TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

1 . Phạm vi áp dụng
Tài liệu này quy định việc kiểm soát tài liệu sử dụng trong hệ thống quản lý chất lượng
của Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn khu vực II (CISR).
2 . Thuật ngữ, định nghĩa
Tài liệu này sử dụng các thuật ngữ, định nghĩa, chữ viết tắt được trình bày trong TCVN
ISO 9000:2015 và PL01-TT01. Ngoài ra còn sử dụng một số thuật ngữ được hiểu như
sau :
- Tài liệu : Các thông tin dạng văn bản dùng làm cơ sở cho hoạt động quản lý chất lượng
của CISR ;
- Mạng nội bộ: Hệ thống quản lý thông tin của CISR có tên miền internet giamdinh.vn
- Tài liệu được kiểm soát : Bản gốc, bản ký chính, bản mềm đăng trên mạng nội bộ tại
tên miền www.giamdinh.vn, bản photocopy được đóng dấu “ TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM
SOÁT”;
3 . Tài liệu viện dẫn
- TCVN ISO/IEC 17020:2012 – Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với hoạt động của
tổ chức tiến hành giám định ;
- TCVN ISO/IEC17025:2007–Yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và
hiệu chuẩn;
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN IEC/ISO 17065:2013 – Đánh giá sự phù hợp – Yêu cầu
đối với tổ chức chứng nhận sản phẩm, quá trình và dịch vụ.
- TCVN 6450:2007 – Tiêu chuẩn hóa và các hoạt động liên quan-Thuật ngữ chung và
định nghĩa;
- TCVN ISO 9000:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng;
- Sổ tay chất lượng của CISR.
4. Nội dung, trình tự, và phương pháp thực hiện
TT Hành động Trách Biểu mẫu
nhiệm
4.1 Đề nghị ban hành, sửa đổi, áp dụng: VC-NLĐ M01-TT01
- Mọi VC-NLĐ đều có quyền đề nghị ban hành, sửa TKCL M06-TT01
đổi, áp dụng tài liệu trình LĐCL phê duyệt. LĐCL
- TKCL có trách nhiệm tổng hợp danh mục các tài
liệu cần được xem xét vào các kỳ xem xét của lãnh
đạo về HTCL để tiến hành xem xét tính hiệu lực;
ghi chép theo dõi kết quả xem xét, sửa đổi, tổ chức
thực hiện.
- Việc xem xét tính hiệu lực của tài liệu được tiến
hành trong các kỳ họp xem xét của lãnh đạo. Các
tài liệu qua cuộc họp xem xét của lãnh đạo mà
không có yêu cầu sửa đổi hoặc công bố hết hiệu
lực thì đương nhiên còn hiệu lực áp dụng cho đến
kỳ họp xem xét kế tiếp của lãnh đạo.
4.2 Soạn thảo, soát xét tài liệu nội bộ NĐPC
- Thực hiện biên soạn, soát xét, lấy ý kiến góp ý các
cá nhân có liên quan, xem xét tiếp thu để hoàn
chỉnh bản thảo tài liệu.

TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 2/6

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

-
Không cho phép sửa tài liệu bằng tay.
-
Tóm tắt nội dung sửa đổi vào “Bảng theo dõi phê
duyệt và ban hành tài liệu”.
- In nghiêng, gạch chân phần nội dung được sửa
đổi.
- Ban hành lại tài liệu sau 5 lần soát xét, hoặc khi có
yêu cầu.
4.3 Thẩm xét, ban hành tài liệu nội bộ NĐPC M01-TT01
- Xem xét bản thảo tài liệu do người biên soạn/soát TKCL
xét chuyển. Nếu có ý kiến sửa đổi, bổ sung thì trao
đổi với người biên soạn/soát xét và các cá nhân/bộ
phận có liên quan để thống nhất. Sau khi thống
nhất, chuyển tài liệu cho TKCL để trình GĐ phê
duyệt, ban hành.
- Nếu không thống nhất được thì vẫn chuyển tài liệu
cho TKCL cùng với bản nhận xét của người thẩm
xét để trình GĐ. GĐ là người quyết định cuối cùng
về nội dung tài liệu.
- Người biên soạn/soát xét không được thực hiện
việc thẩm xét tài liệu.
- Người biên soạn/soát xét chuyển file nguồn MS
Word của tài liệu đã được phê duyệt qua email cho
TKCL.
4.4 Lưu giữ tài liệu TKCL M04-TT01
- Lưu bản gốc không đóng dấu “ TÀI LIỆU ĐƯỢC M05-TT01
KIỂM SOÁT” và file nguồn dạng MS Word.
- Lập danh mục tài liệu được kiểm soát, đưa danh
mục lên mạng nội bộ.
- Các tài liệu cũ (dưới dạng bản cứng) sau khi thu
hồi phải hủy bỏ, lưu lại 1 bản để tham khảo và
phải đóng dấu “TÀI LIỆU HẾT HIỆU LỰC” lên
tài liệu.
4.5 Phân phối tài liệu TKCL M02-TT01
- Scan bản gốc của tài liệu vừa ban hành, đưa ngay M03-TT01
lên mạng nội bộ, xóa bỏ tài liệu phiên bản cũ và
thông báo qua email @kiemdinh.vn về tài liệu mới
cho toàn bộ nhân viên của CISR.
- Khi cần phân phối ở dạng bản cứng:
o Photocopy đủ số lượng bản theo Danh sách
phân phối đã được phê duyệt;
o Ghi số phân phối theo chức danh và đóng
dấu “ TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT ”
o Phân phối và ký xác nhận khi giao nhận tài
liệu;
4.6 Phổ biến tài liệu TBP
- Tổ chức thông báo và hướng dẫn áp dụng cho các
cá nhân có liên quan của bộ phận.

TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 3/6

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

4.7 Lưu hồ sơ TKCL

- Lưu tất cả các hồ sơ liên quan đến quá trình soạn
thảo/ sửa đổi tài liệu gồm:
o M01-TT01:Phiếu đề nghị biên soạn phê
duyệt áp dụng tài liệu.
o M02-TT01: Danh sách phân phối bản cứng
tài liệu nội bộ.
o M03-TT01: Danh sách phân phối bản cứng
tài liệu bên ngoài.
o M04-TT01: Danh mục tài liệu nội bộ được
kiểm soát
o M05-TT01: Danh mục tài liệu bên ngoài
được kiểm soát
o M06-TT01 : Bảng theo dõi xem xét hiệu lực
tài liệu./.
4.8 Kiểm soát các tài liệu áp dụng riêng tại bộ phận TBP M01-TT01
- Tài liệu áp dụng riêng tại bộ phận gồm: TCPC, M04-TT01
mục tiêu chất lượng, hướng dẫn công việc riêng M05-TT01
của bộ phận.
- TBP phê duyệt các tài liệu áp dụng riêng tại bộ
phận.
- Lưu bản gốc tại PTCL không đóng dấu “ TÀI
LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT” để sử dụng chung
trong bộ phận.
- Bộ phận chỉ lập danh mục các tài liệu áp dụng
riêng tại bộ phận, sử dụng các danh mục tài liệu áp
dụng toàn Trung tâm trên mạng nội bộ.
- PTCL có trách nhiệm định kỳ xem xét để đề nghị
TBP thẩm xét hoặc ban hành lại tài liệu áp dụng
riêng tại bộ phận.
- PTCL có trách nhiệm lưu các hồ sơ liên quan đến
quá trình soạn thảo/ sửa đổi tài liệu áp dụng riêng
tại bộ phận.
5. Số của bản cứng tài liệu được phân phối
Số của bản tài liệu Chức danh được phân phối
GĐ Giám đốc
PGĐ1 Phó Giám đốc 1 kiêm Lãnh đạo chất lượng
PGĐ2 Phó Giám đốc 2
PGĐ3 Phó Giám đốc 3
ĐSG Trưởng Trạm Kiểm định Đông Sài Gòn
TSG Trưởng Trạm Kiểm định Tây Sài Gòn
LTR Trưởng Trạm Kiểm định Linh Trung
MTA Trưởng Trạm Kiểm định Miền Tây
VTA Trưởng Trạm Kiểm định Vũng Tàu
MBA Trưởng Trạm Kiểm định Miền Bắc
MTR Trưởng Trạm Kiểm định Miền Trung

TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 4/6

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

Số của bản tài liệu Chức danh được phân phối

KTCL Trưởng Phòng Kỹ thuật -Chất lượng
TCHC Trưởng Phòng Tổ chức -Hành chính
KTTV Trưởng Phòng Kế toán-Tài vụ
Không ghi ký hiệu Lưu TKCL
6. Trình bày các tài liệu nội bộ
- Tài liệu nội bộ được trình bày thống nhất trên khổ giấy A4 với phông chữ Times New
Roman cỡ chữ không lớn hơn 13. Các chữ phần tiêu đề in đậm.
- Trang bìa và “Bảng theo dõi phê duyệt và ban hành tài liệu” của mỗi tài liệu được trình
bày như tài liệu này.
- Các trang còn lại của mỗi tài liệu đều có phần header, footer được trình bày như các
trang tương ứng của tài liệu này có kiểu chữ là Times New Roman, cỡ chữ 10, chữ in.
Cụ thể:
- Đối với Header:
+ Phía bên phải ghi tên tài liệu,
+ Phía bên trái ghi “TRUNG TÂM KĐKTATKV2” nếu là tài liệu cấp Trung tâm
hoặc “TRUNG TÂM KĐKTATKV2 – ký hiệu bộ phận” nếu là tài liệu cấp bộ phận.
- Đối với Footer:
+ Phía bên trái ghi các thông tin như minh họa trong tài liệu này theo thứ tự:
 Mã số: ghi ký hiệu tài liệu
 Ban hành lần ….: ghi số lần ban hành và tháng năm ban hành trong ngoặc
đơn (ví dụ BAN HÀNH LẦN 4 (03/2016) là ban hành lần 4 vào tháng 3 năm
2016). Nếu tài liệu có sửa đổi, lần sửa đổi sẽ được thể hiện ngay sau số lần
ban hành ví dụ BAN HÀNH LẦN 4.1 (02/2017) là ban hành lần 4, sửa đổi
lần 1 vào tháng 2 năm 2017).
+ Phía bên phải ghi số trang/ tổng số trang
7. Các loại dấu sử dụng trong kiểm soát bản cứng tài liệu
7.1. Cấp Trung tâm
Sử dụng trên các tài liệu do Trung tâm ban hành/ đưa vào áp dụng

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 TRUNG TÂM KĐKTATKV2

TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU HẾT HIỆU LỰC
Chỉ dùng để tham khảo

7.2. Cấp các Phòng/Trạm

Tương tự dấu cấp Trung tâm, nhưng dòng chữ “TRUNG TÂM KĐKTATKV2”
được thay bởi dòng chữ “CISR-TÊN VIẾT TẮT CỦA PHÒNG/TRẠM”.
Sử dụng trong các tài liệu áp dụng riêng tại bộ phận và các tài liệu được kiểm soát
khác được bộ phận nhân bản để cấp phát thêm cho nhân viên chỉ có giá trị sử dụng trong
nội bộ bộ phận.
Ví dụ:

TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 5/6

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

CISR-TRẠM LINH TRUNG CISR-TRẠM LINH TRUNG

TÀI LIỆU HẾT HIỆU LỰC

TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT
Chỉ dùng để tham khảo

8. Phụ lục và biểu mẫu

- PL01-TT01: Thuật ngữ, định nghĩa, viết tắt và ký hiệu
- M01-TT01: Phiếu đề nghị biên soạn phê duyệt áp dụng tài liệu
- M02-TT01: Danh sách phân phối bản cứng tài liệu nội bộ
- M03-TT01: Danh sách phân phối bản cứng tài liệu bên ngoài
- M04-TT01: Danh mục tài liệu nội bộ được kiểm soát
- M05-TT01: Danh mục tài liệu bên ngoài được kiểm soát
- M06-TT01 : Bảng theo dõi xem xét hiệu lực tài liệu./.

TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 6/6

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Phụ lục 01

THUẬT NGỮ, ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU

1. Thuật ngữ, định nghĩa
a) Nhóm tài liệu cơ bản, gồm: CSCL, MTCL, STCL, TT, QĐ, HD, QT.
d) Các bộ phận: là các Phòng/Trạm trực thuộc Trung tâm.
e) Trưởng bộ phận: là Trưởng Phòng/Trạm.
2. Quy định chung
Số
Tên gọi đầy đủ Tên viết tắt Ký hiệu
TT
A Tổ chức
Trung tâm KĐKTATKV2,
Trung tâm Kiểm định kỹ thuật KĐ2 /
1 Trung tâm Kiểm định 2
an toàn khu vực II CISR
Kiểm định 2
2 Ban Giám đốc Ban Giám đốc BGĐ
3 Phòng Tổ chức-Hành chính Phòng TCHC TCHC
4 Phòng Kế toán -Tài vụ Phòng KTTV KTTV
5 Phòng Kỹ thuật-Chất lượng Phòng KTCL KTCL
6 Trạm Kiểm định Đông Sài Gòn Trạm Đông Sài Gòn ĐSG
7 Trạm Kiểm định Tây Sài Gòn Trạm Tây Sài Gòn TSG
8 Trạm Kiểm định Miền Trung Trạm Miền Trung MTR
9 Trạm Kiểm định Linh Trung Trạm Linh Trung LTR
10 Trạm Kiểm định Miền Tây Trạm Miền Tây MTA
11 Trạm Kiểm định Vũng Tàu Trạm Vũng Tàu VTA
12 Trạm Kiểm định Miền Bắc Trạm Miền Bắc MBA
13 Tên gọi chung các Phòng, Trạm Bộ phận BP
B Chức danh
1 Giám đốc Giám đốc GĐ
2 Phó Giám đốc Phó Giám đốc PGĐ
3 Thành viên BGĐ của Trung tâm Lãnh đạo Trung tâm LĐTT
4 Đại diện lãnh đạo về chất lượng, Lãnh
Lãnh đạo chất lượng LĐCL
đạo chất lượng của Trung tâm
5 Lãnh đạo kỹ thuật của Trung tâm Lãnh đạo kỹ thuật LĐKT
6 Phụ trách chất lượng của bộ phận Phụ trách chất lượng PTCL
7 Phụ trách kỹ thuật của bộ phận Phụ trách kỹ thuật PTKT
8 Bộ phận, cá nhân đánh giá nội bộ về
Đánh giá viên ĐGV
chất lượng
9 Thư ký chất lượng Thư ký chất lượng TKCL
10 Người được ủy quyền NĐUQ NĐUQ
Người, nhóm người được phân công
11 NĐPC NĐPC
thực hiện công việc
12 Trưởng Phòng, Trưởng Trạm Trưởng bộ phận TBP
13 Kiểm định viên Kiểm định viên KĐV
PL01-TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/3
TRUNG TÂM KĐKTATKV2

14 Viên chức VC VC
15 Người lao động NLĐ NLĐ
16 Viên chức, người lao động VC-NLĐ VC-NLĐ
C Hệ thống quản lý chất lượng và hệ
thống tài liệu, hồ sơ
1 Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống QLCL HTCL
2 Chính sách chất lượng CSCL CSCL
3 Mục tiêu chất lượng MTCL MTCL
4 Sổ tay chất lượng STCL STCL
5 Đánh giá nội bộ ĐGNB ĐGNB
6 Thủ tục TT TT
7 Quy định Quy định QĐ
8 Quy trình Quy trình QT
9 Hướng dẫn HD HD
10 Phụ lục PL PL
11 Biểu mẫu, mẫu biểu Mẫu M
12 Hợp đồng Hợp đồng HĐ
13 Quy trình kiểm tra kỹ thuật Quy trình KTKT QTKT
Các văn bản thông báo, hướng dẫn nội Văn bản nội bộ,
14 TB
bộ Trung tâm Thông báo
Các văn bản giao dịch với các đơn vị
15 Công văn CV
bên ngoài có liên quan
D Đối tượng kiểm tra kỹ thuật
1 Sản phẩm Sản phẩm SP
2 Hàng hóa Hàng hóa HH
3 Sản phẩm, hàng hóa Sản phẩm, hàng hóa SPHH
E Các tác nghiệp
Kiểm tra chất lượng sản phẩm,
1 Kiểm tra CLSP KTCLSP
hàng hóa
2 Các công việc dịch vụ nói chung Dịch vụ DV
Công việc thử nghiệm thiết bị -
3 TN
nói chung (thử tải trọng, thử áp lực,…)
F Các thuật ngữ khác
1 An toàn lao động ATLĐ ATLĐ
2 An toàn, vệ sinh lao động AT-VSLĐ AT-VSLĐ
3 Kỹ thuật an toàn KTAT KTAT
4 Chất lượng sản phẩm, hàng hóa Chất lượng SPHH CLSP
Đối với các tên gọi chưa được quy định viết tắt, hoặc ký hiệu trong Phụ lục này: nếu
muốn dùng chữ viết tắt, hoặc ký hiệu của các tên gọi đó trong hệ thống tài liệu chất
lượng, thì ở lần viết đầu tiên các tên gọi này trong tài liệu phải viết tên gọi đầy đủ và cạnh
bên viết chữ viết tắt, hoặc ký hiệu của tên gọi đó ở bên trong ngoặc đơn. Lưu ý không
được quy định trùng lắp với những chữ viết tắt, hoặc ký hiệu đã được quy định trong phụ
lục này.

