CÔNG TY

QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ

Mã số: QT-02
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 15/08/2020

Người viết Người xem xét Người phê duyệt

 QT-02
QUY TRÌNH Trang : 2/5
Lần ban
KIỂM SOÁT HỒ SƠ : 01
hành
Ngày ban
:15/08/2020
hành

Theo dõi sửa đổi tài liệu

Lần Ngày
Nội dung sửa đổi Phê duyệt
sửa đổi hiệu lực

00 Ban hành lần đầu

 QUY TRÌNH QT-02
Trang : 3/5
KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2017

1 Mục đích

Tài liệu này nhằm đưa ra các quy định về thiết lập, lưu giữ, bảo quản, truy cập, huỷ hồ sơ
của Công ty.

2 Phạm vi

Tài liệu này áp dụng tại tất cả các phòng ban, bộ phận trong Công ty cho các loại hồ sơ.

3 Tham khảo

 Tiêu chuẩn ISO 22000:2018

 HACCP(TCVN 5603)

4 Trách nhiệm

4.1 Người phụ trách hồ sơ

 Có quyền thu thập, cập nhật, và lưu giữ hồ sơ;

 Cho phép đọc, mượn, sao chụp các hồ sơ chất lượng;

 Cho phép huỷ hồ sơ chất lượng

4.2 Người giữ hồ sơ

 Đưa ra yêu cầu về việc huỷ hồ sơ

 Thực hiện việc huỷ hồ sơ với sự chấp thuận của người phụ trách.

 Kiểm tra sự phù hợp trước khi lưu giữ hồ sơ

 Thực hiện việc thu thập, cập nhật, và lưu giữ hồ sơ theo yêu cầu của người phụ trách.

5 Định nghĩa

Không Thực hiện

5.1 Lập hồ sơ
Phụ trách các bộ phận chịu trách nhiệm thiết lập Danh mục cặp file hồ sơ BM-02-02 của bộ
phận mình và cập nhật danh sách này khi có thay đổi. Đại diện lãnh đạo về An toàn thực
phẩm có trách nhiệm lập Danh mục hồ sơ chất lượng BM-02-01 của cả Công ty và cập nhật
danh mục này khi có thay đổi

Các biểu mẫu cần được điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu khi lập hồ sơ và được kiểm tra
cho sự đầy đủ và chính xác trước khi đưa vào lưu trữ. Khi lập hồ sơ cần đảm bảo sử dụng
biểu mẫu đang hiện hành – có ngày hiệu lực thể hiện ở chân biểu mẫu.
 QUY TRÌNH QT-02
Trang : 4/5
KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2017

5.2 Phân loại và sắp xếp, lưu trữ hồ sơ

Hồ sơ sau khi lập được phân loại và sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian hoặc theo cách
thức thích hợp được quy định bởi các bộ phận. Lưu theo các thư mục từ chung đến riêng,
từ tổng quát đến cụ thể, sắp xếp theo thứ tự tên hồ sơ và theo thứ tự thời gian.

Hồ sơ của các phòng chuyên môn nghiệp vụ và các bộ phận được lưu giữ tại các phòng.
Riêng hồ sơ kế toán được bảo mật trong tủ hồ sơ và thư mục kế toán trong máy tính của
công ty.

Mỗi loại hồ sơ được lưu trữ ở thư mục, cặp file riêng có đánh số thứ tự và ghi tên để có thể
nhận dạng được.

Mỗi cặp file hồ sơ cần có một danh mục hồ sơ BM -02 – 03 để cập nhật và theo dõi(nếu lưu
giữ bản cứng).

5.3 Truy cập và bảo quản

Đối với những hồ sơ nghiệp vụ, chỉ có người phụ trách hoặc được phân công mới được
truy cập và cập nhật. Người khác muốn mượn phải được người phụ trách chấp thuận.

Đối với các hồ sơ lưu trong máy tính, chỉ có người phụ trách mới được quyền truy cập và
cho phép những người có nhu cầu sử dụng dưới dạng “Read only”. Việc bảo vệ hồ sơ trên
máy tính bao gồm lưu trữ, quét virus được tiến hành như trình bày trong Quy trình kiểm
soát tài liệu.

Trường hợp đưa hồ sơ cho người bên ngoài công ty phải được sự chấp thuận của Đại diện
lãnh đạo về chất lượng- An toàn thực phẩm hoặc người có thẩm quyền.

Việc sử dụng, giao, nhận hồ sơ do người mượn trả lại phải được kiểm tra và ghi nhận vào
Phiếu theo dõi hồ sơ (BM-02-05).

5.4 Kiểm tra tình trạng kiểm soát của hồ sơ

Việc kiểm tra tình trạng kiểm soát của hồ sơ là một hạng mục bắt buộc trong hoạt động
đánh giá nội bộ. Bất cứ sự không phù hợp nào trong kiếm soát hồ sơ cũng sẽ được xử lý
theo Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa.

5.5 Thời hạn lưu trữ

Thời hạn lưu giữ hồ sơ được quy định tại mỗi quy trình tác nghiệp, quản lý cụ thể tuân thủ
theo các yêu cầu của khách hàng, quy định của Công ty và các văn bản pháp luật liên quan.
 QUY TRÌNH QT-02
Trang : 5/5
KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành : 01
Ngày ban hành : 15/08/2017

5.6 Đưa ra đề nghị và huỷ hồ sơ

Việc huỷ hồ sơ sẽ được xem xét tiến hành định kỳ hai năm một lần. Phụ trách các bộ phận
hoặc người được phân công sẽ rà soát các loại hồ sơ và lập Phiếu đề nghị huỷ hồ sơ (BM-
02-04). Phiếu đề nghị huỷ hồ sơ phải được Giám đốc phê duyệt.

6 Hồ sơ

STT Tên Mã hiệu Nơi lưu Thời gian lưu

1 Danh sách các hồ sơ chất BM–02-01 Đại diện lãnh N/A

lượng đạo về An toàn
thực phẩm
(Bản mềm)

2 Danh mục các cặp File hồ sơ BM–02-02 Các phòng(Bản N/A

cứng)

3 Danh mục hồ sơ trong cặp File BM–02-03 Tại mỗi cặp 1 năm
file(Bản mềm)

4 Phiếu đề nghị huỷ hồ sơ BM–02–04 Đại diện lãnh 1 năm

đạo về An toàn
thực phẩm(Bản
cứng)

5 Phiếu theo dõi hồ sơ BM–02-05 Tại mỗi cặp file N/A