8.

4 Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ cơ quan để xác định hồ
sơ (đơn vị bảo quản), giai đoạn phân loại này chính là chỉnh lý
khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ
Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành
trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
*Điều kiện thành lập:
-Đơn vị hình thành phải là cơ quan độc lập, cần bốn yêu tố sau:
+ Có văn bản pháp quy
+ Có tổ chức biên chế riêng
+ Có ngân sách độc lập
+ Có văn thư riêng và con dấu riêng.
- Tài liệu của cơ quan đó phải có giá trị, cần bổ sung vào thành
phần phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Tài liệu phải hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh.
*Xác định giới hạn phông lưu trữ:
Xác định giới hạn phông lưu trữ là là xác định giới hạn thời gian
bắt đầu và kết thúc của một phông lưu trữ.
Một số ảnh hưởng đến giới hạn phông là:
- Sự thay đổi về chính trị
- Sự thay đổi về nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan
- Sự thay đổi về địa giới hành chính
*Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan:
- Mục đích: Là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông
để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm
và đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất nhằm sử dụng
thuận lợi và hiệu quả phông lưu trữ đó.
-Ý nghĩa: Xây dựng các công cụ tra cứu khoa học lưu trữ, tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đảm bảo cho tài liệu
trong phông phản ánh đúng đắn hoạt động và những đặc điểm về
tổ chức của đơn vị hình thành phông.
Đơn vị nhỏ nhất là đơn vị bảo quản (tương đương hồ sơ).
Hai bước phân loại:
+ Phân chia tài liệu trong phông thành các nhóm, từ nhóm lên
cơ bản cho đến nhóm nhỏ nhất.
+ Hệ thống hóa, sắp xếp trật tự các nhóm và các hồ sơ, đơn vị
bảo quản theo khung phân loại.
Công đoạn 1: Nghiên cứu và biên soạn lịch sử đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông
Công đoạn 2: Chọn và xây dựng phương án phân loại
Các đặc trưng phân loại:
+ Đặc trưng cơ cấu tổ chức
+ Đặc trưng thời gian
+ Đặc trưng ngành hoạt động
+ Đặc trưng đề mục, vấn đề
+ Đặc trưng tác giả
+ Đặc trưng địa dư
+ Đặc trưng tên gọi
Các kiểu phương án phân loại:
1. Phương án cơ cấu tổ chức – thời gian
2. Phương án thời gian – cơ cấu tổ chức
3. Phương án ngành hoạt động – thời gian
4. Phương án thời gian – ngành hoạt động
Xây dựng phương án phân loại chi tiết và hoàn chỉnh cho phông
lưu trữ
Công đoạn 3: Hệ thống hóa tài liệu
Hai phương pháp: Hệ thống hóa bằng thẻ và hệ thống hóa trực
tiếp.