CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ BIẾN THỰC PHẨM ĐÀ LẠT TỰ NHIÊN

THÔN PHÚ TRUNG – XÃ PHÚ HỘI – HUYỆN ĐỨC TRỌNG – TỈNH LÂM ĐỒNG

MÃ HIỆU QT – IS – 04
Lần ban hành Lần thứ nhất
Ngày ban hành 01/07/2012
Tổng số trang 4

QUY TRÌNH XỬ LÝ SẢN

PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP

Biên soạn Kiểm tra Duyệt

Họ và tên Hồ Yên Như Nguyễn Văn Anh Nguyễn Văn Anh

Chữ kí

Ngày 10/06/2012 27/06/2012 01/07/2012

 Mã Số:QT – IS - 04
QUY TRÌNH XỬ LÝ SẢN Lần soát xét:00
PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Ngày ban hành:
01/07/2012

BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI, BỔ SUNG

Ngày ban
STT Phần sửa đổi Trang Tóm tắt nội dung sửa đổi Phê duyệt
hành
 Mã Số:QT – IS - 04
QUY TRÌNH XỬ LÝ SẢN Lần soát xét:00
PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Ngày ban hành: 01/07/2012
Trang: 1/4

I. MỤC ĐÍCH
Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp được lập ra để phòng ngừa việc sử dụng
những sản phẩm không phù hợp một cách vô tình , đồng thời đề ra biện pháp xử lý thích
hợp khi những sản phẩm hay kết quả tư vấn của công ty không được khách hàng đồng ý
II. PHẠM VI
Áp dụng cho sản phẩm không phù hợp được phát hiện trong quá trình sản xuất – kinh
doanh từ đầu vào cho đến đầu ra của quá trình tạo ra sản phẩm bao gồm: nguyên vật liệu,
bán thành phẩm, thành phẩm, vật tư . . . trong phạm vị toàn bộ công ty cổ phần chế biến
thực phẩm Đà Lạt Tự Nhiên
Đối tượng áp dụng quy trình này : bộ phận thu mua nguyên vật liệu, bộ phận sơ chế ,
tiếp nhận nguyên vật liệu đầu vào , bộ phận Tinh chế Thành phẩm, bộ phận Kho, bộ phận
QC – KCS, bộ phận Kinh Doanh
III. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- Tiêu chuẩn Việt Nam
- ISO 9001 :2000 Hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu
- ISO 22000 : 2005
- Sổ tay chất lượng
- Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa (QT – IS – 05)
IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ CHỮ VIẾT TẮT
- KCS : Kiểm tra chất lượng sản phẩm
- NCR : Sản phẩm không phù hợp
- QMR : Đại diện lãnh đạo về chất lượng
- Sản phẩm : Kết quả của quá trình sản xuất
- Sự phù hợp : là sự đáp ứng được yêu cầu
- Sự không phù hợp : là sự không đáp ứng được yêu cầu
V. TRÁCH NHIỆM
- Các trưởng bộ phận phòng ban có trách nhiệm phổ biến quy trình này cho các thành
viên trong bộ phận mình biết, để có thể kiểm soát được những sản phẩm không phù
hợp một cách chặt chẽ nhất
- Các công nhân viên có trách nhiệm kiểm soát chặt chẽ để loại bỏ sản phẩm không phù
hợp, báo cáo kịp thời cho cấp trên để định hướng giải quyết vấn đề một cách nhanh
nhất, hiệu quả nhất.
 Mã Số:QT – IS - 04

QUY TRÌNH XỬ LÝ SẢN Lần soát xét:00

PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Ngày ban hành: 01/07/2012

Trang: 2/4

VI. NỘI DUNG

6.1. Sơ đồ quy trình
Người thực hiện Quy trình công việc Mô tả, biểu mẫu
Các bộ phận KCS Xem mục 6.2
Phát hiện sản phẩm
không phù hợp