PL01-TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 2/3

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Trường hợp có nhiều chức danh được phân thực hiện cùng một hành động trong
phạm vi được phân cấp, thì trách nhiệm thực hiện thuộc về chức danh được ghi đầu tiên.
Khi chức danh đầu tiên đi vắng thì chức danh kế tiếp thực hiện thay. Ví dụ: PTCL/PTKT
thì khi nào PTCL đi vắng thì PTKT thực hiện thay.
3. Ký hiệu tài liệu nội bộ
Gồm các nhóm tài liệu cơ bản : Thủ tục, Quy định, Hướng dẫn, và Quy trình.
Ký hiệu tài liệu nội bộ như sau : XX**
Trong đó : XX là ký hiệu của nhóm tài liệu cơ bản
** là số ký hiệu của tài liệu cơ sở, được lấy theo số thứ tự có ít nhất 2 ký tự
Ví dụ:
TT02 : là Thủ tục kiểm soát hồ sơ
QĐ04: là Quy định quản lý tài chính
HD22: là Hướng dẫn bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm định KTAT
QT14.1: là Quy trình thử tải tĩnh thiết bị nâng dạng cầu
4. Ký hiệu phụ lục và biểu mẫu của tài liệu nội bộ
Bao gồm : Phụ lục (PL); Mẫu biểu (M) .
Ký hiệu như sau : PL**-Ký hiệu tài liệu cơ sở
M**-Ký hiệu tài liệu cơ sở
Trong đó :
** là số ký hiệu của PL hoặc M được lấy theo số thứ tự có ít nhất 2 ký tự

PL01-TT01: Phụ lục 1 thuộc Thủ tục kiểm soát tài liệu.
M04-TT01 : Danh mục tài liệu nội bộ được kiểm soát.
5. Các tài liệu do các bộ phận ban hành theo thẩm quyền được Trung tâm phân
cấp, thì có thể ký hiệu tương tự như quy định tại mục 3, 4. nói trên, và phải có ký tự viết
tắt của bộ phận vào phía sau của ký hiệu ./.

PL01-TT01-BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 3/3

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
.
PHIẾU ĐỀ NGHỊ BIÊN SOẠN
PHÊ DUYỆT ÁP DỤNG TÀI LIỆU
Kính gửi:

1.Đề nghị :
□ Biên soạn mới □ Soát xét, sửa đổi □ Loại bỏ
□ Áp dụng tài liệu bên ngoài □ Cấp phát thêm tài liệu
Tên tài liệu/ hồ sơ:

Lý do:
Người đề nghị Ký tên Ngày

______________________________________________________________________
2.Phê duyệt đề nghị
2.1 Ý kiến: □ Đồng ý □ Không đồng ý
2.2 Người biên soạn/soát xét:
2.3. Người thẩm xét:
2.4. Chú thích:
Người phê duyệt Ký tên Ngày

_______________________________________________________________________
3.Thẩm xét trình phê duyệt áp dụng tài liệu
3.1 Ý kiến: □ Đồng ý trình phê duyệt □ Không đồng ý
3.2 Chú thích:
Người thẩm xét Ký tên Ngày

_____________________________________________________________________
4.Phê duyệt áp dụng và phân phối tài liệu
4.1 Ý kiến: □ Đồng ý □ Không đồng ý
4.2 Chú thích:
4.3 Tài liệu có hiệu lực áp dụng từ ngày:
4.4 Thời hạn xem xét tính hiệu lực của tài liệu: trong các kỳ họp xem xét của lãnh đạo.
4.5 Danh sách phân phối tài liệu:
□ Phân phối qua phần mềm cho tất cả các chức danh.
□ Phân phối bản cứng cho các chức danh theo mục 5 của TT01 sở hữu các bản
số:

Người phê duyệt Ký tên Ngày

M01-TT01- BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

DANH SÁCH PHÂN PHỐI BẢN CỨNG TÀI LIỆU NỘI BỘ

Ban
Ngày Bộ phận hoặc người được phân phối tài liệu
hành/ Số
nhận Tên Ký (Ký nhận khi phân phối tài liệu/Ký nộp khi thu hồi tài liệu hết hiệu lực)
Sửa trang/
tài tài liệu hiệu
đổi/ Trang
liệu
Ngày
(*)

