sơ
được tiến hành theo yêu cầu của chủ đầu tư. Bản số sẽ được lưu trữ trên thiết bị
lưu trữ của đơn vị thi công. Sau đó sẽ tiến hành bàn giao lại cho đơn vị Chủ đầu
tư.
Yêu cầu về thiết bị lưu trữ file dữ liệu đã quét: Sử dụng thiết bị lưu trữ đảm
bảo an ninh, an toàn dữ liệu. Có hệ thống lưu trữ dự phòng đề phòng trường hợp
thiết bị lưu trữ chính xảy ra lỗi.
Về nhân lực thực hiện quét tài liệu: Yêu cầu kỹ năng cơ bản về vận hành sử
dụng các loại máy quét, kỹ năng sử dụng tin học văn phòng như word, excel.
Bước 4: Kiểm tra dữ liệu
Bộ phận kiểm tra sẽ thực hiện kiểm tra theo 2 vòng:
 - Vòng 1: Kiểm tra xác suất 100% sản phẩm quét. Nếu không đạt thì yêu
cầu bộ phận quét thực hiện lại bước 3. Nếu đạt yêu cầu chuyển qua kiểm tra lại
vòng 2.
- Vòng 2: Kiểm tra xác suất 30% sản phẩm quét đã vượt qua bước kiểm
tra vòng 1. Nếu không đạt thì yêu cầu bộ phận quét thực hiện lại bước 3. Nếu đạt
yêu cầu chuyển thực hiện bước tiếp theo.

Bước 5: Nhập dữ liệu metadata

Đối với từng loại hồ sơ, tài liệu, tiến hành nhập các trường thông tin thuộc
tính mô tả hồ sơ tài liệu đó.
Các bước nhập dữ liệu được thực hiện theo quy trình như sau:
Đăng nhập phần mềm số hóa

