CÔNG TY

QUY TRÌNH
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
THU HỒI SẢN PHẨM
Mã số: QT-09
Lần ban hành: 01
Ngày ban hành: 15/08/2020

Người viết Người xem xét Người phê duyệt

 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 2/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

Theo dõi sửa đổi tài liệu

Lần Ngày
Nội dung sửa đổi Phê duyệt
sửa đổi hiệu lực

00 Ban hành lần đầu

 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 3/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

1. Mục đích
Quy định cách thức và phương pháp truy tìm nguồn gốc các sản phẩm bị lỗi sản
xuất tại các công đoạn trong các phân xưởng sản xuất của công ty, khi có phản
hồi từ phía khách hàng, nhằm hiểu được nguyên nhân để sửa đổi, cải tiến.
Quy định trình tự trách nhiệm cho việc thu hồi sảm phẩm khi sản phẩm đó ra thị
trường có liên quan đến An toàn thực phẩm
Đảm bảo sản phẩm không phù hợp được nhận ra, được xem xét trước khi người
tiêu dùng sử dụng. Nhằm loại bỏ những sản phẩm ảnh hưởng đến sức khoẻ
người tiêu dùng.

2. Phạm vi
Quy trình này áp dụng cho người thực hiện công việc truy tìm nguồn gốc và thu
hồi sản phẩm khi được yêu cầu đối với sản phẩm của Công ty.

3. Tài liệu tham khảo

Các GMP sản xuất nông sản

Quy trình hành động khắc phục: QT - 04

4. Trách nhiệm

Tổ trưởng sản xuất, Giám đốc có trách nhiệm thực hiện, cải tiến quy trình này.

Lãnh đạo công ty có trách nhiệm đảm bảo quy trình này được phê duyệt và phân
phối tới các bộ phận liên quan.

5. Định nghĩa
Sản phẩm không phù hợp là sản phẩm không đạt chất lượng theo yêu cầu.
 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 4/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

6. Nội dung
6.1 Lưu đồ truy tìm nguồn gốc
Trách nhiệm Lưu đồ BM/TL

Phòng kinh Nhận thông tin phản

doanh hồi từ khách hàng Sổ theo dõi phản
hồi, khiếu nại của
khách hàng

Tem nhãn
Kiểm tra thành Quy cách
KCS Bao gói
phẩm
Lô SX
Đại lý

Kho/ Tổ vận chuyển

KCS
Sổ theo dõi xuất SP
Phiếu xuất kho
Sổ theo dõi sản
Kiểm tra trong lượng sản xuất
KCS
sản xuất Các GMP sản xuất

Quá trình SX và tạo

Trưởng ban Quá trình Thiết bị Con S.phẩm
ATTP sản xuất người QT: Kiểm soát T.bị
Trách nhiệm và
quyền hạn của NV

6.2 Diễn giải

6.2.1 Phản hồi từ khách hàng:
Nhân viên bán hàng, tổ vận chuyển, Lãnh đạo công ty nhận được thông tin phản
hồi của khách hàng cập nhập vào sổ theo dõi khiếu nại phản hồi của khách hàng,
sau đó báo cáo lãnh đạo công ty. Lãnh đạo phân công trách nhiệm cho quản đốc
truy tìm nguồn gốc sản phẩm.
6.2.2 kiểm tra nhận biết sản phảm:
Người được phân công dựa vào nhãn mác, tem dấu của sản phẩm mà khách hàng
phản hồi, trên đó ghi đầy đủ nội dung: sản xuất từ ngày tháng nào. Từ đó xác định
được ca sản xuất.
6.2.3 Kho:
Người được phân công dựa vào Sổ theo dõi xuất SP, Phiếu xuất kho, Sổ theo dõi
sản lượng sản xuất, Từ đó tiếp tục truy tìm đến các công đoạn sản xuất khác.
6.2.4 Kiểm tra:
Kiểm tra quá trình sản xuất theo các GMP
 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 5/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

Kiểm tra máy móc thiết bị theo quy trình

Kiểm tra về con người theo : Bản chức năng nhiệm vụ
Từ đó sẽ truy cứu được trách nhiệm của từng công đoạn sản xuất.

