Hệ thống chất lượng của phòng thí nghiệm gắn liền với tiêu chuẩn ISO 17025:2017, vậy

nên để nắm bắt

được hết các khái niệm và tổng quát các nội dung yêu cầu, vui lòng đọc các tài liệu sau trước:

ISO 17025:2017 - Yêu cầu chung về năng lực của phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn

NATL-QAM-QM-2001 - QUALITY MANUAL

Để bắt đầu dễ dàng, nên xem trước các mảng và tài liệu tương ứng dưới đây trước để nắm được các
hướng dẫn cụ thể. Đồng thời đây cũng là những nội dung mà chính yếu cần quản lý trong PTN

Mảng Mã Tên
Quản lý hồ sơ NATL-QAM-SOP-2007 Qui trình quản lý hồ sơ
Kiểm soát tài liệu NATL-QAM-SOP-2001 Qui trình kiểm soát tài liệu
NATL-QAM-SOP-2006 Qui trình quản lý cơ sở dữ liệu điện tử
Nhân sự NATL-QAM-SOP-2004 Qui trình đào tạo, giám sát và đánh giá năng lực
dành cho PTN
Thiết bị NATL-QAM-SOP-2017 Qui trình quản lý thiết bị
Thử nghiệm thành NATL-QAM-SOP-2028 Qui trình xử lý mẫu thử nghiệm thành thạo/ so sánh
thạo liên phòng
Khiếu nại NATL-QAM-SOP-2008 Qui trình giải quyết khiếu nại của khách hàng

Điểm không phù hợp NATL-QAM-SOP-2012 Kiểm soát điểm không phù hợp
Hành động phòng NATL-QAM-SOP-2003 Qui trình quản lý các hành động khắc phục và phòng
ngừa và khắc phục ngừa
Nhà cung cấp và thầu NATL-QAM-SOP-2014 Đánh giá nhà cung cấp và thầu phụ
phụ NATL-PRO-SOP-12001 Mua hàng

Quản lý hồ sơ
Hệ thống chất lượng của phòng thí nghiệm được thể hiện một mặt là hoạt động thử nghiệm diễn ra
hàng ngày, mặt khác là hệ thống hồ sơ của phòng thí nghiệm. Trong bản bàn giao và hướng dẫn chung
này, chỉ đề cập tới hệ thống hồ sơ của phòng thí nghiệm vì là công việc mà internal QA hiện tại phụ
trách.

- Trước hết, đọc tài liệu NATL-QAM-SOP-2007 - Qui trình quản lý hồ sơ để có thông tin chi tiết.

- Hiện tại PTN quản lý tất cả các hồ sơ ở dạng bản cứng và bản mềm, tùy vào loại hồ sơ phải được thu
gom và lưu trữ theo đúng yêu cầu đối với từng mảng.

- Đối với bản mềm, các hồ sơ đều được lưu trữ trên Sharepoint (Điểm chia sẻ): là hệ thống chung của
toàn thể SGS có thể lưu trữ và truy cập trực tuyến các hồ sơ, tài liệu. Các Sharepoint được chia nhỏ ra
nhiều nhóm/ phòng ban để dễ dàng quản lý hồ sơ và người truy cập (phân quyền).

- Trong bản bàn giao và hướng dẫn này, tất cả các tài liệu/ SOP được nhắc đến đều có thể tìm thấy trên
Sharepoint, trong đó:

+) Các SOP/ tài liệu/ biểu mẫu có mã NATL-…… nằm trong Sharepoint/ Quality Procedures. Đây là
Sharepoint để truy cập đọc và tải các tài liệu có mã NATL-….. chính thức của công ty đã soạn thảo cho
các phòng ban tham khảo và áp dụng.

1
+) Các SOP/ tài liệu/ biểu khác có cấu trúc mã khác đều nằm trong Sharepoint/ VN.CRS.Hai.Phong.CCL –
General. Đây là Sharepoint riêng của PTN, mọi hồ sơ của PTN đều được lưu trữ tại đây. Các đường dẫn
hồ sơ (highlight màu tím) được nhắc đến kể ở toàn bộ các nội dung dưới đây đều nằm trong Sharepoint
này.

1. Kiểm soát tài liệu:

Các tài liệu được kiểm soát trong phòng thí nghiệm.

- Đọc các tài liệu: NATL-QAM-SOP-2001 - Qui trình kiểm soát tài liệu và NATL-QAM-SOP-2006 - Qui
trình quản lý cơ sở dữ liệu điện tử để biết thông tin chi tiết.

- Kiểm soát tài liệu gồm 2 phần: Lưu trữ và mã phân loại.

Về mã phân loại, ngoài xem tài liệu trên, vui lòng đọc tài liệu NATL-QAM-SOP-2001 để biết yêu cầu
chung và xem thêm biểu mẫu Master list of internal controlled document (10. QA Team/ Management
Systems Requirements/ Control of record/ Master list of internal controlled document) để biết cụ thể
áp dụng tại PTN. Masterlist này bao gồm:

+) Sheet Equipment SOP: Danh sách các SOP của thiết bị.

+) Sheet Testing SOP: Danh sách các SOP của phương pháp.

+) Sheet Standard: Danh sách các tiêu chuẩn gốc, tài liệu tham khảo gốc.

+) Sheet MV-MU: Danh sách các Method validation của PTN, ngoại trừ các phương pháp nằm
trong VLAS 237 năm 2021 (chứng nhận cho các phương pháp năm 2020) là các nhóm tự lưu, các đợt sau
là internal QA lưu trữ trong các Hồ sơ phương pháp trong từng Folder VILAS 237 (10. QA Team/
Structural Requirement/ Hồ sơ ISO 17025 – Vilas 237)

+) Sheet FORM: Danh sách các biểu mẫu nội bộ (Local Form) của PTN.