Nhập thông tin tài liệu

NO

Kiểm tra dữ liệu OK

Xác nhận hoàn thành bộ

YES

Phần mềm số hóa là phần mềm dùng để lưu trữ các dữ liệu số hóa như: file
ảnh, thông tin các trường nhập liệu, thông tin quá trình triển khai thực hiện dự
án.
Cán bộ triển khai sẽ dựa vào các file bản mềm đã quét được lưu trữ trên
phần mềm để thực hiện nhập các trường thông tin theo quy định vào phần mềm
số hóa.
Các bước thực hiện cụ thể như sau:
- Đăng nhập phần mềm số hóa theo tài khoản được bàn giao.
 - Mở file tài liệu đã được scan, đối chiếu thông tin và tiến hành nhập lần
lượt các thông tin tài liệu theo yêu cầu.
- Các tài liệu chưa đủ thông tin thực hiện -> Chuyển sang Xử lý sau. Sau
khi có đủ thông tin thì nhập đầy đủ các file còn thiếu.
+ Đối với các tài liệu kém chất lượng, không đầy đủ thông tin để nhập liệu
thì báo lỗi về cho bộ phận quét bằng chức năng “Báo hỏng”, nêu rõ lý do.
- Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử
lý bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập.
+ Nếu các trường thông tin nhập đúng như tài liệu gốc thì chuyển sang
Tài liệu đã hoàn thành để tập hợp thành các bộ tài liệu và tiến hành bàn
giao.
+ Nếu trường hợp phát hiện lỗi nhập liệu, bộ phận kiểm tra gửi trả lại bộ
phận nhập liệu và yêu cầu bổ sung thông tin.
 Các trường hợp sai lỗi:
+ Nhập sai thông tin: Sai loại tài liệu, sai nội dung, đặt tên sai, sai chính
tả,…
+ Để tồn tài liệu “Xử lý sau” dẫn đến không hoàn thành bộ hồ sơ.
- Sau khi kiểm tra và xử lý các lỗi, dữ liệu nhập được lưu trên hệ thống lưu
trữ của đơn vị thi công và sẽ được bàn giao cho phía Chủ đầu tư theo quy định.
- Các trường thông tin nhập liệu dựa trên cơ sở quyết định số 2173/QĐ-
BTP của Bộ Tư pháp về phê duyệt đề án: Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn
quốc.
Bước 6: Kiểm tra chất lượng
- Bộ phận kiểm tra chất lượng của đơn vị thi công sẽ kiểm tra lại toàn bộ
sản phẩm số hóa, bao gồm so sánh số lượng, chất lượng bản quét đồng thời kiểm
tra sự tương ứng giữa dữ liệu số hóa với hồ sơ bản cứng.
- Yêu cầu bộ phận kiểm tra chất lượng:
+ Đảm bảo dữ liệu được tích hợp đã đầy đủ, chính xác, phù hợp với yêu
cầu xây dựng CSDL.
+ Bộ phận kiểm tra phải độc lập với bộ phận thực hiện xây dựng cơ sở
dữ liệu để đảm bảo tính khách quan.
- Quy trình kiểm tra thực hiện như sau:
a) Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng với nhau thì chuyển
sang bước tiếp theo.
b) Nếu hồ sơ bản cứng và dữ liệu số hóa tương ứng có sự sai lệch thì tiến
hành sửa chữa theo các nội dung sau:
+ Thiếu tài liệu: Tiến hành quét bổ sung.
+ Đóng gói nhầm tài liệu dẫn đến thừa file: Xóa file thừa, những file đóng
gói nhầm sẽ được phát hiện khi kiểm tra các bộ hồ sơ khác và quét lại sau.
 + Sai thứ tự các trang: Chỉnh sửa để sắp xếp lại thứ tự các trang.
+ Độ phân giải không đạt 300 dpi hoặc không đạt tỷ lệ 100%: quét lại hồ
sơ theo đúng yêu cầu kỹ thuật đã nêu.
Sau khi chỉnh sửa xong, dữ liệu được kiểm tra lại lần nữa trước khi chuyển
sang bước tiếp theo.
Bước 7: Kết xuất dữ liệu
Tiến hành kết xuất dữ liệu đầu ra theo yêu cầu của chủ đầu tư bao gồm file
dữ liệu đầu ra (pdf, jpeg) và dữ liệu nhập liệu metadata. Toàn bộ dữ liệu của quá
trình số hóa sẽ được đóng gói và bàn giao cho chủ đầu tư theo yêu cầu.
Các yêu cầu về bàn giao dữ liệu:
+ Bàn giao dữ liệu được số hóa đảm bảo chính xác với dữ liệu bản cứng.
+ Đảm bảo bàn giao dữ liệu đúng tiến độ.
Dữ liệu trong quá trình số hóa sẽ được lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ của
đơn vị thi công. Sau đó toàn bộ dữ liệu này sẽ được bàn giao cho Chủ đầu tư sau
khi kết thúc dự án. Sau khi bàn giao xong, dữ liệu trên thiết bị lưu trữ của đơn vị
thi công sẽ được xóa toàn bộ để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cho Chủ đầu
tư.
 IV. DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, lưu trữ tài liệu để xây dựng kho dữ
liệu hộ tịch điện tử.
Thông qua hệ thống kho tư liệu số này giúp cho việc cung cấp thông tin đến
lãnh đạo một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời làm tăng hiệu quả điều hành
của lãnh đạo.
Việc xây dựng kho tư liệu số cũng góp phần là tiền đề quan trong trong
việc mở rộng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý, đảm bảo từng bước hiện
đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên nền tảng mạng và dữ liệu có thể
kết nối để chia sẻ, cung cấp thông tin hộ tịch (TTHT) cho Cơ sở dữ liệu quốc gia
về dân cư (CSDLQGVDC) và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác, bảo đảm tối
đa lợi ích của người dân.
 V. DỰ TOÁN CHI TIẾT CHI PHÍ ĐẦU TƯ
Tổng kinh phí đầu tư: 1.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Một tỷ đồng chẵn)
với các hạng mục đầu tư chính như sau:
Giá trị trước Giá trị sau
TT Nội dung chi phí Thuế VAT
thuế VAT thuế VAT
I Chi phí xây lắp 0 0 0
II Chi phí thiết bị 889.287.376 88.928.738 978.216.113
Chi phí số hóa hồ sơ 889.287.376 88.928.738 978.216.113
III Chi phí quản lý 0 0 0
IV Chi phí Tư vấn 14.423.345 1.442.334 15.865.679
Chi phí lập Đề cương và dự toán
1 8.821.731 882.173 9.703.904
chi tiết
Chi phí lập hồ sơ yêu cầu và
2 3.601.614 360.161 3.961.775
đánh giá hồ sơ đề xuất
Chi phí thẩm định hồ sơ thầu và
3 thẩm định kết quả lựa chọn nhà 2.000.000 200.000 2.200.000
thầu
V Chi phí khác 5.380.189 538.019 5.918.207
1 Chi phí thẩm định giá 5.380.189 538.019 5.918.207
VI Chi phí dự phòng 0 0 0
Tổng cộng
1.000.000.000
(I+II+III+IV+V+VI)