6.3 Thu hồi sản phẩm

Trách nhiệm Lưu đồ Hồ sơ / Tài liệu

Cán bộ nhân viên
Phát hiện sản phẩm
Phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa
hỏng sau khi đã
chuyển giao Sổ theo tiếp nhận xử lý phản hồi khách
hàng

Đại diện lãnh đạo Báo cáo sản xuất hàng ngày
về ATTP Xác nhận/ Phiếu xuất kho
kiểm tra Mẫu lưu
Địa chỉ khách hàng
Sổ theo dõi xuất hàng
Đại diện lãnh đạo Kế hoạch thu hồi sản phẩm
về ATTP BM-09-.01
Xác định cách thức
thu hồi sản phẩm
Người được phân
công
Thực hiện thu hồi
sản phẩm
Giám đốc Báo cáo thu hồi sản phẩm
BM-09-.02

Đánh giá kết quả

thu hồi

Ban Giám Đốc/ Khắc phục phòng

Đại diện lãnh đạo ngừa Quy trình khắc phục phòng ngừa
về ATTP

Lưu hồ sơ
 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 6/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

6.3.1 Phát hiện sản phẩm không phù hợp sau khi chuyển giao
Các sản phẩm KPH sau khi chuyển giao cho khách hàng có thể được phát
hiện trong các trường hợp sau.
Bộ phận kiểm tra lưu mẫu sản phẩm
Các phản hồi của khách hàng hoặc các bên liên quan
Các bộ phận khi phát hiện sản phẩm không phù hợp. Có trách nhiệm báo cáo
ngay cho Giám đốc đồng thời lập phiếu yêu cầu khắc phục phòng ngừa BM-04-01.
6.3.2 Kiểm tra xác nhận.
Khi nhận được thông từ thị trường, hoặc các bên liên quan qua điện thoại,
fax... sau khi đã xác nhận chính xác thông tin. Giám đốc thông báo đến các bộ phân
trong công ty tiến hành kiểm tra xác định các thông tin sau:
+ Sản xuất: Kiểm tra lại sổ theo dõi sản xuất, các phiếu kiểm tra sản phẩm
từng công đoạn, mẫu lưu, sổ theo dõi nhập và sản xuất, kiểm tra lại các thông tin
kiểm soát quá trình sản xuất
+ Kho: Nhân viên kiểm tra số lượng nguyên liệu đã sản xuất ra thuộc lô
SPKPH, kiểm tra phiếu xuất kho kiểm tra mẫu sản phẩm trong kho (nếu chưa xuất
hết)
Kho nhà máy kiểm tra hồ sơ theo dõi quá trình bảo quản, kiểm tra mẫu sản
phẩm trong kho (nếu chưa xuất hết)
+ Gửi mẫu kiểm tra lại (Trường hợp cần thiết)
Căn cứ trên các thông tin kiểm tra nếu sản phẩm đạt yêu cầu tiến hành thông
báo lại với khách hàng và các bên liên quan. Nếu lô sản phẩm không đạt yêu cầu, có
khả năng gây mật ATTP tuỳ theo mức độ ảnh hưởng việc thu hồi sản phẩm được
thực hiện như sau
3 Xem xét cách thức thu hồi
GĐ/ Đại diện lãnh đạo về CL- ATTP sau khi nhận được thông báo, tiến hành
triệu tập ngay các thành phần: Ban ATTP, và các nhân viên có liên quan
GĐ cùng các thành phần tham gia xác định cách thức để thu hồi sản phẩm.
Bao gồm các việc sau:
Nhận dạng và khoanh vùng các lô sản phẩm bị ảnh hưởng, xác định vị trí hiện
tại của các lô sản phẩm bị ảnh hưởng, mức độ nghiêm trọng.
 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 7/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