- Về Lưu trữ, cụ thể với PTN hiện tại đang áp dụng đối với những tài liệu sau:

Tài liệu tham khảo

Standard - Lưu trữ các tiêu chuẩn gốc, tài liệu tham khảo gốc.
(02. SOP/ 1. Standard) Folder 1. Standard (tiêu chuẩn gốc, tài liệu tham khảo được đề cập trong
Local SOP)
Trong đó:
+) Folder ASTM standard: các tiêu chuẩn mua gốc từ ASTM
+) Folder IHS store download: các tiêu chuẩn gốc mua của IHS store.
+) Folder SAI store download: các tiêu chuẩn gốc mua của SAI global

2
 (hiện tại chỉ lưu trữ, không nên sử dụng)
+) Các tiêu chuẩn khác được lưu trữ sẵn ngay ở trong Folder lớn 1.
Standard

- Bản cứng: Các bản cứng hiện tại chỉ được in, đóng dấu Controlled
document và lưu trữ trong các hồ sơ phương pháp.
Tài liệu RSTS - Lưu trữ tất cả các tài liệu của đội ngũ RSTS.
(02. SOP/ 2. RSTS) Trong đó:
- File txt RSTS download link: Link truy cập vào RSTS sharepoint.
- Folder RSTS EE SOPs: Riêng các RSTS SOP cho EE được lưu trữ tại đây.
- Folder Obsolete: Lưu trữ tất cả các tài liệu RSTS đã hết hạn.

Bản cứng: Các bản cứng nếu được in ra sẽ được đóng dấu Controlled
Document và lưu trữ trong hồ sơ phương pháp hoặc chuyển tới các nhóm
để sử dụng nếu cần.

Report template - Lưu trữ tất cả các thông tin về việc cập nhật Report Template từ phía
(02. SOP/ 11. Report Global team, Technical team.
template)

Buyer – Client protocol - Tất cả các thông tin cập nhật của các khách hàng đều được lưu trữ tại
(02. SOP/ 5. Buyer – đây. Các Folder con trong thư mục này đều được lưu và phân chia theo
Client) tên các khách hàng cụ thể.

Technical Information - Tất cả các thông tin cập nhật, tài liệu của Technical đều được lưu trữ tại
(02. SOP/ 10. Technical đây, bao gồm các email thông báo, thông tin trao đổi, tài liệu của
information) Technical team.

- Folder Technical guideline: Lưu trữ các guideline của Technical team và
link truy cập Sharepoint của Technical team.

Tài liệu nội bộ

Local SOP - Tất cả các Local SOP đều được tập trung và lưu trữ chính thức ở đây.
(1. HP CCL System/ 3. - Mã Local SOP: LCHE-HAPG-TST-SOP-8xxx (SOP phương pháp)
SOP-Form/ 1. SOP) LCHE-HAPG-EQP-SOP-7xxx (SOP thiết bị)
Trong đó:
+) Các Local SOP của phương pháp đều được lưu ngay trong folder lớn 1.
SOP
+) Folder Obsolete: Lưu trữ Local SOP hết hạn.
+) Folder Drafting: Lưu trữ Local SOP chưa ban hành chính thức/ đang
soạn thảo.
+) Folder Equipment: Lưu trữ Local SOP liên quan dành cho thiết bị, trong
Folder này cũng sẽ có Folder Obsolete riêng để lưu trữ các phiên bản hết

3
 hạn.

- Bản cứng: Tất cả các bản cứng đều được in ra, đóng dấu Controlled
Document, kí tên Author và Reviewer và lưu trữ trong các hồ sơ phương
pháp, hồ sơ Local SOP ở dưới các phòng xử lý mẫu của các nhóm:

+) Hữu cơ: 1 bộ GC, 1 bộ LC, 1 bộ cho ZDHC

+) Vô cơ: 1 bộ
+) UV: 1 bộ

Local Form - Tất cả các form đều được tập trung và lưu trữ chính thức ở đây.
(1. HP CCL System/ 3. - Mã Form: LCHE-HAPG-TST-F-8xxx (Form phương pháp)
SOP-Form/ 2. FORM) LCHE-HAPG-EQP-F-7xxx (Form thiết bị)
Trong đó:
+) Các Local Form hiện hành được lưu ngay trong thư mục lớn.
+) Folder Obsolete: Lưu trữ Form hết hạn.
+) Folder Drafting: Lưu trữ Form chưa ban hành chính thức/ đang soạn
thảo.
+) Folder Worksheet: Lưu trữ Worksheet của các nhóm đang sử dụng.
Trong folder này cũng có Folder Obsolete để lưu trữ worksheet lỗi thời.

- Bản cứng: Các bản cứng được in ra và đóng dấu Controlled Document
và lưu trữ trong hồ sơ FORM đối diện máy photocopy để các nhóm dễ
dàng sử dụng.

2. Equipment (1. HP CCL System/ 2. Equipment).

Hồ sơ thiết bị của phòng thí nghiệm.

- Đọc tài liệu NATL-QAM-SOP-2017 - Qui trình quản lý thiết bị để có thông tin chi tiết.

- Để nắm được toàn bộ số lượng, thông tin về thiết bị, mở file txt có tên HPCCL_Online Equipment
Master list, mở đường link bằng trình duyệt web sẽ dẫn tới Masterlist online (quản lý toàn bộ thiết bị,
thông số kĩ thuật, bảo trì/ hiệu chuẩn/ verfication, Glassware, theo dõi hợp đồng DKSH, Redstar).

Trong đó:

+) Sheet Eq. List: thông tin toàn bộ các thiết bị trong PTN, gồm các thông tin cơ bản: tên, mã,
model, số serial, hãng SX, vị trí,… và các thông tin về thời hạn/ loại bảo trì (Maintenance), hiệu chuẩn
(Calibration), kiểm tra nội bộ (Verification) và kiểm tra hàng ngày (Daily checking).

4
 +) Sheet Log: nhập dữ liệu thời gian và đơn vị thực hiện Maintenance/ Calibration/ Verification,
sau khi nhập tại sheet này, thông tin tương ứng ở sheet Eq. List và Glassware sẽ được cập nhật tự động.

+) Sheet Eq. Special: Thông tin kĩ thuật của các thiết bị

+) 2 sheet Redstar Contract và DKSH Contract: theo dõi hợp đồng dịch vụ + PO của các thiết bị
GC, LC, ICP.

+) Sheet Glassware: thông tin của các dụng cụ thủy tinh được kiểm tra nội bộ.

+) 2 sheet Eq. List Stop và Glassware Stop: thông tin các thiết bị/ dụng cụ thủy tinh không còn
sử dụng nữa.

- Tất cả các thiết bị đều được đăng kí mã và nhập vào file Masterlist và phải được dán nhãn định danh
bằng biểu mẫu LCHE-HAPG-TST-F-7032 Instrument tag và được bảo trì/ hiệu chuẩn/ kiểm tra nội bộ
(nếu có ) trước khi sử dụng và sẽ thay nhãn sau khi hiệu chuẩn/ bảo trì (nếu có).