KCS Phân loại sản phẩm

BM01/QT04
KCS Báo cáo kết quả phân loại BM02/QT04
BM03/QT04
Không phù hợp
Quyết định xử Loại
Giám đốc/QMR/ BM05/QT04
lý bỏ
trưởng bộ
phận/Trưởng
KCS Phù hợp
Công nhân viên Tái chế BM04/QT04

Không phù hợp

KCS/ Giám đốc
Kiểm tra

Phù hợp

Bộ phận Nhập kho

kho/Quản đố

KCS Lưu hồ sơ
 Mã Số:QT – IS - 04

QUY TRÌNH XỬ LÝ SẢN Lần soát xét:00

PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Ngày ban hành: 01/07/2012

Trang: 3/4

6.2. Diễn giải :

- Bất kỳ sản phẩm không phù hợp nào ( bao gồm : nguyên liệu , bán thành phẩm , thành phẩm
, nhiên liệu , thiết bị vật tư . . . ) được tìm thấy trong quá trình kiểm tra khi nhập kho , kiểm
tra trong quá trình sản xuất , kiểm tra thành phẩm cuối cùng , kiểm tra trong quá trình lưu
kho . . . thì nhân viên phát hiện phải thông báo đến các bộ phận có liên quan : Tổ KCS , tổ kỹ
thuật , thủ kho , người trực tiếp quản lý . . . để lập NCR ( BM01 / QT04 ) . NCR sau khi
được lập sẽ gửi đến các trưởng bộ phận xem xét giải quyết , hoặc các trưởng bộ phận báo cáo
lên Giám đốc hoặc ban lãnh đạo để xem xét , phối hợp cùng giải quyết .
- Sản phẩm không phù hợp sẽ được cách ly và được ghi nhận vào hồ sơ kiểm tra chất lượng ,
ghi nhận vào sổ theo dõi NCR ( BM02 / QT04 , BM03 / QT04 ) bởi nhân viên KCS / thủ
kho hoặc người kiểm tra
- Đối với nhiên liệu , vật tư không phù hợp thì người được phân công quản lý nhiên liệu, vật tư
phải báo cáo đến quản lý bộ phận để lập NCR gửi đến Giám đốc hoặc ban Lãnh đạo xem xét
NCR để đánh giá sự không phù hợp , quyết định cách thức xử lý , chỉ định và người thực
hiện , ngày phải hoàn thành và ghi nhận chi tiết vào trong NCR . Quản lý các bộ phận phải
thông báo cho người thực hiện tiến hành xử lý giám sát quá trình xử lý .
- Đối với bán thành phẩm thì quản đốc phân xưởng xem xét NCR để đánh giá sự không phù
hợp , quyết định cách thức xử lý , chỉ định người thực hiện , ngày phải hoàn thành và ghi
nhận chi tiết vào trong NCR . Quản đốc phân xưởng thông báo cho người thực hiện tiến hành
xử lý và giám sát quá trình xử lý . Đối với những trường hợp vượt ngoài khả năng quyết định
, quản đốc phân xưởng phải trình lên Giám đốc hoặc ban lãnh đạo xem xét giải quyết .
- Đối với thành phẩm thì quản đốc phân xưởng , quản lý kho . . . phải báo cáo đến Giám đốc
hoặc ban lãnh đạo để xem xét đánh giá sự không phù hợp , quyết định cách thức xử lý , chỉ
định người thực hiện , ngày phải hoàn thành và ghi nhận chi tiết vào trong NCR . Quản đốc
phân xưởng , quản lý kho có trách nhiệm thông báo cho người thực hiện tiến hành xử lý .
- Đối với những trường hợp nghiêm trọng , giám đốc phải trình bày vấn đề với hội đồng quản
trị của công ty để xem xét , bàn bạc cách giải quyết .
- Những sản phẩm không phù hợp sau khi tái chế , phải được bộ phận KCS hoặc người được
phân công kiểm soát tái kiểm tra thử nghiệm theo kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm trước khi
bước qua quá trình kế tiếp . Nếu không đạt , nhân viên KCS hoặc người được phân công
quản lý phải lập NCR mới và tiến hành trở lại bước đầu tiên .
- Mọi NCR được lập thì quản đốc phân xưởng hoặc trưởng các đơn vị phải cập nhật vào sổ
theo dõi NCR ( BM02 / QT04 ) để giám sát sự tiến triển của tình trạng thực hiện đối với
NCR đã nêu .
 Mã Số:QT – IS - 04