Xác định thời gian bắt đầu tiến hành thu hồi, hoặc ngừng tiêu thụ lô sản phẩm
không phù hợp.
Việc thông báo thu hồi tuỳ theo mức độ khẩn cấp có thể thực hiện một trong
nhiều cách :
Thông báo trên các phương tiên thông tin đại chúng
Thông báo trực tiếp cho khách hàng chính.
Cách xử lý khác
- Kết quả của cuộc họp được thư ký ghi vào biên bản cuộc họp
4 Thực hiện
Các bộ phận đựơc phân công nhanh chống thực hiện công việc theo kế
hoạch đã đựơc Giám đốc phê duyệt
5 Đánh giá kết quả thu hồi
Số lượng sản phẩm thu hồi/ số lượng sản phẩm đã phân phối ra thị trường.
Số lượng sản phẩm hỏng / số lượng thu về.
Mức độ tác động đến uy tín của công ty.
Việc sử lý sản phẩm không phù hợp sau khi thu hồi tuân theo quy trình kiểm
soát sản phẩm không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa
6 Khắc phục phũng ngừa
Đại diện lãnh đạo về CL- ATTP và các bộ phận liên quan tiến hành họp để tìm
ra nguyên nhân của sự việc và tìm cách khắc phục/ phòng ngừa tránh tái diễn sự
việc theo Quy trình hành động khắc phục phòng ngừa.
Để đảm bảo các bộ phận trong Công ty luôn săn sàng ứng phó trong trường
hợp sản phẩm mất an toàn khi đã ra thị trường. Hàng năm vào thời điểm thích hợp
Công ty tổ chức diễn tập thu hồi sản phẩm đối với một lô hàng bất kỳ

7. Lưu hồ sơ:
Thời gian
STT Tên Mã hiệu Nơi lưu
lưu
Phòng Kinh
Kế hoạch thu hồi sản phẩm
1 BM-09-01 doanh(Bản 3 năm
cứng)
2 Báo cáo thu hồi sản phẩm BM-09-02 Phòng Kinh 3 năm
doanh(Bản
 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 8/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

cứng)
 QUY TRÌNH QT-09
Trang : 9/6
TRUY TÌM NGUỒN GỐC VÀ
Lần ban hành : 01
THU HỒI SẢN PHẨM
Ngày ban hành : 15/08/2020

PL1: Cách thức nhận biết và truy tìm nguồn gốc

Stt Công đoạn Cách thức nhận biết và truy tìm nguồn gốc Bộ phận liên
quan
1 Tiếp nhận Hồ sơ tiếp nhận nguyên liệu: Kho , giám sát
nguyên liệu a. Điều thô nguyên liệu
 Loại hàng, nguồn hàng
 Ngày nhập kho, phiếu nhập
 Số lượng/ Khối lượng nhập
 Ngày kiểm hàng/ Phiếu kiểm tra chất lượng, số
lượng hàng
b. Nguyên vật liệu bao bì
 Loại hàng
 Nhà cung cấp
 Ngày nhập kho, phiếu nhập
 Khối lượng nhập
 Phiếu xuất kho từ NCC/ ngày xuất/ phiếu kiểm
tra chất lượng của NCC
 Ngày kiểm hàng/ Phiếu kiểm tra chất lượng, số
lượng hàng của thủ kho, KCS
 Phiếu kiểm tra xe
 Seal, niêm phong
2 Lưu kho Thẻ kho hàng hóa và ghi rõ các thông tin như tiếp Kho, tổ trưởng
nhận nguyên liệu, mã lot của sản phẩm
3 Công đoạn  Loại hàng Kho, KCS, sản
sản xuất  Nguồn hàng xuất
 Số lượng sử dụng
 Thời gian sản xuất
 Báo cáo từng công đoạn sản xuất
4 Công đoạn  Mã số lô Kho, tổ trưởng
lưu kho TP  Loại hàng, nguồn hàng
 Khối lượng tịnh
 Khối lượng thành phẩm/ Số thùng hàng
 Số lượng lưu kho
5 Công đoạn  Ngày sản xuất Kho, KCS, tổ
xuất hàng  Ngày xuất hàng trưởng
 Số lượng xuất