- Sau khi các bên hiệu chuẩn/ bảo trì trả certification thì làm đánh giá sau hiệu chuẩn/ bảo trì bằng biểu
mẫu NATL-QAM-F-2024 Equipment history để đánh giá. Riêng các thiết bị GC sau bảo trì (PM) thì làm
đánh giá theo biểu mẫu LCHE-HAPG-EQP-F-7004 Checking record for GC-MS

- Về lưu trữ, hồ sơ các thiết bị được lưu trữ 2 dạng bản cứng và bản mềm:

 Bản mềm:

+) Folder Equipment: tất cả các hồ sơ chi tiết của các thiết bị (hiệu chuẩn/ bảo trì, CoA, CoQ, CO, bảo
hành, manual,….). Mỗi nhóm thiết bị cụ thể đều được phân loại bằng các Folder (tên nhóm thiết bị) đó.

+) Folder Glassware: hồ sơ Verification của Glassware được phân chia thành các folder nhỏ cho từng
năm.

+) Folder Maintanance and Calibration plan: kế hoạch hiệu chuẩn/ bảo trì từng năm.

+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2025-OUT OF SERVICE TAG được dán vào các thiết bị hỏng, không sử dụng
nữa. sẽ được lưu trong các quyển hồ sơ theo sắp xếp dưới đây:

 Bản cứng: Các hồ sơ cụ thể của các thiết bị được lưu trữ bản cứng tại tủ hồ sơ thiết bị đối diện
cửa ra vào phòng máy GC, LC. Trong đó:

+) 10 quyển hồ sơ tương ứng với 9 máy GC-MS, GC-NCI-MS, GC-ECD. Trong đó, 1 quyển GC-MS 05
Transmed là máy thuê cũ đã trả lại Transmed, không sử dụng nữa.

+) 3 quyển hồ sơ tương ứng với 3 máy LC-DAD-MS, LC-ICP-MS

+) 1 quyển Thermometer & Thermo Hygrometer: lưu trữ hồ sơ của các nhiệt kế, nhiệt ẩm kế.

+) 1 quyển Drying oven & Incubator: Lưu trữ hồ sơ của các tủ sấy, tủ ủ.

+) 1 quyển pH meter: Lưu trữ hồ sơ của các máy pH.

+) 1 quyển Sieve: Lưu trữ hồ sơ của các sàng.

+) 1 quyển Glassware: Lưu trữ hồ sơ của các dụng cụ thủy tinh

5
+) 1 quyển Stopwatch, Caliper: Lưu trữ hồ sơ các đồng hồ bấm giây, thước kẹp.

+) 1 quyển Balance: Lưu trữ hồ sơ của các cân phân tích.

+) 1 quyển IC: Lưu trữ hồ sơ của máy IC.

+) 1 quyển Micropipette & Dispenser 2021, 2022: Lưu trữ hồ sơ của các Micropipette và Dispenser năm
2021 và 2022.

+) 1 quyển Micropipette, Dispenser, Glassware: Lưu trữ hồ sơ của các Micropipette và Dispenser năm
2020.

+) 2 quyển Others instruments/ Equipment: Lưu trữ hồ sơ của tất cả các thiết bị khác, mỗi thiết bị đều
được đánh dấu bằng giấy màu A4 có ghi mã thiết bị tương ứng trong Masterlist.

+) 1 quyển Confidential Document: Lưu trữ hợp đồng thiết bị và các thỏa thuận bảo mật với các nhà
cung cấp dịch vụ hiệu chuẩn/ bảo trì.

* Một vài hồ sơ thiết bị ở các vị trí khác:

+) 1 quyển ICP-MS và 2 quyển ICP-OES được lưu tại bàn hồ sơ phòng máy ICP: Lưu trữ hồ sơ 2 thiết bị
ICP-MS và ICP-OES.

+) 1 quyển UV-Vis tại bàn máy UV-Vis: Lưu trữ hồ sơ thiết bị UV-Vis.

 Kế hoạch đang theo dõi:

- Hiệu chuẩn/ bảo trì: các thiết bị có lịch từ tháng 8 – 12 (ngoại trừ Micropipette, Dispenser). Xem folder
Maintanance and Calibration plan năm 2022 để biết chi tiết. Xem các scope công nhận của các đơn vị
hiệu chuẩn trong thư mục Mantenance and Calibration (10. QA Team/ Subcontractor and Supplier/
Mantenance and Calibration) và chọn CMC (Uncertainty) nào thấp nhất để hiệu chuẩn cho thiết bị đó.

- Trong PO 22/04-0215 (Mỹ Thành) có một máy đo DO chưa về, nếu về rồi thì gửi lên luôn cho
Techmaster để hiệu chuẩn theo PO 22.06-0243

- Trong PO 22/06-0201 (LabVietchem) có đặt hai nhiệt ẩm kế PCE-HT 114, khi nào về thì 1 cái gửi lên
Techmaster để hiệu chuẩn theo PO 22.06-0243 hoặc tìm nhà cung cấp khác để hiệu chuẩn vì
Techmaster không làm điểm ẩm 5%, cái còn lại gửi lại cho Nguyễn Yến – admin CCL HCM để trả lại nhóm
UV HCM.

+) Với các máy GC, LC: 9 máy GC + 3 máy LC bảo trì (PM) 6 tháng/ lần và hiệu chuẩn đầy đủ
(OQ/PV) 12 tháng/ lần. Các máy này đều phải có hợp đồng dịch vụ + PO trước với nhà cung cấp trước.

Theo dõi lịch trình ở sheet Eq. List của Masterlist, xem thông tin theo dõi về hợp đồng, PO trong ở sheet
Redstar Contract). Các bản mềm hợp đồng gốc thì lưu trong từng thư mục nhà cung cấp Subcontractor
and Supplier (10. QA Teams/ Subcontractor and Supplier/ Equipment Supplier)

Các lịch trình còn lại (trong sheet Redstar Contract có chi tiết hơn)

GC-MS 01 Còn 1 lần PM trước Khi nào làm xong PM

GC-MS 03 10/09/2022 tháng 09 thì lên HĐ
GC-MS 04 mới

6
 GC-ECD
GC-MS 02 Hết
HPLC-DAD-01 Hết
HPLC-ICP-MS Hết
GC-MS 05 Khi nào xong hết
Còn 1 lần OQ/PV trước
GC-MS 06 OQ/PV và PM thì lên
15/12/2022
HPLC-DAD-MS 02 HĐ mới cho nhóm
GC-MS 08 Còn 1 lần OQ/PV trước này.
20/11/2022
GC-NCI-MS Còn 1 lần PM trước 18/11/22

+) Với các máy DKSH: 2 máy ICP định kì bảo trì (PM) 12 tháng/ lần và kiểm tra (Verification) 6
tháng/ lần. Các máy này đều phải có hợp đồng dịch vụ + PO trước với nhà cung cấp trước.