QUY TRÌNH XỬ LÝ SẢN Lần soát xét:00

PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Ngày ban hành: 01/07/2012

Trang: 4/4

- Trong quá trình xem xét sản phẩm không phù hợp nếu phát hiện thấy cần thực hiện những
biện pháp khắc phục , phòng ngừa thì người có thẩm quyền đưa ra cách thức xử lý phải phát
hành phiếu “ Yêu cầu khắc phục phòng ngừa “ theo quy trình “ Hành động khắc phục và
phòng ngừa " ( QT - IS - 05 )
- Sổ theo dõi NCR phải được quản đốc phân xưởng trình giám đốc xem xét hàng tháng , để
phát hiện xu hướng xảy ra những điểm không phù hợp và phát hành phiếu “ Yêu cấu khắc
phục phòng ngừa ” ( nếu cần ) . Việc xem xét này phải được qua xác nhận bằng chữ ký của
Quản đốc , trưởng bộ phận và giám đốc .
 Ghi chú :
- Sản phẩm không phù hợp có thể tự xử lý ngay được trong quá trình thì báo cáo NCR không
cần phải lập , nhưng việc xử lý phải ghi nhận trong các hồ sơ kiểm soát quá trình .
- Sản phẩm không phù hợp nghiêm trọng : ngoài khả năng xử lý của quá trình thì báo cáo NCR
phải được lập để tiến hành xử lý .
- Các hình thức xử lý sản phẩm không phù hợp bao gồm : làm lại , hạ loại , nhân nhượng , trả
lại cho nhà cung cấp , loại bỏ hoặc các hình thức xử lý khác có thể .
( BM04 / QT04 , BM05 / QT04 )
VII. HỒ SƠ BIỂU MẪU LIÊN QUAN
o Báo cáo sản phẩm không phù hợp ( NCR ) : BM01 / QT04
o Sổ theo dõi NCR : BM02 / QT04
o Phiếu sản phẩm chờ xử lý : BM03 / QT04
o Biên bản xuất tái chế sản phẩm : BM04 / QT04
o Biên bản xuất hủy sản phẩm : BM05 / QT05
 Mã Số:BM01/QT04
BÁO CÁO SẢN PHẨM Lần soát xét:00
KHÔNG PHÙ HỢP (NCR) Ngày ban hành: 01/07/2012

NCR số:…………………….
Bộ phận:………………………………………………………… Ngày:…………………
1. Chi tiết công việc và mô tả sản phẩm không phù hợp:
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
..................., Ngày ……..tháng…….năm………
Người báo cáo

2. Nguyên nhân của sự không phù hợp

……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
3. Số lượng sản phẩm không phù hợp:…………………………………………………………
..................., Ngày ……..tháng…….năm………
Trưởng bộ phận Bộ phận KCS/người kiểm tra

4. Nội dung biện pháp xử lý:

 Làm lại  Loại bỏ
 Tái chế  Hạ cấp
Hình thức xử lý khác:………………………………………………………………………………….
Thời gian hoàn thành:…………………… bộ phận thực hiện:………………………………………
Người chịu trách nhiệm thực hiện:…………………………………………………………………….
Ngày ……..tháng…….năm………
Xét duyệt của Giám đốc Trưởng bộ phận Người thực hiện

5. Kiểm tra kết quả xử lý:

 Đạt  Không đạt  Yêu cầu hành động KP/PN
Nhận xét / kiến nghị:
……………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………..
Ngày kiểm tra : ……../………/…….. Ký tên:
Người kiểm tra:…………………………………..

