TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

1. Phạm vi áp dụng
Tài liệu này quy định việc kiểm soát các hồ sơ trong hệ thống quản lý chất lượng
của Trung tâm Kiểm định kỹ thuật an toàn khu vực II (CISR).
2. Thuật ngữ, định nghĩa và chữ viết tắt
Các thuật ngữ sử dụng trong thủ tục này phù hợp với quy định trong tiêu chuẩn
TCVN ISO 9000:2015, và PL01-TT01. Ngoài ra, còn sử dụng các thuật ngữ, định nghĩa
và chữ viết tắt được hiểu như sau:
a)Hồ sơ: các bản ghi chép cung cấp các bằng chứng về công việc đã được thực hiện;
b)Hồ sơ chất lượng (HS): là hồ sơ hình thành khi áp dụng hệ thống QLCL;
c)QLHS: là PTCL hoặc cán bộ được phân công quản lý hồ sơ của bộ phận.
3. Nội dung, trình tự và phương pháp thực hiện
Trách
STT Nội dung công việc Biểu mẫu
nhiệm
3.1 Nhận biết, phân loại hồ sơ
Căn cứ PL01-TT02, QLHS của bộ phận lập danh QLHS PL01-TT02
mục các loại hồ sơ phải kiểm soát của bộ phận. TBP M02-TT02
Danh mục phải được TBP phê duyệt, lưu tại bộ
phận, đồng thời gửi cho TKCL để lập danh mục
các loại hồ sơ phải kiểm soát của Trung tâm.
Căn cứ PL01-TT02, trên cơ sở tổng hợp danh TKCL PL01-TT02
mục các loại hồ sơ phải kiểm soát của bộ phận, GĐ M01-TT02
TKCL lập danh mục các loại hồ sơ phải kiểm
soát của Trung tâm.
Danh mục phải được GĐ phê duyệt.
3.2 Lập hồ sơ VC-NLĐ Các biểu mẫu
Ghi chép quá trình thực hiện công việc từ khi bắt liên quan
đầu cho đến khi kết thúc để cung cấp bằng chứng
về công việc đã thực hiện.
Khi cần sửa chữa các nội dung trong hồ sơ,
không được dùng bút xóa trắng rồi viết đè lên
hoặc bôi đen lên nội dung cần sửa mà phải gạch
ngang một đường, bổ sung nội dung sửa và ký
tên bên cạnh.
3.3 Lưu hồ sơ VC-NLĐ Các biểu mẫu
Hồ sơ ban hành chứng thư kỹ thuật được lưu ở liên quan
dạng bản mềm trên mạng nội bộ của Trung tâm
theo quy định thủ tục ban hành chứng thư kỹ
thuật của Trung tâm; và dạng bản cứng nếu có
theo quy định của Trung tâm.
Các hồ sơ khác lưu bản cứng tại bộ phận theo
quy định tại PL01-TT02.

TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 2/3

TRUNG TÂM KĐKTATKV2 THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

3.4 Sắp xếp hồ sơ QLHS M03-TT02

Hồ sơ đã được lập được sắp xếp theo trình tự
thực hiện. Đối với các loại hồ sơ cần được cập
nhật theo thời gian (hồ sơ nhân sự, hồ sơ thiết bị,
...) thì lập danh mục văn bản có trong hồ sơ.
3.5 Bảo quản, lưu giữ hồ sơ dạng bản cứng QLHS M04-TT02
Hồ sơ đã được sắp xếp được cất giữ trong các bìa
đựng hồ sơ riêng biệt, danh mục hồ sơ được cập
nhật vào “Danh mục hồ sơ lưu”.
Hồ sơ phải bảo quản trong điều kiện và môi
trường thích hợp để phòng ngừa hư hỏng do mối,
mọt, ẩm mốc và những tác động khác.
3.6 Bảo quản, lưu giữ hồ sơ dạng bản mềm Nhân viên
Các bản mềm của hồ sơ được lưu giữ trong ổ IT
cứng của máy chủ trên mạng nội bộ của Trung
tâm, được sao lưu định kỳ theo chế độ sao lưu dữ
liệu của hệ thống thông tin. Nhân viên IT của
Trung tâm có trách nhiệm tổ chức quản lý đảm
bảo tính toàn vẹn của các thông tin lưu trữ.
3.7 Sử dụng hồ sơ VC-NLĐ M05-TT02
Cá nhân, bộ phận có yêu cầu truy cập hồ sơ lập QLHS
“Phiếu truy cập hồ sơ” và phải được sự đồng ý LĐCL/TBP/
LĐCL/TBP/NĐUQ mới thực hiện truy cập.
Các file lưu của hồ sơ dạng bản mềm được truy NĐUQ
cập theo phân quyền quy định trong hệ thống
quản lý thông tin.
3.8 Hủy hồ sơ QLHS M06-TT02
Hết thời hạn lưu trữ, hồ sơ bản cứng phải được LĐCL
hủy bỏ. Việc hủy hồ sơ được thực hiện dưới sự TBP
chứng kiến của các bên liên quan. Biên bản hủy
hồ sơ được lập và được lưu tại nơi lưu giữ hồ sơ. NĐPC
Sau khi hủy hồ sơ, QLHS có trách nhiệm cập Nhân viên
nhật thông tin hủy hồ sơ vào danh mục hồ sơ. IT
Hồ sơ bản mềm được lưu trữ không thời hạn trên
mạng nội bộ của Trung tâm, được hủy bằng cách
xóa khỏi mạng nội bộ khi được phép của GĐ.
4. Phụ lục và biểu mẫu
- PL01-TT02 : Các loại hồ sơ phải kiểm soát
- M01-TT02 : Danh mục các loại hồ sơ được kiểm soát của Trung tâm
- M02-TT02 : Danh mục các loại hồ sơ được kiểm soát của bộ phận
- M03-TT02 : Danh mục văn bản có trong hồ sơ
- M04-TT02 : Danh mục hồ sơ lưu
- M05-TT02 : Phiếu truy cập hồ sơ
- M06-TT02 : Biên bản hủy hồ sơ ./.

TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 3/3

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Phụ Lục 01
CÁC LOẠI HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG PHẢI KIỂM SOÁT
Bộ phận /
Ký hiệu Thời gian lưu giữ
Tên loại hồ sơ Người kiểm
loại hồ sơ tối thiểu
soát, quản lý
Theo quy định hiện
HS 01-BP Hồ sơ quản lý tài chính (*) KTTV
hành
Hồ sơ xem xét, đánh giá tình hình
HS 02-BP 03 năm
thực hiện MTCL
Hồ sơ đánh giá hệ thống quản lý
HS 03-BP 03 năm
chất lượng
LĐCL(TKCL)/
Hồ sơ thực hiện hành động khắc các BP
HS 04-BP 03 năm
phục các điểm không phù hợp

Hồ sơ xem xét và chỉ đạo của

HS 05-BP 03 năm
lãnh đạo
Hồ sơ tuyển dụng và quản lý
HS 06-BP Trong suốt thời gian
nhân viên TCHC/
nhân viên còn làm
Hồ sơ quá trình công tác và đào các BP
HS 07-BP việc tại CISR
tạo nhân viên
Cho đến khi tài sản KTTV/
HS 08-BP Hồ sơ quản lý tài sản (*)
được thanh lý Các BP
Cho đến khi phương
Hồ sơ quản lý phương tiện, thiết Các BP
HS 09-BP tiện, thiết bị được
bị đo lường kiểm định
thanh lý
Hồ sơ mua hàng và đánh giá nhà Trong suốt KTTV/
HS 10-BP
cung ứng thời gian hợp tác Các BP
Hồ sơ kiểm soát hợp đồng cung KTTV/các BP
HS 11-BP 5 năm
cấp dịch vụ kỹ thuật kiểm định
-Bản cứng: theo quy
định của Trung tâm Các BP kiểm
Hồ sơ ban hành chứng thư kỹ -Bản mềm: lưu trữ định/
HS 12-BP
thuật (*) vĩnh viễn trong máy Nhân viên IT
chủ trên mạng nội
bộ
Trong suốt LĐCL(TKCL)/
HS 13-BP Hồ sơ quan hệ với khách hàng (*)
thời gian hợp tác các BP
Hồ sơ giải quyết phàn nàn và LĐCL(TKCL)/
HS 14-BP 03 năm
kháng nghị các BP