Hiện tại hai máy ICP còn 1 lần kiểm tra vào cuối tháng 11/2022, sau khi kiểm tra xong thì lên hợp đồng
mới, chi tiết xem ở 2 sheet Eq. List và DKSH Contract.

+) Với các máy IC: Với máy IC, định kì gần đến thời gian hiệu chuẩn/ bảo trì thì gọi Metrohm xin
báo giá và lên PO sớm để được bảo trì/ hiệu chuẩn đúng hạn, lịch bảo trì/ hiệu chuẩn xem trong
Masterlist

Verification:

+) Các Dispenser, Micropipette sẽ cho các nhóm làm Verification định kì trước đầu tháng 9 (xem sheet
Eq. List để biết cụ thể) với 2 biểu mẫu LCHE-HAPG-TST-SOP-7022 và 7023 và lưu lại hồ sơ trong 2 thư
mục Dispenser và Micropipette trong thư mục Equiment, bản cứng lưu vào quyển hồ sơ tương ứng.

+) Glassware sẽ cho các nhóm làm Verification định kì trước đầu tháng 10 với biểu mẫu LCHE-HAPG-
EQP-F-7025 Volumetric Flask and Glass Pipette Verification, bản cứng lưu vào quyển hồ sơ tương ứng.

+) 6 Stopwatch sẽ cho các nhóm làm Verification định kì (2 cái tháng 09/2022, 2 cái tháng 10/2022, 2 cái
tháng 11/2022) theo biểu mẫu LCHE-HAPG-EQP-F-7024_v2 Stopwatch Checking Record, bản cứng lưu
vào quyển hồ sơ tương ứng.

3. Personel (10. QA Team/ Resource requirement/ 1. Personel)

Hồ sơ các thành viên trong phòng thí nghiệm

- Đọc tài liệu NATL-QAM-SOP-2004 - Qui trình đào tạo, giám sát và đánh giá năng lực dành cho PTN để
có thông tin chi tiết. Trong tài liệu này chú ý hai phần quan trọng: Các quy trình đào tạo, giám sát, đánh
giá nhân viên và các hồ sơ yêu cầu của nhân viên.

 Trong đó:

- Các hồ sơ

7
+) Folder Giới thiệu chung cho nhân viên mới: các thông tin cần biết cho nhân viên mới, các thông tin
này do admin tự soạn để hướng dẫn cho nhân viên mới, sau này nên cải tiến bằng cách soạn thảo dạng
slide trên Power Point.

+) Folder SGS Policy: Thông tin cập nhật về các chính sách, quy định của SGS được thông báo tới các
phòng ban.

+) Folder Timesheet: Tổng hợp chấm công theo các tháng trong từng năm.

+) Folder zTemp: Các hồ sơ hết hạn, lỗi thời.

+) Folder TEAMS: Hồ sơ cá nhân của các thành viên phòng thí nghiệm, đây là thư mục lưu trữ chính đáp
ứng theo yêu cầu SOP NATL-QAM-SOP-2004, bao gồm:

Biểu mẫu: HPCCL_Personel: Danh sách, thông tin chung của các nhân viên trong phòng thí nghiệm.

Cutting team: Hồ sơ của các thành viên của nhóm cutting.

Inorganic team: Hồ sơ yêu cầu của các thành viên của nhóm vô cơ.

Organic team: Hồ sơ yêu cầu của các thành viên của nhóm hữu cơ

UV team: Hồ sơ yêu cầu của các thành viên của nhóm UV.

Others: Hồ sơ và thông tin liên quan của các vị trí khác và các cá nhân thôi việc (Folder Resigned)

* Mỗi thư mục cụ thể theo tên của từng cá nhân bao gồm: CV, Employee profile, bằng cấp, chứng chỉ
ISO 17025, thỏa thuận bảo mật và các folder chứa các bằng chứng về Training, Supervision, Assessment
theo thời gian.

+) Folder Job description: Các bản mô tả công việc của các vị trí hiện tại trong phòng thí nghiệm.

+) Folder Competence matrix: Biểu mẫu NATL-QAM-F-2012-Competence and job assigment matrix-
CHEM Lab Bản mô tả năng lực các thành viên và phân chia công việc trong phòng thí nghiệm qua các
năm.

+) Folder Quality trainning hour: Kế hoạch đào tạo/ giám sát/ đánh giá phòng thí nghiệm.

Trong đó (cụ thể của năm 2022):

HPCCL: 2 file biểu mẫu NATL-QAM-F-2009-Annual Training and Assessment Plan_2022 và

NATL-QAM-F-2068-Supervision plan-2022 là các bản kế hoạch theo dõi đào tạo/ giám sát/ đánh giá
hàng năm theo quy định trong NATL-QAM-SOP-2004.

Technical: Kế hoạch và hồ sơ đào tạo/ đánh giá từ đội ngũ Technical. Trong này bao gồm video
record, biểu mẫu NATL-QAM-F-2010 Training attendance record (biên bản xác nhận đã tham gia đào
tạo) và các tài liệu liên quan tới bài giảng của đội ngũ Technical (nếu có).

HSE: Hồ sơ đào tạo của HSE.

Biểu mẫu: NATL-QAM-F-2066 Quality training hour report: Thống kê các lịch đào tạo theo từng
tháng (trừ các kế hoạch nằm trong HPCCL). Chú ý: đối với HSE hãy để ý phân loại của họ là SafeTalk,
Training hay Meeting để thống kê cho phù hợp.

8
+) Folder Hazardous allowance: Danh sách phụ cấp độc hại, cập nhật danh sách này thường xuyên khi có
sự thay đổi về nhân sự trong PTN và gửi lại cho bộ phận HSE.

 Kế hoạch đang theo dõi:

- Theo dõi kế hoạch NATL-QAM-F-2009-Annual Training and Assessment Plan_2022 để hoàn thành
đúng thời hạn đánh giá.

- Hai nhân viên mới Đoàn Ngọc Linh và Vũ Thị Quỳnh Trang chưa có bằng đại học vì mới ra trường, theo
dõi hai bạn khi nào có bằng đại học nộp lại 1 bản photo để lưu hồ sơ cả bản mềm và bản cứng.