- Nguồn vốn đầu tư của dự án: Ngân sách Tỉnh.

- Thời gian thực hiện (dự kiến): 2018.

20
 VI. DỰ KIẾN TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN
THỜI GIAN THỰC HIỆN
STT HẠNG MỤC CÔNG VIỆC Tháng Tháng Tháng Tháng Tháng
3/2016 4/2016 5/2016 6/2017 7/2017
1 Chuẩn bị đầu tư, khảo sát
2 Lập đề cương dự toán chi tiết
3 Phê duyệt đề cương dự toán chi
tiết
4 Phê duyệt kế KHĐT
5 Tổ chức đấu thầu, lựa chọn các
nhà thầu
6 Triển khai hợp đồng

7 Nghiệm thu, Báo cáo, tổng kết,

vận hành hệ thống
 VII. PHƯƠNG ÁN TỔ CHỨC THỰC HIỆN, ĐƯA VÀO VẬN HÀNH,
KHAI THÁC
1. Giải pháp về kỹ thuật và công nghệ
Hệ thống sau khi được bàn giao nghiệm thu đưa vào sử dụng, Sở Tư pháp
là đơn vị đầu mối vận hành, quản trị và bảo trì toàn bộ hệ thống cơ sở hộ tịch
điện tử.
2. Giải pháp đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
Sở Tư pháp tỉnh Hải Dương ban hành quy chế sử dụng và vận hành hệ
thống trong phạm vi của cơ quan.
VIII. KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT
Sở Tư pháp kính đề nghị UBND Tỉnh phê duyệt, thực thi hạng mục để có
thể nhanh chóng đưa vào thi công, hoàn thiện hạng mục: “Xây dựng cơ sở dữ
liệu về hộ tịch điện tử trên địa bàn tỉnh” phục vụ các công việc cấp thiết hiện tại,
góp phần tích cực vào ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước.