Hồ sơ về hợp tác trong hoạt động Trong suốt LĐCL/các BP

HS 15-BP
cung cấp dịch vụ kỹ thuật thời gian hợp tác kiểm định

HS 16-BP Các hồ sơ khác (*) Quy định riêng Các BP

PL01-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/2

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Ghi chú:
(*) :Các bộ phận tùy tình hình hoạt động cụ thể phân chia các loại hồ sơ này thành các
loại hồ sơ chi tiết, phù hợp với từng nhóm công việc của bộ phận. Các loại hồ sơ chi tiết được ký
hiệu bằng 04 nhóm ký tự. Thí dụ hồ sơ chi tiết của loại hồ sơ HS 15-BP sau khi phân chia có thể
là:
HS 15-BP
HS15-01-BP
HS15-02-BP
HS15-03-BP
...........
BP: Ký hiệu của BGĐ và của các bộ phận được nêu trong phụ lục 01 của TT01-Thủ tục
kiểm soát tài liệu.

PL01-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 2/2

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐƯỢC KIỂM SOÁT CỦA TRUNG TÂM

STT Tên loại hồ sơ Thời gian lưu giữ Bộ phận có trách nhiệm lưu Phương pháp hủy

9
............

......, Ngày ....... tháng ....... năm............. ......, Ngày ....... tháng ....... năm.............
Người lập Phê duyệt

M01-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Bộ phận:……………..

DANH MỤC CÁC LOẠI HỒ SƠ ĐƯỢC KIỂM SOÁT CỦA BỘ PHẬN

STT Tên loại hồ sơ Thời gian lưu giữ Vị trí lưu trữ hồ sơ Phương pháp hủy

10
............

......, Ngày ....... tháng ....... năm............. ......, Ngày ....... tháng ....... năm.............
Người lập Phê duyệt

M02-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

DANH MỤC VĂN BẢN CÓ TRONG HỒ SƠ

Tên hồ sơ: …………………………………………………………………………

STT Số văn bản/ngày Tên văn bản Số trang Ghi chú

M03-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Bộ phận:

DANH MỤC HỒ SƠ LƯU

Ký hiệu loại hồ sơ : HS - -

Ngày Người thực

STT Tên hồ sơ Ngày hủy
lập hiện lưu trữ

M04-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Bộ phận: ............................

PHIẾU TRUY CẬP HỒ SƠ

Người đề nghị truy cập: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Thuộc bộ phận: . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . .
Tên hồ sơ: . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . .
Ký hiệu hồ sơ: . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . .
Của đơn vị: . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . .
Lý do truy cập: . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . .
Địa điểm truy cập: Tại nơi quản lý hồ sơ
Tại nơi làm việc của người đề nghị
Đưa ra khỏi trụ sở cơ quan.
Thời gian truy cập dự kiến: từ giờ ngày / /20…. đến giờ ngày / /20…..
Tôi xin cam kết:
Tuân thủ các quy định về bảo mật hồ sơ,
Không làm mất, hư hỏng hồ sơ,
Không viết, tẩy xóa, làm sai lệch thông tin và không làm bẩn hồ sơ.
Trả hồ sơ đúng thời hạn.
Ngày .......tháng.......năm.......
Phê duyệt, QLHS xác nhận, Người đề nghị,

XÁC NHẬN ĐÃ TRẢ HỒ SƠ

Lúc giờ , ngày tháng năm 20….
Người truy cập, Người QLHS,
Đã trả đủ hồ sơ Đã nhận đủ hồ sơ

M05-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/1

TRUNG TÂM KĐKTATKV2

Bộ phận:

BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ

Hôm nay, ngày tháng năm

Tại:
Chúng tôi gồm:
1. – Chức vụ
2. – Chức vụ
Đã tiến hành hủy hồ sơ
Có sự chứng kiến của :
1. – Chức vụ
2. – Chức vụ
Danh sách hồ sơ hủy:
( theo phiếu đề nghị hủy hồ sơ đã được phê duyệt đính kèm )

Hình thức hủy hồ sơ:……

Những người tham dự ký tên Người chứng kiến

M06-TT02- BAN HÀNH LẦN 4.1 (06/2018) 1/1