- Sau đợt audit ZDHC version 2, nhóm vô cơ và UV chưa phân công cụ thể các phương pháp mới cho
thành viên, theo dõi hai nhóm để nhập folder Competence matrix - biểu mẫu NATL-QAM-F-2012-
Competence and job assigment matrix-CHEM Lab

4. PT program (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ PT)

Lưu trữ toàn bộ thông tin, hồ sơ của chương trình thử nghiệm thành thạo (PT) và so sánh liên phòng
(Correllation) qua các năm.

- Đọc mục 14 Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 và SOP NATL-QAM-SOP-2028 – Qui trình
xử lý mẫu thử nghiệm thành thạo/ so sánh liên phòng để biết thêm thông tin chi tiết.

- Phải đọc cả hướng dẫn VNCCL-TG-009-General guideline for handling of PT_correlation samples của
đội ngũ Technical (lưu ngay trong thư mục lớn) để hiểu rõ cụ thể quy trình mà PTN đang áp dụng để
quản lý chương trình thử nghiệm thành thạo/ so sánh liên phòng.

- Về lưu trữ bao gồm bản mềm và bản cứng:

BẢN MỀM
 Các folder (Tên nhà cung cấp PT) information: Thông tin chung của các đơn vị cung cấp PT gồm
chứng nhận ISO 17043 và scope, protocol, hướng dẫn, thông tin tài khoản đăng nhập, link đăng
nhập và contact point.

Với mỗi link đăng nhập của các nhà cung cấp PT, hệ thống của họ được bố trí khác nhau. Nhìn
chung đây là hệ thống để PTN theo dõi các chương trình PT đã đăng kí của mình và trả kết quả/ xem kết
quả đánh giá,…Hiện tại PTN mới chỉ sử dụng hệ thống của 3 nhà cung cấp IIS, DRRR và LGC, để có thể
hướng dẫn cụ thể với từng hệ thống thì rất nhiều chi tiết không thể liệt kê hết, vui lòng xem bản hướng
dẫn nhanh hệ thống PT đi kèm hoặc liên hệ tới Nguyễn Mi – Internal QA (mi.nguyen@sgs.com) để được
hướng dẫn cụ thể.

 Các folder (Số năm): Hồ sơ cụ thể các chương trình PT/ Correlation (ví dụ Folder 2022 bao gồm
Registration plan (đăng kí tham gia), Confirmation (xác nhận đăng kí) và Programs follow-up
and payment (theo dõi các vòng và thanh toán). Cụ thể với năm 2022:

+) Folder Registration plan:

Hai biểu mẫu 2022_PT plan và 2022_PT plan_ZDHC ver 2.0 là các kế hoạch tham gia các
chương trình PT năm 2022, kế hoạch 2022_PT plan_ZDHC ver 2.0 thì đang xin phê duyệt từ Mr. Eric, nếu

9
được đồng ý sẽ gửi cho các nhóm để xem xét, lựa chọn và chốt các chương trình sẽ đăng kí, sau đó gửi
thông tin cho bộ phận QA (Chinh) để đăng kí chính thức.

Các folder (tên nhà cung cấp PT) hồ sơ việc đăng kí chính thức các chương trình PT với
các nhà cung cấp PT.

Folder Confirmation: Các hồ sơ xác nhận việc đã hoàn thành đăng kí các chương trình
PT với các nhà cung cấp.

Folder Programs follow-up and payment: Hồ sơ của từng chương trình cụ thể mà PTN
đã đăng kí, mỗi folder trong này bao gồm instruction (hướng dẫn), report (kết quả chính thức
của các PT), submitted result (kết quả đã nộp), biểu mẫu LCHE-TST-F-8402 - Summary
Proficiency Test (thông tin tổng hợp sau mỗi cuộc họp ban đầu) và hồ sơ Thanh toán.

Lưu ý: Đối với hồ sơ Thanh toán, bao gồm các hồ sơ: Airwaybill, thông quan, proforma
invoce, đơn đăng kí (Registration form) có dấu mộc và chữ kí, hóa đơn và các hồ sơ trong folder
Confirmation. Tùy từng chương trình mà hồ sơ thanh toán có thể điều chỉnh khác nhau, sau khi gom
đủ cả hồ sơ bản cứng và bản mềm, gửi cho Chinh – bộ phận QA để Chinh kiểm tra và làm thanh toán
(riêng các chương trình của FAPAS đã làm thanh toán trước tại thời điểm đăng kí)

+) Folder RRT input result link: Link truy cập Sharepoint để trả kết quả so sánh liên phòng
chương trình RRT.

+) Biểu mẫu Proficiency Testing plan: Tổng hợp kết quả và thông tin các vòng PT qua các năm

+) BIểu mẫu: LCHE-TST-F-8402 Summary Proficiency Test: Tổng hợp kế hoạch thực hiện vòng
PT/ Correlation trước và sau mỗi buổi họp.

BẢN CỨNG:
- Quyển PT 2022 trong tủ hồ sơ bên cạnh cửa ra vào phòng GC, LC (cùng vị trí với hồ sơ thiết bị)
bao gồm hồ sơ thanh toán của các chương trình và các phiếu kết quả tương ứng.

- Hồ sơ thanh toán sau khi gom đủ (là khi nhà cung cấp gửi hóa đơn thanh toán), PTN sẽ gom lại
và sao chép ra 1 bộ khác rồi gửi Chinh – bộ phận QA để kiểm tra và làm thanh toán.

 Kế hoạch đang theo dõi

- Tình trạng của các chương trình thử nghiệm thành thạo/ so sách liên phòng hiện tại của PTN:

Program Nhà cung cấp Parameters Tình trạng Deadline Thanh toán
PT 48a_34-0248- BIPEA AOX Đang diễn ra 03/07/2022 N/A
0022
PT 53b, 53c, 53d BIPEA AP/ APEO, BPA, Đang diễn ra 26/06/2022 Đã thanh toán
Organotin, PBDEs
PT Cat #577_WP ERA pH in wastewater Đã nộp kết 30/06/2022 Chờ có hóa đơn để
328 quả thanh toán
PT Cat #619_SOIL ERA Total heavy Chưa diễn ra Chưa thanh toán
119 metal in sludge
PT Cat #834_WP ERA Total heavy Chưa diễn ra Chưa thanh toán
330 metal in sludge