22
 BIỂU 1 – TỔNG DỰ TOÁN

Giá trị
Giá trị sau Ghi chú
TT Nội dung chi phí Ký hiệu trước Thuế VAT
thuế VAT
thuế VAT
I Chi phí xây lắp Gxl 0 0 0
II Chi phí thiết bị Gtb 889.287.376 88.928.738 978.216.113
Chi phí số hóa hồ sơ 889.287.376 88.928.738 978.216.113 Dự toán chi tiết
III Chi phí quản lý Gql 0 0 0
IV Chi phí Tư vấn Gtv 14.423.345 1.442.334 15.865.679
QĐ 2378/QĐ-
Chi phí lập Đề cương
1 8.821.731 882.173 9.703.904 BTTTT ngày
và dự toán chi tiết
30/12/2016
Chi phí lập hồ sơ yêu QĐ 2378/QĐ-
2 cầu và đánh giá hồ sơ 3.601.614 360.161 3.961.775 BTTTT ngày
đề xuất 30/12/2016
Chi phí thẩm định NĐ
hồ sơ thầu và thẩm 63/2014/NĐ-
3 2.000.000 200.000 2.200.000
định kết quả lựa CP ngày
chọn nhà 26/06/2014
thầu
V Chi phí khác 5.380.189 538.019 5.918.207
0,55%*
1 Chi phí thẩm định giá 5.380.189 538.019 5.918.207 Tạm tính
(Gpc+Gcsdl)
VI Chi phí dự phòng 0 0 0
Tổng cộng
1.000.000.000
(I+II+III+IV+V+VI)
 BIỂU 2 - CHI PHÍ SỐ HÓA
1. Cơ sở tính toán
- Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT ngày 03 tháng 10 năm 2011 của Bộ
trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố Định mức tạo lập cơ sở
dữ liệu trong hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin.
2. Diễn giải cách tính
Cách tính đơn giá quét:
Căn cứ theo Quyết định số 1595/QĐ-BTTTT, cách tính đơn giá được tính
theo Định mức. Định mức tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL) là các định mức về kinh
tế - kỹ thuật (KTKT) quy định các mức hao phí cần thiết về lao động công nghệ
(lao động), thiết bị, vật liệu để hoàn thành một đơn vị khối lượng công việc liên
quan tới tạo lập CSDL trong các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
(CNTT), từ khâu chuẩn bị đến khâu kết thúc.
 3. Biểu dự toán
NỘI DUNG ĐƠN VỊ KHỐI ĐƠN THÀNH CĂN CỨ
STT GHI CHÚ
CÔNG VIỆC TÍNH LƯỢNG GIÁ TIỀN PHÁP LÝ
I THU THẬP BẢN GỐC 649.886.000
Xây dựng tài liệu hướng QĐ
1 Tài liệu 1 2.366.000 2.366.000
dẫn thu thập dữ liệu 1595.201
1
2 Quét tài liệu Trang 647.520.000
- Quét sổ đăng ký kết hôn,
Tran
khai sinh, khai tử, 227.200 2.850 647.520.000
g
nhận cha mẹ
A4
II NHẬP DỮ LIỆU 193.050.500
Xây dựng tài liệu hướng QĐ
1 Tài liệu 1 2.948.000 2.948.000
dẫn nhập dữ liệu 1595.201
1
QĐ
2 Nhập dữ liệu 190.102.500
1595.2011
Nhập dữ liệu hồ sơ đăng
ký kết hôn trường Trường 63.900 350 22.365.000
thông tin
Nhập dữ liệu hồ sơ
đăng ký kết hôn trường Trường 53.250 350 18.637.500
danh
mục
Nhập dữ liệu hồ sơ
Trường 99.400 350 34.790.000
khai sinh trường thông
tin
Nhập dữ liệu hồ sơ
Trường 56.800 350 19.880.000
khai sinh trường danh
mục
Nhập dữ liệu hồ sơ
đăng ký nhận cha mẹ Trường 92.300 350 32.305.000
trường
thông tin
Nhập dữ liệu hồ sơ đăng
Trường 53.250 350 18.637.500
ký nhận cha mẹ danh
mục
Nhập dữ liệu hồ sơ
đăng ký khai tử trường Trường 35.500 350 12.425.000
thông
tin
Nhập dữ liệu hồ sơ
Trường 88.750 350 31.062.500
đăng ký khai tử danh
mục
KIỂM TRA DỮ LIỆU
III 46.350.876
ĐÃ TẠO LẬP
Lập tài liệu hướng dẫn
1 Tài liệu 1 4.003.858 4.003.858
kiểm tra dữ liệu đã tạo lập

25
 QĐ 5% Tổng
Kiểm tra dữ liệu đã tạo 1595.201 dự toán
2 % 5 - 42.347.018
lập 1 hạng mục
số hoá
TỔNG (I+II+III): 889.287.376
THUẾ VAT (10%): 88.928.738
TỔNG CỘNG: 978.216.113

26