Thủ tục 02/01 03 Ký nhận

17/07/
kiểm soát TT01
2008 15/07/
tài liệu 4,5,6 Ký nộp
2008

Ghi chú:
Nội dung in nghiêng trong bảng trên là ví dụ minh họa:
-Cột Ban hành/Sửa đổi/Ngày:
02/01 : là ban hành lần 2 / sửa đổi lần 1
15/7/2008: ngày sửa đổi lần 1
-Cột Số trang/Trang:
03 : là số lượng trang được sửa
4,5,6 : các trang được sửa là trang số 4, số 5, số 6
Nếu là lần ban hành, không có sửa đổi : thì ghi chữ ”Toàn bộ”
- Cột Bộ phận được phân phối tài liệu: ghi tên bộ phận/cá nhân được phân phối tài liệu vào các ô tương ứng (*)
Ký nhận: Người nhận ký, ghi tên, ngày tháng năm nhận.
Ký nộp : Người nộp tài liệu hết hiệu lực ký, ghi tên, ngày tháng năm nộp .

M02-TT01- BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

DANH SÁCH PHÂN PHỐI BẢN CỨNG TÀI LIỆU BÊN NGOÀI
Ngày
Ngày ban Bộ phận hoặc người được phân phối tài liệu
Nơi
nhận Tên tài Ký hành/ cung (Ký nhận khi phân phối tài liệu/Ký nộp khi thu hồi tài liệu hết hiệu lực)
tài liệu hiệu hiệu cấp
liệu lực
(*)
Ký nhận

Ký nộp

Ghi chú:
Nội dung in nghiêng trong bảng trên là ví dụ minh họa:
- Cột Nơi cung cấp: ghi nơi ( cá nhân/bộ phận/tổ chức) cung cấp tài liệu bên ngoài.
- Cột Bộ phận được phân phối tài liệu: ghi tên bộ phận/cá nhân được phân phối tài liệu vào các ô tương ứng (*)
Ký nhận: Người nhận ký, ghi tên, ngày tháng năm nhận.
Ký nộp : Người nộp tài liệu hết hiệu lực ký, ghi tên, ngày tháng năm nộp .

M03-TT01- BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Bộ phận:…..
DANH MỤC TÀI LIỆU NỘI BỘ ĐƯỢC KIỂM SOÁT

Số Ghi
Tên tài liệu nội bộ Ký hiệu Lần ban hành (1) / Lần soát xét (2)/Ngày ban hành hoặc ngày soát xét (3)
TT chú
(1) / (2)
1 (3)
Thủ tục kiểm soát 01 / 00 01 / 01 02 / 00
2 TT01
tài liệu 15/06/2008 20/12/2008 15/07/2009
Ghi chú:
Phần nội dung in nghiêng là ví dụ minh họa :
01/00 : Nghĩa là Lần ban hành 1, chưa soát xét sửa đổi
15/06/2008 : Ngày ban hành lần 1 là 15/06/2008

Hoặc:
01/01 : Nghĩa là Lần ban hành 1, Lần soát xét sửa đổi 1
20/12/2008 : Ngày soát xét sửa đổi lần 1 là 20/12/2008

Hoặc:
02/00 : Nghĩa là Lần ban hành 2, chưa soát xét sửa đổi
15/07/2009 : Ngày ban hành lần 2 là 15/07/2009.

M04-TT01- BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Bộ phận:

DANH MỤC TÀI LIỆU BÊN NGOÀI ĐƯỢC KIỂM SOÁT

Ngày
Số Quyết định /Ngày ban Ngày có Nơi lưu
Tên tài liệu Ký hiệu Nơi ban hành nhận
TT hành hiệu lực trữ
tài liệu

M05-TT01- BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

BẢNG THEO DÕI XEM XÉT HIỆU LỰC TÀI LIỆU

Trách
Thời gian Thời hạn Kết quả
Số Lần ban Ngày ban Kết quả nhiệm
Tên tài liệu Ký hiệu xem xét sửa đổi sửa đổi
TT hành hành xem xét sửa đổi
hiệu lực (nếu có) (nếu có)
(nếu có)

M06-TT01- BAN HÀNH LẦN 4.2 (07/2017) 1/1