10
FWHC1-EWW1 FAPAS CrVI in Chưa diễn ra Đã thanh toán
WW0736 wastewater
FWTM1-EWW1 FAPAS Total heavy Chưa diễn ra Đã thanh toán
WW0537 metal in
wastewater
FWTM2-EWW1 FAPAS Total heavy Chưa diễn ra Đã thanh toán
WW0636 metal in
wastewater
FWPT1-EWW1 FAPAS Phthalates in Đang diễn ra 15/07/2022 Đã thanh toán
wastewater
iis22A05 IIS CrVI in leather Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
quả thống kê toán
iis22P02 IIS PAH in polymer Đã xong Chờ hóa đơn thanh
toán
iis22P03 IIS Phthalate in Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
polymer quả thống kê toán
iis22P05 IIS SCCP in polymer Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
quả thống kê toán
iis22P07 IIS PBB, PBDE in Chưa diễn ra Chưa đủ hồ sơ
polymer thanh toán
iis22T02 IIS PFAS in textile Đã xong Chờ hóa đơn thanh
toán
iis22T04 IIS DMFu in textile Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
quả thống kê toán
iis22T05 IIS Azodye in textile Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
quả thống kê toán
iis22T07 IIS CBs, CTs in textile Chưa diễn ra Chưa đủ hồ sơ
thanh toán
iis22T08 IIS SCCP, MCCP in Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
textile quả thống kê toán
iis22T10 IIS HCHO in textile Chưa diễn ra Chưa đủ hồ sơ
thanh toán
iis22V01, 22V02 IIS Total heavy Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
metal and EN 71- quả thống kê toán
3 test
iis22V07 IIS Migration Chưa có kết Chờ hóa đơn thanh
Bisphenol A quả thống kê toán
RRT-2022 RSTS Multi-parameters Đang diễn ra 29/07/2022 N/A
20/09/2022
30/06/2022
RRT MRSL 2022 RSTS MRSL Đang diễn ra 31/07/2022 N/A
PT-AQ-19C LGC PAH in Chưa diễn ra Chưa đủ hồ sơ
wastewater thanh toán
PT-TY-03, 09, 10 LGC Phthalates, EN Chưa diễn ra Chưa đủ hồ sơ
71-3 and Total thanh toán
heavy metal

11
 - Bản kế hoạch PT cho ZDHC version 2 2022_PT plan_ZDHC ver 2.0 trong thư mục Registration plan
sẽ gửi cho các nhóm để các nhóm xem trước các thông tin của các chương trình này có khả năng
tiến hành không và chọn lịch tham gia. Sau khi các nhóm chọn xong, gửi bản kế hoạch cho Chinh –
bộ phận QA để tiến hành đăng kí.

- Thư mục CCL internal correlation project là dự án PT nội bộ của CCL, tổ chức như một đơn vị độc
lập nhưng với quy mô nhỏ và chỉ áp dụng cho nội bộ CCL nhằm mục đích đánh giá năng lực của các
thành viên trong PTN của cả hai chi nhánh HCM và HP. Dự án được tạo ra bởi Technical team và phối
hợp với internal QA để hiện thực hóa. Tuy nhiên giai đoạn của dự án mới chỉ dừng lại ở việc đang
tìm kiếm mẫu dương tính, tham khảo tài liệu (các file đang lưu trữ trong thư mục này), đang thiết
lập hệ thống quản lý mẫu và tính toán thống kê. Để biết rõ chi tiết, vui lòng liên hệ với đội ngũ
Technical.

5. Audit (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ Audit)

Lưu trữ thông tin audit cả bên ngoài (External) và nội bộ (Internal) qua các năm

- Đọc mục 27 Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 và SOP NATL-QAM-SOP-2020 - Qui trình
hướng dẫn thực hiện đánh giá nội bộ để biết thêm thông tin các yêu cầu về đánh giá nội bộ.

- Các thư mục con được chia theo các năm để quản lý thông tin audit từng năm, trong mỗi folder này có
đi kèm với biểu mẫu NATL-QAM-F-2061-Audit log book của năm đó để tổng hợp các đợt audit đã diễn
ra.

 Kế hoạch đang theo dõi

- Ngày 22-23/06/2022 đã diễn ra audit của BOA cho chứng chỉ ISO 17025: 2017 để công nhận cho
các chỉ tiêu mới cho chương trình ZDHC version 2, hãy chủ động theo dõi với các nhóm để hoàn
thành các hành động khắc phục trước 23/08/2022 để nộp cho BOA và cập nhật vào biểu mẫu NATL-
QAM-F-2061-Audit log book.

6. Complaint (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ Complaint)

Tổng hợp thông tin về khiếu nại khách hàng hoặc các bên khác qua các năm.

- Đọc mục 16 Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 và SOP NATL-QAM-SOP-2008 – Qui trình
giải quyết khiếu nại của khách hàng để biết thông tin chi tiết.

- Các khiếu nại sẽ được tiếp nhận và thông báo tới bộ phận QA và Lab manager và tiến hành điều tra để
xác định khiếu nại có giá trị (do PTN) hay không có giá trị (không do PTN) và có phản hồi chính thức theo
đúng thời hạn theo SOP NATL-QAM-SOP-2008.

- Internal QA sẽ mã hóa khiếu nại theo cấu trúc HAPG-LCHE-CP-xxxx-yyy (xxxx là năm ban hành, yyy là số
thứ tự khiếu nại trong năm) theo SOP NATL-QAM-SOP-2008 và ghi nhận khiếu nại vào biểu mẫu NATL-
QAM-F-2038-Customer complaint-claim logbook và thông báo tới cá nhân/ nhóm phụ trách khiếu nại
để điều tra và ghi nhận vào biểu mẫu NATL-QAM-F-2030 – Customer Complaint Report

- Sau khi xác định được vấn đề, nhóm phụ trách khiếu nại sẽ thực hiện hành động khắc phục và phòng
ngừa và điền vào biểu mẫu NATL-QAM-F-2006 Corrective and Preventive Action Record và được xem
xét bởi Lab manager và bộ phận QA cùng với các bằng chứng liên quan (nếu có) trước khi gửi tới khách

12
hàng. Nếu khiếu nại được xác định là có giá trị (do PTN) thì khiếu nại đó là 1 điểm không phù hợp (NC) và
tính vào KPI của phòng ban.

- Sau khi khiếu nại được giải quyết xong chính thức (có bản kí xác nhận từ bộ phận QA), internal QA cập
nhật thông tin khiếu nại vào biểu mẫu NATL-QAM-F-2038-Customer complaint-claim logbook.

- Các thông tin về khiếu nại sẽ được lưu trữ vào thư mục tương ứng của Complaint và hồ sơ CAPA tương
ứng.