BM01/QT04 Thời gian lưu trữ 2 năm 1

 Mã Số:BM02/QT04
SỔ THEO DÕI XỬ LÝ SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP VÀ Lần soát xét:00
THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Ngày ban hành: 01/07/2012

Nội dung sự Thẩm tra việc thực hiện

Ngày Sô lượng
không phù hợp/ Hình thức Người thực Ngày hoàn
phát SP không Kết quả Ghi chú
tên sản phẩm xử lý hiện xử lý thành xử lý Ngày kiểm Yêu cầu Người
hiện phù hợp (Đạt/
KPH tra tiếp theo thẩm tra
Không đạt)

BM02/QT04 Thời gian lưu trữ 2 năm 1

 Mã Số:BM03/QT04
PHIẾU SẢN PHẨM
Lần soát xét:00
KHÔNG PHÙ HỢP CHỜ
XỬ LÝ Ngày ban hành: 01/07/2012

Phiếu số:……………………
Bộ phận:…………………………………………………………. Ngày: ………………………….
1. Tên sản phẩm không phù hợp chờ xử lý:
………………………………………………………………………………………………….
2. Số lượng sản phẩm không phù hợp:……………………………………………………………
3. Nguyên nhân sản phẩm không phù hợp:
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
4. Ngày sản xuất:………………………………………………………………………………….
5. Hạn sử dụng:……………………………………………………………………………………
6. Số lô hàng/ số mẻ:………………………………………………………………………………
7. Biện pháp xử lý:………………………………………………………………………………..
8. Ngày xử lý:……………………………………………………………………………………..
9. KCS/ người chịu trách nhiệm:………………………………………………………………….

Trưởng bộ phận Người lập phiếu

BM03/QT04 Thời gian lưu trữ 2 năm 1

 Mã Số:BM04/QT04
BIÊN BẢN TÁI CHẾ SẢN Lần soát xét:00
PHẨM Ngày ban hành: 01/07/2012

BBTC số :……………
Hôm nay , vào lúc……..giờ, Ngày……..tháng……..năm………, tại công ty cổ phần chế
biến thực phẩm Đà Lạt Tự Nhiên, chúng tôi gồm có :
1. Đại diện KCS : …………………………………………………………………
2. Đại diện bộ phận kho:…………………………………………………………..
3. Đại diện bộ phận có sản phẩm tái chế:………………………………………….
4. Đại diện bộ phận kế toán:……………………………………………………….
Đồng ý mang số sản phẩm không phù hợp ra tái chế lại, chi tiết như sau:
STT Tên hàng/ chủng loại Số lượng Ngày sản xuất Lý do tái chế Ghi chú

Xác nhận : số lượng đã được kiểm tra

Đại diện KCS Đại diện BP Kho Đại diện BP có hàng tái chế

Đại diện Bộ phận Kế Toán Xét duyệt của Giám Đốc

BM04/QT04 Thời gian lưu trữ 2 năm 1

 Mã Số:BM05/QT04
BIÊN BẢN XUẤT HỦY SẢN Lần soát xét:00
PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP Ngày ban hành: 01/07/2012

BBXH số :……………
Hôm nay , vào lúc……..giờ, Ngày……..tháng……..năm………, tại công ty cổ phần chế
biến thực phẩm Đà Lạt Tự Nhiên, chúng tôi gồm có :
1. Đại diện KCS : …………………………………………………………………
2. Đại diện bộ phận kho:…………………………………………………………..
3. Đại diện bộ phận có sản phẩm tái chế:………………………………………….
4. Đại diện bộ phận kế toán:……………………………………………………….
Đồng ý mang số sản phẩm không phù hợp ra tái chế lại, chi tiết như sau:
STT Tên hàng/ chủng loại Số lượng Ngày sản xuất Lý do xuất hủy Ghi chú

Xác nhận : số lượng đã được kiểm tra

Đại diện KCS Đại diện BP Kho Đại diện BP có hàng tái chế

Đại diện Bộ phận Kế Toán Xét duyệt của Giám Đốc

BM05/QT04 Thời gian lưu trữ 2 năm 1