7. CAPA (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ CAPA)

Hồ sơ hành động phòng ngừa và khắc phục cho tất cả các điểm không phù hợp (NC) được ghi nhận từ
nội bộ (Internal) hoặc bên ngoài (External) và được yêu cầu có phòng ngừa và khắc phục. Các điểm
không phù hợp có thể đến từ bất kể các mảng: Audit, Complaint, PT test,….

- Đọc các mục 24, 25, 26 Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 và các SOP, Flowchart dưới đây
để có thông tin về điểm không phù hợp và CAPA.

NATL-QAM-SOP-2012 – Kiểm soát điểm không phù hợp

NATL-QAM-SOP-2003 - Qui trình quản lý các hành động khắc phục và phòng ngừa

VN CCL - Process flow for handling of correlation CAPA and Complaint investigation report_V1 (lưu
ngày trong thư mục lớn)

- Hồ sơ CAPA được phân loại theo thư mục của các năm, trong mỗi năm đều được chia ra 2 nhóm dựa
trên nguồn gốc của điểm không phù hợp (NC): nội bộ (Internal) và ngoại bộ (External). Các hồ sơ CAPA
của 1 NC đều được mã hóa và lưu thành tên thư mục.

- Tất cả thông tin của các NC và hành động khắc phục, phòng ngừa đều được tổng hợp vào biểu mẫu
Non-conformity summary report, trong đó có các sheet:

+) QMS NC: Tổng hợp thông tin các NC và CAPA tương ứng đã được khai báo và được ghi nhận
là 1 NC từ bộ phận QA. Các NC này sau khi được thống nhất sẽ đưa vào biểu mẫu NATL-QAM-F-2006
Corrective and Preventive Action Record và mã hóa LCHE-HAPG-CAPA-xxxx-yyy (xxxx là số năm xảy ra,
yyy là số thứ tự NC) theo quy định trong SOP NATL-QAM-SOP-2003 và gửi biểu mẫu + thông báo tới cá
nhân/ bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp để theo dõi và đưa ra hành động khắc phục, phòng ngừa và
bằng chứng liên quan trong khoảng thời gian quy định (thời gian quy định cho từng loại NC xem trong
SOP NATL-QAM-SOP-2003-Corrective and preventive action.

Lưu ý: Các NC trong sheet này được tính KPI cho phòng ban và được báo cáo trong xem xét lãnh đạo
cuối năm (Management Review)

+) QMS NC chart: Đồ thị thống kê trực quan tình trạng các NC thuộc Sheet QMS NC.

+) Daily Operation NC: Tổng hợp thông tin NC và CAPA tương ứng được đưa ra trong nội bộ PTN
sau khi thống nhất. Các NC này để tự kiểm điểm nội bộ và không thông báo tới bất kì bên nào ngoài PTN.

+) Technical team audit: : Tổng hợp thông tin NC và CAPA tương ứng được đưa ra bởi đội ngũ
Technical sau khi audit và thống nhất với PTN. Các NC này không thông báo tới bất kì bên nào ngoài PTN
và đội ngũ Technical và được mã hóa HPCCL-TAR-xxx (xxx là số thứ tự audit của đội ngũ Technical). Thời

13
gian đưa ra CAPA và các bằng chứng liên quan được quy định bởi đội ngũ Technical trên lịch trình họ
thông báo cho PTN qua email.

+) Others NC: Các NC khác không nằm trong QMS (QA) và cũng không đến từ Technical team.

+) Sheet ISO 17025: Là các mục trong ISO 17025 để phân loại các NC ở các sheet còn lại.

 Kế hoạch đang theo dõi:

- Ngày 22-23/06/2022 đã diễn ra audit của BOA cho chứng chỉ ISO 17025: 2017 để công nhận cho
các chỉ tiêu mới cho chương trình ZDHC version 2, sau khi tổng kết có: 2 Minor NC, 3 phát hiện
(Observation) và 9 Recommendation, Chinh – bộ phận QA sẽ ban hành các biểu mẫu NATL-QAM-F-
2006 Corrective and Preventive Action Record, hãy chủ động theo dõi với các nhóm để hoàn thành
các hành động khắc phục trước 23/08/2022 để nộp cho BOA. BOA sẽ xem xét và phản hồi cho PTN
để thống nhất và cập nhật vào biểu mẫu Non-conformity summary report.

8. Sample and sample handling (10. QA Team/ Sample and sample handling)
Các hồ sơ, thông tin về chuẩn bị mẫu, xử lý mẫu.

- Tham khảo mục 11 và phụ lục 4 Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 để biết thêm thông
tin.

- Các thống kê TAT từng năm đều được lưu trong các thư mục con Thống kê mẫu – (số năm). Cuối mỗi
tháng, lấy số liệu TAT từ anh Bỉnh để cập nhật cho tháng hiện tại.

9. QMS (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ QMS): Báo cáo hàng tháng của phòng
thí nghiệm tới bộ phận QA cuối mỗi tháng khi có email thông báo từ bộ phận QA.

Trong hồ sơ này được chia theo thư mục (số năm), mỗi năm lại chia thành các thư mục (số tháng), trong
mỗi tháng bao gồm:

+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2007-Non conformity summary report: Copy từ QMS tháng trước và cập nhật
dữ liệu mới nhất lấy từ sheet QMS NC - biểu mẫu Non-conformity summary report (mục 7. CAPA ở
trên)

+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2009-Annual Training and Assessment Plan và NATL-QAM-F-2068-

Supervision plan: Lấy từ 10. QA Team/ Resource Requirement/ Personel/ TEAMS/ Quality trainning
hour/ HPCCL (mục 2. Personel ở trên)

+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2066-Quality training hour report_2022: Lấy từ 10. QA Team/ Resource
requirement/ Personel/ TEAMS/ Quality trainning hour (mục 2. Personel ở trên)

+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2038-Customer complaint-claim logbook: Lấy từ 10. QA Team/ Management

Systems Requirements/ Complaints (mục 6. Complaint ở trên)

+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2061-Audit log book: Lấy từ Management Systems Requirements/ Audit/
2022 (mục 5. Audit ở trên)

14
+) Biểu mẫu NATL-QAM-F-2065-Proficiency Testing plan 2022: Copy từ QMS hàng tháng, dữ liệu cập
nhật lấy từ biểu mẫu Proficiency Testing plan (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ PT)
(mục 4. PT program ở trên)

+) Biểu mẫu TAT-CRS HP Lab (TAT hàng tháng của PTN): Lấy từ 10. QA Team/ Sample and Sample
handling/ Thống kê mẫu – 2022 (mục 8. Sample and Sample handling ở trên)

+) Biểu mẫu Question Lab (thông tin tổng hợp về TAT, CAPA, nhân sự của PTN): Lấy từ phía Chinh – bộ
phận QA mỗi khi thống kê để nộp QMS.

+) Cuối cùng là biểu mẫu NATL-QAM-F-2029-Review of Quality KPIs: Lấy từ 10. QA Team/ Management
Systems Requirements, cập nhật thống kê của tháng hiện tại từ các mục ở trên.

10. Structural requirement (10. QA Team/ Structural requirment)

Hồ sơ cơ cấu phòng thí nghiệm.

- Đọc mục 7.1 của Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 để biết về yêu cầu.

- Bao gồm: Bảo hiểm công ty, sơ đồ nhà xưởng, cứu hỏa, sơ đồ tổ chức, giấy đăng kí đầu tư, giấy đăng kí
doanh nghiệp/ hoạt động, hồ sơ 107, hồ sơ ISO 17025.

+) Các hồ sơ: bảo hiểm công ty, sơ đồ nhà xưởng, cứu hỏa, sơ đồ tổ chức, giấy đăng kí đầu tư, giấy đăng
kí doanh nghiệp/ hoạt động lưu ngay tại thư mục lớn.

+) Hồ sơ 107 (Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động thử nghiệm). Toàn bộ hồ sơ và giấy chứng nhận 107
qua các năm (lần) được lưu ở đây (lần gần nhất là lần 7). Mỗi năm phía QA sẽ tập trung tất cả các phòng
thí nghiệm và hướng dẫn cụ thể cho các phòng thí nghiệm chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu để phòng QA lấy
giấy chứng nhận.

Chú ý: Hồ sơ 107 chỉ dành cho các phương pháp mới hoàn toàn, không đánh giá các phương pháp cập
nhật thay đổi.

+) Hồ sơ ISO 17025: Toàn bộ hồ sơ đánh giá và giấy chứng nhận ISO 17025 qua các năm. Trong mỗi thư
mục từng năm, có các hồ sơ cụ thể được yêu cầu để đánh giá trong năm đó, trong số đó luôn luôn có Hồ
sơ phương pháp sẽ lưu trữ tất cả các phương pháp của PTN ( bao gồm: Method validation, Rawdata,
Local SOP, Reference, Giấy cân)

 Kế hoạch đang theo dõi:

- Ngày 22-23/06/2022 đã diễn ra audit của BOA cho chứng chỉ ISO 17025: 2017 để công nhận
cho các chỉ tiêu mới cho chương trình ZDHC version 2. Sau khi các nhóm hoàn thiện bằng chứng
khắc phục, hãy cập nhật lại thư mục Hồ sơ phương pháp (bao gồm thư mục hồ sơ các phép thử
cụ thể và danh mục phép thử
afl_01.02._list_of_testing_apply_for_accreditation_23.06.2022_sau khắc phục) trong nhóm
thư mục VILAS 2022_update.

11. Subcontractor and Supplier (10. QA Team/ Subcontractor and Supplier)

Hồ sơ nhà thầu phụ và nhà cung cấp.

15
  Nhà thầu phụ: không có.
 Nhà cung cấp:

- Folder Đánh giá nhà cung cấp chung: Danh sách và hồ sơ đánh giá nhà cung cấp chung hàng năm. Mỗi
năm danh sách nhà cung cấp để được cập nhật đầy đủ của năm đó và thực hiện đánh giá nhà cung cấp.

Chú ý: Hàng năm phòng thu mua đều triển khai việc đánh giá nhà cung cấp cùng với các phòng ban,
phòng thu mua sẽ lựa chọn các phòng ban khác nhau để đánh giá cho một số nhà cung cấp của phòng
ban đó theo tiêu chí của phòng thu mua.

+) Đánh giá nhà cung cấp: Đọc các SOP NATL-PRO-SOP-12001 và NATL-QAM-SOP-2014-Supplier-
Subcontractor evaluation để biết cách đánh giá nhà cung cấp.

- Folder Equipment supplier: Hồ sơ nhà cung cấp thiết bị chính (Ủy quyền + thỏa thuận bảo mật + hợp
đồng)

- Maintenance and Calibration: Hồ sơ đơn vị hiệu chuẩn (năng lực + thỏa thuận bảo mật)

- PT supplier: Danh sách các nhà cung cấp chương trình thử nghiệm thành thạo. Các thông tin chi tiết
hơn đã có trong hồ sơ PT.

12. Management Review (10. QA Team/ Management Review)

Lưu trữ tất cả các cuộc họp xem xét lãnh đạo cuối năm. Cuối năm phía QA sẽ tổng hợp KPI của các
phòng ban qua một cuộc họp, sau khi thống nhất họ sẽ gửi các bản record cho các phòng ban.

- Tham khảo SOP NATL-QAM-SOP-2005 Qui trình xem xét của lãnh đạo và mục 28 Sổ tay Quản lý chất
lượng NATL-QAM-QM-2001 để biết thêm yêu cầu.

12. Risk Assessment (10. QA Team/ Risk Assessment)

- Đánh giá rủi ro, phần này bộ phận QA sẽ phụ trách, nếu họ gửi lại bản đánh giá hãy lưu vào thư mục
này.

- Tham khảo SOP NATL-QAM-SOP-2024 - Qui trình quản lý và đánh giá rủi ro và mục 22 Sổ tay Quản lý
chất lượng NATL-QAM-QM-2001 để biết thêm thông tin.

13. Chemical & Consumables (10. QA Team/ Resource requirement/ 2. Chemical &
Consumables ) Báo cáo hóa chất từng năm.

- Cuối mỗi năm phía HSE sẽ tổng hợp các thông tin về lượng hóa chất sử dụng của phòng thí nghiệm.
PTN sẽ kiểm tra và tổng hợp lại và gửi cho HSE.

14. Environment (10. QA Team/ Resource requirement/ 3. Environment)

Hồ sơ môi trường

- Tham khảo mục 8.3 và phụ lục 4 Sổ tay Quản lý chất lượng NATL-QAM-QM-2001 để biết thêm thông
tin.

- Thư mực 3. Environment lưu giữ hồ sơ xử lý môi trường theo từng năm lấy từ HSE.

16
16. Meeting Minutes (10. QA Team/ Management Systems Requirements/ Meeting Minutes):
Lưu trữ thông tin các cuộc họp quan trọng qua các năm, có thể là tài liệu, video record,….từ nội bộ/ công
ty hoặc bên ngoài.

17